Faktencheck progros – Studie „Einkauf in der Hotellerie 2016“

Top Supply 2016 Faktencheck - „Einkauf in der Hotellerie 2016“ – progros-Studie

Faktencheck

progros – Studie „Einkauf in der Hotellerie 2016“

Prof. Dr. Christian Buer Top Supply 2016

Bonn, 13. September 2016


1.  Die Grundlagen – Ausgangslage, Ziel der Studie, Methode & Vorgehensweise

2.  Die Ergebnisse - Der Einkauf im Hotel - Die Lieferanten - Die Bestellprozesse - Die Erfolgskontrollen und -optimierung - Die Optimierung – Herausforderung der Aus- und Weiterbildung

3.  Fazit & Ausblick

Inhalt

Die Grundlagen | Die Ergebnisse | Das Fazit & der Ausblick


Grundlage der Studie Ausgangslage & Ziel der Studie

  progros initiierte die regelmäßig durchgeführte Einkaufsuntersuchung als Kontinuitätserhebung der Situation des Einkaufs und deren Einkaufsprozesse in der Hotellerie

  Hierbei werden folgende Fragen beantwortet:

  Wie ist die aktuelle Situation und die Verhaltensweise des Einkaufs in der Hotellerie?

  Wie sind die Einkaufs- und Bestellprozesse der Hotelbetriebe?

  Welche Veränderungen wurden zur Vorgängerstudie festgestellt?

  Welche Trends lassen sich aus den Erhebungen ableiten?

  Welche Schwerpunkte der Handlungen ergeben sich?



Grundlage der Studie Methode & Vorgehensweise

  Die bisherigen Erhebungsschwerpunkte wurden fortgeführt.

  Erhebung bei den Mitgliedsbetrieben der IHA, der HDV und der FMBA sowie der progros bekannten Hotelbetriebe (n= 6.000 Hotelbetriebe)

  Mit 2,3% Rücklaufquote konnte das Niveau aus früheren Erhebungen (4%-5%) erreicht werden.

  Keine signifikanten Unterscheidungen von Betriebstyp, Lage des Objektes und Zugehörigkeit zur Kette bzw. Mitgliedsbetrieb einer Einkaufsgesellschaft.

  Abgleich der Erhebungen mit der Nacherhebung von Prozesskostenanalysen in Hotels



Der Einkauf im Hotel

Die Ziele des Einkaufes:

  Die Einkaufskosten liegen mit 25,8% in Relation zu den Gesamtkosten rd. 4,8%-Punkte niedriger als in der Studie 2012/2013 (Verbrauch, F&B)

  Priorität 1: Kostensenkung (77% der Betriebe) und Qualitätssteigerung (62%)

  Priorität 2: Kostenvermeidung (60%) und Einkaufsprozessoptimierung (59%)

  Priorität 3: Reduktion von Lieferanten (50%), Schaffen von Transparenz (33%) und Einkauf von nachhaltigen Produkten (29%).

Quelle: Hochschule Heilbronn/progros


1

31

36

54

65

64

67

77

0 10 20 30 40 50 60 70 80 90

andere

Einkauf nachhaltiger Produkte

Erhöhung der Transparenz

Reduzierung der Lieferanten

Vermeidung von

Verbesserung der Einkaufsabläufe

Qualitätssteigerung der

Kostensenkung

Zahl der Hotelbetriebe (Mehrfachnennung) n = 108

Einkaufsziele der Hotelbetriebe



Einkaufsverantwortung im Hotel

  Der Einkauf zunehmend mit Unterstützung durch „übergeordnete Anbieter“ gesteuert (22%) und an den Bedarfsträger übertragen (29%)

  Der Einkauf nach Warengruppen (18%) nimmt an Bedeutung ab.



0% 20% 40% 60% 80% 100%

2010

2012

2016

Organisation des Einkaufs im Hotel / zugeteilte Einkaufsverantwortung (Entwicklung 2010-2016)

Der Einkauf ist zentral für das Hotel organisiert

Der Einkauf ist nach Warengruppen organisiert

Der Einkauf obliegt der Hotelleitung

Der Einkauf ist zentral über die übergeordnete Hotelkette / Zentrale organisiert



Selbsteinschätzung des Einkaufens im Hotel

  57% der Hoteldirektion sind sich nicht sicher bzw. wissen es, dass diese nicht „optimal Einkaufen“

  25% bzw. 26% der Mitarbeiter bzw. Abteilungs- und Bereichsleiter wissen, dass der Einkauf nicht optimal ist.

  Dies bei Ø 4,6 Mitarbeiter mit Einkaufsverantwortung (=8% der Ø Mitarbeiterzahl {58})



0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%

Hoteldirektion/-leitung

Abteilungs-/Bereichsleiter

Mitarbeiter

n = 84

Selbsteinschätzung des Einkaufes im Hotel: Wir kaufen optimal ein

ja nein nicht sicher


Die Lieferanten

Die Lieferanten in einem Hotel

  Die Sortimentsbreite „Lebensmittel“ hat in Relation zu „Getränke“ höhere Bedeutung. = Effizienzsteigerung im Getränkebereich

  Im Schnitt hat jedes Hotel 2012 90 Lieferanten. In 2016 hat sich dies auf Ø 45 Lieferanten halbiert!

  Die Bandbreite der Anzahl der Lieferanten je Hotel lag zwischen 3 Lieferanten bis 220 Lieferanten



0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%

2016

2012

2010

Mehrfachnennung n=69

Verteilung der durschnittlichen Zahl der Lieferanten/Hotelbetrieb nach Produktgruppen

Lebensmittel Alkoholfreie Getränke Alhoholhaltigen Getränke


0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%

Ausweisen CO2-Bilanz Bioprodukte im Sortiment

Überregionale bzw. Nationale Abdeckung des Lieferanten Angebotene Finanzierungen, Werbekostenzuschüsse

Zertifizierte Qualitäts- und Arbeitsstandards Bereitstellung von kostenlosem Equipment/Technik

Nachhaltigkeitszertifizierung Angebotene Marken

Regionale Nähe des Lieferanten Bestellung über online-Platform möglich

Qualität der Außendiestbetreuung Bereitschaft, Menge in der Bestellung anzupassen Elektronische Bestellund und Rechnungsstellung

Gesamtkosten des Einkaufs, d.h. inkl. Zusatzleistungen Sortimentsbreite und Sortimentstiefe

Regionale Produkte im Sortiment Stückkosten, d.h. der Einkaufspreis der einzelnen Produkte

Lieferanten bieten Rückvergütungen an Zahlungsbedingungen

Lieferant führt kurzfristiger Bestellungen aus (Flexibilität) Lieferung erfolgt zum vereinbarten Termin

Vollständige Bestellung inkl. fehlerfreier Rechnungsstellung Lieferant liefert in gleichbleibender Qualität

Häufigkeit in % (n=84)

Bedeutung der Kriterien zur Auswahl / Entscheidung für einen Lieferanten

sehr hohe

hohe

mittlere

geringe

keine



> 80

%

> 70

%

> 50

%

< 50

%


Die Lieferanten

Lieferantengespräche: der Kontakt zwischen Hotel und Lieferanten

  66% der Hotels führen Ø pro Monat zehn „Lieferantengespräche“, die durchschnittlich 15-30 Minuten pro Gespräch dauern.

  29% der Hotels führen keine Lieferantengespräche!

  37% der Lieferantengespräche werden selten bzw. nie protokolliert!



9

17

29

70

73

66

11

6

3

0

0

0

10

4

2

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%

2010

2012

2016

Mehrfachnennungen (n2012 = 69, n2016 =76)

Zahl der Lieferantengespräche (Verhandlungen, Optimierungen, Leistungsgespräche)

keine bis 10 11 bis 20 21 bis 30 über 30


Die Bestellprozesse Wie wird in den Hotels eingekauft?

  Die „Recherche-Methode“ = „Bestellt-Methode“ (Email, Telefon, Internet) wird zunehmend Order-Online-Shop und E-Procurement

  Hotels nutzen „immer“, „häufig“ bzw. „manchmal“ die Hilfsmittel für den Einkauf zu 75% Email und 58% das Internet, 56% Telefon und 52% E-Procurement, 50% den Order-Online-Shop, 32% das Fax, 18% Selbstabholung und 3% Brief Quelle: Hochschule Heilbronn/progros


1 2 3 4 5

Brief

Selbstabholung

Fax

Online-Shop Lieferant

Telefon

e-Procurement

Internet

E-Mail

Skalierung nach Bedeutung (1 = nie / 5 = immer) Mehrfachnennung (n=97)

Häufigkeit der Nutzung der Bestellwege in Hotels

2016

2012

2010


Die Bestellprozesse Der strukturierte Bestellprozesse...

  beginnt sich in der Hotellerie im Bewusstsein zu verankern.

  Standardisierung von Prozessen geht vor ad-hoc Aktionen!

  Der Einkauf in Hotellerie erfolgt durch den Bedarfsträger

  Der Einkauf in der Individual-gastronomie erfolgt durch den Küchenleiter = Bedarfsträger (80% der Bestellungen)



0% 20% 40% 60% 80% 100%

2008

2010

2012

2016

Mehrfachnennung (n2012 = 73; n2016 = 79)

Angewandte Bestellverfahren und deren Anteil an den Gesamtbestellungen

standardisierter Einkauf mit Rahmenverträge

definierte, standardisierte ohne Rahmenvereinbarung

Ad-hoc Bestellungen


Die Bestellprozesse Der Bestellintervall und die –häufigkeit:

  ¾ der Hotels haben weniger als 20 Bestellungen pro Woche.

  Hotels mit Einkaufsanschluss: 20 Bestellungen/Woche; ohne 30 Betellungen/Woche bei gleicher Bestelldauer von 10 Minuten

  Die Zahl der Bestellung/Woche steht nicht positiv zum Umsatz (Mehr Bestellungen ≠ größerer Umsatz)



0

5

10

15

20

25

30

35

40

<10 11-20 21-30 31-40 41-50 51-100 >100

Anz

ahl d

er H

otel

betr

iebe

Anzahl Bestellungen gruppiert (n=80)

Bestellungen pro Woche Kategorisiert nach Zahl der Bestellungen


1   Bedarfsermittlung & Bestandskontrolle: Erkennen von Versorgungslücke

2   Antrag auf Einkauf; Prüfen auf Budget-Verfügbarkeit

3   Auswahl von Angeboten / Angebotsvergleiche

4   Lieferantenauswahl – Verhandlung des Preises (individueller Preis)

5   Bestellung

6   Bestellüberwachung / Warenannahme / Abgleich von Bestellung inkl. Qualität mit gelieferten Waren

7   Warenerfassung / Verarbeitungsprozess

8   Rechnungs- und Lieferscheinprüfung

9   Zahlungsabwicklung / Kreditorenmanagement

Der Zeitaufwand der Bestellprozesse...

  Ist bei einem „manuellen Prozess“, mit Rahmenverträge, ist ca. 25% größer als bei einem „vollautomatisierten Prozess“

  und wurde bei einem manuellen und personenintensiven Prozess pro Bestellung mit rund 3,7 Stunden (inkl. Warenkontrolle) berechnet

  für einen Bestellvorgang ist Ø 1 h 24 min. Betriebe, mit einem systematisierten automatisierten Prozess, verwenden Ø 49 min. und damit 57% weniger Zeit


Die Bestellprozesse


Die Bestellprozesse

Die Prozesskosten einer Bestellung hängen ab von dem Grad der Automatisierungsgrad:

  Hotels mit größer gleich fünf Genehmigungsstufen und diese Bestellung mehrheitlich manuell ausführen, haben Prozesskosten von bis zu EUR 74/Bestellung

  Hotels mit teil-automatisierten Bestellprozesse und geregelter Einkaufsrichtlinien haben Ø Prozesskosten von EUR 39/Bestellung. Diese Kosten reduzieren sich um bis zu 25%, wenn der Einkaufsprozess mittels systematisierter automatisierter E-Procurement erfolgt auf Ø EUR 28/Bestellung.

  War in früheren Prozesskostenanalysen das Bestellvolumen durchschnittlich bei EUR 313/Bestellung, so ist in aktuellen Erhebungen dieser bei EUR 342/Bestellung.

  So sind die Prozesskosten zum durchschnittlichen Bestellvolumen in einer Bandbreite von 8% bis 21% des Bestellvolumen.



Die Einkaufskontrolle und Einkaufsoptimierung

Findet eine Nacherhebung zum Einkauf statt?

  Das primär genutzte Instrument zur Kontrolle/Optimierung ist bei 70% bzw. 62% der Hotels Rechnungskontrolle und Kennzahlenauswertung

  48% der Hotels optimieren durch Einkaufsrichtlinien, 46% regelmäßige Kontrolle der Einkaufsprozesse bzw. Preisvergleiche im Internet, 44% nutzen eine WaWi, 39% führen regelmäßige Ausschreibungen aus und 37% nutzen die IT-Rechnungssysteme

  Der Kontroll- und Optimierungsprozess wird durch die Einführung von Richtlinien bestimmt!



9%

8%

17%

37%

37%

75%

49%

39%

70%

0% 20% 40% 60% 80%

Umsetzung von Einkaufsrichtlinien

Regelmäßige Ausschreibungen

Regelmäßige Durchführung von

Rechnungskontrollen

Anteil Nennung Hotelbetriebe (n2012=73, n2016=107; Mehrfachnennungen)

2016

2012

2010



Hilfsmittel, mit dem der Einkauf gesteuert wird:

  Hotels nutzen „immer“ und „häufig“: Rahmen-/Lieferantenverträge (66%), Einkaufsrichtlinien (60%), Online Orderlisten (58%), e-Procurement/WaWi (53%)

  Die Hotels konzentrieren sich noch auf die Teilprozesse und sind „preisfixiert“

  Ein ganzheitlicher Prozess des Einkaufes ist noch nicht erkennbar!



0% 20% 40% 60% 80% 100%

Aktionsgebote Lieferanten

Festgelegte Warenausgabezeiten

Nutzen von Orderlisten/ Vorlage "Fax"

Festgelegte Warenannehmezeiten

Nutzen eigenes E-Procurement/Warenwirtschaftssystem

Nutzen von Orderlisten/ Vorlage "online"

Herausgabe von schriftliche Einkaufsrichtlinien

Lieferantenverträge/ Rahmenverträge mit zeitlich fixierten Preisen

Häufigkeitsverteilung Instrumente / Hilfsmittel mit dem der Einkauf im Hotel gesteuert wird

immer häufig manchmal selten nie



„Critical Path Procurement Hotels“:

  Es bleibt dabei! Kostensenkung bei 93% aller Hotels als Erfolgsgarant!

  88% der Hotels differenzieren sich durch die Qualität

  67% sehen den Prozess mit den Lieferanten als Faktor

  66% die Nachhaltigkeit, 61% die Technologie und 57% die innovativen Konzepte als Merkmale für den Wettbewerb



1,0 2,0 3,0 4,0 5,0

nachhaltige Beschaffung von Produkten und Dienstleistungen

Entwicklung innovativer Konzepte im Einkauf

Technologiesprünge im Einkauf

Liefer- u. Leistungeerstellung stärker mit Lieferanten Koordinieren

Qualitätssteigerung eingekaufter Waren und Dienstleistungen

Kostensenkung im Einkauf

(1 sehr hohe Bedeutung / 5 = keine Bedeutung) Mehrfachnennung; n-2010 = 58, n-2012 = 63; n-2015 = 85

Merkmale / Kriterien des Einkaufs in der Hotellerie um zukünftig wettbewerbsfähig zu bleiben

2016

2012

2010


Die Optimierung – Herausforderung der Aus- und Weiterbildung

Besteht das Bewusstsein für den Einkauf?

  mehr als die Hälfte der befragten Betriebe bieten eine Weiterbildung im Einkauf an.

  Das Bewusstsein für den Einkauf ist unverändert!



0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%

2010

2012

2016

n2010=58, n2012=63, n-2015 = 81

Angebot für Weiterbildungsmaßnahmen der Hotels zur Erhöhung der Einkaufskompetenz

Angebot an Weiterbildung Kein Angebot an Weiterbildung


  Qualität und Kostenreduktion entscheiden über den Einkauf; Nachhaltigkeit und Transparenz geringe Bedeutung

  57% der Hoteldirektion sind sich nicht sicher bzw. wissen, dass diese nicht „optimal Einkaufen“

  Zunehmendes Bewusstsein des systematisierten Einkaufs (Hotels nutzen „immer“ und „häufig“: Rahmen-/Lieferantenverträge (66%), Einkaufsrichtlinien (60%), Online Orderlisten (58%), e-Procurement/WaWi (53%))

  Jedes Hotel führt Ø 60 Std. Lieferantengespräche p. a. , wovon 37% selten bzw. nie protokolliert sind!

  Prozesskosten / Bestellung: manuell EUR 74, teil-automatisiert EUR 39, vollautomatisiert EUR 28 bei Ø Bestellvolumen pro Bestellung von EUR 342

  Steigendes Bewusstsein für Einkauf als einzelnes; es fehlt die Bewertung des Einkaufs als „ganzheitlicher Wirtschaftsfaktor“ im Hotel.

  Die Einsparungspotentiale im Einkauf liegen vorwiegend in den Prozessen!

Das Fazit / Die Zusammenfassung



  Zunehmender Spagat zwischen „Qualitätsforderung der Gäste“ bei Kostenkontrolle/-einsparung!

  Einsparungen liegt nicht im „Preis“, „günstigerem Produkt“ oder „geringere Warenmengen“

  Lösung Prozesskostenreduktion: Online-based Beschaffung und Expertbegleiteter Einkaufs- und Auswahlprozess (àà Total Cost of Ownership)

  Drei Schritte zum optimalen Einkauf: Systematisieren àà Prozesse optimieren àà Bedarfsträger und Einkäufer trennen

  Integriertes Bestell-, Einkaufskontroll- und Kreditorensystem (Bestellsystem àà WaWi àà Kreditorensystem)

  Investition in den Mitarbeiter (=Aus- und Weiterbildung) ist die Grundlage für ein optimierten Prozess

Der Ausblick



Faktencheck

progros – Studie „Einkauf in der Hotellerie 2016“

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit

Prof. Dr. Christian Buer Top Supply 2016

Bonn, 13. September 2016

Faktencheck progros – Studie „Einkauf in der Hotellerie 2016“

Documents

Transcript of Faktencheck progros – Studie „Einkauf in der Hotellerie 2016“