FAKTURA -...

Auftragsverwaltung und Fakturierung

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S o f t w a r eFAKTURA

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Inhaltsverzeichnis

Leistungsbeschreibung

FAKTURA ist die branchenneutrale Lösung für die

Auftragsverwaltung und die Fakturierung.

Integriert arbeiten – vom Angebot bis zur BuchungMit FAKTURA erstellen Sie schnell und einfach

Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine,

Rechnungen, Abschlagsrechnungen und Gut-

schriften.

Der Workfl ow wird durch eine komfortable Beleg-

Weiterleitungs-Funktion optimal unterstützt. So

wird aus dem Angebot im Handumdrehen eine

Auftragsbestätigung oder eine Rechnung.

Zahlreiche Statistiken liefern detaillierte Informa-

tionen zu Umsätzen von Kunden, Artikeln und

Warengruppen. In der professionellen Beleg-

Suche können alle relevanten Suchbegriffe indi-

viduell miteinander verknüpft werden. So fi nden

Sie z. B. heraus bei welchen Kunden noch ein

Angebot offen ist und welche Ihrer Kunden be-

stimme Artikel bezogen haben.

Agenda Informationssysteme GmbH & Co. KG | Oberaustraße 14 | 83026 Rosenheim

Telefon 08031 2561-0 | Telefax 08031 2561-90 | E-Mail [email protected] | Internet www.agenda-software.de

FAKTURA fügt sich nahtlos in das AGENDA-Sys-

tem ein und arbeitet integriert mit den anderen

AGENDA-Anwendungen zusammen.

Besonders effi zient ist FAKTURA im gemeinsamen

Einsatz mit FIBU. Die Rechnungsausgangs-

Buchungen werden direkt nach FIBU übergeben

und dort beim Debitoren verbucht. Die offenen

Posten des Kunden werden wiederum direkt in

FAKTURA angezeigt und mit dem Kreditlimit ab-

geglichen.

Wenn Sie FAKTURA gemeinsam mit dem Pro-

gramm CRM einsetzen, pfl egen Sie Ihre Kunden-

daten an einer zentralen Stelle.

Leistungsbeschreibung ............................................. Seite 01

Integration von FAKTURA ins AGENDA-System Seite 02

Programm-Highlights:

Weiterleiten von Belegen ................................... Seite 03

Effi zientes Zusammenspiel von FAKTURA

und FIBU ................................................................... Seite 04

Positionserfassung ................................................. Seite 05

Beleghistorie ........................................................... Seite 06

Belegsuche .............................................................. Seite 07

Belege ....................................................................... Seite 08

Statistiken ................................................................ Seite 09

Funktionsübersicht .................................................... Seite 10

Infopaket anfordern .................................................. Seite 13

S o f t w a r eFAKTURAAuftragsverwaltung und Fakturierung

2Agenda Informationssysteme GmbH & Co. KG | Oberaustraße 14 | 83026 Rosenheim


Integration von FAKTURA in dasAGENDA-System

FAKTURA ist voll in das AGENDA-Gesamtsystem

integriert, bezieht Daten von anderen Anwen-

dungen und stellt Daten zur Verfügung. In Kom-

bination mit anderen AGENDA-Programmen pro-

fi tieren Sie von einer konsistenten und fl üssigen

Datenhaltung.

Durch die Integration ins Gesamtsystem profi tie-

ren Sie von wichtigen Vorteilen:

■ Alle Programme aus einer Hand■ Durchgängige Benutzeroberfl äche■ Einheitliche Programmlogik■ Einheitliche Systemvoraussetzungen■ Eine Installation■ Ein Ansprechpartner■ Ein Preis / Eine Rechnung

FAKTURA Auftragsverwaltung und Fakturierung

FIBUFinanzbuchführung

FAKTURA

Auftragsverwaltung und

Fakturierung

Rechnungsausgangs-Buchungen, aktuelle Adressen: Kunden, Lieferanten

DMSDokumenten-

Management-System

BENUTZERBenutzerverwaltung

OP-Konten: Debitoren, Kreditoren

Rechteverwaltung für Mitarbeiter

CRMKunden- und

Lieferantenmanagement

Anzeige dererstellten Belege

Übergabe der Belege(ab 01/2012)

Wiedervorlage von Belegen (ab 01/2011)

KALENDERZentrale

Terminverwaltung

Abgleich vonAdressdaten

ZAHLUNGZahlungsverkehr

Lastschriften

FAKTURA fügt sich nahtlos in das AGENDA-System ein, bezieht Daten von anderen Anwendungen und stellt Daten zur Verfügung.




Weiterleiten von Belegen

Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine

und Rechnungen leiten Sie komfortabel in die

nächste Belegart weiter. Zahlreiche Eingabeprü-

fungen und Programmhinweise unterstützen Sie

bei der täglichen Arbeit und helfen Ihnen, Einga-

befehler zu vermeiden.

Die Weiterleitung ist sowohl direkt in der Beleg-

erfassung als auch in der Auswahlmaske der

Belege möglich.

Weiterleitung in der BelegerfassungWeiterleitung in der Belegerfassung




Effi zientes Zusammenspiel von FAKTURA und FIBU

Wenn Sie FAKTURA und FIBU gemeinsam nutzen,

profi tieren Sie von den zahlreichen praktischen

Funktionen der integrierten AGENDA-Lösung.

■ Automatischer Abgleich von Debitoren- und

Kundendaten■ Direkte Übergabe der Rechnungsausgangs-

buchungen an FIBU■ Anzeige des OP-Kontos in FAKTURA

Das OP-Konto kann sowohl in den Kundendaten

als auch direkt in der Belegerfassung aufgerufen

werden. Eine Überschreitung des Kreditlimits

wird farblich gekennzeichnet.

Abschlagsrechnungen und noch nicht an die

Finanzbuchhaltung übergebene Rechnungen

werden optional im OP-Konto angezeigt werden.

OP-Konto in den KundendatenOP K i d K d d




Positionserfassung

In der Positionserfassung legen Sie neben Artikeln

auch freie Texte zur übersichtlicheren Gestaltung

der Belege an. Über die sogenannten „Sonderzei-

len“ können individuell Leerzeilen, Seitenwechsel

sowie Zwischen- und Aufsummen eingefügt wer-

den. Positionen verschieben Sie bequem per Maus.

Positionserfassung




Beleg-Historie

Die Beleg-Historie kann direkt in der Beleger-

fassung aufgerufen werden und zeigt alle

relevanten Informationen zum aktuellen Beleg

und Auftrag.

Die Beleg-Historie zeigt Ihnen alle Vorgänge eines Belegs inklusive Bearbeiter und Datum.




Belegsuche

In der Belegsuche können alle Merkmale von

Belegen beliebig miteinander kombiniert werden.

Beispiel: Es soll nach allen Lieferscheinen gesucht

werden, die nach dem 06.08.2010 erstellt wurden

und den Artikel „10004“ enthalten.

Die Beleg-Suche fi ndet alle gewünschten Belege, je nachdem welche Suchanfragen Sie miteinander kombinieren.




Angebot

Auftragsbestätigung

Lieferschein

Rechnung

Belege

Der professionelle und übersichtliche Aufbau ist

in allen Belegen identisch. Ihr individuell gestal-

tetes Firmenlogo kann als Bilddatei für den Aus-

druck und/oder für den E-Mailversand einfach

integriert werden. Der Info-Block und die Beleg-

positionen können hinsichtlich der Bezeichnung,

der Reihenfolge, der Breite und der Position

individuell angepasst werden.




Statistiken

Zahlreiche praktische Statistiken zu Kunden, Wa-

rengruppen und Artikeln stehen auf Knopfdruck

zur Verfügung.

Kunden-Artikel-Statistik als Diagramm

Kunden-Artikel-Statistik

als Zahlenauswertung




Funktionsübersicht

Allgemein■ Mehrmandantenfähig, z. B. Verwaltung Ihres

Unternehmens mit allen Tochtergesellschaften■ MS Offi ce-Integration■ Zentrale Benutzer- und Rechteverwaltung mit

Passwortschutz auf Programm- und Funktions-ebene

Belegarten■ Angebote■ Auftragsbestätigungen■ Lieferscheine■ Rechnungen■ Abschlagsrechnungen■ Sammelrechnungen aus Angeboten, Auftrags-

bestätigungen, Lieferscheinen, Rechnungen ■ Wiederkehrende Rechnungen (monatlich, vier-

teljährlich, halbjährlich, jährlich)■ Gutschriften

Kundenverwaltung■ Verwaltung von Kunden-Adressdaten■ Komfort-Volltext-Suche■ Automatische Vergabe der Kundennummer■ Kundennummer numerisch oder alphanume-

risch■ Kunden-Notizfunktion■ Beliebig viele Ansprechpartner mit Kontaktdaten■ Abweichende Lieferanschrift mit Kontaktdaten■ Automatische Straßen- / Postfachanschrift

für Privat- und Firmenadressen oder manuelle Briefanschrift

■ Integrierte KlickTel-Telefonnummern-Suche■ OP-Konto inkl. Abschlagsrechnungen und nicht

gebuchter Belege ■ Kreditlimit-Erfassung mit farblicher Kennzeich-

nung bei Überschreitung■ OP-Konto drucken und per E-Mail versenden■ Kundengruppen für Artikelpreise■ Individuelle Erlöskonten je Kunde■ Individuelle Zahlungsbedingungen je Kunde■ Individuelle Gesamtrabattsätze je Kunde■ USt-ID-Erfassung mit Prüfung■ Umfangreiche Eingabehilfen und Feldprüfungen

zur Reduzierung von Erfassungsfehlern, z. B. Postleitzahl, Ort, Anrede, Vorname, E-Mail-

Adresse, Bankverbindung usw.■ Schnellaufruf zur Verwaltung großer Adressbe-

stände■ Historie aller Belege des Kunden■ Aktivkennung von Kundendaten■ Kennung „Divers“ für Schnellerfassung■ Dublettenprüfung bei Neuanlage■ Verlaufsliste der zehn zuletzt geöffneten Kunden

Artikelverwaltung■ Komfort-Volltext-Suche■ Automatische Vergabe der Artikelnummer■ Artikelnummer numerisch oder alphanummerisch■ Artikel-Favoriten■ Kurz- und Langbezeichnung für Artikel■ Zuordnung zu Warengruppen■ Artikel-Notizfunktion■ „Skontofähigkeit“ und „Rabattfähigkeit“ je Artikel■ Zuordnung USt-Satz und Erlöskonto je Artikel■ Aktivkennung von Artikeldaten■ Kennung „Divers“ für Schnellerfassung

Belegerstellung und -verwaltung■ Erstellung von Belegen in unterschiedlichen

Sprachen (frei konfi gurierbar)■ Erstellung von Belegen in Fremdwährung■ Hinweis bei Kreditlimit-Überschreitung■ Komfortable Weiterleitungsfunktion■ Automatische Vergabe von Auftrags- und Beleg-

nummer■ Individuelle Auftragsbezeichnung■ Wiedervorlage von Belegen (in Verbindung mit

KALENDER)■ Anzeige Belegstatus ■ FIBU (gesperrt, übergeben) ■ Druck (Entwurf, endgültig) ■ Sonstiges (erledigt, bezahlt, storniert)■ Persönliche Anrede (optional)■ Kopf- und Fußtext individuell je Beleg ■ Erfassung von Artikeln und Textpositionen■ Erfassung von Alternativ-Artikeln in Angeboten■ Konditionsfi ndung durch beliebig viele Kunden-

Preisgruppen■ Ausweisung von Lohnleistungen in Rechnungen

(haushaltsnahe Dienstleistungen)■ Erfassung Leistungszeitpunkt und Leistungs-

zeitraum■ Seriennummern-Erfassung mit Barcode-Scanner■ Erfassung von Positionsrabatten■ Verschieben von Positionen per Maus■ Erfassung von Sonderzeilen ■ Leerzeilen ■ Seitenwechsel ■ Aufsumme ■ Zwischensumme■ Gesamtrabatt je Beleg■ Zuordnung von Abschlagsrechnungen■ Status Historie (erstellt am/von)■ Status Auftrag (Quellbeleg, Zielbeleg)■ Anzeige OP-Konto in der Belegerfassung■ Kostenrechnung Kost1 und Kost2 wahlweise

auf Beleg- oder Artikelebene■ Aufruf Kundendaten in der Belegerfassung■ Belegverlauf der zehn zuletzt geöffneten Belege■ E-Mail-Versand von Belegen




■ Druck von Überweisungsträgern als Rechnungs-beilage

■ Stapel-Druck von Belegen■ Kennzeichnung von Beleg-Kopien bei Einzel-

und Stapeldruck

Formular-Vorlagen■ Zahlreiche Standard-Vorlagen je Belegart■ Briefpapier mit vorgedrucktem Logo■ Blankopapier mit Firmenlogo als Bilddatei

(Kopf- und Fußzeile)■ Individuell gestaltbare Belege ■ Position und Inhalt Infoblock ■ Position der Absender-Adressdaten im

Kuvert-Fenster ■ Position Adressdaten (Anschrift) ■ Position und Größe Bilddateien■ Individuell gestaltbarer Positionsblock ■ Spaltenauswahl, -bezeichnung, -reihenfolge■ Skalierbare Schriftgrößen in nahezu allen

Formular-Bereichen

Auswertungen■ Artikel-Preisliste■ Kundengruppen-Preisliste■ Rechnungsausgangsbuch■ Artikelstatistik■ Warengruppenstatistik■ Warengruppen-Artikelstatistik■ Kundenstatistik■ Kunden-Artikelstatistik■ Kunden-Warengruppenstatistik■ Adressliste Kunden■ Telefonliste Kunden■ Stammdatenblatt■ Geburtstagsliste Ansprechpartner (Kunden)■ Etikettendruck Kundendaten■ Etikettendruck manuell■ Geburtstagsliste Mitarbeiter

Kopf- und Fußtext■ Individuell mit Platzhaltern defi nierbare Texte ■ Kopftexte ■ Allgemeine Fußtexte ■ USt-Fußtexte ■ Zahlungsbedingungen-Fußtexte

StandardvorbelegungenZahlreiche Standardvorbelegungen für die schnellere Erfassung von Daten und zur Vermeidung von Falscheingaben:

■ Formulare je Belegart■ Kundenzahlungsbedingungen■ Erlöskonten■ Kopf- und Fußtexte je Belegart■ Artikelmengeneinheiten■ USt-Satz für Artikel■ Nachkommastellen bei Artikelpreisen

Belegnummern■ Automatische Belegnummernverwaltung■ Start Belegnummer individuell defi nierbar■ Belegnummer mit/ohne Jahresangabe

Flexible BelegsucheIndividuelle Kombination der folgenden Kriterien

■ Kundennummer, Kundenname, Artikel■ Belegdatum, Belegart, Bearbeiter■ Belegnummer, Auftragsnummer■ Druckstatus (Entwurf, endgültig)■ FIBU-Status (übergeben, gesperrt)■ Allgemeiner Status (bezahlt, erledigt, storniert)

Umsatzsteuerliche BesonderheitenPlausibilitätsprüfungen und automatische Erzeu-gung gesetzlich vorgeschriebener Hinweistexte:

■ Innergem. Lieferungen■ Innergem. sonstige Leistungen■ Steuerfreie Ausfuhrlieferungen■ Bauleistungen (§ 13b UStG)■ Kleinunternehmer (§ 19 UStG)

Daten-Export■ Exportformate: CSV, MS Word, MS Excel, PDF,

html■ Kundendaten und Rechnungsdaten (für FIBU-

Import) mit allen dazugehörigen Datenfeldern■ Telefonnummern (z. B. für Telefonanlage)

Daten-Import■ Debitoren aus AGENDA FIBU■ Kundendaten und Artikeldaten aus Fremd-

programmen im CSV-Format

Gestaltung der Benutzeroberfl äche■ Tabellenfenster sind hinsichtlich Spaltenanzei-

ge, Anordnung, Sortierung und Gruppierung je Benutzer konfi gurierbar.

■ Schaltfl ächen im Hauptmenü für häufi g genutzte Funktionen sind je Benutzer konfi gurierbar.




AGENDA Systemintegration■ AGENDA FIBU ■ Automatischer Abgleich mit Adressdaten der

Debitoren ■ Direkte Übergabe der Rechungs-Ausgangs- buchungen an FIBU ■ Anzeige der OP-Konten aus FIBU ■ Übernahme und automatische Aktualisie- rung von Kostenstellen aus FIBU

■ AGENDA ZAHLUNG ■ Ausführung von Lastschriften

■ AGENDA DMS ■ Integration von AGENDA DMS – kundenbe-

zogene Dokumentenverwaltung

■ AGENDA BENUTZER ■ Zugangskontrolle zum Programm und zu

Programmfunktionen

■ AGENDA CRM ■ Automatischer Abgleich der Kunden- Adressen mit CRM

■ AGENDA KALENDER ■ Automatische Anlage von Wiedervorlage-

Terminen aus dem Beleg heraus

■ AGENDA UPDATE ■ Komfortable Installation der Updates per

Internet für alle AGENDA-Anwendungen gleichzeitig in einem Arbeitsschritt

Allgemeine Schnittstellen■ TAPI-Schnittstelle für eine automatische Wähl-

verbindung über Ihre Telefonanlage■ Outlook-Schnittstelle zur Übergabe der E-Mail-

Adressen■ Internet-Browser-Schnittstelle für den Aufruf

von Websites■ KlickTel-Telefonnummern-Suche

Neue Funktionen ab 2012■ Datanorm■ Einkauf und Lager

Kunden- und Lieferantenmanagement

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S o f t w a r eCRM

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Inhaltsverzeichnis

Leistungsbeschreibung ............................................. Seite 01

Integration von CRM in das AGENDA-System .. Seite 02

Programm-Highlights:

Schnelle und einfache Ersteinrichtung ........... Seite 03

Zentrales Kontakterfassungsfenster ................. Seite 05

Leistungsbeschreibung

CRM ist eine branchenunabhängige Lösung für

das Kunden- und Lieferantenmanagement.

AGENDA CRM – Kundenmanagement mit SystemZielgerichtete Kundenansprache gewinnt immer

mehr an Bedeutung. Mit dem Programm „CRM“

(Customer-Relationship-Management) bietet

AGENDA zu diesem aktuellen Thema gewohnt

praktische und professionelle Software-Unter-

stützung. Mit CRM haben Sie und Ihre Mitarbei-

ter die Kunden- und Lieferantendaten mit allen

Kontakten sofort im Zugriff. Der Kunde fühlt sich

gut betreut, Ihre Reaktions- und Liefergeschwin-

digkeit steigt, die Kundenzufriedenheit wächst.

Sie können Kunden nach defi nierten Kriterien

selektieren und anschreiben. AGENDA CRM ent-

hält viele Funktionen, für die Sie sonst mehrere

Programme unterschiedlicher Hersteller benöti-

gen, ganz schlank in einer Anwendung.

Da Sie Informationen systematisch erfassen,

wächst der Wert Ihrer Kunden-Datenbank täglich.

Sie strukturieren und analysieren Zahlen, Daten

und Fakten und gewinnen damit neue Erkennt-

nisse über Ihren Kundenstamm. So können Sie

zum Beispiel Auftragseingänge mit verschiedenen

Kundeneigenschaften in Beziehung setzen, Be-

standskunden durch maßgeschneiderte Angebote

begeistern und Marketingaktionen zielgruppen-

spezifi sch ausrichten.

CRM fügt sich nahtlos in das AGENDA-System ein

und arbeitet integriert mit den anderen AGENDA-

Anwendungen zusammen. Wichtige Informati-

onen, wie Rechnungen aus FAKTURA, Dokumente

aus DMS (Dokumenten-Management-System),

OP-Konten aus der FIBU und Termine aus dem

KALENDER, werden zentral in CRM angezeigt.

Selektionen für Adressen und Kontakte .......... Seite 06

Integrierte Wissensdatenbank ........................... Seite 07

Auswertungen ........................................................ Seite 08

Funktionsübersicht .................................................... Seite 10

Infopaket anfordern .................................................. Seite 13



S o f t w a r eCRMKunden- und Lieferantenmanagement

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Integration von CRM in das AGENDA-System

CRM Kunden- und Lieferantenmanagement

FIBUFinanzbuchführung

CRM

Kunden- und Lieferantenmanagement

Aktuelle Adressenvon Kunden undLieferanten

DMSDokumenten-

Management-System

BENUTZERBenutzerverwaltung

OP-Konten von Debitoren und Kreditoren

Rechteeinschränkung für Mitarbeiter

FAKTURAAuftragsverwaltungund Fakturierung

Alle erstellten Belege

Adressselektionen fürSerienbriefe und -E-Mails

Dokumentvorlagen mit Platzhaltern

Termine

CRM fügt sich nahtlos in das AGENDA-System ein, bezieht Daten von anderen Anwendungen und stellt Daten zur Verfügung.

CRM ist voll in das AGENDA-Gesamtsystem inte-

griert. In der Kombination mit anderen AGENDA-

Programmen profi tieren Sie von einer konsisten-

ten und fl üssigen Datenhaltung.

KALENDERZentrale

TerminverwaltungAbgleich Adressdaten

To-do-Liste

Durch die Integration ins Gesamtsystem profi tie-

ren Sie von wichtigen Vorteilen:

■ Alle Programme aus einer Hand■ Durchgängige Benutzeroberfl äche■ Einheitliche Programmlogik■ Einheitliche Systemvoraussetzungen■ Eine Installation■ Ein Ansprechpartner■ Ein Preis / Eine Rechnung






S o f t w a r e

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Individuelle Registerkarte anlegen

Über eine individuelle Registerkarte können Sie

verschiedene Infos über Ihre Kunden sammeln.

Das folgende Beispiel veranschaulicht Ihnen, wie

schnell und einfach Sie CRM maßgeschneidert für

Ihr Unternehmen einrichten - und das ganz ohne

externen Berater.

Beispiel:

Die Musterfi rma L+L GmbH für Kälte- und

Klimatechnik möchte pro Kunde wissen, welche

Geräte aktuell eingesetzt werden und wann der

jeweils nächste Servicetermin ist.

Die L+L GmbH beschriftet ihre individuelle

Registerkarte mit dem Namen „Infos Kälte-/

Klimatechnik“ .

Als individuelles Datumsfeld erfasst sie den

„Nächsten Servicetermin“ und als individuelles

Listenauswahlfeld legt sie das Feld „Infos

Klimatechnik“ an. Für das Listenauswahlfeld

gibt die L+L GmbH schon entsprechende

Antwortmöglichkeiten (z. B. Deckengeräte,

Kassettengeräte, usw.) vor, die der Mitarbeiter

bei einem Kontakt mit dem Kunden nur noch

auswählen muss . Durch diese einfache

Ersteinrichtung kann der Bearbeiter die Daten

direkt beim Telefonat erfassen.

Schnelle und einfache Ersteinrichtung

2

1

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4

1

4

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2




S o f t w a r e

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Individuelle Kontaktarten ganz einfach selbst konfi gurieren

Sie können fünf unterschiedliche Kontaktarten

anlegen und diese individuell beschriften. Jede

Kontaktart können Sie sich mit jeweils fünf un-

terschiedlichen Text-/Zahlenfeldern bzw. Listen-

auswahlfeldern anzeigen lassen.

Beispiel:

Die L+L GmbH hat sich für die fünf Kontaktarten

„Angebotsanfrage, Rechnungsanfrage, Liefe-

rungsanfrage, Reklamation und Sonstiges“ ent-

schieden. Die dazugehörigen Text-/Zahlenfelder

bzw. Listenauswahlfelder mit Antworten sollen

beispielsweise so aussehen:

Kontaktart Text-/Zahlenfeld Listenauswahlfeld

Angebotsanfrage Nächster Servicetermin Art der Klimageräte

Möglicher Umsatz in Euro Art der Kältegeräte

Geplante Dauer in h Nutzung

Wunschtermin Ergebnis des Gesprächs

Rechnungsanfrage Rechnungsnummer Korrekturrechnung nötig

Gewährter Rabatt in % Stimmung des Kunden

Lieferungsanfrage 1. Geplantes Lieferdatum Lieferungsart

2. Geplantes Lieferdatum Stimmung des Kunden

3. Geplantes Lieferdatum

Reklamation Grund der Beschwerde Vereinbarte Maßnahme

Stimmung des Kunden

Sonstiges

1 2

1 2

Kontakterfassungsfenster

„Angebotsanfrage“ mit

den jeweils vier individuell

festgelegten Feldern.

Je nach Kontaktart erfasst der Bearbeiter direkt beim Telefonat mit dem Kunden die Text-/Zahlenfelder und

wählt die korrekte Antwort bei den Listenauswahlfeldern aus.




Zentrales Kontakterfassungsfenster

Das Kontakterfassungsfenster in AGENDA CRM

ermöglicht Ihnen die komplette Bearbeitung eines

Kontaktes. Sie haben alle möglichen Funktionen

im direkten Zugriff. Das spart Ihnen viel Zeit und

In den Adress-Stammdaten sehen Sie alle

Daten zu Ihrem Kunden inklusive Ihrer indi-

viduellen Registerkarte. Sie fi nden alle Doku-

mente aus DMS, alle Rechnungen aus

FAKTURA, das OP-Konto aus FIBU und natür-

lich alle Adressdaten.

Über die TAPI-Schnittstelle zwischen PC und

Telefon können Sie den Kunden direkt aus

dem Programm anrufen.

Das E-Mail-Programm startet sofort und

hinterlegt schon die korrekte E-Mail-Adresse.

Sie können den Kontakt an den zuständigen

Sachbearbeiter weiterleiten. Das optimiert den

Workfl ow in Ihrem Unternehmen erheblich.

Sie können sofort ein Dokument (Brief oder

E-Mail) mit schon vorbelegten Platzhaltern für

den Kunden erstellen. So haben Sie beispiels-

weise eine Vorlage für Serviceaufträge, die Sie

bei Anfrage sofort an den Kunden schicken

können.

Sie können sich alle Kontakte eines Kunden

anzeigen lassen. So wissen Sie gleich, was

der Kunde mit anderen Kollegen schon

vereinbart hat.

Über die Wissensdatenbank können Sie alle

Antworten zu häufi gen Fragen fi nden. So

sind alle Mitarbeiter auf dem aktuellen und

gleichen Wissensstand.

Sie können sofort Termine beispielsweise für

Kunden dienste planen und vermeiden dadurch

Terminüberschneidungen.

erhöht die Kundenzufriedenheit durch schnelle

Reaktionszeiten.

Die folgende Abbildung zeigt Ihnen, was alles

möglich ist:

1

1

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4

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8

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3

4

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In CRM ist das Tool zum Erstellen von Selektionen

direkt integriert. Sie können Selektionen sowohl

über den Adressbestand, als auch über alle erfass-

ten Kontakte durchführen. Und das Beste ist: Sie

können diese Selektionen miteinander verknüpfen.

Ihr Direktmarketing erlebt dadurch einen echten

Aufschwung, da Sie Ihre Kunden nicht nur

personalisiert ansprechen, sondern auch Detail-

informationen berücksichtigen können.

Beispiel:

Die L+L GmbH möchte ein Briefmailing an ihre

Kunden schicken, weil sie eine neue, verbesserte

Klimaanlage im Angebot hat. Diese eignet sich

besonders gut für Gastronomiebetriebe. Da die

L+L GmbH aber nicht so große Kapazitäten im

Außendienst hat, möchte sie das Mailing erst

einmal nur an Kunden in München versenden.

Außerdem ist ihr wichtig, dass Kunden, die aktu-

ell schon in Verhandlungen sind und dadurch

einen offenen Kontakt besitzen, nicht ange-

schrieben werden.

Selektionen für Adressen und Kontakte

1. Adress-Selektion: 2. Kontakt-Selektion: 3. Verknüpfung:

Alle Kunden-Adressen Alle Kunden mit offenen Durch die Selektions-Verknüpfung

aus München, die im Kontakten. (Davon sind werden von der Adress-Selektion

Feld Wirtschaftszweig 20 Kunden auch in der die Kunden aus der Kontakt-

“Gastronomie" stehen Selektion 1 enthalten.) Selektion abgezogen, die einen

haben. offenen Kontakt besitzen.

Beispiel der Ergebnisliste: Beispiel der Ergebnisliste: Beispiel der Ergebnisliste:

500 Kunden 50 Kunden 480 Kunden

Wenn Sie die gewünschte Ergebnisliste erstellt

haben, können Sie damit unterschiedlich

vorgehen:

■ Entweder übergeben Sie diese Selektion an

das Programm DMS und erstellen dort selbst

Ihr Anschreiben zum Brief- oder E-Mailing. ■ Sie können die Ergebnisliste als CSV-Datei

speichern und an eine Druckerei weitergeben,

um das komplette Brief-Mailing personalisiert

drucken zu lassen oder das E-Mailing persona-

lisiert versenden zu lassen.■ Sie können Etiketten für genau diese

selektierten Adressen drucken.

1

1

23

2 3

In diesem Beispiel werden die

20 Kunden der Selektion 2 mit

einem offenen Kontakt von

der Selektion 1 abgezogen.




Sie brauchen kein Extra-Tool für eine Wissensda-

tenbank erwerben. In CRM ist dieses Tool gleich

mit integriert.

Die Vorteile einer zentralen Wissendatensbank

liegen auf der Hand:

■ Alle Mitarbeiter beantworten die Fragen von

Kunden auf Basis der gleichen Informationen.■ Alle Mitarbeiter sind immer auf einem

aktuellen Wissensstand.■ Alle Informationen zu Produkten werden

zentral gespeichert und verwaltet.

Sie können jeder Frage einen Titel geben und

anschließend einer Gruppe und Untergruppe zu-

ordnen. Neben dem Titel können Sie auch noch

weitere Suchbegriffe erfassen, unter denen eine

bestimmte Antwort gefunden werden soll.

Zusätzlich zu einer Antwort haben Sie die Mög-

lichkeit, zugehörige Dateien zu importieren und

zu speichern.

Integrierte Wissensdatenbank

Beispiel für eine Frage mit Antwort und Dateianlage in der Wissensdatenbank.




Auswertungen

Freie Kontaktauswertung

Über die freie Kontaktauswertung können Sie jede

beliebige Auswertung erstellen. Sie wählen selbst,

welche Spalten überhaupt angezeigt werden sol-

len. Die Gruppierung der Kontakte legen Sie auch

ganz einfach fest, in dem Sie die gewünschten

Spalten per Drag & Drop nach oben ziehen.




Zeitliche Entwicklung der Kontakte

Vorjahresvergleich

Sie können in den folgenden Auswertungen

selbst wählen, ob Sie die Anzahl der Kontakte

pro Kontaktart, pro Bearbeiter oder für die Ein-/

Ausgangsarten erstellen möchten. Die Auswer-

tungen stehen Ihnen jeweils entweder als Zahlen-

Darstellung oder als Diagramm zur Verfügung.

Im Bereich der Auswahl-Werte können Sie noch

defi nieren, ob die Anzahl oder die Dauer der Kon-

takte in Minuten dargestellt werden soll.




S o f t w a r e

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Funktionsübersicht

Allgemein■ Mehrmandantenfähig, z. B. Verwaltung Ihres

Unternehmens mit allen Tochtergesellschaften

■ Komfortabler Assistent zur Ersteinrichtung des

Programms

■ MS Offi ce-Integration

■ Zentrale Benutzer- und Rechteverwaltung mit

Passwortschutz auf Programmebene

Adressverwaltung■ Verwaltung von Kunden, Lieferanten und son-

stigen Adressen

■ Komfort-Volltext-Suche

■ Automatische Vergabe der Kunden- und

Lieferantennummer

■ Kunden- Lieferantennummer numerisch oder

alphanumerisch

■ Notizfunktion

■ Automatischer Datenabgleich zwischen Kun-

den- und Lieferantenadressen

■ Beliebig viele Ansprechpartner mit Kontakt-

daten

■ Abweichende Lieferanschrift mit Kontaktdaten

■ Automatische Straßen- / Postfachanschrift

für Privat- und Firmenadressen oder manuelle

Briefanschrift

■ Integrierte KlickTel-Telefonnummern-Suche

■ Anzeige der OP-Konten aus AGENDA FIBU

■ Individuelle Konfi guration eines eigenen Regis-

ters mit eigenen Text-, Zahlen-, Datums- und

Listenauswahlfeldern

■ Erfassung der Herkunft (Quelle) einer Adresse

zur Beurteilung der Adressqualität

■ Umfangreiche Eingabehilfen und Feldprüfungen

zur Reduzierung von Erfassungsfehlern, z. B.

Postleitzahl, Ort, Anrede, Vorname, E-Mail-

Adresse, Bankverbindung usw.

■ Schnellaufruf zur Verwaltung großer Adressbe-

stände

■ Aktivkennung von Kunden-, Lieferanten- und

Adressdaten

■ Dublettenprüfung bei Neuanlage

■ Verlaufsliste der zehn zuletzt geöffneten

Adressen

Marketing■ Vielfältige Funktionen zur Sammlung und Klas-

sifi zierung der Adressen

■ Zuordnung Wirtschaftszweig mit Unterebene

■ Aufteilung der Adressen in Kundensegmente

■ Adressqualifi kation mit Historie zur Abbildung

des Kundenlebenszyklus

■ Zuordnung beliebig vieler eigener Kunden-

merkmale

■ Eintragung von Mailing-Sperren (Differenziert

nach Brief, Fax, E-Mail) mit Begründung

■ Erstellung eines konfi gurierbaren Registers mit

individuell gestaltbaren Text-, Zahlen- und

Listauswahlfeldern

■ Defi nition von Mussfeldern mit individuellen

Meldungstexten

■ Diverse Auswertungsfunktionen der

individuellen Felder

Kontaktverwaltung■ Konfi gurierbare Kontakterfassung (eigene Kon-

taktarten, Erfassungsfelder und Schaltfl ächen,

individuelle Text-, Zahlen und Listauswahl-

felder; auswertbar)

■ Kontakterfassung und -auswertung zu Kunden,

Lieferanten und sonstige Adressen

■ Komfortable Kontaktverwaltung mit Historie

■ Automatische Wählverbindung – Schnittstelle

zur Telefonanlage

■ Automatische Protokollierung der Kontakte und

Zuordnung zu Adressen, Ansprechpartnern und

Bearbeitern

■ Direkte Anlage eines Termins in der Kontakter-

fassung in AGENDA KALENDER

■ Offen / Erledigt-Status mit Workfl ow-Funktion

und Weiterleitung des Kontakts an nachfol-

gende Bearbeiter

■ Persönlicher Postkorb offener Kontakte mit

Wiedervorlagefunktion

■ Farbliche Kategorisierung der Kontakte

■ Historie der zuletzt bearbeiteten Kontakte

■ Integrierte Stoppuhr im Hintergrund zur

Auswertung der Bearbeitungsdauer nach

unterschiedlichen Kriterien (z. B. je Kunde, je

Bearbeiter, je Kontaktart)

■ Erstellung von Anlagen in MS Word-Anlagen in

der Kontakterfassung

■ Direkte Erstellung von Dokumenten (Briefen

oder E-Mails) in AGENDA DMS




S o f t w a r e

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Mailing■ Umfangreiche Selektionsmöglichkeiten für

verschiedene Zielgruppen

■ Filterkriterien für alle Erfassungsfelder in

Adressen und Kontakten

■ Und / Oder-Verknüpfungen von Filterkriterien

und Ergebnismengen

■ Zufallsauswahl aus Ergebnismengen

■ Manuelle Nachbearbeitung der Ergebnis-

mengen – Hinzufügen und Entfernen von

Adressen

■ Speichern beliebig vieler Ergebnismengen

■ Import von Selektionen aus MS Excel

■ Mailing-Sperrliste verhindert zuverlässig die

Werbung nach Widerspruch durch den

Empfänger

■ Postleitzahl-Leitregionen-Liste für die Post bei

umfangreichen Brief-Mailings

■ Auswertung der Erreichbarkeit von Adressen

einer selektierten Ergebnismenge (als Entschei-

dungshilfe für den Kommunikationsweg Fax

oder E-Mail)

■ Erstellen und Druck von Serien-Briefen (in

Verbindung mit AGENDA DMS)

■ Erstellen und Versand von personalisierten Se-

rien-E-Mails (in Verbindung mit AGENDA DMS)

■ Druck von Etiketten – optional mit lfd. Numme-

rierung für Teilleistungsverträge mit der Post

■ Exportfunktionen für Brief-Anschriften, Fax

oder E-Mail-Adressen

Wissensdatenbank■ Filterfunktionen und Volltextsuche über alle

Einträge

■ Strukturierte Klassifi zierung der Einträge über

selbstdefi nierbare Gruppen und Untergruppen

■ Defi nition von Suchwörtern

■ Beliebig viele Dateianlagen in beliebigen Datei-

formaten zu jedem Eintrag

Auswertungen■ Adressliste

■ Telefonliste

■ Stammdatenblatt

■ Geburtstagsliste (Mitarbeiter, Ansprechpartner

von Kunden, Lieferanten, sonstige Adressen)

■ Liste der individuellen Felder

■ Listendesigner zur Gestaltung eigener Auswer-

tungen und Datenexports

■ Freie Adress- und Kontaktauswertung zur Kunden-

analyse mit Speicherfunktion der Suchkriterien

■ Vorjahresvergleich und Entwicklung von

Kontakten nach verschiedenen Kriterien (incl.

grafi scher Darstellung)

■ Überwachung der Fälligkeiten der Kontakte zur

Steuerung der Mitarbeiter-Auslastung

■ Etikettendruck (Einzeletiketten, Etikettenbogen,

manuelle Etiketten)

Daten-Export■ Exportformate: CSV, MS Word, MS Excel, PDF,

html

■ Adressen mit allen zugehörigen Datenfeldern

■ Telefonnummern (z. B. für Telefonanlage)

■ Kunden- und Lieferanten-Adressen für AGENDA

FIBU und Fremdprogramme

■ Kontakte mit Kontakteigenschaften

■ Automatische Verschlüsselung der exportierten

Datei mit Passwort

■ Protokollierung aller Datenexporte

Daten-Import■ Debitoren und Kreditoren aus AGENDA FIBU

■ Adressen (Debitoren, Kreditoren, sonstige

Adressen) aus Fremdprogrammen im CSV-

Format

■ Updatemöglichkeit für Adressen mithilfe ein-

deutiger Schlüssel-Nummen (z. B. EBI-Nummer

(= European Business Identifi cation)

■ Protokollierung aller Datenimporte

Gestaltung der Benutzeroberfl äche■ Tabellenfenster sind hinsichtlich Spaltenanzei-

ge, Anordnung, Sortierung und Gruppierung je

Benutzer konfi gurierbar

■ Konfi gurierbares Register in den Kunden- und

Adressstammdaten (individuelle Text-, Zahlen-

und Listauswahlfelder; auswertbar)

■ Konfi gurierbare Kontakterfassung (eigene Kon-

taktarten, Erfassungsfelder und Schaltfl ächen,

individuelle Text-, Zahlen und Listauswahl-

felder; auswertbar)

■ Schaltfl ächen im Hauptmenü für häufi g ge-

nutzte Funktionen sind je Benutzer konfi gurier-

bar

■ Anzeige der Register in den Kunden-, Liefe-

ranten- und Adressstammdaten individuell

steuerbar (ein- und ausblenden)


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AGENDA Systemintegration■ AGENDA FIBU

■ Automatischer Abgleich der Adressdaten von

Debitoren und Kreditoren

■ Anzeige der OP-Konten aus FIBU

■ AGENDA DMS

■ Integration von AGENDA DMS – Kunden- und

kontaktbezogene Dokumentenverwaltung

■ Erstellung von Einzel- oder Serien-Briefen

und -E-Mails

■ Postkorbfunktion für Dokumente

■ AGENDA BENUTZER ■ Zugangskontrolle zum Programm ■ AGENDA FAKTURA ■ Automatischer Abgleich der Kunden-Adressen

mit FAKTURA ■ Anzeige der in FAKTURA erzeugten Belege

(Angebote, Rechnungen usw.)

■ AGENDA KALENDER

■ Anlage und Verwaltung von Terminen direkt

im Kontakt

■ Benutzerbezogene Auswertung der Fällig-

keitstermine – Steuerung der Mitarbeiteraus-

lastung■ AGENDA UPDATE ■ Komfortable Installation der Updates per

Internet für alle AGENDA-Anwendungen

gleichzeitig in einem Arbeitsschritt

Allgemeine Schnittstellen■ TAPI-Schnittstelle für eine automatische Wähl-

verbindung über Ihre Telefonanlage■ Outlook-Schnittstelle zur Übergabe der E-Mail-

Adressen■ Internet-Browser-Schnittstelle für den Aufruf

von Websites■ KlickTel-Telefonnummern-Suche



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