Flexibles Arbeits(zeit)management - interessengerecht und effizient Stefanie Wiebrock Fauth-Herkner...

Flexibles Arbeits(zeit)management -interessengerecht und effizient

Stefanie Wiebrock

Fauth-Herkner & Partner

www.arbeitswelt.de

Seite 2© Fauth-Herkner & Partner

Fauth-Herkner & Partner

Leistungsfelder

www.Arbeitswelt.de & www.work-life.de & www.mittelstand-und-familie.de

Innovative Modelle - Qualifizierte Teilzeit (BMFSFJ)Systematisches Beschäftigungsmanagement (Bertelsmann Stfg.)

audit berufundfamilie® (GHSt): Entwicklung und AuditierungEU-Netzwerk: „Family & Work“

Kompetenzzentrum work-life balance (StMAS, vbw, VBM, ESF)Förderprojekt: Familienbewusste Arbeitswelt

Informationsportal Mittelstand und Familie(Allianz für die Familie)

Umsetzungsberatung: 20 Jahre Erfahrung Human-Resource-Management Arbeits(zeit)management, Organisation Arbeitsrecht, Entlohnung, EDV Kompetenzentwicklung von Führungskräften Information und Kommunikation, Mitarbeiterbefragung

mobilZeitProjekte:


Interessen und Ziele eines Arbeits(zeit)managements

Mitarbeiter/innenZiel Unternehmen

Zeitsouveränität

Beschäftigungs-sicherung

Lebensphasen-orientierung

Teilzeit

Ökonomischund sozial

ausgewogenAttraktiverArbeitsplatz

Partner-schaft

Wirtschaftlichkeit

Kundenorientierung

Anpassung an Schwankungen

Amortisation der Aus- und

Weiterbildung

Kunde / ArbeitsmarktInfrastruktur / Gesellschaft


Der Weg zu einem Arbeits(zeit)management

Modelle+

Instrumente

Management

Arbeits(zeit)management

effizient und partnerschaftlich

Führungskraft+

Team

Kultur

INFORMATION

KOMMUNIKATION


Vom Arbeitszeitmodell zum Arbeits(zeit)management

Arbeitsmarkt Kunde Infrastruktur Gesellschaft

Arbeitszeit

EntlohnungOrganisation

Personal-wirtschaft

Information

Führung / Team

Qualifikation


Umsetzungsprozess im Betrieb

Konzeption

U msetzung

A nalyse


Ausgangssituation Belastungsschwankungen

0

2

4

6

8

10

12

14

16

18

20

J an Feb M rz A pr M a i J un J ul A ug S ep Okt N ov Dez

0

2

4

6

8

10

12

14

16

18

20

M o Die M it Do Fr S a

0

2

4

6

8

10

12

14

16

J ahr W oc he Tag

09- 10 10- 11 11- 12 12- 13 13- 14 14- 15 15- 16 16- 17 17- 18

A nteile in P rozent A nteile in P rozentA nteile in P rozent


Mit vier Zeitwerkzeugen arbeiten

Volum en / M enge(M T V o ft “Dauer”)

Zum B eis p ie l

25 S td/W oc he

35 S td/W oc he

40 S td/W oc he

Verte ilung der M enge

42 h

26 h

37 h35 h

31.,32.,33., KW

Länge der verte ilten Zeit

Tag: bis 10 S tunden

W oc he: bis 48 (60) S tunden

Lage der verte ilten Zeit

A nfang und Ende


Innovative Arbeitszeitmodelle

Tag Monat Jahr LebenWoche

Vollzeit

50%

0%

IndividuelleArbeitszeit

IndividuelleArbeitszeit

Vier-Tage-Woche

ModulareArbeitszeit

ModulareArbeitszeit

Halbtagsarbeit

Gleitzeit

Turnusteilzeiten

FlexibleTeilzeitschichten

FlexibleTeilzeitschichten

RollierendeWochenarbeit

Job-SharingJob-Sharing

Zeithorizont= starr = flexibel

FlexibleJahresarbeitszeit

FlexibleJahresarbeitszeit

LangzeitkontenLangzeitkonten

ZeitautonomeArbeitsgruppen

ZeitautonomeArbeitsgruppen

SabbaticalsSabbaticals

Vertrauens-arbeitszeit

Vertrauens-arbeitszeit

Abendschichten


Flexible JahresarbeitszeitJa

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Febr

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Mär

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Apr

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Mai

Juni

Juli

Augu

st

Sept

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Okto

ber

Nov

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Monatliche Soll-Arbeitszeit (Vollzeit kalendarisch)

Maximale Anpassungsmöglichkeit im rahmen der Flexiblen JahrearbeitszeitMonatliche Soll-Arbeitszeit TeilzeitArbeitsanfall / Umsatz / Kundenfrequenz

J anuar

Februar

M ärz

A pril

M ai

J uni

J uliA ugus t

S eptem ber

Oktober

N ovem ber

Dezem ber

Monatliche Soll-Arbeits-zeit der Jahresteilzeit


Arbeitszeit-Modell Module und Ausprägungen

S ervic eze ite n

Pe rs one lle B e se tzungs -

d ic hte

Ze itko nte n-s te uerung

M o de lle

3060

90

A us ge s ta ltung

LangzeitkontoTeilze it

S abbatic alg leitende A lters ruhe

A bbauplan

S onderrege lungenDiens treis en

tarifl. M ehrarbe it


Jahresarbeitszeitkonten

Phasen-Höhein Std.

> + 40

max. + 40

+ 20- 20

+ 7

Beginn des Abrechnungszeitraums

Jahresverlauf

Ausgleichs-stichtag

max. - 40

+ 38

Arb

eit

sanfa

ll

< - 40

+ 20+ 12

+ 33

+ 7+ 15

- 5


AmpelkontoSteuerung der Kumulation in Zeitkonten

Rot

Gelb

Grün

Schriftlicher Abbauplan

Im Kompetenzbereich der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter

Verfügung der Arbeitszeit durch die Beschäftigten

Weiteres Ansteigen nur in Absprache mit der Führungskraft

Schriftlicher Maßnahmenplan

>40

bis 40

+ 20

0

- 20

bis -40

< -40

Gelb

Rot

Weiteres Ansteigen nur in Absprache mit der Führungskraft


7.30 Uhr

Zusammenhänge zwischen den verschiedenen „Zeiten“

Arbeitszeitrahmen

Servicezeit, z. B.

Mindestbesetzung, z. B. Abteilung mit 6 MA

6.00 Uhr 20.00 Uhr

8.00 Uhr

18.00 Uhr

1 MA 1 MA3 MA 3 MA 2 MA

9.00 Uhr

12.00 Uhr

13.00 Uhr 16.00 Uhr

„Besetzungsgebirge“

8.00 Uhr

18.00 Uhr

18.30 UhrMitarbeiter D Mitarbeiter E

Mitarbeiter C

Mitarbeiter A Mitarbeiter B

8.00 Uhr


Variable Arbeitszeit und Kapazität

M A 1

M A 2

Personelle Besetzungsdichte Elemente variabler A rbeitszeit:

M A 3

M A 4

Zeit8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18

Zeit8

1

2

3

4

9 10 11 12 13 14 15 16 17 18

Qualifikation:

N ur R ahm enric htlin ienZiel: w eitgehende Zeits ouveränität, E igenverantw ortungS elbs to rganis ation als LernprozeßA ktives Kapazitäts m anagem ent, P lanung und S teuerungFührung durc h Ziele


Grundgedanke des „Aktiven Kapazitäts-Managements“

Arbeitsanfall / Geschäftsvorfälle

Beispiel: Beispiel:20.000 Geschäftsvorfälle / Jahr 5,8 MAK entsprechen einem jährlichen

Stunden-Budget von 9.741,68 Std. Netto

Arbeitsanfall

Jahresverlauf1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Stunden-Budget

Arbeitsanfall

Mitarbeiter-Stunden-Budget

Arbeitsanfall und Mitarbeiter zusammenführen und vergleichen

Jahresverlauf1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Jahresverlauf1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Stunden-Budget


Flexibler Personaleinsatz: Planungs- und Informationsablauf

Praxisbeispiel:Jahresplanung

z. B. Information über Arbeitsanfall, Projekte Ausgleichszeitraum, Urlaubsplanung, Zeitentnahme

Monatsplanungz. B. Urlaub, freie Stunden und Tage, Krankheit, Seminare

Zeitausgleich, Abbauplan

Tagesplanungz. B. Mindestbesetzung, freie Stunden und Tage

Ist-SituationKurzfristige Reaktion und Absprache im Team


Führungskräfte qualifizieren für das flexible Arbeits(zeit)management

Module Kompetenzen

Modul 1 Führungsalltag meistern durch zeitgemäße Mitarbeiterführung

Modul 2Unternehmerisch denkende und eigenverantwortlich handelnde Mitarbeiter/innen

Modul 3Moderierte Teambesprechung: Mitarbeiter/innen überzeugen und begeistern

Modul 4Erfolgreich planen im Team:Urlaubs- und Personaleinsatzplanung

Modul 5 Typische und schwierige Mitarbeitergespräche meistern


Tipps für die Gestaltung von Arbeitszeitmodellen• Werden Sie sich über Ihre Ziele klar

• Ermitteln und berücksichtigen Sie die Interessen Ihrer Kunden und Mitarbeiter/innen

• Analysieren Sie die Schwankungen des Arbeitsanfalls

• Beziehen Sie flexible Teilzeitmodelle in Ihre Überlegungen mit einTeilzeitarbeit kann Ihre Flexibilität erheblich erhöhen

• Bemessen Sie den Arbeitszeitrahmen großzügig

• Definieren Sie Mehrarbeit (genehmigungspflichtig, zuschlagspflichtig)

• Entwerfen Sie ein Grundmodell und vereinbaren Sie Flexi-Spielregeln

• Legen Sie Dispositionsrechte fest

• Bauen Sie Ankündigungszeiten für Änderungen im Rahmen der Flexi-Spielregeln ein Regel: Je länger die Ankündigungszeit, desto größer die Zumutbarkeit

• Fördern Sie die Selbststeuerung der Mitarbeiter durch:1. Festlegung von Ansprech- und Funktionszeiten sowie von Besetzungsdichten bzw. Mindestbesetzungen2. Festlegung von Freizeitfenstern in „ruhigeren“ Zeiten3. Vertretungsregelungen und ggf. Qualifizierungsmaßnahmen


Tipps für die Umsetzung von Arbeitszeitmodellen

• Informieren Sie Ihre Beschäftigten rechtzeitig und umfassend über Ihre Ziele

• Beziehen Sie Ihre Beschäftigten und den Betriebsrat von Anfang an mit ein

• Erarbeiten Sie gemeinsam Ziele, Werte und Spielregeln

• Lassen Sie Lösungsalternativen von Mitarbeitern erarbeiten

• Lösen Sie den Interessengegensatz Mitarbeiter - Unternehmer auf und leiten Sie die Energie auf gemeinsame übergeordnete Ziele (Kundenzufriedenheit, Arbeitsplatzsicherheit etc.) um

• Führen Sie das Arbeitszeitmodell am Anfang eines Auftragsberges ein

• Ergänzen Sie ein frequenzorientierte Arbeitszeitmodell ggf. durch ein erfolgsorientiertes Vergütungssystem

• Qualifizieren Sie Ihre Führungskräfte

• Nutzen Sie externe Hilfen für1. Fachlichen Input2. Die Moderation des Prozesses


Vorteile eines optimalen Arbeits(zeit)managements

• Bessere Auslastung der Personalkapazität

• Bessere Anpassung der Arbeitszeit an den Arbeitsanfall

• Erhöhung der Produktivität und Mitarbeiterleistung

• Reduktion von Fluktuation und Fehlzeiten

• Transparente, aktuelle Informationen für kurzfristige Reaktionsmöglichkeiten

• Motivierte, informierte Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen

• Attraktiver Arbeitsplatz

• Flexibles Unternehmen, gewappnet für zukünftige Anforderungen

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