FLOW or not FLOW

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    24-Jan-2015
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    Business

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Session #wbc2010

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  • 1. FLOW or not FLOWIst da eine Frage? Welches Werkzeug dient der Steigerung derEffizienz von Arbeitsablufen im Office?Eine Vorstellung des Systems 2010 Peter Kuch, [email protected] [email protected]

2. Let it flow - eine Frage der EffizienzEin Grund, weshalb Prozesse in Unternehmen ineffizientsein knnen, ist der Medienbruch.Brief, Telefonnotiz u. PapierFax liegen in Papierform vor.eMail u. dig.Fax sind bereits digital. Damit die Effizienz gesteigert wird, gilt es, alles in digitale Information zu wandeln. Brief werden eingescannt/archiviert und der Text ausgelesen. Telefonanrufe werden in webbasierenden Formularen erfasst. Der Rest passt. Damit sind die Voraussetzungen fr Effizienzsteigerung durch DMS und digitalen Workflow gegeben. 2010 Peter Kuch, [email protected] [email protected] 3. Workflow PhilosophieWas will man mit DMS u. WorkFlow- Systemen WorkFlow- erreichen ? Ablufe definieren und steuern Transparenz herstellen Nachvollziehbarkeit herstellen Regeln durchsetzen Ablufe beschleunigen 2010 Peter Kuch, [email protected]@t- 4. Workflow Philosophie JobRouter ist ein unabhngiges WorkFlowsystem Geeignet fr dokumentenbezogene Prozessedokumentenbezogene Geeignet fr dokumentlose Prozessedokumentlose JobRouter ist sehr einfach zu bedienen Neue Prozesse sind mit JobRouter schnell realisiert Die grundlegende Philosophie von JobRouter lsst sich am einfachsten in einem Hierarchie-Modell darstellen.Hierarchie- 2010 Peter Kuch, [email protected] [email protected] 5. Workflow Philosophie Geschftsprozesse JobRouter Applikationen Fibu Fibu WawiCADOffice DatenhaltungOracle SQL-SQL-Server Datei- Datei-Sys. ArchiveBetriebssysteme WindowsUNIX OS 400 Netzwerk Protokolle 2010 Peter Kuch, [email protected] [email protected] 6. Darstellung von Prozessen In JobRouter werden Geschftsprozesse als Kette von einzelnen aufeinander folgenden Schritten realisiert.Diese Schritte richten sich normalerweise an Rollen. Eine Rolle beschreibt normalerweise eine Funktion oder eine Stelle im Unternehmen, die durch bestimmte Benutzer wahrgenommen werden kann.Schritt 1Schritt 2 Schritt 3 Die Aufgaben werden von Schritt zu Schritt weitergeleitet. 2010 Peter Kuch, [email protected] [email protected] 7. Darstellung von Prozessen Der Schritt wird einer Rolle zugewiesen. Ein Mitglied dieser Rolle ffnet nun den Vorgangsschritt und bekommt alle wichtigenSchritt wird einer Rolle zugewiesen Informationen des Vorgangs in einem speziellen Benutzerdialog angezeigt.Schritt wird von Die Bearbeitung der Daten erfolgt in diesem einem Mitglied der Dialog, Dialog, in dem der Benutzer ggf. aufgefordertRolle bearbeitet wird bestimmte Aktionen auszufhren. Nach Abschluss der Aufgabe gibt der Benutzer den Schritt durch bettigen des Senden-Buttons Senden- Schritt wird frei.gesendetJobRouter wertet nun die Daten des Schrittes aus und entscheidet anhand von im Regeln werdenausgewertet Prozess hinterlegten Regeln, welche Aktionen auszufhren sind. Dies kann die Weiterleitung des Vorgangs betreffen, es knnen aber auch Neue Schrittewerden aktiviert E-Mails werden versendet Aktionen wie z.B. der Zugriff auf eine externe Datenbank oder das Versenden von E-Mails E-DatenbankaktionenDaten werden werden ausgefhrtexportiert sein. 2010 Peter Kuch, [email protected] [email protected] 8. Darstellung von Prozessen SequentiellDie Standard Vorgangsbearbeitung erfolgtsequentiell. Dabei wird fr jeden Schritt einFolgeschritt hinterlegt. Schritt 1 Schritt 2Schritt 3 ParallelBei der Parallelitt werden mehrere Schritte alsSchrittgruppe definiert. Diese werden gleichzeitigaktiviert und sind voneinander abhngig. D.h. derSchritt 2oder die folgende Vorgnge werden erst aktiviert,wenn alle Prozess-Schritte der Schrittgruppe Schritt 1 Schritt 4bearbeitet wurden. Schritt 3 2010 Peter Kuch, [email protected]@t- 9. Darstellung von ProzessenSplit Schritt 2An einem definierten Punkt im Prozess wird der Vorgang geteilt.Es entstehen mehrere Vorgangslinien, die parallel Bearbeitet Schritt 1werden knnen, jedoch nicht voneinander abhngig sind undnicht aufeinander warten. Schritt 3RegelgesteuertNach Beendigung eines Schrittes wird die Entscheidung zur Schritt 2Aktivierung von Folgeschritten durch die im Prozessdefinierten Regeln getroffen, indem die Daten des Vorgangsanalysiert werden. Diese knnen einen oder mehrereFolgeschritte aktivieren, die anschlieend entweder als Parallel-Schritt 1 Schritt 2 Schritt oder als geteilte Vorgnge (Split) weiterverarbeitet werdenknnen. Die in den Regeln definierten Aktionen werdenausgefhrt. Schritt 3 2010 Peter Kuch, [email protected] [email protected] 10. Darstellung von Prozessen Positionsebenen JobRouter bietet die Mglichkeit die Dialoge zum Anzeigen der Daten durch dynamische Tabellenansichten zu erweitern. So knnen z.B. Rechnungs- oder Bestellpositionen dargestellt werden. Die Workflow-Anwender knnen, je nach Konfiguration, die Daten ansehen, verndern oder ergnzen. 2010 Peter Kuch, [email protected]@t- 11. Funktionen in den Tabellen:Berechnungen JobRouter bietet die Mglichkeit Positionsbetrge unter Bercksichtigung von Anzahl, Einzelpreis und Steuerschlssel automatisch zu berechnen. Zustzlich knnen ber die einzelnen Spalten der Tabellen Summen gebildet werden.Parallelitt Die Positionsebenen in JobRouter knnen auch in parallel ablaufenden Prozessschritten verwendet werden. So knnen Aufgabenbereiche auch auf Positionsebene klar abgegrenzt werden und z.B. die Positionen einer Rechnung von den einzelnen Sachbearbeiter der Kostenstellen gleichzeitig bearbeitet werden. 2010 Peter Kuch, [email protected] [email protected] 12. Produktmerkmale Stapelbearbeitung Um die Bedienung von JobRouter fr die Anwender zu optimieren gibt es die Mglichkeit der Stapelbearbeitung. D.h. Benutzer, die viele Vorgnge eines Prozesses zu bearbeiten haben, knnen sich diese automatisch nacheinander anzeigen lassen, ohne die Vorgnge einzeln aufrufen zu mssen. Dies erhht zum Einen den Bedienungskomfort und beschleunigt zum Anderen die Arbeit in JobRouter.Wiedervorlage JobRouter bietet die Mglichkeit Vorgangs-Schritte fr eine bestimmte Zeit zurckzustellen und anschlieend zur Wiedervorlage erneut zu aktivieren. Die Benutzer knnen beim Bearbeiten eines Schrittes den Vorgang zur Wiedervorlage zurckstellen. Zustzlich kann die Wiedervorlage auch automatisch in den JobRouter Regeln fr Schritte aktiviert werden, wenn diese erst zu einer bestimmten Zeit aktiviert werden sollen. 2010 Peter Kuch, [email protected] [email protected] 13. Carl Zeiss 3D AutomationUnd viele mehr .. 2010 Peter Kuch, [email protected] [email protected] 14. Workflow Wir erinnern uns: Ablufe definieren und steuern Transparenz herstellen Nachvollziehbarkeit herstellen Regeln durchsetzen Ablufe beschleunigen 2010 Peter Kuch, [email protected] [email protected] 15. H. E. Keller GmbH Porschestrae 10 71254 DitzingenPeter Kuch DocuWare Appl.-/SystemConsultant Vertriebsbro: Westhausen Telefon 07363-9200192 Telefax 07363-9200194Email: [email protected] 2010 Peter Kuch, [email protected] [email protected]