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FORMULARVORLAGEN FÜR DIE AUSSCHREIBUNG VON VERANSTALTUNGEN

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FORMULARVORLAGEN FÜR DIE AUSSCHREIBUNG VON VERANSTALTUNGEN

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INHALTSVERZEICHNIS

Inhalt

Zweck / Zielsetzung ___________________________________________________________________ 1

Prinzip _____________________________________________________________________________ 2

Illustration(en) _______________________________________________________________________ 3

Formular Freitagstreff __________________________________________________________________ 4

Formular Wandergruppe _______________________________________________________________ 5

Formular Kulturgruppe / Vereinsanlässe ___________________________________________________ 8

Formularsammlung __________________________________________________________________ 11

Schlussbemerkungen_________________________________________________________________ 12

Hinweis

Aus Gründen der sprachlichen Vereinfachung und der besseren Lesbarkeit wird lediglich die männliche

Form verwendet. Die Ausführungen beziehen sich gleichermaßen auf weibliche und männliche Personen.

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21. August 2014 / Peter Nünlist (Webmaster) Seite 1

Zweck / Zielsetzung

Für die Ausschreibung der verschiedenen, vom Altersforum geplanten Anlässen wie

Freitagstreff

Ausflüge und Besuche

Vereinsanlässe

Wanderungen

werden Formularvorlagen zur Verfügung gestellt. Die Verwendung dieser Formularvorlagen dient

zur Vereinheitlichung (Standardisierung) der Ausschreibung von Anlässen

als Vorlage für

o die Ausschreibung im Internet

o die „papierene“ Ausschreibung, welche zweimonatig per Kurier verteilt wird

Der Anlassleiter wird von den zum Teil aufwändigen Gestaltungsanforderungen befreit, indem die

finale Gestaltung der Anlassausschreibung durch den Webmaster des Altersforums erfolgt.

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21. August 2014 / Peter Nünlist (Webmaster) Seite 2

Prinzip

Die Formulare werden in 3 Varianten, entsprechend den gängigsten Textverarbeitungsprogrammen,

zur Verfügung gestellt. Es sind dies

Word (u.U. Bestandteil von MS Office ab 2007)

o Dateiendung = *.docx

Word 97-2003 („alte“ Version)

o Dateiendung = *.doc

OpenOffice (Write)

o Dateiendung = *.odt

Die Darstellung der Ausschreibung erfolgt in Form einer Tabelle, was die Übernahme und

Präsentation auf der Homepage massgebend vereinfacht. Zudem ist die Tabelle so ausgelegt, dass

die minimalen Seitenabstände (oben / unten / links / rechts) eingehalten werden, damit der Druck im

Format A5 möglich ist.

Ist eine Anmeldung erforderlich, so werden Anmeldetalon und das elektronische Anmeldeformular

durch den Webmaster selbständig erstellt. Bei der schriftlichen Ausschreibung achtet er darauf,

dass für den Teilnehmer der Vermerk betreffend Auswahl (z.B. Menü) auf dem Formular vermerkt

ist, und dass die Ausschreibungsdaten vom „rückseitigen“ Anmeldetalon nicht betroffen sind.

Bilder (Fotos) können die Ausschreibung positiv beeinflussen. Sind solche Fotos verfügbar, so

können diese als Anhang zur Ausschreibung dem E-Mail beigeheftet werden. Die Gestaltung

übernimmt der Webmaster.

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21. August 2014 / Peter Nünlist (Webmaster) Seite 3

Illustration(en)

Eine ansprechende „Verpackung“ der Ausschreibung wird u.U. mit einem geeigneten Bild / Foto

positiv beeinflusst. Dabei kann es sich um eigene Fotos oder um solche, welche im Internet

verfügbar sind, handeln. Die gängigsten Bildformate dabei sind:

JPG

BMP

PNG

TIFF

GIF

Die Bilder können selber in die Ausschreibung kopiert werden (Zusatzaufwand bei der Gestaltung)

oder als Anhang zum E-Mail dem Webmaster zugestellt werden.

Hinweis betreffend Bilder suchen im Internet:

Geeignete Bilder findet man u.a. über Google / Bilder

PT. Beschreibung

1 www.google.ch

2 Eingabe Stichwort(e)

3 Auswahl Menüpunkt „Bilder“

- zum Stichwort passende Bilder werden angezeigt

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21. August 2014 / Peter Nünlist (Webmaster) Seite 4

Formular Freitagstreff

FORMULAR

ANLEITUNG

Pt. Beschreibung

1 Kopfzeile mit Signet „Freitagstreff“ und allgemeinen Hinweisen.

keine Anpassung erforderlich

2 Bilder zur Illustration (zum Anlass passend) können hier eingefügt werden.

Es genügt aber auch der Hinweis auf ein dem E-Mail angeheftetes Foto

3 Datum

Angabe (ergänze mit) Tag, Monat und Jahr

4

Ort / Zeit

keine Anpassung erforderlich, da Ort und Zeiten (in der Regel) verbindlich / einheitlich.

5

Referent: Angaben zum Referenten

Vorname und Name des Referenten u.U. Kurzvorstellung des Referenten, wo sinnvoll

6 Thema:

Kurzbeschreibung des Vortrags

7

Homepage

Hinweis zur persönlichen Homepage des Referenten Hinweise betreffend interessanten/informativen Webseiten im Internet, welche zum

Thema passen.

8 Bemerkungen/Hinweise

zusätzliche Information (nicht zwingend!)

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21. August 2014 / Peter Nünlist (Webmaster) Seite 5

Formular Wandergruppe

FORMULAR

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21. August 2014 / Peter Nünlist (Webmaster) Seite 6

ANMELDETALON

Ist eine Anmeldung erforderlich, so wird diese durch den Webmaster der Ausschreibung

„angehängt“, welche aus folgenden Komponenten besteht / bestehen kann:

Anmeldung:

Anmeldetalon

(Nicht benötigte Angaben werden selbstverständlich gelöscht)

ANLEITUNG

Pt. Beschreibung

1

Kopfzeile mit Signet „Wandergruppe“ / rechte Spalte Titel der Wanderung und Datum.

Angabe Typ der Wanderung (Spaziergang, Wanderung, Wanderung+) und Wanderroute (z.B. Gais – Hirschberg – Gais)

Angabe Wochentag und Datum (z.B. Dienstag, 2. September 2014)

2

Bilder / Kartenausschnitte, etc. zur Illustration (zum Anlass passend) können hier eingefügt werden.

Die Bilder (Fotos) können aber auch als Anhang zum E-Mail geschickt werden. Die Gestaltung übernimmt dann der Webmaster.

3 Route

Kurzbeschreibung der Route (z.B. „Wir wandern von …. nach ….“)

4 Datum

Wochentag mit Datum im Format Tag, Monat und Jahr

5

Zeiten

Spalte 1: Zeitangabe im Format hh:mm (Beispiel: 08:05h) Spalte 2: Beschreibung (Beispiel: Treffpunkt / Gleis 2, S7 nach Winterthur /

Schlusstrunk / etc..)

Das Löschen von nicht benötigten Zeilen kann dem Webmaster überlassen werden. Zusätzliche Zeilen können nach Belieben eingefügt werden.

6 Wanderprofil

Wanderzeit

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21. August 2014 / Peter Nünlist (Webmaster) Seite 7

Pt. Beschreibung Wegbeschaffenheit (Schwierigkeitsgrad) Steigung Gefälle Profilbild (nur wenn vorhanden – Bild kann auch als Anhang dem E-Mail angeheftet

werden)

Das Löschen von nicht benötigten Zeilen kann dem Webmaster überlassen werden.

7 Tenue

Spezieller Hinweis wenn besondere Wanderausrüstung erforderlich

8/10 Znüni-/ Zvierihalt

Hinweis ob geplant und allenfalls Örtlichkeit

9

Mittagessen

Wenn ein Mittagessen im Restaurant eingenommen wird, dann Adresse des Restaurants einsetzen (ev. zusätzlich Internetadresse wenn vorhanden)

Menü (sofern zwischen 2 Menüs gewählt werden muss – in Absprache mit Restaurant)

Menü Fleisch: Beschreibung und Preis Menü Vegi: Beschreibung und Preis

„□“ links vom jeweiligen Menü ist ein Auswahlkästchen angebracht, damit sich der

Teilnehmer das gewählte Menü selber merken kann.

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Billett

Angaben betreffend dem am Bahnschalter (vorgängig) zu lösenden Bahnbillett Tarifverbund / Tageskarte / ….. Angabe Fahrpreis ½-Tax

In der Regel ist jeder Teilnehmer selber für die Beschaffung der Fahrkarten verantwortlich.

12 Haftung

Hinweis betreffend Haftung muss zwingend übernommen werden

13

Wanderleitung

Angaben betreffend Haupt- und Co-Leiter der Wanderung, damit Interessenten allenfalls telefonisch oder per E-Mail Kontakt aufnehmen können.

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Anmeldung

Angabe ob eine Anmeldung erforderlich ist oder nicht. Ist eine Anmeldung erforderlich, erstellt der Webmaster einen Anmeldetalon für die papierene Ausschreibung und ein elektronisches Anmeldeformular.

15 Anmeldefrist

Angabe nur, wenn eine Anmeldung erforderlich ist

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Hinweise/Bemerkungen

zusätzliche Informationen zur Ausschreibung – wenn kein Bedarf, kann Zeile auch gelöscht werden.

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Formular Kulturgruppe / Vereinsanlässe

FORMULAR

Wichtiger Hinweis: Bitte Bilder als Anhang zum E-Mail mitsenden, da die Gestaltung durch den

Webmaster erfolgen muss (unterschiedliche Gestaltung bei der Präsentation im Internet und der

schriftlichen Ausschreibung (Platzierung des Bildes bei Vorder- und Rückseite des

Anmeldeformulars!).

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ANMELDETALON

Der Anmeldetalon wird vom Webmaster der Ausschreibung „angehängt“. Dieser besteht aus

folgenden Komponenten (nicht benötigte Angaben werden selbstverständlich gelöscht):

ANLEITUNG

Pt. Beschreibung

1 Kopfzeile mit Signet „Kulturgruppe“ / rechte Spalte Bezeichnung Ausflug / Besuch

Angabe Art des Anlasses (z.B. Herbstausflug / Besichtigung ….)

2 Datum

Wochentag mit Datum im Format Tag, Monat und Jahr (z.B. Freitag, 4. Juli 2014)

3 Thema

Beschreibung Ausflug / Besuch

4

Zeiten

Spalte 1: Zeitangabe im Format hh:mm (Beispiel: 08:05h) Spalte 2: Beschreibung (Beispiel: Treffpunkt / Mittagessen / …) Das Löschen von nicht benötigten Zeilen kann dem Webmaster überlassen werden.

Zusätzliche Zeilen können nach Belieben eingefügt werden.

5

Kosten

Angabe des Unkostenbeitrages unter Berücksichtigung allfälliger Vergünstigungen (z.B. Museumspass / ½-Tax / GA / …)

6

Mittagessen

Wenn ein Mittagessen im Restaurant eingenommen wird, dann Adresse des Restaurants einsetzen (ev. zusätzlich Internetadresse wenn vorhanden)

7 Verantwortliche

Name, Telefon und E-Mail-Adresse des Organisationsteams für Rückfragen

8 Anmeldeschluss

Datum

9

Anmeldung

Möglichkeiten für die Anmeldung (mit Name/Adresse des Anlassleiters) und Abgabedaten Freitagstreffen ergänzen

10 Hinweise/Bemerkungen

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Pt. Beschreibung

Möglichkeit für ergänzende Bemerkungen / Präzisierungen (z.B. Führung Villa Abegg auf 12 Besucher begrenzt)

Wenn kein Bedarf, kann Zeile auch gelöscht werden.

11 Haftung

Hinweis betreffend Haftung muss zwingend übernommen werden.

12

Abmeldung

Regelung betreffend kurzfristiger Abmeldung von einem Anlass muss übernommen werden. Allenfalls ist der Unkostenbeitrag (Fr. 10.-) anzupassen.

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Formularsammlung

Die aktuellen Vorlagen für die Ausschreibungen befinden sich im geschützten Bereich der

Homepage (Aktenablage). Sie stehen nur den Vorstandsmitgliedern und den

Ressortverantwortlichen zur Verfügung. Für den Zugriff sind Benutzername/Passwort erforderlich.

Anlassleiter, die nicht über die notwendigen Rechte verfügen, können das Formular bei ihrem

Ressortverantwortlichen (Freitagstreff / Wandergruppe / Kulturgruppe) oder beim Webmaster

anfordern.

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Schlussbemerkungen

Für weitergehende Fragen, bei Problemen, etc. wende dich bitte direkt an den

Webmaster Altersforum Bassersdorf

Peter Nünlist

Brunnenstrasse 48

8303 Bassersdorf

Telefon: 079 / 330 38 16

E-Mail: [email protected]