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SAP-Forum für die Immobilienwirtschaft 20. September 2012, Düsseldorf / Neuss Freie Universität Berlin: CAFM Einführung mit SAP und CAD-Integration

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SAP-Forum für die Immobilienwirtschaft20. September 2012, Düsseldorf / Neuss

Freie Universität Berlin: CAFM Einführung mit SAP und CAD-Integration

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Agenda

1

12 Ausgangssituation / Zielsetzung

13 Lösungsansatz der Beratungsunterstützung

14 Projektdesign / Umsetzungsstand

Freie Universität Berlin

CAFM mit SAP und einer CAD-Integration für die Freie Universität Berlin

15 Vorstellung: Flächenmanagement mit CAD-Integration

16 Nutzen und Mehrwerte

17 Ausblick

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Gründung: 1948

Zahlen: Studenten 31 000

MitarbeiterInnen 6 100

Fachbereiche und Zentralinstitute 15

Campus Campus 4

Gebäude ca. 220

Räume ca. 18 000

Gesamtnutzfläche ca. 490 Tqm

Hauptnutzfläche ca. 290 Tqm

IT Organisation CIO Gremium

4 zentrale IT Bereiche

Dokumentierte IT-Verfahren ca. 220

Die Freie Universität Berlin

CAFM mit SAP und einer CAD-Integration für die Freie Universität Berlin

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Lage der FU Berlin

CAFM mit SAP und einer CAD-Integration für die Freie Universität Berlin

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Zentraler FU Campus Dahlem

CAFM mit SAP und einer CAD-Integration für die Freie Universität Berlin

Abteilung III

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Agenda

1

12 Ausgangssituation / Zielsetzung

13 Lösungsansatz der Beratungsunterstützung

14 Projektdesign / Umsetzungsstand

Freie Universität Berlin

CAFM mit SAP und einer CAD-Integration für die Freie Universität Berlin

15 Vorstellung: Flächenmanagement mit CAD-Integration

16 Nutzen und Mehrwerte

17 Ausblick

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Ausgangssituation

CAFM mit SAP und einer CAD-Integration für die Freie Universität Berlin

SAP CO

Kostenart

Kostenart

Kostenart

Kostenelement (PSP)

Kostenelement (PSP)

Kostenelement (PSP)

Kostenelement (PSP)

Kostenelement (PSP)

Raumdatenbank(Access)

Excell Tabellen- Energiekosten- Wartungskosten- Servicekosten - etc.

AutoCAD

Umrechnung und Verteilung

SAP PSM

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Strategische IT-Empfehlung der DFG

CAFM mit SAP und einer CAD-Integration für die Freie Universität Berlin

„Waren große Effizienzgewinne früher allein dadurch zu erzielen, dass zuvor nicht durch die IT unterstützte Prozesse der Hochschule weitgehend unverändert in ein hardware- und softwaregestütztes System übernommen wurden, so stehen heute Vernetzung und integrierte Nutzung bisher separater Anwendungen im Vordergrund….Integriertes Informationsmanagement ist daher zu einer wesentlichen Aufgabe bei der Planung des Einsatzes moderner Techniken von Information und Kommunikation für die Hochschule geworden.“

„Informationsverarbeitung an Hochschulen“Empfehlungen der Kommission für IT-Infrastruktur für 2011 – 2015

Deutsche Forschungsgemeinschaft DFG

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Zielsituation

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SAP RE (real estate)SAP CO

Kostenart

Kostenart

Kostenart

Kostenelement (PSP)

Kostenelement (PSP)

Kostenelement (PSP)

Kostenelement (PSP)

Kostenelement (PSP)

AutoCAD

Kostenverteilung

Verträge

Liegenschaften

Services

Grafik-S

ystem für R

aumdarstellung

SAP PSM

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Prozessintegration

Abschaffung manueller Datenübergaben

realtime Integration der Werteflüsse zu Rechnungswesen und Controlling

Datenbereitstellung für nachlaufende Systeme

Abschaffung redundanter Systeme

dezentraler Zugang zu zentralen Daten

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Projektziele

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Datenmanagement

Abschaffung redundanter Dateneingabe und –haltung

zentrale Erfassung zentraler Daten

dezentrale Erfassung dezentraler Daten

Datenintegration in einem einzigen System

Single Point of Truth für Flächendaten

MVM Daten ohne Streit auf Knopfdruck

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Projektziele

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Dok

umen

tenm

anag

emen

tMietmanagement (optional)

Schließanlagenverwaltung(optional)

Energie- und Medienmanagement (optional)

Bauprozessabwicklung(optional)

Gewährleistungs-management (optional)

Fuhrparkmanagement(optional)

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Fachspezifische Anforderungenmit Zuordnung von IT-Komponenten

Flächenmanagement

Umweltmanagement

Abfallmanagement

STUFE 1

Umzugsmanagement

Instandhaltung Meldewesen

Sicherheitsmanagement

Dienstleistungsbeschaffung

STUFE 2

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The Winner is:

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Europaweite Ausschreibung der Lösung in 2010

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Agenda

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12 Ausgangssituation / Zielsetzung

13 Lösungsansatz der Beratungsunterstützung

14 Projektdesign / Umsetzungsstand

Freie Universität Berlin

CAFM mit SAP und einer CAD-Integration für die Freie Universität Berlin

15 Vorstellung: Flächenmanagement mit CAD-Integration

16 Nutzen und Mehrwerte

17 Ausblick

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Partnerschaftliches Firmenteam, bestehend aus

Conet Business Consultants GmbH (als Hauptauftragnehmer)

mit dem Beratungs- und Implementierungsspektrum für Immobilien- und Facility Management im SAP-Umfeld

Cideon Software GmbH (als Unterauftragnehmer)

mit ihrem Leistungsangebot zur Integration von CAFM-/Grafiklösungen im SAP-Umfeld.

Solreco GmbH (als Unterauftragnehmer)

mit ihrem Leistungsportfolio rund um Instandhaltung, Bauprojektmanagement, Abfall-/Umweltmanagement im SAP-Umfeld

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Das Bieterteam

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CONET-Gründung 1987

Börsengang CONET Technologies AG 2007

kontinuierlicher Ausbau der CONET Group

rund 400 Mitarbeiter

rund 60 Mio. Euro Jahresumsatz

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Kurzportrait Conet Business Consultants Zahlen und Fakten

Standorte CONET Group

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SAP-Beratung und Prozessmanagement mit System:-Fokussierung auf Business Consulting und SAP-Implementierung

Zielgruppen- und Branchenorientierung:-Großorganisationen

Strategische Kooperationen in vielen Projekten:- SAP, PWC, Software AG, IBM, BWI, Siemens, CIDEON, solreco,…..

Bündelung umfangreicher SAP-Expertisen in schlagkräftigen Teams

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Kurzportrait Conet Business Consultants Strategische Ausrichtung

Portal Integration

Human Capital Management

Business ProcessManagement

Real Estate Management

Accounting

Corporate Performance Management

Business Intelligence

Controlling

SAP NetWeaver Development

AdministrationLogistics

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Lösungsarchitektur

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Organisations-/Personalmanagement

HCM

Haushaltsmittelverteilung/-verwendung

PSMSAP ERP

Projektsystem Bauprozessabwicklung Budgetierung (in Verbindg. PSM) / Kostenträgerstrukturen

PS

Flexibles Immobilienmanagement Stammdaten Bauwerke / Flächen (Architektur und Nutzung) Flächenmanagement (in Verbindung mit Grafik) Umzugsmanagement Mietmanagement (extern und intern) Betriebskosten Energie-/Medienmanagement Flächendokumentation für Umweltmanagement

RE-FXInstandhaltung Technische Objektdokumentation Meldewesen Instandhaltung Sicherheitsmanagement Umweltmanagement Zähler/Daten für Energie-/Medienmanagement Fuhrparkmanagement

PM

Einkauf / Materialwirtschaft Beschaffung von Dienstleistungen (und Material) Bestandsführung Material/Gerät Abfallmanagement Gewährleistungsmanagement / Mängelbeseitigung

MM

Controlling (KLR)

COFinanz- und Anlagenbuchhaltung

FI/FI-AA

CAD / Grafik SchließanlagenverwaltungCIDEON

Dokumentenmanagement /Records Management

DVS / RMWeb-Funktionalitäten:

für verschiedene Prozesse

Web / Portal

PSMM

RE-FX PM

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RE-FX NutzungssichtIntegration zu PSM / FI / CO

RE-FX ArchitektursichtIntegration zu CAD / Grafik

PS BauprojektsichtIntegration zu PSM / FI / CO

PM Technische SichtIntegration zu MM / CAD / Grafik

LiegenschaftGebäudeGeschoss/Raum

WirtschaftseinheitGebäudeMietobjekt

Technischer PlatzEquipment

Projekt

IH-Auftrag

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Immobilienmanagement mit SAPModulübergreifende Datenintegration

Bestellung Vertrag

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12 Ausgangssituation / Zielsetzung

13 Lösungsansatz der Beratungsunterstützung

14 Projektdesign / Umsetzungsstand

Freie Universität Berlin

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15 Vorstellung: Flächenmanagement mit CAD-Integration

16 Nutzen und Mehrwerte

17 Ausblick

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Projektorganisation

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Lenkungsausschuss

Projektleitung

ApplikationsbetreuungeAS

Dezentrale EinheitenZEDAT

Fachbereiche

SAP BasiseAS Basis

ImplementierungAuftragnehmer / Abt. III

III-L CIOIII D-L GPReAS-L Auftragnehmer

Abt. III AuftragnehmereAS

Beratend: III D-L / eAS-L

Berichtswege

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Gesamtprojektplan über alle Stufen / Meilensteine

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2011 2012 2013Okt Nov Dez Jan Feb Mrz Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dez Jan

Stufe 1 Business BlueprintRealisierungTestSchulungProduktionsvorbereitungStabilisierung

Stufe 2 Business BlueprintRealisierungTestSchulungProduktionsvorbereitungStabilisierung

Stufe 3 Business BlueprintRealisierungTestSchulungProduktionsvorbereitungStabilisierung

Stammdaten, Flächenmanagement, Grafik

Mietmanagement,WEBDokumentenmanagement

Abfall-, Umwelt, Sicherheits-management, Schließanlagen-verwaltung, Meldewesen, Instand-haltung, Umzugsmanagement,WEB, Dokumentenmanagement

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Phase I: Flächenmanagement

erfolgreich abgeschlossen, Produktivsetzung ist erfolgt

Phase II begonnen:

Konzeptarbeiten zu den Themen Schließanlagenmanagement, Abfallmanagement, Dienstleistungsbeschaffung

Vervollständigung des Flächenmanagements

Insbesondere Umsetzung der dezentralen Anforderungen (Fachbereiche, ZEDAT, Schnittstellen zu Evento und Campus Management)

Aktueller Stand des Projekts

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12 Ausgangssituation / Zielsetzung

13 Lösungsansatz der Beratungsunterstützung

14 Projektdesign / Umsetzungsstand

Freie Universität Berlin

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15 Vorstellung: Flächenmanagement mit CAD-Integration

16 Nutzen und Mehrwerte

17 Ausblick

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Abbildung der Liegenschaften der FU Berlin

in 4 Campus mit rund 240 Gebäuden und 18.000 Räumen

Integration von grafischen und alphanumerischen Stammdaten aus

CAD-Plänen und Raum-Datenbank (Access)

Bidirektionaler Datenaustausch zwischen CAD und SAP RE-FX

Raumbezeichnung CAD SAP

Flächengröße CAD SAP

Raumnutzungsart (zeitabh. Funktion) SAP CAD

Bereitstellung von Raum- und Gebäudedaten mit integrierten CAD-Plänen als Grundlage für Prozesse von

Technischer Abteilung – ZEDAT - Fachbereichen

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Flächenmanagement - Stammdaten

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Architektursicht (RE-FX) Nutzungssicht (RE-FX)Betriebssicht (PM)

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Stammdatenstruktur für SAP RE-FX und SAP PM + Grafik

Teilnahmegruppe

Liegenschaft (TP)

Campus (TP)

Organisation (TP)

Techn. Anlage (EQ)

D )DIN 276 – 1. Ebene (TP)

D )DIN 276 – 2. Ebene (TP)

D )DIN 276 – 3. Ebene (TP)

Gebäude (AO)

Raum (AO)

Liegenschaft (AO)

Etage (AO)

Außenanlage (AO)

Campus (AO)

Organisation (AO)

Ansichten

Geschosspläne

Liegenschaftspläne

Gebäude

Wirtschaftseinheit

Flächenpool

Buchungskreis

Dachaufsichten

Schnitte

Gebäude (TP)

Visualisierung – Grafik-Integration

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Beispiel: Integrierter Geschossplan

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Beispiel: Lokalisieren eines Raums im Plan

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Beispiel: Alphanumerische Daten zum Raum

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Abbildung des nutzenden Fachbereichs

Ermittlung der Zugriffsberechtigung für die jeweiligen Raumdaten (automatische Ableitung Berechtigungsgruppe)

Steuerung der Zugriffsberechtigungen mit Zeitbezug

Raumzuweisung durch den Kanzler

mit Befristung der Nutzungsdauer und Erinnerungsfunktion vor Ablauf

Zuordnung von Räumen und Nutzern auf verschiedenen Ebenen:Fachbereich – Institut - Professor

Integration zwischen Raumbelegenden (SAP RE-FX) und Nutzerkostenstellen (SAP CO)

zur Unterstützung des Mieter-Vermieter-Modells:Ermittlung von Mehrflächen & Kostentransparenz

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Prozessunterstützung: Raumbelegung

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Beispiel: Raumbelegung (Permanente Belegung)

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Grafische Berichte - Einfärben von Flächen im Geschossplan

nach Raumnutzungsart

nach Raumnutzern

Ziel: rascher Überblick über

Verteilung der Räume

Leerstände

vorhandene Nutzungen im räumlichen Zusammenhang

Alphanumerische Berichte - Auswertungen zu Raumnutzern in unterschiedlicher „Verdichtung“

Fachbereichsebene

Institutsebene

Professorenebene

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Berichtswesen

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Beispiel: Grafischer Belegungsbericht

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Beispiel: Grafischer & alphanumerischer Bericht

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Optionale Folie, Screenshot vor Gebrauch aktualisierenz.B. Bericht zu Raumnutzungsarten,Bolzmannstraße 3 EG

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Agenda

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14 Projektdesign / Umsetzungsstand

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15 Vorstellung: Flächenmanagement mit CAD-Integration

16 Nutzen und Mehrwerte

17 Ausblick

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Nutzen und Mehrwerte

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Transparenz und Effizienz

für Exzellenz

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Zentrale Stammdatenpflege für alle Immobilienprozesse

Dezentraler Zugriff mit Berechtigungssteuerung

Vermeidung redundanter Dateneingabe und –haltung

Single Point of Truth für Flächendaten

Vermeidung manueller Datenübergaben

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Bereits sichtbarer Nutzen und Mehrwert

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Agenda

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13 Lösungsansatz der Beratungsunterstützung

14 Projektdesign / Umsetzungsstand

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15 Vorstellung: Flächenmanagement mit CAD-Integration

16 Nutzen und Mehrwerte

17 Ausblick

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Ausblick auf nächste Projektschritte

Produktivsetzung zum Jahreswechsel 2012/2013 für folgende Themen geplant:

Schließanlagenmanagement

Web-Anbindung dezentraler Bereiche

Ggf. weitere Themen wie z.B. Umweltmanagement, Meldewesen (wird z.Zt. geprüft)

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Anbindung von SAP CAFM an SAP FI/PSM über MM ist Voraussetzung für alle beschaffungsrelevanten Prozesse im CAFM

Problem: Mit der gegenwärtigen Struktur im FU Haushalts-management (PSM als führendes Buchungssystem mit Wertefluss nach FI) ist dies nicht als SAP Standardprozess umsetzbar!

Erforderliche grundlegende Änderungen bezüglich Werteflüssen und Buchungsweisen im SAP Haushaltsmanagement müssen konzipiert werden und verlangsamen den Projektfortgang für alle haushaltsrelevanten Projektbestandteile

Anbindung an das Haushaltsmanagement

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Ausblick auf nächste Projektschritte

Produktivsetzung zum Jahreswechsel 2013/2014 für folgende Themen geplant:

Alle Themen mit Vollintegration zum Haushaltswesen

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Gründung 1948

Studenten 31.000MitarbeiterInnen 6.100Fachbereiche und Zentralinstitute 15

Dokumentierte IT-Verfahren ca. 220SAP-Module FI/PSM/CO/HCM/SLCM

Highlights - Integration von Alphanumerik und Grafik

ProjektdatenLaufzeit (Meilenstein 1) 09/11 – 07/12

Prozesse FlächenmanagementRaumbelegung

Software SAP RE-FX + CIDEON

ObjekteCampus 4Gebäude ca. 240Gesamtnutzfläche ca. 490.000 qmHauptnutzfläche ca. 290.000 qm

Projektziele Daten in einem einzigen System Single Point of Truth für Flächendaten Abschaffung redundanter

Dateneingabe und –haltung dezentraler Zugang zu zentralen

Daten Realtime Integration der Werteflüsse

zu Rechnungswesen und Controlling MVM Daten ohne Streit auf

Knopfdruck

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Projektsteckbrief

CAFM mit SAP und einer CAD-Integration für die Freie Universität Berlin

HauptnutzenZentrale Stammdatenpflege für alle Immobilienprozesse

Dezentraler Zugriff mit Berechtigungssteuerung