G1 integrierte fach und ressourcensteuerung-ntt data_blönnigen_v1.1

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Copyright © 2014 NTT DATA EMEA Ltd. Leipzig, 6. Mai 2014 Dr. Peter Blönnigen Dezentraler Planungsansatz zur integrierten Fach- und Ressourcensteuerung - Ergebnisse eines Projektes der HdBA -

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Leipzig, 6. Mai 2014Dr. Peter Blönnigen

Dezentraler Planungsansatz zur integrierten Fach- und Ressourcensteuerung- Ergebnisse eines Projektes der HdBA -

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Agenda

Kurzvorstellung

Einordnung wirkungsorientierter Steuerung

Anwendung auf ein strategisches Geschäftsfeld der BA

Schlussfolgerungen für die Zukunft

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NTT DATA im Überblick

NTT DATA – Zahlen, Daten, Fakten

NTT located county

Data Center

Office location

NTT owned submarine cable

TokyoTokyo TokyoTokyo LondonLondon MünchenMünchenHauptsitzHauptsitz

19531953 19881988 20112011 19711971GründungGründung

131 Mrd. €131 Mrd. € 15 Mrd. €15 Mrd. € 600 Mil.€600 Mil.€ 216 Mil.€216 Mil.€UmsatzUmsatz

225.000225.000 63.00063.000 6.5006.500 1.5001.500MitarbeiterMitarbeiter

NTTNTT NTT DATANTT DATANTT DATAEMEANTT DATAEMEA

NTT DATADACHNTT DATADACH

Regional Communications

Business

Infrastructure,Long Distance

Communications

IT Consulting,Integration &

Services

Mobile Communications

Business

Financing, Real Estate, Constr. &

Power

00 Other Businesses

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Agenda

Kurzvorstellung

Einordnung wirkungsorientierter Steuerung

Anwendung auf ein strategisches Geschäftsfeld der BA

Schlussfolgerungen für die Zukunft

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StelleinrichtungRegler

Regelstrecke

Wer beurteilt nach der Politikfeldsteuerung, was wirkungsvoll ist?

6. EFFIZIENZ (Wirtschaftlichkeit)

7. EFFEKTIVITÄT(Wirksamkeit)

1. ZIEL 2. INPUT 3.Throughput 4.OUTPUT 5.OUTCOME

1. Verw.rat2. BMAS3. Vorstand

> Eckwerte u.Leitlinien

1. Beiträge2. Steuern

> Haushalt u.Budgets

Beratungsge-spräche,berufsvorberei-tende Bildungs-maßnahme,u.v.a.

weniger Arbeitslose U25 ggü. Vorjahr

u.v.a.

Veränderung oder Beibehaltungder geschäftspolitischen Ziele

Wahrnehmung der Auswirkung

optimaleRessourcen-

allokation

Ergebnisfeststellen

Störgröße Fachkräftemangel, demografischer Wandel u.v.a.

Messeinrichtung

Bürger, vertreten durch Verwaltungsrat

Die Wirkung wird beurteilt aus der Perspektive des Bürgers, in verschiedenen Rollen (z.B. als Jugendlicher, Leistungsempfänger, Arbeitsuchender u.v.a.).

a. Entscheidungs- und Steuerungsprozesseb. Kernprozesse: z.B. U25-Beratung

c. Unterstützungsprozesse

Verwaltungs-rat,

AN, öff Kör., AG

Bundesagentur für Arbeit

VorstandZentrale

RDAA, JC

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3.Throughput2. INPUT 5.OUTCOME4.OUTPUT

Der Steuerungsdreiklang:Zusammenhang von Produkten, Ressourcen und Wirkungen

1. ZIEL

2.

1.

3.

Fach-Zusammenhang: Nachfrager zu ProduktWenn ich einen Kunden aus einer bestimmten Kundengruppe habe, welches Produkt passt zu ihm?

FachRessourcen

Wirkung

1.

Ressourcen-Zusammenhang: Finanzen und ProduktWenn ich innerhalb einer Budgetvorgabe die Ausweitung eines Produkts anstrebe, welche anderen Produkte muss ich dann einschränken?

2.

Wirkungs-Zusammenhang: Produkt und WirkungWelche Wirkung für welche Kundengruppe erziele ich durch die Veränderung1. des Produktangebots und 2. der Budgets

3.

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3.Throughput2. INPUT 5.OUTCOME4.OUTPUT

Erforderlicher Reifegrad für eine wirkungsorientierte Planung

1. ZIEL

2.

1.

3.

Internes Rechnungswesen (Controlling)• Produkt- bzw. Maßnahmeninformationssystem (Kosten und Wirkungen)• Geld- und Ressourcenverbrauchsmanagement• Steuerung über Ziele / Kontraktmanagement• Controlling als Berater aller Führungsebenen

FachRessourcen

Wirkung

1.

Haushaltswesen• Budgetierung, eigenverantwortliche Bewirtschaftung auf Basis von Produkten

bzw. Maßnahmen (Verbindung zu 1)• Flexibilisierung und Globalisierung der Titel

2.

Statistik• Wirkungsanalysen zu Produkten (Verbindung zu 1)• Ext. Statistiken (z.B. stat. Bundesamt u. Landesämter, Prognosen der Kultusmin.)

3.

Wis

sens

man

agem

ent

(impl

izit

und

exp

lizit)

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Agenda

Kurzvorstellung

Einordnung wirkungsorientierter Steuerung

Anwendung auf ein strategisches Geschäftsfeld der BA

Schlussfolgerungen für die Zukunft

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Leitüberlegungen zur wirkungsorientierten Planung

Die prototypischen Überlegungen zur wirkungsorientierten Planung konzentrierten sich auf das strategische Geschäftsfeld Vb „Beratung und Vermittlung von U25-jährigen“

� Komplexitätsreduktion darf nicht dazu führen, dass wichtige Daten überhaupt nicht mehr berücksichtigt werden > Komplexität beherrschbar machen, nicht reduzieren!

� Tools müssen intuitiv bedienbar sein, nicht Experten vorbehalten bleiben> Potenziale organisationalen Wissens durch Kollaboration nutzen

� Der Aufwand der Planung sollte auch zur unterjährigen Steuerungsgrundlage dezentral und technisch unterstützt nutzbar sein (kein jährliches „1xWerk“)

� Eine Planung ist dann wirkungsvoll, wenn sie in die Führung über Zielgrößen einfließt und damit eine Anreizwirkung für den Berater und Vermittler hat.

Pointierte Thesen

politische Zielindikatoren

belastbare Daten zu Kosten und Wirkung je Produkt

Vertreter der gesamten Wirkkette

anwendungsnahe Diskussion anhand eines Prototyps

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Unterschiedliche Planungsinteressen während des Planungsprozesses (Aufbauorganisation)

Team-Leitung - Planungsinteresse:• Monitoring des Planungsfortschritts für das

Strategische Geschäftsfeld• Konsolidierung der PlanungswerteGEFORDERTE FUNKTIONEN

Planungsmonitor SGF Vb, Benchmarking der Planwerte,

Wissen: Planungsunterlagen, Statistik, Arbeitsmarktmoni-

tor, Kommunikation, Checklisten, Textbausteine (Zusam-

menführung der Kommentare für den Geschäftsplan)

Agenturleitung - Planungsinteresse:• Fachliche Gesamtplanung• Budgetplanung (4 Globalbudgets)• Personalplanung (GBP – Globalbudget Personal)

GEFORDERTE FUNKTIONEN

Planungsmonitor (Bereiche), Benchmarking der Planwerte,

Konsolidierung der Planungswerte, Checklisten,

Planungskalender, Kommunikation, Textbearbeitung

Team-Mitglied - Planungsinteresse:Wirkungsorientierte Planung der Maßnahmen im Strategischen Geschäftsfelde (z.B. Planung der Einmündungsquote, Planung erfolgreich besetzter Ausbildungsstellen)GEFORDERTE FUNKTIONEN:

Maßnahmenplanung, Wissen, Checklisten, Kommunikation,

Textbausteine (Kommentierung)

Bereichsleitung - Planungsinteresse:• Monitoring des Planungsfortschritts über alle

Strategischen Geschäftsfelder• Konsolidierung der Planungswerte

GEFORDERTE FUNKTIONEN:

Planungsmonitor (SGFer), Benchmarking der Planwerte, Perso-

nalplanung, Budget- und Kostenplanung, Wissen , Planungs-

kalender, Kommunikation, Checklisten, Textbearbeitung,

Regionaldirektion Leitung - Planungsinteresse:• Fachliche Gesamtplanung• Budgetplanung Regionalplanung (Verteilung des

Globalbudgets)• Personalplanung• Benchmarking

GEFORDERTE FUNKTIONEN:

Planungsmonitor (Agenturen), Benchmarking der

Planwerte, Checklisten, Planungskalender, Kommunikation

Regionaldirektion Controlling - Planungsinteresse:• Budgetplanung Regionaldirektion• Benchmarking• Unterstützung der Bereichsleiter

GEFORDERTE FUNKTIONEN:

Planungsmonitor (Agenturen), Benchmarking der Planwerte,

Plankonsolidierung, Checklisten, Planungskalender,

Kommunikation, Textbearbeitung

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Was sind die geeigneten Planungsobjekte für die Planung der Beratung und Vermittlung von U25-jährigen

Jugendliche

dezentrale, lokale Planung

X1

A

99

89

Ä

B

G23

D

Fi 43

g

. .. .)

1 3 4 52 6arbeitsangebotsorientierte Planungsgrößen (Profiling)

arbeitsnachfragorientierte Planungsgrößen (Matching)A CB D

Diskussion, Dokumentenanalyse und Interviews zur Ist-Situation: Welche Planungsobjekte sollen beplant und aggregiert werden?

unendlich viele Planungsobjekte

politische Zielvorgaben (aggregiert)

differenzierte Planung des Kundenpotenz-ials (Profillagen)

Planung Produkte nach Profilen

Zielwert-ermittlungje Produkt

Kosten und Mittelherkunft je Produkt und Profillage.

Wirkungsorientierte Optimierung der Planung

politische Zielvorgaben (aggregiert)

Planung Ausbildungsstellen und Nachfrage nach Kompetenz

Planung der Zielgrößeje lokaler A/N-Relation

Wirkungsorientierte Optimierung der Planung

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Integrierte Fach und Ressourcenplanung ermöglicht die wirkungsorientierte Priorisierung von Maßnahmen

wirkungsorientierte Optimierung der Planung im

Wirksamkeits-Wirtschaftlichkeitsdiagramm

Planung und Wissensmanagement

aus Sicht des Teammitglieds

entlang der Planungsobjekte

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Agenda

Kurzvorstellung

Einordnung wirkungsorientierter Steuerung

Anwendung auf ein strategisches Geschäftsfeld der BA

Schlussfolgerungen für die Zukunft

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Bottom-up-Strategie befindet sich am Anfang eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (KVP)

Es muss Klarheit darüber bestehen, wer welche Informationen für seine Analyse heranziehen sollte. Es müssen adressatengerecht Impulse und Einstiegsfragen gegeben werden.

Funktionale Anforderung: kontextbezogene, adressierte Wissenselemente

Planung buttom-up bedeutet, dass der Planungskalender ebenso aufgebaut sein muss, d.h. Termine der Teams , TL und BL sind zu berücksichtigen!

Funktionale Anforderungen: Planungskalender, Zeitmanagement, Rollen und Verantwortlichkeiten

ZEIT, ROLLEN UND VERANTWORTLICHKEITEN

WISSEN

Der Planungsprozess muss durch formale und informelle Kommunikation unterstützt werden.

Funktionale Anforderung: kollaborative Kommunikation

KOMMUNIKATION

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Dr. Peter Blönnigen, Head of Business Development Public Sector, NTT DATA Deutschland

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