Geschäftsprozesse Debitoren/Mahnwesen Debitoren und Mahnwesen.

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Geschäftsprozesse Debitoren/Mahnwesen Debitoren und Mahnwesen

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Geschäftsprozesse Debitoren/Mahnwesen

Debitoren und Mahnwesen

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Überblick

Bestellwesen, Debitoren-BH, Mahnwesen. Welche Geschäftsprozesse fallen hier an?

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Lernziele

1 Geschäftsprozesse Auftragsbearbeitung.2 Kontrollen beim Auftragsbearbeitung.3 Geschäftsprozesse Debitoren-BH.4 Kontrollen in der Debitoren-BH.

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Lernziel 1

Geschäftsprozesse Auftragsbearbeitung

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Geschäftsprozesse Auftragsbearbeitung

Der Bestellwesen-Prozeß umfaßt folgende Aktivitäten:

– Anfragen (optional)– Kontaktierung (optional)– Bestellannahme– Versand– Fakturierung

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Geschäftsprozesse Auftragsbearbeitung

Kontakt-Herstellung

Kontakt-Herstellung

AnfrageAnfrage

Bestell-annahmeBestell-

annahme

VersandVersand

FakturierungFakturierung

OptionaleSchritte

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Enterprise Resource Planning

Ein ERP-System ist ein Informationssystem, welches umfangreiche Geschäftsdaten (u.a. auch) im Zusammenhang mit dem Bestellprozeß verwaltet.

Bekanntestes Produkt: SAP R/3 Alternativen: Baan, Navision, Movex (Intentia),

Peoplesoft, Oracle Financials, …

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Kundenstammdaten

Kunden-Stammdaten stellen alle die einzelnen Kunden betreffenden Daten dar (Name, Adresse, Kreditkonditionen, …).

Diese Daten müssen zunächst angelegt werden, bevor Bestellprozesse angestoßen werden können.

Im SAP R/3 sind vier Arten von Stammdaten erforderlich.

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Kundenstammdaten

Es handelt sich um folgende Datensatz-Strukturen:

1 Sold-to-customer records2 Ship-to-customer records3 Bill-to-customer records4 Payee customer records

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Kundenstammdaten

Bei Neuanlage eines sold-to-customer master records, werden die anderen drei master records automatisch (mit identischen Kundendaten) angelegt.

Diese Datensätze sollten einzigartig sein. SAP R/3 setzt außerdem voraus, dass ein

Kunde als “kundenfähig” (approved to sales) eingestuft wird, bevor diese Datensätze generiert werden können.

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Datenfelder

Die master records werden durch Dateneingabe angelegt.

In R/3 erfolgt die Eingabe durch eine Abfolge von Bildschirmmasken.

In jeder Maske werden bestimmte Kundenattribute erfaßt.

Welche Erfassungsmasken zur Kundenanlage existieren in R/3?

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Datenfelder

Initial Screen Customer Address Control Data Marketing Payment Transactions Unloading Points

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Datenfelder

Foreign Trade Contact Person Account Management Payment Transactions Correspondence Insurance

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Datenfelder

Sales Shipping Billing Taxes Output Screen Partner Functions

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Einmalkunden

R/3 gestattet auch die Anlage spezieller, einfacher master records für “Laufkundschaft”.

Diese master records enthalten lediglich minimale Informationen, nämlich:

Address, Sales, Shipping, Billing, Taxes, and Output Create Customer-Bildschirmmasken.

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Auftragsbearbeitung in SAP R/3

Auftragsbearbeitung stellt den Vorgang da, bei dem die Kundenbestellungen vom Lager der Fertigprodukte bedient werden.

Ohne Kundenstammsatz kann keine Bestellung angelegt werden.

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Lernziel 2

Kontrollen bei der Auftragsbearbeitung

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Transaktionskontrollen bei der Auftragsbearbeitung

Kontrollen der Transaktionszyklen basieren auf der Funktionstrennung in Geschäftsprozessen.

Welche Funktionen sind das?– Bestellannahme– Kreditgewährung– Verwaltung der Fertigprodukte

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Transaktionskontrollen bei der Auftragsbearbeitung

– Versand– Fakturierung– Mahnwesen– Hauptbuchkonten

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BestelleingangCustomer

OrderCustomer

Order

SalesOrderSalesOrder

EnterOrderEnterOrder

CreateOrderCreateOrder

Master Price List

Order Database

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KreditgewährungSalesOrderSalesOrder

ApproveCredit

ApproveCredit

RetrieveNew Orders

RetrieveNew Orders

Order Database

CreditProcessing

CreditProcessing

ApprovedSales Order

ApprovedSales Order

Credit Files

Approved Order Released

for Further Processing

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Lagerverwaltung

PreparePicking

List

PreparePicking

List

PickingList

PickingList

PickOrderPick

Order

Order Database

DeliveryProcessing

DeliveryProcessing

Picking ListWith GoodsPicking ListWith Goods

Inventory Database

To Shipping

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VersandPicking ListWith GoodsPicking ListWith Goods

PackingList

PackingListMatch Ship

OrderMatch Ship

Order

DeliveryProcessing

DeliveryProcessing

Packing ListWith GoodsPacking ListWith Goods

Bill ofLadingBill ofLading

Order Database

Finished Goods

Customer

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FakturierungBilling

ListBilling

List

Order Database

PrepareJournalEntry

PrepareJournalEntry

PrepareInvoicePrepareInvoice

InvoiceProcessing

InvoiceProcessing

JournalVoucherJournal

Voucher

InvoiceInvoice

Customer

Periodically

General Ledger

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Debitoren, Mahnwesen

ControlTotal

ControlTotal

InvoicePosting List

InvoicePosting List

InvoicePostingInvoicePosting

PreparePosting List

PreparePosting List

ReviewPost

ReviewPost

Order Database

General Ledger

Accounts Receivable

Ledger

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HauptbuchControlTotal

ControlTotal

JournalVoucherJournal

VoucherAccounts

Receivable

ComparePost

ComparePost

GeneralLedger

Processing

GeneralLedger

Processing

General Ledger

Billing

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Lernziel 3

Geschäftsprozesse Debitoren-BH

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Geschäftsprozesse in der Debitoren-BH

Der Debitorenverwaltungs-Prozeß beinhaltet Forderungen und Mahnwesen ebenso wie die Verwaltung von Anzahlungen.

Die Forderungen stellen oftmals den Löwenanteil des Working Capital eines Unternehmens dar.

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Geschäftsprozesse in der Debitoren-BH

Debitorenbuchhaltung beinhaltet auch die Kreditgewährung und die Zahlungs-History.

Diese Informationen sind zentral für die in diesem Bereich anfallenden Geschäftsprozesse.

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Geschäftsprozesse in der Debitoren-BH

Es existiert ein separater Rechnungskreis (“offene Posten”) mit Konten für die einzelnen Kunden, sowie ein Sammelkonto im Hauptbuch.

Die Zahlungs-Eingangsinformationen kommen zum Ausgleich von der Rechnungsabteilung.

Ebenso Zahlungserinnerungen und Wertberichtigungen.

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Geschäftsprozesse in der Debitoren-BH

Debitorenbuchhaltungen können nach zwei Prinzipien organisiert sein:

1 Open-item processing (Offene Posten)2 Balance-forward processing (eigener

Rechnungskreis mit Konten und Abschlüssen für jeden Kunden)

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Lernziel 4

Kontrollen in der

Debitoren-BH

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Kontrollen in der Debitoren-BH

Accounts Receivable

RemittanceAdvices

RemittanceAdvices

RemittanceAdvices

RemittanceAdvices

Cash Receipts

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Kontrollen in der Debitoren-BH

InvoicesInvoicesControlTotalsControlTotals

ControlTotalsControlTotals

BillingGeneral Ledger

Accounts Receivable

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Kontrollen in der Debitoren-BH

Cash Receipts

ControlTotalsControlTotals

ControlTotalsControlTotals

JournalVoucherJournal

Voucher

JournalVoucherJournal

Voucher

BillingGeneral Ledger

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Kontrollen in der Debitoren-BH

ReceivingSales

ReturnMemo

SalesReturnMemo

SalesReturnMemo

SalesReturnMemo

SalesReturnMemo

SalesReturnMemo

CreditMemoCreditMemo

CreditMemoCreditMemo

Billing Accounts ReceivableCredit

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Kontrollen in der Debitoren-BH

Customer

StatementsStatements StatementsStatements

Aged TrialBalance

Aged TrialBalance

Aged TrialBalance

Aged TrialBalance

Credit Accounts Receivable

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Forderungsabschreibung

Auch bei den Forderungsabschreibungen ist eine Funktionstrennung wichtig.

Zuerst müssen die Kundenkonten mit fälligen Außenständen untersucht werden.

Dies wird mit einer speziellen Auswertung durchgeführt (aged trial balance report).

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Forderungsabschreibung

Treasurer

Write-OffMemo

Write-OffMemo

FileFile

WorthlessAccount List

WorthlessAccount List

Credit

Accounts Receivable

Aged TrialBalance

Aged TrialBalance

Aged TrialBalance

Aged TrialBalance

1

Write-OffMemo

Write-OffMemo

Write-OffMemo

Write-OffMemo1 1

2

3

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Forderungsabschreibung

Notifications

WorthlessAccount List

WorthlessAccount List

ControlTotal

ControlTotal

Credit Accounts Receivable

General Ledger

Internal Audit

Write-OffMemo

Write-OffMemo 3

Write-OffMemo

Write-OffMemo 3

ControlTotal

ControlTotal

WorthlessAccount List

WorthlessAccount List

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Geschäftsprozesse erhaltene Anzahlungen

Ein Anzahlungs-Prozeß wird angestoßen, wenn ein positiver Kundensaldo besteht.

Anzahlungen werden entweder bar oder durch Überweisungen getätigt (oftmals persönlich an Kassen).

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Geschäftsprozesse erhaltene Anzahlungen

Kundenzahlungen sollten stets durch Empfangsbestätigungen sowie monatliche Kundensaldenlisten dokumentiert werden.

Dokumentierte offene Forderungen ermöglichen Zuordnung und Kontrolle von Zahlungseingängen.

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Geschäftsprozesse erhaltene Anzahlungen

Die wichtigste Kontrollmöglichkeit des Anzahlungs-Prozesses besteht in der strikten Trennung folgender Aufgabenbereiche:

– Postempfang– Zahlungseingang– Debitorenbuchhaltung– Hauptbuch-Kontenführung

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Geschäftsprozesse erhaltene Anzahlungen

– Bank– Innenrevision Um Zahlungen, welche per Post eingehen, zu

kontrollieren, ist es erforderlich, dass niemand in der Postabteilung, beim Zahlungseingang oder in der Debitorenbuchhaltung den gesamten Vorgang steuern kann.

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Geschäftsprozesse Barverkauf

Der wesentliche Unterschied zwischen einem Barzahlungsverkaufs-Prozeß und einem Anzahlungs-Prozeß besteht darin, dass beim Barzahlungsverkauf kein vorzeitiger Zahlungsmittel-Zugangs-Datensatz erfaßt wird.

Barzugänge müssen in einem Kassenbuch unter besonderen Sicherheitsvorkehrungen laufend dokumentiert werden.

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Geschäftsprozesse Barverkauf

Empfangsbestätigungen werden erstellt und den Kunden übermittelt.

Was ist eine Kunden-Prüfung (customer audit)?

Die Beschreibung eines Vorgangs, bei dem der Kunde als Kontrollinstanz der originären Dokumentation eines Geschäftsfalls fungiert.

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Geschäftsprozesse Barverkauf

Welche solche Vorgänge gibt es?– Eine Preisanzeige, die es dem Kunden

ermöglicht, das Retourgeld zu überprüfen– Kunden mit gratis-Waren zu belohnen, falls

ihre Rechnungen fehlerhaft sind