Geschäftsprozessmanagement? Jetzt! Impulsvortrag · 2013. 11. 28. · Geschäftsprozessmanagement?...

Geschäftsprozessmanagement? Jetzt!

Impulsvortrag Dr. Andreas Rohleder eBusiness Forum Hamburg, 21.11.2013

Rohleder-Management-Consulting.de 2

Zur Person:

20 Jahre Leidenschaft für gute Geschäftsprozesse 7 Jahre Unternehmensberater 3 Jahre selbständig

Dr. Andreas Rohleder

Kooperationen

Praxis

Promotion für Forschung zum Operations Research

Diplom-Kaufmann, Schwerpunkte Industriebetriebslehre und Operations Research

Lehrbeauftragter der Westfälischen Wilhelms-Universität, Münster

Lehrstuhl für Controlling, Westfälische Wilhelms-Universität, Münster

Statistische Beratungseinheit (fu:stat), Freie Universität Berlin


Zum Unternehmen:

Rohleder.Management.Consulting GmbH

Firma Gründung Juni 2010, Sitz Hamburg, bundesweit tätig

Team 8 Mitarbeiter (einschl. Freiberufler)

Kunden KMU, Querschnitt-GmbHs großer Konzerne

Management.Consulting Integrierte Beratungsleistungen einschließlich Geschäftsprozessmanagement-Lösungen

Business.Seminare Modulare Premium-Seminare

Ist-Situation vieler Unternehmen: Viele Verbesserungsmöglichkeiten wurden längst genutzt oder sind im Einzelfall unrealistisch


Günstiger Einkaufen? Nur noch auf Kosten der

Qualität möglich!

Produkte verbessern? Keine Zahlungsbereitschaft

der Kunden!

Outsourcing? Keine Kontrolle!

Mehr Marketing? Erfolg ungewiss! ?

Geschäftsprozessmanagement – Aufbruch zur Veränderung:

Der wachsende Handlungsdruck führt zu „diffusem Unbehagen“


„Das muss auch besser gehen!“

„Wie kann das denn passieren?“

„Das haben wir doch längst geklärt!“

„Meine Mitarbeiter verstehen mich nicht!“

„Warum tun die nicht, was ich sage?“


Der häufigste Fehler:

Die Schlussfolgerung „Wir haben nur ein EDV-Problem!“ ist bequem aber meistens falsch

Situatives und isoliertes Herumschrauben an EDV führt letztlich zur Verschlimmerung der Lage Diese Feuerwehr-Strategie bekämpft Brandherde, aber keine Brandursachen („muddling through“, „Durchwurschteln“) Aktionismus ist teuer und ineffektiv, da die Gründe und Ursachen des Unbehagens fortbestehen

Blinder Aktionismus führt zur Ablenkung vom eigentlichen Problem


Gründe des Unbehagens:

Jeder Koordinationsmangel kostet Geld!

Management-Überlastung

Steuerungsprobleme („Blindflug“)

IT-Fragmentierung

Prozess-Ineffizienz

Produktqualitätsmängel

Datenqualitätsmängel Verantwortlichkeitslücken

Handlungsunfähigkeit

Unzufriedene Kunden Unzufriedene Mitarbeiter

Auf der Suche nach den Gründen des Unbehagens werden immer die gleichen Koordinationsmängel genannt


Ursachen der Koordinationsmängel:

Strategie Prozesse Steuerung Kommunikation

Nicht vorhanden

Undokumentiert

Veraltet

Unvollständig

Fehlerhaft

Sämtliche Koordinationsmängel lassen sich auf Probleme mit den vier Säulen der Unternehmenskonfiguration zurückführen


Prozess-Beispiel 1: Die Eingangsrechnungen im Griff?

Ist: Frau Musterpartner fragt in Ihrer Abteilung nach dem Bearbeitungsstand der Lieferantenrechnungen. Die Auskunft Ihrer Mitarbeiter ist niederschmetternd: Weder weiß man so genau, wie viele Rechnungen im Freigabeumlauf sind noch weiß man, wie viele Rechnungen derzeit zu beanstanden sind.

Soll: Frau Musterpartner weiß auf Knopfdruck, dass 46 Lieferantenrechnungen noch zu scannen und 215 im Umlauf zur Freigabe sind, aber auch, dass 17 wegen Beanstandung auf dem Rückweg zum jeweiligen Lieferanten sind. Sollten die 215 Rechnungen ohne Beanstandung in den Zahlungslauf gehen, müsste Liquidität in Höhe von rund 320.000 € vorhanden sein.

Prozess-Beispiel 2: Skonto nutzt jeder – wenn er kann…


Nach harten Verhandlungen mit seinen Lieferanten darf Herr Mustergeschäftsführer endlich für jede Leistung 3% Skonto ziehen. Bei einem Einkaufsvolumen von 2,38 Mio. € p.a. müsste er über 70.000 € einsparen. Nach einem Jahr stellt er säuerlich fest, dass sein Unternehmen nur 19.500 € mehr Liquidität aus Skonti hat. Über die Suche nach den Gründen für die verspäteten Zahlungen verzweifelt er.

Ist: Die Prozesse, die den Tätigkeiten und Aktionen zugrunde liegen, sollten wesentlich zum Unternehmenserfolg beitragen, bleiben aber hinter den Erwartungen zurück.

Soll: Herr Mustergeschäftsführer freut sich am Ende des Jahres über weitere 50.000 € Liquidität und ist stolz auf das Ergebnis seiner harten Verhandlungen.


Entscheidungsträger als Erfolgsfaktor beim GPM:

Manager, die Geschäftsprozesse zum Erfolgsfaktor machen, haben insbesondere drei Eigenschaften: 1. Den Röntgenblick auf die Ursachen

der Koordinationsmängel!

2. Den Willen, es künftig besser zu machen!

3. Viel Ausdauer!

Nachhaltige Verbesserungen brauchen viel Durchblick, Motivation und Durchhaltevermögen!


Anforderungen an das Geschäftsprozessmanagement:

1. Sicherung des Tagesgeschäfts 2. Sicherung der bisherigen

Investitionen 3. Kein technischer Big Bang 4. Realistischer Business Case 5. Keine Investitions-Bugwelle 6. Niedriger Gremienvorbehalt 7. Geringes Umsetzungsrisiko

(lauffähige Einzelprozesse) 8. Jederzeitige Abbruchmöglichkeit

mit attraktiven Teilerfolgen 9. Mitarbeiteraktivierung

Die Einführung eines GPM bleibt eine sportliche Herausforderung

Unmöglich? Angst ist ein schlechter Berater, wenn sie zur Handlungsunfähigkeit führt



Die richtige Strategie für Ihr GPM-Projekt:

Viele Namen für die gleiche Strategie, die zur Reduzierung und Beherrschung von Komplexität bewährt ist.

Große Ziele, kleine Schritte – ein antikes Erfolgsrezept!

Divide et impera! Teile und

herrsche!

Slicing the elephant

Divide and conquer!

Entkopplung

Salamitaktik

Problem in sinnvolle Pakete zerlegen! Sukzessive Vorgehensweise, nachdem das Gesamtbild klar ist! Prozess für Prozess, mit wirtschaftlich attraktiven Zwischenzielen!


Ein cleveres Konzept für Ihr GPM:

Prozesse dokumentieren: Im Browser!

Prozesse optimieren: Bewährte Methoden und Erfahrungsträger!

Prozess leben: Zeitgemäß umsetzen!

Moderne Technik verhilft bewährten Methoden zu enormer Schlagkraft!


Beispiel Prozessdokumentation

Einfacher Zugang und Bedienung im Web-Browser Einstieg online möglich (SaaS), aber nicht zwingend Ergebnisse 100% standardisiert und exportfähig Je nach Anbieter kostenlos (!) bzw. relativ geringe Kosten

Prozesse dokumentieren: Im Browser!


Beispiel Prozessoptimierung

Ansatz bei den Ursachen, aber ohne Voodoo Berater:

Gibt Handlungsrahmen, Starthilfe und Struktur Hilft beim Aufbau des notwendigen Know-hows Unterstützt beim Durchhalten

Zentrale Erfolgsfaktoren: Veränderungsphilosophie passend zur Hauskultur – Brechstange oder Wachstumsprozess? Vertrauen in Mitarbeiter und Berater

Prozesse optimieren: Bewährte Methoden und Erfahrungsträger!


Beispiel Prozesse leben

Eine Prozess-Implementierung hat eine Klammer-Funktion: Es wird künftig abteilungsübergreifend für den Kunden gearbeitet In vorhandenen Datenbanken wird gelesen und geschrieben Der Gesamtzusammenhang der Tätigkeiten ist jederzeit transparent

Strategische Datenbanken werden genutzt, die übrigen konsolidiert Prozesse („Eingabemasken und Knöpfe“) laufen im Web-Browser Künftige Änderungen deutlich schneller und billiger als bisher möglich

Prozesse leben: Zeitgemäß umsetzen!

Ihre Erfolge durch Geschäftsprozessmanagement


Strategie

Handlungsfähigkeit Management-entlastung Zielausrichtung der Mitarbeiter Gelebte Verantwortung

Prozesse

Dokumentiert, optimiert, messbar Senkung von Durch-laufzeiten, Fehler-raten und Kosten Kurzfristig und billig anpassbar

Steuerung

KPIs definiert und belastbar Steuerungsrelevante Auswertungen Steigerung Datenqualität Eindampfung Datenbank-Wildwuchs

Kommunikation

Zufriedene Kunden Verbesserung der Hauskultur Zufriedene Mitarbeiter Erfolgsfaktor Vertrauen


Handlungsfelder: Unsere Methode identifiziert Handlungsfelder und ordnet ihnen die richtigen Instrumente zu

Quelle: R.M.C

Handlungsfelder Lösungsdimensionen

Entw

ickl

ungs

schr

itt

Strategie Prozesse Steuerung Kommunikation

Dokumentieren

Optimieren

Leben

R.M.C Strategie-Wasserfall

Beispiel: BPMN

RessourcenPersonal/OrganisationITFinanzierung

Monetäre ZieleNicht-monetäre Ziele

Geschäftsmodell/Produkte/Pro-gramme/Projekte (Build the business)

Aufgaben/Tätigkeiten/Prozesse(Run the business)

Werte/Prinzipien

Mehrwert/Kundenversprechen/Strategie(Kundengruppen, Produktgruppen, Märkte)

Leitbild/Vision/Zukunftsperspektive

Auftrag/Mission

Schicht 1 Schicht 2 Schicht 3 Schicht 4 Schicht 5 Schicht 6 Schicht 7


Strategie-Dokumentation:

Quelle: R.M.C

R.M.C Strategie-Wasserfall – Prozesse ergeben sich aus den Schichten 1 bis 5, nicht umgekehrt


Strategie-Dokumentation: R.M.C Strategie-Wasserfall – Prozesse ergeben sich aus den Schichten 1 bis 5, nicht umgekehrt

Task

Nachrichtenfluss

Nachrichten-Zwischenereignis

Nachrichten-Zwischenereignis

Pool

Lane

3

Lane

2

Lane

1


Prozess-Dokumentation:

Quelle: http://www.signavio.com

Beispiel interner Bestellprozess


Prozess-Dokumentation:

Business Process Model and Notation Offizieller ISO/EC-Standard Herstellerunabhängige, übertragbare Ergebnisse

Die Modellierungssprache BPMN – ISO-Standard ohne Bohei

Einfach zu erlernen Leicht verständlich Hohe Akzeptanz

Technisch einfach Einzelne Produkte sogar kostenlos Teamfähig

Prozess-Portale / Intranet Qualitätsmanagementhandbuch ISO 9000 Prozess Implementierung in Software

BPMN 2.0 Modellierung

Werkzeuge Nutzungsmöglichkeiten


Geschäftsprozessmanagement? Jetzt!

1. Die Herausforderungen sind uralt („Koordinationsmängel“) 2. Der Anpassungsdruck ist erheblich gestiegen 3. Nie standen einfachere und leistungsfähigere Werkzeuge zur Verfügung 4. Wer weiter untätig bleibt, riskiert den Totalschaden

Machen Sie heute den ersten Schritt!

Worauf warten Sie noch?

Rohleder-Business-Seminare.de

Herzlichen Dank für Ihre Zeit und Ihr Interesse!

Kontakt

E-Mail [email protected] Tel. +49 (40) 284 660 – 70 Fax +49 (40) 284 660 – 65

http://rohleder-management-consulting.de

eBusiness Forum Veranstalter

eBusiness-Lotse Hamburg. Infobüro für Unternehmen

Das Kompetenzzentrum „eBusiness-Lotse Hamburg. Infobüro für Unternehmen“ hat zum Ziel, Hamburger Unternehmen über die Potenziale moderner Informa-tions- und Kommunikationstechnologien (IKT) zu informieren. Durch die Präsentation von Best Practice Beispielen sowie die verständliche Aufbereitung und den Transfer wissenschaftlicher Erkenntnisse in die Hamburger Unternehmen soll deren IKT-Kompetenz gestärkt werden. Der eBusiness-Lotse Hamburg fungiert dabei als kompetente, neutrale und vertrauenswürdige Anlaufstelle und übernimmt eine Lotsenfunktion zwischen Anwendern und Anbietern von IKT-Lösungen zur Optimierung von betrieblichen Geschäftsprozessen.

eBusiness-Lotse Hamburg. Infobüro für Unternehmen Dr. Bettina Hermes Adolphsplatz 1 20457 Hamburg Telefon: +49 40 361 38 - 261 Telefax: +49 40 361 38 - 61261

E-Mail: [email protected] www.ebusiness-lotse-hamburg.de

Unternehmen

Rohleder.Management.Consulting GmbH ist eine eigentümergeführte Unternehmensbera-tung aus Hamburg. Zu ihren wichtigsten Werkzeu-gen gehören Lösungen zur Erreichung effizienter Geschäftsprozesse und zur effektiven Steuerung anhand verlässlicher Zahlen. Sie unterstützt bei der Formulierung von Zielen und Strategien („Strategie-Wasserfall“) sowie der erfolgreichen Kommunikation. Ihre Kunden sind mittelständische Unternehmen unterschiedlicher Branchen.

Topcom Kommunikationssysteme GmbH bie-tet maßgeschneiderte Kommunikationslösungen, die sämtliche geschäftskritischen Prozesse mit allen wichtigen Kommunikationsmedien verbinden. Sowohl mittelständische als auch große Unterneh-men werden bei der Optimierung ihrer Geschäfts-prozesse unterstützt, wobei sowohl standardisierte Software als auch branchenfokussierte Lösungen eingesetzt werden.

T-Systems Multimedia Solutions GmbH lebt mit etwa 1000 Mitarbeitern den kollaborativen Gedanken im eigenen Haus. Speziell die Zusam-menarbeit von Menschen im Zusammenhang mit BPM steht in Projekten im Fokus. Die eigenen Projekterfahrungen im Team mit Prozesseignern,

-managern, -architekten und nicht zuletzt den Betei-ligten helfen, in Kundenprojekten die richtigen Vor-bereitungen und Entscheidungen zu treffen.

memeSoft GbR ist ein junges, inhabergeführtes Unternehmen, das sich als Spezialist für die Inte-gration von Webapplikationen in Industrie und Gewerbe positioniert hat. Internetkommunikation und Webentwicklung im Zusammenhang mit neuen Endgeräten stellen die Lösungsansätze des Unter-nehmens dar.

Kurzbeschreibung

Um als Unternehmen erfolgreich zu sein, muss man effizient agieren. Alle Abläufe sollten gut abgestimmt sein. Informationen müssen zur richtigen Zeit an der richtigen Stelle vorliegen. Wer jedoch glaubt Prozessmanagement ist nur etwas für große Unternehmen, hat sich getäuscht. Die eigenen Prozesse zu verstehen und die richtigen Schlüsse zu ziehen, kann besonders für kleine und mittlere Unternehmen große Verbesserungspotenziale mit sich bringen.

Ablauf 16:00 Einlass und Networking

16:15 Begrüßung Dr. Bettina Hermes eBusiness-Lotse Hamburg

16:20-16:50 Impulsvortrag „Prozessmanagement? Jetzt!“

Dr. Andreas Rohleder, Rohleder.Management.Consulting GmbH

16:55-17:15 Praxisbeispiel: „Dokumentieren – Zertifzieren – Nutzbar machen“ Sherwin Towfighian, T-Systems Multi-media Solutions GmbH

17:20-17:50 „Vom Prozess zur IT“ Thomas Kopecky, Topcom Kommunika-tionssysteme GmbH

17:55-18:15 Praxisbeispiel: „Serviceannahme- prozess, schnell, mobil, anders“ Robin Menn, memeSoft GbR

18:20-18:50 Diskussions- und Fragerunde

anschließend Après und Networking

eine Kooperation von

Geschäftsprozessmanagement? Jetzt! Impulsvortrag · 2013. 11. 28. · Geschäftsprozessmanagement?...

Documents

Transcript of Geschäftsprozessmanagement? Jetzt! Impulsvortrag · 2013. 11. 28. · Geschäftsprozessmanagement?...