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Leseprobe SAP bietet mehr als ein herkömmliches Dokumentenmanagement- System: Zusätzlich zu den Workflow-Funktionalitäten bietet es Tech- nologien für den Schriftverkehr und für die Integration zwischen fach- lichen Anwendungen und den zugehörigen Dokumenten im SAP- System. Diese Leseprobe stellt sie Ihnen vor. Rinaldo Heck Geschäftsprozessorientiertes Dokumenten- management mit SAP E-Book (PDF, Online), 279 Seiten, Mai 2009 54,90 Euro, ISBN 978-3-8362-2083-5 www.sap-press.de/1959 »Grundlagen für die Definition von Geschäftsprozessen« (Kapitel 3) Inhalt Index Der Autor Leseprobe weiterempfehlen Wissen aus erster Hand.

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LeseprobeSAP bietet mehr als ein herkömmliches Dokumentenmanagement- System: Zusätzlich zu den Workflow-Funktionalitäten bietet es Tech-nologien für den Schriftverkehr und für die Integration zwischen fach-lichen Anwendungen und den zugehörigen Dokumenten im SAP- System. Diese Leseprobe stellt sie Ihnen vor.

Rinaldo Heck

Geschäftsprozessorientiertes Dokumenten- management mit SAPE-Book (PDF, Online), 279 Seiten, Mai 2009 54,90 Euro, ISBN 978-3-8362-2083-5

www.sap-press.de/1959

»Grundlagen für die Definition von Geschäftsprozessen« (Kapitel 3)

Inhalt

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SAP bietet mehr als ein herkömmliches Dokumentenmanagement-System: Zusätzlich zu den Workflow-Funktionalitäten bietet es Tech-nologien für den Schriftverkehr und für die Integration zwischen fachlichen Anwendungen und den zugehörigen Dokumenten im SAP-System.

3 Grundlagen für die Definition von Geschäftsprozessen

Nachdem wir uns im letzten Kapitel mit den Funktionen eines SAP-Systemsfür die Abbildung eines Dokumentenmanagement-Systems (DMS) beschäf-tigt haben, wollen wir im Folgenden die Funktionen eines geschäftsprozess-orientierten Dokumentenmanagements näher betrachten. Abbildung 3.1verschafft Ihnen einen ersten Überblick.

Abbildung 3.1 Überblick über das geschäftsprozessorientierte Dokumentenmanagement

Geschäftsprozessorientiertes Dokumentenmanagement mit SAP

Datenbank mit Verwaltungsdaten

SAP Content Server

SAP Cache Server

Third-Party-Archiv

Filesystem RAID-System Datenbank Jukebox

Eingang/K

lassifikation

Ablage/

Archivierung

Recherche

Anzeige

Adm

inistration

Workflow

Schriftverkehr

Integration

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Grundlagen für die Definition von Geschäftsprozessen 3

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Beim geschäftsprozessorientierten Dokumentenmanagement spielen offeneArchitekturen eine wesentliche Rolle. In diesem Kapitel beschäftigen wir unsdaher mit den folgenden Themen:

� Benachrichtigung von Zuständigen

� Integration von Dokumenten in Geschäftsprozessen

� Schriftverkehr

3.1 Services für die Benachrichtigung von Zuständigen

Für eine effektive Bearbeitung eines Geschäftsprozesses müssen die jeweilsZuständigen zum richtigen Zeitpunkt informiert werden. Jeder Zuständigehat dabei einen Schritt des Geschäftsprozesses zu erledigen. Die Reihenfolgeder Schritte ist durch die Definition des Geschäftsprozesses festgelegt. DieseFunktionalitäten werden technologisch in einem SAP-System durch den SAPBusiness Workflow sichergestellt. In den nächsten Abschnitten werden wiruns mit diesem Workflow auseinandersetzen und ein Grundverständnis fürdessen Funktionsweise entwickeln.

3.1.1 Prinzipielle Arbeitsweise von SAP Business Workflow

Sehen wir uns zunächst die prinzipielle Arbeitsweise des SAP BusinessWorkflows an (siehe Abbildung 3.2). Ein Workflow durchläuft folgendeSchritte:

1. Eine Anwendung startet meist per Ereignis einen Workflow. Bei derBehandlung des Ereignisses wird nicht lediglich der Workflow gestartet.Vielmehr werden zunächst über den sogenannten Ereignismanager dieEreignistabellen gefüllt sowie mögliche Ereignis-Typ-Kopplungen geprüft.Sind Ereignis-Typ-Kopplungen vorhanden, werden weitere Schritteabhängig von den Einstellungen dieser Kopplungen durchgeführt. Hierzuzählt beispielsweise das Starten eines weiteren Workflows oder die Aus-führung eines Funktionsbausteins, der als Verbraucher eines Ereignisseshinterlegt ist. Zum Abschluss werden die Workflow-Laufzeittabellen mitden übergebenen Daten des Ereignisses sowie den Daten aus der Defini-tion des Workflows gefüllt (siehe Abschnitt 3.1.2, »Definition von Work-flows«). Ein Eintrag in den Tabellen des Laufzeitsystems wird dabei alsWorkitem bezeichnet.

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Services für die Benachrichtigung von Zuständigen 3.1

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Abbildung 3.2 Prinzipielle Arbeitsweise von SAP Business Workflow (angelehnt an: Ulrich Mende, »Workflow und ArchiveLink mit SAP«, S. 215)

2. Ein Benutzer startet den SAP Business Workplace (Transaktion SBWP).Während des Startens werden die Workflow-Laufzeittabellen gelesen unddie Workitems auf Basis des Datums und der Bearbeiterzuordnung (sieheAbschnitt 3.1.3, »Bearbeiterfindung«) gefiltert und angezeigt (siehe Abbil-dung 3.3).

Abbildung 3.3 Anzeige eines Workitems im SAP Business Workplace

Mehrschritt-Workflow

Workflow Ereignistabellen

Erzeugung eines

Workflows

Workflow Laufzeittabellen

Anwendungstabellen

Benutzer öffnet Business

Workplace

Benutzer startet

Workitem

Benutzer schließt

Workitem

Einzelschritt-oder Mehrschritt-

Workflow?

Einzelschritt-WorkflowEnde

Start

Erzeugung des

nächsten Schritts

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3. Durch einen Doppelklick startet der Benutzer das Workitem und nimmt esdamit an. Kommen noch weitere Bearbeiter für das Workitem in Betracht,so ist es für diese nun nicht mehr sichtbar. Beim Start wird die Methodeder Workflow-Aufgabe angesprochen. Die Methode kann auf zwei Weisenhinterlegt sein: entweder als Methode eines Business-Objekts (BO) ausdem Business Object Repository (BOR) oder als Methode einer ABAP-Klasse. Eine Klassenimplementierung ist erst ab Release 6.40 des Applika-tionsservers möglich. In Abschnitt 4.7, »Workflow«, werden wir die ersteVariante nutzen.

4. Nach dem Start des Workitems wird die hinterlegte Funktionalität derWorkflow-Aufgabe ausgeführt. Handelt es sich beispielsweise um dasAnlegen eines Geschäftspartners (Methode Create des Business-ObjektsBUS1006), so werden auf Basis der durchgeführten Aktionen die Anwen-dungstabellen des Geschäftspartners nach Abschluss durch Betätigen derDrucktaste Speichern gefüllt.

5. Mit dem Schließen des Workitems verlässt der Programmablauf die fach-liche Logik der aufgerufenen Methode und kehrt in das Workflow-Lauf-zeitsystem zurück. Dieses prüft nun gegen die Definition des Workflows,ob es sich um einen Einzelschritt-Workflow (nur ein ausführbarer Schritt)oder um einen Mehrschritt-Workflow (mehrere ausführbare Schritte) han-delt.

6. Sieht die Definition des Workflows mehrere ausführbare Schritte vor, soprüft das Workflow-Laufzeitsystem den Typ des folgenden Schritts. Ist dernächste Schritt vom Typ Ereignis senden, wird entsprechend der Ereignis-manager angesprochen. Ereignis-Typ-Kopplungen werden geprüft undwie im ersten Schritt beschrieben ausgeführt. Wird der Folgeschritt ohnedas Auslösen eines Ereignisses vollzogen, so werden die Workflow-Lauf-zeittabellen mit den aktuellen Parametern des Workflows und mit denDaten der Definition des nächsten Schritts gefüllt. Der Status des vorange-gangenen Schritts wird auf COMPLETED gesetzt. Im Falle des letzten Schrittswird der Workflow beendet, und der Workflow-Status wird auf COMPLETEDgesetzt.

7. Liegt die Definition eines Einzelschritt-Workflows vor, so wird der Work-flow nach dem Schließen durch den Benutzer beendet, und der Status desWorkflows wird innerhalb der Workflow-Laufzeittabellen auf COMPLETEDgesetzt.

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3.1.2 Definition von Workflows

Grundlage der Ausführung ist die vorherige Definition eines Workflows(siehe Abschnitt 3.1.1, »Prinzipielle Arbeitsweise von SAP Business Work-flow«) vorgestellt. Die Definition des Workflows erfolgt im SAP WorkflowBuilder (Transaktion SWDB). Innerhalb des Workflow Builders kann übereine grafische Oberfläche der Ablauf des Geschäftsprozesses als Workflowmodelliert werden; Schritte bilden die Grundlage dieses Ablaufs. Ähnlichwie bei der Erstellung eines Programmablaufplans (PAP) ermöglichenSchritttypen eine Modellierung. Es existieren die folgenden Schritttypen:

� Aktivität (Ausführen einer Workflow-Aufgabe mit definierten Methoden)

� Benutzerentscheidung (Benutzer entscheidet weiteren Ablauf)

� Warten auf Ereignis (Warten auf ein definiertes Ereignis)

� Bedingung (eine definierte Bedingung entscheidet den weiteren Ablaufmit zwei Alternativen)

� Mehrfachbedingung (Wert eines Containerelements entscheidet weiterenAblauf mit mehreren Wegen)

� paralleler Abschnitt (Parallelisieren des weiteren Ablaufs)

� UNTIL-Schleife (weiterer Ablauf wird ausgeführt, bis die Abbruchbedin-gung erfüllt ist)

� WHILE-Schleife (weiterer Ablauf wird ausgeführt, wenn die Bedingungerfüllt ist)

� Ablaufsteuerung (Steuerung über die Funktionen Workitem abbrechenoder Workitem obsolet setzen anderer Workflows)

� Containeroperation (Verändern eines Containerelements durch Zuwei-sung)

� Ereignis senden (Senden eines Ereignisses an den Ereignismanager)

� etc.

Für die Datenübergabe zwischen den einzelnen Schritten ist ein allgemein-gültiges Konzept notwendig. SAP hat dafür das Konzept der Container undder Definition eines Datenflusses zwischen den Containern entwickelt. ImRahmen der Definition eines Workflows müssen demnach Containerele-mente (sie können als Variablen des Workflows betrachtet werden) und derDatenfluss zwischen den einzelnen Containern festgelegt werden. Abbil-dung 3.4 zeigt den Aufbau der Container sowie einen möglichen Datenflusszur Laufzeit.

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Abbildung 3.4 Datenfluss zwischen Containern

1. Eine Anwendung löst ein Ereignis aus. Dabei füllt sie einen Ereigniscon-tainer mit den Variablen der Anwendung. Containerelemente sind dabeidie Variablen des Workflows.

2. Das Ereignis wird vom Ereignismanager gesteuert, um darauf basierendeinen Workflow zu erzeugen. Dabei werden Containerelemente über dendefinierten Datenfluss vom Ereigniscontainer in den Workflow-Containerüberführt.

3. Beim Start des SAP Business Workplace durch einen Benutzer werden dieContainerelemente des Workflow-Containers in den Aufgabencontainerdes ersten Schritts gestellt. Die übergebenen Elemente können dann inden Spalten des SAP Business Workplace angezeigt werden. Der Aufga-bencontainer sieht nur die per Datenfluss übergebenen Containerele-mente.

4. Führt der Benutzer das Workitem aus, werden über den definiertenDatenfluss zwischen Aufgabencontainer und Methodencontainer die Con-tainerelemente überführt. Nun stehen sie der aufgerufenen Methode desBusiness-Objekts zur Verfügung. Am Ende des Methodendurchlaufs wer-den eventuell geänderte Containerelemente wieder über den Datenflusszurück an den Aufgabencontainer und, falls definiert, auch an den Work-flow-Container zurückgegeben.

Workflowcontainer

Containerelement 1

Aufgabencontainer von Schritt 1

Methodencontainer

Containerelement 2

Containerelement 3

Containerelement n

AnwendungEreignis

Ereigniscontainer

Aufgabencontainer von Schritt 2

Methodencontainer…

Variable 1

Variable 2

Variable 3

Variable n

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5. Wie beim Starten des ersten Schritts vom Benutzer erfolgt, entsprechenddem festgelegten Datenfluss, die Übergabe in den Aufgabencontainer deszweiten Schritts.

6. Vom Aufgabencontainer wird beim Ausführen des Workitems jedes defi-nierte Containerelement des Datenflusses weiter an den Methodencontai-ner übergeben. Dieser sieht dabei ebenfalls nur die vom Datenfluss defi-nierten und übergebenen Containerelemente.

Auf Basis der Schritttypen, der Container, der Containerelemente sowie desDatenflusses kann die Modellierung eines Workflows stattfinden. Die prak-tische Durchführung einer solchen Definition betrachten wir in Abschnitt4.7, »Workflow«.

3.1.3 Bearbeiterfindung

Ein wichtiger Aspekt bei der Zustellung eines Workitems ist die Bearbeiter-findung. Bei der Bearbeiterfindung wird grundsätzlich zwischen folgendenArten von Bearbeitern unterschieden:

� mögliche Bearbeiter

� zuständige Bearbeiter

� ausgeschlossene Bearbeiter

Die Abbildung der Bearbeiterfindung kann auf unterschiedlichen Wegenstattfinden. Zum einen können Sie über das Organisationsmanagement ent-sprechende Zuordnungen durchführen. Dazu werden sogenannte Regeln inder Workflow-Aufgabe hinterlegt. Diese Aufgabe ermittelt auf Basis vonRegeln die entsprechenden Bearbeiter über die gepflegte Organisationsstruk-tur eines Unternehmens. Eine Regel könnte zum Beispiel lauten: »Ermittleden Abteilungsleiter des aktuell angemeldeten Benutzers.« Beim Starten desWorkflows könnten auch zuvor aus anderer Quelle ermittelte Bearbeiter vonaußen als Containerelement übergeben werden. Dabei wird an der Work-

Beispiel: Reklamation

In einem Gebäude eines Unternehmens arbeiten dreißig Mitarbeiter, verteilt aufsechs Abteilungen. Jeder Abteilung sind vier Kollegen und ein Auszubildenderzugeordnet. Per Post kommt eine Reklamation eines Großkunden.

Es könnte jeder der 30 Mitarbeiter angesprochen werden (mögliche Bearbeiter). Esgibt aber eine spezielle Abteilung für die Betreuung der Großkunden (zuständigeBearbeiter). Da es sich um einen wichtigen Kunden handelt, soll der Auszubil-dende den Fall nicht bearbeiten (ausgeschlossene Bearbeiter).

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flow-Aufgabe für die Bearbeiterzuordnung ein Ausdruck in Form des Contai-nerelements hinterlegt. Dieses Vorgehen werden wir in Abschnitt 4.10.4,»Verteilung«, nutzen.

3.1.4 Ansteuerung von Workflows aus Programmen

Für die Ansteuerung von Workflows aus Programmen bietet SAP BusinessWorkflow mehrere Schnittstellen. Tabelle 3.1 zeigt einige Funktionsbau-steine der Schnittstelle und deren Funktionsgruppe. Allen Funktionsbaustei-nen ist das Präfix SAP_WAPI_ voranzustellen. In Abschnitt 4.10.5,»Workflow«, werden wir uns den Funktionsbaustein SAP_WAPI_START_WORK-FLOW im Einsatz anschauen.

Funktions-gruppe

Funktionsbaustein (SAP_WAPI_...)

Beschreibung

SWRDLG Dialoge

DIALOG_NOTES_DISPLAY Anzeigen der Anlagen

DIALOG_PROTOCOL Anzeigen des Workflow-Protokolls

DISPLAY_WORKITEM Workitem anzeigen

SWRI Infosystem

GET_DEPENDEND_WIS Lesen abhängiger Workitems

OBJECTS_IN_WORKITEM Objekte in einem Workitem ermit-teln

WORKITEMS_BY_DEADLINE Workitems nach Termin-überschreitung

WORKITEMS_BY_ERROR Workitems im Status Fehler

WORKITEMS_BY_FREQUENC Workitems nach Häufigkeit

WORKITEMS_BY_TASK Workitems nach Aufgabe

WORKITEMS_TO_OBJECT Workitems zu einem Objekt

SWRR Laufzeit

ASYNC_RULE_COMPLETE Bearbeiter der asynchronen Rege-lauflösung setzen

CREATE_EVENT Ereignis erzeugen

DECISION_COMPLETE Beenden der Benutzerentscheidung

Tabelle 3.1 Schnittstellen von SAP Business Workflow

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DECISION_READ Lesen der Benutzerentscheidung

GET_EXCLUDED_FUNCTION Berechnen ungültiger Funktionen

GET_PROPERTY Ermitteln der Eigenschaften des Schritts

GET_TASK_CNT_SCHEMA Ermitteln des XML-Schemas für den Aufgabencontainer

GET_WI_CNT_SCHEMA Ermitteln des XML-Schemas für den Workflow-Container

READ_CONTAINER Lesen des Containers

SET_ERROR Workitem auf Status »Fehler« set-zen

SET_MESSAGE Nachricht zu einem Workitem log-gen

START_WORKFLOW Workflow starten

WORKITEM_COMPLETE Workitem beenden

WORKITEM_CONFIRM Ende des Workitems bestätigen

WORKITEM_DELETE Löschen eines Workitems

WRITE_CONTAINER Container schreiben

SWRS Vertretung

SUBSTITUTES_GET Vertretung ermitteln

SUBSTITUTE_ACTIVATE Vertretung aktivieren

SUBSTITUTE_DEACTIVATE Vertretung deaktivieren

SUBSTITUTE_DELETE Vertreter löschen

SUBSTITUTE_MAINTAIN Vertreter pflegen

SUBSTITUTE_PROF_GET Liste mit Vertreterprofilen

SUBSTITUTIONS_GET Vertretungen ermitteln

SUBSTITUTION_ADOPT Vertretung übernehmen

SUBSTITUTION_END Vertretung beenden

Funktions-gruppe

Funktionsbaustein (SAP_WAPI_...)

Beschreibung

Tabelle 3.1 Schnittstellen von SAP Business Workflow (Forts.)

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Weitere Informationen sowie Erklärungen zu vielen weiteren Funktionenund Eigenschaften des SAP Business Workflows finden Sie im SAP Help Por-tal und in Workflow-Management mit SAP (Brennecke, Dart, Rickayzen,Schneider, SAP PRESS 2002).

3.2 Services für die Integration von Geschäftsprozessen und Dokumenten

Das SAP-System bildet einerseits Ihre betriebswirtschaftlichen Prozesse abund stellt Ihnen andererseits Funktionen für die Dokumentenverwaltung zurVerfügung. Bei der Vereinigung dieser beiden Welten werden Sie in einemSAP-System von zwei Technologien unterstützt: dem SAP Records Manage-ment und den Generischen Objektdiensten (GOS, Generic Object Services).Diese beiden Technologien werden wir uns im Folgenden näher ansehen.

3.2.1 SAP Records Management

Durch SAP ArchiveLink ist die Möglichkeit gegeben, archivierte Dokumentemit einem Business-Objekt wie dem Geschäftspartner zu verknüpfen.Geschäftsprozesse verlaufen aber in aller Regel über Business-Objektgrenzenhinweg. Dementsprechend entstehen an verschiedenen Business-ObjektenVerknüpfungen zu archivierten Dokumenten. Genau hier setzt SAP RecordsManagement an. Es bildet eine fachliche Klammer um mehrere Business-Objekte und deren Dokumente. Es geht sogar noch einen Schritt weiter undbietet eine offene, serviceorientierte Integrationsplattform, die es Ihnenermöglicht, beliebige (SAP- oder Nicht-SAP-)Anwendungen in einer Oberflä-che zu vereinen. Zudem bietet das SAP Records Management einen zentralenEinstieg in den Geschäftsprozess und fördert dessen Transparenz. Dabeisetzt es auf fast alle in Kapitel 2, »Grundlagen des Dokumentenmanagementsmit SAP«, genannten Technologien auf.

Architektur

Die serviceorientierte Architektur von SAP Records Management setzt aufdem Records Management Service Provider Repository (Transaktion SRMREG-EDIT) auf. Dienste wie die Funktionalitäten eines SAP ArchiveLink-Doku-ments werden dort als sogenannte Service Provider registriert. Ein ServiceProvider definiert sich als eine Menge von Klassen, die bestimmte Interfacesimplementieren. Service Provider stellen somit eine Schale um die genutzte

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Technologie dar. Die Interfaces sind auf Basis ihrer Funktionen in Klassenrol-len zusammengefasst. Die Klassenrollen gliedern sich in Backend- und Cli-ent-Rollen. Diese Unterscheidung schafft eine klare Trennung zwischenfrontend-unabhängigen und frontend-abhängigen Funktionalitäten. Auf-grund dieser Trennung können Massenoperationen auf Service Providernauch als Hintergrundaufgaben in Zeiten verlegt werden, in denen Benutzernweniger Performance zur Verfügung gestellt werden muss. Abbildung 3.5zeigt dies schematisch. Für Service Provider kann zudem eine Parametrisie-rung über Connection-Parameter definiert werden. Die Pflege der Connec-tion-Parameter erfolgt bei der Anlage einer Elementart, die damit eineAusprägung eines Service Providers ist. Die Elementart muss zusätzlich übereine Klassifikation weiter kategorisiert werden und steht dann für die Ver-wendung in einer Akte zur Verfügung.

Abbildung 3.5 Zusammenspiel von Klassenrollen, Interfaces und Service Providern

Für die Koordination der einzelnen Service Provider ist das Records Manage-ment Framework (RMF) zuständig (siehe Abbildung 3.6). Dieses unterteiltsich ebenfalls in ein Client- und ein Backend-Framework. Die Kommunika-tion zwischen zwei Service Providern findet ausschließlich über das RecordsManagement Framework statt. Damit semantische Daten (beispielsweise dieGeschäftspartnernummer einer Akte) zwischen zwei Service Providerntransportiert werden können, ist im RMF ein Kontextkanal vorhanden, derdiese Kommunikation ermöglicht.

Records Management Registry

Klassenrollen

Service Provider

Klasse für den Client

Klassenrolle Client

Interface 1

Interface 2

Klassenrolle Backend

Interface 1

Interface 2

Interface 3

Klasse für das Backendimplementiert

implementiert

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Abbildung 3.6 Koordination zwischen zwei Service Providern (angelehnt an: Becker, Schroeder, Spinola, »SAP Records Management«, S. 152)

SAP liefert Standard-Service-Provider aus. Dazu zählen Service Provider für:

� Akten

� Vorgänge

� Office-Dokumente

� ArchiveLink-Dokumente

� URLs

� Business Workflows

� Reports

� Notizen

� Aktenmodelle

� Transaktionen

� etc.

Records ManagementFramework

(RMF)

Service Provider 1

Service Provider 2

Clientframework Backendframework

Ko

nte

xt-K

anal

Klasse für Client

Klasse für Backend

Klasse für Client

Klasse für Backend

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Identifikation eines Objekts

Innerhalb des RMF ist eine eindeutige Identifikation eines Objekts notwen-dig. Dies erfolgt über die POID (Persistent Object Identifier). Diese setzt sichzusammen aus der AREA POID, der SRM POID und der SP POID.

� AREA POIDDie AREA POID ermöglicht die Verwaltung übergeordneter Informatio-nen. Sie wird von der RMS-ID repräsentiert und über die Klassifikationbei Anlage einer Elementart zugewiesen. Damit wird eine Obermenge dermöglichen Service Provider eines Bereichs definiert. In der Praxis wirddieses Konzept zur strikten Trennung von einzelnen Geschäftsbereichengenutzt (beispielsweise Personalwesen und Vertrieb).

� SRM POID (SAP Records Management POID)Die SRM POID definiert einen Service Provider innerhalb des SAPRecords Managements. Als Schlüssel wird die Elementart (SPS-ID)genutzt. Zudem definiert die SRM POID den Zustand des Objekts. Dientsie als Platzhalter eines Objekts, ist der Zustand Modell gesetzt. Stellt sieein konkretes Objekt dar, welches durch die SP POID näher beschriebenwird, ist der Zustand Instanz.

� SP POID (Service Provider POID)Im Gegensatz zur SRM POID liefert die SP POID den konkreten Schlüsseldes Objekts. Dabei ist der Aufbau des Schlüssels stark abhängig von derjeweils genutzten Anwendung. Für ein ArchiveLink-Dokument setzt sichder Schlüssel beispielsweise aus Content Repository, Dokument-ID undDokumenttyp zusammen.

Praxistipp

Die Arbeit in Projekten ist mit SAP Records Management effizienter. Zum einenexistieren Service Provider, die durch Customizing einfach genutzt werden können,sodass Anforderungen des Kunden relativ schnell umgesetzt werden können.Durch die strikte Einhaltung der Objektorientierung kann zudem eine Anpassungüber Redefinitionen ohne Durchführung von Modifikationen erfolgen. Somit istdie Wartung einer Lösung mit SAP Records Management leichter zu gewährleis-ten.

Reichen diese Funktionalitäten der Standard-Service-Provider nicht aus, so hatman die Möglichkeit, einige Klassen des SAP-Standards über die Registrierungeigener Service Provider auszutauschen. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, kom-plett eigene Service Provider zu entwickeln.

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Aktenmanagement

Auf Basis der bisher vorgestellten Eigenschaften arbeitet der Service Provi-der Record. Dieser nutzt als Persistenz die in Abschnitt 2.3.3, »DocumentManagement Service des Knowledge Providers«, vorgestellte Dokumentin-frastruktur und speichert Instanzen einer Akte in Form einer XML-Datei.Seine Funktionen sind darauf spezialisiert, andere Service Provider desRecords Management Service Provider Repositorys einzubinden und derendefinierte Funktionalität zur Verfügung zu stellen. Um den Service ProviderRecord zu nutzen, müssen Sie zunächst den Aufbau einer Akte in Form einesAktenmodells definieren. Dies erfolgt über den sogenannten Records Mode-ler, bei dem es sich ebenfalls um einen Service Provider handelt. NachAbschluss der Modellierung kann das Aktenmodell über den Connection-Parameter MODEL_ID mit der Elementart der Akte verknüpft werden. Die ein-zelnen Schritte werden Sie in Abschnitt 4.9.2, »Aktenmodell anlegen«, undden darauf folgenden Kapiteln kennenlernen.

Weitere Informationen sowie Erklärungen zu vielen weiteren Funktionenund Eigenschaften zu SAP Records Management finden Sie im SAP Help Por-tal und im Buch SAP Records Management (Becker, Schroeder, Spinola, SAPPRESS 2009).

3.2.2 Generische Objektdienste

Die Integration von weiteren Funktionen an Business-Objekten erfolgt überdie Generischen Objektdienste (GOS). Sie bieten den gleichen Zugriff auf all-gemeingültige Funktionen zu einem Objekt. Zu diesen Funktionen zählen:

� das Erfassen von (persönlichen oder allgemeinen) Notizen

� das Anlegen von Anlagen

� das Erstellen von ArchiveLink-Verknüpfungen für Dokumente, die imArchiv liegen oder später eingescannt und abgelegt werden sollen

� das Starten eines Workflows

� das Anzeigen einer Übersicht über alle Workflows, an denen das Objektbeteiligt ist

� das Anzeigen einer Übersicht über alle Business-Objekte, die mit demObjekt verknüpft sind

� das Versenden des Objekts als Anlage einer Nachricht

Gestartet werden die Dienste zu einem Objekt über das Menü System �

Dienste zum Objekt. Wenn für das aktuelle Business-Objekt Dienste verfüg-

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Services für die Integration von Geschäftsprozessen und Dokumenten 3.2

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bar sind, wird ein Menü in der Titelzeile des SAP-Systems eingeblendet(siehe Abbildung 3.7).

Abbildung 3.7 GOS eingeschaltet für das Business-Objekt »Geschäftspartner«

Die GOS bieten zudem die Möglichkeit, eigene Dienste für Anwendungen zudefinieren. Damit steht der Integration einer Projektlösung nichts im Wege.

Die Definition eines Dienstes erfordert folgendes Vorgehen:

� Anlegen des Generischen ObjektdienstsEin Generischer Objektdienst wird durch eine ABAP-Klasse repräsentiert.Diese muss von der Klasse CL_GOS_SERVICE erben.

� Statusprüfung des Diensts Es ist die Methode CHECK_STATUS zu redefinieren. Diese Methode CHECK_STATUS wird im Rahmen der Aktivierung wie zuvor beschrieben durchlau-fen. Mit ihrem Ergebnis steuert sie das Verhalten der Drucktaste im Menüder Generischen Objektdienste.

� Ausführung des DienstsEs ist die Methode EXECUTE zu redefinieren. EXECUTE wird nach Betäti-gung der Drucktaste im Menü der Generischen Objektdienste durchlaufenund implementiert die Funktionalität des Dienstes.

� Aktivieren des Dienstes per Customizing Für die Aktivierung des Dienstes müssen Sie in der Tabelle SGOSATTR überdie Tabellenpflege (Transaktion SM30) ein Eintrag erstellen. Dabei wer-den die Beschreibung der Funktion (wird im Menü als Beschreibung derDrucktaste genutzt), das Icon sowie die Klasse hinterlegt. Zudem kannman ein COMMIT WORK nach Ausführung der Methode EXECUTE zur Daten-sicherung die Ausführung als Control aktivieren. Die Reihenfolge derFunktionen im Menü der Generischen Objektdienste kann ebenso festge-legt werden. Außerdem können Sie anstelle einer einzelnen Drucktasteeine Menge von Diensten hinterlegen. Dazu muss die Klasse das InterfaceIF_GOS_SERVICE_MULTIPLE unterstützen.

Weitere Informationen sowie Erklärungen zu den Standarddiensten derToolbox der Generischen Objektdienste erhalten Sie im SAP Help Portal.

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3.3 Services für den Schriftverkehr

Ein Geschäftsprozess benötigt nicht nur Funktionalitäten für die Verwaltungvon Dokumenten. Er besteht ebenso aus dem Schriftverkehr, der mit Kun-den, Lieferanten, Mitarbeitern, Kollegen, Krankenkassen oder dem Staatstattfindet. Die Erzeugung des Schriftverkehrs bedarf fachlicher Daten auseiner betriebswirtschaftlichen Anwendung, deshalb bietet SAP ebenso Tech-nologien für die Erzeugung des Schriftverkehrs an. Aktuell sind in einemSAP-System zwei verschiedene Methoden für die Erstellung von Schriftver-kehr relevant:

� SAP Interactive Forms by Adobe

� SAP ArchiveLink-Szenarien für Ausgangsdokumente

Durch die Einführung von SAP Interactive Forms by Adobe wurden die Tech-nologien SAPscript und SAP Smart Forms um eine Alternative erweitert.Welche Technologie man im Projekt einsetzt, hängt von den Systemanforde-rungen und von den Anforderungen an die Formularerzeugung ab. Funktio-nale Unterschiede können Auslöser für den Einsatz von SAPscript oderSmart Forms sein. Bitte beachten Sie zu den funktionalen Unterschieden zwi-schen SAP Smart Forms und SAP Interactive Forms by Adobe den SAP-Hin-weis 1009567.

3.3.1 SAP Interactive Forms by Adobe

SAP Interactive Forms by Adobe sind aus einer strategischen Partnerschaftzwischen SAP und Adobe entstanden. Dabei wurde die reine Erzeugung vonDruckformularen, die durch SAPscript und Smart Forms gegeben ist, durchdie Interaktion über Formulare erweitert. Interaktion bedeutet hier die Mög-lichkeit, PDF-Formulare zu erstellen, die beim Öffnen mit dem Adobe Readerüber Eingabefelder verfügen. Nach dem Ausfüllen dieser Eingabefelder kön-nen die eingetragenen Werte mit dem Formular gespeichert werden. Für denEinsatz ist eine separate Lizenz notwendig. Die Funktionalität der Druckfor-mulare wird ebenso von SAP Interactive Forms by Adobe unterstützt undersetzt nach und nach den Einsatz von SAPscript und Smart Forms bei SAP.

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Services für den Schriftverkehr 3.3

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Grundprinzip der Generierung/Extraktion

Grundprinzip von SAP Interactive Forms by Adobe ist die getrennte Behand-lung von Daten und Design der Vorlage bei gemeinsamen Transport. EineFormularvorlage (XDP) und die Formulardaten im XML-Format werdendabei über den Adobe Document Service zu einer PDF-Datei zusammenge-führt. Beim Einsatz von interaktiven Formularen können zusätzlich die For-mulardaten im XML-Format bei der Rückkehr einer interaktiven PDF-Dateian das Backend-System über den Adobe Document Service extrahiert wer-den. Damit wird es möglich, die Daten des Formulars ohne OCR oder manu-elle Bearbeitung in die Datenbank zu schreiben oder für die weitereVerarbeitungslogik zu nutzen (siehe Abbildung 3.8).

Die Anwendung nutzt für die Steuerung der Formularaktionen das soge-nannte PDF-Objekt. Das PDF-Objekt ist eine ABAP-Klasse, welche die Verbin-dung zwischen dem System, auf dem sich die Anwendung befindet, unddem Adobe Document Service herstellt. Als Kommunikationsbasis dienendabei Webservices.

Beispiel: Antragsformular

Ein Unternehmen möchte seinen Kunden die Möglichkeit bieten, das Antragsfor-mular auch offline (sprich: ohne Verbindung zum Internet) auszufüllen. Dadurchsollen die Kundenzufriedenheit gesteigert und der Geschäftsprozess optimiertwerden. Dazu wird folgendes Szenario für Kunde Mustermann definiert:

� Kunde Mustermann lädt sich von der Unternehmenswebsite das Antragsformu-lar auf seinen lokalen Computer herunter.

� Auf einer Zugfahrt von Hamburg nach München ohne Internetverbindung fülltHerr Mustermann das Antragsformular mit dem Adobe Reader aus und spei-chert den Antrag einschließlich der eingetragenen Daten.

� Beim nächsten Büroaufenthalt mit Internetverbindung öffnet der Kunde dasAntragsformular mit den gespeicherten Eingaben erneut und betätigt die darinenthaltene Drucktaste Senden. Das Formular wird daraufhin an eine zentraleE-Mail-Adresse des Unternehmens gesendet.

� Im System angekommen, werden die Daten extrahiert und in eine Datenbanküberführt.

� Der zuständige Sachbearbeiter wird informiert und bearbeitet den Antrag.

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Grundlagen für die Definition von Geschäftsprozessen 3

98

Abbildung 3.8 Grundprinzip der Generierung/Extraktion

Erstellung einer Formularvorlage

Damit die Generierung und Extraktion durchgeführt werden kann, musszuvor eine Formularvorlage in mehreren Schritten erstellt werden. Voraus-setzung dafür ist zudem die Installation des Adobe LiveCycle Designers aufden Clientrechnern, die für die Formularerstellung genutzt werden.

1. Anlegen einer SchnittstelleFür die Anlage einer Schnittstelle nutzen Sie den Form Builder (TransaktionSFP) oder den Object Navigator (Transaktion SE80). Dort hinterlegen Siewie bei der Definition einer Schnittstelle eines Funktionsbausteins die ein-zelnen Parameter für Import, Export, Ausnahmen und so weiter. Abbil-dung 3.9 zeigt die Schnittstelle FP_TEST_03.

2. Anlegen eines FormularsNachdem Sie die Schnittstelle definiert haben, kann nun das Formularangelegt werden. Das Formular muss auf der Schnittstelle basieren. DieSchnittstelle stellt die Obermenge an Daten für die Formularvorlage dar.Die Angabe der Schnittstelle ist hierbei obligatorisch.

3. Definieren des KontextesDie zwingende Verbindung eines Formulars mit einer Schnittstelle istdurch den Kontext gegeben. Ein Formularobjekt definiert sich durch dasDesign und den Kontext. Der Kontext kann in der Bearbeitungsoberfläche

SAP-System mit Java-Stack

SAP-System mit ABAP-Stack

Formularvorlage (XDP)

Formulardaten im XML-Format

AnwendungPDF-Datei

Adobe Document Service

Anwendungstabellen

InteraktivePDF-Datei

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Services für den Schriftverkehr 3.3

99

des Formulars per Drag & Drop aus der Spalte Schnittstelle in der SpalteKontext erstellt werden. Abbildung 3.10 zeigt den Kontext des FormularsFP_TEST_03. Beim Erstellen des Kontextes besteht die Möglichkeit, nur Teil-mengen einer Struktur der Schnittstelle in den Kontext zu überführen. Aufdiese Weise wird sichergestellt, dass nur die tatsächlich genutzten Datenbei der Generierung an den Adobe Document Service übergeben werden.

Abbildung 3.9 Schnittstelle FP_TEST_03

Abbildung 3.10 Formularkontext von FP_TEST_03

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Grundlagen für die Definition von Geschäftsprozessen 3

100

4. Erstellung des DesignsIm nächsten Schritt legen Sie nun das Design der Formularvorlage an.Dazu wechseln Sie in den Tabreiter Layout. Beim Wechsel wird der lokalinstallierte Adobe LiveCycle Designer gestartet und in der Oberfläche desSAP-Systems integriert dargstellt (siehe Abbildung 3.11). Das Layout desAdobe LiveCycle Designers können Sie dabei beliebig anpassen. In Abbil-dung 3.11 sehen Sie auf der linken Seite den Data View. Er stellt die mög-lichen Felder des Kontextes dar. Diese können Sie wieder per Drag & Dropvom Data View in den Formularbereich ziehen. Abhängig vom Daten-typ wird so automatisch ein Feld für die Bibliothek von Oberflächenele-menten erzeugt (in Abbildung 3.11 rechts im Bereich Library), und dieBindung zum Kontext wird hergestellt. Aufgrund der Vielzahl von Funkti-onen verweise ich hier auf die im Adobe LiveCycle Designer integrierteHilfe, die Sie über das Menü Hilfe � Adobe LiveCycle Designer-Hilfe

erreichen.

Abbildung 3.11 Formulardesign von FP_TEST_03

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Services für den Schriftverkehr 3.3

101

5. Aktivieren des FormularsZum Abschluss aktivieren Sie das Formular. Im Hintergrund wird entspre-chend ein Funktionsbaustein angelegt, der Ihnen die programmatischeBefüllung ermöglicht.

Steuerung der Formularerzeugung aus Programmen

Für die Einbindung in eine Anwendung müssen Sie ein Druckprogramm zurErzeugung von Formularen definieren. Die Verbindung zwischen Druckpro-gramm und Formular ist die zuvor definierte Schnittstelle. Das Druckpro-gramm wird in den folgenden Schritten definiert:

1. Datenselektion durchführenBei der Definition der Schnittstelle haben Sie bereits im Geiste eineDatenselektion durchgeführt. Nun müssen Sie diese Selektion im Druck-programm praktisch umsetzen, sodass alle notwendigen Daten derSchnittstelle gefüllt sind.

2. Name des Funktionsbausteins ermittelnDer Funktionsbaustein auf Basis der Schnittstelle wird beim Transport injedem Zielsystem neu generiert. Deshalb sollten Sie niemals mit demNamen des Funktionsbausteins arbeiten, sondern den Namen ausschließ-lich über den Funktionsbaustein FP_FUNCTION_MODULE_NAME ermitteln. AlsImportparameter übergeben Sie den Formularnamen.

3. Druckjob öffnenIm nächsten Schritt öffnen Sie den Druckjob mit dem FunktionsbausteinFP_JOB_OPEN. In diesem Baustein ist der Changing-Parameter IE_OUTPUT-PARAMS für die Steuerung der Formularausgabe hinterlegt. Der Parameterist eine Struktur vom Typ SFPOUTPUTPARAMS (siehe Tabelle 3.2).

Parameter Beschreibung

NODIALOG Unterdrückt den Druckdialog.

GETPDF Schaltet die Rückgabe der PDF im Feld /1BCDWB/FORMOUTPUT-PDF des generierten Funktionsbausteins ein.

CONNECTION Gibt die RFC-Destination des Adobe Document Service an.

DEST Legt das Ausgabegerät fest.

REQNEW Erzeugt einen neuen Spool-Auftrag. Wird dieses Feld nicht belegt, wird versucht, einen bestehenden Spool-Auftrag zu nut-zen (siehe SAP-Hinweis 85318).

Tabelle 3.2 Wichtige Felder der Struktur SFPOUTPUTPARAMS

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Grundlagen für die Definition von Geschäftsprozessen 3

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4. Generierten Funktionsbaustein aufrufen

Nachdem Sie nun den Druckjob geöffnet haben, können Sie über dengenerierten Funktionsbaustein die Schnittstelle des Formulars befüllen.Für das Einfügen des Aufrufs können Sie über die Drucktaste Muster

mit dem Namen des generierten Funktionsbausteins arbeiten(/1BCDWB/SM00000001 ist z.B. der Funktionsbaustein für die Schnitt-stelle FP_TEST_03). Achten Sie unbedingt darauf, den Namen nach demEinfügen wieder in Ihre Variable umzubenennen.

5. Druckjob schließen

Zuletzt schließen Sie den Druckjob über den Funktionsbaustein FP_JOB_CLOSE. Abhängig von der Entscheidung Ihrer Formularausgabe wird ent-weder die Druckvorschau gestartet oder der Spool-Auftrag abgeschlossen.

Weitere Informationen sowie Erklärungen zu vielen anderen Funktionenund Eigenschaften von SAP Interactive Forms by Adobe finden Sie im SAPHelp Portal und im Buch SAP Interactive Forms by Adobe (Hauser et al., SAPPRESS 2009).

3.3.2 SAP ArchiveLink-Szenarien für Ausgangsdokumente

Mit SAP ArchiveLink-Szenarien für Ausgangsdokumente können Sie Doku-mente, die über den Spool-Prozess ausgegeben werden, mittels einer SAPArchiveLink-Verknüpfung mit einem Business-Objekt zu verknüpfen (sieheAbbildung 3.12). Voraussetzung ist, dass die jeweilige SAP-Anwendung dieMöglichkeit zur Ablage von ausgehenden Dokumenten unterstützt.

REQFINAL Schließt den Spool-Auftrag, sodass keine anderen Dokumente ihn nutzen können.

COPIES Die Anzahl der Ausdrucke wird definiert.

NOPDF Ausschließlich die PDL-Datei (Printer Definition Language) wird erzeugt. Damit kann die Druckerleistung gesteigert werden.

ARCMODE Steuert den Ablagemodus. Dadurch besteht die Möglichkeit, ein SAP ArchiveLink-Szenario für Ausgangsdokumente zu defi-nieren.

NOPRINT Unterdrückt das Drucken am Backend.

Parameter Beschreibung

Tabelle 3.2 Wichtige Felder der Struktur SFPOUTPUTPARAMS (Forts.)

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Services für den Schriftverkehr 3.3

103

Unabhängig von der Anwendung, die die Dokumente ablegt, ist für die Nut-zung von ArchiveLink ein Grundcustomizing nötig. Dieses können Sie überden Einführungsleitfaden (IMG) unter SAP NetWeaver � Application Ser-

ver � Basis-Services � ArchiveLink � Grundcustomizing vornehmen.

Abbildung 3.12 Ablauf eines ArchiveLink-Szenarios für Ausgangsdokumente

Der Ablauf eines SAP ArchiveLink-Szenarios für Ausgangsdokumentebesteht aus drei Schritten:

1. Starten des Drucks aus der AnwendungIm ersten Schritt wird durch die Anwendung ein Druck angestoßen. Dieskann entweder durch ein spezielles Druckprogramm erfolgen oder im Dia-log durch den Benutzer mit Betätigen der Drucktaste Drucken gestartetwerden. Die genutzte Formulartechnologie spielt dabei keine Rolle.SAPscript, SAP Smart Forms und SAP Interactive Forms by Adobe werdengleichermaßen unterstützt. Für eine fehlerfreie Funktion muss die Anwen-dung die Dokumentart sowie das Business-Objekt kennen. Es wird einSpool-Auftrag im SAP Spool erstellt.

SAP-System

Anwendung

Archiv

SAP Spool

Archivierungsmodus

Nur druckenDrucken und

ablegenNur ablegen

Drucker

ArchiveLink

BO

Verknüpfung

Ausgangs-dokument

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Grundlagen für die Definition von Geschäftsprozessen 3

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2. Ausführen des Drucks auf Basis des ArchivierungsmodusDie Ausführung des Spool-Auftrags wertet den Archivierungsmodus aus.Wird Nur drucken gewählt, so wird ausschließlich das Dokument an denDrucker übergeben. Wird Drucken und ablegen gewählt, so wird dasDokument an den Drucker gesendet, und anschließend wird auf Basis derDokumentart und des Business-Objekts das Content Repository ermittelt,und die Archivierung über die HTTP-Schnittstelle (siehe Abschnitt 2.3.2,»Content Management Service des Knowledge Providers«) wird angesto-ßen. Schließlich meldet der SAP Spool die Dokumentenreferenz an SAPArchiveLink. Bei Nur Ablegen wird auf Basis der Dokumentart und desBusiness-Objekts das Content Repository ermittelt und die Archivierungüber die HTTP-Schnittstelle angestoßen. Der SAP Spool meldet sodann dieDokumentreferenz an SAP ArchiveLink.

3. Schreiben der ArchiveLink-VerknüpfungIm letzten Schritt wird die Dokumentreferenz wie bei allen anderen Sze-narien an SAP ArchiveLink übergeben. Dort wird auf Basis des Customi-zings die Verknüpfungstabelle ermittelt, und die Verknüpfung wirdgeschrieben. Für nachfolgende Schritte bestehen dieselben Erweiterungs-möglichkeiten wie in Abschnitt 2.2.2, »Kopplung von Folgeaktivitäten anArchiveLink«, beschrieben.

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Inhalt

Geleitwort der DSAG ............................................................................... 11Vorwort .................................................................................................. 13

1 Einführung .......................................................................... 17

1.1 Dokumente in Unternehmen ................................................ 171.2 Dokumente und ihre Bedeutung in Geschäftsprozessen ........ 221.3 Dokumentenmanagement ..................................................... 251.4 SAP NetWeaver ..................................................................... 29

2 Grundlagen des Dokumentenmanagements mit SAP ........ 33

2.1 Was ist ein »Dokument« im SAP-System? ............................. 342.2 Services für den Eingang/die Klassifizierung

von Dokumenten .................................................................. 372.2.1 SAP ArchiveLink-Szenarien für Eingangsdokumente ... 372.2.2 Kopplung von Folgeaktivitäten an ArchiveLink........... 40

2.3 Services für die Ablage/Archivierung von Dokumenten ......... 422.3.1 SAP Content Server und SAP Cache Server ................ 432.3.2 Content Management Service des Knowledge

Providers ................................................................. 472.3.3 Document Management Service des Knowledge

Providers .................................................................. 492.4 Services für die Recherche .................................................... 53

2.4.1 SAP ArchiveLink Document Finder ............................ 542.4.2 Search and Classification Engine (TREX) .................... 582.4.3 SAP NetWeaver Enterprise Search ............................. 61

2.5 Services für die Anzeige von Dokumenten ............................ 632.5.1 HTML-Viewer ........................................................... 652.5.2 ECL-Viewer ............................................................... 652.5.3 OLE-Automation ....................................................... 672.5.4 Weitere Möglichkeiten zur Einbindung des

Document Viewers .................................................. 742.6 Services für die Administration von Dokumenten .................. 75

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Inhalt

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SAP bietet mehr als ein herkömmliches Dokumentenmanagement-System: Zusätzlich zu den Workflow-Funktionalitäten bietet es Technologien für den Schriftverkehr und für die Integration zwischen fachlichen Anwendungen und den zugehörigen Dokumenten im SAP-System. 81

3 Grundlagen für die Definition von Geschäftsprozessen .... 81

3.1 Services für die Benachrichtigung von Zuständigen ............... 823.1.1 Prinzipielle Arbeitsweise von SAP Business

Workflow .................................................................. 823.1.2 Definition von Workflows ........................................ 853.1.3 Bearbeiterfindung ..................................................... 873.1.4 Ansteuerung von Workflows aus Programmen ........... 88

3.2 Services für die Integration von Geschäftsprozessen und Dokumenten ................................................................. 903.2.1 SAP Records Management ........................................ 903.2.2 Generische Objektdienste ......................................... 94

3.3 Services für den Schriftverkehr .............................................. 963.3.1 SAP Interactive Forms by Adobe ............................... 963.3.2 SAP ArchiveLink-Szenarien für

Ausgangsdokumente ................................................. 102

4 Praxisbeispiel »Posteingangsbearbeitung« ....................... 105

4.1 Vorbereitungen .................................................................... 1074.2 Archivierung .......................................................................... 113

4.2.1 Datenbank-Content-Repository anlegen .................... 1144.2.2 Dokumentarten und Verknüpfungen zum

Geschäftspartner anlegen .......................................... 1174.3 Simulationsprogramm für Posteingang und

Datenerkennung ................................................................... 1214.4 Vorgangstabelle und Verbuchungsbaustein anlegen ............... 1274.5 User Exit implementieren ..................................................... 1294.6 Business-Objekt anlegen ........................................................ 133

4.6.1 Objekttyp anlegen .................................................... 1334.6.2 Schlüsselfeld anlegen ................................................ 1354.6.3 Methode STATIC_DISPLAY anlegen .......................... 136

4.7 Workflow .............................................................................. 1414.7.1 Grundcustomizing durchführen ................................. 1424.7.2 Workflow-Aufgabe und -Muster anlegen .................. 144

4.8 Sperrobjekt für den Vorgang anlegen ..................................... 1594.9 Einstellungen für Kundenakte pflegen .................................... 161

4.9.1 Vorbereitung ............................................................ 1614.9.2 Aktenmodell anlegen ................................................ 1684.9.3 Content-Modell anlegen ........................................... 1764.9.4 Elementart für die Kundenakte anlegen .................... 181

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Inhalt

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4.10 Implementierung der Serviceklasse ........................................ 1844.10.1 Aktenoperationen ..................................................... 1854.10.2 ArchiveLink ............................................................... 1994.10.3 Geschäftspartner ....................................................... 2014.10.4 Verteilung ................................................................. 2074.10.5 Workflow .................................................................. 2084.10.6 Vorgang .................................................................... 212

4.11 Methode STATIC_DISPLAY implementieren .......................... 2184.12 Steuerungsprogramm anlegen ............................................... 2184.13 Document-Finder-Recherche implementieren ....................... 2204.14 Generische Objektdienste implementieren ............................ 223

5 Vorgehen im Projekt und Betrieb der Lösung ................... 227

5.1 Phasenmodell zur Vorgehensweise ........................................ 2285.2 Welche Informationen sind vom Fachbereich zu sammeln? .... 2315.3 Welche Randbedingungen sind zu klären? ............................ 2395.4 Welche Grundeinstellungen sind notwendig? ....................... 2405.5 Welche Probleme entstehen bei der Produktivsetzung? ........ 2415.6 Was ist beim Betrieb einer Lösung zu beachten? ................... 243

Anhang ....................................................................................... 245

A Transaktionslandkarte ....................................................................... 246B Glossar .............................................................................................. 253C Literatur ............................................................................................ 257

C.1 SAP-Hinweise ........................................................................ 258C.2 Weitere Informationen .......................................................... 258

D Abbildungsverzeichnis ....................................................................... 259E Tabellenverzeichnis ........................................................................... 263F Der Autor ......................................................................................... 265

Index........................................................................................................ 267

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Index

<CNTN01> 209@DID 70@EID 700046 7121 CFR Part 11 19

A

ABAP Trial Version � SAP NetWeaver ABAP Trial Version

ABAP-Client 59ABAP-Stack 29Abgabeordnung 18Ablage 27, 31, 34

zentrale 25Ablageauftrag 77Ablagemedium 47Ablauf der Anzeige 65Ablegen für spätere Erfassung 38Ablegen für spätere Zuordnung 38Ablegen und Erfassen 38Ablegen und Zuordnen 38Abwandlung von Szenarien 39Administration 28, 31, 34, 231

abgelegter Dokumente 77fachliche 238SAP Content Server 45

Administrationsaufgabe 243Administrationsdokumentation 229Administrationswerkzeug

projektspezifisches 244Adobe 32, 96, 103, 237Adobe Document Service 97, 99Adobe LiveCycle Designer 98, 100Aggregation 58Akte 40, 237, 239

anlegen 189, 243Attribute 238Aufbau 238Recherche 238Struktur 238

Aktenanlage, initiale 243Akten-API 190, 198Aktenlösung, elektronische 21

Aktenmodell 94anlegen 168Attribute pflegen 170

Aktenoperation 184, 185Aktenstruktur definieren 170Aktenverwaltung 105Akzeptanz 229, 234Alert 78Anbindung 234, 240ANCHOR 173Änderung, gesetzliche 232Annotation 66Anwendung 58

betriebswirtschaftliche 96integrieren 235registrieren 67

Anwendungshierarchie 78Anwendungslog 78Anzeige 28, 31, 34, 63Anzeigeklasse 56

CL_ALINK_HITLIST_TREE 56, 57Apache 43API 253Application Server ABAP � SAP NetWea-

ver Application Server ABAPApplication Server Java � SAP NetWea-

ver Application Server JavaApplikation pflegen 67Applikationsplattform 29Archiv 38, 47, 49, 242

anbinden 241, 244zertifiziertes 240

ARCHIV_CONNECTION_INSERT 200, 201

ARCHIV_PROCESS_RFCINPUT 105, 126ArchiveLink 31, 37, 39, 49, 96, 102,

104, 107, 184, 199, 220, 244Customizing 78Folgeaktivität 40Monitor 75, 77Szenario für Ausgangsdokumente 96,

102Szenario für Eingangsdokumente 37Verknüpfung 37, 104, 219Verknüpfungstabelle 107Zertifizierung 47

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Index

ArchiveLink Document Finder 31, 39, 53, 63, 64, 107, 220

ArchiveLink Document Finder � SAP ArchiveLink Document Finder

ArchiveLink for Archiving Systems 6.20 47

Archivierung 27, 31, 34, 113, 123Archivierungsmodus

Drucken und Ablegen 104Nur Ablegen 104Nur Drucken 104

ArchivierungsmodusNur Drucken 104Archivlösung 240ARCMODE 102Area 173AREA POID 93, 253AS ABAP 61, 62ASSIGNED 41Asynchroner Auftrag 77Attribut

fachliches 236horizontales 187suchen 48vertikales 187Verwaltung 49

Attribute ändern 236Attribut-Engine 60Aufbewahrungsfrist 19, 236Aufgabencontainer 86Auftrag, asynchroner 77Ausgeschlossener Bearbeiter 87Auslöser 22Ausnahmeklasse 112Automatische Datenflussdefinition 158Automatische Texterkennung 27Automatisierung 239AXViewer 74

B

Backend 58Backend-Rolle 91BAdI OA_BADI_LINK 41BAPI_BARCODE_SENDLIST 48BAPI_BUPA_ADDRESS_GETDETAIL

204BAPI_BUPA_ADDRESSES_GET 204BAPI_BUPA_CENTRAL_GETDETAIL 203

Barcode 27, 48, 77Barcode-BAPI-Funktion 48Basel II 19Batch 240Batch-Verarbeitung 240BDSG 18Bearbeiter

ausgeschlossener 87möglicher 87zuständiger 87

Bearbeiterfindung 87Bearbeiterzuordnung pflegen 151Benachrichtigung von Zuständigen 82Benutzer 240Berechtigung 233, 238, 242Bereinigung 240Beschreibung 51, 55Betrieb 227, 231, 243Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) 18Betriebswirtschaftliche Anwendung 96Beweiskraft vor Gericht 20Bewerbermanagement 35Beziehung

Beschreibung 51Collection 51Hyperlink 51Struktur 51Template 51Version 51Verwaltung 49

BGB 18BO 58, 84, 102

anlegen 133Ereignis 41

BOR 84, 119BPM 29Budget 229, 232Budgetüberschreitung 228Bundesdatenschutzgesetz � BDSGBürgerliches Gesetzbuch � BGBBusiness Document Service � SAP BDSBusiness Intelligence � SAP NetWeaver

BIBusiness Object Builder 136Business Object Repository � BORBusiness Process Management � BPMBusiness Workflow � SAP Business

WorkflowBusiness-Objekt � BO

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Index

C

Cache-Server 31, 43, 45, 46Caching 28, 253CAD 235, 253Case Management � SAP Case Manage-

mentCHECK_CONTROL_EXISTENCE 58CHECK_STATUS 95, 224CHECKED_OUT 50CHECKEDOUT_USER 50CL_ALINK_HITLIST_TREE 56, 57CL_ALINK_QUERY 222CL_ALINK_QUERY_2 56CL_ALINK_QUERY_APP_TMPL 57, 220CL_ALINK_QUERY_DOCLIST 56CL_ALINK_QUERY_DOCLIST_RFC 56CL_ALINK_QUERY_DVS 56CL_ALINK_QUERY_DVS_RFC 56CL_ALINK_QUERY_PRILIST 56CL_DOCUMENT_HISTORY 217CL_DV_VIEWER_CONTROL 74CL_GOS_SERVICE 95, 223CL_GUI_DOCKING_CONTAINER 216CL_SRM_RMF_CONNECTOR 191CL_SRM_START_FRAMEWORK 194Client-/Server-Architektur 59Client-Rolle 91CLSID 68CNTN01_SWC 208Collaboration 30Collection 51COMMIT WORK 95COMPLETED 84Compliance 18Computer-Aided Design � CADCONFIRM 41CONNECTION 101Connection-Parameter 91Containerelement 86

anlegen 153einfügen 147

Content 35, 43ermitteln 48

Content Repository 45, 67, 76, 253definieren 114pflegen 39

Content Server Engine � SAP Content Server Engine

Content-Modell 51, 163anlegen 176

Content-Server 31, 43Content-Server-Administration 77Content-Server-Monitoring 77Content Storage Layer 44Control 31COPIES 102CREATE 41, 58CREATED 41CREATED_AT 50CREATED_BY 50Customizing 55, 65, 93, 240

ArchiveLink 39, 40Customizingtransport 109CX_STATIC_CHECK 112

D

Data View 100Datei

anzeigen 69hochladen 123

Dateiextension 253Dateiserver 61Daten

anhängen 48personenbezogene 19strukturierte 58unstrukturierte 58

Datenbank-Content-Repository anlegen 114

Datenfluss 85automatisch definieren 158definieren 147

Datenhaltung, redundante 236Datenquelle, externe 61Datenschutz 19, 25Datenschutzgesetz 19Datenselektion durchführen 101Datensicherheit 19Datenverarbeitungskonzept � DV-Kon-

zeptDESCRIPTION 51Design erstellen 100Desktop Office Integration � SAP DOIDEST 101Digitalisierung 27

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Index

Disaster-Recovery-Szenario 21Dispatcher 43DISPLAY 41, 58Display 70DISPLAY_HITLIST_CONTROL 57DMS 17, 26, 31, 105

klassisches 17Document Finder � ArchiveLink Docu-

ment FinderDocument Modeling Workbench 51, 78,

180Document Viewer � SAP Document

ViewerDOCUMENT_FORMAT 50Dokument 34

ablegen 37, 232Administration 75anlegen 48anzeigen 63, 69, 237archivieren 123Aufbau 34Aufbewahrungsfrist 236Bearbeitung 239Bedeutung 17Definition 18erzeugen 232, 235Format 240integrieren 82klassifizieren 236logisches 34, 35, 43löschen 48modifizieren 48physisches 34, 35, 43Verwaltungsdaten 35Zugriff 49zuordnen 37

Dokumentart 103, 236, 253einrichten 241pflegen 39, 117

Dokumentationder Administration 229der Schulung 229

Dokumentbegriff 34Dokumentbereich 55

aktiv 56pflegen 55registrieren 55

Dokumentenklasselogische 43, 180

physische 43, 52reale 180

Dokumentenmanagement 17, 22, 29geschäftsprozessorientiertes 17, 81, 227

Dokumentenmanagement-System � DMS

Dokumentenreferenz 125Dokumentenverwaltungssystem � SAP

DVSDokumentformat 65Dokument-ID 45Dokumentinformation 48Dokumentinfrastruktur 42Dokumentreferenz 104, 240Dokumentsammlung 58Dokumenttyp 64, 235

pflegen 39Dokumentverknüpfung 78Downcast 190, 253Drittanbieter 17, 31Druck

ausführen 104starten 103

Drucken und Ablegen 104Druckjob

öffnen 101schließen 102

Drucklistenverknüpfung 78Druckprogramm 101

spezielles 103Druckvorschau 102Duet 32Durchsetzung, konsequente 228DV-Konzept 229, 235DVS � SAP DVS

E

EAI 29, 254ECL-Viewer 31, 63, 65Eigene Recherche 57Eigenentwicklung 63Einführungsleitfaden � IMGEingabe, manuelle 27Eingang 27, 31, 34Eingangsdokument 37Element

einfügen 219in Akte einfügen 196

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271

Index

Elementart 91, 173Aktenmodell anlegen 162anlegen 164, 166, 167

Enterprise Application Integration � EAIEnterprise Search � SAP Enterprise

SearchEntität 173Ereignis

ASSIGNED 41CREATED 41

Ereignismanager 86Ereignistabelle 82Ereignis-Typ-Kopplung 40, 82, 254Erfassungsprozess 27Erkennungsrate 27, 254ERP-Anwendung 227Erweiterungsmöglichkeit 57, 104EU-Vermittlerrichtlinie 19Existenzprüfung 186EXIT_CANCELLED 218EXIT_RETURN 218EXPIRYTIME 50EXPORT_TO_RM 57Extraktion 97Extremumprinzip 22

F

Fachabteilung 227Fachliche Administration 238Fachliche Klammer 90Fachliches Attribut 236Fachliches Objekt 232, 237Fähigkeiten, semantische 27FDA 19Fehlerprotokoll 77Fenster schließen 70Fertigstellung 232Filesystem 28, 44FIND 41Folgeaktivität koppeln 40Form Builder 98Format 240Formatversionierung 50Formular 237

aktivieren 101anlegen 98definieren 237

Formularbereich 100Formularerzeugung aus Programmen

101Formularvorlage erstellen 98FP_FUNCTION_MODULE_NAME 101FP_JOB_CLOSE 102FP_JOB_OPEN 101Framework

Backend 91Client 91

FREE 58FREE_HITLIST_CONTROL 57Freigabeverfahren 234, 236Freihandlinie 66Frontend

-abhängig 91ablegen 69bereitstellen 69Kommunikation 47-unabhängig 91

Frühes Ablegen mit Barcode 38Function Builder 53Funktion

HTTP-Schnittstelle 47Notizerstellung 234OLE 69Protokollierung 234Statusverwaltung 234Verteilung 234Weiterleitung 234Wiedervorlage 234

Funktionalitätfrontend-abhängig 91frontend-unabhängig 91

Funktionsbaustein 48, 53aufrufen 102Namen ermitteln 101SCMS_API 48

Funktionsbereich 47Funktionsgruppe 48

SCMS_AO_API 48SCMS_API 48SWRDLG 88SWRI 88SWRR 88SWRS 89

Fuzzy-Logik 27, 254

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272

Index

G

GDPdU 18GENERATE_QUERY_MASK 57Generic Object Services � GOSGenerierung 97Generischer Objektdienst � GOSGeschäftspartner 184, 201

anlegen 110anzeigen 204

Geschäftsprozess 17, 22Änderung 233gültiger 232horizontaler 232, 237optimieren 233vertikaler 232Zuständigkeit 233

Geschäftsprozesse, gleichartige 232Geschäftsprozessorientiertes Dokumen-

tenmanagement 17, 81, 227Gesetzestext 18Gesetzliche Änderung 232Gesetzlicher Zugriff 20GET_ATTRIBUTES 57GET_DOCUMENT_ATTRIBUTES 57GET_HITLIST 57GET_SELECTED_HITS 58GET_SUBDIRECTORY_HITLIST 57, 58GET_URL 57GETPDF 101Gliederungsknoten 170GoB 18GoBS 18GOS 32, 90, 94

CL_GOS_SERVICE 95implementieren 223

GrundarchitekturSAP Cache Server 46SAP Content Server 44

Grundcustomizing 103Grundeinstellungen 240Grundprinzip

Extraktion 97Generierung 97

Grundsätze ordnungsmäßiger Buchfüh-rung � GoB

Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme � GoBS

Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen � GDPdU

H

Handelsgesetzbuch � HGBHandlungsweise 22Hauptmerkmal, administratives 46HGB 18Horizontaler Geschäftsprozess 232Horizontales Attribut 187HTML-Viewer 31, 63, 65HTTP 29HTTP-Anfrage 60HTTP-Client 46HTTP-Content-Server 47HTTP-Kommando 48

append 48attrSearch 48create 48delete 48docGet 48get 48info 48mCreate 48putCert 48search 48serverInfo 48update 48

HTTP-Request 125HTTP-Schnittstelle 45, 47, 48, 49, 116HTTP-Server 45HTTP-Skript 45Hyperlink 51

I

IDW 18IF_ALINK_HITLIST

CHECK_CONTROL_EXISTENCE 58CREATE 58DISPLAY 58FREE 58GET_SELECTED_HITS 58REFRESH 58REFRESH_TREE 58

1316.book Seite 272 Donnerstag, 2. April 2009 3:27 15

273

Index

IF_ALINK_HITLIST_CALLBACK 57GET_SUBDIRECTORY_HITLIST 58LOAD_CONTEXT_MENU 58PROCESS_CONTEXT_MENU 58PROCESS_DOUBLE_CLICK 58

IF_ALINK_QUERY 57, 222DISPLAY_HITLIST_CONTROL 57EXPORT_TO_RM 57FREE_HITLIST_CONTROL 57GENERATE_QUERY_MASK 57GET_ATTRIBUTES 57GET_DOCUMENT_ATTRIBUTES 57GET_HITLIST 57GET_SUBDIRECTORY_HITLIST 57GET_URL 57INITIALIZE 57IS_FTS_ACTIVE 57PERFORM_SEARCH 57SET_IMAGE_CONTAINER 57

IF_DV_VIEWER_CONTROL 74IF_GOS_SERVICE_MULTIPLE 95IF_SRM_ACTIVITY_LIST 194IF_SRM_REQUEST 195IF_SRM_SP_RECORD_ELEM_INSTANCE

199IF_SRM_SP_RECORD_ELEMENT 198IFARCH21 41IIS 43IMG 103Implementierung 229Implementierungsprotokoll 229Index-Server 60Informations-Kommunikationsdienste-

Gesetz � IuKDGInformationsobjekt 238Infrastruktur 48, 239, 240Inhaltsablagesystem 79Inhaltstabelle anlegen 114Inhaltsversionierung 49INITIALIZE 57Inkonsistenzen 236Installation

SAP Cache Server 47SAP Content Server 45

Instanzknoten 173Integration 31, 32, 239

Ablagemedium 47Dokument 90Geschäftsprozess 90

Informationen 30Menschen 30Prozesse 29

Integration Broker 29Integrationsoberfläche 234Integrationsplattform, serviceorien-

tierte 90Interactive Forms by Adobe� SAP Inter-

active Forms by AdobeInterface

IF_ALINK_HITLIST_CALLBACK 57, 58IF_ALINK_QUERY 57IF_DV_VIEWER_CONTROL 74IF_GOS_SERVICE_MULTIPLE 95IFARCH21 41

Internet Information Service � IISIS_FTS_ACTIVE 57IT-Abteilung 227, 228Iterationsschritt 229Iteratives Vorgehen 228IuKDG 18

J

Java-Client 59Java-Stack 29Jobplanung 243Jobsteuerung 243Jukebox 28, 254

K

Kernprozess 232Klammer, fachliche 90Klassifikation 27, 31, 58, 91, 169, 182Klassifizierung 34Knowledge Management 30Knowledge Provider Content Manage-

ment Services � KPro CMSKnowledge Provider Document Manage-

ment Services � KPro DMSKnowledge Provider � KProKnowledge Warehouse 49Kommando 45Kommunikation

asynchrone 30synchrone 30

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274

Index

Komplexität 228Komponente 35, 43, 58

zentrale 61Kontext

binden 100definieren 98

Kontextauflösung 50Konzeption 228Konzeptionsphase 229, 239Koordination 229Kopplung, lose 47KPro 31KPro CMS 31, 43, 47, 49, 52, 107KPro DMS 31, 43, 49, 51, 78KPro-Attribut

CHECKED_OUT 50CHECKEDOUT_USER 50CREATED_AT 50CREATED_BY 50DESCRIPTION 51DOCUMENT_FORMAT 50EXPIRYTIME 50LANGUAGE 50LAST_CHANGED_AT 50LAST_CHANGED_BY 50ORIGINAL_LANGUAGE 50RESERVED 51STATE 51STORAGE_CATEGORY 51

Kreis 66Kundenakte 107, 161

L

Lagerkosten verringern 25LANGUAGE 50LAST_CHANGED_AT 50LAST_CHANGED_BY 50Laufzeitsystem 79Laufzeittabelle 82Library 100Linux 43Lizenz 96Load Balancing 28, 254LOAD_CONTEXT_MENU 58Logische Dokumentenklasse 180Logisches Dokument 34Logisches System 109

Löschdatum 78Lose Kopplung 47

M

Mail 235Management 227Master Data Management 30Maximale Trefferzahl 56Maximumprinzip 22Medienbruch 227Mehrwert 233Meilenstein 229Metadaten 125Methode

CHECK_STATUS 95, 224EXECUTE 95implementieren 218

Methodenausnahme definieren 139Methodencontainer 86Microsoft Windows 43Migration 240

initiale 243komplette 240

MIME-Handler 65MIME-Typ 64, 74, 122, 254Minimumprinzip 22MODEL_ID 94Modellknoten 172Modellobjekt 79Modifikationslos 93Möglicher Bearbeiter 87Monitor 75Motivation 229Multi-Channel Access 30

N

Nachrichtenklasse 111Nachvollziehbarkeit 19, 20Name-Server 60Nicht-SAP-Anwendung 234, 238NODIALOG 101NOPDF 102NOPRINT 102Notiz 66Notwendigkeit 237

1316.book Seite 274 Donnerstag, 2. April 2009 3:27 15

275

Index

Nur Ablegen 104Nur Drucken 104

O

OA_BADI_LINK 41OA_PROCESS_RFCIN_01 105, 129Oberfläche, zentrale 235Object Linking and Embedding � OLEObject Navigator 110Objekt

fachliches 232, 237identifizieren 93

Objektstatus 141Objekttyp 41

ermitteln 119Suche 63

OCR 27, 39, 97, 254Office 235Ökonomisches Prinzip 22OLE 47, 67, 254OLE-Automation 31, 63, 67OLE-Frontend-Kommunikation 47OLE-Kommando 70OMS 235, 239, 254Optical Character Recognition � OCROptimierung 231Ordnungsmäßigkeit 19Organisationsmanagement 240ORIGINAL_LANGUAGE 50Output Management 235Output-Management-System � OMS

P

Paket 110Papierakte

bereinigen 240sortieren 240

Papierarchiv 25Papierdokument 240Papierform 238Parameter der URL 45PDF-Objekt 97PERFORM_SEARCH 57Performance 236, 239, 240Persistent Object Identifier� POID

Persistenz 127Personenbezogene Daten 19Pflichtenheft 229Phasenmodell 228Physisches Dokument 34Plug-in 65POID 93, 173Portal 30Portnummer 44Präfix

SAP_WAPI_ 88SDOK 53SDOK_CLASS 53SDOK_LOIO 53SDOK_PHIO 53SDOK_RELA 53

Präprozessor 60Prinzip, ökonomisches 22Priorität 232PROCESS_CONTEXT_MENU 58PROCESS_DOUBLE_CLICK 58Produktivsetzung 231, 241Produktivsystem 242Programm anlegen 121Projekt 227, 237Projektplan 21Projektplanung 240Projektspezifisches Administrationswerk-

zeug 244Protokoll 44, 63

anlegen 67, 71der Implementierung 229

Protokollierung 20Prototyp 228

Q

Qualität 105, 229Qualitätssicherung 18, 229Quelle 235Queue-Server 60

R

R/3-Datenbank 178Radio Frequency Identification � RFIDRAID-System 28, 254

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276

Index

Randbedingungen 239Reale Dokumentenklasse 180Recherche 27, 28, 31, 34, 53, 107, 220,

236Rechercheklasse 55

CL_ALINK_QUERY_2 56CL_ALINK_QUERY_APP_TMPL 57CL_ALINK_QUERY_DOCLIST 56CL_ALINK_QUERY_DOCLIST_RFC 56CL_ALINK_QUERY_DVS 56CL_ALINK_QUERY_DVS_RFC 56CL_ALINK_QUERY_PRILIST 56

Rechercheziel 55Rechteck 66Record, Service Provider 94Records Management Framework �

RMFRecords Management � SAP Records

ManagementRecords Management Service Provider

Repository 90, 94Records Modeler 94Redefinition 93, 254REFRESH 58REFRESH_TREE 58Regel 87Repository-Infosystem 78REQFINAL 102REQNEW 101Request 44RESERVED 51Response 44Return of Investment� ROIRFC-Server 60RFID 27, 255Richtlinie 18RMF 91RMS-ID 93, 173, 255

anlegen 162ROI 227Rolle

Backend 91Client 91

Rollenpflege 78

S

S_AREA_CMG 169S_AREA_RMS 169

SAP ArchiveLink Document Finder � ArchiveLink Document Finder

SAP ArchiveLink � ArchiveLink 31SAP BI 61SAP Business Document Service (SAP

BDS) 32, 49SAP Business Workflow 31, 38, 76, 82,

107, 144SAP Cache Server 31, 43, 45, 46SAP Case Management 49, 169, 191SAP Content Server 31, 43

Cache 47SAP Content Server Engine 43SAP Control 65SAP DB 44SAP DOI 32SAP Duet 32SAP DVS 31, 253SAP Enterprise Search 31, 53, 61SAP ERP 6.0 61SAP GUI 234SAP Interactive Forms by Adobe 32, 96,

103, 237SAP Knowledge Management (SAP KM)

61SAP Management Console 108SAP NetWeaver 29SAP NetWeaver ABAP Trial Version 107SAP NetWeaver Application Server ABAP

29SAP NetWeaver Application Server Java

29, 61SAP NetWeaver BI 30SAP NetWeaver Enterprise Search 31,

58, 61SAP NetWeaver Master Data Manage-

ment 30SAP R/3 61SAP Records Management 32, 49, 90,

169, 191SAP Records Management POID � SRM

POIDSAP Router 62SAP Search and Classification Engine �

TREXSAP Security 44SAP Smart Forms 32, 96, 103SAP Solution Manager 48SAP Spool 103

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277

Index

SAP Web Dispatcher 62SAP_WAPI_START_WORKFLOW 212SAP-Anwendung 58, 102SAP-Hinweis 41, 43, 75, 96, 101, 116SAP-Infrastruktur 58SAP-Logon 108SAPscript 32, 96, 103SAP-Technologie 31Sarbanes-Oxley Act � SOXScanclient 243Scanlösung anbinden 241Scannen 240Schlüsseldaten 235Schnittstelle 31, 235, 238, 240

anlegen 98Version 45

Schriftverkehr 32, 82, 96Schritttyp 85

Ablaufsteuerung 85Aktivität 85Bedingung 85Benutzerentscheidung 85Containeroperation 85Ereignis senden 85Mehrfachbedingung 85Paralleler Abschnitt 85UNTIL-Schleife 85Warten auf Ereignis 85WHILE-Schleife 85

Schulung 231Schulungsdokumentation 229, 231Schwachstellen beseitigen 233SCMG_SP_RECORD 181SCMS_AO_API 48SCMS_API 48SCMS_DOC_CREATE 48Script 45SDN 107, 255SDOKCONT1 114SDOKOBJECT 189SDV_VCL_MIME_C 74Search and Classification Engine � TREXSearch Connector 62Search Data Provider 62Search Service Connector 62Search Service Provider 62Server 58Serverinformation 48Serverkomponente 46Servername 44

Service Object Connector Template 63Service Provider 90Service Provider POID � SP POIDServiceorientierte Integrationsplattform

90SET_IMAGE_CONTAINER 57SFPOUTPUTPARAMS 101

ARCMODE 102CONNECTION 101COPIES 102DEST 101GETPDF 101NODIALOG 101NOPDF 102NOPRINT 102REQFINAL 102REQNEW 101

SGOSATTR 95Sicherungsmaßnahme 19Sichtprüfung 242Signatur 19Signaturgesetz 18Signaturverordnung 18Simulationsprogramm 121Skalierbarkeit 28Smart Forms � SAP Smart FormsSoftwarekomponente 43Solution Manager � SAP Solution Mana-

gerSortierung 240SOX 19SP POID 93, 255Sperre

löschen 214setzen 212

Sperrmechanismus 51Sperrobjekt anlegen 159Spool 78Spool-Administration 78Spool-Auftrag 102, 103Spool-Prozess 102Sprachversionierung 50SRM POID 93, 255SRM_AL_DOCUMENT 168SRM_BUSINESSOBJECT 166Standardrecherche 54Standard-Service-Provider 92STATE 51Status des Workflows 84Steuerungsprogramm anlegen 218

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278

Index

Storage Category 52STORAGE_CATEGORY 51Strategie 233Struktur 51Strukturierte Daten 58Stufenplan 232Such- und Trefferattribut 63Suche 58

linguistische 60Objekttyp 63

Suchkategorie 63Suchtechnologie 63Supertyp 255SWC_GET_ELEMENT 218SWC_SET_ELEMENT 218SWHACTOR 207SWO_CREATE 206SWO_INVOKE 206SWR_CONT 212Synergieeffekt 232System, logisches 109Systemlog 77Szenario

Ablegen für spätere Erfassung 38Ablegen für spätere Zuordnung 38Ablegen und Erfassen 38Ablegen und Zuordnen 38Abwandlung 39Ausgangsdokument 96, 102Frühes Ablegen mit Barcode 38Interactive Forms offline 97Spätes Ablegen mit Barcode 38Zuordnen und Ablegen 38

T

Tabellensatz 178Template 51Test 229Testfall 229Testszenario 229Text-Mining 58, 255Text-Mining-Engine 60Textmuster suchen 48TOA01 118Transparenz 90, 105, 239Transport 109Transport Organizer 78

Transportauftrag 176Transportreihenfolge 242Transportschicht 111TREX 31, 53, 58, 61, 62TREX Extension 59Trusted RFC 242TypeInfo 255

U

Übergabeprozess 105Unstrukturierte Daten 30, 58Unternehmensstruktur 236Unzufriedenheit 228Urheberrechtsgesetz (UrG) 18Urkunde 20URL 43, 44, 65User Exit

implementieren 129registrieren 133

UTF-8-Format 60

V

Verbesserungsvorschlag 228Verbindungstest 77Verbuchung 127Verbuchungsbaustein anlegen 128Verbunddokument 67Verfahren

maschinelles 27Nachvollziehbarkeit 20Verständlichkeit 20

Verfahrensdokumentation 20Verknüpfung 37, 241

Akten 237pflegen 40

Verknüpfungstabelle 104anlegen 118

Verlautbarungen des Instituts der Wirt-schaftsprüfer � IDW

Verlust, Vermeidung von 25Verordnung 18Version 51Version der Schnittstelle 45Versionierung 49Verständlichkeit 20

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279

Index

Verteilung 184, 207, 240ausführen 219

Vertikaler Geschäftsprozess 232Vertikales Attribut 187Verwaltung von Attributen 49Verwaltung von Beziehungen 49Verwaltungsdaten 178Viewer 63

ECL 31, 63, 65einrichten 241HTML 31, 63, 65

V-Modell 228Vollständigkeit 19, 242Volltextrecherche 236Volltextsuche aktiv 56Vorbereitung für Produktivsetzung 231Vorgang 107, 184, 212, 234

abschließen 234anzeigen 215ermitteln 219Freigabeverfahren 234

Vorgehen, iteratives 228Vorsatznummer 143

W

Wartung 231Wartungsaufwand, geringer 46Wasserfallmodell 228Webbrowser 234WebGUI 234Weboberfläche 61Webserver 46, 59, 61Webservice 61Wissensstand 231Workbenchtransport 109Workflow 29, 31, 86, 141, 144, 184,

208, 244, 255Bearbeiterfindung 87Datenfluss 85

Definition 82, 85Grundcustomizing durchführen 142modellieren 156Regeln 87Schritttyp 85

Workflow-Aufgabe 242anlegen 144

Workflow-Muster 242anlegen 144

Workflow-Status COMPLETED 84Workflow-Umgebung einrichten 241Workitem 255Workshop 228

X

XDP 97XML 97

Z

Zentrale Oberfläche 235Zertifikat 44

übergeben 48Zertifikat-Pool 44, 46ZGPMS_RP_CONTROL 105Zivilprozessordnung (ZPO) 18, 20Zugangstechnologie 234, 237

mobiles Endgerät 234SAP GUI 234Webbrowser 234WebGUI 234

Zugriff 47Dokument 49mit Zertifikat 44schneller 25, 43

Zuordnen und Ablegen 38Zuständiger Bearbeiter 87Zuständigkeit 82, 232, 233

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Rinaldo Heck ist Gründer und Inhaber zweier Firmen, in die seine langjährigen Erfahrungen als Spezialist für zahlreiche SAP-Technologien einfließen: Die Firma heckcon (www.heckcon.de) hat sich als unabhängiges Full-Service-Unternehmen auf dokumentorientierte SAP-Geschäftsprozesse spezialisiert. Die Kernkompe-tenz der HE-S Heck Software GmbH (www.HE-S.de) ist

die professionelle SAP-Add-on-Entwicklung. Darüber hinaus hat Rinaldo Heck einen Lehrauftrag an der Hochschule Darmstadt im Fachbereich »Informatik« und ist als Dozent für Kunden-schulungen zu SAP ArchiveLink oder SAP Business Workflow für SAP in Walldorf tätig. Bei der Deutschsprachigen SAP Anwendergruppe e.V. hat er zudem die Funktion des stellvertretenden Sprechers des Arbeitskreises SAP Records Management inne. Weitere Informationen finden Sie auf der Buchwebseite www.dokumentorientierte-prozesse.de.

Rinaldo Heck

Geschäftsprozessorientiertes Dokumenten- management mit SAPE-Book (PDF, Online), 279 Seiten, Mai 2009 54,90 Euro, ISBN 978-3-8362-2083-5

www.sap-press.de/1959

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