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Verbesserte Information von Mitarbeitern und Vorgesetzten Einfache Abbildung von Vertretungsregelungen Minimierung von Routineaufgaben Erhöhte Mitarbeiterzufriedenheit Verschlankung von Prozessen Internet & Intranet fähig Hohe Datenaktualität Papierarmes Büro IHR NUTZEN In modernen Unternehmen müssen In- formationen aktuell und jederzeit ein- sehbar sein. Zu diesen Informationen zählen ebenfalls Administrationsvorgän- ge der Personalabteilung wie beispiels- weise Genehmigungen für Urlaubsanträ- ge oder auch Korrekturbelege. Um einen weiteren Schritt Richtung papierarmes Büro gehen zu können, ist neben der Online-Erstellung von Anträgen und Be- legen die elektronische Unterschrift es- sentiell. Hier setzt die GFOS an. Mit dem Modul gfos.Workforce | Workflow opti- mieren und minimieren Sie die täglichen Routine- und Administrationsaufgaben innerhalb der Personalabteilung. Workflow Die Mitarbeiter können ihre Urlaubsan- träge, Fehlzeitenformulare und Korrek- turbelege für fehlende Buchungen oder Mehrarbeitsgenehmigungen direkt im Internet oder Intranet erfassen und au- tomatisiert per Mailsystem an die Vor- gesetzten versenden. Genehmigungen und Verbuchungen erfolgen ebenfalls online mit direkten Änderungen im Sys- tem. Über die Bildschirmerfassung im Web können ebenfalls eine Vielzahl von Auswertungen für Mitarbeiter und Vor- gesetzte bereitgestellt werden. Saldoab- fragen bzw. Kommt-/Geht-/Dienstgang- buchungen etc. sind ohne Einsatz eines ZDE-Terminals durchführbar. Die eingesparte Zeit kann von den Mit- arbeitern für andere Tätigkeiten sinnvoll genutzt werden. Zudem ermöglicht die Integration moderner Kommunikati- onssysteme wie MS Outlook oder Lotus Notes die Online-Bearbeitung der unter- schiedlichsten Administrationsvorgänge. Die Aktualität der Daten wird erhöht und bildet somit eine geeignete Grundlage für ein Mitarbeiter- und Management- Informations-System. Fehlzeiten & Korrekturbelege Fehlzeitenanträge für Urlaub o. Ä. wer- den online beantragt und vom Vorge- setzten genehmigt. Bereits gestellte Anträge können auf dem gleichen Weg wieder storniert werden. Der Mitarbei- ter erhält aufgrund der elektronischen Bearbeitung stets den Überblick über Urlaubsstand und Urlaubsanspruch. Ein aktueller Status kann somit schnell er- mittelt und Urlaub ggf. zeitnah beantragt werden. Genehmigungen beziehungs- weise Ablehnungen werden per E-Mail an den Mitarbeiter weitergeleitet, wenn gewünscht mit einem Eintrag in seinen Kalender. Bei Korrekturbelegen (Fehlen der Kommt-/Gehtbuchung oder Nacher- fassung von Dienstgangzeiten etc.) wird wie bei den Fehlzeiten vorgegangen. Zeitnachweis & Wunschbuch Der Mitarbeiter kann sich seine Arbeits- zeiten in einer Übersicht anzeigen lassen und so genau ermitteln, wie viele Stun- den er in der laufenden oder der vorhe- rigen Abrechnungsperiode geleistet hat. Zudem kann über gfos.Workforce | Work- flow den Mitarbeitern ein Online-Zugriff auf das integrierte Wunschbuch des Moduls Personaleinsatzplanung einge- richtet werden. Im Wunschbuch können Arbeitszeitwünsche hinterlegt und zu- gleich Dienstpläne eingesehen werden. Die Dienstpläne können dann ebenfalls über die Workflowfunktionalität aufgeru- fen werden. gfos.Workforce | WORKFLOW

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• Verbesserte Information von Mitarbeitern und Vorgesetzten

• Einfache Abbildung von Vertretungsregelungen

• Minimierung von Routineaufgaben

• Erhöhte Mitarbeiterzufriedenheit

• Verschlankung von Prozessen

• Internet & Intranet fähig

• Hohe Datenaktualität

• Papierarmes Büro

iHr nuTzen

In modernen Unternehmen müssen In-

formationen aktuell und jederzeit ein-

sehbar sein. Zu diesen Informationen

zählen ebenfalls Administrationsvorgän-

ge der Personalabteilung wie beispiels-

weise Genehmigungen für Urlaubsanträ-

ge oder auch Korrekturbelege. Um einen

weiteren Schritt Richtung papierarmes

Büro gehen zu können, ist neben der

Online-Erstellung von Anträgen und Be-

legen die elektronische Unterschrift es-

sentiell. Hier setzt die GFOS an. Mit dem

Modul gfos.Workforce | Workflow opti-

mieren und minimieren Sie die täglichen

Routine- und Administrationsaufgaben

innerhalb der Personalabteilung.

Workflow

Die Mitarbeiter können ihre Urlaubsan-

träge, Fehlzeitenformulare und Korrek-

turbelege für fehlende Buchungen oder

Mehrarbeitsgenehmigungen direkt im

Internet oder Intranet erfassen und au-

tomatisiert per Mailsystem an die Vor-

gesetzten versenden. Genehmigungen

und Verbuchungen erfolgen ebenfalls

online mit direkten Änderungen im Sys-

tem. Über die Bildschirmerfassung im

Web können ebenfalls eine Vielzahl von

Auswertungen für Mitarbeiter und Vor-

gesetzte bereitgestellt werden. Saldoab-

fragen bzw. Kommt-/Geht-/Dienstgang-

buchungen etc. sind ohne Einsatz eines

ZDE-Terminals durchführbar.

Die eingesparte Zeit kann von den Mit-

arbeitern für andere Tätigkeiten sinnvoll

genutzt werden. Zudem ermöglicht die

Integration moderner Kommunikati-

onssysteme wie MS Outlook oder Lotus

Notes die Online-Bearbeitung der unter-

schiedlichsten Administrationsvorgänge.

Die Aktualität der Daten wird erhöht und

bildet somit eine geeignete Grundlage

für ein Mitarbeiter- und Management-

Informations-System.

Fehlzeiten & Korrekturbelege

Fehlzeitenanträge für Urlaub o. Ä. wer-

den online beantragt und vom Vorge-

setzten genehmigt. Bereits gestellte

Anträge können auf dem gleichen Weg

wieder storniert werden. Der Mitarbei-

ter erhält aufgrund der elektronischen

Bearbeitung stets den Überblick über

Urlaubsstand und Urlaubsanspruch. Ein

aktueller Status kann somit schnell er-

mittelt und Urlaub ggf. zeitnah beantragt

werden. Genehmigungen beziehungs-

weise Ablehnungen werden per E-Mail

an den Mitarbeiter weitergeleitet, wenn

gewünscht mit einem Eintrag in seinen

Kalender. Bei Korrekturbelegen (Fehlen

der Kommt-/Gehtbuchung oder Nacher-

fassung von Dienstgangzeiten etc.) wird

wie bei den Fehlzeiten vorgegangen.

Zeitnachweis & Wunschbuch

Der Mitarbeiter kann sich seine Arbeits-

zeiten in einer Übersicht anzeigen lassen

und so genau ermitteln, wie viele Stun-

den er in der laufenden oder der vorhe-

rigen Abrechnungsperiode geleistet hat.

Zudem kann über gfos.Workforce | Work-

flow den Mitarbeitern ein Online-Zugriff

auf das integrierte Wunschbuch des

Moduls Personaleinsatzplanung einge-

richtet werden. Im Wunschbuch können

Arbeitszeitwünsche hinterlegt und zu-

gleich Dienstpläne eingesehen werden.

Die Dienstpläne können dann ebenfalls

über die Workflowfunktionalität aufgeru-

fen werden.

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TecHniScHe VOrauSSeTzunGengfos unterstützt zahlreiche Systemplattformen wie Windows, UNIX und LINUX sowie relationale

Datenbanksysteme wie Oracle und MS SQL Server. Vorkonfigurierte Schnittstellen zu allen gängigen

ERP-Systemen existieren im Standard.

Projektzeiten & Sonderzeiten

Die direkte Zuordnung von Projekt-

arbeitszeiten zu den entsprechenden

Projekten, Kostenstellen, Kostenträgern

sowie Kostenarten ist möglich. Zudem

können Beantragungen von Sonderzei-

ten (zum Beispiel Mehrarbeit) online be-

arbeitet werden.

Kantinendatenerfassung

In Kombination mit der Kantinendaten-

erfassung können die Mitarbeiter über

den Workflow auch den Menüplan ein-

sehen und Bestellungen direkt am PC

durchführen.

Integration

Durch die modulare und daher flexible

Struktur der gfos Produktfamilie ist eine

Erweiterung um andere Funktionalitä-

ten jederzeit und auf Ihren Bedarf abge-

stimmt realisierbar. Informationen aus

anderen Modulen können eingebunden

und verwendet werden, da die Daten al-

ler Komponenten in einer gemeinsamen

Datenbasis zusammen geführt werden.

gfos.Workforce | Workflow

IMitarbeiter erfasst

seine Korrekturen bzw. seine Zeiten online im

Browser

IVGenehmigung

oder Ablehnung per Mausklick – Informati-

onsweiterleitung an den Mitarbeiter

IIIDer Vorgesetze

sieht den Antrag bzw. die Korrektur in den

zu bearbeitenden E-Mails

IIDer Antrag wird zur Genehmigung an den Vorgesetzten

weitergeleitet