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GO!


Inhaltsverzeichnis

1. GO! Arbeitsplatz..................................................................................... 1

1.1.1 Wer betreut mich im Umgang mit der neuen Software? ................................................... 1 1.1.2 Aufgabengebiete der Engel & Völkers IT und Media GmbH ............................................ 1 1.1.3 Welche Software-Einstellungen benötige ich für GO!? ..................................................... 1 1.1.4 Wo finde ich weitere GO! Trainingsmaterialien? ............................................................... 2

2. Anmeldung ............................................................................................. 3

2.1.1 Wie melde ich mich im GO! an? ........................................................................................ 3 2.1.2 Die Startseite: Übersicht .................................................................................................... 5

3. Die Menüführung ................................................................................... 6

3.1.1 Menü .................................................................................................................................. 7 3.1.2 Funktionsleisten ................................................................................................................. 9 3.1.3 Ansichten ......................................................................................................................... 10 3.1.4 Funktionsschaltflächen („Registerkarten bzw. Tabs“) ..................................................... 11 3.1.5 Detailansicht .................................................................................................................... 13 3.1.6 Listenansichten sortieren................................................................................................. 13 3.1.7 Datensätze auswählen .................................................................................................... 13 3.1.8 Datensätze sammeln und anzeigen ................................................................................ 14 3.1.9 Symbole und Schaltflächen ............................................................................................. 16 3.1.10 Listenerstellung ........................................................................................................... 18

4. Aktivitäten ............................................................................................ 19

4.1.1 Anzeige der letzten Aktivitäten eines Kontaktes ............................................................. 19 4.1.2 Termine ............................................................................................................................ 20 4.1.3 Aufgaben ......................................................................................................................... 21 4.1.4 Aktivitätenbuchung - Verkaufsprozess ............................................................................ 24 4.1.5 Folgeaktivitäten................................................................................................................ 25 4.1.6 Nachfassgespräch nach Ausdruck oder Versand des Exposé ....................................... 25 4.1.7 Nachfassgespräch nach Besichtigungen ........................................................................ 26 4.1.8 Nachfassgespräch nach Einwertung ............................................................................... 26 4.1.9 Folgeaktivität nach Notartermin ....................................................................................... 26 4.1.10 Folgeaktivität nach Besichtigungsbericht .................................................................... 26 4.1.11 Briefe und E-Mails ....................................................................................................... 27 4.1.12 Zweite Briefunterschrift in Dokumenten ...................................................................... 31 4.1.13 E-Mails ......................................................................................................................... 32 4.1.14 Dateianhänge in Massenmailings ............................................................................... 33 4.1.15 E-Mail – Synchronisierung mit Gmail / Outlook .......................................................... 34 4.1.16 Weitere Dokumentvorlagen ......................................................................................... 36 4.1.17 Besichtigungsbericht erstellen .................................................................................... 36 4.1.18 Exposéanschreiben ..................................................................................................... 37 4.1.19 Kontaktliste aus Objekt-Aktivitäten erstellen ............................................................... 38 4.1.20 Adressetiketten drucken .............................................................................................. 40 4.1.21 Aktivitäten anzeigen, bearbeiten oder löschen ........................................................... 43 4.1.22 Termine zwischen Gmail und GO! synchronisieren .................................................... 44


5. Kontakte ............................................................................................... 45

5.1.1 Allgemeine Informationen zu Kontakten in GO! .............................................................. 45 5.1.2 Kontakt anlegen ............................................................................................................... 46 5.1.3 Kontakttitel ....................................................................................................................... 48 5.1.4 Dublettencheck ................................................................................................................ 51 5.1.5 Geburtstag eines Kontaktes ............................................................................................ 53 5.1.6 Dokumente in Kontakten hochladen ............................................................................... 54 5.1.7 Kontaktlisten .................................................................................................................... 54 5.1.8 Suche nach Kontakten .................................................................................................... 56 5.1.9 Schnellsuche ................................................................................................................... 56 5.1.10 Filter ............................................................................................................................. 59 5.1.11 Detailsuche .................................................................................................................. 59 5.1.12 E&V – weite Suche ...................................................................................................... 60 5.1.13 Eigenschaften .............................................................................................................. 60 5.1.14 Beziehungen ................................................................................................................ 61 5.1.15 Suchkriterien ................................................................................................................ 62 5.1.16 Ein Suchkriterium anlegen .......................................................................................... 62 5.1.17 Abgleich ....................................................................................................................... 64 5.1.18 Objekte manuell hinzufügen ........................................................................................ 67 5.1.19 Neue Objekte ............................................................................................................... 68 5.1.20 Anpassung von Kontakt- und Suchkriterien-Status .................................................... 69 5.1.21 Abgleich ....................................................................................................................... 70 5.1.22 Kriteriensuche .............................................................................................................. 71 5.1.23 Internet-Kontakte ......................................................................................................... 73 5.1.24 Zuführungen ................................................................................................................ 75 5.1.25 Zuführung senden ....................................................................................................... 75 5.1.26 Zuführung annehmen .................................................................................................. 77 5.1.27 Zuführungsverlauf prüfen ............................................................................................ 79 5.1.28 Erfolgreicher Abschluss ............................................................................................... 82 5.1.29 Zuführungs-AGB.......................................................................................................... 82 5.1.30 Kontakte umspeichern ................................................................................................. 83 5.1.31 Kontakte zusammenspeichern .................................................................................... 85

6. Objekte .................................................................................................. 88

6.1.1 Allgemeine Informationen zu Immobilien in GO! ............................................................. 88 6.1.2 Objekte anlegen............................................................................................................... 89 6.1.3 Objekt-Ansprechpartner - „Korrespondenz“ .................................................................... 90 6.1.4 Exposés erstellen ............................................................................................................ 91 6.1.5 Objektdaten eingeben ..................................................................................................... 91 6.1.6 Marketingbeschreibung eintragen ................................................................................... 91 6.1.7 Bilder hochladen .............................................................................................................. 92 6.1.8 Freitextfeld für Exposé-Titelseite ..................................................................................... 96 6.1.9 Exposé Eckdaten definieren ............................................................................................ 99 6.1.10 Speichern Sie Ihre Eingaben! ................................................................................... 100 6.1.11 Exposé hinzufügen .................................................................................................... 100 6.1.12 Exposé drucken oder versenden .............................................................................. 102 6.1.13 Hochwertige Bildqualität erreichen ............................................................................ 102 6.1.14 Hinweise zur Exposéerstellung ................................................................................. 103 6.1.15 Schaufensterauslage erstellen .................................................................................. 105 6.1.16 Rote Ecke in Schaufensterauslage einsetzen .......................................................... 105 6.1.17 Objekte kopieren ....................................................................................................... 107 6.1.18 Kartensuche .............................................................................................................. 109 6.1.19 Objektabschluss ........................................................................................................ 114 6.1.20 Verbuchung des Abschlusses im Umsatztool ........................................................... 117 6.1.21 Internetprofile ............................................................................................................. 119


6.1.22 Internetprofile löschen ............................................................................................... 121 6.1.23 Profilstatistik .............................................................................................................. 122

7. Einstellungen ..................................................................................... 123

7.1.1 GO! ................................................................................................................................ 123 7.1.2 Persönlich ...................................................................................................................... 124 7.1.3 Sparte / Shop ................................................................................................................. 125 7.1.3.1 Übersicht ................................................................................................................... 125 7.1.3.2 Kommunikation .......................................................................................................... 125 7.1.3.3 E-Mail / Dokumente ................................................................................................... 125 7.1.3.4 Umsatz / Statistik ....................................................................................................... 126 7.1.3.5 Exposé ....................................................................................................................... 127 7.1.3.6 Schaufensterauslage ................................................................................................. 136

8. Kategorien und eigene Ansichten .................................................... 137

8.1.1 Kontakte / Objekte zu Kategorien hinzufügen ............................................................... 138 8.1.2 Nach Kategorien suchen ............................................................................................... 139 8.1.3 Eigene Ansicht erstellen ................................................................................................ 140

9. Management ....................................................................................... 143

9.1.1 Listen ............................................................................................................................. 144 9.1.1.1 Auslaufdatum Suchkriterien ...................................................................................... 144 9.1.1.2 Kontakte ohne Suchkriterien ..................................................................................... 144 9.1.1.3 ABC Kriterienliste ...................................................................................................... 145 9.1.1.4 Internetprofilliste ........................................................................................................ 146 9.1.1.5 Aktive Objekte ohne Internetprofil ............................................................................. 147 9.1.2 Kategorien ..................................................................................................................... 148 9.1.2.1 Kategorien anlegen ................................................................................................... 148 9.1.2.2 Kategorien auswerten ............................................................................................... 149 9.1.3 Kategorien löschen ........................................................................................................ 150 9.1.4 Anzeigen ........................................................................................................................ 150 9.1.5 Kriterienfelder ................................................................................................................ 152 9.1.6 Erstellen von Briefvorlagen ........................................................................................... 154 9.1.7 Kontakte umspeichern ................................................................................................... 161

10. Statistik / Cockpit ............................................................................... 163

10.1.1 Immobilienberaterstatistik .......................................................................................... 163 10.1.2 Shopstatistik .............................................................................................................. 163 10.1.3 Vor Abschluss ............................................................................................................ 163 10.1.4 Marketing-Statistik ..................................................................................................... 166 10.1.5 Statistik Internetkontakte ........................................................................................... 167

11. Berechtigungskonzepte .................................................................... 168

11.1.1 Die Shop- / Bürolösung ............................................................................................. 168 11.1.2 Die Gruppenlösung ................................................................................................... 170

22.03.2016


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1. GO! Arbeitsplatz

1.1.1 Wer betreut mich im Umgang mit der neuen Software?

Die Engel & Völkers IT-Services GmbH ist für alle technischen Fragen zuständig unter:

Hotline +49 40 36 131 - 200

E-Mail [email protected]

Fax +49 40 36 131 - 265

1.1.2 Aufgabengebiete der Engel & Völkers IT und Media GmbH

Hotline und Support In allen technischen Fragen für die von Engel & Völkers zur Verfügung

gestellten Produkte wie GO!, E&V Life, Home- und Landingpage etc. Wochentags von 08:00 – 20:00 Uhr, Samstag von 10:00 – 14:00 Uhr

Datensicherung Tägliche Sicherung der im Rechenzentrum abgelegten Informationen Marktanalyse Benchmarking bereits genutzter Technologien, Test und Nutzung neuer

Technologien Weiterentwicklung Wir möchten Sie in Ihrem Arbeitsalltag IT-seitig optimal unterstützen und

entwickeln unsere Produkte ständig weiter. Dabei nehmen wir auch gerne Ihr Feedback auf. Nutzen Sie dafür dieses Life Formular.

Kostenpflichtige Sonderleistungen z.B. spezielle Abfragen/Auswertungen in GO!

1.1.3 Welche Software-Einstellungen benötige ich für GO!?

Internet Explorer 9.0 oder höher.

Firefox, Chrome, Safari oder andere Browser können nicht verwendet werden!

Die minimale Bildschirmauflösung beträgt 1024 x 768.

mailto:[email protected]


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1.1.4 Wo finde ich weitere GO! Trainingsmaterialien?

Das “Hilfe” Menü in GO! bietet Ihnen Videos, Handbücher, FAQs (häufig gestellte Fragen) und ein Glossar. Diese Dateien sollen Ihnen helfen, GO! effizient in Ihrem Berufsalltag zu nutzen.

Die erfolgreiche Benutzung einer Software ist maßgeblich vom Wissen des Nutzers abhängig. Daher bilden die Videos und Unterlagen sowie die im Rahmen des Ready To Sell! Seminars angebotenen Webinare und Präsenzschulungen einen wichtigen Grundstein für Ihre tägliche Arbeit. Bei technischen Fragen kontaktieren Sie gerne die Hotline. Dies können Sie besonders einfach direkt aus GO! heraus, indem Sie die „E-Mail Support“ Schaltfläche nutzen. Die Mail enthält automatisch Systeminformationen, welche bei der Lösung Ihrer Anfrage helfen könnten:


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2. Anmeldung

2.1.1 Wie melde ich mich im GO! an?

Öffnen Sie den Internet Explorer und geben Sie world.engelvoelkers.com in die Adressleiste ein.

Geben Sie nun bitte Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort ein. Beides haben Sie im Zuge der Einrichtung Ihres Zugangs zu den IT Systemen von der Hotline erhalten. Sprechen Sie im Zweifel die Person in Ihrem Shop / Büro an, welche den Antrag für Sie gestellt hat. Nach Anmeldung werden Ihnen alle Anwendungen, für welche Sie freigeschaltet wurden, auf einer Seite in Form von Kacheln angeboten. Klicken Sie auf die Kachel „GO! bzw. GO!3“:

GO! wird daraufhin einem extra Tab Ihres Browsers geöffnet.

world.engelvoelkers.com


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Hinweis: Sollten Sie Zugang zu mehreren GO! Büros haben, so erscheint nach dem Klick auf die GO! Kachel ein Auswahlfenster. Wählen Sie im dortigen Dropdown das Büro aus, für welches Sie sich anmelden möchten und klicken Sie dann „OK“.

Tipp: Sofern Sie Zugang zu mehreren Büros im GO! haben, können Sie sich parallel anmelden. Klicken Sie dafür einfach auf die Schaltfläche GO!3 oben rechts:

Sie erhalten erneut die Auswahl zu allen Ihnen zur Verfügung stehenden Büros. Die neue Anmeldung wird im selben Browser in einem neuen Tab geöffnet. Achtung: Sie können nur an einem Rechner gleichzeitig angemeldet sein. Sobald Sie eine Anmeldung an einem anderen Computer ausführen, wird die bereits bestehende Anmeldung unterbrochen. Eine Abmeldung in einer der in verschiedenen Tabs geöffneten Anwendung führt außerdem zu einer kompletten Abmeldung in allen Anwendungen. Diese Einstellung dient der Sicherheit Ihrer Daten.


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2.1.2 Die Startseite: Übersicht

Nach Anmeldung im GO! öffnet sich die Startansicht. Sie befinden sich im Menü „Übersicht“ Dort sehen Sie Ihre heutigen Termine (grau) und Besichtigungen (rot), Ihre Aufgaben des heutigen und morgigen Tages (schwarz) bzw. Aufgaben der Vergangenheit (rot, rückwirkend max. für acht Wochen). Im Hotsheet werden Ihnen Änderungen am Status von Objekten der letzten 7 Tage dargestellt. Außerdem sehen Sie alle neuen eingehenden Zuführungen und Internetkontakte (Nutzer mit Büroleiterberechtigung), bzw. alle Ihnen neu zugeteilten Zuführungen und Internetkontakte (Nutzer mit Immobilienberaterberechtigung). Im unteren Bereich sehen Sie die letzten zehn Kauf- und Mietabschlüsse Ihres Landes:

In der rechten oberen Ecke können Sie eine E-Mail an die Hotline senden, sich in einem anderen GO! Büro anmelden sowie sich wieder ausloggen. Achtung: Die Abmeldung führt zur Abmeldung in allen geöffneten Anwendungen. Außerdem finden Sie dort die Symbole zur Schnelleingabe von Kontakten und Objekten.


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3. Die Menüführung Das Menü dient der schnellen und einfachen Navigation. Sobald Sie einen Einfachklick auf einen der Menüpunkte ausführen, wird der Inhalt im rechten Fensterbereich angezeigt.

Das Menü befindet sich immer an der gleichen Stelle und ist von überall zu erreichen. Es besteht aus maximal 2 Ebenen. Sie können die einzelnen Menüpunkte bei Bedarf ein- und ausblenden. Klicken Sie dazu auf den Pfeil links neben dem Menüpunkt.

Sie können auch das Menü selbst ein- und ausblenden. Klicken Sie dazu auf den roten Balken, der das Menü vom Anzeigefenster trennt. Auf kleinen Monitoren oder bei sehr breiten Listen haben Sie so eine bessere Übersicht.


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3.1.1 Menü

Das Menü enthält die Bereiche: Aktivitäten

Kontakte

Objekte

Einstellungen

Standorte GO!

Management (nur mit Büroleiterberechtigung)

Statistiken

Hilfe

Aktivitäten Verwaltet die Übersicht, Termine, Aufgaben, Dokumente und Aktivitäten. Bietet Such- und Druckfunktionen.

Übersicht Kalender mit den Terminen des heutigen Tages sowie den Aufgaben des heutigen und nächsten Tages sowie überfälligen Aufgaben rückwirkend für acht Wochen mit direkter Bearbeitungsmöglichkeit. Anzeige des Hotsheet und der letzten Abschlüsse.

Termine Verwaltung, Suche und Anlage von Terminen, Besichtigungen und Sammelbesichtigungen.

Besichtigungen Auflistung nur der Besichtigungstermine mit Suchfunktion.

Aufgaben Auflistung, Suche und Anlegen von Aufgaben wie zu erledigende Anrufe, Terminvereinbarungen, „To Do’s“ etc.

Dokumente Auflistung und Suche verbuchter Dokumente.

E-Mails Erstellen, Bearbeiten und Suchen von E-Mails.

Alle Auflistung aller verbuchten Aktivitäten.

Kontakte

Kontakte Erstellen, Bearbeiten und Suchen von Kontakten, Suchkriterien etc., Verbuchung von Aktivitäten.

Zuführungen Zuführung von Kontakten an andere Engel & Völkers Lizenzgebiete.

Internet-Kontakte Kontaktanfragen zu Objekten, die über die Engel & Völkers Immobiliensuche gestellt wurden.

Objekte

Verkauf Erstellen, Bearbeiten und Suchen von Objekten, die verkauft werden sollen. Verbuchung von Aktivitäten.

Internetprofile VK Verwaltung der Internetprofile von Verkaufsobjekten.

Vermietung Erstellen, Bearbeiten und Suchen von Objekten, die vermietet werden sollen. Verbuchung von Aktivitäten.

Internetprofile VM Verwaltung der Internetprofile von Vermietobjekten.

Wohnprojekte Erstellen, Bearbeiten und Suchen von Wohnprojekten.


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Einstellungen Hier finden Sie Ihre zurzeit gültigen Software-Einstellungen

GO! Allgemeine Einstellungen wie z.B. die Anzahl angezeigter Elemente in Listenansichten, sowie eine Übersicht zu den Systeminformationen, GO! Einstellungen und dem IMMOBILIENBERATER Profil.

Persönlich Verwaltung Ihrer Signatur

Sparte / Shop Nur für Nutzer mit Büroleiterberechtigung sichtbar: Verwaltung der Büroeinstellungen

Eigene Ansichten Hier können Sie für verschiedene Menüs in GO! eigene Ansichten definieren und darstellen.

Standorte Übersicht aller GO! Nutzer und aller GO! Shops

Büros / Shops Alle Büros und Shops (Commercial, Residential, Yachting), die GO! nutzen

Sparten Alle Sparten, die GO! nutzen (im Residential heißt die Sparte wie der Shop)

Mitarbeiter Alle Mitarbeiter, die über einen GO! Zugang verfügen

Management Dieses Menü sehen Sie nur, wenn Sie über eine Büroleiterberechtigung verfügen.

Listen Hier können Sie verschiedene, den Vertrieb unterstützende Listen erstellen

Kategorien Hier können Sie Kategorien anlegen, die vom gesamten Shop genutzt werden können.

Anzeigen Definieren Sie hier Anzeigen, die unter „Quelle“ Kontakt / Objekt erscheinen werden, so dass Sie eine Auswertung Ihrer Anzeigen erstellen können.

Kriterienfelder Durch das Einrichten von Kriterienfeldern kann das Matching für den Shop auf die Bedürfnisse des lokalen Marktes angepasst werden.

Briefvorlagen In diesem Menü können Sie Briefvorlagen für Ihren Shop erstellen, indem Sie bestehende Briefvorlagen kopieren und anpassen.

Statistiken Statistiken zu Ihren Aktivitäten und Abschlüssen (für Nutzer mit Büroleiterberechtigung zusätzlich Büro-/Shopstatistiken)

Hilfe In diesem Menüpunkt stehen Ihnen Videos, Handbücher, FAQs und ein Glossar zur Verfügung, um Ihre Arbeit mit GO! zu optimieren.


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3.1.2 Funktionsleisten

Die Funktionsleisten sehen sich in den verschiedenen Bereichen von GO! sehr ähnlich:

In der Funktionsleiste sehen Sie z.B. die Anzahl der Treffer einer Suche. In vielen Menüs können Sie

über die angezeigten Icons neue Datensätze erstellen oder vorhandene bearbeiten . Sie

haben die Möglichkeit, Ansichten zu aktualisieren . Das Symbol Fernglas öffnet die Schnellsuche (Filterfunktion) oder blendet diese aus. Außerdem lassen sich in den meisten

Ansichten auch die gezeigten Bildschirminhalte ausdrucken oder in einer Druckvorschau

anzeigen und aus manchen Bereichen heraus lassen sich Bildschirmansichten auch als .htm

Datei per E-Mail versenden über . Weitere Informationen finden Sie weiter unten.


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3.1.3 Ansichten

Sie können sich Ihre Anzeigen und Sucherergebnisse in verschiedenen Ansichten darstellen lassen. Ändern Sie die Bildschirmdarstellung in der Funktionsleiste über das Auswahl-Menü oben rechts:

Die wählbaren möglichen Ansichten z.B. bei der Listenansicht von Kontakten.

Tipp: Sie können sich auch eigene Ansichten erstellen. Lesen Sie dazu Kapitel Fehler! Verweisquelle konnte nicht gefunden werden..

Beispiel 1: Ansicht Allgemein (Objekte)

Beispiel 2: Ansicht Kurzansicht (Objekte)


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3.1.4 Funktionsschaltflächen („Registerkarten bzw. Tabs“)

Oberhalb der Funktionsleiste finden Sie je nach Menübereich klickbare Schaltflächen. Diese sind Registerkarten („Tabs“) und bieten die Möglichkeit, Ansichten zu wechseln. Sofern in den GO! - Einstellungen die Auswahl „Ansichten beibehalten“ auf „Ja“ gesetzt ist (Standard), bleibt die zuletzt geöffnete Ansicht auch dann erhalten, wenn Sie im Menü in einen anderen Bereich wechseln. So können Sie beispielsweise jederzeit zwischen den Menüs Kontakte und Objekte oder auch den Registerkarten selbst wechseln, ohne die jeweils andere Ansicht oder Registerkarte dabei zu schließen oder Informationen zu verlieren

„Registerkarten“ im Menü Kontakte:

Suche zeigt Daten in einer Listenansicht. Die Suche kann mehrere Seiten aufweisen.

Detailsuche öffnet eine Eingabemaske, mit der eine detaillierte Suche ermöglicht wird.

E&V-weite Suche ist eine unternehmensweite Suche nach Kontakten und Objekten.

Kriteriensuche öffnet eine Eingabemaske, mit der Sie Kriterien durchsuchen können. Weitere „Registerkarten“ öffnen sich nach Anforderung. Wenn Sie z.B. in der Listenansicht von Kontakten auf den Namen klicken, öffnet sich die Registerkarte „Detail“. Klicken Sie in der

Listenansicht auf „Bearbeiten“ , öffnet sich die Registerkarte „Neu/Bearbeiten“. Auch wenn Sie eine Suchanfrage aus den Reitern „Detailsuche“, „E&V-weite Suche“ oder der „Kriteriensuche“ starten, wird das Suchergebnis als eigene Registerkarte dargestellt.

Suchergebnisse zeigt eine Listenansicht der Suchergebnisse.

Neu / Bearbeiten dient dem Anlegen neuer bzw. dem Bearbeiten vorhandener Datensätze.

Detail zeigt die Detailansicht eines Datensatzes.


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Hinweis: Die Registerkarten bleiben solange geöffnet, bis Sie diese durch einen Klick auf „X“ wieder schließen. Jede der Registerkarten kann nur einmal geöffnet sein. Sollten Sie also eine neue Suche starten oder eine andere Detailansicht öffnen, wird der zuvor gezeigte Inhalt überschrieben. Sollten Sie einen weiteren Datensatz zum Bearbeiten öffnen, ohne zuvor geänderte Inhalte eines bereits geöffneten Datensatzes abgespeichert zu haben, erhalten Sie eine Warnung:

In manchen Ansichten können Sie durch Anklicken von Verknüpfungen („Links“) weitere Kurzinformationen zum Kontakt oder Objekt anzeigen lassen:

Ein Link wird durch eine Veränderung des Mauszeigers zu einer weißen Hand signalisiert.

Wenn Sie mit der weißen Hand auf den Link eines Kontakts oder Objekts klicken, wird eine Kurz-info eingeblendet. In der Kurzinfo stehen Ihnen weitere Optionen zur Verfügung. So können Sie durch Klick auf Details oder Datensatz bearbeiten in die jeweiligen Register-karten wechseln. Die Kurzinfo bleibt auch nach Wechsel in einen anderen Bereich solange geöffnet, bis Sie diese wieder schließen.


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3.1.5 Detailansicht

Aus den Listenansichten (Reiter Suche) können Sie zu Detailansichten wechseln:

Klicken Sie dazu in einer Listenansicht mit der Maus auf eine Verknüpfung.

Das funktioniert auch dann, wenn kein Eintrag, sondern nur eckige Klammern vorhanden sind (z.B. Ansicht Firma in den Kontakten gewählt).

In der Detailansicht finden Sie oberhalb der Funktionsleiste eine Reihe mit weiteren Registerkarten, um zwischen verschiedenen Übersichten innerhalb z.B. eines Kontaktes zu wechseln:

3.1.6 Listenansichten sortieren

Durch Anklicken der Spaltenüberschriften können in einigen Ansichten die Spalten auf- oder absteigend sortiert werden. Die Auf- oder Abwärtssortierung erkennen Sie an der Stellung des kleinen weißen Dreiecks in der jeweiligen Spalte.

3.1.7 Datensätze auswählen

Am linken Rand von Datensätzen können in Listenansichten (Reiter Suche) durch Setzen eines Häkchens diese markiert werden, z.B. um eine Aktivität für einen oder mehrere Datensätze gleichzeitig zu erstellen.

Wenn Sie in eines der weißen Quadrate klicken, wird der entsprechende Datensatz markiert. Die Anzahl markierter Datensätze

sehen Sie oben. Das Symbol löscht die gesetzten Häkchen wieder aus den Kästchen.


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3.1.8 Datensätze sammeln und anzeigen

Für einige Aktionen wie z.B. Mailings, kann es nützlich sein, Datensätze zu sammeln und somit eine Auswahl für den Versand zusammenzustellen. Suchen und markieren Sie dafür zunächst die Datensätze. Der Zähler zeigt Ihnen die Anzahl z.B. markierter Kontakte:

Nachdem Sie die Häkchen gesetzt haben, können Sie eine neue Suche nach anderen Parametern starten. Die ausgewählten Datensätze bleiben im Hintergrund weiter markiert. Neu markierte Datensätze werden zur Auswahl hinzugefügt:


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Zur Ansicht aller auf diese Weise „gesammelten“ Datensätze klicken Sie auf das Zählerfeld

Das Feld wechselt zu Rot, alle zuvor durch Häkchen markierten Datensätze werden aufgelistet

Hinweis: Sobald das Zählerfeld rot ist, werden standardmäßig bestimmte Symbole in der Funktionsleiste ausgeblendet (z.B. „Neu“, „Aktualisieren“ oder „Suchfeld“). Diese werden wieder eingeblendet, sobald durch Klick auf das Zählerfeld die Standardansicht hergestellt wird.

Sie können nun z.B. ein Mailing an die ausgewählten Kunden starten. Um die Markierung der Datensätze wieder zu löschen, können Sie

entweder alle Häkchen manuell entfernen. Danach bitte wieder auf das Zählerfeld klicken. Dieses wechselt darauf zu weiß. Zum erneuten Einblenden des Suchfeldes

klicken Sie auf das Fernglassymbol

oder klicken Sie auf das „Auswahl aufheben“ Symbol und bestätigen Sie dann die Meldung. Alle Häkchen werden daraufhin gelöscht.

Zum erneuten Einblenden des Suchfeldes klicken Sie auf das Fernglassymbol


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Tipp: Die oben beschriebene Funktion steht Ihnen in vielen Menüs zur Verfügung. Sie können damit z.B. verschiedene Aktivitätenarten für einen Bericht auflisten, Objekte für ein Nachbarschaftsmailing sammeln oder verschiedene Kontakte für einen Exposéversand zusammenstellen. Sie können auch in Pop Up Fenstern z.B. bei einem Exposéversand (siehe dort) im Suchfenster der zu versendenden Objekte nach Auswahl eines Objekts zurück auf den Suchreiter wechseln, eine neue Suche starten und ein oder mehrere weitere Objekte für den Versand auswählen. So können Sie in einem Schritt verschiedenen Kunden mehrere Objektexposés senden.

3.1.9 Symbole und Schaltflächen

In GO! finden Sie eine Reihe von Symbolen und Schaltflächen.

Symbol Beschreibung

Neuer Kontakt (Schnelleingabe)

Neues Objekt (Schnelleingabe)

Ansicht aktualisieren

Neuen Datensatz erstellen

Datensatz bearbeiten (in Detailansichten)

Datensatz bearbeiten (z.B. in Listenansichten)

Pflichtfeld

Filter ein- / ausblenden

Druckvorschau

Drucken

Ansicht als report.htm per E-Mail versenden

Listen, Labels erstellen

Kontaktliste erstellen (aus den Aktivitäten eines Objektes)

Brief oder E-Mail aus einer Vorlage erstellen

Exposéversand (als E-Mail oder Brief)

Etikettendruck

Neuer Termin

Neue Aufgabe


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Neue Besichtigung

Neues Open House

Datensatz kopieren

Neue ausgehende Zuführung

Datensatz umspeichern (nur mit Büroleiter-Berechtigung)

Kontakte zusammenspeichern (nur mit Büroleiterberechtigung)

Kategorien hinzufügen

Kategorien entfernen

Excel Export

Kontakte nach Optivo exportieren (nur mit Büroleiterberechtigung)

, Ansehen (Dokumente Such- oder Detailansicht)

Kalender synchronisieren

Neuer Besichtigungsbericht

Status für (mehrere) Aufgaben ändern (Aufgaben Suchansicht)

E-Mail senden

E-Mail weiterleiten

E-Mail beantworten

Allen antworten

E-Mail löschen

E-Mail ins GO! kopieren

Kalender öffnen

Datum löschen

/ (inaktiv / aktiv) Zur nächsten Seite oder Detailansicht blättern /

ausgewählte Objekte nach rechts verschieben

/ (inaktiv / aktiv) Zur vorigen Seite oder Detailansicht blättern / ausgewählte Objekte nach links verschieben

Ausgewählte Objekte nach oben verschieben

Ausgewählte Objekte nach unten verschieben

Zur Suche hinzufügen

Aus Suche entfernen

Alle aus Suche entfernen


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Auswahl löschen (Häkchen entfernen)

Eintrag / Verlinkung löschen (Aktivitäten = “Durchstreichen”)

Datensatz wiederherstellen

Kartensuche, Filter: Ansicht zentrieren

Neue E-Mail (aus Kontakte Detailansicht)

Pin in Geocodierung von Objekte

Die letzten 10 Aktivitäten anzeigen

Internetkontakte zusammenspeichern

3.1.10 Listenerstellung

Es stehen Ihnen eine Vielzahl an Kontakt-, Objekt- und Aktivitätenlisten in GO! zur Verfügung.

Zu diesem Thema finden Sie im „Hilfe“-Menü ein Trainingsvideo! Trainingsvideo öffnen

http://www.engelvoelkers.com/ftpshare/go3/DE_lists.html


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4. Aktivitäten Als Aktivität werden im GO! alle Termine, Besichtigungen, Aufgaben, Dokumente und E-Mails bezeichnet. GO! verbucht sämtliche Aktivitäten automatisch beim Speichern, Drucken oder Senden. Die Verlinkung zum Kontakt, Objekt (VK oder VM) oder zum Wohnprojekt definiert bei jeder GO! Aktivität, in welcher Aktivitätenübersicht diese sichtbar sein soll. Aktivitäten können zwar größtenteils auch ohne Verlinkung gespeichert werden; dies sollte jedoch nur dann geschehen, wenn die Aktivität keinen Bezug zu einem Kunden oder zu einer Immobilie hat und lediglich als Erinnerung oder To Do gespeichert werden soll.

Hinweis: Einwertungen (s.u.) werden nur in der Statistik erfasst, wenn sie mit einem Objekt verlinkt als erledigt gespeichert wurden. AKK und AVK werden nur in der Statistik erfasst, wenn die entsprechende Aktivitätenart vor Verbuchung als erledigt gewählt wurde (s.u.).


Tipp: Der schnellste Weg um (Folge)Aktivitäten zu erstellen, ist jener über die Kopierfunktion in einer Aktivitätenübersicht. Markieren Sie dazu einfach eine bestehende Aktivität, die bereits mit dem gewünschten Objekt und/oder Kontakt verlinkt wurde und erstellen Sie über das Kopiersymbol

eine neue Aktivität daraus. Die Verlinkungen werden dabei in die Blanko Aktivität übernommen. So lassen sich beispielsweise Folgeaktivitäten sehr schnell erstellen. Einen weiteren schnellen Weg der Verbuchung finden Sie im Reiter „Suchkriterien“ im Kontakt oder über den Reiter „Abgleich“ im Objekt, da hier nach Auswahl des Objekts oder Kontakts bereits die Verknüpfungen korrekt gesetzt sind.

4.1.1 Anzeige der letzten Aktivitäten eines Kontaktes

Um z.B. beim Anruf eines Kunden schnell und einfach die letzten Aktivitäten nachvollziehen zu

können, klicken Sie auf das Symbol . Ihnen werden nun die letzten zehn Aktivitäten des Kontaktes angezeigt.

http://www.engelvoelkers.com/ftpshare/go3/DE_actions.html


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4.1.2 Termine

Das Anlegen von Terminen kann an verschiedenen Stellen erfolgen:

Über Symbole: In den Listen und Detailansichten von Kontakten, Objekten oder

Wohnprojekten finden Sie Symbole zum Verbuchen von Terminen , Besichtigungen

oder für ein Open House .

In der Übersicht können Sie auf die Schaltfläche oder direkt auf

eine Uhrzeit in der Kalenderansicht klicken.

Im Menü Termine können Sie in den Ansichten Suche oder Kalender auf klicken.

In jeder Aktivitätenübersicht kann über auch ein Termin erstellt werden

Wählen Sie im nächsten Schritt die Terminart:


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Ein Termin kann verschiedene Aktivitätenarten haben:

Einwertung

Termin mit dem Eigentümer am Objekt; meist genutzt für die Erstbesichtigung. Daraus resultierend folgt in der Vermarktung die Objektpräsentation.

Notar Notartermin bei erfolgreichem Abschluss

Diverse

Preisreduzierung Termin mit dem Eigentümer am Objekt im Zusammenhang der Reduzierung des Kaufpreises.

Objektpräsentation Termin mit dem Eigentümer im Shop zur Objektpräsentation und Kaufpreisfindung.

Beachten Sie bitte folgende Unterscheidungen:

Ein Termin kann ohne Verknüpfung zu einem Kontakt oder Objekt erstellt werden. Damit eine Einwertung in der Statistik erfasst wird, muss aber ein Objekt verlinkt sein!

Bei einer Besichtigung müssen Sie einen Kontakt und eines oder mehrere Objekte verknüpfen.

Bei einer Sammelbesichtigung müssen Sie ein Objekt und einen oder mehrere Kontakte verknüpfen.

4.1.3 Aufgaben

Bei Aufgaben handelt es sich um Aktivitäten, die Sie zur Planung und Durchführung Ihrer Arbeit brauchen. Hier sind vor allem Tätigkeiten am Arbeitsplatz gemeint. Aufgaben können von verschiedenen Bereichen der Software aus erstellt werden: Im Menü Kontakte oder Objekte klicken Sie in der Listenansicht nach Auswahl eines oder


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mehrerer Datensätze bzw. in der Detailansicht eines Datensatzes auf .

In der Übersicht können Sie auf klicken.

Im Menü Aufgaben klicken Sie in der Ansicht Suche auf .

In jeder Aktivitätenübersicht kann über auch eine Aufgabe erstellt werden

Wählen Sie eine Art der Aktivität für die Aufgabe:

Bitte beachten Sie folgende Unterscheidungen: Aktiver Käufer Kontakt

Aktivität mit einem Suchkunden mit konkretem Resultat, z.B. wöchentliche Anrufe, Anruf nach Besichtigung, Objektpräsentation im Shop etc., der Sie näher an den Notartermin bringt.

Aktiver Verkäufer Kontakt Aktivität mit dem Verkäufer mit Resultat, z.B. Meeting im Shop, Telefonanruf, der Sie näher an den Notartermin bringt.

Nachfassgespräch Aktivität, bei der das Resultat noch aussteht, z.B. Telefonanruf mit dem Suchkunden nach der Besichtigung, ohne vorliegendes Ergebnis. Wenn ein Resultat vorhanden ist, welches Sie näher an den Notartermin bringt, erfolgt die Umwandlung in einen AKK.

Eingehender Käufer-/Verkäuferkontakt Suchkunde oder Eigentümer kommen von sich aus aktiv auf Sie zu (Besuch im Shop, Anruf etc.)

To Do Zu erledigende Tätigkeiten.

Aktivitätenbericht Verbuchung der Zusendung eines Aktivitätenberichtes an den Kunden.

Preisreduzierung Erfassung des Zeitpunktes einer Preisreduzierung.


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Newsletter Zur Verbuchung des Versands eines Newsletter Versands oder als Reminder, dies zu tun.

Objektgeburtstag Als Wiedervorlage für ein Objekt zur Planung von After-Sales-Maßnahmen. Wird automatisch beim Objektabschluss verbucht.

Sonstiges

Für alle sonstigen Aktivitäten, die Sie als Erinnerung speichern oder als erledigt erfassen möchten (z.B. Feedback, Eingang eines Gebotes, Schlüsselübergabe etc.).


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4.1.4 Aktivitätenbuchung - Verkaufsprozess

Folgende Übersicht zeigt Ihnen exemplarisch, welche Aktivitäten Sie im Verkaufsprozess in GO! buchen:


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4.1.5 Folgeaktivitäten

Für viele Aktivitäten können Folgeaktivitäten automatisch erstellt werden. Die so erstellte Aufgabe wird mit einem Fälligkeitsdatum „Heute +x Tage“ und für 10:00 Uhr erstellt. Die Standardeinstellung bei nicht gefülltem Feld beträgt +5 Tage. Anwender mit Büroleiterberechtigung können den Zeitraum (+x) in den Shop Einstellungen anpassen:

4.1.6 Nachfassgespräch nach Ausdruck oder Versand des Exposé

Wenn Sie ein Exposé ausdrucken oder per E-Mail versenden, wird Ihnen automatisch die Erstellung eines Nachfassgespräches angeboten. Das Erstellen der Folgeaktivität erfolgt erst nach Bestätigung.

Bei Klick auf „OK“ wird eine Aufgabe mit der Aktivitätenart „Nachfassgespräch“ im Hintergrund erstellt. Im Titel des Nachfassgespräches wird „Exposé“ eingetragen, Kontakt und Objekt(e) sind bereits verknüpft. Sie finden somit die Aufgabe u.a. in den Aktivitätenlisten der Kontakte und Objekte. Achtung: Bitte beachten Sie beim Exposé E-Mail Versand, dass die automatische Erstellung von Folgeaktivitäten nur beim Versand der E-Mail aus dem Editiermodus erfolgt, bzw. wenn Sie eine oder mehrere E-Mails direkt versenden (ohne diese vorher im Entwurfsordner gespeichert zu haben).


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4.1.7 Nachfassgespräch nach Besichtigungen

Sobald Sie eine Besichtigung oder ein Open House auf „Erledigt“ setzen und speichern, wird Ihnen das Erstellen eines Nachfassgespräches angeboten. Nach Bestätigung wird eine neue Aufgabe mit der Aktivitätenart „Nachfassgespräch“ erstellt. Im Titel wird automatisch „Besichtigung“ eingetragen, Kontakt und Objekt sind jeweils bereits verlinkt. Das Fälligkeitsdatum wird auf „Heute +x Tage“ gesetzt (s.o.).

4.1.8 Nachfassgespräch nach Einwertung

Sobald Sie einen Termin mit der Aktivitätenart „Einwertung“ auf „Erledigt“ setzen und speichern, wird Ihnen das Erstellen eines Nachfassgespräches angeboten. Nach Bestätigung wird eine neue Aufgabe mit der Aktivitätenart „Nachfassgespräch“ erstellt. Im Titel wird automatisch „Einwertung“ eingetragen, Kontakt und Objekt sind bereits verlinkt. Das Fälligkeitsdatum wird auf „Heute +x Tage“ gesetzt (s.o.). Sollten mehrere Personen oder Objekte im Termin eingetragen gewesen sein, so wird für jedes Objekt eine eigene Aufgabe erstellt, die mit dem Objekt verlinkt ist. Die Kontakte sind alle jeweils in jeder Aufgabe verlinkt.

4.1.9 Folgeaktivität nach Notartermin

Sobald Sie einen Termin mit der Aktivitätenart „Notar“ auf „Erledigt“ setzen und speichern, wird Ihnen ebenfalls das Erstellen einer Folgeaktivität angeboten. So können Sie z.B. daran erinnern, den Objektabschluss im GO einzutragen. Nach Bestätigung wird eine neue Aufgabe mit der Aktivitätenart „Sonstiges“ erstellt. Im Titel wird automatisch „Notar“ eingetragen, Kontakt und Objekt sind bereits verlinkt. Das Fälligkeitsdatum wird auf „Heute +x Tage“ gesetzt (s.o.). Sollten mehrere Personen oder Objekte im Termin eingetragen gewesen sein, so wird für jedes Objekt eine eigene Aufgabe erstellt, die mit dem Objekt verlinkt ist. Die Kontakte sind alle jeweils in jeder Aufgabe verlinkt.

4.1.10 Folgeaktivität nach Besichtigungsbericht

Sobald Sie einen Besichtigungsbericht drucken oder per E-Mail versenden, wird Ihnen je nach gewählter Berichtart eine Folgeaktivität mit dem Eigentümer oder mit dem Suchkunden angeboten. Nach Bestätigung wird eine neue Aufgabe mit der Aktivitätenart „Nachfassgespräch“ erstellt. Im Titel wird automatisch „Besichtigungsbericht“ eingetragen, Kontakt und Objekt sind bereits verlinkt. Das Fälligkeitsdatum wird auf „Heute +x Tage“ gesetzt (s.o.).


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4.1.11 Briefe und E-Mails

Sie können Briefe und E-Mails aus den Menüs Kontakte oder Objekte erstellen. Je nachdem, von welcher Seite Sie dabei kommen, finden Sie kontakt- oder objektspezifische Vorlagen. Markieren Sie in der Listenansicht den gewünschten Datensatz oder öffnen Sie die Detailansicht. Klicken Sie dann oben auf „Vorlage nutzen“: Beispiel Kontakte:

Beispiel Objekte:


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Sie sehen dann eine Liste mit den verfügbaren Vorlagen. Sie können über eine Suchmaske gezielt nach Vorlagen suchen, indem Sie auf „Suchen“ klicken. Über die Eingabe von Vorlagennummer oder -namen lassen sich diese schnell aufrufen. Die Vorlagen sind außerdem nach Phasen vorsortiert. Klicken Sie auf Suchen, markieren Sie dann die gewünschte Vorlage und klicken Sie auf OK.

! Möchten Sie einen Blanko-Brief oder eine leere E-Mail erstellen, wählen Sie bitte die Vorlage „Blanko Brief“.

Suche der Vorlage:

Markieren der gewünschten Vorlage:

Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit OK.


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Die Briefvorlagen können durch Klick auf den Briefnamen in einer Vorschau angezeigt werden. So können Sie überprüfen, ob Sie sich für die richtige Briefvorlage entscheiden.


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Entscheiden Sie dann, ob Sie einen Ausdruck des Dokumentes wünschen, oder das Dokument als E-Mail verschicken möchten:

Wählen Sie Vorschau und Druck für einen Ausdruck des Dokuments oder E-Mail(s) im Ordner Entwürfe erstellen für den Versand als E-Mail: Aus GO! versandte E-Mails werden ebenfalls als Aktivität verbucht und können u.a. in den Aktivitäten Übersichten (Aktivitäten / Alle) gefiltert werden.

Tipp: Sie können auch Texte aus anderen Programmen in ein GO! Dokument kopieren. Da es in GO! nur bei den Dokumenten einen rechten Mausklick gibt, kann es notwendig sein, neben der Maus für Kopierfunktionen die Tastenkombinationen Strg+A = alle markieren, Strg+C = Markierung kopieren, Strg+V = Markierung einfügen, zu benutzen.


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4.1.12 Zweite Briefunterschrift in Dokumenten

Sie können eine zweite Person festlegen, die in Dokumenten neben dem Ersteller des Dokuments ebenfalls mit seiner Signatur erscheint und mit unterschreiben kann. Dazu können Anwender mit Büroleiterberechtigung unter Einstellungen / Sparte/Shop im Feld „Zweite Briefunterschrift in Dokumenten“ die Person auswählen.

Speichern Sie dann die Einstellungen oben rechts. Sobald Sie einen Brief erstellen, haben Sie die zusätzliche Auswahl „Vorschau & Druck mit zweiter Unterschrift“.

Nun stehen beide Personen mit Signatur im Brieffuß.


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4.1.13 E-Mails

Um als Entwurf erstellte E-Mails zu versenden, öffnen Sie das Menü „E-Mails“. Sie finden dort im Ordner „Entwürfe“ alle noch nicht versendeten Mails. Um eine E-Mail zu bearbeiten und zu

verschicken, öffnen Sie diese durch Klick auf :

Die E-Mail wird in der Ansicht Zusammenfassung geöffnet. Sie können weitere Empfänger manuell oder durch Klick auf An, Cc, Bcc hinzufügen, den Betreff ändern, die E-Mail zwecks Verbuchung als Aktivität mit weiteren Kontakten oder Objekten verknüpfen sowie Dateien anhängen:


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Wechseln Sie in die Ansicht Textfeld, um den Inhalt zu bearbeiten:

Senden Sie dann die E-Mail oder speichern Sie den geänderten Entwurf über die entsprechenden Schaltflächen.

4.1.14 Dateianhänge in Massenmailings

Sie können in einem einzigen Schritt einen Anhang für alle E-Mails anhängen. Durch diese Funktion ist es möglich, z.B. bei einem Exposéversand an mehrere Empfänger, neben den Exposédateien eine weitere Datei in einem Schritt für jeden Empfänger hinzuzufügen. Dafür steht Ihnen für die beiden E-Mail Versandwege über „Entwurfsordner“ bzw. „Direktversand“ jeweils eine weitere Funktion „mit Anhang“ zur Verfügung.

Nach Auswahl mit Anhang werden Sie aufgefordert, die Datei vom Computer / Netzwerk auszuwählen.

Tipp: Sollten Sie mehrere Dateien anhängen wollen, erstellen Sie zuvor einen Dateicontainer, z.B. eine .zip Datei und laden Sie diese dann als Anhang hoch.


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Diese Funktion steht Ihnen für alle Dokumentsendungen per E-Mail zur Verfügung; also für alle E-Mails, die aus einer Vorlage heraus erstellt wurden, für den Exposéversand und für alle Besichtigungsberichte.

4.1.15 E-Mail – Synchronisierung mit Gmail / Outlook

Zum Importieren von E-Mails aus Gmail / Outlook, klicken Sie bitte auf das Menü E-Mails, dort auf das Untermenü „Gmail“. Sie sehen nun Ihren Posteingang. Markieren Sie die zu importierenden E-Mails und klicken dann auf das Symbol „E-Mail in GO! kopieren“. In GO! importierte E-Mails werden in Ihrem Gmail-Account nicht gelöscht, Sie erstellen lediglich eine Kopie in GO!. Es empfiehlt sich, mehrere E-Mails nicht nacheinander, sondern gleichzeitig zu importieren, um Ladezeiten beim Importieren zu verkürzen.

! Hinweis: Sie können E-Mails aus dem Posteingang sowie aus den ersten Unterordnern, die unter dem Posteingang angeordnet sind, auswählen. Wählen Sie dazu über das Dropdown den entsprechenden Ordner aus, um alle darin enthaltenen E-Mails anzeigen zu lassen.


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Nach erfolgtem Übertrag ins GO! befinden Sie sich automatisch in der „Suche“ im „Posteingang“ In

der Übersicht der eingegangenen E-Mails klicken Sie bei der gewünschten Nachricht auf (1.), um die Verlinkung mit dem Kontakt und/oder dem Objekt einzutragen. Wenn Sie die E-Mail von einem Absender erhalten haben, der als Kontakt mit einer E-Mail Adresse in Ihrer GO!-Datenbank eingetragen ist, erfolgt automatisch eine Verlinkung der E-Mail mit dem Kontakt (2.). Gegebenenfalls kann eine E-Mail Adresse bei mehreren Kontakten eingetragen sein. In diesem Fall wird die E-Mail

mit allen derartigen Kontakten verlinkt und Sie können mit Klick auf auswählen, welche Verlinkung bestehen bleiben soll und welche gelöscht werden soll.

Im Bearbeitungsmodus können Sie nun verlinken oder Verlinkungen löschen z.B. mit Klick auf die oben gezeigten Symbole.

Wenn Kontakte und/oder Objekte verlinkt wurden, finden Sie die E-Mail anschließend in deren Aktivitätenlisten verbucht wieder.


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Beachten Sie bitte folgendes: In GO! importierte E-Mails können nicht gelöscht werden Auch gesendete E-Mails können nicht gelöscht werden Alle in GO! kopierte E-Mails können von jedem Mitarbeiter Ihres Standortes in den

Aktivitätenlisten der verlinkten Kontakte oder Objekte gelesen werden

4.1.16 Weitere Dokumentvorlagen

Zur korrekten und schnellen Verbuchung Ihrer Aktivitäten stehen Ihnen für bestimmte Arbeitsabläufe standardisierte Anschreiben zur Verfügung, die über folgende Arbeitsschritte erstellt werden sollen.

4.1.17 Besichtigungsbericht erstellen

Markieren Sie im Menü Besichtigungen, oder im Reiter Besichtigungen in der Detailansicht

eines Objektes, eine (oder mehrere) Besichtigungen und klicken Sie oben auf . Es stehen zwei Anschreiben zur Auswahl:

Die erste Variante richtet sich an den Eigentümer des besichtigten Objektes und enthält neben einem Standardtext auch den im Feld Feedback einer Besichtigung hinterlegten Inhalt. Die zweite Variante richtet sich an den Kontakt, mit welchem das Objekt besichtigt wurde und enthält den Eigentümernachweis. Beide Varianten stehen für Verkaufs- und Vermietungsobjekte zur Verfügung. Wählen Sie die gewünschte Vorlage und entscheiden Sie wie bereits oben beschrieben, ob Sie den Bericht drucken oder per E-Mail versenden wollen. Der Text kann vor Versand über den Editor angepasst werden.


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4.1.18 Exposéanschreiben

Markieren Sie im Menü Kontakte den / die Kunden, dem / denen Sie ein Exposé senden wollen. Alternativ markieren Sie im Menü Objekte eines oder mehrere Objekte dessen / deren Exposé sie versenden wollen. Der schnellste Weg ist stets der über den Reiter Suchkriterien bzw. Abgleich in den Detailansichten eines Kontaktes bzw. Objektes. Klicken Sie dann oben auf Exposé versenden:

Sollten Sie das Anschreiben nicht aus den Kriterien oder dem Abgleich heraus erstellen, so müssen Sie im nächsten Schritt das Objekt bzw. den Kontakt in der Datenbank suchen und verknüpfen. Entscheiden Sie dann, ob Sie das Exposé per Post oder E-Mail versenden wollen und folgen Sie den nächsten Schritten wie oben beschrieben. (Eine genaue Anleitung zur Erstellung von Exposés in GO! finden Sie in Kapitel 6.1.4 Exposés erstellen)


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4.1.19 Kontaktliste aus Objekt-Aktivitäten erstellen

Im Falle einer Preisreduzierung, für das Anbieten eines Vergleichsobjektes oder zur Erstellung einer Nachweisliste ist es hilfreich, eine Liste aller Kontakte zu erstellen, die in Zusammenhang mit einem bestimmten Objekt stehen. Sie können eine solche Kontaktliste ganz einfach aus der „Aktivitäten“-Registerkarte eines Objektes erstellen. Wählen Sie hierzu die Aktivitäten aus, von denen Sie die Kontakte extrahieren möchten (Sie können alle oder auch nur einige Auswählen, z.B. nur Besichtigungen), und klicken Sie dann auf das Symbol

„Kontaktliste erstellen“


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GO! erstellt Ihnen eine Liste aller Kontakte, die mit den ausgewählten Aktivitäten verknüpft sind. Diese Liste können Sie in gewohnter Weise verwenden, um z.B. Exposés zu versenden oder eine Kundenliste auszudrucken.


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4.1.20 Adressetiketten drucken

Sie können Etiketten in GO! erstellen und ausdrucken. Dies kann sehr hilfreich beim Versenden von Nachbarschaftsmailings (z.B. Postkarten) sein. Um Etiketten zu erstellen, stellen Sie sich eine Kontaktliste zusammen und klicken Sie auf das Symbol „Etikettendruck“ (Hinweis: Wenn Sie sich Ihre Kontaktliste über die Detailsuche zusammen stellen, können Sie Kontakte ausschließen, die die Option „Nicht anschreiben“ auf „Ja“ gesetzt haben).

Sie können zwischen zwei Etikettenarten wählen (Herma 4625 oder Herma 4268). Hinweis: Unter http://www.herma.de finden Sie die Händler dieser Etiketten, Sie können sie auch über den Engel & Völkers Print Shop bestellen.

Die Etiketten werden nun als PDF angezeigt. Sie können sie durch Klicken auf das Symbol „Drucken“ ausdrucken.

http://www.herma.de/


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! Hinweis: Für gewöhnlich werden Sie die Etiketten ausdrucken, nachdem Sie einen Brief ausgedruckt haben. Wenn Sie jedoch die Etiketten unabhängig von einem Anschreiben ausdrucken möchten, sollten Sie für diese Kontakte eine Aufgabe verbuchen. So können Sie später in den Kontakten sehen, dass Sie die Sendung zugeschickt bekommen haben.

Wählen Sie die Kontaktliste aus (nach dem Etikettendruck besteht Ihre Auswahl zunächst weiterhin) und klicken Sie dann auf das Symbol „Aufgabe erstellen“


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4.1.21 Aktivitäten anzeigen, bearbeiten oder löschen

Hier eine Zusammenfassung der wichtigsten Punkte zu Aktivitäten in GO!:

In der Übersicht finden Sie die Termine für den aktuellen Tag sowie die Aufgaben des heutigen und morgigen Tages.

Im Menü Termine sehen Sie standardmäßig alle eigenen, offenen Termine. Um auch erledigte Termine oder die Termine anderer Immobilienberater zu sehen. Filtern Sie entsprechend und klicken Sie auf Suchen. Über die Detailsuche haben Sie die Möglichkeit, gezielt nach Terminen zu suchen.

Für alle Aktivitäten gilt: Je nach Berechtigung dürfen Sie offene, eigene oder auch andere

Aktivitäten bearbeiten , löschen oder wiederherstellen . Auf den Status Erledigt gesetzte Aktivitäten können nicht mehr bearbeitet oder gelöscht werden.

Klicken Sie auf Kalender, um Ihre Termine in einer Kalenderdarstellung zu sehen. Sie können zwischen einer Tages-, Wochen-, Monats- oder Gruppenansicht wählen. Einzelne Tage können Sie über die Kalenderdarstellung rechts anwählen. Im Gruppenkalender sehen Sie die Termine aller Mitarbeiter im Büro.

Im Menü Besichtigungen werden die Besichtigungen und Sammelbesichtigungen angezeigt. Standardmäßig sehen Sie alle eigenen, offenen Besichtigungen. Für weitere Termine öffnen Sie die Schnell- oder Detailsuche.

Im Menü Aufgaben sehen Sie alle eigenen, offenen Aufgaben. Nutzen Sie den Suchfilter oder

die für weitere Ansichten.

Im Menü Aktivitäten / Alle können Sie über die Schnellsuche gezielt nach bestimmten Aktivitäten suchen und diese filtern. Geben Sie die gewünschten Parameter ein und klicken Sie auf Suchen. „Suche aufheben“ setzt alle Felder zurück.

In den Detailansichten von Kontakten oder Objekten finden Sie den Reiter Aktivitäten. Diese Ansicht listet sämtliche Aktivitäten auf, die im Zusammenhang mit dem Kontakt oder Objekt verbucht wurden.

In allen Aktivitätsübersichten können Sie Aktivitäten kopieren, um schnell eine Folgeaktivität zu verbuchen. Verknüpfte Kontakte oder Objekte werden dabei übernommen. Markieren Sie für die

Kopie einer Aktivität den Datensatz und klicken Sie auf Kopie . Sie finden das Symbol ebenso in der Detailansicht einer Aktivität.

In allen Aktivitätsübersichten finden Sie unter dem Symbol die Möglichkeit, einen Aktivitätsbericht zu erstellen, der auch eine Statistik der Aktivitäten enthält. Diesen können Sie entweder ausdrucken oder per E-Mail verschicken.

Im Menü Dokumente finden Sie alle erstellten und verbuchten Dokumente (Briefe / Exposés /

Besichtigungsberichte). Sie können diese durchsuchen bzw. filtern. Über können Sie ein Dokument anzeigen lassen und, wenn gewünscht, erneut ausdrucken.

Tipp: Um mit möglichst wenigen Mausklicks eine Aktivität zu verbuchen, sollten Sie bevorzugt den Weg über die Reiter Suchkriterien (Kontaktdetails) bzw. Abgleich (Objektdetails) gehen. Dies hat jeweils den Vorteil, dass sowohl Kontakt(e) als auch Objekt(e) zum Buchen der Aktivität bereits verlinkt sind und somit nicht mehr in einem weiteren Schritt in der Datenbank gesucht werden müssen! Siehe auch unten: Arbeiten mit Kriterien.


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4.1.22 Termine zwischen Gmail und GO! synchronisieren

Klicken Sie im Bereich „Termine“ bitte auf die Schaltfläche „Termine synchronisieren“ . Die erste Synchronisation kann je nach Anzahl der Termine ein wenig Zeit in Anspruch nehmen.

Durch die Synchronisation werden ebenfalls Ihre Termine aus GO! in Ihren Gmail Kalender eingetragen. Um die Synchronisation zu wiederholen / aktualisieren klicken Sie bitte jeweils auf die grüne Schaltfläche. Bitte beachten Sie folgende Punkte:

Es werden nur Termine ab dem Tag der ersten Synchronisation übernommen, das heißt keine Termine in der Vergangenheit

GO! Termine, die als gelöscht markiert sind, werden auch in Gmail gelöscht. Werden diese in GO! wiederhergestellt, so erscheinen diese danach auch wieder in Gmail. Beispiel: Wird um 11 Uhr in Gmail der Termin bearbeitet, dann in GO3 der gleiche Termin um 12 Uhr auch bearbeitet und danach um 13 Uhr synchronisiert, hat Gmail nun den GO! Stand übernommen

Folgende Felder werden synchronisiert: Titel, Ort, Datum, Start- und Endzeit sowie Bemerkungen und Anhänge

Es werden die ersten 150 Zeichen des Titels synchronisiert

Es werden nur Texte ohne Formate übernommen (keine HTML-Formatierungen)

Es werden auch private Termine übernommen!

Serientermine werden nicht synchronisiert, ebenso Termine, die über einen Tag hinausgehen (Beispielsweise 17.03.2009 18:00 Uhr bis 18.03.2009 10:00 Uhr)

Nach der Synchronisation werden die in GO! übernommenen Termine erst nach Klick auf „Aktualisieren“ sichtbar.


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5. Kontakte

5.1.1 Allgemeine Informationen zu Kontakten in GO!

In GO! gibt es fünf unterschiedliche Personenarten für Kontakte: Suchkunde

Eigentümer

Serviceadresse

Kontaktperson

Mieter: Die Kontaktart „Mieter“ wird für existierende Mieter verwendet. Suchkunden, die ein Objekt zur Miete suchen, werden als „Suchkunde“ angelegt – das Suchkriterium definiert dann, ob sie kaufen oder mieten wollen.

Die Kontakte können Sie mit verschiedenen Status versehen:

Aktiv

Inaktiv

Abgeschlossen

Verwendung der Kontaktstatus bei Eigentümern und Suchkunden

Kontaktstatus Eigentümer Suchkunde

Aktiv Der Kontaktstatus „Aktiv“ bedeutet, der Eigentümer ist mit einem aktiven Objekt bei uns im System

Suchkunde ist aktiv auf der Suche nach einem Objekt und wir stehen in Kontakt mit ihm

Inaktiv Eigentümer hat das Objekt zurückgezogen, der Vertrag ist ausgelaufen, jeder Grund weswegen wir das Objekt nicht vermittelt haben

Suchkunde sucht nicht mehr, da er ein Objekt auf anderem Wege gefunden hat oder sich die Suche aufgrund anderer Möglichkeiten erledigt hat.

Abgeschlossen Eigentümer hat durch uns das Objekt vermittelt

Suchkunde hat durch uns ein Objekt gefunden

Der Filter im Menü Kontakte ist so voreingestellt, dass er Ihnen alle aktiven Kontakte des Shops anzeigt, wenn sie ohne Änderungen auf „Suche starten“ klicken. Grenzen Sie Ihre Suche bspw. durch Eintragen des Namens des gesuchten Kontaktes oder durch Ändern des zuständigen Immobilienberaters unter „Erstellt für“.


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Über das Dropdown Menü in der Funktionsleiste können Sie verschiedene Ansichten auswählen. Im Menü Eigene Ansichten können Sie selbst Ansichten definieren, die dann im Dropdown erscheinen (s.u.)

Klicken Sie auf , um Kontakte zu bearbeiten. In der Funktionsleiste befindet sich u.a. das Symbol zum Drucken. Dort können Sie die aktuelle Bildschirmansicht drucken.

Für Kontaktliste und Stammblatt stehen Ihnen entsprechende Vorlagen unter zur Verfügung.

5.1.2 Kontakt anlegen

Bevor Sie einen Kontakt neu eingegeben, sollten Sie überprüfen, ob dieser bereits in der Datenbank existiert. Durchsuchen Sie deshalb vor einer Neueingabe immer zuerst die Kontakte. Legen Sie nun den Kontakt mit den Ihnen bekannten Daten über die Eingabemaske an. Klicken Sie dazu entweder im Menü Kontakte auf das Symbol „Neu“

oder auf das Symbol „Neuer Kontakt“ zur Kontaktschnelleingabe, wenn Sie nur kurz die Basisdaten des Kontaktes eingeben möchten.


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Beachten Sie dabei bitte: Das Feld Bevorzugte Sprache ist ein Pflichtfeld und standardmäßig auf Ihre GO! Sprache

gesetzt. Je nach Auswahl werden entsprechende Anreden angeboten sowie Besichtigungsberichte und Exposéanschreiben automatisch an die Sprache des Kontaktes angepasst.

Einem Kontakt können bis zu drei Immobilienberater zugeordnet werden. Dabei kann der Kontakt für jeden Immobilienberater eine andere Kategorie sowie einen anderen Status haben. Genauso kann ein Kontakt für denselben Immobilienberater drei Kategorien haben.

Felder mit rotem Stern müssen ausgefüllt werden, ansonsten macht Sie eine Fehlermeldung vor dem Speichern darauf aufmerksam.

Der Dublettencheck wird innerhalb des Büros bzw. der Bürogruppe durchgeführt. Wenn Sie prüfen möchten, ob der Kontakt bereits in einem Büro außerhalb Ihres Büros bzw. Ihrer Bürogruppe angelegt ist, können Sie dies über die Funktionsschaltfläche (Registerkarte) E&V-weite Suche. Die Suchergebnisse werden mit den Kontaktdaten des zuständigen Immobilienberaters angezeigt. Der Dublettencheck berücksichtigt auch den Namen das Partners, sofern in GO! eingetragen.

Nach Eingabe des Nachnamens wird der Briefkopf und die Formatierte Anrede des Kontaktes darstellt. Diese Felder können bearbeitet werden, um z.B. Titel oder andere Namenserweiterungen zu ergänzen.

Falls es sich um einen Firmenkontakt handelt, wählen Sie „Firma“ bei „Anrede“ und definieren Sie dann die Anrede der Person.

Sobald Sie die Straße eingegeben haben, können Sie eine manuelle Überprüfung von Duplikaten starten. Denken Sie an möglicherweise abweichende Eingaben desselben Kontaktes

(Str., Str, oder Strasse statt Straße).

Datums-Angaben können Sie direkt im Eingabefeld eingeben; oder Sie klicken das Kalender-

Symbol an und wählen dort einen Tag aus . Mit Klicken auf können Sie die Eingabe im Datumfeld wieder löschen.

Sind Ihre Eingaben vollständig, speichern Sie den Kontakt über die Schaltfläche Speichern. Mit Speichern & schließen wird der Datensatz gespeichert und gleichzeitig die Eingabemaske geschlossen. Falls Sie die Änderungen nicht speichern möchten, Schließen Sie die Maske mit der Schaltfläche Schließen. Bestätigen Sie dann die darauf folgende Meldung mit „Ja“. Tipp: Nutzen Sie alternativ die Kontakt-Schnelleingabe. Hier können Sie Suchkunden direkt mit Suchkriterien und Eigentümer mit den Basisdaten ihres Objektes anlegen.


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5.1.3 Kontakttitel

Um die Kontakttitel flexibel auf die Vorgaben an Ihren Standorten anzupassen, stehen Ihnen als Anrede „Herr“ und „Frau“ zur Verfügung (sowie die entsprechenden Übersetzungen, passend zur „Bevorzugten Sprache“.


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Wenn Sie eine andere Andrede eintragen möchten, wählen Sie bitte das “-“ aus und tragen Sie den Titel des Kontaktes direkt in das Feld „Titel“ ein.


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Der Briefkopf sowie die Formatierte Anrede werden automatisch mit den eingetragenen Werten erstellt. Wenn Sie eine individuelle Anrede verwenden (nicht „Herr“ oder „Frau“), ist es notwendig, diese beiden Felder zu kontrollieren und anzupassen! Bitte überprüfen Sie sie entweder, indem Sie die „Detailansicht“ des Kontaktes öffnen oder im Bereich „Formatierungen“ im Bearbeitungsmodus des Kontaktes. Denken Sie daran, das „Schreibgeschützt“-Feld zu aktivieren, wenn Sie die Felder anpassen!


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5.1.4 Dublettencheck

Um das Anlegen von Dubletten zu vermeiden, können Sie über „Duplikate prüfen“ prüfen, ob ein Kontakt bereits in Ihrer Datenbank existiert. Der Dublettencheck ergänzt diesen Vorgang, indem hier auch ähnlich geschriebene Namen berücksichtigt werden (s. Beispiel Mueller und Müller). Um die Treffgenauigkeit des Dublettenchecks zu gewährleisten werden die drei Felder Firma, Vorname und Nachname in Kombination zueinander betrachtet.

Beim Anklicken des Kontaktes öffnet sich das Vorschaufenster, das Ihnen die Basisdaten des Kunden zeigt, so dass Sie feststellen können, ob es sich bei dem Kunden um eine Dublette handelt.


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Der Name des Partners wird ebenfalls im Dublettencheck berücksichtigt. Wenn Sie also einen Namen eingeben und ein abweichender Name angezeigt wird, dann wird dieser Kontakt angezeigt, weil der Name des Partners dem eingegebenen Namen entspricht. Beim Öffnen des Kontaktes wird Ihnen dieser Name angezeigt.

Zusätzlich ist es auch möglich anhand der Anschrift oder der Kommunikationsdaten nach Dubletten zu suchen. Bei der Prüfung anhand der Adresse werden nur Ergebnisse vorgeschlagen, die identische Adressdaten enthalten. Ähnliche Schreibweisen werden hier nicht berücksichtigt.

Für die Prüfung der Kommunikationsdaten wird nach bereinigten Werten gesucht um verschiedene Schreibweisen abzufangen:

Telefonnummern: Alle Zeichen die keine Zahlen sind werden weggekürzt (also z.B. Leerzeichen,

Trennzeichen oder „+“).

Telefonnummern: Vor der Ländervorwahl steht i.d.R. „00“ oder „+“. Entsprechend werden auch führende nullen weggekürzt um die Nummern vergleichbar zu machen.

E-Mail Adressen: Sonderzeichen werden entfernt (also das @, die Punkte, etc.)


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Mit diesen Werten werden nun alle Kontakte vorgeschlagen, die in einem der Felder eine exakte Übereinstimmung aufweisen.

5.1.5 Geburtstag eines Kontaktes

Um Sie auf die Geburtstage Ihrer Kunden hinzuweisen, werden in GO! über Nacht für alle Kontakte, die in den kommenden sieben Tagen Geburtstag haben, eine Aufgabe „To Do“ mit dem Titel „Geburtstag“ gebucht. Diese Aufgabe wird für alle Immobilienberater gebucht, die den Kunden als aktiven Kontakt betreuen („Erstellt für“, „2. Immobilienberater“, „3.Immobilienberater“.


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5.1.6 Dokumente in Kontakten hochladen

Wenn Sie Dokumente zu einem Kontakt hinterlegen möchten, können Sie dies nun tun. Nutzen Sie dafür das Feld „Dokumente“ (unter Kontakt / Details).

5.1.7 Kontaktlisten

Über die Funktion „Liste erstellen“ können Sie eine Liste ausgewählter Kontakte erstellen. Folgende Listen stehen Ihnen zur Verfügung:

Die Listen zeigen Ihnen folgende Daten:

Kundenliste Verkauf – Daten aus Kontakt und Suchkriterien Nachname, Vorname – Firma / ID / Kontaktart, Kontaktart 2, Kontaktart 3 / Tel. Privat 1 / Mobil 1 / Tel. Geschäftlich 1 / Erstellt für / Objektunterart / Preis von – bis / Fläche von – bis (Gesamtfläche) / Wohnfläche von – bis / Zimmer von – bis / Schlafzimmer von – bis / Bemerkungen Suchkriterien

Kundenliste Vermietung – Daten aus Kontakt und Suchkriterien

Nachname, Vorname – Firma / ID / Kontaktart, Kontaktart 2, Kontaktart 3 / Tel. Privat 1 / Mobil 1 / Tel. Geschäftlich 1 / Erstellt für / Objektunterart / Monatsmiete inkl. Nebenkosten /


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Monatsnettokaltmiete / Fläche von – bis / Zimmer von – bis / Schlafzimmer von – bis / Bemerkungen Suchkriterien

Stammblatt

Die Auswahl „Stammblatt“ erstellt ein Stammblatt des ausgewählten Kunden mit Angaben zu Kontaktdaten, Suchkriterien, Aktivitäten, Beziehungen, Eigenschaften und zugehörigen Objekten des Kontaktes

„Nicht anschreiben“ Liste

Die „Nicht anschreiben“ Liste zeigt Ihnen, welche der ausgewählten Kontakte das Feld „Nicht anschreiben“ ausgewählt haben bzw. welche Kontakte keine E-Mailadresse hinterlegt haben. Somit sehen Sie auf einen Blick, welche Kontakte bei Mailings nicht berücksichtigt werden und ggf. einen Brief erhalten sollten.


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5.1.8 Suche nach Kontakten

5.1.9 Schnellsuche

Die Schnellsuche steht Ihnen im Hauptmenü und in allen Eingabemasken (z.B. bei Anlegen eines Kontaktes oder Objekts) zur Verfügung. Über die Schnellsuche können Sie aktive Kontakte und aktive Objekte finden. Für Kontakte werden die Felder Nachname, Vorname und Firmenname durchsucht; Für Objekte werden die Felder Straßenname, Objektname, Tower Name sowie Villa / Apartment Nummer durchsucht. Hinweis: Nach der Eingabe eines neuen aktiven Kontaktes / Objektes, dauert es einen Moment, bis der neue Datensatz über die Schnellsuche gefunden werden kann.

Sie steht unterhalb jedes Verlinkungsfeldes. Wenn Sie nicht eine komplette Suche durchführen möchten, verwenden Sie die Schnellsuche. Hierzu geben Sie in das Feld den ersten Buchstaben des gesuchten Kontakts oder Objekts ein. Im Dropdown Menü erscheinen dann mehrere mögliche


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Treffer. Je mehr Buchstaben Sie eingeben, desto genauer wird das Ergebnis. Wählen Sie den entsprechenden Datensatz aus.

Der Name des Partners wird auch in der Schnellsuche berücksichtigt. Wenn Sie also einen Namen eingeben und ein abweichender Name angezeigt wird, dann wird dieser Kontakt angezeigt, weil der Name des Partners dem eingegebenen Namen entspricht. Beim Öffnen des Kontaktes wird Ihnen dieser Name angezeigt.


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5.1.10 Filter

Der Filter ist standardmäßig (z.B. im Bereich „Suche“ im Menü Kontakte und Objekte) geöffnet. Sie

können ihn durch Klick auf ein- und ausblenden. Der Filter bietet eine Suche mit wenigen Suchparametern.

Geben Sie die Suchattribute ein und klicken Sie auf die Schaltfläche Suche starten. Ein Klick auf die Schaltfläche Suche aufheben setzt alle Feldeingaben zurück.

5.1.11 Detailsuche

Um nach weiteren Parametern als den in der Schnellsuche angeboten Feldern zu suchen, steht

Ihnen eine Detailsuche zur Verfügung. Mit der Schaltfläche öffnen Sie die Detailsuche.

Mit der Schaltfläche Zählen können Sie sich die Trefferanzahl anzeigen lassen, ohne dabei die Suchmaske zu schließen. Durch Klick auf Suchen öffnet sich das Register Suchergebnisse mit den gefundenen Datensätzen. Löschen setzt alle Felder zurück.


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5.1.12 E&V – weite Suche

Die E&V-weite Suche ermöglicht eine eingeschränkte, unternehmensweite Suche von Kontakten nach Vor- und Nachname. Die Schnell- und Detailsuche steht Ihnen auch in den anderen Menüs zur Verfügung. Die E&V-weite Suche finden Sie nur unter Kontakte bzw. Objekte.

5.1.13 Eigenschaften

Um zusätzlich Informationen zu einem Kontakt zu definieren, können Sie diesem Kontakt Eigenschaften hinzufügen. Klicken sie dazu im Kontakt auf die Registerkarte „Eigenschaften“.

Klicken Sie dann auf Neu , legen Sie mit Hilfe der dropdown Felder und ggf. des Feldes „Bemerkungen“ das gewünschte Attribut an und speichern es ab.


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5.1.14 Beziehungen

GO! stellt Ihnen eine Funktion zur Verfügung, mit der Sie Beziehungen zwischen Ihren Kontakten sowie zwischen Kontakten und Objekten managen können. Um Beziehungen zwischen Kontakten erfassen zu können, öffnen Sie aus der Detailansicht eines Kontaktes über die Schaltfläche

Beziehungen. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Neu

Eine Beziehung besteht aus drei Elementen: zwei Kontakten und einer Beziehungsart.

Nachdem sie dort einen Kontakt ausgewählt haben, wählen Sie eine Beziehungsart und ein Beziehungsziel aus und speichern ab. Sie finden die angelegten Beziehungen wenn ein Kontakt in der Detailansicht geöffnet wurde über die gleich lautende Schaltfläche. Darüber hinaus werden in dieser Registerkarte die mit dem Kontakt verbundenen Objekte angezeigt (z.B. die Objekte, deren Eigentümer / Käufer / Mieter der Kunde ist).


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5.1.15 Suchkriterien


Ein Objekt kommt nicht von allein zu einem Kunden. Die GO3! Software unterstützt Sie dabei, für Ihre Suchkunden das passende Objekt zu finden. Und natürlich auch für Objekte die passenden Interessenten. Damit jeder Topf sein Deckelchen findet, müssen Suchkriterien angelegt werden. Stimmen Kriterien eines Suchkunden mit den Merkmalen eines Objektes überein, kann das der Beginn einer wunderbaren Beziehung sein. Im Umkehrschluss lassen sich Objekte auf mögliche Interessenten abgleichen.

5.1.16 Ein Suchkriterium anlegen

Kriterien können nur für Suchkunden angelegt werden! Sie können Suchkriterien für jeden Suchkunden Ihres Büros oder Ihrer Bürogruppe erstellen. Klicken Sie in der Detailansicht eines Suchkunden auf den Reiter Suchkriterien und dann auf das Symbol Suchkriterium anlegen

Den Inhalt des Suchkriteriums geben Sie nun in das sich öffnende Fenster ein.

! Hinweis: Das Pflichtfeld Auslaufdatum kann nicht manuell geändert werden. Es ist voreingestellt auf ein halbes Jahr von heute, sofern in den Shopeinstellungen kein anderer Zeitraum definiert wurde (s. Kapitel 7.1.3.1). Jedes Mal, wenn Sie eine Aktivität mit einem Kontakt auf „erledigt“ setzen, für den Sie ein oder mehrere Suchkriterien angelegt haben, wird das Auslaufdatum Ihrer eigenen Suchkriterien verlängert – auf das Datum „heute in einem halben Jahr“ bzw. „heute + der in den Shopeinstellungen hinterlegte Zeitraum“.

Achtung: Sollten Sie für einen Kollegen eine Aktivität erstellen, so wird das Auslaufdatum seiner Kriterien verlängert – nicht jedoch Ihrer eigenen Kriterien. Sie müssen sich somit nicht sorgen, dass Suchkriterien auslaufen, ohne dass Sie es bemerken – bei aktiver Kundenpflege verlängert sich das Auslaufdatum automatisch. Geben Sie zunächst im oberen Bereich an, ob es sich um ein A- (Kunde will, kann und muss kaufen), B- (Kunde will und kann kaufen, muss aber nicht) oder C-Kriterium (wir sind nicht sicher, ob der Kunde wirklich kaufen muss und kann) handelt und tragen Sie dann die „weichen“ Faktoren ein, d.h. alles was sie über den Suchwunsch des Kunden wissen.

http://www.engelvoelkers.com/ftpshare/go3/DE_search_demands.html


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Geben sie dann im unteren Bereich der Eingabemaske die „harten Fakten“ ein, wie z.B. die gewünschte Wohnfläche:


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Klicken Sie anschließend auf „Speichern“

Sie sehen Ihr Suchkriterium nun in der Übersicht der Suchkriterien. Wenn Sie sofort mit einem Abgleich fortfahren möchten, können Sie dies direkt tun. Anderenfalls können Sie auch zu einem späteren Zeitpunkt nach passenden Objekten suchen.

5.1.17 Abgleich

Wählen Sie das gewünschte Suchkriterium aus und klicken Sie dann auf die Schaltfläche „Passende Objekte“

In der folgenden Liste können Sie Objekte auswählen, die Sie dem Kontakt anbieten möchten. Tipp: Durch Umschalten der Ansicht auf „Kurzansicht“ können Sie schnell feststellen, um welche Objekte es sich handelt.


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Sie sehen die ausgewählten Objekte nun im unteren Bereich des Fensters. Von hier können Sie schnell und einfach Aktivitäten buchen, indem Sie das Objekt auswählen und das entsprechende Symbol in der Menüleiste anklicken.

Nach dem Buchen der Aktivität bzw. dem Versenden eines Exposés ändert sich der Status des Abgleiches auf „Angeboten“.


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Sofern Sie den Status manuell ändern möchten, können Sie dies durch Klicken auf tun:

Die angezeigten Objekte können Sie filtern, indem Sie auf „Filter“ klicken und dann die gewünschten Status auswählen:

Um Feedback zu einem Abgleich einzutragen, können Sie direkt in das Feedbackfeld klicken und schreiben.


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5.1.18 Objekte manuell hinzufügen

Gegebenenfalls möchten Sie weitere Objekte manuell hinzufügen – z.B. wenn Sie wissen, dass ein Objekt, das nicht den Suchkriterien entspricht dennoch interessant sein könnte. Wählen Sie ein Suchkriterium aus und klicken Sie dann auf „Objekte hinzufügen“ und folgen Sie der Suche. Durch das Zuordnen des Objektes zu einem bestehenden Suchkriterium wird vermieden, dass ein Objekt übersehen werden kann.

Wählen Sie die infrage kommenden Objekte aus, um Sie der Abgleich-Liste hinzuzufügen:


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Manuell hinzugefügte Objekte werden kursiv angezeigt

5.1.19 Neue Objekte

Es kommen jederzeit neue Objekte in Ihrer Datenbank hinzu. Um zu überprüfen, ob seit dem letzten Abgleich passende Objekte eingetragen wurden, klicken Sie auf die Schaltfläche „Neue Objekte“

Alle passenden Objekte werden Ihnen weiterhin angezeigt, wenn Sie auf die Schaltfläche „Passende Objekte suchen“ klicken.


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5.1.20 Anpassung von Kontakt- und Suchkriterien-Status

Wenn Sie den Status eine Kontaktes von „Aktiv“ auf „Inaktiv“ setzen, werden die Suchkriterien des Kontaktes ebenfalls auf „Inaktiv” gesetzt. Wenn Sie den Status eines Suchkriteriums von „Inaktiv“ oder „Ausgelaufen“ auf „Aktiv“ ändern, wird der Kontaktstatus ebenfalls auf „Aktiv“ gesetzt, sofern eine Übereinstimmung zwischen den zugewiesenen Immobilienberatern besteht. Sind Suchkriterium und Kontakt nicht dem gleichen Immobilienberater zugewiesen, wird Ihnen folgende Meldung angezeigt:


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5.1.21 Abgleich

Wurden Kriterien eingerichtet, so können Sie auch von den Objekten aus sehen, zu welchen Kunden das Objekt passen würde. Rufen Sie dafür ein Objekt auf und öffnen Sie die Detailansicht. Klicken Sie dann auf Abgleich um die Kunden zu sehen, deren Suchkriterien auf die Daten des Objektes passt.

Sie können die Ergebnisliste gezielt nach Namen durchsuchen. Klicken Sie dann auf Suchen, um die Listenansicht einzugrenzen. Sofern das angezeigte Suchergebnis ein eigenes Kriterium ist, können Sie dieses markieren und weitere Aktivitäten für das Objekt über die Schaltflächen oben erstellen.


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5.1.22 Kriteriensuche

Über die Kriteriensuche können Sie nach Kontakten mit bestimmten Suchkriterien suchen (z.B. wenn Sie wissen möchten, welche Kunden in einem bestimmten Preissegment suchen). Sie können auswählen, ob in dem Ergebnis die Kontakte oder die Suchkriterien angezeigt werden sollen. Ein Vorteil der Option „Suchkriterien“ liegt darin, dass Ihnen dann weitere Informationen zu den Suchkriterien angezeigt werden.


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Das Suchergebnis können Sie beispielsweise nach maximalem Kaufpreis sortieren

Tipp: Auf diese Weise können Sie eine Liste Ihrer Suchkunden erstellen, in der Sie die Suchkriterien nach Preis sortieren – so sehen Sie auf einen Blick, welche Kunden bereit sind, sehr viel in Ihre neue Immobilie zu investieren. Wählen Sie in der Ansicht, ob Sie Informationen zur gewünschten Fläche, zur Zimmeranzahl oder zur Grundstücksfläche sehen möchten.


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5.1.23 Internet-Kontakte


Sie können direkt im GO! sehen, welche Kontakte sich über das Kontaktformular der E&V Website gemeldet haben. Sobald ein Kunde auf der Homepage über die Immobiliensuche ein Kontaktformular öffnet und absendet, wird diese Anfrage neben einer E-Mail auch einen Eintrag in GO! erzeugen.

Dafür finden Sie folgendes Menü: Internet-Kontakte. Analog zu den Zuführungen wird jeder Anwender mit Büroleiterberechtigung nach Eingang eines neuen Internet-Kontakts über ein blinkendes Ausrufezeichen auf den Eingang hingewiesen (Änderungen immer nach Neuanmeldung).

http://www.engelvoelkers.com/ftpshare/go3/DE_web_leads_dec12.html


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Außerdem werden Sie in der Übersicht über den Status der Internet-Kontakte informiert. Sie können den Eintrag anklicken, um direkt zu den neuen Internet-Kontakten zu gelangen.

Alle eingehenden Kontakte werden zunächst im entsprechenden Ordner der Menüs Internet-Kontakte abgelegt. Im nächsten Schritt sollten die Kontaktdatensätze bearbeitet werden. Sie haben die Möglichkeit diese anzunehmen oder zu löschen.

! Hinweis: Sollten Sie einen Internet-Kontakt 5 Tage lang nicht im GO! bearbeiten, wird der Datensatz automatisch gelöscht, d.h. in den „Historie“ Ordner verschoben. Dort bleibt er weiter sichtbar, ist aber nicht mehr zu bearbeiten, d.h. kann nicht automatisiert in die Datenbank übernommen werden.


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5.1.24 Zuführungen

Residential Shops, die sich untereinander Kontakte zuführen, schließen über die GO! Maske seit dem 19.3.2016 einen Vertrag zwischen den beteiligten Parteien ab und benötigen daher keine weitere Bestätigung in Papierform (zuvor: Zuführungsfax). Schauen Sie sich auch das Tutorial zum Thema an. Sie finden es auch im „Hilfe“-Menü:

ACHTUNG: Um Kontakte in Länder oder zu Geschäftsbereichen zuzuführen, die nicht GO! Nutzen (z.B. Commercial, Yachting, Aviation, Schlösser und Herrenhäuser, Land und Forst oder Private Office), ist es weiterhin erforderlich, ein Fax zu senden. Aus diesen Bereichen werden Sie darüber hinaus auch weiterhin Zuführungsfaxe erhalten. Selbst wenn einzelne dieser Standorte GO! nutzen sollten, wie z.B. einige COM Büros, ist das Fax zur Vertragsschließung zwingend nötig. Der Kontakt darf aber zur besseren Übersicht und Nachverfolgung selbstverständlich zusätzlich über GO! zugeführt werden. Die Faxvorlage sowie weitere Informationen finden Sie im E&V Life.

5.1.25 Zuführung senden

Zugeführt werden generell Kontakte, keine Objekte. Wenn Sie also ein Objekt zuführen möchten, führen Sie stattdessen den Eigentümer des Objektes zu. Wenn Sie die Schaltfläche „Kontakt

zuführen“ in den Kontaktdetails klicken, öffnet sich die Zuführungsmaske:

http://www.engelvoelkers.com/ftpshare/go3/201603/referrals_DE/referrals_DE.html


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■ Erstellt für

Wählen Sie hier ggf. die Person in Ihrem Shop aus, der diese Zuführung zugeordnet sein soll. Diese Person wird per E-Mail informiert, wenn die Zuführung angenommen oder abgelehnt wird.

■ Vertragspartner Absender Firmierung des sendenden Shops / MMCs

■ Sparte Empfänger Der Empfänger der Zuführung. Wählen Sie ihn über die Schnellsuche oder die „Durchsuchen“-Schaltfläche aus

■ Vertragspartner Empfänger Firmierung des empfangenden Shops / MMCs

■ Kontakt im Empfängerbüro suchen Diese Suche prüft automatisch, ob der Zuführungskontakt bereits im Empfängershop vorhanden ist. Das Ergebnis zeigt ihnen, ob der Kontakt existiert bzw. wann die letzte Aktivität erstellt wurde. Es wird allerdings nicht angezeigt, ob es sich um einen Suchkunden oder einen Eigentümer handelt.

■ Provision Die Standard-Zuführungsprovision beträgt 25%, sie können den Wert jedoch ändern, wenn eine andere Zuführungsprovision vereinbart wurde.

■ Personenart Sie können Suchkunden und Eigentümer zuführen

■ Vermarktungsart Verkauf, Vermietung oder Verkauf & Vermietung


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Die nächsten drei Felder variieren, je nachdem ob Sie einen Suchkunden oder Eigentümer zuführen. Es handelt sich nicht um Pflichtfelder, Sie sollten sie jedoch ausfüllen, um Missverständnissen vorzubeugen. Bei Suchkunden: ■ Gebiet

Tragen Sie hier das Gebiet ein, in dem der Kunde gerne kaufen oder mieten möchte ■ Kaufpreis

Tragen Sie hier die Preisvorstellung des Kunden ein ■ Räume / m²

Anzahl der Zimmer und / oder Größe wie vom Kunden gewünscht Bei Eigentümern: ■ 1. Objekt

Tragen Sie die komplette Adresse des zu verkaufenden / zu vermietenden Objektes ein ■ 2. Objekt

Tragen Sie die komplette Adresse eines etwaigen weiteren Objektes ein ■ 3. Objekt

Tragen Sie die komplette Adresse eines etwaigen weiteren Objektes ein

■ Detaillierte Beschreibung Geben Sie eine möglichst genaue Beschreibung ein. Dies erhöht Ihre Chancen, dass die Zuführung erfolgreich abgeschlossen wird. Sie können auch weitere Objekte oder Suchkriterien eintragen.

■ Zuführung absenden Bevor Sie die Zuführung senden können, müssen Sie die Auswahlkästchen bestätigen, dass der zugeführte Kontakt der Weitergabe seiner Daten zugestimmt hat und dass Sie die Zuführungsbedingungen gelesen haben und sich mit ihnen einverstanden erklären. Beim Klicken auf den Link öffnen sich die aktuell gültigen Zuführungsbedingungen in einem extra Tab.

Hinweis: Sofern Sie die Zuführung an einen italienischen Standort senden, müssen Sie ein drittes Auswahlkästchen bestätigen, dass sie den wesentlichen Bestimmungen der Zuführungs-bedingungen zustimmen. Durch Klicken des Links öffnen sich diese in einem neuen Tab.

■ Schließen

Die Zuführungsmaske schließt sich ohne die Zuführung zu senden.

5.1.26 Zuführung annehmen

Die Zuführung kommt beim Büroleiter des entsprechenden Shops an. Er erkennt den Eingang einer neuen Zuführung durch das blinkende Ausrufezeichen im Menüpunkt „Zuführungen“ sowie an dem Hinweis in seinem Hotsheet („Eingehende Zuführungen 1“).


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Wenn Sie als Büroleiter das Menü „Zuführungen“ öffnen, finden Sie neue Zuführungen direkt unter

dem Reiter „Neue Zuführungen“. Über vor der Zuführung kann sie bearbeitet und einem Immobilienberater (oder auch sich selbst) zuordnet werden.


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Die Maske enthält alle notwendigen Informationen, um zu entscheiden, ob die Zuführung angenommen werden soll oder nicht. Bitte nutzen Sie dazu die Schaltflächen „Zuführung annehmen“ bzw. „Zuführung ablehnen“. Wenn Sie das Fenster einfach schließen möchten, klicken Sie auf das “x”. Um die Zuführung annehmen zu können, müssen Sie zunächst die Auswahlkästchen bestätigen. Durch Annehmen der Zuführung wird ein Vertrag zwischen den gezeigten Vertragspartnern geschlossen. Sie können prüfen, ob der Kontakt bereits in Ihrer Datenbank vorhanden ist, wenn Sie auf die Schaltfläche „Duplikate prüfen“ klicken. Sollten Sie den Kunden bereits in Ihrer Datenbank haben, die Zuführung aber dennoch annehmen wollen, weil die letzte Aktivität länger als 6 Monate her ist oder weil die Zuführung eine andere Kontaktart besteht, können Sie dies ganz einfach tun, indem Sie auf „Kontakt aktualisieren“ klicken.

Sobald die Zuführung angenommen wurde, erstellt GO! automatisch eine Aufgabe „To do“ für den neuen Kontakt. Der Zeitpunkt für die Aktivität kann in der Zuführungsmaske unter „Telefonaktivität erstellen für“ angepasst werden. Das Feld „Ablehnungsgrund“ ist nur relevant, wenn Sie eine Zuführung ablehnen. Diese Information wird in die automatische E-Mail an den Absender eingetragen. Darüber hinaus ist sie in der Zuführungshistorie unter „Eingang“ nachzulesen.

5.1.27 Zuführungsverlauf prüfen

Nachdem die Zuführung angenommen wurde, können Sie die Details im Menü „Zuführungen“ / „Eingang“ sehen.

Die beteiligten Vertragspartner können den weiteren Verlauf jederzeit überprüfen.


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Absender Der Absender der Zuführung sieht im Ausgang seiner Zuführungen den Status für die Zuführung. Nach Annahme einer Zuführung ist beim „Empfänger“ ein Immobilienberater zugeordnet.

Empfänger Der Büroleiter erhält die gleiche Ansicht, jedoch im Eingang seiner Zuführungen.

Der zuständige Immobilienberater Der zuständige Immobilienberater erhält die gleiche Ansicht wie der Büroleiter.

! Hinweis: Beim Annehmen der Zuführung wird eine Kopie des Kontaktes erstellt und in der Datenbank des empfangenden Shops angelegt.

Durch Klick auf den Kontakt im Zuführungsmenü wird eine kurze Detailübersicht angezeigt.


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Mein Kontakt

Kontakt des anderen Shops / Büros

Wie oben zu sehen ist, besteht ein Unterschied in der Ansicht des eigenen Kontaktes und des Kontaktes des anderen Shops / Büros. In der Detailansicht Ihres eigenen Kontaktes können Sie sich weitere Details anzeigen lassen und den Datensatz wie gewohnt bearbeiten. In der Detailansicht des Kontaktes des anderen Shops / Büros können Sie sich lediglich die letzten Aktivitäten anzeigen lassen.


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Dadurch wird gewährleistet, dass beide Shops / Büros bei Bedarf nachsehen können, welche Aktivitäten zum Kontakt im anderen Shop durchgeführt wurden. Es werden aus datenschutzrechtlichen Gründen nur die Aktivitätenarten, nicht aber die Notizen (Bemerkungen) zu den Aktivitäten angezeigt.

5.1.28 Erfolgreicher Abschluss

Wurde ein erfolgreicher Verkauf getätigt, in dem der zugeführte Kontakt (als Suchkunde oder als Eigentümer) involviert ist, wird dies nach der Verbuchung automatisch in der Übersicht der Zuführungen angezeigt:

Absender: Auch der Absender kann erkennen, dass sich der Status der Zuführung auf „Verkauft /Vermietet durch E&V“ geändert hat. Dies ist für ihn der Hinweis, beim Zuführungsempfänger seinen Anteil der Courtage einzufordern, sollte dieser das nicht von sich aus tun. Darüber hinaus erhalten Nutzer mit Büroleiterberechtigung des zuführenden Shops sowie die Person, die die Zuführung generiert hat, eine E-Mail mit dem Hinweis, dass die Zuführung erfolgreich abgeschlossen wurde.

! Hinweis: Wird eine Zuführung innerhalb von 15 Tagen nicht angenommen wird, wird die Zuführung in den Status „Ignoriert“ gesetzt. Diese Zuführung kann auch im Nachhinein nicht mehr vom Empfänger angenommen werden. Dies gewährleistet, dass Zuführungen mit der angemessenen Priorität bearbeitet werden.

5.1.29 Zuführungs-AGB

Die jeweils gültigen AGB können jederzeit im entsprechenden Reiter im Menü Zuführungen bzw. im Hilfemenü eingesehen werden:


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5.1.30 Kontakte umspeichern

Anwender mit Büroleiterberechtigung können Kontakte und Suchkriterien von einem Immobilienberater auf einen anderen Immobilienberater umspeichern. Wählen Sie hierzu einfach eine Lister der Kontakte aus und markieren Sie alle Kontakte, die Sie

umspeichern möchten. Klicken Sie dann auf das Symbol „Datensatz umspeichern“.

In dem nächsten Fenster wählen Sie den aktuellen Immobilienberater sowie den zukünftigen Immobilienberater, auf den die Kontakte umgespeichert werden sollen, aus. Darüber hinaus können Sie auswählen, ob der Immobilienberater lediglich im „Erstellt für“, „Zweiten Immobilienberater“ oder „Dritten Immobilienberater“ ersetzt werden soll oder in allen Feldern.


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Nach Bestätigen werden die Kontakte umgespeichert. Das folgende Pop-up-Fenster zeigt Ihnen die Ergebnisse der Umspeicherung.


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5.1.31 Kontakte zusammenspeichern

Anwender mit Büroleiterberechtigung können zwei Kontakte zusammenspeichern (z.B. wenn ein Kontakt aus Versehen doppelt angelegt wurde). Nachdem Sie die zwei Kontakte ausgewählt haben und das Symbol „Kontakte zusammenspeichern“ klicken, wird Ihnen eine Übersicht der Basisdaten beider Kontakte angezeigt. Nachdem Sie den zu verbleibenden Hauptkontakt ausgewählt haben, wird GO! die beiden Kontakte zusammenspeichern. Hierbei werden auch Aktivitäten sowie Zuführungs- oder Internetkontakt-Informationen berücksichtigt.


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Nach dem Zusammenspeichern erscheint eine neue Registerkarte „Zusammenspeicherungen” im verbleibenden Kontakt. In diesem Bereich finden Sie alle Kontakte, die mit diesem Kontakt zusammengespeichert wurden. Wenn Sie einen der Kontakte auswählen, werden Ihnen die Informationen zu diesem Kontakt angezeigt. Somit gehen Ihnen keine Kontaktinformationen verloren.


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6. Objekte

6.1.1 Allgemeine Informationen zu Immobilien in GO!

Sie können Verkaufs- und Vermietobjekte anlegen. Dafür stehen Ihnen eigene Menüs zur Verfügung. Beim Anlegen eines neuen Objektes müssen Sie eine Objektart wählen: Objektarten Wohnen Verkauf Objektarten Wohnen Vermietung

GO! unterscheidet folgende Status von Objekten:

Objektstatus

Aktiv Objekt ist aktiv bei E&V in der Vermarktung

Pending Objekt steht kurz vor der Vermarktung durch E&V, es fehlen nur noch Unterlagen oder eine Unterschrift zur „Aktiv“-Schaltung

Gebot liegt vor Objekt ist "gesperrt", da Gebot vorliegt

Notartermin Objekt wird beurkundet und ist somit weiterhin "gesperrt"

Verkauft durch E&V

Objekt wurde durch E&V vermittelt und ist nicht mehr aktiv.

Verkauft durch andere

Objekt wurde durch anderen Makler vermittelt und ist nicht mehr aktiv.

Zurückgezogen Objekt wurde vom Eigentümer / Auftraggeber zurückgezogen und ist nicht mehr aktiv.

Ausgelaufen Vertrag zum Objekt ist ausgelaufen und Objekt ist nicht mehr aktiv.

Gekündigt Vertrag zum Objekt ist gekündigt worden und Objekt ist nicht mehr aktiv.

Straßenkartei Objekt ist bekannt, aber nicht in der Vermarktung.

Inaktiv Objekt ist generell aktiv, wird aber für eine Zeit nicht angeboten (z.B. Zweitwohnsitz und Eigentümer ist für 2 Wochen im Objekt)


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Folgende Tabelle zeigt Ihnen, welche nächsten Objektstatus für den aktuellen Objektstatus zur Verfügung stehen:

6.1.2 Objekte anlegen

Bevor Sie ein neues Objekt anlegen, sollten Sie überprüfen, ob dieses bereits in der Datenbank ist. Durchsuchen Sie also bitte die Objektliste und denken Sie an eine möglicherweise abweichende Schreibweise. Nutzen Sie dazu die Schnellsuche oder die Detailsuche: Falls das Objekt noch nicht angelegt wurde, klicken Sie im Menü Objekte / Wohnen Verkauf bzw.

Objekte / Wohnen Vermietung auf die Schaltfläche Neu: . Sie müssen sich im Reiter Suche befinden, um das Symbol zu sehen. Anschließend bestätigen Sie im Dropdown Menü die Objektart. Legen Sie nun das Objekt mit den Ihnen bekannten Daten an. Beachten Sie Felder mit roten Punkten, die zwingend ausgefüllt werden müssen! Je nach gewähltem Status des Objektes werden mehr oder weniger Felder zu Pflichtfeldern. Wenn ein Objekt auf den Status „Aktiv“ gesetzt wird, müssen das Exposé sowie mindestens ein Bild hinzugefügt werden. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor: Marketing Im Bereich Marketing geben Sie die Daten ein, die für das Exposé und das Internetprofil genutzt werden. Informationen zum Erstellen des Exposés finden Sie in Kapitel 6.1.4. Details zu Internetprofilen finden Sie in Kapitel 6.1.21.


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6.1.3 Objekt-Ansprechpartner - „Korrespondenz“

Sie können festlegen, wer bei einem Mailing, welches aus den Objekten heraus erstellt wird, z.B. bei einem Nachbarschaftsmailing, angeschrieben werden soll. Dafür wurde in die Eingabemaske für Objekte das neue Pflichtfeld „Korrespondenz über“ integriert. Standardeinstellung ist „Eigentümer“.

Hier stehen alle Felder zur Auswahl, in welchen innerhalb der Eingabemaske eines Objekts Kontakte verknüpft werden können („Hausabwart“ nur Schweiz).


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6.1.4 Exposés erstellen


6.1.5 Objektdaten eingeben

Geben Sie die Objektdaten so vollständig und detailliert wie möglich ein.

6.1.6 Marketingbeschreibung eintragen

Geben Sie eine aussagekräftige Beschreibung des Objektes und der Lage ein.

Beachten Sie die Hinweise zur maximalen Länge für das Exposé! Hierbei handelt es sich um Richtwerte. Vermeiden Sie das Einfügen von Leerzeilen, da diese nicht gezählt werden, aber dennoch Platz wegnehmen. Abhängig von den verwendeten Buchstaben variiert die maximal mögliche Anzahl von Zeichen. Die maximale Länge für das Exposé ist daher ein ungefährer Richtwert.

Beim Kopieren von Texten aus MS Word werden häufig versteckte Formatierungen übertragen, die das Aussehen des Textes ungewollt verändern können. Um dies zu vermeiden, kopieren Sie den Text vorher in einen Editor (z.B. das „Editor“-Programm unter „Zubehör“ in Ihrem Windows-Programm) und erst dann in GO!. Geben Sie die Objekt- und Lagebeschreibung in allen Sprachen ein, in denen Sie in Exposé erstellen möchten. Folgende Sprachen werden unterstützt:

Englisch Deutsch Spanisch Französisch Italienisch Portugiesisch Niederländisch Griechisch Schwedisch Türkisch Russisch Ungarisch Katalanisch Kroatisch Montenegrinisch Tschechisch

http://www.engelvoelkers.com/ftpshare/go3/DE_expose_RES.html


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6.1.7 Bilder hochladen

Neuer Foto-Manager (bei Nutzung von GO! über den Internet Explorer) Um Bilder hinzuzufügen, die Sie später für die Präsentation im Internet nutzen können, klicken Sie im Bereich Marketing unter Bild auf die Schaltfläche Foto-Manager. Sobald Sie auf diese Schaltfläche klicken, öffnet GO! den Foto-Manager zur Bildverwaltung in einem separaten Tab des Internet Explorers. Über die Schaltfläche „Hochladen“ können nun Bilder zum Objekt hinzugefügt werden.

Laden Sie die Objektbilder hoch, die Sie im Exposé und / oder im Internet präsentieren möchten. Beachten Sie Folgendes:

Da die Bilder sowohl für das Internet als auch für das (druckfähige) Exposé genutzt werden,

sollten Sie eine gute Auflösung und gleichzeitig keine zu große Dateigröße haben. Die Bilder sollten im Verhältnis 3:4 (bzw. 4:3) vorliegen. Ein optimales Ergebnis erreichen Sie bei der Größe 180 mm x 135 mm (1020 Pixel Breite x 765 Pixel Höhe bei 144 dpi). Grundrisse sollten im Format 207,5 mm x 180 mm hoch geladen werden. Sofern Ihr Grundriss in schwarz/weiß und ohne Rand vorliegt, können Sie ihn auch in jeder anderen Größe hoch laden, da dann kein Rand entsteht.

Wenn das Bild nicht im Exposé enthalten sein soll, entfernen Sie bei der Checkbox „In Exposés enthalten?“ das Häkchen

Definieren Sie ein Bild durch Anklicken der Schaltfläche „Hauptbild?“ als Hauptbild. Dieses Bild

wird auf der Titelseite des Exposés angezeigt

Das Exposélayout passt sich automatisch den Bildformaten (Hoch-/Querformat) an

Sofern Lagepläne hochgeladen sind, werden diese zuerst angezeigt

Die Bilder werden im Exposé in der Reihenfolge wie im Fotomanager angezeigt. Um die Reihenfolge der Bilder anzupassen, wählen Sie die entsprechenden Bilder durch Anklichen des Kästchens oben links des Bildes aus. Durch Klicken der Pfeilsymbole auf der rechten Seite passen Sie die Position des Bildes an.


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Grundrisse werden immer nach den „Bildern“ angezeigt und immer so gedreht, dass die komplette Seite genutzt wird (d.h. Grundrisse im Querformat werden gedreht und füllen dann die ganze Seite)

Katasterpläne werden hinter den Grundrissen im Exposé angezeigt

Bilder werden in folgender Reihenfolge angezeigt:

1. Titelbild 2. Lageplan / Lagepläne 3. Bilder 4. Grundrisse

Alter Foto-Manager (bei Nutzung von GO! über den Hybriden) Um Bilder hinzuzufügen, die Sie später für die Präsentation im Internet nutzen können, klicken Sie im Bereich Marketing unter Bild auf die Schaltfläche Datei hinzufügen. Wählen Sie das dazugehörige Bild mit Durchsuchen:


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Wichtig: Klicken Sie dann im unteren Bereich auf die Schaltfläche Hinzufügen, um das Bild zu speichern.

Über Datei ändern können Sie Ihre Auswahl jederzeit korrigieren. Wählen Sie die Ansicht (Bild, Grundriss, Lageplan), entscheiden Sie, ob es sich um das Hauptbild handelt und geben Sie an, ob das Bild für das Exposé verwendet werden soll.

Es wird daraufhin eine weitere Eingabemöglichkeit für Bilder angezeigt, so dass Sie bei Bedarf weitere Bilder hinzufügen können. Über die Schaltfläche Löschen können Sie das Bild wieder entfernen. Laden Sie die Objektbilder hoch, die Sie im Exposé und / oder im Internet präsentieren möchten. Beachten Sie Folgendes:

Da die Bilder sowohl für das Internet als auch für das (druckfähige) Exposé genutzt werden,

sollten Sie eine gute Auflösung und gleichzeitig keine zu große Dateigröße haben. Die Bilder sollten im Verhältnis 3:4 (bzw. 4:3) vorliegen. Ein optimales Ergebnis erreichen Sie bei der Größe 180 mm x 135 mm (1020 Pixel Breite x 765 Pixel Höhe bei 144 dpi). Grundrisse sollten im Format 207,5 mm x 180 mm hoch geladen werden. Sofern Ihr Grundriss in schwarz/weiß und ohne Rand vorliegt, können Sie ihn auch in jeder anderen Größe hoch laden, da dann kein Rand entsteht.


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Wenn das Bild nicht im Exposé enthalten sein soll, wählen Sie im Feld „In Exposés enthalten?“ „Nein“

Definieren Sie ein Bild als Hauptbild. Dieses Bild wird auf der Titelseite des Exposés angezeigt

Das Exposélayout passt sich automatisch den Bildformaten (Hoch-/Querformat) an

Sofern Lagepläne hochgeladen sind, werden diese zuerst angezeigt

Die Bilder werden im Exposé in der Reihenfolge, in der sie in GO! hochgeladen werden angezeigt (d.h. die Reihenfolge von oben nach unten) oder aufsteigend nach Nummern, wenn Sie die Felder „Position im Exposé“ füllen

Grundrisse werden immer nach den „Bildern“ angezeigt und immer so gedreht, dass die komplette Seite genutzt wird (d.h. Grundrisse im Querformat werden gedreht und füllen dann die ganze Seite)

Katasterpläne werden hinter den Grundrissen im Exposé angezeigt

Bilder werden in folgender Reihenfolge angezeigt:

1. Titelbild 2. Lageplan / Lagepläne 3. Bilder 4. Grundrisse

Für beide Foto-Manager gültig Für Dateien, die Sie in Objekten hochladen gelten unterschiedliche Beschränkungen bezüglich Dateigröße und -typ:


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Fügen Sie darüber hinaus auch die Marketinginhalte ein, die für die Exposés und Internetprofile übernommen werden. Sie können beliebig viele verschiedene Sprachen hinzufügen. Folgende Marketingsprachen stehen Ihnen zur Verfügung:

Deutsch Englisch Französisch Italienisch Griechisch Ungarisch Spanisch Portugiesisch Niederländisch Tschechisch

Katalanisch Vereinfachtes Chinesisch Traditionelles Chinesisch Türkisch Russisch Dänisch Flämisch Kroatisch Serbisch Montenegrinisch Polnisch

Bulgarisch Schwedisch Finnisch Norwegisch Rumänisch Estnisch Lettisch Litauisch Kantonesisch Thailändisch

6.1.8 Freitextfeld für Exposé-Titelseite

Um eine höhere Flexibilität auf der Titelseite des Exposés zu erreichen, steht Ihnen ein Feld im Objekt unter „Marketing“ zur Verfügung – „Titelseite: Textfeld“ Sofern in den Büroeinstellungen ausgewählt wurde, dass dieses Feld auf der Titelseite des Exposés dargestellt werden soll, können Sie für jedes Objekt ein besonderes Merkmal eintragen, das erscheint. So können Sie auch regionale Gegebenheiten abdecken.

Anhänge max. Dateigröße mögliche Dateitypen

Bild 1 MB jpg, gif

Mieterliste 20 MB xls

Anzeigentexte 20 MB doc, xls, ppt, pdf, jpg, gif, msg, txt, htm, html

360° Ansicht 10 MB alle (keine Beschränkungen)

Dokumente 20 MB doc, xls, ppt, pdf


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6.1.9 Exposé Eckdaten definieren

Überlegen Sie, welche Eckdaten des Objektes Sie im Exposé veröffentlichen möchten. Es stehen Ihnen acht Felder zur Verfügung, aus denen Sie folgende Daten auswählen können:

Darüber hinaus stehen Ihnen zwei Freitextfelder zur Verfügung, die Sie für Besonderheiten nutzen können, wie z.B.:

Bitte beachten Sie folgende Hinweise zu den Exposé Eckdaten:

Ausgewählte Felder, für die kein Inhalt eingetragen wurde, werden im Exposé nicht angezeigt.

Die Anordnung der Exposé Eckdaten erfolgt links von oben nach unten und dann rechts von

oben nach unten (s. Beispiel)


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6.1.10 Speichern Sie Ihre Eingaben!

6.1.11 Exposé hinzufügen

Sie haben das Objekt nun für die Exposéerstellung vorbereitet.

Um Exposés hinzuzufügen, klicken Sie nun auf „Expose Hinzufügen“

Wählen Sie den Typ „GO!-generiertes Exposé“ sowie die gewünschte Sprache (die voreingestellte Sprache wird in den Bürodaten definiert. Klicken Sie dann auf „Speichern & schließen“


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Wiederholen Sie den Vorgang, um Exposés in weiteren Sprachen zu generieren. Folgende Sprachen werden unterstützt:

Englisch Deutsch Spanisch Französisch Italienisch Portugiesisch Niederländisch Griechisch Schwedisch Türkisch Russisch Ungarisch Katalanisch Kroatisch Montenegrinisch Tschechisch

Wenn Sie Exposés weiterer Sprachen versenden möchten, erstellen Sie diese bitte mit den Word-Vorlagen (E&V life) und laden diese dann manuell in GO! hoch.

Um eine Vorschau des generierten Exposés zu erhalten, klicken Sie auf „Druckvorschau“

Sofern Sie Daten des Objektes ändern möchten, können Sie dies direkt im Objekt tun. Sobald Sie auf „Speichern“ klicken, wird die Druckvorschau mit den aktuellen Daten angezeigt. Das Exposé zeigt immer den aktuellen Stand der Objektdaten.


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6.1.12 Exposé drucken oder versenden

Um ein in GO! generiertes Exposé zu drucken oder per E-Mail zu versenden, nutzen Sie die „Exposé versenden“-Funktion.

6.1.13 Hochwertige Bildqualität erreichen

Die Bildqualität der hoch geladenen Bilder ist der entscheidende Faktor für ein hochwertiges Exposé. Beachten Sie daher folgende Punkte: 1. Bildgröße und –qualität in der Kamera einstellen

Je besser und qualitativ hochwertiger die Fotos des Objektes sind, umso besser wird auch das

Exposé aussehen. Stellen Sie in der Digitalkamera daher eine möglichst hohe Auflösung

(idealerweise bereits im Verhältnis 4:3) sowie eine hohe Bildqualität (bei den meisten Kameras

mit „Superfein“ oder „Sehr groß“ bezeichnet) ein.

2. Bild in Photoshop anpassen

Nachdem die Bilder von der Speicherkarte auf den Rechner übertragen wurden, sollten Sie sie in Photoshop bearbeiten. Schneiden Sie einen geeigneten Ausschnitt zurecht, der das Bild optimal darstellt, passen Sie ggf. die Belichtung an (z.B. Tiefen / Lichter bzw. Helligkeit / Kontrast)

Schneiden Sie das Bild dann auf die optimale Größe für GO! zu: Ein optimales Ergebnis erreichen Sie bei der Größe 180 mm x 135 mm (1020 Pixel Breite x 765 Pixel Höhe bei 144 dpi (Pixel pro Zoll)),


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Grundrisse sollten im Format 207,5 mm x 180 mm hoch geladen werden. Sofern Ihr Grundriss in schwarz/weiß und ohne Rand vorliegt, können Sie ihn auch in jeder anderen Größe hoch laden, da dann kein Rand entsteht. Nutzen Sie zum Ausschneiden eines Ausschnitts im richtigen Format das „Freistellen-Werkzeug“, wie im Photoshop-Handbuch erläutert:

Haben Sie weitere Fragen? Klicken Sie hier, um das Photoshop-Handbuch zu öffnen.

3. Bild in GO! hochladen

Laden Sie die Bilder in der Reihenfolge, in der sie im Exposé erscheinen sollen, im Objekt in GO! unter „Marketing“ hoch. Geben Sie an, ob es sich bei dem Bild um ein Bild, einen Lageplan, einen Grundriss oder eine Flurkarte handelt und definieren Sie eines der Bilder als Hauptbild. Um das Video „Exposés und Schaufensterauslagen in GO! erstellen und versenden“ zu öffnen, klicken Sie hier.

6.1.14 Hinweise zur Exposéerstellung

GO! verwendet beim automatisch generierten Exposé immer die aktuellen Objektdaten. D.h. wenn Sie einem Kunden das Exposé senden, danach den Kaufpreis ändern und dann einem weiteren Kunden ein Exposé senden, wird dieses Exposé automatisch den neuen Kaufpreis enthalten.

In den Shopeinstellungen entscheiden Sie selbst (nur Anwender mit BL Berechtigung), ob für Ihren Shop die Kontaktdaten des Immobilienberaters, der das Exposé ausdruckt oder per E-Mail versendet, stehen sollen oder ob Sie in allen Exposés die Kontaktdaten des Shops genannt haben möchten. Sie finden diese Möglichkeit unter Einstellungen – Sparte/Shop:

https://www.life.engelvoelkers.com/portal/cms/view/wissen/handbucher/anwendungshandb

https://www.life.engelvoelkers.com/portal/cms/view/wissen/handbucher/anwendungshandb

http://www.engelvoelkers.com/ftpshare/go3/DE_expose_RES.html


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Das Exposé wird, sofern vorhanden, dem Kunden in seiner bevorzugten Sprache in einer Exposé-E-Mail angehängt. Ist kein Exposé in der bevorzugten Sprache vorhanden, wird die englische Version (Englisch (UK)) als .pdf an die E-Mail angehängt. Steht auch diese nicht zur Verfügung, wird die E-Mail keinen Anhang haben. Dieser kann dann immer noch manuell hinzugefügt werden.

Existieren für ein Objekt sowohl ein GO!-generiertes Exposé als auch ein manuell hochgeladenes Exposé-pdf, wird das in GO! generierte Exposé an eine Exposé-E-Mail gehängt.

Sollten Sie bei der Exposéerstellung eine Fehlermeldung erhalten, finden Sie hier mögliche

Ursachen.

https://www.helpdesk.engelvoelkers.com/otrs/public.pl?Action=PublicFAQ&ItemID=527


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6.1.15 Schaufensterauslage erstellen

Sie können in GO! mit einem Klick eine automatisch generierte Schaufensterauslage erstellen und ausdrucken. Diese entspricht den aktuellen CI-Vorgaben und zeigt die in den Büroeinstellungen ausgewählten Eigenschaften des Objektes in bis zu drei verschiedenen Sprachen. Hinweis: Eine Kennziffer (hier „Rechtliche Nummer“) kann bei Bedarf in den Büroeinstellungen definiert werden, ist jedoch nicht obligatorisch.

6.1.16 Rote Ecke in Schaufensterauslage einsetzen

Die rote Ecke für die Schaufensterauslage kann direkt in GO! definiert werden. Tragen Sie einfach den gewünschten Text (z.B. „Neu“ / „Verkauft“) in das Feld „Rote Ecke Schaufensterauslage“ im Bereich „Marketing“ ein. Beim Öffnen der Schaufensterauslage wird die rote Ecke mit dem gewünschten Text eingefügt. Probieren Sie ggf. aus, ob es besser aussieht, wenn sie Wörter trennen.


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6.1.17 Objekte kopieren

Sie können schnell und einfach Objekte kopieren. Somit können Sie ein Objekt neu anlegen, wenn Sie es zum wiederholten Male verkaufen / vermieten möchten oder wenn Sie mehrere Objekte mit den gleichen Eckdaten vermarkten. 1. Schritt: Wählen Sie das zu kopierende Objekt aus und klicken Sie auf das „Datensatz

kopieren“-Symbol .

Wählen Sie die gewünschte Objektart für das neue Objekt

Ein neues Objekt wird erstellt. Die im Originalobjekt ausgefüllten Felder sind auch in der Kopie bereits ausgefüllt (einschließlich des „Marketing“-Bereiches) – außer dem „Abschluss“-Bereich. Selbstverständlich können Sie alle Daten ändern. Der voreingestellte Status des neuen Objektes ist auf „Pending“ gesetzt.


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Hinweise: Bitte beachten Sie folgende Hinweise zur Kopierfunktion im Bereich der Objekte:

Ein Objekt kann nur dann kopiert werden, wenn Sie das Objekt auch bearbeiten können (Berechtigung)

Objekte mit jedem Status können kopiert werden Verlinkte Dateien (z.B. Exposé Dateien, Bilder) werden nicht kopiert, sondern auf

die Dateien des Originalobjektes verlinkt Dateien, die im Originalobjekt geändert werden, werden auch in der Kopie

geändert Dateien, die im Originalobjekt gelöscht werden, werden nicht in der Kopie

gelöscht Neu hinzugefügte Dateien im Originalobjekt werden nicht in der Kopie

übernommen Sämtliche Änderungen in der Kopie haben keinen Einfluss auf das

Originalobjekt Sie können Objekte so kopieren, dass die Kopie die Objektart des

Originalobjektes erhält. Darüber hinaus können Sie zwischen Verkauf und Vermietung wählen. Es ist jedoch nicht möglich, ein Haus zu einer Wohnung zu kopieren oder eine Wohnung zu einem Haus.


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6.1.18 Kartensuche

Mit der „Kartensuche“ haben Sie die Möglichkeit, Ihre Objekte übersichtlich im Stadtplan angezeigt zu bekommen. Es werden unterschiedliche Symbole für die verschiedenen Objektarten „Haus“, „Wohnung“ und „Grundstück“ verwendet. Die Farbe kennzeichnet den Status des Objektes. Im Folgenden finden Sie eine Beschreibung, wie die

Kartensuche funktioniert und was Sie tun müssen, damit Ihre Objekte in der Kartensuche angezeigt werden. Vorbereitung: Geokodierung für Objekte durchführen Damit Ihre Objekte in der Kartensuche angezeigt werden können, ist es notwendig, sie zu „geokodieren“. Hierzu wird die Lage des Objektes durch die Ermittlung des Längen- und Breitengrades ermittelt und abgespeichert. Um die Geokodierung zu ermitteln, wurde in der Bearbeitungsmaske für Objekte im Bereich „Adresse“ ein Button „Geokodierung“ eingefügt.

Um ein Objekt zu geokodieren, klicken Sie – nachdem Sie Straße, Hausnummer, Ort und Land eingegeben haben – auf diesen Button. Es öffnet sich ein Fenster samt Karte. Die Adressdaten wurden bereits in das Adressfeld übernommen.

Klicken Sie nun auf , und überprüfen Sie, ob der Marker für das Objekt an der richtigen Stelle gesetzt wurde. Ist dies nicht der Fall, können Sie den Marker über „Marker versetzen“ manuell versetzen. Sobald Sie mit der Lage des Markers zufrieden sind, schließen Sie das Fenster durch Klicken auf „OK“. Neue Objekte können Sie direkt bei der Eingabe geokodieren, für bestehende Objekte müssen Sie den Vorgang einmal durchführen, damit sie in der Kartensuche angezeigt werden.


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Kartensuche nutzen: Sobald Ihre Objekte geokodiert sind, können Sie die Kartensuche in folgender Weise nutzen: 1. Schritt: Kartensuche öffnen

Sie finden die Kartensuche, wenn Sie das Menü „Wohnen Verkauf“ bzw. „Wohnen Vermietung“ öffnen. Der Button „Kartensuche“ befindet sich zwischen den Buttons für die „Detailsuche“ und für die „E&V-weite Suche“. 2. Schritt: Darstellungsfilter einstellen

Klicken Sie auf den Menüpunkt „Filter anzeigen“. In der folgenden Suchmaske können Sie auswählen, welche Objekte angezeigt

werden sollen und die Auswahl weiter einschränken. Darüber hinaus finden Sie hier die Legende, welche Symbole für welche Objektart stehen. Wichtig: Wählen Sie die gewünschte Objektart aus.

Klicken Sie anschließend auf „Karte aktualisieren“ Die Objekte werden nun in der Karte angezeigt.


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Je nach Objektart und –status werden entsprechende Symbole verwendet. Die Erklärung finden Sie in der Legende, wenn Sie auf „Filter“ klicken:

Sofern so viele Objekte gefunden wurden, dass diese im gewählten Kartenmaßstab nicht dargestellt werden können, zeigt Ihnen ein Symbol die Anzahl vorhandener Objekte an:

Um die Objekte zu sehen, verkleinern Sie den Kartenausschnitt durch hineinzoomen über das Scrollrad Ihrer Maus oder durch Nutzung der Schaltflächen + / -. Sie können auch von einer Karten- in eine Luftbild- oder Hybriddarstellung wechseln.


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Eigenes Teilgebiet definieren Sie können Ihre eigenen Teilgebiete in der Kartensuche definieren. So sehen Sie auf einen Blick, welche Objekte in Ihrem Teilgebiet auf dem Markt sind und können Ihr Gebiet noch besser aufbereiten. Wie Sie schnell und einfach ein Teilgebiet definieren, erfahren Sie im folgenden Abschnitt.

Öffnen Sie die Kartensuche

Klicken Sie auf „Filter anzeigen“

Klicken Sie auf den Button „Neu“ unter „Meine Gebiete“

Durch Klicks mit der linken Maustaste können Sie Ihr Gebiet definieren. Klicken Sie mit der rechten Maustaste, um die Auswahl zu beenden

Geben Sie Ihrem Teilgebiet nun einen Namen


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Das Gebiet wird nun farblich abgesetzt in der Kartensuche angezeigt. Unter „Filter

anzeigen“ können Sie Ihre Gebiete jeweils durch Klick auf anzeigen lassen. Hier können Sie das Gebiet auch umbenennen oder wieder löschen.

! Hinweis: Jeder Nutzer legt seine eigenen Teilgebiete an. Sie sind nur für ihn sichtbar und nur von ihm editierbar.


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6.1.19 Objektabschluss

Wurde eine Immobilie erfolgreich vermittelt, können Sie den Objektabschluss in GO! eintragen.

Öffnen Sie dazu das Objekt im Neu/Bearbeiten Modus durch Klick auf . Setzen Sie den Status des Objektes auf „Verkauft durch E&V“ bzw. „Vermietet durch E&V“.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Objektabschluss, um schnell in den Bereich zu springen.


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Bereich Objektabschluss eines Verkaufsobjekts. Füllen Sie die erzielten Werte ein. Mit Speichern und Schließen bestätigen

Hinweis: Alle Courtagewerte sind ohne MwSt. einzutragen!

Courtage % Prozentsatz der Courtage gemessen am Verkaufspreis (bei Vermietung: 2 Monatsmieten wären hier 200%)

Markencourtage Gesamtcourtage, die der Kunde zahlen muss Beim Abschluss eines Objektes wird das Feld „Markencourtage” automatisch durch die Felder “Kaufpreis” und „Courtage %” berechnet. Falls erforderlich, kann das Feld manuell angepasst werden, dann müsste das Feld „Schreibgeschützt“ aktiviert werden.


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Subcourtage Ggf. abzugebende Courtage an andere Büros (auch externe Makleragenturen), z.B. bei Zuführungen oder Gemeinschaftsgeschäften

Nettocourtage Courtage, die der Shop erhält (= Markencourtage – Subcourtage). Wenn keine Subcourtage anfällt, entspricht dieser Wert der Markencourtage

Bedenken Sie darüber hinaus, dass ggf. die Kontaktart des Käufers sowie der Kontaktstatus des Käufers sowie des Verkäufers angepasst werden müssen (s. Kapitel 5.1.1).


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6.1.20 Verbuchung des Abschlusses im Umsatztool

Sie können Ihre Objektabschluss-Daten von GO! in das Umsatztool importieren.

Geben Sie dazu die GO! Nummer des verkauften / vermieteten Objektes in das Feld „Referenznummer“ ein und klicken Sie dann auf die Schaltfläche „Daten aus GO! importieren“.

Sofort werden die Daten des Objektes aus GO! importiert:


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Selbstverständlich können Sie die Daten auch manuell eingeben oder die importierten Daten anpassen. Bitte beachten Sie folgende Hinweise:

Zuführungen werden nur von dem Shop gebucht, der den Objektabschluss im Objekt gebucht hat.

Folgende Hinweise können erscheinen:

Es existiert keine Einheit / kein Objekt mit dieser ID Bitte überprüfen Sie die ID-Nummer

Keine Zugriffsberechtigung für dieses Objekt / diese Einheit Das Objekt ist nicht Ihrem Shop zugeordnet

GO! Objektstatus ist nicht „Verkauft durch E&V“ oder „Vermietet durch E&V“ Nur Objekte mit dem Status „Verkauft / Vermietet durch E&V“ können importiert werden.

Bitte füllen Sie alle Pflichtfelder im GO! aus Überprüfen Sie die Eingaben im GO! (insbes. Pflichtfelder)

Dieser User hat keinen gültigen GO! Zugang Sie verfügen über keinen aktiven GO! Zugang und können somit keine Daten aus GO! importieren.

Matching-Fehler – Bitte kontaktieren Sie die IT-Services Hotline Vor- und Nachname des Zugangs entsprechen nicht denen von GO!

Wichtig: Bitte überprüfen Sie die aus GO! importierten Daten im Umsatztool sorgfältig, um Fehler bei der Umsatzerfassung zu vermeiden! Bewertungen, Beratungen, Diverses werden manuell im Umsatztool eingetragen und können nicht aus GO! importiert werden.


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6.1.21 Internetprofile


Für die einzelnen Objekte können Internetprofile erstellt werden. Die Profile können als Exposé auf der E&V Homepage, Ihrer Subdomain sowie weiteren Immobilienportale veröffentlicht werden. Um ein Internetprofil zu erstellen, gehen Sie folgendermaßen vor: Das Objekt aufrufen, für das ein Internetprofil erstellt werden soll. Klicken Sie auf den Reiter Internetprofile und dann auf den Button neu.

In der Eingabemaske werden einige Angaben aus den Informationen, die beim Anlegen des Objekts eingeben wurden, bereits übernommen. Füllen Sie die restlichen Felder aus oder ändern Sie, wenn gewünscht die Angaben, z.B. wenn Sie den Exposétext für das Internet anpassen möchten (in der Regel sollten die Texte im Internet kürzer sein als im Exposé.. Kontrollieren Sie auch die weiteren Angaben, der Courtagepassus wird aus den Büroeinstellungen übernommen. Sind alle Daten korrekt, scrollen Sie zum unteren Ende des Profils und wählen Sie, auf welchen Portalen das Objekt erscheinen soll.

Klicken Sie auf „Speichern und schließen“, um die Daten zu speichern und den Fotomanager zu öffnen. Es werden alle Fotos, die beim Anlegen des Objektes hochgeladen wurden, im Foto-Manager angezeigt. Sie können die Bilder, die veröffentlich werden sollen, auswählen und durch Klicken auf den Pfeil auswählen.

http://www.engelvoelkers.com/ftpshare/go3/DE_internet_profiles.html


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Durch Auswählen der Bilder und Klicken auf den Pfeil nach oben und unten können Sie die Position der Bilder im Internetprofil ändern. Das Titelbild wird immer als Hauptbild im Internet angezeigt. Die ausgewählten Bilder werden bei Veröffentlichung im Internetprofil angezeigt. Speichern Sie Ihre Auswahl durch Klicken auf „Speichern und schließen“.

Das Internetprofil wurde erstellt und wird wie von Ihnen gewünscht auf den gewählten Portalen erscheinen. Im Menü Objekte können Sie die Profile unter Wohnen Verkauf / Internetprofile VK bzw. Wohnen Vermietung / Internetprofile VM ebenfalls einsehen. Hier werden alle Internetprofile aufgelistet. Die

Internetprofile können Sie auch über durchsuchen.


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6.1.22 Internetprofile löschen

Sie können Ihre Internetprofile löschen, indem Sie das Häkchen für das Portal entfernen.

Wenn Sie es danach löschen möchten, können Sie dies durch Klicken auf tun.

! Hinweis: Sie können gelöschte Profile jedoch auch hier wieder einblenden, indem Sie in den Filtereinstellungen die Standardeinstellung „Gelöscht = Nein“ auf „Gelöscht=Ja oder Alle“ ändern und die Schaltfläche suchen bestätigen.


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6.1.23 Profilstatistik

Sie können sehen, wie oft ein Objekt auf der E&V Website aufgerufen wurde, wie viele Internet-Kontakte für ein Objekt über die Website generiert wurden, wann das Profil zuletzt aus GO! auf die E&V Website exportiert wurde (sog. Aggregation) sowie auf welchen Portalen es derzeit aktiviert ist. Hierfür finden Sie eine Ansicht wählbar im Menü Internetprofile…

…oder in den Objektdetails, Reiter Internetprofile.

Die Information der Aufrufe und generierten Internet-Kontakte werden außerdem zusätzlich in den Objektdetails gezeigt, sobald sie Detailansicht wählen (Bereich Marketing). Bitte beachten Sie, dass sich die Informationen nur nach „Aktualisieren“ erneuern und Klicks auf der Website für zunächst einen Zeitraum gesammelt und dann von GO! abgefragt werden (ca. 15 Min. Taktung). Derzeit werden nur Klicks auf Engel & Völkers Websites gezählt.


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7. Einstellungen

7.1.1 GO!

Im Menü Einstellungen können Sie sich Ihre persönlichen GO! Einstellungen ansehen und bearbeiten. Dort haben Sie z.B. die Möglichkeit, die Anzahl der angezeigten Ergebnisse in einer Listenansicht einzustellen. Wenn sie bei jedem Wechsel eines Menüpunktes ein „Aktualisieren“ für die neu gewählte Ansicht möchten, stellen Sie „Ansichten beibehalten“ auf „Nein“. Bitte belassen Sie die Einstellung „ScriptX verwenden“ auf „Nein“. Sofern Sie für die aktuelle Anmeldung die Sprache z.B. vorübergehend ändern möchten, können Sie dies in diesem Menü tun.

! Hinweis: Die Standardsprache, in welcher Sie die GO! Oberfläche bei jeder Anmeldung zuerst sehen möchten, stellen Sie allerdings im Menü „Einstellungen – Persönlich“ (s.u.) ein.

Um Änderungen zu sichern, klicken Sie bitte „Speichern“.

! Hinweis: Bitte nehmen Sie in allen Untermenüs des Menüs „Einstellungen“ nur Änderungen vor, wenn Sie keine ungespeicherten Datensätze mehr offen haben, da nach dem Klick auf Speichern ein automatischer Neustart von GO! durchgeführt wird, um die Änderungen sofort wirksam zu machen.


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7.1.2 Persönlich

Geben Sie hier alle notwendigen Daten ein. GO! benötigt diese Informationen zum Erstellen Ihrer Signatur in Dokumenten und E-Mails. Außerdem können Sie die Sprache wählen, in der Sie GO! nutzen möchten. Um die Einstellungen zu speichern klicken Sie auf „Speichern“:


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7.1.3 Sparte / Shop

Abgesehen von den Menüpunkten unter „Management Tools“, steht im Bereich „Einstellungen“ ein

Menüpunkt „Büroeinstellungen“ nur Nutzern mit Büroleiterberechtigung zur Verfügung.

Hier können Sie folgende Einstellungen vornehmen

7.1.3.1 Übersicht

Unter „Übersicht“ können Sie zum einen weiterführende Informationen zum Shop eintragen und zum anderen definieren, ob inaktive Immobilienberater angezeigt werden sollen und welches Format für die „Speichern als“-Kalkulation im Objekt genutzt wird. Da dieses „Speichern als“ für die Schnellsuche genutzt wird, ist es wichtig, dieses Feld ggf. dem Markt anzupassen. Darüber hinaus geben Sie in diesem Bereich an, nach wie vielen Tagen automatisch generierte Folgeaktivitäten fällig werden (s. Kapitel 4.1.5) und nach welchem Zeitraum Suchkriterien auslaufen sollen.

7.1.3.2 Kommunikation

In den Eingabefeldern „Lizenzpartner Details 1 & 2“ können Sie in Ergänzung zu der automatisierten

Engel & Völkers Signatur bürospezifische Informationen ergänzen. Diese erscheint dann

automatisch in der Signatur bei allen innerhalb Ihres Büros oder Ihrer Gruppe erstellten E-Mails und

Dokumente. Bestätigen Sie Ihre Eingabe abschließend durch Klicken des Buttons .

7.1.3.3 E-Mail / Dokumente

Im Bereich „E-Mail / Dokumente“ können Sie eine bevorzugte Aktivität auswählen, die dann bei der Erstellung von Dokumenten und Exposés bereits vorausgewählt ist. Tragen Sie ggf. ein, ob eine zweite Unterschrift in Dokumenten hinterlegt werden soll (s. Kapitel 4.1.12). Darüber hinaus können Sie hier ein Bild hinterlegen, welches dann für jede aus GO! gesendete E-Mail im Fuß der Mail angezeigt wird. Das Marketing wird Ihnen hierfür zeitnah fertige Banner zur Verfügung stellen. Klicken Sie im Menü Einstellungen / Büroeinstellungen unter Signatur-Banner auf „Datei hinzufügen“. Durchsuchen Sie Computer / Netzwerk nach dem Bild. Die Bildgröße sollte 475 x 57 Pixel betragen, die Dateigröße darf max. 500KB sein. Im Feld „E-Mail Footer Hyperlink“ können Sie zusätzlich einen Link auf das Banner legen. Speichern Sie nach dem Hochladen die Einstellungen oben rechts. Das System führt einen Neustart aus. Danach wird bei jeder in GO! neu erstellten E-Mail die Signatur das Banner zeigen.


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Unter "Titel Exposéanschreiben" können Sie festlegen, ob das Feld „Adresse Exposéanschreiben“

oder „Persönlicher Exposé Titel“ standardmäßig im Exposéanschreiben angezeigt werden soll. Beide

Felder können im Objekt gepflegt werden.

Wenn „Persönlicher Exposé Titel“ ausgewählt ist, aber für ein Objekt nicht in der bevorzugten

Sprache des Kontaktes gepflegt wurde, wird automatisch auf „Persönlicher Exposé Titel“ in Englisch

zurückgegriffen. Sofern auch keine englische Version verfügbar ist, wird „Adresse

Exposéanschreiben“ verwendet.

In dem Eingabefeld „Bemerkungen Exposéanschreiben“ können Sie büro- oder gruppen-spezifische

Hinweise als Ergänzung für Exposéanschreiben in mehreren Sprachen hinterlegen. Klicken Sie nach

erfolgter Eingabe des Textes und Auswahl der Sprachversion der Dokumente, in die der Text

eingefügt werden soll, den Button „Hinzufügen“. Bestätigen Sie Ihre Eingabe abschließend durch

Klicken des Buttons „Speichern“.

7.1.3.4 Umsatz / Statistik

In diesem Bereich finden Sie eine Übersicht über die Umsatzziele Ihres Shops. Hier wird automatisch die Summe der Ziele aller Mitarbeiter des Shops, die nicht von der Statistik ausgeschlossen sind, angezeigt. Hier hinterlegen Sie auch die durchschnittliche Courtage Verkauf und Vermietung, die als Grundlage für den potentiellen Courtageumsatz der Objekte mit dem Status „Gebot liegt vor“ und „Notartermin“ dient.


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7.1.3.5 Exposé

Im Bereich „Exposé“ werden die Grundeinstellungen für die Exposéerstellung im Shop gelegt.

Bevorzugte Sprache Exposé Hier können Sie einstellen, welche Sprache den Nutzern voreigestellt bei der Exposégenerierung angeboten wird.

Deutschland: Widerrufsbelehrung in Exposé anzeigen

Damit Sie nicht bei jedem Exposéversand die Auswahl treffen müssen, ob die Widerrufsbelehrung im Exposé eingefügt werden soll, kann von Anwendern mit Büroleiterberechtigung in den Shopeinstellungen hinterlegt werden, ob die Voreinstellung auf „Ja“ oder „Nein“ gesetzt werden soll. Diese Option wird Ihnen nur angezeigt, wenn als Bevorzugte Sprache Exposé „Deutsch (Deutschland)“ ausgewählt ist. Für alle Shops in Deutschland wird die Auswahl bereits auf „Ja“ gesetzt.


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Immobilienberater im Exposé anzeigen Über diese Auswahl können Sie definieren, ob im Exposé der Immobilienberater erscheint, der das Exposé druckt bzw. per Mail versendet. Sofern Sie die Einstellung auf „Nein“ setzen, wird das Exposé nicht personalisiert und es erscheinen im Exposé nur die Bürodaten.


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Adressfelder

Mit diesen Feldern können Sie definieren, wie die Adresse auf den Exposétitelseiten dargestellt wird. Sie können z.B. Straße + Hausnummer, PLZ Ort wählen oder Gebiet, Teilgebiet. Falls Sie keine Informationen auf den Titelseiten wünschen, nutzen Sie bitte die Leerzeilen an erster Stelle (bitte beachten Sie auch etwaige rechtliche Vorschriften)


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Exposéfelder Titelseite

In den folgenden Feldern können Sie definieren, welche Daten des Objektes auf der Exposétitelseite angezeigt werden. Für jede Objektart können Sie unterschiedliche Felder definieren (im Folgenden Beispiel Objektart „Haus Verkauf“). Falls die Angaben mit „ca.“ angezeigt werden sollen, setzen Sie bitte die entsprechenden Häkchen unter dem jeweiligen Feld:

Hinweis: Ist eines der vorgegebenen Felder im Objekt nicht mit Inhalt gefüllt, erscheint es nicht im Exposé. Sie können entscheiden, ob vor dem dargestellten Wert ein „ca.“ angezeigt wird. Dies kann bei Flächen sinnvoll sein. Bitte überprüfen Sie Ihre regionalen rechtlichen Vorschriften.


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Lizenzinformationen Geben Sie im Feld „Lizenzpartner der“ die Firmierung Ihres Lizenzgebers ein. Dieser Hinweis erscheint in den Kontaktinformationen des Exposés

Exposé Fußzeile In diesem Feld können Sie, wenn nötig, Informationen eintragen, die auf der Titelseite des Exposés angezeigt werden. Standardmäßig sollte dieses Feld frei bleiben.


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Exposé Kennziffer In diesem Feld können rechtliche Nummern eingetragen werden, wenn dies notwendig ist (z.B: AMI-Nummer in Portugal). Diese Nummer erscheint ebenfalls auf der Titelseite des Exposés.

Hinweis: Das gleiche Feld „Exposé Kennziffer“ finden Sie auch zur individuellen Eingabe in den Objektdaten. Wird jedoch die Kennziffer hier in den Büroeinstellungen gefüllt, überschreibt diese stets die Eingabe im Objekt. Sollten Sie also dieses Feld pro Objekt individuell nutzen wollen, lassen Sie bitte die Kennziffer in den Büroeinstellungen leer!


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Courtagepassus Der Courtagepassus erscheint im Exposé sowie auf der Homepage. Fügen Sie den Courtagepassus für Verkauf und Vermietung in den für Sie relevanten Sprachen hinzu. Die Länge des Courtagepassus im Exposé kann größer sein, wenn das Feld „Hinweise“ nicht gefüllt wird – dann nimmt der Courtagepassus dieses Feld ein (s. Beispiel)


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Allgemeine Geschäftsbedingungen Tragen Sie hier Ihre Allgemeinen Geschäftsbedingungen in den für Sie relevanten Sprachen ein.

Hinweise Sofern Sie Ihre „Hinweise“ nicht in den Courtagepassus integrieren, können Sie sie extra aufführen.


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Hinweis Grundriss Fügen Sie in dieses Feld den rechtlichen Hinweis für Grundrisse ein. Dieser wird jeweils unter den Grundrissen angezeigt.

7.1.3.6 Schaufensterauslage

In diesem Bereich werden die Sprachen und die Adressfelder (die Adressangabe kann sich unterscheiden zwischen Exposé und Schaufensterauslage) der Schaufensterauslage definiert.


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8. Kategorien und eigene Ansichten Sie haben die Möglichkeit, jeweils Kontakte und Objekte zu Kategorien zusammenzufügen. So können Sie beispielsweise Kontakte zusammenfassen, denen Sie einen bestimmten Gruß zukommen lassen möchten oder Sie kennzeichnen Objekte, die über eine für Sie besonders interessante Eigenschaft verfügen.

! Hinweis: Die Kategorien werden vom Büroleiter / der Assistenz angelegt.

Die Kategorie erscheint nun in den Kontakten in der Detailsuche und kann von allen Mitarbeitern

des Shops (bzw. der Gruppe) vergeben werden.


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8.1.1 Kontakte / Objekte zu Kategorien hinzufügen

! Hinweis: Das Anlegen von Kategorien können nur Nutzer mit Büroleiterberechtigung durchführen. Weitere Informationen hierzu finden Sie in Kapitel 9.1.7.

Um Kontakte bzw. Objekte zu Kategorien hinzuzufügen, wählen Sie diese aus, indem Sie einen

Haken vor den Datensatz auswählen, und klicken Sie dann auf das Symbol „Kategorien hinzufügen“.

Wählen Sie aus dem folgenden Fenster die gewünschte Kategorie aus und bestätigen Sie Ihre

Auswahl mit „OK“.


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Die gewählten Kontakte wurden der Kategorie hinzugefügt.

8.1.2 Nach Kategorien suchen

Selbstverständlich können Sie nun nach Kategorien filtern. So sehen Sie auf einen Blick alle Kontakte / Objekte, die der Kategorie angehören. Wählen Sie in der Detailsuche die gewünschte Kategorie aus und klicken Sie

auf .

Nun können Sie mit Ihren Kontakten / Objekten weitere Aktionen starten, wie beispielsweise einen Brief oder eine E-Mail erstellen. Wenn Sie mehrere Kategorien erstellt haben, kann es sinnvoll sein, eine Ansicht zu erstellen, in der Kategorien angezeigt werden.


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8.1.3 Eigene Ansicht erstellen

Wählen Sie Im Menü „Einstellungen“ den Menüpunkt „Eigene Ansichten“ und klicken Sie auf

das Symbol „Neu“ . Geben Sie der Ansicht einen Namen, fügen Sie ggf. eine Beschreibung ein, ändern Sie den

Status in „aktiv“ und wählen Sie aus, für welchen Bereich Sie die Ansicht nutzen möchten. Geben Sie darüber hinaus an, ob die neue Ansicht als Standardansicht definiert werden soll. Klicken Sie anschließend auf „Bearbeiten“.


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Wählen Sie aus, welche Felder in der Ansicht dargestellt werden sollen, indem Sie die Felder markieren und über den Pfeil hinzufügen.

Mithilfe der Pfeile auf der rechten Seite können Sie die Darstellungsreihenfolge der Felder

ändern

Beenden Sie die Eingabe durch Klicken auf „Speichern“, und klicken Sie im folgenden Fenster

auf „Speichern & schließen“. Sie können Ihre Ansicht jetzt im definierten Bereich verwenden.


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Wählen Sie die Ansicht aus.

Sie sehen Ihre Daten (in diesem Fall Kontakte) nun in der definierten Ansicht, die Kategorie wird

in der ersten Spalte dargestellt. Sofern keine Kategorie zugeteilt wurde, sehen Sie ein leeres Feld [ ].


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9. Management Ein Menü „Management“ wird für Nutzer mit Büroleiterberechtigung angezeigt. Folgende Untermenüs finden Sie dort:

Listen In diesem Menü können Sie eine Liste erstellen, die Ihnen die Auslaufdaten von Suchkriterien zeigt. Kategorien Hier können Sie Kategorien erstellen, die vom gesamten Shop genutzt werden können, um Objekte und Kontakte sinnvoll zusammen zu fassen. Anzeigen Dokumentieren Sie hier, welche Anzeigen geschaltet wurden. Diese können unter Kontaktquelle ausgewählt werden. Kriterienfelder Erstellen Sie Kriterienfelder, um die Suche an Ihren lokalen Markt anzupassen. Briefvorlagen Erstellen Sie Ihre eigenen Briefvorlagen, indem Sie bestehende Vorlagen kopieren und anpassen.


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9.1.1 Listen

Es stehen Ihnen folgende Listen zur Verfügung:

9.1.1.1 Auslaufdatum Suchkriterien

In dieser Liste sehen Sie: Suchkriterien, die in den letzten 21 Tagen ausgelaufen sind Suchkriterien, die in den nächsten 21 Tagen auslaufen werden und alle ausgelaufenen Suchkriterien aktiver Suchkunden

So behalten Sie als Büroleiter die Suchkriterien im Blick. Weisen Sie Ihre Immobilienberater darauf hin, so dass sie die Möglichkeit haben, eine Aktivität zu buchen und somit das Auslaufdatum des Suchkriteriums zu verlängern.

9.1.1.2 Kontakte ohne Suchkriterien

In dieser Liste sehen Sie alle Suchkunden ohne aktive Suchkriterien, also neue Kunden und Kunden mit ausgelaufenen/inaktiven Suchkriterien.


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9.1.1.3 ABC Kriterienliste

In dieser Liste können Sie die Suchkriterien Ihrer Immobilienberater unterteilt nach A, B und C Kriterien sowie Kriterien ohne ABC Klassifizierung anzeigen lassen.


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9.1.1.4 Internetprofilliste

Über das Internet werden die meisten Kontakte generiert. Um Ihnen die Übersicht, welche aktiven Objekte in welchen Sprachen und auf welchen Ihrer freigeschalteten Immobilienportalen erscheinen, zu erleichtern, finden Nutzer mit Büroleiterberechtigung unter „Management Tools / Listen“ eine neue Liste: die „Internetprofilliste“. Sie zeigt Ihnen die Objekt ID, den „Speichern als“-Eintrag sowie die Internetprofil-IDs mit den zugehörigen Sprachen und den ausgewählten Portalen. Somit erhalten Sie schnell einen Überblick, welche Objekte Sie noch exportieren können, um so möglichst viele Kontakte zu generieren.


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9.1.1.5 Aktive Objekte ohne Internetprofil

In dieser Liste sehen Sie auf einen Blick alle aktiven Objekte, für die kein Internetprofil angelegt wurde. Überprüfen Sie auch hier, ob weitere Objekte auf die E&V Homepage oder andere Portale exportiert werden sollen.


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9.1.2 Kategorien

9.1.2.1 Kategorien anlegen

Als Nutzer mit Büroleiterberechtigung können Sie Kategorien anlegen, mit denen Ihr gesamter Shop (bei Gruppenlösungen die gesamte Gruppe) arbeiten kann. Wählen Sie im Menü „Einstellungen“ den Menüpunkt „Kategorien“

Klicken Sie auf das Symbol „Neu“

Wählen Sie die Art der Kategorie (Kontakt oder Objekt) und geben Sie ihr einen Namen

Klicken Sie anschließend auf „Speichern & Schließen“. Die Kategorie erscheint nun in den Kontakten und kann von allen Mitarbeitern des Shops (bzw.

der Gruppe) vergeben werden.


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9.1.2.2 Kategorien auswerten

Nutzer mit Büroleiterberechtigung haben die Möglichkeit, Kategorien auszuwerten. Wählen Sie die auszuwertenden Kontakte aus, indem Sie einen Haken vor den Datensatz

setzen und klicken Sie dann auf das Symbol „Kategorienauswertung“ . Klicken Sie im folgenden Fenster auf „Öffnen“

Es öffnet sich eine Excel-Datei mit den Daten der Kontakte. Einige Spalten, wie z.B. die Formatierte Adresse sind mehrzeilig.

Damit die Zeilen richtig in Excel dargestellt werden, klicken Sie bitte in Excel auf das Menü Format-Zellen-Registerkarte Ausrichtung und setzen dann ein Häkchen bei Zeilenum-bruch. Fertig!

So können Sie beispielsweise die Daten exportieren und an einen Dienstleister weitergeben, der für Sie Serienbriefe verschickt.


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Tipp: Möchten Sie auf diesem Weg Serienbriefe versenden, sollten Sie zusätzlich die Aktivität in GO! verbuchen, um eine Übersicht aller Aktivitäten zu behalten.

9.1.3 Kategorien löschen

Bevor Sie Kategorien löschen, entfernen Sie bitte die Kategorien von allen Kontakten / Objekten. Wählen Sie dazu alle Kontakte / Objekte, die die Kategorie tragen und klicken Sie auf

“Kategorien entfernen”.

Wählen Sie die Kategorie aus und bestätigen Sie mit OK.

9.1.4 Anzeigen

Über das Menü Anzeigen können Sie Medien einrichten, in welchen Sie Ihre Anzeigen schalten. Diese können dann bei Auswahl der Quelle eines Kontakts oder Objekts in einem Untermenü gewählt werden.

Zum Anlegen eines Mediums (Zeitung, Zeitschrift o.ä.) klicken Sie auf das Symbol „Neu“ :


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Speichern Sie dann Ihre Eingaben. Das System führt einen Neustart aus. Danach steht ihnen in der Neu / Bearbeiten Maske eines Kontaktes oder Objektes unter „Quelle“ und Auswahl „Anzeigen“ ein Untermenü zur Verfügung:


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9.1.5 Kriterienfelder

Sie können Kriterienfelder einrichten und so die Suchkriterien Ihrem lokalen Markt anpassen. Die Kriterienfelder werden von den Büroleitern angelegt und stehen für den gesamten Shop (bzw. für die gesamte Gruppe, sofern Sie in einer Gruppenlösung arbeiten) zur Verfügung.

Sie können die Kriterienfelder als Feld 1 oder Feld 2 anlegen. So können Sie eine grobe Sortierung vornehmen (z.B. nutzen Sie das Feld 1 für „Innen-Merkmale“ und das Feld 2 für „Außen-Merkmale“).

Diese Kriterienfelder können von allen Shopmitarbeitern genutzt werden – sowohl im Objekt als auch im Suchkriterium.


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Im Objekt:

Im Suchkriterium:

Die individuellen Suchkriterien werden im Abgleich berücksichtigt und bieten Ihnen somit die Möglichkeit, eine genaue Passung zwischen Suchkunden und Objekten zu erreichen.


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9.1.6 Erstellen von Briefvorlagen

Sollte es vorkommen, dass Sie für einen Anlass eine Briefvorlage benötigen, die nicht standardmäßig in GO! hinterlegt ist, können Sie eigene Briefvorlagen erstellen, indem Sie bestehende Briefvorlagen kopieren. Die neu erstellten Briefvorlagen stehen Ihrer gesamten Nutzergruppe zur Verfügung. Um eine neue Briefvorlage zu erstellen, öffnen Sie in der linken Menüleiste den Menüpunkt „Briefvorlagen“ aus (dieser Menüpunkt ist nur für Nutzer mit Büroleiterberechtigung sichtbar). Wählen Sie die Briefvorlage aus, die Sie kopieren möchten. Beachten Sie, dass das Erstellen der neuen Briefvorlage einfacher ist, wenn Sie eine Vorlage kopieren, die dem Zweck der neuen Vorlage möglichst ähnlich ist, so dass Sie möglichst wenig anpassen müssen. Klicken Sie dann auf das Symbol „Kopie erstellen“.

Über die Suche können Sie bestehende Vorlagen zur Kopie durchsuchen, z.B. nach dem Namen, nach bestimmten Sprachen oder der Briefart (wichtig, um zu wissen wo der Brief später zu finden sein wird und für wen dieser verbucht wird):

Folgende Briefarten und Verbuchungen stehen Ihnen im GO! zur Verfügung:


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Anschreiben: (für Kontakte und / oder Objekte) Diese Art des Briefes wird direkt generiert. (Es gibt kein zusätzliches Suchfenster) Kontaktseite: Empfänger ist der selektierte Kontakt und es können auch nur von ihm Felder genutzt werden. Objektseite: Empfänger ist der Eigentümer der ausgewählten Immobilie und es werden auch nur Daten der gewählten Immobilie genutzt. Anschreiben mit Verknüpfung: (Dieser Brief braucht zwei Datenquellen: den Kontakt als Empfänger und die Objektdaten für den Inhalt des Briefes) Dieser Brief erscheint zur Auswahl sowohl auf der Kontaktseite als auch auf der Objektseite. Kontaktseite: Nachdem der Kontakt selektiert ist und der Brief gewählt wurde erscheint ein neues Fenster zur Objektsuche die Daten des selektierten Objektes werden dann für den Inhalt des Briefes verwendet. Objektseite: Nachdem das Objekt selektiert ist und der Brief gewählt wurde erscheint ein neues Fenster zur Kontaktsuche der gewählte Kontakt wird der Empfänger des Briefes. Achtung: In beiden Fällen wird der gewählte Kontakt Empfänger und die Daten des gewählten Objektes werden für den Inhalt des Briefes verwendet. Anschreiben an Eigentümer: Dieser Brief erscheint nur auf der Objektseite. Nach der Selektion der relevanten Objekt und Auswahl des Briefes erscheint ein neues Fenster zur Objektsuche. Das zusätzlich gewählte Objekt wird für den Inhalt des Briefes verwendet. Der Eigentümer des ersten Objektes wird Empfänger und das zweite Objekt wird für den Inhalt des Briefes verwendet. Anschreiben mit Exposéanhang: Durch Verwenden dieser Vorlage können Sie eigene Anschreiben erstellen, denen bei der Verwendung immer bereits automatisch das Exposé des ausgewählten Objektes angefügt wird. So können sie Ihre Kunden bspw. bei Preisreduzierungen schnell und einfach anschreiben. Es gibt Vorlagen, die in der Statistik gezählt werden und welche die es nicht werden. Hierzu finden Sie Vorlagen mit einem entsprechenden Hinweis im Namen. Nachdem Sie eine passende Briefvorlage ausgewählt und kopiert haben, erhalten Sie eine entsprechende Meldung. Die neu erstellte Briefvorlage trägt den Namen des Ursprungsbriefes mit einem #-Zeichen davor und danach (in diesem Beispiel # 338 SK Ansprechpartner mit GG #).

Klicken Sie auf vor dem Datensatz, um die Briefvorlage zu bearbeiten.


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In der Bearbeitungsmaske können, abhängig von Ihren Zugriffsrechten, folgende Änderungen vorgenommen werden:

Sind die Felder ausgefüllt, klicken Sie auf „Bearbeiten“, um den eigentlichen Brief zu bearbeiten.


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Folgende Eingabemaske erscheint:

Es gibt nun zwei Möglichkeiten der Anpassung des Briefinhaltes: a) Manuell eingeben b) Aus einem Word Dokument kopieren a) Manuell eingeben: Die manuelle Eingabe sollte folgendermaßen vorgenommen werden: Ersetzen Sie den alten Titel mit dem neuen Titel und nehmen Sie Ihre Änderungen zwischen [[40830--Formatierte Anrede]] und ‚Mit freundlichen Grüßen’ vor. Achten Sie dabei auf Schriftart und Größe. Speichern Sie Ihre Änderungen durch Klicken auf das Diskettensymbol ab.


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Öffnen Sie danach den Brief erneut und kontrollieren Sie die Formatierung. Manchmal gehen Leerzeilen und Leerzeichen wie Formatierung beim Speichern verloren. Diese müssen dann entsprechend der Erläuterung (s.unten) eingepflegt werden. b) Eingabe per Kopie aus einem Word-Dokument Kopieren Sie zunächst nur den Titel: Setzen Sie dazu den Cursor hinter den Titel im Word-Dokument und drücken Sie ‚Enter’ (dies führt dazu, dass der Titel beim Kopieren richtig übernommen wird). Markieren und kopieren Sie dann den Titel (inkl. des Leerzeichens hinter dem Titel). Fügen Sie den Titel in GO3 ein (siehe unten). Dann können Sie den Text zwischen Anrede und ‚Mit freundlichen Grüßen’ kopieren und einfügen (siehe unten).

Speichern Sie den Brief und öffnen Sie ihn noch einmal. Einige Leerzeilen und Leerzeichen sind jetzt verschwunden und müssen per Hand wieder eingegeben werden.


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Beachten Sie dabei folgende Regeln (siehe auch Screenshot unten): 1.1) Jede fehlende Leerzeile muss folgendermaßen eingegeben werden: ‚Enter+Leerzeichen+Leerzeichen+Enter’. Macht man nur ‚Leerzeichen+Leerzeichen’, rückt das System den Text beim Speichern wieder zusammen. 1.2) Jedes fehlende Leerzeichen muss folgendermaßen eingegeben werden: ‚Leerzeichen+Leerzeichen+Rücktaste (Löschen)’. Auch hier nimmt das System ein einfach eingegebenens Leerzeichen beim Speichern wieder heraus. 1.3) Schriftgröße, Schriftart und Formatierung werden von GO3 beim Kopieren aus Word gelegentlich geändert. Das muss der CI Guideline entsprechend rückgängig gemacht werden.


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Das Ergebnis soll folgendermaßen aussehen:

Sollten Sie Änderungen nicht erfolgreich einfügen können, wenden Sie sich bitte an die Hotline.

!!!Achtung!!! Öffnen Sie nach dem erneuten Abspeichern noch einmal das Dokument und überprüfen Sie es, um gegebenenfalls noch einmal zu korrigieren. Das System ändert auch beim zweiten Speichern evt. noch Details.


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9.1.7 Kontakte umspeichern

Eine Funktionalität, die ebenfalls nur Nutzern mit Büroleiterberechtigung zur Verfügung steht, ist das Umspeichern von Kontakten auf andere Immobilienberater (innerhalb Ihres Shops). Dies ist notwendig, wenn beispielsweise ein Immobilienberater bei Ihnen ausgestiegen ist und dessen Kontakte auf die anderen Immobilienberater verteilt werden müssen. Suchen und markieren Sie die

betreffenden Kontakte. Klicken Sie anschließend auf das Icon „Datensatz umspeichern“ .

Anwender mit Büroleiterberechtigung können Kontakte und Suchkriterien von einem Immobilienberater auf einen anderen Immobilienberater umspeichern. Wählen Sie hierzu einfach eine Lister der Kontakte aus und markieren Sie alle Kontakte, die Sie

umspeichern möchten. Klicken Sie dann auf das Symbol „Datensatz umspeichern“.

In dem nächsten Fenster wählen Sie den aktuellen Immobilienberater sowie den zukünftigen Immobilienberater, auf den die Kontakte umgespeichert werden sollen, aus. Darüber hinaus können Sie auswählen, ob der Immobilienberater lediglich im „Erstellt für“, „Zweiten Immobilienberater“ oder „Dritten Immobilienberater“ ersetzt werden soll oder in allen Feldern.


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Nach Bestätigen werden die Kontakte umgespeichert. Das folgende Pop-up-Fenster zeigt Ihnen die Ergebnisse der Umspeicherung.


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10. Statistik / Cockpit

10.1.1 Immobilienberaterstatistik

Im GO! Hilfe-Menü finden Sie eine Dokumentation, die erläutert, wie die Immobilienberater-Statistik kalkuliert wird. Klicken Sie hier, um diese Dokumentation zu öffnen.

10.1.2 Shopstatistik

Auch zur Erläuterung der Shopstatistik existiert eine Dokumentation, die Sie hier öffnen können.

10.1.3 Vor Abschluss

Wählen Sie den Menüpunkt “Vor Abschluss” in der oberen Navigationsleiste, um zu einem weiteren Überblick zu wechseln.

Diese (Vor) Abschlussliste zeigt Ihnen abgeschlossene Objekte, Objekte mit dem Status “Pending” und abgelehnte Gebote für Objekte. In grün werden Ihnen alle verkauften oder vermieteten Objekte dieses Jahres mit vielen Informationen aus den Objektdetails angezeigt.

Am Ende des „Verkauft / Vermietet“-Bereichs finden Sie eine Zusammenfassung für die Anzahl der Objekte und weitere Spalten.

In beige sehen Sie alle Objekte, für die ein Gebot vorliegt. Dies sind alle Objekte mit dem Status „Gebot liegt vor“ oder „Notartermin“.

http://www.engelvoelkers.com/ftpshare/go3/DE_stats_Agent_RES.pdf

http://www.engelvoelkers.com/ftpshare/go3/DE_stats_Department_RES.pdf


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Auch hier finden Sie am Ende des Bereiches eine Zusammenfassung über die Anzahl an Objekten und weiteren Spalten.


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Darüber hinaus zeigt Ihnen die (Vor) Abschlussliste die zurückgezogenen Gebote. Sobald eines der erstellten Gebote auf „Abgelehnt“ gesetzt wird, erscheint dieses Gebot hier.

Für ein Objekt können auch mehrere aktive Gebote zeitgleich hinterlegt werden. Sofern ein Gebot für den Verkäufer nicht akzeptabel ist, bearbeiten Sie dieses Gebot und setzen Sie den Status auf Abgelehnt.


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10.1.4 Marketing-Statistik

Dieser Bereich zeigt Ihnen woher Sie Ihre Eigentümer und Käufer kennen und woher sie kommen. Abhängig von der Auswahl zwischen „Abschlüsse” und „Personenart”erhalten Sie diese Informatinen jeweils nur für die Käufer und Verkäufer, für die ein Abschluss erzielt wurde (Abschlüsse) oder aller Käufer und Eigentümer, die in Ihrer Datenbank vorhanden sind (Personenart).

Die Marketing Bezugsquelle und Nationalität sind beides Pflichtfelder innerhalb der Kontaktdetails. Um verlässliche Daten zu erhalten, stellen Sie bitte sicher, eine der vorhandenen Quellen zu nutzen und sonstiges / Unbekannt zu vermeiden.


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10.1.5 Statistik Internetkontakte

In dieser Ansicht sehen Sie Die Anzahl der eingehenden Internetkontakte – und wie viele davon gelöscht wurden Die Anzahl der Internetkontakte in Bearbeitung – und wie viele davon gelöscht wurden Die Anzahl der angenommenen Internetkontakte sowie ihre Kontaktarten

Anzahl Käufer Anzahl Verkäufer Anzahl Andere

Eine Übersicht der Abschlüsse mit Internetkontakten und der durch sie generierten Courtage Wählen Sie zunächst Statistik Internetkontakte anstelle des Cockpits aus:


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11. Berechtigungskonzepte GO! kann mit verschiedenen Berechtigungskonzepten eingerichtet werden. Die Grundeinheit im Berechtigungskonzept Wohnen ist das Shop. Jedem Shop sind Büroleiter, Assistenz(en) und Immobilienberater zugeordnet. Es wird zwischen einer Büroleiterberechtigung (für Büroleiter und Assistenzen) und einer Immobilienberaterberechtigung unterschieden. Wir unterscheiden zwei Konzepte bezüglich der Vernetzung von Shops: die Bürolösung und

die Gruppenlösung

Beide Konzepte ähneln sich zwar bezüglich ihrer individuellen Berechtigungen von Büroleiter und Immobilienberater innerhalb des Shops, jedoch gilt bei der Gruppenlösung eine Shopübergreifende Leseberechtigung und es wird bei den Kontakten zwischen den Bearbeitungsmodi A und B unterschieden.

11.1.1 Die Shop- / Bürolösung

Das Büro ist eine in sich geschlossene Einheit. Innerhalb des Büros bekommen Büroleiter und Assistenzen eine Büroleiterberechtigung und Immobilienberater eine Immobilienberaterberechtigung. Lesen

Innerhalb eines Büros dürfen alle Objekte, Internetprofile, Kontakte, Kriterien von Suchkunden und Aktivitäten von jedem Anwender gesehen werden.

- Zuführungen:

Eingang: ein Immobilienberater darf nur die ihm zugewiesenen Zuführungen mit dem Status „Angenommen“ sehen. Sobald die Zuführung den Status „Verkauft/Vermietet durch E&V“ erhält, wird sie in seiner Übersicht ausgeblendet

Ausgang: ein Immobilienberater darf nur seine erstellten Zuführungen sehen

Erstellen Jeder Anwender darf Kontakte, Objekte, Internetprofile für jeden Anwender sowie Aktivitäten für jeden Kontakt bzw. jedes Objekt innerhalb des Büros erstellen. Kriterien dürfen für jeden Suchkunden des Büros erstellt werden.

- Zuführungen: Jeder Anwender im Büro darf Zuführungen mit jedem Kontakt erstellen, für jeden Anwender im Büro.

Bearbeiten Mit der Büroleiterberechtigung dürfen alle Objekte, Kontakte, Kriterien von Suchkunden und offenen und abgesagten Aktivitäten von jedem Anwender des Büros bearbeitet werden.

Mit der Immobilienberaterberechtigung dürfen alle Objekte des Büros („erstellt für“ jedoch nur in eigenen Objekten und 2nd oder 3rd Agent, wenn eingetragen), alle Kontakte des Büros („erstellt für“ jedoch nur in eigenen Kontakten), alle eigenen Kriterien sowie alle eigenen, offenen und abgesagten Aktivitäten bearbeitet werden.

Löschen


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Kontakte, Objekte, Kriterien und verbuchte Dokumente dürfen grundsätzlich von keinem Anwender gelöscht werden! Sollten Sie dennoch einen Datensatz löschen wollen, so geht dies nur, sofern noch keine Aktivität darauf verbucht wurde. Wenden Sie sich in diesem Fall mit einer schriftlichen Genehmigung des Büroleiters und der Referenznummer des Datensatzes per E-Mail an die Hotline!

Mit der Büroleiterberechtigung dürfen alle offenen und abgesagten Aktivitäten (Aufgaben, Termine und Besichtigungen) aller Anwender des Büros gelöscht werden. Mit der Immobilienberaterberechtigung dürfen nur eigene, offene und abgesagte Aufgaben gelöscht werden.

Löschen bedeutet in diesen Fällen das Durchstreichen des Datensatzes in den Menüs Termine, Besichtigungen, Aufgaben und im Reiter Aktivitäten des Kontaktes / Objektes sowie das Entfernen des Datensatzes in der Übersicht des Organizers. Der Löschvorgang kann durch Klick auf [W] rückgängig gemacht werden.

- Internetprofile: Mit der Büroleiterberechtigung dürfen alle Internetprofile gelöscht und wiederhergestellt werden. Mit der Immobilienberaterberechtigung dürfen nur die eigenen Internetprofile gelöscht werden, wiederherstellen darf aber nur der Büroleiter.


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11.1.2 Die Gruppenlösung

Bei der Gruppenlösung können die Objekte, Kontakte, Kriterien von Suchkunden und Aktivitäten innerhalb der Gruppe von allen Büroleitern, Assistenzen und Immobilienberatern aller Büros (=der Gruppe) gesehen werden. Der Lizenznehmer kann zwischen den Modi A, B oder C wählen, welche unterschiedliche Zugriffe auf Kontakte oder Objekte in der Gruppe erlauben.

Erläuterung: Lesen

Es können alle Objekte, Kontakte, Kriterien von Suchkunden, Zuführungen und Aktivitäten von jedem Anwender aller Büros der Gruppe gesehen werden.

- Zuführungen: Mit der Immobilienberaterberechtigung dürfen nur die vom Büroleiter zugewiesenen Zuführungen mit dem Status „Angenommen“ gesehen werden. Außerdem dürfen alle selbst erstellten Zuführungen gesehen werden.

Erstellen Alle Anwender eines Büros dürfen für ihre Gruppe Objekte, Internetprofile und Kontakte anlegen. Es dürfen Aktivitäten für jeden Kontakt und für jedes Objekt der Gruppe erstellt und mit allen Kontakten oder Objekten der Gruppe verknüpft werden. Kriterien dürfen für jeden Suchkunden der Gruppe erstellt werden.

Bearbeiten Modus A Mit der Büroleiterberechtigung dürfen alle Objekte, Kontakte, Kriterien von Suchkunden und offenen und abgesagten Aktivitäten von jedem Anwender des eigenen Büros bearbeitet werden.


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Mit der Immobilienberaterberechtigung dürfen alle Objekte des eigenen Büros („erstellt für“ jedoch nur in eigenen Objekten und 2nd oder 3rd Agent, wenn eingetragen), alle Kontakte des eigenen Büros, alle eigenen Kriterien sowie alle eigenen, offenen und abgesagten Aktivitäten bearbeitet werden.

Bearbeiten Modus B

Mit der Büroleiterberechtigung dürfen alle Objekte, Kriterien von Suchkunden und offene und abgesagte Aktivitäten von jedem Anwender des eigenen Büros bearbeitet werden. Kontakte dürfen in der gesamten Gruppe bearbeitet werden („erstellt für“ jedoch nur durch Anwender der entsprechenden Sparte).

Mit der Immobilienberaterberechtigung dürfen alle Objekte des eigenen Büros („erstellt für“ jedoch nur in eigenen Objekten), alle eigenen Kriterien sowie alle eigenen, offenen Aktivitäten bearbeitet werden. Kontakte dürfen in der gesamten Gruppe bearbeitet werden („erstellt für“ jedoch nur durch Anwender der entsprechenden Sparte).

Bearbeiten Modus C Mit der Büroleiterberechtigung dürfen alle Objekte, Kriterien von Suchkunden und offene und abgesagte Aktivitäten von jedem Anwender in der gesamten Gruppe („erstellt für jedoch nur durch Anwender der eigenen Sparte) bearbeitet werden. Kontakte dürfen in der gesamten Gruppe bearbeitet werden („erstellt für“ jedoch nur durch Anwender der entsprechenden Sparte).

Mit der Immobilienberaterberechtigung dürfen alle Objekte der gesamten Gruppe („erstellt für“ jedoch nur in eigenen Objekten), alle eigenen Kriterien sowie alle eigenen, offenen Aktivitäten bearbeitet werden. Kontakte dürfen in der gesamten Gruppe bearbeitet werden („erstellt für“ jedoch nur durch Anwender der entsprechenden Sparte).

Löschen Kontakte, Objekte, Kriterien und verbuchte Dokumente können grundsätzlich von keinem Anwender gelöscht werden! Sollten Sie dennoch einen Datensatz löschen wollen, so geht dies nur, sofern noch keine Aktivität darauf verbucht wurde. Wenden Sie sich in diesem Fall mit einer schriftlichen Genehmigung des Büroleiters und der Referenznummer des Datensatzes an die Hotline!

Aktivitäten: Mit der Büroleiterberechtigung dürfen alle offenen Aktivitäten (Aufgaben, Termine und Besichtigungen) aller Anwender des Büros gelöscht werden. Mit der Immobilienberaterberechtigung dürfen nur eigene, offene und abgesagte Aufgaben gelöscht werden. Internetprofile: Mit der Büroleiterberechtigung dürfen alle Internetprofile aller Anwender des Büros gelöscht und wiederhergestellt werden. Mit der Immobilienberaterberechtigung dürfen nur die eigenen Internetprofile gelöscht werden aber nicht wiederhergestellt werden.

Löschen bedeutet in diesen Fällen das Durchstreichen des Datensatzes in den Menüs Termine, Besichtigungen, Aufgaben und im Reiter Aktivitäten des Kontaktes / Objektes sowie das Entfernen des Datensatzes in der Übersicht des Organizers. Der Löschvorgang kann durch Klick auf [W] rückgängig gemacht werden.

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