GoBD & Kassendatenarchivierung - pulsa.de · Verfahrensdokumentation Gültig für Wirtschaftsjahre,...

GoBD & Kassendatenarchivierung

PULSA Ideenwerkstatt 2017 I Donnerstag, 28. September 2017 I Bad Nenndorf

Markus Henselmann, Audicon

Agenda

1 Kurzvorstellung Audicon

2 GoBD – Allgemeine Anforderungen & Auswirkungen auf elektronische Kassensysteme

3 Archivierung von Kassendaten mit dem „Audicon Kassenarchiv Online“

4 Fragen und Antworten

© Audicon GmbH 2017 | www.audicon.net

Kurzvorstellung Audicon GmbH - allgemein


▪ 1994 gegründet, über 130 Mitarbeiter

▪ Marktführer mit Software-Lösungen für Audit, Risk und Compliance

▪ Über 400.000 Kunden weltweit nutzen Softwarelösungen der Audicon

▪ Offizieller Lieferant der Finanzverwaltung im Bereich der digitalen Betriebsprüfung

▪ Entwicklung des Beschreibungsstandards mit der Finanzverwaltung

▪ Fachliche und technische Unterstützung vor, während und nach der Betriebsprüfung

▪ Zusammenarbeit mit AG Prüfsoftware der Bundesländer

▪ Unterstützung bei der Erstellung von Verfahrensdokumentationen

▪ Entwicklung der AIS TaxAudit. Einsatz durch Finanzverwaltung

▪ Projektbegleitende Prüfungen nach IDW PS 880 - Softwarebescheinigung

▪ Entwicklung von über 100 Schnittstellen und mehreren 100 GoBD-Prüfungsschritten

Kurzvorstellung Audicon GmbH – unsere Leistungen im Kassenumfeld


Agenda






Von GoB zu den GoBD – die Historie


Konkretisierung der GoB und GDPdU

Erweiterung des Datenumfangs um außersteuerliche Daten

Verschärfung der Notwendigkeit einer Verfahrensdokumentation

Gültig für Wirtschaftsjahre, die nach dem 31.12.2014 beginnen

Regeln zur Buchführung und Bilanzierung

Erläuterung zu HGB & AO

Regeln die Behandlung aufbewahrungspflichtiger Daten

Verbindlich für jeden Kaufmann

GoB

Inkrafttreten zum 01.01.2002

Regeln zur Aufbewahrung steuerrelevanter Daten und zur Mitwirkungspflicht der Steuerpflichtigen bei steuerlichen Außenprüfungen

Sicherstellung der Zugriffsarten Z1, Z2 und Z3 über den gesamten aufbewahrungs-pflichtigen Zeitraum

GDPdU GoBD

GoBD - aktuelle Rechtslage


Seit dem 01. Januar 2002 sind Unterlagen i. S. des § 147 Abs. 1 AO, die mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt worden sind, während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar aufzubewahren.

Die Übergangsfrist für Geräte, welche bauartbedingt diesen Anforderungen nicht oder nur teilweise genügen, ist zum 31. Dezember 2016 ausgelaufen.

Ab 29.12.2016 gilt:

Die Buchungen und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen sind einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorzunehmen.Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind täglich festzuhalten.

Die Pflicht zur Einzelaufzeichnung nach Satz 1 besteht aus Zumutbarkeitsgründen bei Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen gegen Barzahlung nicht. Das gilt nicht, wenn der Steuerpflichtige ein elektronisches Aufzeichnungssystem im Sinne des § 146a verwendet.

BMF-Schreiben vom 26.11.2010


Ist die komplette Speicherung aller steuerlich relevanten Daten – bei der Registrierkasse insbesondere

▪ Journal-, ▪ Auswertungs-, ▪ Programmier- und ▪ Stammdatenänderungsdaten

innerhalb des Gerätes nicht möglich, müssen diese Daten unveränderbar und maschinell auswertbar auf einem externen Datenträger gespeichert werden!

BMF-Schreiben vom 14.11.2014


Grundsatz

▪ RZ 36 Vollständigkeit§ 146 Abs. 1 AO§ 239 Abs. 2 HGB

▪ Geschäftsvorfälle sind vollzählig und lückenlos aufzuzeichnen (Einzelaufzeichnungspflicht)

Ausnahme

▪ RZ 39 ZumutbarkeitBFH 12.05.1966BStBl III S. 372

▪ Vielzahl von Geschäften mit geringem Wert

▪ Verkauf an unbekannte Kunden

▪ Barzahlung

Ausnahme vonAusnahme

▪ RZ 39 Elektronische Grund(buch)aufzeichnungen

▪ Werden Aufzeichnungen tatsächlich geführt, sind sie aufzubewahren und in maschinell auswertbarer Form vorzulegen.

▪ Frage der Zumutbarkeit stellt sich insoweit nicht.

Wie geht die Finanzverwaltung vor?


Datenzugriff der Finanzverwaltung, § 147 Absatz 6 AO

Zweck: ▪ rationalere und zeitnahe Prüfungen▪ Anpassung an moderne Buchführungssysteme▪ Grundsatz der Verhältnismäßigkeit: ▪ Nur im Rahmen steuerlicher Außenprüfung▪ Steuer- und außersteuerliche Daten▪ Freiheit des Steuerpflichtigen in der Organisation der Buchführung („Papierform“ nach wie vor zulässig)▪ Aber: elektronisch erstellte oder erhaltene Daten sind verpflichtend elektronisch aufzubewahren

Welche Daten sind betroffen?


Umfang der Aufzeichnungspflicht, § 147 Absatz 1 AO

▪ Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanz, Geschäftsbriefe, Buchungsbelege, …

▪ Sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind

▪ Keine abschließende Definition

▪ Stamm- und Bewegungsdaten

▪ Steuerliche Auswirkung (nicht Gewinnauswirkung)

▪ Freiwillig geführte (elektronische) Daten sind nicht aufbewahrungspflichtig

▪ Daten zur Sachverhaltsaufklärung (§ 42 AO „außersteuerliche Gründe“)

▪ Relevanz abhängig von der Art der Prüfung („personenbezogene Daten“)

Der Beschreibungsstandard


Sowohl die steuerlich relevanten Daten als auch die Beschreibungsdaten (alle zur Auswertung der Daten notwendigen Strukturinformationen) einschließlich der Stammdaten und Verknüpfung müssen maschinell auswertbar sein. Der von der Finanzverwaltung empfohlene „Beschreibungsstandard“ garantiert die maschinelle Auswertbarkeit.

Aufbewahrung von E-Mails – können oder müssen?


▪ E-Mail als originär elektronische Kommunikationsform unterliegt dem Zugriff der Finanzbehörden nach § 147 Absatz 6 AO (10 Jahre)

▪ Bedeutung der E-Mail: Pflicht zu Archivierung, wenn die E-Mail ein Handelsbrief ist

▪ Alles archivieren oder nur unternehmensbezogene E-Mails (Speicherplatz versus Ausfilteraufwand)

▪ Problem Identifizierung steuerrelevanter E-Mails

▪ E-Mail nur als Briefumschlag (aber: Beweis-funktion hinsichtlich Versendung und Zugang)

▪ Jedenfalls Filterung rein privater E-Mails sinnvoll

Erfordernis einer Verfahrensdokumentation - Randziffer 151, 34 & AO


Für jedes DV-System muss eine Verfahrensdokumentation vorhanden sein, aus der Inhalt , Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des DV-Verfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sind. (Rz 151)

Für steuerliche Zwecke reicht eine Beschränkung auf steuerrelevante und sonstige zum Verständnis erforderliche Daten aus (Hinweis auf § 147 AO)

Aussagekräftige und vollständige Verfahrensdokumentation muss den in der Praxis eingesetzten Versionen des DV-Systems entsprechen und darüber hinaus die aktuellen und historischen Verfahrensinhalte für die gesamte Dauer der Aufbewahrungsfrist nachweisen (Rz. 34)

Entstehung

IndizierungVerarbeitung

Speicherung

maschinelleAuswertbarkeit

Absicherung gegen Verlust

Absicherung gegen Verfälschung

Beschreibung des organisatorischen und technischen Weges von Informationen


Hinweis: Betriebsanleitungen und Programmänderungen


▪ Fehlen bei programmierbaren Kassensystemen die aufbewahrungspflichtige Betriebsanleitung, sowie die Protokolle nachträglicher Programmänderungen, stellt dies einen formellen Mangel dar.

▪ Dieser Mangel steht dem Fehlen von Tagesendsummenbons bei einer Registrierkasse oder dem Fehlen von Kassenberichten bei einer offenen Ladenkasse gleich.

▪ Diese fehlenden Unterlagen/Aufzeichnungen berechtigten daher schon grundsätzlich zu einer Hinzuschätzung.

Folgen bei Verstößen


Haftung im Innenverhältnis für GmbH-Geschäftsführer

„ (Bei Nichtbefolgung der GoBD) … drohen nicht nur steuerrechtliche Nachteile, die sich in Gestalt von Schätzungen und Verzögerungsgeldern manifestieren. Darüber hinaus könnten sie Haftungsfälle für GmbH-Geschäftsführer begründen, die nicht nur zu Zahlungen an die Gesellschaft, sondern auch zu einer Entbindung der Geschäftsführer von ihren Pflichten aufgrund von Verstößen gegen die Sorgfaltspflicht führen können.“(Goldshteyn / Thelen in: DB vom 15. Mai 2015, Heft 20, S. 1126 – 1133)

▪ Bußgelder

▪ Zwangsmittel wie Verzögerungsgeld (2.500 – 250.000 EUR, §146 Abs. 2 AO)

▪ Schätzung (keine Strafschätzung)

Mögliche Sanktionen ab 1.1.2020


Ordnungswidrig handelt, wer vorsätzlich oder leichtfertig ...

▪ entgegen § 146a Abs. 1 Satz 1 ein dort genanntes System nicht oder nicht richtig verwendet,

▪ entgegen § 146a Abs. 1 Satz 2 ein dort genanntes System nicht oder nicht richtig schützt oder

▪ entgegen § 146a Abs. 1 Satz 5 gewerbsmäßig ein dort genanntes System oder eine dort genannte Software bewirbt oder in den Verkehr bringt

▪ und dadurch ermöglicht, Steuern zu verkürzen oder nicht gerechtfertigte Steuervorteile zu erlangen.

Die Ordnungswidrigkeit wird mit einer Geldbuße bis zu 25.000 Euro geahndet.

Die weitere Entwicklung bis 2020


01.01.2018

Kassen-Nachschau§ 146b AO

01.01.2020

Zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung§ 146a Abs. 1 AO

01.01.2020

Belegausgabepflicht§ 146a Abs. 2 AO

01.01.2020

Meldepflicht für Registrierkassen§ 146a Abs. 4 AO

Agenda






Motivation der Audicon GmbH für das „Audicon Kassenarchiv Online“


Audicon ist der führende Anbieter von Softwarelösungen und Dienstleistungen im

Umfeld GoBDKomplettierung des GoBD-Angebotes für unsere Kunden

Konkreter Handlungsbedarf bei über 1 Mio. Kassenbetreibern

Bereits über 70 Schnittstellen von Kassenherstellern wurden durch Audicon

zertifziert

Offizieller Lieferant der Finanzverwaltung

mit IDEA und AIS TaxAudit

Professional

Der deutsche Cloud Markt wächst aktuell

im mittleren bis hohen 30% Bereich p.a.

Validierung

Revisionssichere Archivierung

Optional:

Steuerliche Analysen &

betriebswirtschaftliche

Auswertungen

Betriebsprüfer-

Export

Automatisierte Übernahme

in die Finanzbuchhaltung

automatisierter und manueller Datenupload

powered by

Die Lösung für alle Kassensysteme


BetriebsprüfungBuchführung Ordnungsmäßigkeit Nachvollziehbarkeit

IKSTax Compliance

Verfahrensdokumentation Unveränderbarkeit

Nachprüfbarkeit

Der Prozess aus Sicht des Kassenbetreibers


Initiale Anmeldung und

Registrierung einer Kasse

▪ Registrierung mit Email-Adresse und Passwort

▪ Bestätigung des Links der per Email versendet wurde und Login

▪ Eingabe der Stammdaten▪ Anlegen der Kasse durch

Eingabe der Kassen-ID ▪ Generierung eines

Registrierungsschlüssels und Eingabe des Schlüssels in der Kasse

Anmeldung an Portal und

Datenupload

▪ Aufruf des Portals erfolgt automatisch nach jedem Kassenabschluss

▪ Kasse meldet sich mit der Kassen-ID und dem Schlüssel im Portal an

▪ Aufbau einer sicheren Verbindung und Upload der Daten

Datenvalidierung &

Archivierung

▪ Technische Datenvalidierung beim jedem Datenupload zur Sicherstellung der Korrektheit und Vollständigkeit der Daten

▪ GoBD-konforme Dokumentation des Datenuploads sowie der Datenvalidierung (Verfahrensdokumentation)

Download Z3-

Datenträgerüberlassung

▪ Anmeldung an das Portal mit Email-Adresse und Passwort

▪ Definition der Exportkriterien

▪ Automatisierte Paketierung der Datenpakete gemäß den Anforderungen

▪ Download der Daten in lokales Zielverzeichnis

▪ Bei Bedarf kann auch ein Datenträger versendet werden


Unterstützte Formate für den Datenupload GoBD-Beschreibungsstandard

▪ Daten in .csv-Files und Strukturbeschreibungen in einer .xml Datei

▪ Der offiziell von der Finanzverwaltung empfohlene Standard für die Datenträgerüberlassung

▪ Einseitige Abnahmeverpflichtungserklärung durch die Finanzverwaltung

▪ Bereits über 70 Kassenhersteller haben ihre GoBD-Schnittstelle durch Audicon zertifizieren lassen

Taxonomie Kassendaten des DFKA

e.V.

▪ Daten und Strukturbeschreibungen liegen in einem json-File vor

▪ Technische und inhaltliche Abstimmung der Taxonomie erfolgt innerhalb der AG Taxonomie des DFKA e.V.

▪ Eine Version 1.0 der Taxonomie wird voraussichtlich ab Sommer 2017 verfügbar sein

Sonstige Dokumente im

Zusammenhang mit einer

ordnungsgemäßen Kassenführung

• Verfahrensdokumentation

• Bedienerhandbuch

• Programmieranleitung

• etc.

Validierung der Datenpakete beim Datenupload


Technische Überprüfung der Datenuploads auf Konformität mit Vorgaben der Finanzverwaltung

Überprüfung zur Sicherstellung der Importierbarkeit der Daten nach IDEA (Prüfsoftware der Finanzverwaltung)

Abgleich der hochgeladenen Daten mit dem Mindestumfang erforderlicher Daten (basierend auf den Erfahrungen aus Betriebsprüfungen sowie unserer Mitarbeit in der AG Taxonomie des DFKA e.V.)

Plausibilität hinsichtlich der Abfolge der hochgeladenen Kassenabschlüsse

Basis-Konsistenzprüfung der Daten (z.B. Lückenanalysen, Dublettenanalysen, etc.)

Audicon Kassenarchiv Online „Basis“

Inklusiv-Leistungen

▪ Das Paket „Basis beinhaltet die revisionssichere Speicherung von Kassendaten sowie sonstiger Dokumente, die in den Anwendungsbereich einer ordnungsgemäßen Kasse fallen, für die derzeit vorgeschriebene Aufbewahrungsdauer von derzeit 10 Jahren ab Jahresultimo des Jahres des jeweiligen Dateneingangs

▪ Automatisierter Datenupload mit allen Validierungen zur Sicherstellung der GoBD-konformität

▪ Bereitstellung der Daten für die Betriebsprüfung (Z3-Datenträgerüberlassung)

▪ Dokumentation der Prozesse als elementarer Bestandteil einer Verfahrensdokumentation


EUR 83,40 pro Jahr/Kasse

Filial- und Kassenverbundsysteme können auch im Audicon Kassenarchiv Online abgebildet

werden

Staffelpreise verfügbar

Ausblick

Betriebsprüfung

Zusätzlich zum Paket „Basis“ kann das Paket „Betriebsprüfung“ gebucht werden.

Das Paket „Betriebsprüfung“ ist ein Cloud-basierter Analyseservice fokussiert auf Kassendaten.

Leistungsumfang ist die Kassenprüfungssimulation mit Ergebnisberichten für Kassenbetreiber zur Abstimmung mit dem Steuerberater.

Die Ergebnisse zeigen mögliche Auffälligkeiten in den Kassendaten, welche im Rahmen von digitalen Betriebsprüfungen.

Business

Zusätzlich zum Paket „Basis“ kann das Paket „Business“ gebucht werden.

Das Paket „Business“ ist ein Cloud-basierter Analyseservice fokussiert auf Kassendaten.

Leistungsumfang ist die betriebswirtschaftliche Auswertung und Analyse der Kassendaten mit Ergebnisberichten für den Kassenbetreiber.

Die Durchführung der Analysen kann abhängig vom jeweiligen Prüfungsschritt monatlich, quartalsmäßig oder jährlich erfolgen.

Die Ergebnisse geben einen Gesamtüberblick, über die kassenspezifische Unternehmenssituation basierend auf betriebswirtschaftlichen Kennziffern sowie branchenspezifischer Benchmarks

Professional

Zusätzlich zum Paket „Basis“ kann das Paket „Professional“ gebucht werden.

Das Paket „Professional“ ist eine Kombination der Pakete „Betriebsprüfung“ und „Business“.

Leistungsumfang ist die Kassenprüfungs-simulation sowie betriebswirtschaftliche Auswertungen und Analyse der Kassendaten mit Ergebnisberichten für den Kassenbetreiber.

Die Ergebnisse zeigen mögliche Auffälligkeiten in den Kassendaten, welche im Rahmen von digitalen Kassenprüfungen auftreten können und geben darüber hinaus einen Gesamt-überblick, über die kassenspezifische Unternehmenssituation basierend auf betriebswirtschaftlichen Kennziffern sowie branchenspezifischer Benchmarks.

Verfügbar voraussichtlich ab Anfang 2018


Fibu Connet

Schnittstelle zur Übernahme der Kassendatenaus dem Audicon Kassenarchiv Online in dieKassenbücher der gängigstenFinanzbuchhaltungen zur Optimierung desBuchhaltungsprozesses.

Vorteile des „Audicon Kassenarchiv Online“


Sicher

▪ Datenspeicherung im renommierten Rechenzentrum der Eurodata

▪ 100%ige Sicherstellung der GoBD▪ Cloud-Service made in Germany

Günstig

▪ Erfüllung der GoBD-Anforderungen über den gesamten aufbewahrungspflichtigen Zeitraum zu einem günstigen Preis

▪ Keine zusätzlichen Investitionen durch den Kassenbetreiber erforderlich

Einfach

▪ Einfache und problemlose Registrierung und Nutzung – auch ohne IT-Kenntnisse

▪ Automatisierte Datensicherung bei jedem Kassenabschluss möglich

Flexibel

▪ Das Audicon Kassenarchiv Online wächst mit

▪ Kassen können – abhängig von der Unternehmensentwicklung –unkompliziert und schnell an- oder abgemeldet werden

Das Partnerkonzept


• Implementierung einer Schnittstelle basierend auf dem SDK der Audicon für den Export der Daten sowie für den automatischen Aufruf des Portals

• Integration eines standardisierten Datenexportes

• Pflege und Wartung der Schnittstelle

• Portal für das AudiconKassenarchiv Online wird zur Verfügung gestellt

• Die revisionssichere und GoBD-konforme Aufbewahrung der Daten über den gesamten aufbewahrungs-pflichtigen Zeitraum ist garantiert

• Telefonischer Support für Kassenhersteller, als auch für Endkunden

• Kostenlose Bereitstellung des SDK sowie der Dokumentation –Unterstützung bei der Implementierung

Audicon Kassenhersteller

Einfache Anbindung

Kassensystemen

Keine

Eigenentwicklung

notwendig

GoBD-

Anforderungen erfüllt

Zentraler

Lösungsansatz für

alle Kassensysteme

Umsatzbeteiligung

Agenda







Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit

Audicon GmbHMarkus HenselmannTel.: +49 211 529 59 316Mob.: +49 173 8012898Email: [email protected]

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