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Grundlagen elektronischer Aktenführung

Akte – Vorgang – Dokument

Oder: Was verbirgt sich hinter dem Begriff „Objekthierarchie“?

Hinweis: Animationen vorhanden. Bitte im Präsentationsmodus starten (Taste „F5“)

2 Elektronische Aktenführung

Objekthierarchie

Beispiele

Was ist „Objekthierarchie“?

2

AGENDA

1

Kapitel 1

WAS IST „OBJEKTHIERARCHIE“?


Objekthierarchie

WAS IST „OBJEKTHIERARCHIE“?

Definition

Akte

Vorgang

Dokument

Container für thematisch verwandte Vorgänge.

Zusammenstellung aller Dokumente zur

Bearbeitung eines Geschäftsvorfalls.

Kleinste zusammengehörige Einheit

(z. B. Schreiben, Bericht, Tabelle).

Unter Objekthierarchie versteht man die Einteilung von

Schriftgut in die dreigliedrige Grundstruktur:


Objekthierarchie

Und wie arbeite ich mit der

Objekthierarchie?

„


Objekthierarchie

BEARBEITUNG

Es können beliebig viele Akten angelegt werden.

Zu jeder Akte können beliebig viele Vorgänge angelegt werden.

In jedem Vorgang werden sämtliche Dokumente zu einem

Geschäftsvorfall abgelegt. Vorgänge können deshalb ganz

unterschiedlich umfangreich sein.


Objekthierarchie

BEARBEITUNG

Wie wird ein Vorgang gebildet?

Jeder Vorgang hat einen klar benennbaren Anfang und ein bestimmbares Ende:

Anfang:

Dokument, das einen Geschäftsvorfall

anstößt

Zum Beispiel: Anfrage, Antrag,

Arbeitsauftrag, Start einer Projektphase

Die Bearbeitung beginnt. Ein Vorgang

wird angelegt.

Ende:

Dokument, das einen Geschäftsvorfall

beendet

Zum Beispiel: Beantwortung der Anfrage,

Bescheid, Arbeitsergebnis, Ende einer

Projektphase

Die Bearbeitung ist beendet. Der

Vorgang wird formal abgeschlossen

(z.d.A.-Verfügung).


Objekthierarchie

BEARBEITUNG

Zeitliche Abgrenzung bei sich

wiederholenden Ereignissen, z.B.

• Dienstbesprechungen

• Gremiensitzungen

Zeitschnitt für jedes Kalenderjahr, für

jede Besprechung / Sitzung …

Inhaltliche Abgrenzung nach konkreter

Aufgabe, z.B.

• Bearbeitung eines Antrags

• Beantwortung einer Anfrage

• Erledigung einer Arbeitsaufgabe

• Bearbeitung einer Projektphase

Wie wird ein Vorgang gebildet?

Eine detaillierte Erläuterung anhand von Beispielen folgt ab Folie 11.


Objekthierarchie

BEARBEITUNG

Die Bearbeitung erfolgt auf der

Vorgangsebene!


Objekthierarchie

VORTEILE

Die dreigliedrige Struktur bietet:

Große Flexibilität

Mehr Übersichtlichkeit

Kleinere, bessere zu handhabende Einheiten

Kapitel 2

BEISPIELE


Objekthierarchie

„ Sehen wir uns einige Beispiele an.


Objekthierarchie

Quartalsmeldungen an XY

Quartalsmeldung an XY

Q2 2017

Quartalsmeldung an XY

Q1 2017

Rückfrage zur

Meldung

Quartalsmeldung Rückfrage zur

Meldung

Quartalsmeldung

BEISPIEL 1:

Regelmäßige Berichte

Alternativ:

Quartalsmeldung an

XY 2017

Alternativ:

Quartalsmeldung an

XY 2018


Objekthierarchie

BEISPIEL 2:

Ministerium XY

Beratung E-Government

Infoveranstaltung

Aktenführung

Überarbeitung

des Aktenplans

Protokoll Aktenplan

Stand 2018

Einladung Präsentation

Beratung E-Government


Objekthierarchie

Externe Fortbildung 2018

Fobi-Akademie AWO FAH Herne

Jahres-

programm

2018

Zulassung

Workshop

4.4.2018

Konzeptentwurf

Inhouse

Schulungen

Präsentation

Beratungsportfolio

BEISPIEL 3:

Externe Fortbildungen


Objekthierarchie

Förderung von Strukturprojekten

im Kreis Altneustadt

Projekt Neustadt Projekt Altstadt

Förderantrag Bewilligungs-

bescheid

Förderantrag E-Mail Rückfrage

an Antragssteller

BEISPIEL 4:

Förderung von Strukturprojekten


Objekthierarchie

Dienstbesprechung

Referat I 2018

Dienstbesprechung

Referat I, 28.3.2018

Dienstbesprechung

Referat I, 22.2.2018

Einladung Protokoll Präsentation E-Mail mit

Tagesordnung

BEISPIEL 5:

Dienstbesprechung Referat I 2018


Objekthierarchie

UEFA EURO 2024

Spielort Dortmund

Umbau des Stadions

in Dortmund

Bewerbung

Bewerbungs-

formular

Liste Fußball-

stadien in NRW

Einladung

Richtfest

Besprechungs-

protokoll 2.5.2021

BEISPIEL 6:

UEFA EURO 2024


Objekthierarchie

Bau einer neuen Bahnstrecke

zwischen Aachen und Bonn

Anwohnerbeteiligung Ausschreibung

Anforderungs-

katalog

Liste Anbieter

Schienenstahl

Beteiligungs-

konzept

Protokoll

Projektteam

BEISPIEL 7:

Bau einer neuen Bahnstrecke


Objekthierarchie

Einführung von Software XY in Referat I

Änderungen

Anforderungen an

Software

Rollout

Rollout

Planung

Stand

28.03.2018

Email Änderung

der Rollout

Reihenfolge

Tabelle

Änderungen

Email

Änderungs-

vorschlag

BEISPIEL 8: Einführung von Software XY


Objekthierarchie

KONTAKT

Weitere Informationen finden Sie auf:

[email protected]

CIO NRW (Abt. II)

im Ministerium für

Wirtschaft, Innovation,

Digitalisierung und Energie

Competence Center

Digitalisierung

bei IT.NRW

[email protected]

Oder unter

folgenden

Kontaktdaten:

Landesarchiv

Nordrhein-Westfalen

[email protected]

NRW Connect:

https://lv.nrw-

connect.nrw.de/confluence/dashboard.action?updatesSelectedTab=popular#all-updates

Stand 29.03.2018
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