Grundlagen MS OfficeEin OIR der Azubis von Phoenix Contact

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MS Office in der Ausbildung

„Die MS-Office Programme Word, Excel, und PowerPoint sind in den meisten Unternehmen Standard und werden

intensiv bei der Arbeit eingesetzt und genutzt. Immer mehr Betriebe erwarten, dass die Schulen ihre Schüler mit diesen Programmen und ihren Einsatzgebieten zumindest

grundlegend vertraut gemacht haben. MS-Office Kentnissewerden auch vermehrt bei den Einstellungstests geprüft.

Gut also, wenn der Unterricht an dieser Stelle eine entsprechende Vorbereitung geleistet hat und man

Fit4Office ist.“

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Ich soll meine Arbeit immer dokumentieren. Auch haben wir ein digitales Berichtsheft, in das ich jede Woche einen Bericht schreiben, was ich neu gelernt habe. Hierzu nutzen wird in der Firma das Programm

MS Word. Wie kriege ich es hin, das meine Dokumente auch gut aussehen?

Was gut aussieht, hängt vom Betrachter ab. Wenn es aber um

vorgegebenen Formate, Tabulatorabstände, eingefügten Bilder oder Kopf- und Fußzeilen

geht, dann sehe dir mal die nächste Seite an.

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Grundlagen MS Word

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Schau dir doch mal hier die Erstellung deines ersten ersten Word Dokuments an. Besonders hier:

• Erste Schritte mit Word• Speichern eines Word-Dokuments• Formatieren eines Dokuments

• Einfügen von Elementen in einem Dokument• Kopfzeilen, Seitenränder und mehr

Super, das es diese Videos gibt. Damit kann ich zurückspulen, anhalten, wiederholen und mir

die benötigten Kenntnisse in dem Tempo aneignen, in dem ich am besten lerne. Und

natürlich kann ich auch über das Gelernte mit meinen Kollegen sprechen.

Mein Ausbilder sagt immer, ich soll die erfassten Werte in das MS-Office Programm Excel eintragen und ihm dann

das Diagramm ausdrucken und zeigen. Er fragt mich auch, warum ich den Taschenrechner benutze, wenn ich doch

Excel habe. Und warum wir in der Schule nicht bereits das Thema Tabellenkalkulation intensiver behandelt haben?

Denn eigentlich hat er keine Zeit, um mir noch beizubringen, wie man mit Excel arbeitet.

Excel ist ein Tabellenkalkulations-programm und kann Zahlen

unterschiedlich verarbeiten und das Ergebnis dann als Diagramm

darstellen, wie auf den folgenden Seiten erläutert und dargestellt.

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Erstellen der ersten Arbeitsmappe in Excel

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Die folgenden Videos sind eine Einführung in Excel. Es wird gezeigt, wie man mit dem Programm

tagtäglich anstehende Aufgaben erledigen einfach und schnell erledigen kann.

• Erstmaliges Verwenden von Excel• Speichern, Drucken und Fortfahren• Einfügen von Spalten und Zeilen

• Formeln und Bezüge• Erweiterte Formeln und Bezüge

Alles klar! Eigentlich ist es ganz einfach mit Excel zu arbeiten, wenn einem das

gut und praxisnah erklärt wird.

Addieren von Zahlen in Excel

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Schauen dir diese Videos an, und überzeugen dich selbst, dass das Addieren von Zahlen mit Formeln,

Schaltflächen und Funktionen (wie SUMME und SUMMEWENN) mit Excel ein Kinderspiel ist.

• Addieren von Zahlen in Excel• Die Funktion SUMME

• Die Funktion SUMMEWENN

Bei vielen Zahlen geht das Addieren in Excel doch viel schneller als mit dem

Taschenrechner.

Grundrechenarten in Excel

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Excel ersetzt den Taschenrechner. Der Kurs, wie man mit Hilfe von Formeln und Funktionen zu addieren, subtrahieren, multiplizieren und dividieren kann.

• Grundrechenarten in Excel 2013• Verwenden von Funktionen in Excel 2013• Rangfolge der Operatoren in Excel 2013

• Komplexere Formeln in Excel 2013

Prima, wenn alles mit einem Gerät erledigt werden kann.

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Das macht richtig Spaß, mit wenigen Klicks triste Zahlen als anschauliche

Diagramme darzustellen. Da mache ich noch ein paar Diagramme mehr.

Diagramme sind eine visuelle Darstellung von Daten, so dass sich diese leichter analysieren

lassen. Bei jedem Diagrammtyp werden Daten unterschiedlich hervorgehoben.

Erstellen eines Diagramms• Erstellen von Kreis-, Balken- und

Liniendiagrammen• Anpassen von Diagrammen

• Erstellen eines Verbunddiagramms• Kopieren eines Diagramms

Erstellen eines Diagramms in Excel

Wir müssen immer häufiger unsere Arbeitsergebnisse vor der Gruppe

präsentieren. Ich habe gehört, dass PowerPoint hierfür ideal sei. Wie bekomme

eine Präsentation gut und schnell mit PowerPoint hin.

Auf der folgenden Seite gibt es ein Einführung in

PowerPoint. Dort wird beispielweise gezeigt, wie man mit einer Masterfolie sorgt, dass alle Folien ein

einheitliches Layout haben.

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Erstellen einer ersten PowerPoint Präsentation

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Diese Videos informieren über die Verwendung von PowerPoint. Es werden die ersten Schritte gezeigt, wie man

tagtäglich anstehende Aufgaben schnell und einfach mit dem Programm am PC erledigt.• Erste Schritte mit PowerPoint

• Speichern einer PowerPoint-Präsentation• Einfügen von Elementen in einer Präsentation

• Fertig stellen und Überprüfen einer Präsentation• Vorbereiten und Vorführen Ihrer Präsentation

Meine Ideen und die grafischen Gestaltungsmöglichkeiten von PowerPoint

sind ein gutes Team. So macht die Präsentation von Arbeitsergebnissen

richtig Spaß und weckt Interesse.

Anwenden und Ändern eines Designs in PowerPoint

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Die Folien für eine wichtige Präsentation sind erstellt, sehen aber noch trist aus. Hintergrunddesign, Schriftarten und -stile, Farben und Layouts sorgen dafür, dass die Folien

ein bisschen mehr optischen Pepp haben. Hier wird gezeigt, wie es geht:

• Anwenden und Ändern eines Designs• Ändern des Designhintergrunds

• Anpassen von Farben und Speichern des Designs

Jetzt sehen meine Folien auch so aus wie die der erfahrenen Kollegen.

FazitMS Office Grundlagen:

•In MS Word werden Texte nicht mit Leerzeichen formatiert, sondern

die Formatierungsfunktionen von Word werden genutzt. Serienbriefe

werden aus der Datenbank erstellt und nicht jede Adresse eingegeben.

•Mit Excel lassen sich Zahlen einfach verarbeiten und in Diagrammen

darstellen. Taschenrechner sind bei vielen Zahlen zu langsam und

Diagramme lassen sich in Prätentionen nutzen.

•Präsentationen können mit vorgegebenen Layouts an die Anforderungen

der Firma angepasst werden. Ideen werden zu Präsentationen.

Jetzt nutzt MS Office zu

eurem Vorteil.