Grundlagen zu Microsoft Office 365Den Umstieg auf das Angebot

planen und absichern

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Grundlagen zu Microsoft Office 365

Inhalt

Migration zu Office 365

Exchange und Office 365

Verwaltung von Office 365

Nach der Migration

Sicherheit von Office 365

Das Cloud- und Web-Angebot Microsoft Office 365 ist mittlerweile seit drei Jahren auf dem Markt. Dabei existiert eine stattliche Anzahl verschiedener Bereitstellungen und Tarife. Wer Office 365 einsetzen möchte, muss daher die Migration von einer klassischen Office-Umgebung zum Cloud-Angebot ausreichend planen. Der erste Artikel dieses E-Guides bietet hierfür einen systematischen Überblick. Im zweiten und dritten Artikel erläutern unsere Microsoft-Experten, welche Optionen es für die Nutzung von Office 365 mit Exchange gibt. Worauf Anwender nach der erfolgreichen Implementierung achten sollen, diskutiert der vierte Beitrag. Schließlich erklärt unser Autor im fünften Artikel die Absicherung von Office 365 indem Anwender die Multifaktor-Authentifizierung verwenden. Tobias Wendehost Online Editor TechTarget Deutschland

Migration zu Office 365 Die Migration zu Office 365 vorbereiten und testen Von SearchExchange.com

Office 365 hat in den vergangenen Jahren eine Menge Aufmerksamkeit

erhalten, da viele Unternehmen die Migration zur Cloud-Lösung geplant oder

bereits vollzogen haben. Während Office 365 die IT-Kosten senken kann und

eine einfache Administration bietet, ist die Migrationsplanung umfangreich

und zeitaufwendig.

In dem Buch Office 365: Migrating and Managing Your Business in the Cloud

(kostenloser Download) erläutern die Autoren Matthew Katzer und Don

Crawford, was Firmen beachten müssen, wenn es um die Planung einer

Office-365-Bereitstellung geht. Die Experten teilen die Umsetzung in drei

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Phasen ein. Der erste und wichtigste Teil beginnt mit der Entscheidung,

welche der drei verfügbaren Office-365-Abos Ihre Organisation erwerben

sollte. Erst nach dem Kauf der entsprechenden Office-365-Lizenz kann ein

Unternehmen festlegen, wie es Office 365 bereitstellen will.

Planung und Einkauf von Office 365 Es gibt viele Wahlmöglichkeiten für Office 365, je nachdem, wie Sie das

Produkt kaufen, wie Sie die Cloud-Lösung einsetzen und wer an einem

Office-365-Migrationsprojekt beteiligt ist. An dieser Stelle gehen wir davon

aus, dass Sie eine Entscheidung getroffen und sich für einen Office-365-Plan

entschieden haben. Erst wenn Ihnen Office 365 zur Verfügung steht, können

Sie sich mit den Funktionen auseinandersetzen. Es gibt auch Testversionen

von Office 365 zum Ausprobieren. Wenn Office 365 gebucht ist, können Sie

sich an die Umsetzung machen. Microsoft hilft bei der Auswahl mit einem

Office-365-Soforttest.

Vor der Bereitstellung: Hierbei handelt es sich um Vorplanung und Einkauf.

Sie sammeln alle Informationen für die Vorbereitung und Bereitstellung.

Bereitstellung: Sie migrieren zu Office 365. Dabei überprüfen Sie die

Planung der Office-365-Bereitstellung. Ein wichtiger Punkt dabei ist unter,

wie Sie Ihr Projekt verwalten müssen. Dies betrifft auch Lync

(Sprachübertragung) und Exchange (E-Mail).

Nach der Bereitstellung: Sie haben Ihre E-Mails in die Cloud migriert und das

Projekt weitgehend abgeschlossen. Anschließend migrieren Sie die anderen

geschäftskritischen Funktionen, zum Beispiel SharePoint, zu Office 365.

Der Einkauf von Office 365 ist der erste und wichtigste Schritt bei der

Migration. Allerdings neigen viele Administratoren dazu, so schnell wie

möglich loszulegen; das Thema Planung wird gerne auf später verschoben.

Wir erläutern daher in sieben Schritten, wie Sie vorgehen sollten.

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Schritt 1: Kaufen Sie ein Abonnement oder nutzen Sie eine Testversion Verwenden Sie einen Anmelde-Link Ihres Microsoft-Partners;

wählen Sie Ihren Microsoft-Domain-Namen, also das "xxx" von

xxx.microsoft.com (diese Domäne kann nachträglich nicht geändert

werden, Sie können aber weitere Domänen anbinden);

beachten Sie Ihr Markenzeichen;

wählen Sie das richtige Angebot – wir empfehlen Enterprise-Pläne

aufgrund des Preis-Leistungs-Verhältnisses und der Flexibilität;

sie können Ihre xxx.microsoft.com-Domäne nicht ohne Weiteres zu einem

anderen Plan umziehen, das geht nur mit der Unterstützung von Microsoft

und auch nicht in allen Fällen;

kaufen Sie alle Lizenzen, die notwendig sind, um Office 365 effizient zu

nutzen;

kombinieren Sie unter Umständen Windows Intune und Office 365.

Schritt 2: Wählen Sie Ihre Sign-On-Verfahren Office-365-Anmeldung;

DirSync mit Kennwörtern;

Active Directory Federation Service (ADFS) / Single Sign-On;

ADFS / SSO mit Exchange-Federation.

Schritt 3: Sammeln Sie alle Informationen Domain-Namen und DNS;

wo befinden sich die Anwender (zu Hause/unterwegs/im Unternehmen)?;

Benutzer und Administratoren;

Verteilergruppen, Sicherheitsgruppen;

Ressourcen- und Konferenzräume;

"öffentliche" externe Kontakte;

E-Mail-Konten: Alias und spezielle E-Mail-Adressen (zum Beispiel

info@xxx.com auf Ihrer Website);

verwenden Sie öffentliche Exchange-Ordnern;

Internetgeschwindigkeit;

Software- und Hardwareinventar sowie PC-Updates;

Hardware-/Software-Upgrades;

Überprüfen Sie die Systemvoraussetzungen;

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Telefon-/Voicemail-Wechselwirkungen;

Compliance-Anforderungen;

Archiv.

Schritt 4: Definieren Sie Ihren Migrations- und Zeitplan Definieren Sie den Migrations- und Zeitplan;

bestätigen Sie benutzerdefinierte Domänen, bevor Sie Anwender

migrieren oder Lync integrieren;

legen Sie Pilot-Überlegungen und erste Umzüge fest;

stellen Sie die Software bereit;

machen Sie sich über die Exchange-Federation-Services Gedanken

Schritt 5: Microsoft- und Organisations-Konto Microsoft-Konten sind Domänen wie hotmail.com, outlook.com, live.com

oder länderspezifischen Domänennamen (.de);

Organisations-ID ist eine Office-365-Anmeldung;

Windows 8/8.1-Anmeldung;

zusammenarbeit mit OneDrive und OneDrive for Business;

Effekte in externen Verteilungen.

Schritt 6: OneDrive und OneDrive for Business Microsoft-Konto/Organisations-ID;

Grenzen und Einschränkungen.

Schritt 7: Windows Intune Erstkonfiguration;

Benutzerlast;

User-Installation;

Unterstützung für Pilot und Umsetzung;

Windows-Intune-Administration.

Diese Schritte sind ein Zusammenfassung aus Office 365: Migrieren und

Verwalten von Business in der CloudOffice 365: Migrating and Managing

Your Business in the Cloud, Erstausgabe von Matthew Katzer und Don

Crawford (ISBN: 9781430265269). Copyright © 2014 Apress Medien.

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Über den Autor

SearchExchange.com

http://searchexchange.techtarget.com/feature/Foundations-of-an-Office-365-

deployment

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Lokale Exchange Server zusammen mit Office 365 einsetzen Brien Posey

Die Einrichtung eines Verbunds von lokalen Exchange Servern und Office

365 ist nicht einfach. Bis Exchange Server 2010 war sie sogar extrem

kompliziert. Auch wenn Microsoft einen Assistenten zur Verfügung stellt,

stellen Konfiguration und Betrieb einer hybriden Exchange-Server-

Umgebung immer noch eine Herausforderung dar.

In Exchange Server 2013 hat Microsoft die Einrichtung weiter verbessert. In

der neuen Version ist es generell einfacher, Hybridbereitstellungen zu

konfigurieren. Warum das so ist und was genau verbessert wurde, lesen Sie

in diesem Artikel.

Assistent für Hybrid-Bereitstellung Exchange Server 2013 verfügt über eine Reihe von Funktionen, die es

einfacher machen, eine Hybrid-Bereitstellung einschließlich eines gestrafften

Konfigurationsprozesses zu realisieren. In Exchange Server 2010 war der

Hybrid Configuration Wizard nur der erste Schritt. Wenn der erste Assistent

durchgearbeitet war, mussten Administratoren weitere Assistenten

verwenden und zusätzliche Einstellungen vornehmen. Seit Exchange Server

2013 werden diese Einstellungen zentral und einmalig vorgenommen.

In Exchange Server 2010 befassten sich die SP2-Assistenten mit den Client-

Access-Server- und Hub-Transport-Server-Rolle getrennt voneinander.

Diese Auswahl verwirrte viele Admins, die die Rollen auf einem einzelnen

Server betreiben. Der neue Assistent fasst nunmehr alle Einstellungen

zusammen und ist wesentlich verständlicher.

Zwar ist es wichtig, die Menge der Arbeit bei der Installation und Einrichtung

einer hybriden Exchange-Umgebung zu betrachten. Noch wichtiger ist es

allerdings, die Auswirkungen zu prüfen, vor allem weil die Verwaltung der

gesamten Organisation Jahre in Anspruch nimmt und die Folgen der IT-

Maßnahmen langfristiger Natur sind.

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Ein deutlicher Unterschied zur Vorgängerversionen ist, dass die On-Premise-

Version der Konsole eine Hybrid-Registerkarte auf der linken unteren Seite

bietet, während die Office-365-Version keine Möglichkeit zur Verfügung stellt,

lokale Exchange-Versionen zu verwalten. Der Assistent ist in Exchange

Server 2013 also leichter zu finden, als dies in Exchange Server 2010 der

Fall war. Über die Hybrid-Registerkarte wird der Hybrid Configuration Wizard

gestartet. Er lässt sich verwenden, um eine Hybrid-Exchange-Server-

Bereitstellung zu konfigurieren. Außerdem stellt Microsoft eine aktualisierte

Version des Exchange Deployment Assistant zur Verfügung. Mit diesem

können Admins einfacher die Bereitstellungen planen.

Das Erstellen einer Hybridbereitstellung mit dem Hybrid Configuration Wizard

in Exchange Server 2010 SP2 war ein erster Schritt bei der Lockerung des

Konfigurationsprozesses. Allerdings gab es eine enorme Menge an

Vorbereitungsarbeit, die vor der eigentlichen Einrichtung erledigt werden

musste. Daran hat sich in Exchange Server 2013 nicht viel geändert: Zwar ist

die Einrichtung in Exchange Server 2013 ein wenig einfacher geworden,

aber dies reicht bei Weitem noch nicht aus. Und auch wenn es darum geht,

die Verzeichnissynchronisierung einzurichten und die Active-Directory-

Verbunddienste (ADFS) anzupassen, wenn Unternehmen auch noch andere

Cloud-Dienste einsetzen, fallen Nacharbeiten an.

Über den Autor

Brien M. Posey hat bereits acht Microsoft-MVP-Auszeichnungen für

Exchange Server, Windows Server und Internet Information Server (IIS)

erhalten. Posey hat als CIO für eine Krankenhauskette gearbeitet und war für

das Department of Information Management in Fort Knox zuständig. Weitere

Informationen zu seiner Person finden Sie auf seiner Website unter

brienposey.com.

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Verwaltung von Office 365 Lokal, hybrid oder in der Public Cloud: Active Directory und die Verwaltung von Office 365 Steve Goodman

Nach der erfolgreichen Migration zu Office 365 geht es nun daran, dass Sie

Ihre Exchange-Postfächer in der Cloud verwalten. Das gilt auch für alle

anderen Benutzereinstellungen oder Serverdienste, die Sie in Office 365

nutzen. Microsoft verwaltet zwar die zugrunde liegenden Server, aber für

Benutzerkonten und Postfächer sind Sie selbst verantwortlich. Generell

entspricht das Prozedere der Verwaltung von Exchange 2013 im lokalen

Netzwerk.

Auch bei Office 365: mit Active Directory Postfächer verwalten Wenn Sie das Microsoft-Azure-Active-Directory-Sync-Tool DirSync nutzen,

dann können Sie Ihr lokales Active Directory mit Office 365 verknüpfen und

entsprechend Daten synchronisieren. Sie können in einem solchen Szenario

nicht viel in einem Office-365-Postfach in Office 365 ändern, sondern

müssen die Attribute im Active Directory bearbeiten und danach mit Office

365 synchronisieren.

Für die tagtägliche Verwaltung der Benutzer birgt dies viele Vorteile. Wenn

zum Beispiel der Name eines Benutzerkontos falsch ist, bearbeiten Sie die

Details einfach im Active Directory. Aktualisiert ein Administrator die

Gruppenmitgliedschaften im Active Directory, werden diese Änderungen

zudem über die Cloud synchronisiert. Auf diesem Weg lassen sich weiterhin

zentral Einstellungen im Netzwerk steuern.

Sind Ihre Exchange-Server aber bereits deinstalliert, könnten Sie Probleme

bekommen, wenn Sie ein Postfach erstellen oder bestimmte Postfachdetails,

wie E-Mail-Adressen eines Benutzers, ändern wollen. Diese Attribute werden

im lokalen Active Directory verwaltet und müssen auch hier geändert

werden. Es besteht also die Gefahr, dass durch das Entfernen Ihrer

Exchange-Server und deren Management-Tools versehentlich die Optionen

entfernt werden, mit denen sich die Exchange-spezifischen Attribute in Active

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Directory ändern oder erstellen lassen. So ist zum Beispiel das Hinzufügen

von neuen E-Mail-Adressen über den ADSI-Editor oder den Active Directory

Users and Computers Editor nicht sehr effizient und in der Praxis kaum

praktikabel.

Office 365 und Exchange-Online-Attribute im lokalen Active Directory verwalten Microsoft empfiehlt die kostenlose Hybrid-Server-Lizenz für die laufende

Verwaltung von Office 365 im Active Directory. Auf diese Weise kann eine

Exchange-Instanz installiert werden, um den Einsatz der entsprechenden

Management-Tools zu ermöglichen.

Wenn Sie Office-365-Kunde sind, können Sie einen kostenlosen Hybrid-

Lizenzcode über das Office-365-Portal abrufen, indem Sie eine Support-

Anfrage anfordern. Sie müssen allerdings zuerst entscheiden, welche

Version von Exchange Sie mit den Management-Tools verwalten wollen.

Exchange 2013 setzt die gleiche webbasierte Managementschnittstelle ein,

die Sie auch in Office 365 verwenden. Beide Konsolen lassen sich

integrieren, sodass Sie von der lokalen Verwaltungskonsole aus Office 365

verwalten können. Wenn Sie eine Exchange 2013-Hybrid Lizenz wählen,

müssen Sie anschließend im Netzwerk die Mailbox- und Client-Access-

Rollen installieren.

Allerdings bietet Exchange 2010 SP3 ähnliche Managementfähigkeiten, aber

mit Unterstützung der Exchange-Verwaltungskonsole, die vielen Admins

vertrauter ist. Sie müssen nur eine Rolle von Exchange 2010 installieren, am

besten die Hub-Transport-Rolle. Wenn Sie wollen, können Sie den Exchange

2010 Management Server auf dem gleichen Server installieren, auf dem

auch DirSync läuft.

Nach der Installation erstellen Sie akzeptierte Domänen, die Ihrem Office-

365-Abonnement entsprechen, zusammen mit einer Remote-Domäne, die

Ihrer Office-365-Abonnement-Domain entspricht, zum Beispiel

contoso.mail.microsoft.com. Nach dem Erstellen der Remote-Domäne

konfigurieren Sie diese als Ihre Office-365-Domäne.

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Wenn Sie eine Hybrid-Migration ausführen, werden Sie wahrscheinlich

feststellen, dass alles sofort an Ort und Stelle ist und Sie direkt mit der

Remote-Verwaltung Ihrer Mailboxen loslegen können. Damit brauchen Sie

auch nicht den Hybrid Configuration Wizard laufen zu lassen, weil die gleiche

Funktionalität über Ihr Active Directory gegeben ist.

Tipp: Remote-Mailbox erstellen Sie müssen kein neues Postfach erstellen, sondern können eine Remote-

Mailbox nutzen:

1. Öffnen Sie das Exchange 2013 Admin Center.

2. Klicken Sie auf Empfänger\Postfächer. Erstellen Sie hier das neue

Office-365-Postfach.

3. Klicken Sie in der Exchange-2010-Managementkonsole auf

Empfängerkonfiguration\Kontakte auf das Erstellen einer neuen

Remote-Mailbox. Sie können hier später auch die Attribute für die

Benutzer innerhalb der Kontakte verwalten.

In der Exchange-Verwaltungs-Shell verwenden Sie die beiden CMDlets New-

RemoteMailbox und Enable-RemoteMailbox. Sobald Sie eine neue Remote-

Mailbox mit den Exchange-Verwaltungs-Tools vorliegen haben, wird DirSync

diese auch in Office 365 erstellen.

Bei der Erstellung der neuen Benutzer als Remote-Mailbox sollten Sie darauf

achten, dass die Benutzerprinzipalnamen (User Principal Name, UPN) die

richtigen sind. Der UPN ersetzt die Microsoft-Online-Services-ID und wird in

der Regel als die primäre SMTP-Adresse (Simple Mail Transfer Protocol)

Ihres neuen Benutzers verwendet.

Lokale Exchange-Verwaltungs-Tools legen zuweilen die Antwort-Adresse

des neuen Remote-Postfachs auf die falsche Domain fest. Bearbeiten Sie in

diesem Fall die Benutzereigenschaften und deaktivieren Sie die Option, die

E-Mail-Adressenrichtlinie zu verwenden. Ändern Sie die primäre SMTP-

Adresse dann so ab, wie Sie diese brauchen.

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Was aber, wenn Sie eine Kopie von Exchange installieren wollen? Und was,

wenn Sie lediglich die AD-Attribute verwalten wollen? Microsoft bietet leider

keine Möglichkeit, nur die Exchange-Verwaltungstools zu installieren.

PowerShell-Profis können solche Aufgaben aber trotzdem ausführen. Auf der

Seite 365lab.netm stellt Andreas Lindhal ein PowerShell-Modul zur

Verfügung, mit dem Sie viele Exchange-bezogene Attribute verwalten

können, zum Beispiel auch Einstellungen für Office 365.

Welche Einstellungen Sie nicht im Active Directory verwalten können Das lokale Active Directory bietet zwar die Möglichkeit, die meisten Aspekte

eines Office-365-Postfach zu verwalten, aber nicht alle. Die wichtigsten

Benutzerdaten können Sie allerdings verwalten, beispielsweise Name,

Firmendaten, Gruppenmitgliedschaften, E-Mail-Adressen, Telefonnummer,

Manager-Details oder benutzerdefinierte Attribute und Login-Namen. Eine

vollständige Liste der Attribute, die mit Office 365 synchronisiert werden,

finden Sie auf dieser Microsoft-Support-Website.

Im Vergleich dazu sind die Daten, die Office 365 nicht von einem lokalen

Active Directory entgegennimmt, minimal. Das liegt daran, dass bestimmte

Exchange-Funktionen nicht in Ihrem lokalen Active Directory verfügbar sind.

Das Aktivieren oder Deaktivieren von Unified Messaging und der Zugriff auf

OWA, ActiveSync, IMAP, POP3 oder Outlook werden in Office 365 zum

Beispiel über das Exchange Admin Center oder die Exchange Online

PowerShell verwaltet.

Eine kleine Anzahl anderer Attribute, die Sie eigentlich in Ihrem lokalen

Active Directory zur Verwaltung erwarten würden, werden nicht

synchronisiert. Wenn Sie zum Beispiel eine Weiterleitungsadresse festlegen

oder das Postfach zum freigegebenen Postfach umwandeln wollen, müssen

Sie die Einstellungen in der Cloud verwalten, nicht im lokalen Active

Directory.

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Nach der Migration Was Sie nach der Migration auf Office 365 und Exchange erledigen müssen Steve Goodman

Unternehmen, die zu einer neuen Exchange-Version wechseln oder

Microsoft Office 365 in bestehende Strukturen einbinden, haben einiges zu

erledigen. Bei der Integration von Office 365 müssen die Hybrid-

Bereitstellung konfiguriert sowie Daten zwischen der Cloud und dem lokalen

Active Directory synchronisiert werden.

Außerdem gilt es, den E-Mail-Fluss zwischen Internet, Cloud und dem

eigenen Netzwerk einzurichten und zu überprüfen. Funktioniert das alles,

werden zunächst die Postfächer auf den neuen Server oder zu Office 365

verschoben. Mit diesem Vorgang haben Administratoren schon einen

wesentlich Teil der Migration hinter sich gebracht. Doch es gibt noch einiges

zu tun.

Alte Serverinfrastruktur entfernen oder als Stand-by nutzen Ob nun eine Migration zu einer neuen Exchange-Version oder zu Office 365

ausgeführt wurde: Die alten Server müssen stillgelegt und notwendige Daten

zu den neuen Servern oder in die Cloud verschoben werden. Dabei sollten

sich Administratoren darüber im Klaren sein, welchen Weg sie beim

Entfernen gehen wollen. Wollen Sie die bestehende Infrastruktur komplett

stilllegen und außer Betrieb nehmen oder noch als Stand-by im Netzwerk

nutzen? Eine weitere Möglichkeit ist, die lokalen Server als Mail-Relay für

das Internet oder in die eigene Cloud zu behalten. Diese Entscheidung ist

natürlich vor den weiteren Aufgaben zu treffen.

Unabhängig davon, welche Aufgabe Sie der alten Infrastruktur zugedacht

haben, verursachen alle Konfigurationen Mehrarbeit. Wissen Sie aber bereits

frühzeitig, was mit den alten Servern passieren soll, erleichtert das die

Migration deutlich. Außerdem wissen Sie dadurch, wann das Exchange-

Migrations-Projekt abgeschlossen ist und Sie mit der nächsten großen

Aufgabe beginnen können.

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Alte Exchange-Server entfernen Wenn Sie sich entscheiden, die Postfächer zu Office 365 umzuziehen,

benötigen Sie die lokalen Exchange-Server in den meisten Fällen nicht mehr.

Aus diesem Grund sollten Sie diese möglichst restlos aus dem Netzwerk

nehmen oder zumindest auf ein Minimum reduzieren. Entfernen Sie immer

die ältesten Exchange-Server zuerst. Betreiben Sie zum Beispiel noch ältere

Exchange-Server im Netzwerk, also solche vor Exchange Server

2010/2013? Wenn diese keine Rolle mehr als Client-Zugriffs-, Postfach- oder

Verwaltungsserver spielen, sollten Sie diese zuerst tilgen. Sollten die

Postfächer in Ihrem Unternehmen keinerlei Dienste mehr auf den alten

Servern benötigen, können Sie sich von ihnen getrost verabschieden.

Server, die eine Aufgabe bei der Migration oder für die Hybrid-Bereitstellung

übernehmen, müssen Sie vorsichtig entfernen, zum Beispiel solche für E-

Mail-Relay, Postfachverwaltung oder Client-Zugriff. Da diese Server noch im

produktiven Einsatz sind, gilt es zuerst sicherzustellen, dass alle Aufgaben

entweder von den neuen Servern übernommen oder die Dienste in die Cloud

ausgelagert werden. Auch wenn Sie nicht sicher sind, ob ein Server noch

eine Aufgabe in der Exchange-Organisation oder der Hybrid-Bereitstellung

einnimmt, sollten Sie beim Entfernen vorsichtig sein.

Ein- und ausgehenden E-Mail-Fluss beachten Ein wesentlicher Bestandteil bei der E-Mail-Migration ist der E-Mail-Fluss in

der Organisation zwischen den Servern, dem Internet und in die Cloud beim

Einsatz von Office 365. Hier ist zu beachten, welche Server die E-Mails

routen und ob neue Connectoren auf den neuen Servern notwendig sind. Bei

einer Migration zu Office 365 sollten alle E-Mails möglichst immer über Office

365 laufen. Ein Grund dafür ist, dass hier die E-Mails automatisch nach Viren

mit der Exchange Online Protection gescannt werden. Für diesen Vorgang

müssen Sie entweder die MX-Einträge Ihrer E-Mail-Domäne anpassen oder

eigene DNS-Einstellungen ändern. Auch Einstellungen auf Servern im

internen Netzwerk sind oft notwendig, zum Beispiel wenn Serverdienste E-

Mails mit SMTP über Exchange-Server versenden.

Wenn aktuell alle Ihre E-Mails über die interne Organisation geschickt

werden, die Postfächer aber in Office 365 gespeichert sind, ist in diesem

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Bereich besondere Vorsicht angebracht. Hier sind Aufgaben in Office 365,

aber auch in der alten Exchange-Organisation notwendig. Wichtig ist in

diesem Zusammenhang das Umlegen der MX-Einträge ihrer Domänen zu

Office 365. Dieser Vorgang kann mehrere Tage dauern.

Wenn Sie mit einer Hybrid-Konfiguration arbeiten, müssen Sie auch bei der

Konfiguration von Exchange Maßnahmen ergreifen, damit die E-Mails auf

Viren gescannt und lokal überprüft werden. Unternehmen, die zu Office 365

wechseln und den eigenen E-Mail-Server entfernen, sollten beim Einsatz von

Forefront Online Protection for Exchange (FOPE) beziehungsweise EOP

zunächst die Domänen deaktivieren, die künftig von Office 365 gehostet

werden. Diese Einstellungen sind im FOPE Administration Center zu finden.

Löschen Sie nach einiger Zeit die deaktivierten Domänen in FOPE, da diese

ohnehin nicht mehr durch diesen Dienst geschickt werden. Die genauen

Unterschiede zwischen EOP und FOPE lesen Sie auf dieser Microsoft-Seite.

Autodiscovery konfigurieren Damit sich die Outlook-Clients, aber auch die Smartphones der Anwender

mit den Postfächern verbinden können, ist die Autodiscovery-Funktion ein

wichtiger Bereich bei einer Migration. Durch Eingabe der E-Mail-Adresse

weiß der Client über die DNS-Einstellungen der entsprechenden Domäne,

wie die IP-Adressen der Server lauten und wie sich diese verbinden lassen.

Daher müssen die Anwender nicht den Namen der E-Mail-Server kennen,

vielmehr reicht es aus, dass sie sich an ihren Endgeräten mit ihrer E-Mail-

Adresse und dem Kennwort anmelden, das Sie ihnen zugeteilt haben.

Wenn Sie zu Office 365 wechseln, verbinden sich die Outlook-Clients der

lokalen Anwender immer noch mit den lokalen Exchange-Servern und

suchen im Active Directory nach einem Dienstendpunkt für Autodiscovery.

Bevor Sie also ehemals produktive Server abschalten, müssen Sie zunächst

sicherstellen, dass für Ihre E-Mail-Domänen Autodiscovery-Funktionen in

Office 365 gesetzt sind. Das geschieht normalerweise durch die Einbindung

der Domäne in den Domänen-Assistenten von Office 365.

Damit Clients wie Outlook wissen, welche Exchange-Server sie nach einer

Verbindung fragen sollen, ist in Active Directory hinterlegt, auf welchen

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Exchange-Servern mit der Client-Zugriffs-Serverrolle die Funktion

Autodiscover zur Verfügung steht. Diesen Dienst bezeichnet Microsoft als

Dienstverbindungspunkt. Sie lassen sich dessen Einstellungen im Snap-In

Active Directory-Standorte und -Dienste anzeigen. Dazu müssen Sie im

Menü Ansicht den Befehl Dienstknoten anzeigen wählen. Bei der Migration

zu Office 365 werden diese Aufgaben künftig von DNS-Servern im Internet

für Ihre E-Mail-Domäne übernommen, genauso wie der MX-Eintrag.

Starten Sie Outlook auf einem Computer, der nicht Mitglied der Domäne ist,

dann kann der Client das Active Directory nicht durchsuchen. In diesem Fall

verwendet Outlook den DNS-Eintrag der E-Mail-Adresse, die beim Start

eingegeben werden muss. Outlook 2013 versucht sich dann über HTTPS mit

einem Client-Zugriffs-Server oder mit Office 365 zu verbinden und verwendet

dazu die folgenden URLs:

https://Autodiscover.<DNS-Name der E-Mail-

Domäne>/autodiscover/autodiscover.xml

und

https://<DNS-Name der E-Mail-Domäne>/autodiscover/autodiscover.xml

Damit Outlook eine Verbindung zu den Servern herstellen kann, muss sich

der Servername auflösen lassen. Dies bedeutet, dass Sie DNS-Einträge in

der DNS-Zone oder den öffentlichen DNS-Servern für Ihre Zone erstellen

müssen, damit auf diese Webseiten zugegriffen werden kann. Das ist vor

allem bei der Migration zu Office 365 wichtig.

Sobald Sie Microsoft Outlook gestartet haben, erscheint im Info-Bereich der

Taskleiste das Outlook-Symbol. Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf das

Symbol klicken und dabei die Strg-Taste gedrückt halten, steht Ihnen die

Option E-Mail-AutoKonfiguration testen zur Verfügung. Hierüber können Sie

überprüfen, ob die Autodiscover-Funktion korrekt eingerichtet ist.

Arbeiten Sie mit Office 365, dann haben Sie in den Einstellungen Ihrer E-

Mail-Domäne die DNS-Server von Microsoft eingetragen. Diese verwenden

wiederum den Eintrag autodiscover.outlook.com, damit Ihre Clients

automatisch angebunden werden. Wichtig ist, dass die DNS-Server von

Office 365 für Ihre Domäne zuständig sind oder Sie die Einträge manuell

vornehmen.

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Um im lokalen Netzwerk den Dienstverbindungspunkt zu löschen,

verwenden Sie die Exchange-Verwaltungs-Shell und den Befehl:

Set-ClientAccessServer <ServerName> -

AutoDiscoverServiceInternalUri:$null

Bevor Sie also alte Server abschalten, stellen Sie sicher, dass der

Autodiscover- und MX-Eintrag der Domäne funktioniert. Danach können Sie

die alten Server deaktivieren. Ein Tipp: Lagern Sie bei diesen Vorgängen

möglichst alle Einstellungen zu Office 365 aus. Dadurch ist die korrekte

Konfiguration sichergestellt, und Sie sind künftig von Verwaltungsaufgaben

freigestellt, da die Vorgänge nur einmal eingerichtet und dann von Office 365

automatisch überwacht werden.

OWA-URLs umstellen Wenn Sie zu einer neuen Exchange-Version oder zu Outlook Web App

migrieren, müssen Sie auch die Outlook-Web-App-URLs für die Anwender

umstellen. Das gilt vor allem dann, wenn Sie mit Office 365 arbeiten. Es ist

erforderlich, dass die Anwender die neuen URLs für den Zugriff auf Outlook

Web App kennen. Nutzen Sie im Unternehmen eigene DNS-Einträge, dann

müssen Sie diese einfach umleiten oder löschen und den Anwendern die

neuen URLs mitteilen.

Greifen Anwender über das Internet auf OWA zu, dann verwenden diese

künftig eine neue URL, die direkt zur Office-365-Anmeldeseite verweist.

Office Web App in Office 365 entspricht der Oberfläche und den

Möglichkeiten von OWA in Exchange Server 2013. Sollen Anwender auch

intern auf OWA zugreifen können, müssen Sie auf Ihren DNS-Servern die

Einstellungen so ändern, dass die neuen URLs von Office 365 verwendet

werden. Die URL für den Zugriff auf OWA in Office 365 lautet:

https://outlook.com/owa/<E-Mail-Domäne>. Wollen Sie Ihre alten OWA-URLs

weiternutzen, erstellen Sie für die entsprechende Domäne einen neuen

CNAME-Eintrag, der zum neuen Server weiterleitet. Unabhängig davon, ob

Sie sich im Unternehmen über Office 365, Active Directory-Verbunddienste

oder mit Azure Active Directory anmelden: Die Anwender werden für die

Anmeldung an OWA immer an die richtige Adresse weitergeleitet.

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Postfachverwaltung und DirDync Sie haben die Möglichkeit, Benutzerkonten zwischen Actrive Directory und

Office 365 sowie mit Active Directory-Verbunddiensten oder Azure Active

Directory zu synchronisieren. Nach einer Umstellung zu Office 365 müssen

Sie diese Synchronisierung überprüfen und anpassen. Über die

Synchronisierungsfunktion können Sie auch nach der Migration neue

Benutzerkonten zwischen den Verzeichnissen synchronisieren; das gilt

gleichermaßen für Änderungen der Kennwörter und anderer Daten der

Anwender.

Bei der Verwaltung der Benutzer ist darüber hinaus zu beachten, wo deren

Konten gespeichert sind und wie diese synchronisiert werden. Hier

unterscheiden sich lokale Exchange-Server deutlich vom Betrieb der Cloud-

Dienste in Office 365 und Azure Active Directory.

Benötigen die User neben dem Zugriff auf Office 365 noch bestimmte

Attribute im lokalen Active Directory, zum Beispiel weil Sie bestimmte

Serverdienste wie SharePoint oder Lync (noch) nicht ausgelagert haben?

Dann müssen Sie einen Workflow entwickeln, der vorgibt, wie diese Daten in

Zukunft gepflegt werden sollen. Da gilt natürlich auch dann, wenn Benutzer

mehrere E-Mail-Adressen verwenden, zum Beispiel beim parallelen Betrieb

von Office 365 und lokalen Exchange-Servern.

Lokale Exchange-Server und Office 365 lassen sich nur begrenzt in einer

einzelnen Weboberfläche verwalten. Für beide Varianten gibt es

Möglichkeiten für die PowerShell. Dazu müssen Sie jedoch die CMDlets für

Office 365 erst installieren, einrichten und mit dem Office-365-Abonnement

verbinden. Danach können Sie in der Exchange-Verwaltungs-Shell die

CMDlets für Office 365 nutzen und viele Einstellungen auf diesem Weg

vornehmen, ohne ständig die Verwaltungswerkzeuge wechseln zu müssen.

Mail-Relay für Geräte und Anwendungsserver

Bei der Umstellung zu Office 365 und einer neuen Version von Exchange

sollten Sie auch Ihre Netzwerkgeräte und Anwendungsserver

berücksichtigen. Gibt es hier irgendwelche Verbindungen zu Exchange, zum

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Grundlagen zu Microsoft Office 365

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Migration zu Office 365

Exchange und Office 365

Verwaltung von Office 365

Nach der Migration

Sicherheit von Office 365

Beispiel E-Mail-Benachrichtigungen, sind diese auf Office 365 oder

Exchange umzustellen.

Vor allem CRM- und Finanzsysteme, die Berichte versenden, überwachen

und Warnungen abschicken, sind hier zur berücksichtigen. Das gilt auch für

Netzwerk-Switches, Storage-Systeme, Drucker, Service-Desk-Lösungen und

Geräte wie Scanner oder Kopierer, die ebenfalls E-Mails senden oder

empfangen können. Alle diese Geräte müssen Sie anpassen und auf Office

365 umstellen. Die Geräte müssen dazu für den sicheren E-Mail-Fluss SSL

oder TLS beherrschen. Verwenden Sie intern noch den Port 25, müssen Sie

diesen umstellen, wenn die E-Mails direkt in das Internet geschickt werden,

sonst entsteht hier eine Sicherheitslücke.

Die entsprechenden Einstellungen können Sie direkt im Verwaltungs-Center

von Office 365 vornehmen und auch testen. Hier ist festzulegen, von

welchen externen E-Mail-Adressen Office 365 E-Mails annehmen und

weitersenden kann. Normalerweise werden alle E-Mails, die an Office 365

weitergeschickt werden, erst durch Exchange Online Protection (EOP) nach

Viren gescannt. Daher lassen Sie die internen Geräte am besten an das

Sicherheits-Mail-Relay anbinden. Dieses hat normalerweise die Adresse im

Format: domain-com.mail.protection.outlook.com.

Sie haben aber auch die Möglichkeit, alle internen E-Mails zu einem

gemeinsamen internen Relay weiterzuleiten, zum Beispiel einem Windows-

Server mit aktiviertem SMTP-Server im IIS. Dieser Server gibt die E-Mails

dann gebündelt an Office 365 weiter. Natürlich können Sie in diesem Fall

auch weiter einen lokalen Exchange-Server betreiben, der diese Aufgabe

zukünftig übernimmt.

Über den Autor

Steve Goodman ist Exchange-MVP und technischer Architekt bei der

britischen Phoenix IT Group. Goodman ist seit 14 Jahren in der IT-Branche

tätig und beschäftigt sich mit Microsoft Exchange ab Version 5.5 und Office

365.

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Migration zu Office 365

Exchange und Office 365

Verwaltung von Office 365

Nach der Migration

Sicherheit von Office 365

Sicherheit von Office 365. So gelingt die Konfiguration von Multifaktor-Authentifizierung für Office 365 Michel de Rooji

Per Multifaktor-Authentifizierung (MFA) können Sie den Zugriff Ihrer

Anwender auf Cloud-basierte Dienste in Microsoft Office 365 deutlich besser

absichern. Daher ist Multifaktor-Authentifizierung ein absolutes Muss für

Cloud-basierte Konten, bei denen die Sicherheit besonders wichtig ist. Mit

diesen Tipps können Sie Ihre Anwender bei der Einrichtung von Multifaktor-

Authentifizierung in Office 365 unterstützen.

Mehr Sicherheit mit Multifaktor-Authentifizierung Multifaktor-Authentifizierung identifiziert den Endbenutzer eines bestimmten

Dienstes mit mehr als einem Erkennungsmerkmal. Die Authentifizierung

erfolgt also auf mehreren Ebenen, beispielsweise auf Basis eines Passworts

und eines Sicherheits-Tokens oder einer Chipkarte. Bei einer biometrischen

Identifikation können auch physische beziehungsweise biologische

Eigenschaften mit in den Authentifizierungsprozess eingebunden werden.

Durch das Verwenden eines zusätzlichen Faktors neben einem bloßen

Passwort sind Daten in der Cloud besser geschützt. Multifaktor-

Authentifizierung wird als ein Muss für Cloud-basierte Dienste gesehen, bei

denen die Sicherheit besonders wichtig ist; dies gilt vor allem für Konten mit

Verwaltungs- oder Administrationsrechten.

Auf der Microsoft Exchange Conference 2014 gab der Hersteller bekannt,

dass Multifaktor-Authentifizierung in diesem Jahr für Outlook 2013 und im

kommenden Jahr für Exchange in Unternehmen zur Verfügung steht. In

Office 365 steht Multifaktor-Authentifizierung seit Februar 2014 ohne weitere

Lizenzbedingungen für Endbenutzer bereit. Allerdings sind aktuell nur

größere Editionen auf diese Weise abgesichert. Für kleine Editionen bietet

Microsoft diese Möglichkeit noch nicht an.

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Exchange und Office 365

Verwaltung von Office 365

Nach der Migration

Sicherheit von Office 365

Multifaktor-Authentifizierung für Office 365 konfigurieren

Das Konfigurieren von Office-365-Multifaktor-Authentifizierung für Ihre

Anwender ist nicht besonders schwierig. In Benutzer und Gruppen\Aktive

Benutzer finden Sie die Option zur Einrichtung von Multifaktor-

Authentifizierung über den Link im oberen Bereich.

Im Rahmen der Einrichtung können Sie einzelne Anwender für den Einsatz

von Multifaktor-Authentifizierung auswählen oder gleich alle User auf einmal

aktivieren. Wenn Endbenutzer für die Verwendung von Multifaktor-

Authentifizierung aktiviert wurden, müssen diese selbst den Prozess

abschließen, um sich weiterhin mit ihrem Konto an Office 365 anmelden zu

können. Dieses Verfahren wird nach der Aktivierung von Multifaktor-

Authentifizierung automatisch eingeleitet, wenn ein Anwender auf Office 365

über einen Browser zugreifen will. Für den Abschluss der Einrichtung wird er

auf eine spezielle Seite für die Aktivierung der Funktion weitergeleitet. Hier

kann er den Prozess für die Einrichtung abschließen.

Auf der Seite stehen anschließend die Optionen zur Verfügung, mit denen

sich die Anwender künftig, zusätzlich zu ihrem Kennwort, anmelden können.

Endanwender können Office 365 so konfigurieren, dass sie eine SMS auf ihr

Smartphone erhalten, die einen Einmalcode für die Anmeldung erhält. Auch

die Anmeldung mit einem Telefon ist möglich: Vor der Anmeldung wird die

Nummer angerufen, und der Anwender muss den Anruf mit der Raute-Taste

(#) bestätigen.

Eine besonders benutzerfreundliche Option ist die Mobile-App, die für

Smartphones mit Windows Phone, iOS und Android verfügbar ist und es

Nutzern ermöglicht, ihre Identität zu bestätigen. Unser, die ein Smartphone

nutzen, um ihre Cloud-Identität in Microsoft Azure oder Office 365 als Teil

des Sicherheitsüberprüfung zu verknüpfen, müssen einen Verifizierungscode

in der App auf ihrem Handy eingeben oder einen QR-Code scannen.

Anschließend kann die App eingesetzt werden, um die Authentifizierung der

Identität im Anmeldevorgang abschließen. Dazu kommt eine sechsstellige

Zahl zum Einsatz, die ständig wechselt. Grundsätzlich sieht diese

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Verwaltung von Office 365

Nach der Migration

Sicherheit von Office 365

Anmeldung aus wie bei einem RSA-Token. Die Zahl kann auch als Fallback-

Mechanismus verwendet werden, wenn die Authentifizierung per Telefon

oder SMS nicht funktioniert.

Sobald Sie ein Smartphone mit Ihrer Online-Identität verknüpft haben,

erfordert die Authentifizierung, dass Sie Ihre Identität durch Klicken in der

App bestätigen.

Für Anwendungen, die Multifaktor-Authentifizierung noch nicht unterstützen,

können Anwender in der App auch Passwörter konfigurieren. Damit lässt

sich die Multifaktor-Authentifizierung für bestimmte Anwendungen wie

Outlook, Lync oder Exchange ActiveSync-Clients wie der Windows 8.1-Mail-

App umgehen. App-Passwörter sind konfigurierbare 16-Zeichen-Folgen, die

der Authentifizierung dienen.

Die allgemeine Empfehlung lautet, Passwörter pro Gerät zu vergeben, damit

jeder User sein Kennwort deaktivieren kann, falls er sein Smartphone oder

Tablet mal verliert. Auf globaler Ebene können Organisationen die App

deaktivieren, wenn die Sicherheitsrichtlinien diese Praxis verbieten. Darüber

hinaus können Administratoren Kontaktmethoden oder App-Kennwörter für

bestimmte Endnutzer zurücksetzen. Sobald auch für Microsoft Outlook 2013

die Unterstützung von Multifaktor-Authentifizierung verfügbar ist, sollten Sie

nicht mehr das App-Passwort für Outlook konfigurieren. Microsoft plant,

native Unterstützung für Multifaktor-Authentifizierung nicht nur als Outlook-

Add-in, sondern auch für Lync, Office-Anwendungen und OneDrive for

Business zu integrieren.

Über den Autor

Michel de Rooij ist Berater und Exchange-MVP. Seit 2004 konzentriert er

sich auf Microsoft Exchange und deckt eine Reihe von Anwendungsfeldern

ab, einschließlich Migration, Übergang, Konsolisierung und Entflechtung.

Neben Exchange beschäftigt sich der frühere Entwickler mit PowerShell,

Active Directory, Lync und Messaging im Allgemeinen. Er verfasst unter

anderem Podcasts für theucarchitects.com und Blog-Beiträge über

Exchange und verwandte Themen für eightwone.com.

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