GTC Handbuch für das Compliance 2 Modul Version 0817 · Daten aus Ihrer CSV-Datei an das GTC...

Handbuch Release Version 6 Dezember 2019 Seite 1 von 34

GTC – Handbuch für das Compliance 2 Modul

Version 1219 06.12.2019


Inhalt

Inhalt _____________________________________________________________________ 2

1 Technische Voraussetzungen: _____________________________________________ 4

2 Daten und Datenschutz im Compliance 2 Modul ______________________________ 4

2.1 Datenmengen ___________________________________________________________ 4

2.2 Sanktionslisten __________________________________________________________ 5

2.3 Prüfdaten _______________________________________________________________ 6

2.3.1 Import ________________________________________________________________________ 6

2.3.1.1 Format der Importdateien __________________________________________________ 6

2.3.1.2 Importvorgang ____________________________________________________________ 8

3 Prüfungen ____________________________________________________________ 10

3.1 Prüfungen von importierten Listen anlegen und verwalten ______________________ 12

3.1.1 Prüfergebnisse freigeben/Sperren _________________________________________________ 18

3.2 Verhalten bei möglichen / tatsächlichen Treffern ______________________________ 19

3.3 Einzelne Datensätze prüfen _______________________________________________ 20

3.4 Hinterlegen von Grey- und Blackwords ______________________________________ 20

3.5 Prüfergebnisse per Mail verschicken ________________________________________ 21

3.6 Voreinstellen der angezeigten Treffer und des Matchvalue ______________________ 23

3.7 Voreinstellung der zu prüfenden Listen ______________________________________ 24

3.8 Abbrechen einer Laufenden Prüfung ________________________________________ 25

4 Optionen _____________________________________________________________ 27

4.1 Firmenprofil ____________________________________________________________ 27

4.2 Einstellungen ___________________________________________________________ 27

4.2.1 SMTP-Einstellungen ____________________________________________________________ 27

4.2.2 Passwort ändern _______________________________________________________________ 29

5 „Passwort vergessen“ Funktion ___________________________________________ 29

6 Fehlerbehandlung ______________________________________________________ 30

6.1 Allgemeine Fehlerbehandlung _____________________________________________ 30


6.2 Bekannte Fehler ________________________________________________________ 31

6.2.1 Rotes Kreuz statt der Loginmaske _________________________________________________ 31

6.2.2 Meldung „keine Verbindung zum Server“ ___________________________________________ 31

6.2.3 Physikalischen Speicher erhöhen: _________________________________________________ 31

6.2.4 Löschen des JAVA Cache: ________________________________________________________ 33


1 Technische Voraussetzungen:

Das Global Trade Center (GTC) der Firma Zollcon ist eine auf Java basierende, modulare

Internetapplikation. Erreichbar ist sie auf der Firmenwebseite www.zollcon.de über den

Schaltknopf „GTC“ → Login Lieferantenerklärungen.

Um das Portal nutzen zu können müssen folgende Voraussetzungen bei Ihnen erfüllt sein:

Java-fähiger Webbrowser (Microsoft Edge, FireFox, Chrome, Opera etc.)

Installierte Java-Runtime in der Version 8 (aktuelles update).

Eine aktuelle Java Version können Sie auf der Seite http://www.java.com/de/

kostenlos herunterladen. Dort können Sie auch testen, welche Version Sie installiert

haben.

Ihr Computer muss die Ausführung von signierten Java-Applets zulassen

Ihre Firewall muss ausgehenden Traffic über den Port 80 zur Domain zollcon.de

ermöglichen. Dies ist normal gegeben, wenn Sie ohne Zugriffseinschränkungen auf

externen Seiten surfen können.

Falls Sie einen Proxy verwenden, so muss dieser die vom Java Applet aufgebaute

http-Verbindung richtig verwalten können.

Sollte das Portal nicht auf Anhieb bei Ihnen funktionieren, so lassen Sie bitte die

Voraussetzungen von Ihrer IT Abteilung prüfen.

Mögliche auftretende Schwierigkeiten in der virtuellen Java Maschine am Clientrechner sind

in Kapitel 5 aufgelistet.

2 Daten und Datenschutz im Compliance 2 Modul

2.1 Datenmengen

Im Compliance 2 Modul werden große Datenmengen in der lokalen Java Umgebung gehalten.

Sollten Sie sehr große Prüflisten haben (ca. ab 10.000), so kann Ihre Java-Umgebung

eventuell zu wenig zugewiesenen Speicher haben und eine Fehlermeldung ausgeben. In

diesem Fall müssen Sie lokal bei sich der Java Umgebung mehr Speicher zuweisen.

Näheres dazu in Abschnitt 6.2.2.

http://www.zollcon.de/

http://www.java.com/de/


2.2 Sanktionslisten

Das Compliance 2 Modul verwendet aktuell folgende Sanktionslisten:

o EU Consolidated list of entities subject to EU financial sanctions and terrorism (kurz

„DPLEU Liste”)

o Gesamtliste der sanktionierten Personen, Unternehmen und Organisationen des

Schweizer Staatssekretariat für Wirtschaft (kurz “SECO Liste)

o Die Japanische Sanktionsliste des „Ministry of Economy, Trade and Industry (kurz:

„METI-LISTE) zur Verfügung

o Die Allgemeine Sanktionsliste des UN-Sicherheitsrats (kurz „UNSC-Liste“)

o Die Finazsanktionsliste des HM Treasury des Vereinigten Königreichs (kurz “UKHM-

Liste“)

o Die Konsolidierte US- Personenembargoliste (kurz „ZUSCO Liste“). Diese beinhaltet

folgende Listen:

o Denied Person List

o Unverified List

o Entity List

o Nonproliferation Sanction

o AECA Debarred List

o Specially Designated Nationals List

o Foreign Sanctions Evaders List

o Sectoral Sanctions Identifications (SSI) List

o Palestinian Legislative Council (PLC) List

o The List of Foreign Financial Institutions Subject to Part 561 (the Part 561 List)

o List of Persons Identified as Blocked Solely Pursuant to Executive Order

13599 (the 13599 List)

Alle oben genannten Listen werden stündlich auf die aktuelle Version überprüft und

entsprechend von den offiziellen Seiten der jeweiligen Ämter, aktualisiert.

Diese Listen sind für die Prüfungen voreingestellt und können manuell von der Prüfung

ausgeschlossen werden.

Das Datum und die Releasenummer der verwendeten Listen wird im Compliance2 Modul in

der Leiste oben links angezeigt.


2.3 Prüfdaten

Sie haben die Möglichkeit, die Daten, die Sie gegen die Sanktionslisten prüfen möchten (im

Folgenden kurz „Prüfdaten“ genannt), ins System auf dem Server einzuspielen. Dies hat den

Vorteil, dass Ihre Daten auch beim nächsten Login nicht neu eingelesen werden müssen. Sie

können dann einfach eine früher importierte Liste auswählen und erneut gegen eventuell

geänderte Sanktionslisten prüfen lassen. Dies empfiehlt sich vor allem, wenn sich Ihre

Prüfdaten zwischen zwei von Ihnen durchgeführten Prüfläufen nicht immer ändern.

Den Import neuer und die Verwaltung vorhandener Prüfdatenlisten steuern Sie über das Menü

„Prüfdaten“

Wenn Sie Ihre Prüfdaten aus datenschutzrechtlichen Gründen nicht auf den GTC Server

übertragen möchten, haben Sie auch die Möglichkeit innerhalb einer eingeloggten Sitzung im

Portal eine Datei im lokalen Client einzulesen und zu prüfen (siehe „lokale Prüfung“). In

diesem Fall verwalten Sie keine Daten über das Menu „Prüfdaten“ und es werden keine Daten

auf den Server übertragen.

Bei der Einzelprüfung von Kontaktdaten über die Maske werden generell nie Daten an den

Server übertragen.

2.3.1 Import

2.3.1.1 Format der Importdateien

Die zu importierenden Daten im GTC-Portal müssen als CSV Datei vorliegen.

Eine CSV-Datei ist eine Textdatei, in der eine Zeile einen Datensatz repräsentiert. Die

einzelnen Felder des Datensatzes werden hierbei durch Strichpunkte getrennt. Die erste Zeile

dient dabei als Überschriftenzeile und wird nicht mit importiert. Eine solche Datei können Sie

leicht aus Excel oder direkt aus den meisten EDV Systemen exportieren.

Zum Beispiel könnte Ihre Datei für Kunden so aussehen:


Dann speichern Sie die Datei mit dem Menüpunkt „Speichern unter“ und wählen als

Zielformat „CSV (Trennzeichen getrennt)“.


2.3.1.2 Importvorgang

Zum Importvorgang gelangen Sie über das Menu Prüfdaten Import

Im anschließenden Fenster wählen sie nach Druck auf den Knopf mit drei Punkten die CSV-

Datei mit ihren Prüfdaten aus und drücken Sie auf „Übernehmen“

Im Feld „Ident-Nr.:“ können Sie eine Bezeichnung für die gerade zu importierenden Daten

vergeben, um diese später selbst wieder identifizieren zu können.

Das Importprogramm liest darunter die erste Zeile Ihrer CSV-Datei als Beschriftung für die

vorliegenden Datenfelder ein. Diese Beschriftungen sehen Sie dann unten auf der linken

Seite. Sie müssen dann dem Importmodul anhand des Auswahlfeldes neben diesen

Beschriftungen mitteilen, in welches Feld im Compliance-Modul die jeweilige Spalte Ihrer

CSV Datei importiert werden soll. Das Importprogramm weist diese direkt zu, falls die

Bezeichnung wie im unteren Beispiel exakt mit der Feldbezeichnung im GTC übereinstimmt.

Sollten Ihre Feldbezeichnungen abweichen und Sie zum Beispiel „Postleitzahl“ statt „Plz“ in

Ihrer Spaltenüberschrift haben, so wählen Sie statt „—Ihre Auswahl –“ in der Zuordnung

„Plz“.


Nach dem Einlesen Ihrer Datei bekommen Sie eine Zusammenfassung über den

Importverlauf. Der Import startet zeitnah auf dem Server. Bei großen Datenmengen kann es

ein paar Minuten dauern, bis die Daten für eine Prüfung zur Verfügung stehen.

Sollte es beim Einlesen zu Fehlern gekommen sein, weil die CSV Datei nicht korrekt

eingelesen werden konnte, sehen Sie dies in der Zusammenfassung und es wird eine Datei mit

einer ausführlichen Fehlerbeschreibung angelegt. Die Fehlerdatei befindet sich dann im

gleichen Verzeichnis wie Ihre Importdatei und hat den gleichen Namen, erweitert um (Fehler)

und dem Datum des Importversuchs.

Nach dem Import können Sie all Ihre bisher importierten Prüfdateien unter „Prüfdaten

Verwaltung“ einsehen.


Hier sehen Sie eine Liste aller importierten Daten. Sie können nicht mehr benötigte

Importdaten hier löschen.

Durch einen Doppelklick oder durch klicken auf „Prüfdatensätze“ können Sie sich die

importierten Datensätze im Detail anschauen.

3 Prüfungen

Im Compliance 2 Modul gibt es eine Maske zum Prüfen einzelner Datensätze – kurz

„Einzelprüfung“ – und die Möglichkeit eine CSV Datei zu importieren und alle Datensätze

darin prüfen zu lassen – kurz „Listenprüfung“.

Eine besondere Form der Listenprüfung ist die „lokale Prüfung“. Dabei werden keinerlei

Daten aus Ihrer CSV-Datei an das GTC System geschickt oder auf dem Server gespeichert.

Allerdings sind diese dann auch beim Verlassen der Prüfung nicht mehr im System

vorhanden, müssen also für spätere Prüfungen neu importiert werden.


Sollten die „lokale Prüfung“ gewählt werden, sollten folgende „Java-Runtime

Parameter“ eingetragen werden: Xmx256m und Xmx1024m

Hierzu bitte die Systemsteuerung aufrufen auf und auf „Java“ gehen.

Hier den Reiter „Java“ auswählen

und danach auf „Ansicht gehen:


In der folgenden Maske können Sie die „Runtime Parameter“ eintragen

3.1 Prüfungen von importierten Listen anlegen und verwalten

Über den Menüpunkt „Übersicht“ im Menü „Prüfungen“ können Sie eine Liste vergangener

Listenprüfungen anzeigen und neue Prüfungen anlegen.


Zu Beginn sind hier keine Prüfungen vorhanden. Fügen Sie durch Klick auf „Neue Prüfung“

eine neue Prüfung hinzu.

In folgender Abbildung sehen Sie eine Übersicht des Prüfungsfensters, das viele zentrale

Elemente des Compliance 2 Moduls beinhaltet.


Die hervorgehobenen Elemente von oben nach unten:

Prüfdaten auswählen

Abbrechen

Hier wählen Sie eines Ihrer vorher importierten Prüflisten

zur Prüfung aus.

Hier kann eine laufende Prüfung abgebrochen werden

(falls z.B. ein falscher Datensatz ausgewählt wurde).

Ident-Nr. Hier können Sie eine Bezeichnung angeben, um den

Prüflauf später identifizieren zu können, z.B. „Prüfung

07.10.2015“

Wahlfeld „Lokale

Prüfung“

Hier können Sie einstellen, ob als zu prüfende Liste eine

vorher importierte Liste vom Server geholt werden soll

(„Listenprüfung“) oder lokal eine CSV Datei nur für diese

Prüfung importiert werden soll, welche dann nicht an den

Server übertragen wird („Lokale Prüfung“)

Anzahl maximal

Angezeigter Ergebnisse

Match Value ab

Hier stellen Sie die Länge der Liste der stärksten

Übereinstimmungen ein, die Sie für eine manuelle Prüfung

gefiltert zurückerhalten möchten. Dieser Wert kann

zwischen 10 und 250 liegen (siehe hierzu auch Punkt 3.5)

Hier kann ein Wert vorgeben werden, um die Ergebnisse

der Prüfung einzugrenzen (siehe hierzu auch Punkt 3.5).

Sanktionslisten Sie können gegen alle vom System unterstützen

Sanktionslisten testen oder einzelne Listen auswählen

(siehe hierzu auch Abschnitt 2.2)

Greywords Unter den Greywords eingegebene Worte oder

Abkürzungen, werden in der Personenembargoprüfung

zwar berücksichtigt, führen allerdings alleine nicht zu

einem Treffer. Werden die Worte „International,

Company, ltd.“ als Greywords eingegeben, so wird der

Sanktionslisteneintrag „International ltd.“ nicht als Treffer

ausgegeben. Bei dem Sanktionslisteneintrag „Iran


International ltd.“, würden alle Worte zu einem Treffer mit

hohem angezeigten Trefferwert führen. Als Greywords

eignen sich z.B. Firmennamen, die immer wieder zu

Treffer führen, allerdings keine sanktionierten Personen

sind. Auch Titel und diverse Abkürzungen bieten sich als

Greywords an (ltd, GmbH, intl., international).

Die Trennung der erfassten Worte oder Abkürzungen

erfolgt mit einem Komma oder per Zeilenumbruch.

Blackwords Unter den Blackwords eingegebene Worte oder

Abkürzungen, werden in der Personenembargoprüfung

nicht berücksichtigt. Werden die Worte „International,

Company, ltd.“ als Blackwords eingegeben, so wird der

Sanktionslisteneintrag „International ltd.“ nicht als

Trefferausgegeben. Bei dem Sanktionlisteneintrag

„Iran International ltd.“, würde nur das Wort „Iran“ zu

einem Treffer mit niedrigem angezeigtem Trefferwert

führen. Blackwords sollten ausschließlich für

grundsätzliche Ausschlussworte verwendet werden, d.h.

Worte oder Abkürzungen, die niemals zu einem Treffer

führen sollen. Die Trennung der erfassten Worte oder

Abkürzungen erfolgt mit einem Komma oder per

Zeilenumbruch.

Wenn Sie alle Parameter Ihren Wünschen entsprechend eingestellt haben, so speichern Sie

zuerst die Einstellungen der Prüfung über den Button „Speichern“ und starten danach mit dem

Knopf „Prüfen“ die Prüfung.

Kleineren Dateien (bis zu 1000 Datensätzen) werden sofort geprüft.


Bei größeren Dateien (ab 1000 Datensätzen) wird die Prüfung im Hintergrund durchgeführt.

Während die Listenprüfung läuft, können Sie ganz normal weiter arbeiten: Eine „Einzel-

Prüfung“ durchführen, sich abmelden oder den Computer herunterfahren.

Eine zweite Listenprüfung ist während dieser Zeit nicht möglich.

Nach klicken des Button „Prüfen“ erhalten Sie folgende Hinweismeldung:

Bitte mit „OK“ bestätigen.

Sie erhalten nun die Meldung „Prüfung läuft“. Um sich das Ergebnis anzeigen zu lassen, bitte

„Aktualisieren“ drücken.

In der Listenansicht ändert sich der Status auf „15 – Prüfung läuft“. Um sich das Ergebnis

anzeigen zu lassen, bitte „Aktualisieren“ drücken.

Sollte die Listenprüfung noch nicht abgeschlossen sein, erscheint folgende Hinweismeldung:

Nach Abschluss des Prüfvorgangs sehen Sie das Prüfergebnis im rechten Fenster. Nun wird

das Prüfergebnis in der Listenansicht mit dem Status 20 (= Geprüft) angezeigt.


Die Matchings im Einzelnen sehen beispielsweise folgendermaßen aus:

Das Ergebnis listet für alle relevanten Treffer eine Beschreibung.

Als erstes sehen Sie den Trefferwert, oder „Matchvalue“. Je höher dieser ist, desto größer

stuft das Modul die Übereinstimmung mit einem Datensatz in den Sanktionslisten ein.

Darunter sehen Sie die Begriffe, die für diese Schätzung verantwortlich sind. Es handelt sich

bei den Begriffen um eine sogenannte „normierte“ Darstellung. So werden die Begriffe hier

klein und ohne Sonderzeichen dargestellt.

Danach folgt eine Darstellung Ihres gelieferten Datensatzes in der Tabelle „Ihr Datensatz“.

Zum Schluss folgt eine Darstellung des Datensatzes in der Sanktionsliste. Sollte der Eintrag in

der Sanktionsliste mehrere Namenseinträge haben, so wird der Namenseintrag mit der

höchsten Übereinstimmung rot dargestellt.

Das Gültigkeitsdatum, sofern dies auf der jeweiligen Liste angegeben wird, auf dem

Prüfergebnis mit angegeben.

z.B.

Sollte auf der Liste kein Gültigkeitsdatum vorhanden sein, wird die folgende Meldung

angegeben.

Sie können das Ergebnis auch über den Knopf „Drucken“ als PDF-Dokument ausgeben lassen

und ablegen oder in Papierform ausdrucken.


3.1.1 Prüfergebnisse freigeben/Sperren

Wenn Sie die manuelle Beurteilung der Treffer abgeschlossen haben erscheinen diese mit

dem Status 20 (= Geprüft). Um diese freizugebe, zu sperren oder teilweise zu sperren bitte auf

„Status setzen“ gehen

Hierauf erscheint folgendes Fenster:

Geben Sie hier die Prüfung entweder frei - „Freigeben“ (= Status 40 - „Geprüft:

Freigegeben“), wenn Sie die Treffer als unkritisch einstufen oder setzen Sie sie auf „Sperren“

(= Status 39 - „Geprüft: Gesperrt“), wenn Sie die komplette Liste als kritisch einstufen

wollen.

Wollen Sie nur einen oder einzelne Treffer der Liste sperren, so kann die Liste auch nur

teilweise gesperrt werden – „Teilweise sperren“ (= Status 38-„Geprüft: Teilweise gesperrt“)

Generell muss immer ein Kommentar eingetragen werden, wenn die Liste freigegeben wird

oder warum die Liste Teilweise gesperrt bzw. ganz gesperrt werden soll.

Sollte eine Prüfung abgebrochen werden erscheint diese mit dem Status „99 – Abgebrochen“.

Es wird dann auch kein Prüfergebnis verschickt und auf dem Ausdruck wird angezeigt, daß

die Prüfung abgebrochen wurde. Die jeweiligen Prüfergebnisse, inklusive des Gesetzten

Status, lässt sich unter „Prüfungen – Übersicht“ einsehen.


3.2 Verhalten bei möglichen / tatsächlichen Treffern

Wenn Sie der Meinung sind, einen möglichen Treffer in Ihrem Prüfergebnis gefunden zu

haben, so können Sie sich das weitere Vorgehen unter „Vorgehen bei Treffer“ anzeigen lassen

Daraufhin öffnet sich das folgende Fenster, in dem das weitere Vorgehen beschrieben wird.

Das weitere Vorgehen im Falle eines Treffer können Sie sich auch unter dem Menüpunkt

„Hilfe/Handbuch – Verhalten im Trefferfall“ anzeigen lassen.


3.3 Einzelne Datensätze prüfen

Zur Prüfung einzelner, manuell eingegebener Datensätze gibt es eine Eingabemaske, die Sie

über das Menü „Prüfungen → Einzelprüfung“ erreichen.

Abbildung 1 Menü Einzelprüfung

Hier können Sie analog zur Listenprüfung (siehe Kapitel 3.1 ) einzelne Datensätze in die

vorgesehenen Felder eintragen und prüfen lassen.

Ein Klick auf „Neue Prüfung“ leert alle Felder für einen neuen Datensatz, ein Klick auf

„Kopieren“ entsperrt die Felder, lässt deren Inhalte aber bestehen.

3.4 Hinterlegen von Grey- und Blackwords

Ab sofort können, durch einen im Vorfeld festgelegten User, Grey- und. Blackwords

fest hinterlegt/gespeichert werden.

Hierzu bitte unter „optionen-Globale Einstellungen“ gehen.

In dem folgenden Fenster können die entsprechenden Grey- und Blackwords

gespeichert werden, die dann standartmäßig bei jeder Prüfung hinterlegt sind.


Diese können in der Listen- bzw. in der Lokalen Prüfung manuell erweitert werden

bzw. einzelne Begriffe entfernen. Diese Änderungen werden jedoch nicht in die

„Globalen Einstellungen“ übernommen.

In der Einzelprüfung können keine Änderungen der gespeicherten Grey- bzw.

Blackwords vorgenommen werden!

3.5 Prüfergebnisse per Mail verschicken

Es besteht nun die Möglichkeit, das Prüfergebnis über den Button „Ergebnis mailen“ per

Mail zu verschicken.

Unter dem Menüpunkt „Optionen – User Einstellungen“ besteht zusätzlich die Möglichkeit,

das Senden der Prüfergebnisse zu automatisieren.

Nach dem betätigen des Button „Ergebnis mailen“ öffnet sich folgendes Fenster. Hier kann

die E-Mail Adresse des Empfängers eingetragen bzw. geändert werden.


Diese Meldung bitte mit „Senden“ bestätigen.

Daraufhin erhalten Sie eine Bestätigung, dass die Mail versendet wurde.

Unter dem Menüpunkt “Optionen – Einstellungen-Prüfergebnisse mailen“ kann festgelegt

werden welche Prüfergebnisse automatisch nach abgeschlossener Prüfung per E-Mail

verschickt werden sollen.

Als Empfänger kann nur eine E-Mail Adresse in das Feld „E-Mail:“ eingetragen werden.


Die getroffene Auswahl bitte mit „Speichern“ bestätigen.

Die Auswahl kann jederzeit über den Menüpunkt „Korrektur“ geändert bzw. über „Löschen“

vollständig aufgehoben werden.

3.6 Voreinstellen der angezeigten Treffer und des Matchvalue

Es sind kein voreingestellter Wert bei der“ Anzahl der maximal angezeigten Ergebnisse“

vorhanden. Dieser kann entweder manuell eingetragen werden (der Wert kann zwischen 10

und 250 liegen),

oder er wird unter „Optionen – Einstellungen- Compliance Einstellungen“ fest hinterlegt.

Dann wird der Wert, der bei der Anzahl der maximalen Ergebnisse bzw. bei „Match Value

ab“, eingetragen ist automatisch bei jeder neuen Prüfung übernommen.


3.7 Voreinstellung der zu prüfenden Listen

Die zu prüfenden Listen können fest hinterlegt werde. Standartmäßig ist die DPLEU und die

ZUSCO Liste für die Prüfung hinterlegt.

Hierfür gibt es zwei Möglichkeiten die Listen für die Prüfung fest zu hinterlegen:

1. Einstellungen unter den Globalen-Einstellungen (wenn diese Funktion bei Ihnen

freigeschalten ist)

Hierzu bitte unter „Optionen – Globale-Einstellungen“ gehen

Hier können Sie die Listen, die geprüft werden sollen, fest hinterlegen. Diese sind dann bei

jeder neuen Prüfung fest hinterlegt.


2. Einstellungen unter „Compliance Einstellungen“

Hierzu bitte unter „Optionen-Einstellungen – Compliance Einstellungen“ gehen.

Hier können Sie die Listen, die geprüft werden sollen, fest hinterlegen:

BITTE BEACHTEN:

Die unter den „Globalen Einstellungen“ ausgewählten Listen zur Prüfung haben Vorrang vor

den Einstellungen in den „Compliance Einstellungen“!

ACHTUNG: Nicht jeder User hat Zugriff auf die Globalen Einstellungen.

3.8 Abbrechen einer Laufenden Prüfung

Laufende Prüfungen können über den Button „Abbrechen“ gestoppt/ abgebrochen

werden. Diese werden in der Übersicht mit dem Status „99 – Abgebrochen“ angezeigt.


Das Prüfergebnis wird bis zu dem Zeitpunkt des Abbruchs angezeigt. Sollte dieses

Prüfergebnis gedruckt werden, so wird diese auf dem Ausdruck gekennzeichnet.

Dieses Prüfergebnis wird auch nicht automatisch per Mail verschickt (falls diese

Funktion aktiviert ist).


4 Optionen

4.1 Firmenprofil

Unter dem Menüpunkt „Optionen – Firmenprofil -“ können Sie unter Korrektur Ihr

Firmenprofil, welches bei der ersten Anmeldung auszufüllen ist, jederzeit bearbeiten, falls

sich hier Änderungen ergeben.

4.2 Einstellungen

4.2.1 SMTP-Einstellungen

Sollten die E-Mails mit den Anforderungen bzw. Mahnungen bei Ihren Lieferanten als Spam

behandelt werden, so besteht die Möglichkeit unter dem Menüpunkt „Optionen“ –„


Einstellungen-SMTP-Einstellungen“ -, die SMTP- Einstellungen vorzunehmen, um zu

verhindern das die E-Mails als Spam behandelt werden.

Wenn Sie hier keine Einstellungen vornehmen, werden die E-Mails weiterhin über das

GTC-Portal verschickt.

Wenn der Hacken bei „Emails vom eigenen Email-Server verschicken“ gesetzt wird, werden

die Mails über den eigenen Email-Server verschickt.

Hierzu sind die Felder „SMTP-Server-Name oder IP-Adresse“, „SMTP-Benutzername“ und

„SMTP-Passwort“ zwingend auszufüllen. In dem Feld “Gesicherte SMTP-Übertragung“ ist

auszuwählen, ob die Übertragung gesichert erfolgen soll. Hierfür stehen die Protokolle TLS

(Transport Layer Security) und SSL (Secure Sockets Layer) zur Verfügung. Aus

Datenschutzgründen wird empfohlen, eine gesicherte Übertragung zu verwenden.

Die Einstellungen können jederzeit über „Korrektur“ geändert bzw. über den Button

„Löschen“ gelöscht werden. Über den Button „Testen“ haben Sie die Möglichkeit Ihre

Einstellungen zu testen, um die Richtigkeit der Einstellungen zu überprüfen.

Hinweis:

Für die gewünschte Übertragungsart wird automatisch der Standard-Port gesetzt (z.B. 465 bei

SSL). Sollte Ihr Mailserver abweichende Ports verwenden, wenden Sie sich bitte an die Fa.

Zollsap.

Bitte wenden Sie sich an Ihre IT-Abteilung um die jeweiligen Einstellungen zu erfahren.


4.2.2 Passwort ändern

Unter dem Menüpunkt „Optionen“ – „Passwort ändern“ besteht die Möglichkeit das aktuelle

Passwort zu ändern.

Hier bitte zuerst das aktuelle Passwort eingeben, danach das neue Passwort eingeben und mit

„Ändern“ bestätigen.

Hierauf erhalten Sie die Bestätigung, daß das Passwort geändert wurde.

5 „Passwort vergessen“ Funktion

Auf der Startseite kann das Passwort erneut angefordert werden. Hierzu bitte auf den Button

„Passwort vergessen?“ gehen.

Bitte in dem folgendem Fenster Ihre E-Mail Adresse und Ihren Benutzernamen eintragen, den

Bestätigungscode (hier 3311) eingeben und auf „Anfordern“ gehen. Das Passwort wird Ihnen

dann von uns per Mail zugeschickt.


6 Fehlerbehandlung

6.1 Allgemeine Fehlerbehandlung

Wenn es zu einem Programmfehler kommen sollte, gibt das Programm normalerweise eine

Fehlermeldung aus. Gleichzeitig wird eine Fehlerbeschreibung in die Zwischenablage des

Systems kopiert. Wenn Sie technische Unterstützung anfordern möchten, so schreiben Sie

eine Mail an [email protected] und fügen die Fehlerbeschreibung mit Strg+V in den Mailtext

ein.

Bitte beachten:

Meist ist das Problem behoben, wenn der JAVA Cache gelöscht wird (siehe

Punkt 6.2.3) und der Browser Verlauf gelöscht wird (Strg+Umschalt+Entf)

mailto:[email protected]


6.2 Bekannte Fehler

6.2.1 Rotes Kreuz statt der Loginmaske

Wenn Sie nur ein rotes Kreutz statt der Loginmaske sehen, so haben Sie

kein Java installiert

eine unzureichende Java Version. Benötigt wird mindestens Version 8

Ihr Browser ist so eingestellt, dass sie keine signierten Applets laden können.

In den ersten beiden Fällen gehen Sie nach http://www.java.com und folgen Sie den dort

Anweisungen zu einer Installation.

Im dritten Fall wenden Sie sich bitte an Ihre IT-Abteilung.

6.2.2 Meldung „keine Verbindung zum Server“

Wenn wiederholt die Meldung „keine Verbindung zum Server“ kommt,

so hat dies einen der folgenden Gründe:

der Zollcon Server wird gerade gewartet

Sie sind nicht mit dem Internet verbunden

Sie sind mit dem Internet verbunden, doch Ihre lokale Soft- oder Hardware-Firewall

lässt die Verbindung zum Zollcon-Server nicht zu. Wenn Sie in einer Firma einen

Proxy verwenden, so muss dieser so konfiguriert sein, dass er signierte Applets nach

draußen kommunizieren lässt.

Wenn das Programm bei größeren Datenverarbeitungen oder beim Drucken abstürzt

so liegt dies – falls Sie sehr viele Daten exportieren wollen oder sehr viele, sehr große

Lieferantenerklärungen ausdrucken wollen – am physikalischen Speicher, den Sie an Ihrem

Rechner für das Ausführen von Java-Programmen reserviert haben. Bitte wie folgt vorgehen:

6.2.3 Physikalischen Speicher erhöhen:

Der erste Schritt um den für GTC zu Verfügung stehenden JAVA Speicher zu ändern ist der

Aufruf der JAVA Konsole (Unter Windows kann diese über die Systemsteuerung - Java Plug-

In aufgerufen werden.)

http://www.java.com/


Dann klicken Sie bitte das Register "Java" an, danach "View" oder "Ansicht“ im Abschnitt

"Java Applet Runtime Settings". Danach geben Sie bitte in den Abschnitt JAVA Runtime

Parameters in der Zeile ihrer verwendeten Java Version 1.7.x folgendes ein:

-Xms128m –Xmx1024m (d.h. bis zu 1024 Megabytes werden vom JAVA Speicher für GTC

zur Verfügung gestellt)

Je nachdem, wie viele Daten Sie haben und wieviel Speicher der Rechner hat, an dem Sie

arbeiten, sollten sie hier einen Wert verwenden zwischen Xmx256m und Xmx1024m. und

Xmx256m und Xmx2048m.


6.2.4 Löschen des JAVA Cache:

Hierzu bitte in der Systemsteuerung die „JAVA“ Konsole öffnen:

Hierauf erscheint folgendes Fenster:

Hier bitte auf Einstellungen gehen und im nächsten Fenster unter „Dateien löschen“ den Java

Cache löschen.


Bitte auch den Hacken bei „Temporäre Dateien auf Rechner behalten“ entfernen, falls dieser

gesetzt ist.

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