Handbuch für Bedarfsplanung im Hochbau Handbuch für Bedarfsplanung V04... · 2014-12-09 ·...

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Handbuch für Bedarfsplanung Version 04

Handbuch für Bedarfsplanung im Hochbau

1. Grundlagen

2. Bearbeitung 3. Bedarfsplan 4. Hilfsmittel

Version 04 26.03.2014


ABI-Hochbau G:\Hochbau\311 Projektierung\3110 Allgemeines\Qualitätsmanagement\1. QM-Dokumentation (ISO)\6 Projektmanagement\6-3 Handbuch für Bedarfsplanung V04.docx Handbuch für Bedarfsplanung_V04 � dru.: 01.04.2014 Seite 2 / 20

Inhaltsverzeichnis

1. Grundlagen 3

1.1 Allgemeines 3 1.1.1 Ziel und Zweck 1.1.2 Bearbeitung und Inhalt 1.1.3 Hilfsmittel und Vorgaben

1.2 Organisation 5 1.2.1 Aufbauorganisation 1.2.2 Ablauforganisation

1.3 Anlass 8 1.3.1 Problemstellung 1.3.2 Grundlagen 1.3.3 Anlassdefinition

2. Bearbeitung 9 2.1 Betrieb 9

2.1.1 Organigramm 2.1.2 Stellenplan 2.1.3 Prozess (Aufgabe) 2.1.4 Produkt (Ergebnis)

2.2 Anlage 11 2.2.1 Raumprogramm 2.2.2 Funktionsprogramme 2.2.3 Qualitätsbeschreibung 2.2.4 Kostenrahmen 2.2.5 Terminrahmen

2.3 Bewirtschaftung 17 2.3.1 Kaufmännische Bewirtschaftung 2.3.2 Technische Bewirtschaftung 2.3.3 Infrastrukturelle Bewirtschaftung

3. Bedarfsplan 18

Zusammenfassung 1 Betrieb 2 Anlage 3 Bewirtschaftung 4 Anhang

4. Hilfsmittel 19 4.1 Hilfsmittel zu Betrieb 4.2 Hilfsmittel zu Anlage 4.3 Hilfsmittel zu Bewirtschaftung 4.4 Vorgaben



1. Grundlagen

Die Grundlage für Projektmanagement im Hochbau bildet die Zertifizierung für Qualitätssicherung nach ISO 9001:2000 im damaligen Hochbauamt (neu: Amt für Bau und Infrastruktur), die folgende Teile enthält:

Reglement für Projektmanagement Das Reglement beschreibt die Aufbau- und Ablauforganisation bei Bauprojekten und enthält Pflichtenhefte für die Projektbeteiligten in der Entscheidungs- und Planungsebene.

Handbuch für Bedarfsplanung Das Handbuch für Bedarfsplanung beschreibt die Vorgehensweise bei der Erstellung eines Bedarfsplanes unter Berücksichtigung von Betrieb, Anlage und Bewirtschaftung.

Handbuch für Projektmanagement Das Handbuch für Projektmanagement beschreibt die Vorgehensweise bei der Abwicklung von Bauprojekten. Die Leistungen sind nach Prozessen mit Qualitätssicherung ISO Norm 9001:2000 aufgebaut. Diese 3 Teile für das Projektmanagement im Hochbau sind untereinander verknüpft und basieren auf derselben Grundlage der Aufbau- und Ablauforganisation. Die Aufbauorganisation ist für die interne und externe Organisation sowie die Projektorganisation gegliedert. Die Ablauforganisation richtet sich nach den Phasen des SIA- Leistungsmodells. Im vorliegenden Handbuch für Bedarfsplanung wird auf Grundlage der Aufbauorganisation und den entsprechenden Phasen der Ablauforganisation die Ausarbeitung eines Bedarfsplanes für Bauprojekte in 4 Bearbeitungsschritten dargestellt.

1.1 Allgemeines

1.1.1 Ziel und Zweck

Mit dem Bedarfsplan werden die Vorgaben für den Entscheid und die Unterlagen für die Durchführung von Anpassungs- und/oder Baumassnahmen festgelegt. Mit dem Bedarfsplan kann der Entscheidungsträger die Notwendigkeit von Baumassnahmen erkennen und deren Durchführung veranlassen. Im Bedarfsplan sind Angaben zum Umfang der baulichen Massnahmen sowie zu Kosten, Terminen und Bewirtschaftung enthalten. Auf Basis des Bedarfsplans kann die weitere Planung und Realisierung der vom Auftraggeber frei-gegebenen Massnahmen durchgeführt werden. Der Bedarfsplan umfasst die ersten zwei Phasen �Problemstellung� und �Bedürfnisformulierung� nach dem SIA- Leistungsmodell, in dem alle Phasen einer Projektabwicklung, vom Projektstart bis zur Bewirtschaftung, aufgezählt sind. Die Problemstellung wird im Bedarfsplan unter dem Abschnitt �1.3 Anlass� definiert, die Be-dürfnisformulierung wird in den Abschnitten �2.1 Betrieb�, �2.2 Anlage� und �2.3 Bewirtschaftung� beschrieben.

1.1.2 Bearbeitung und Inhalt

Der Bedarfsplan wird nach den in Kapitel 2 �Bearbeitung� aufgezeigten Inhalten in 4 Bearbeitungsschritten ausgearbeitet. Die einzelnen Schritte sind aufeinander abgestimmt und müssen nacheinander bearbeitet werden. Die ausgearbeiteten Ergebnisse werden im Bedarfsplan eingeordnet. Die Bezeichnungen in Kapitel 2 �Bearbeitung� und in Kapitel 3 �Bedarfsplan� sind identisch. Damit wird eine einfache Zuordnung der Bearbeitungen in den Bedarfsplan sichergestellt. Die schrittweise Bearbeitung erfolgt nach folgenden Abschnitten:



1.3 Anlass

Unter diesem Abschnitt wird die Problemstellung festgehalten. Hier sollen die Probleme in Betrieb, Anlage oder Bewirtschaftung aufgezeigt werden, die Anlass für die Auslösung eines Bauprojektes sein könnten. Alle vorhandenen Grundlagen für die Problemdarstellung sind anzuführen. Problemstellung und Grundlagen werden in der Anlassdefinition zu einer Gesamtaussage zusammengeführt. Die Bearbeitung des Anlasses erfolgt durch das Nutzeramt.

2.1 Betrieb

Unter diesem Abschnitt erfolgt die Beschreibung des Betriebes im betroffenen Nutzeramt. Organisation, Stellenplan sowie Prozess und Produkt sind für den Ist-Zustand und für eine eventuell vorgesehene Soll-Vorgabe zu definieren. Für die Bearbeitung stehen Hilfsmittel zur Verfügung. Die Unterlagen sind vom Nutzeramt auszuarbeiten.

2.2 Anlage In diesem Abschnitt wird das auf Grundlage der Betriebsdaten ausgearbeitete Raumprogramm mit den dazu gehörenden Funktionsprogrammen aufgezeigt. Qualitätsbeschreibungen, Kostenrahmen und Terminrahmen für die Anlage ergänzen die Informationen zur Anlage. Für die Bearbeitung stehen Hilfsmittel zur Verfügung. Die Unterlagen werden vom Amt für Bau und Infrastruktur (Abteilung Hochbau) in Zusammenarbeit mit dem Nutzeramt ausgearbeitet.

2.3 Bewirtschaftung In diesem Abschnitt wird auf Basis des Raumprogramms und der Funktionsprogramme die Bewirtschaftung der Anlage aufgezeigt. Die Bewirtschaftung wird nach kaufmännischen, technischen und infrastrukturellen Gesichtspunkten ausgearbeitet. Für die Bearbeitung stehen Hilfsmittel zur Verfügung. Die Unterlagen werden vom Amt für Bau und Infrastruktur (Abteilung Hochbau) in Zusammenarbeit mit dem Nutzeramt ausgearbeitet.

1.1.3 Hilfsmittel und Vorgaben Für die Bearbeitung des Bedarfsplanes sind vorhandene und verbindliche Vorlagen, wie Gesetze, Verordnungen, Richtlinien usw. zu beachten. Als Unterstützung für die Bearbeitungen stehen diverse Hilfsmittel (z.B. als Word- und Excel-Datei) zur Verfügung. Diese können direkt bearbeitet und in eine Word-Vorlage für den Bedarfsplan eingesetzt werden.

Vorgaben Vorgaben für die Bedarfsplanung sind Gesetze, Verordnungen, Richtlinien, Normen und interne Vorgaben des jeweiligen Nutzeramtes.

Hilfsmittel Die Hilfsmittel sind für die einzelnen Abschnitte vorgesehen und werden in Form von Checklisten und Formularen zur Verfügung gestellt. Die Hilfsmittel für die Bearbeitung der Kapitel 2.1 Betrieb, 2.2 Anlage und 2.3 Bewirtschaftung sind in Kapitel 4. �Hilfsmittel� (z.B. als Word- und Excel-Dateien) vorhanden. Eine Vorlage für die Erstellung des Bedarfsplanes wird als Word-Datei zur Verfügung gestellt.



1.2 Organisation

Die Projektorganisation wird in Form der Aufbauorganisation und der Ablauforganisation dargestellt und ist im Reglement für Projektmanagement enthalten. Die Aufbauorganisation ist in die interne und externe Organisation sowie die Projektorganisation gegliedert. Die Ablauforganisation richtet sich nach den Phasen des SIA- Leistungsmodells. Aufbau- und Ablauforganisation werden in einem Projekt miteinander verknüpft.

1.2.1 Aufbauorganisation

Für die Bedarfsplanung wird die Aufbauorganisation aus dem Reglement für Projektmanagement übernommen und in jenen Teilen der internen Organisation angewendet, die für das jeweilige Projekt relevant sind.

Ressort Bau

Ressort Nutzer

Berater

O r g a n i s a t i o n f o r m e n

Externe Organisation

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EXExperten

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Qualitätssicherung

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Lieferanten

Interne Organisation Projektorganisation

(Grundsatzentscheide)

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Ressort

Projektkommissions-

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gruppe

Stabsstelle Finanzen Amt für Bau NutzeramtSTF ABI NUA

und Infrastruktur oder öffent l.recht l.Inst itut ion

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Nutzervertreter PLG Architekt

Projektleitungs-

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Projektmanager Fachentscheid Projekt TP

( PL+PC ) Terminplaner

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Projektplanungs- FP

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BL

BLG

Bauleitungs-

Bauleiter

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Fachexperten

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Fachentscheid Planung

Regierung

Fachentscheid Ausführung

Strategische Entscheide

KP

KostenplanerPM

ABINUAEX

Aufbauorganisation in �Reglement für Projektmanagement�



Die Aufbauorganisation stellt in einer Matrix die Organisationsebenen und die Organisationsformen gegenüber. Für die Bedarfsplanung ist die Entscheidungsebene der internen Organisation von Bedeutung. Bei grösseren Projekten können die Organisationsebenen und die Organisationsformen nach Bedarf erweitert werden. Organisationstechniken und dazu gehörende Hilfsmittel sind im Handbuch für Projektmanagement aufgeführt.

1.2.2 Ablauforganisation

R00.01 R00.02 R00.03

Anlass Freigabe Genehmigung

Problemstellung Anlass AnlassGrundlagen

Anlassdef inition Information Nutzerressort

R11.01

Betrieb

Organigramm R11.02 R11.03

StellenplanProzess/Ablauf event. event.Produkt/Ergebnis Freigabe Genehmigung

NutzerressortR11.04

Anlage

Raum, Funktion

Kosten,TermineQualität

R11.05

Bew irtschaftung

Kaufm. FMTechnisches FMInfrastrukt. FM

R11.06 R11.07 R11.08 R11.09

Genehmigung

Bedarfsplan Bedarfsplan

Bauw esen / Nutzer

R21.01

Projektgrundlage

OrganisationVisualisierung Spezielle Abwicklung durch

Kosten APO und ABI

Termine bei M iete / Renovat ion

Administration und Anpassung

2 V

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iton Abw icklung bei investiven Baumassnahmen

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Bedarfsplan Freigabe

event. BeschlussBetrieb / Anlage / Bew irtschaftung

Projektkommission Ressort Regierung LandtagPKG RES REG LTG

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Nutzeramt, Institution Bau u. Infrastruktur

Ablauforganisation für Bedarfsplanung in �Reglement für Projektmanagement�



Für die Bedarfsplanung sind nur die ersten zwei Phasen der Ablauforganisation von Bedeutung. In diesen beiden Phasen nach dem SIA- Leistungsmodell wird der Anlass, der zu einem Projekt führt unter �00 Problemstellung� definiert. Die Vorgaben für die Umsetzung eines Projektes werden unter �11 Bedürfnisformulierung� festgelegt. Die Bearbeitung des Bedarfsplanes erfolgt in 4 Bearbeitungsschritten, die nacheinander ausgeführt werden müssen. Das schrittweise Vorgehen stellt sicher, dass die erforderlichen Informationen und Daten für den jeweils nächsten Bearbeitungsschritt vollständig vorhanden sind.

Bedarfsplan

1. Bearbeitungsschritt

1.3 Anlass


2.1 Betrieb

3 Bewirtschaftung

2 Anlage

1 Betrieb


2.2 Anlage


2.3 Bewirtschaftung

Die 4 Bearbeitungsschritte für die Bearbeitung des Bedarfsplans

1. Bearbeitungsschritt: 1.3 Anlass Der Start zu einem Anlass wird durch das Nutzeramt oder eine Institution ausgelöst. Dieser Start kann durch interne Probleme oder durch externe Vorgaben erfolgen. Probleme im Sinne eines Anlasses können im betrieblichen Ablauf, bei baulichen Anlageteilen oder bei der Bewirtschaftung des Objektes auftreten. Grundsätzlich werden jene Probleme aufgezeigt und erfasst, die in irgend einer Art und Weise bauliche Aktivitäten (Neubau, Umbau, Sanierung) nach sich ziehen könnten. Die durch das Nutzeramt ermittelten Problemstellungen mit den dazugehörenden Unterlagen werden in der Anlassdefinition zusammenfassend beschrieben und entsprechende Aussagen zum Ist-Zustand und bei Anlass auch zu einer Soll-Vorgabe vorgenommen. Die Unterlagen werden vom Nutzeramt ausgearbeitet.

2. Bearbeitungsschritt: 2.1 Betrieb Zur Bearbeitung des Raumprogramms und für die Festlegung von Funktionsprogrammen ist die Beschreibung des Betriebes im Nutzeramt erforderlich. Für das Raumprogramm werden das Organigramm und der Stellenplan benötigt. Zur Darstellung der Funktionsprogramme werden die Beschreibung von Prozessen (Abläufe) und Produkten (Ergebnisse), die im Nutzeramt anfallen, benötigt. Organigramm, Stellenplan, Prozesse und Produkte sind für den Ist-Zustand und für einen vorgesehenen Soll-Zustand vorzulegen. Die Unterlagen werden vom Nutzeramt ausgearbeitet. Für die Bearbeitung werden Hilfsmittel zur Verfügung gestellt. Bei Bedarf werden die Betriebskosten durch das Nutzeramt ermittelt.

3. Bearbeitungsschritt: 2.2 Anlage Das Raumprogramm und die Funktionsprogramme (z.B. für Logistik, Sicherheit, Arbeitsablauf, Belegung usw.) werden auf Basis der betrieblichen Angaben beschrieben und ausgearbeitet. Die Qualitätsbeschreibung erfolgt bei Umbaumassnahmen am Bestandsobjekt, bei Neubauten durch Vorgabe von Qualitätsstandards. Die Berechnung von Kosten- und Terminrahmen wird auf Grundlage des Raumprogramms und der Qualitätsbeschreibung vorgenommen. Die Unterlagen werden vom Amt für Bau und Infrastruktur (Abteilung Hochbau) in Zusammenarbeit mit dem Nutzeramt ausgearbeitet. Für die Bearbeitung stehen Hilfsmittel zur Verfügung.



4. Bearbeitungsschritt: 2.3 Bewirtschaftung Auf Basis des Raumprogramms, der Funktionsprogramme und der Qualitätsbeschreibung kann die Bewirtschaftung der Anlage als Zielvorgabe oder verbindliche Vorgabe festgelegt werden. Die Bewirtschaftung wird nach kaufmännischen, technischen und infrastrukturellen Gesichtspunkten ausgearbeitet. Die Unterlagen werden vom Amt für Bau und Infrastruktur (Abteilung Hochbau) in Zusam-menarbeit mit dem Nutzeramt ausgearbeitet. Für die Bearbeitung stehen Hilfsmittel zur Verfügung.

1.3 Anlass

Die Definition des Anlasses ist der 1. Schritt in der Ablauforganisation. Er wird vom Nutzeramt ausgearbeitet und beinhaltet die Problem-stellung, die Grundlagen und die Anlassdefinition. Das Nutzeramt informiert das Amt für Bau und Infrastruktur über die Durchführung und lässt sich den Anlass vom Nutzerressort freigeben sowie von der Regierung genehmigen.

1.3.1 Problemstellung

Mit der Problemstellung werden diejenigen Probleme aufgezeigt, die Anlass zu Änderungswünschen von vorhandenen Nutzungsstandards oder baulichen Gegebenheiten geben. Die Beschreibung und Darstellung der Probleme darf keine Lösungsvorschläge enthalten, sondern muss ausschliesslich das Problem selbst und seine Ursachen beschreiben. Die Form der Darstellung von Problemen ist frei wählbar. Hinweis: Es ist darauf zu achten, dass ausschliesslich die Probleme bei vorhandenen Situationen

beschrieben werden. Die Analyse von Problemen und die Bearbeitung von Problemlösungen werden in den weiteren Bearbeitungsschritten vorgenommen.

1.3.2 Grundlagen

Die Grundlagen umfassen alle Dokumente, die für die Darstellung der Problemstellung und für die Festlegung der Anlassdefinition beigezogen wurden. Es sind dies Dokumente aus dem Betrieb und von Objekten in Form von Gesetzen, Verordnungen, Schreiben, Plänen, Fotos, Berechnungen, usw. Die Grundlagen müssen jeweils mit mindestens folgenden Daten versehen sein: - Bezeichnung des Dokuments - Herkunft des Dokuments - Datum der Erstellung des Dokuments

1.3.3 Anlassdefinition

Die Anlassdefinition beschreibt zusammengefasst die Problemstellung mit deren Ursachen und enthält die dazugehörenden Grundlagen. Die Anlassdefinition dient dem Entscheidungsträger als Grundlage, um über das weitere Vorgehen bei der Problemlösung entscheiden zu können. Er sollte soweit Kenntnis von den Problemen haben, um über die Freigabe zum nächsten Schritt in der Bedarfsplanung (2.2 Betrieb) entscheiden zu können.

R00.01 R00.02 R00.03

Anlass Freigabe Genehmigung

Problemstellung Anlass AnlassGrundlagen

Anlassdefinition Information Nutzerressort

R11.01

Betrieb


StellenplanProzess/Ablauf event. event.Produkt/Ergebnis Freigabe Genehmigung

Nutzerressort

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Projektkommission Ressort Regierung LandtagPKG RES REG LTG

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Nutzeramt, Institution Bau u. Infrastuktur



2. Bearbeitung

2.1 Betrieb Die Definition des Betriebes ist der 2. Schritt in der Ablauforganisation. Er wird vom Nutzeramt ausge-arbeitet und beinhaltet das Organigramm, den Stellenplan, die Prozesse (Ablauf) und die Produkte (Ergebnisse) des Betriebes für den Ist-Zustand und die Soll-Vorgabe.

Das Nutzeramt lässt sich die Daten des Betriebes vom Nutzerressort nach Bedarf freigeben und von der Regierung genehmigen.

2.1.1 Organigramm

Das Organigramm stellt die Aufbauorganisation in einem Betrieb dar und zeigt die Zusammenhänge zwischen den betrieblichen Organisationseinheiten und den Mitarbeitern auf. Das Organigramm wird für die Bearbeitung des Raumprogramms benötigt und sollte alle Bereiche des Betriebes (Amt, Abteilung, Stelle, Mitarbeiter) enthalten und deren Zusammenhänge aufzeigen. Eine Verknüpfung des Organigramms mit dem Stellenplan ist bei jedem Mitarbeiter über die Personalnummer herzustellen. Hinweis: Das Organigramm ist für den Ist-Zustand und für die Soll-Vorgabe zu erstellen.

Hilfsmittel: 4.1.1 Formular für Organigramm 2.1.2 Stellenplan

Der Stellenplan gibt Auskunft über die im Betrieb tätigen Personen. Folgende Detailauskünfte zum Personal sind mindestens erforderlich: - Personalnummer - Nach- und Vorname - Haupttätigkeiten - Beschäftigungsrad - Funktionstyp - Zuordnung in Organigramm

Funktionstyp

Für die Bestimmung des Funktionstyps bei Verwaltungsaufgaben sind die Vorgaben in der folgenden Tabelle anzuwenden. Der Funktionstyp für die Standardnutzung muss jedem Mitarbeiter eindeutig zugeordnet werden. Für Nutzungen, die nicht vorwiegend einer Büronutzung entsprechen, gelten diese Vorgaben als Empfehlung. Eventuelle Zusatznutzungen sind für jeden Mitarbeiter speziell aufzuführen und zu begründen.

Funktionstyp Nr. Beschreibung

Standardnutzungen

A Mitarbeitende mit umfangreichen Repräsentations- und Leitungsaufgaben (z.B. Amtsleiter, Richter)

B Mitarbeitende mit umfangreichen Leitungsaufgaben (z.B. Abteilungsleiter, Projektleiter) C Mitarbeitende mit Mischtätigkeit (Leitungsaufgaben, Akten- und Bildschirmarbeit,

Besprechungen, Besucherverkehr etc.)

R00.03

Genehmigung

Anlass

R11.01

Betrieb


StellenplanProzess/Ablauf event. event.

Produkt/Ergebnis Freigabe Genehmigung

NutzerressortR11.04

Anlage

Raum, Funktion


Str

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Projektkommission Ressort

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Nutzeramt, Institution Bau u. Infrastruktur Regierung LandtagPKG RES REG LTG



D Mitarbeitende mit überwiegend wiederholender Tätigkeit (z.B. am Bildschirmarbeitsplatz)

bzw. Beschäftigungsgrad zwischen 50 und 70 %

E + + + +

Auszubildende und Mitarbeitende mit Beschäftigungsgrad oder Arbeitszeitanteil am Arbeitplatz unter 50 %. Zusatznutzungen Schalter für externe Besucher Archivablage in Arbeitsraum Besprechungstisch in Arbeitsraum Sonderaufgaben in Arbeitsraum (planen, werken, ausstellen, empfangen,.......)

Hinweis: Der Stellenplan ist für den Ist-Zustand und für die Soll-Vorgabe zu erstellen.

Betriebskosten (z.B. Personalkosten) sind durch das Nutzeramt zu ermitteln. Hilfsmittel: 4.1.2 Formular für Stellenplan

2.1.3 Prozess (Aufgabe)

Mit einem oder mehreren Prozessen (Aufgabe) werden die wichtigsten Tätigkeiten im Betrieb (Produktion, Dienstleistung) beschrieben. Diese Beschreibungen der Prozesse dienen als Vorlagen zur Erstellung von Funktionsprogrammen für den betrieblichen Ablauf. Grundsätzlich umfasst ein Prozess zu einer Tätigkeit den Vorgang vom Prozessstart (z.B. Auftrag zur Erstellung eines Dokumentes) über die Prozessdurchführung (Erstellen eines Dokumentes) bis zum Prozessergebnis (Übergabe des erstellten Dokumentes).

1. Prozessschritt: Auftrag was soll erstellt, produziert werden? 2. Prozessschritt: Durchführung wie erfolgt die Erstellung, Produktion? 3. Prozessschritt: Ergebnis was wurde erstellt, produziert?

Zusätzlich zu diesen 3 Schritten eines Prozesses können weitere Zwischenschritte für die Durchführung und das Controlling eingebaut werden. Hinweis: Die Prozesse sind für den Ist-Zustand und für die Soll-Vorgabe zu erstellen. Hilfsmittel: 4.1.3 Formular für Prozess (Aufgabe)

2.1.4 Produkt (Ergebnis)

Mit den Produkten werden die wichtigsten Ergebnisse (Produktion, Dienstleistung) des Betriebes in einer Liste zusammengefasst dargestellt. Die Aufzählung der Produkte sollte nach Möglichkeit vollständig sein und die Beschreibung der Ergebnisse (z.B. Leistungsergebnisse von Dienstleistungen) des Betriebes darstellen. Sollten für bestimmte Produkte die dazugehörenden Prozesse abgebildet werden, ist eine Verbindung zu diesen herzustellen. Hinweis: Die Produkte sind für den Ist-Zustand und für die Soll-Vorgabe anzuführen.

Hilfsmittel: 4.1.4 Formular für Produkt (Ergebnis)



2.2 Anlage

Die Definition der Anlage ist der 3. Schritt in der Ablauforganisation. Er wird vom Amt für Bau und Infrastruktur (Abteilung Hochbau) in Abstimmung mit dem Nutzeramt ausgearbeitet und beinhaltet das Raum- und Nutzungs-programm, den Kosten- und Terminrahmen und die Qualitäts-beschreibung für den Ist-Zustand und für die Soll-Vorgabe. Als Anlage wird ein Objekt mit seiner Umgebung bezeichnet. Ein Objekt umfasst sämtliche Bauteile nach der Elementkostengliederung (EKG) oder Arbeitsgattungen der Baukostengliederung (BKP) der Schweizerischen Zentralstelle für Baurationalisierung.

Anlagegliederung

Generell wird eine Anlage in die Anlageteile Objekte und Umgebung gegliedert. Die weitere Gliederung des Objektes wird dem jeweiligen Bedarf entsprechend vorgenommen. In diesem Zusammenhang ist auf die Gliederung des Amtes für Bau und Infrastruktur (Merkblatt Raumnummerierung) Bezug zu nehmen. Ebenen der Anlagegliederung: 1. Ebene Anlage 2. Ebene Objekt A, B,..., Umgebung 3. Ebene Geschoss 4. Ebene Raum

1 . E b e n e 2 . E b e n e 3 . E b e n e 4 . E b e n e

A n la g e

O b je k t A

G e s c h o s s

R a u m

O b je k t B

U m g e b u n g

Schema für die Anlagegliederung

R11.02 R11.03

Betrieb Betrieb

Freigabe Genehmigung

NutzerressortR11.04

Anlage

Raum, Funktion


R11.05

Bew irtschaftung


Str

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Projektkommission Ressort

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Nutzeramt, Institution Bau u. Infrastruktur Regierung LandtagPKG RES REG LTG



2.2.1 Raumprogramm

Das Raumprogramm lässt sich aus dem Organigramm und dem Stellenplan des Betriebes ableiten. Die entsprechenden Informationen werden vom Nutzeramt im 2. Bearbeitungsschritt �Betrieb� ausgearbeitet und dem Amt für Bau und Infrastruktur zur Verfügung gestellt.

+ +

+

B e

t r

i e b Prozess (Ablauf)

Produkt (Ergebnis)

Funktion

A n

l a

g e Raum

Organigramm

Stellenplan

Raumprogramm Funktionsprogramme

Schematische Darstellung: Zusammenhang von Betrieb und Anlage Aus den betrieblichen Angaben zu Organigramm und Stellenplan werden über die Flächenzuordnung und die Definition der Bürotypen die Hauptnutzflächen HNF für Arbeitsplätze festgelegt. Ergänzende Festlegungen von Flächen für Sondernutzungen und Infrastruktur ergeben die gesamte Hauptnutzfläche für das Raumprogramm. Die Ausarbeitung des Raumprogramms erfolgt durch das Amt für Bau und Infrastruktur (Abteilung Hochbau) in Zusammenarbeit mit dem Nutzeramt. Flächenzuordnungen Organigramm und Stellenplan werden vom Nutzeramt ausgearbeitet und dem Amt für Bau und Infrastruktur (Abt. Hochbau, Fachbereich Projektierung) als Vorgaben für die Flächenzuordnungen im Raumprogramm zur Verfügung gestellt. Die Umsetzung der Vorgaben in Räume erfolgt mittels standardisierten Flächenzuordnungen je Arbeitsplatz und festgelegten Kennzahlen pro Stelle und Arbeitsplatzdefinition. Die Sondernutzungen sowie die Nutzung von Infrastrukturflächen werden ergänzend zur Arbeitsplatznutzung gesondert ermittelt und bewertet. Die Erfassung der Hauptnutzflächen, Nebennutzflächen, Verkehrsflächen und Funktionsflächen erfolgt nach SIA 416 mit folgender Aufteilung: - Flächenzuordnung Arbeitsplatz (AP)

Hauptnutzflächen (HNF) nach SIA 416, die dem Arbeitsplatz direkt zugeordnet werden. - Flächenzuordnung Sondernutzung (SN)

Hauptnutzflächen (HNF) nach SIA 416, die dem Arbeitsplatz nicht direkt zugeordnet werden. - Flächenzuordnung Infrastruktur (IN)

Nebennutzflächen (NNF), Verkehrsflächen (VF), Funktionsflächen (FF) nach SIA 416.



Flächenzuordnung für Verwaltungsbauten Es werden die Vorgaben für die Büro- und Flächenzuteilung bestimmt, so dass Verwaltungsbauten wirtschaftlich genutzt werden. Für Bauten, die nicht vorwiegend der Büronutzung dienen, gelten die Vorgaben als Empfehlungen.

Steuergrösse für die Belegungsplanung Bei der Belegungsplanung ist die Hauptnutzfläche pro Arbeitsplatz (HNF/AP) die Steuergrösse. Als Richtwert werden 20m2 HNF/AP vorgegeben. Dieser Richtwert wird bei zunehmender Anzahl von Teilzeit-Mitarbeitenden wie folgt angepasst:

Teilzeitfaktor: 1,0 1,1 1,2 1,3 1,4 1,5 (Anzahl Mitarbeitende geteilt durch die Summe der Beschäftigungsgrade) HNF/AP (m2) 20 20 19,5 19 18 17

In bestehenden Gebäuden mit ungünstigen baulichen Voraussetzungen für die Flächenzuteilung kann der Richtwert bis maximal 23 m2 HNF/AP erhöht werden.

Hauptnutzfläche HNF Der Hauptnutzfläche werden Flächen gemäss SIA- Norm 416 zugeordnet, die direkt zur Verwaltungstätigkeit gehören: Büroräume, Besprechungsräume, Bibliotheken, Archive und Lagerräume, Konferenz- und Unterrichtsräume, Pausen- und Verpflegungsräume, Sport- und Freizeiträume, Warenannahme, Post, Druckerei, Spedition. Nicht zugeordnet werden Flächen, die nicht direkt zur Verwaltungstätigkeit gehören, wie z.B. Labors, Produktionsflächen, Schalterzonen, Spezialarchive, Spezialflächen usw.

Arbeitsplätze AP Bei der Festlegung der Anzahl Arbeitsplätze werden berücksichtigt: - Personal laut Stellenplan - Spezielle Planstellen - Beschäftigungsgrad der Mitarbeitenden Nicht angerechnet werden Mitarbeitende, deren Arbeitsplatz nicht der Hauptnutzfläche HNF zugeordnet wird (z.B. Hausmeister)

Bürozuteilung Die Zuteilung der Büros richtet sich nach der Funktion des Mitarbeitenden und dem bestehenden Raumangebot. Grundsätzlich besteht kein Anspruch auf ein Einzelbüro.

Flächenzuteilung Die Fläche des Arbeitsplatzes AP richtet sich nach der Funktion des Mitarbeitenden und dem Beschäftigungsgrad und/oder Arbeitszeitanteil des Mitarbeitenden am Arbeitsplatz.



Funktionstyp

Der Funktionstyp für den einzelnen Mitarbeiter wird vom Nutzeramt festgelegt. Die Verknüpfung zum Organigramm erfolgt dabei über die Personalnummer, die im Stellenplan aufgeführt ist.

Funktionstyp Nr. Beschreibung

Fläche pro Arbeitsplatz

A

Standardnutzungen Mitarbeitende mit umfangreichen Repräsentations- und Leitungsaufgaben (z.B. Amtsleiter, Richter)

24 m2

B Mitarbeitende mit umfangreichen Leitungsaufgaben (z.B. Abteilungsleiter, Projektleiter)

18 m2

C Mitarbeitende mit Mischtätigkeit (Leitungsaufgaben, Akten- und Bildschirmarbeit, Besprechungen, Besucherverkehr etc.)

12 m2

D Mitarbeitende mit überwiegend wiederholender Tätigkeit (z.B. am Bildschirmarbeitsplatz) bzw. Beschäftigungsgrad zwischen 50 und 70 %

9 m2

E Auszubildende und Mitarbeitende mit Beschäftigungsgrad oder Arbeitszeitanteil am Arbeitsplatz unter 50 %. Zusatznutzungen Schalter, Besprechung, Archiv, Sondernutzung, ..........

6 m2

3 m2

Bürotyp

Jeder Mitarbeiter muss einem Bürotyp zugeordnet werden. In einem Funktionsprogramm sind die Zusammenhänge der Büros sowie die Besetzung der einzelnen Büros mit den Mitarbeitern, unter Bekanntgabe der Personalnummer, aufzuzeigen.

Bürotypen für Standardnutzung:

- Büro Typ 1 Einzelbüro - Büro Typ 2 Zweipersonenbüro - Büro Typ 3 Dreipersonenbüro - Büro Typ 4 Vierpersonenbüro - Büro Typ x x- personenbüro Zusatznutzungen müssen in Verbindung mit dem Mitarbeiter bei den einzelnen Bürotypen aufgeführt werden.

Raumprogramm Das Raumprogramm wird auf Grundlage der Flächenzuordnungen erstellt, die wiederum auf Basis des Organigramms und Stellenplans ermittelt wurden. Im Raumprogramm sind die Bereiche Organisation, Raum und Fläche sowie ergänzende Informationen aufgeführt.



Organisation Raum Ergänzende Informationen

Nr. Bezeichnung Nutzungs- Anzahl Anzahl Anzahl Einzel- Gesamt- Informationen zu Raumqualität,

typ Personen Büro- Räume fläche fläche Funktion, Beziehungen, usw.räume gesamt m2 m2

01 Leitung 3 2 2 48

01-1 Abteilungsleitung 1 18

01-1.1 Abteilungsleiter B 1 1 18

01-2 Empfang 1 30

01-2.1 Sekretariat (+ Akten, + Publikum) D ++

01-2.2 Empfang (+ Akten, + Publikum) D ++

02 Betrieb 6 3 4 74

02-3 Abteilung C 3 64

02-3.1 Mitarbeiter C 1 1 12

02-3.2 Mitarbeiter C 1 1 12

02-3.3 Mitarbeiter C

02-3.4 Mitarbeiter C

02-3.5 Lehrling E -02-4 Allgemeinräume 1 10

02-4.3 Tagesarchiv / Aktenablage 1 10

4 1 40

Fläche

2 1 30

Beispiel für ein Raumprogramm (Auszug)

Organisation Die Daten für die Organisation werden aus dem Organigramm und dem Stellenplan entnommen. Die Strukturierung (Nr. und Bezeichnung) erfolgt nach dem Organigramm und sollte dort nachvollziehbar vorhanden sein. Die Bezeichnungen können durch die Mitarbeiter laut Stellenplan ergänzt werden.

Raum Die Daten für den Bereich Raum kommen aus der Flächenzuordnung, dem Stellenplan und aus dem Organigramm. Der Nutzungstyp und die sich daraus ergebende Fläche pro Arbeitsplatz ergeben sich aus der Flächenzuordnung. Die Anzahl Personen ergeben sich aus dem Stellenplan, die Anzahl und Belegung der Räume ergibt sich aus dem Organigramm.

Fläche Die Flächen werden als Einzelflächen je Raum sowie als Gesamtfläche innerhalb der strukturellen Gliederung angeführt.

Ergänzende Informationen Die ergänzenden Informationen können zur Organisation, zum Raum oder zur Fläche gemacht werden. Sie dienen zur Erläuterung der angeführten Daten und für Zusatzinformationen zu einzelnen Bereichen im Raumprogramm. Hinweis: Das Raumprogramm ist für den Ist-Zustand und für die Soll-Vorgabe zu erstellen. Hilfsmittel: 4.2.1 Formular für Raumprogramm

2.2.2 Funktionsprogramme Funktionsprogramme lassen sich aus den Prozessen (Abläufe) und Produkten (Ergebnisse) des Betriebes ableiten. Die entsprechenden Informationen werden vom Nutzeramt im 2. Bearbeitungsschritt �Betrieb� ausgearbeitet und dem Amt für Bau und Infrastruktur (Abt. Hochbau, Fachbereich Projektierung) zur Verfügung gestellt. Hinweis: Siehe dazu auch �Zusammenhang von Betrieb und Anlage� in 2.2.1 Raumprogramm



Als Funktionsprogramme können nach Erfordernis z.B. folgende Bereiche dargestellt werden:

- Raumbeziehungen Darstellung der Beziehungen von Räumen oder Raumgruppen untereinander

- Belegungskonzept Darstellung der Belegung nach Organigramm mit den betrieblichen Beziehungen untereinander

- Produktionsablauf Darstellung von Produktionsabläufen für wichtige Produkte (z.B. mit Kundenbeziehung)

- Logistikabläufe Darstellung der Logistikabläufe im Betrieb (Menschen, Waren) für interne und externe Beziehungen

- Sicherheitskonzept Darstellung des Sicherheitskonzepts mit Sicherheitsbereichen und Definition der Zugangssicherung.

Zugang Mitarbeiter

Türsicherung

Öffentlich zugänglich

Publikum kontrolliert Öffentlich nicht zugänglich

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Parkgarage

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02 Betrieb Abt. A

02 Betrieb Abt. B

02 Betrieb Abt. C

04 Sekretariat

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Beispiel Funktionsprogramm für Sicherheitskonzept

Neben den aufgeführten Funktionsprogrammen können weitere, wichtige betriebsspezifische Funktionen ebenfalls als Funktionsprogramm oder als Ablaufdiagramm erstellt werden.

Hinweis: Die Funktionsprogramme sind für den Ist-Zustand und für die Soll-Vorgabe zu erstellen. Hilfsmittel: 4.2.2 Formular für Funktionsprogramm

2.2.3 Qualitätsbeschreibung

Die Qualitätsbeschreibung umfasst die generellen oder detaillierten Anforderungen und Vorgaben an die Qualität der Bauausführung. Die Beschreibung der Qualität muss in messbarer Grösse vorgenommen werden um eine Kontrolle (Soll-Ist-Vergleich) in den weiteren Planungsphasen durchführen zu können. Die Gliederung der Qualitätsbeschreibung richtet sich nach der Anlagegliederung, weitere Untergliederungen der Beschreibung können nach Bauelementen der Elementkostengliederung (EKG) oder nach Arbeitsgattungen des Baukostenplanes (BKP) erfolgen. Hinweis: Die Qualitätsbeschreibung ist für die Soll-Vorgabe und bei Bedarf auch für den Ist-Zustand zu

erstellen. Hilfsmittel: 4.2.3 Formular für Qualitätsbeschreibung



2.2.4 Kostenrahmen Der Kostenrahmen wird auf Basis der Unterlagen von Raumprogramm und Funktionsprogrammen mit Kostenkennwerten berechnet. Die Berechnung des Kostenrahmens wird auf Grundlage der SIA 416 wie folgt durchgeführt:

HNF Hauptnutzfläche m2 Ermittlung aus Raumprogramm NNF Nebennutzfläche m2 %- Zuschlag zu HNF nach Erfahrungswert NF Nutzfläche m2 Summe HNF + NNF VF Verkehrsfläche m2 %- Zuschlag zu NF nach Erfahrungswert FF Funktionsfläche m2 %- Zuschlag zu NF nach Erfahrungswert NGF Nettogeschossfläche m2 Summe NF + VF + FF KF Konstruktionsfläche m2 %- Zuschlag zu NGF nach Erfahrungswert GF Geschossfläche m2 Summe NGF + KF Für die Geschossfläche (GF) gibt es ausreichend Kostenkennwerte von abgerechneten und ausgewerteten Objekten. Diese Kennwerte können für einzelne Nutzungsarten oder für gemischt genutzte Objekte genutzt werden. Neben den Kostenkennzahlen für die GF werden auch Kosten-kennwerte für das Gebäudevolumen (GV) zur Ermittlung des Kostenrahmens verwendet. GF Geschossfläche m2 Summe NGF + KF RH Raumhöhe m Raumhöhe = OK. Boden bis OK. Boden GV Gebäudevolumen m3 GF x RH

Schema für Berechnung des Kostenrahmens Die weitere Gliederung der Kosten erfolgt bei nach Elementkostengliederung (EKG) und / oder Baukostenplan (BKP) der Schweizerischen Zentralstelle für Baurationalisierung.

Hinweis: Der Kostenrahmen ist für die Soll-Vorgabe und bei Bedarf auch für den Ist-Zustand zu erstellen.

Ergänzend zum Kostenrahmen können Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen durchgeführt werden.

Hilfsmittel: 4.2.4 Formular für Kostenrahmen

2.2.5 Terminrahmen Der Terminrahmen für die Projektabwicklung (Planung und Realisierung) wird auf Basis des Raumprogramms, der Funktionsprogramme und den Terminzielen des Nutzeramtes bzw. der Entscheidungsträger ermittelt. Die Projektabwicklung wird nach Phasen das SIA- Leistungsmodells gegliedert und dargestellt: 1 Strategische Planung 2 Vorstudien 3 Projektierung 4 Ausschreibung 5 Realisierung 6 Bewirtschaftung Innerhalb der Phasen nach SIA Leistungsmodell kann eine weitere Gliederung nach Teilphasen und Leistungsbereichen erfolgen. Hinweis: Der Terminplan ist für die Soll-Vorgabe zu erstellen. Hilfsmittel: 4.2.5 Formular für Terminrahmen



2.3 Bewirtschaftung

Die Definition der Bewirtschaftung ist der 4. Schritt in der Ablauforganisation. Er wird vom Amt für Bau und Infrastruktur (Abteilung Hochbau) ausgearbeitet und beinhaltet das kaufmännische, technische und infrastrukturelle Facility-Management für den Ist-Zustand und für die Soll-Vorgabe.

2.3.1 Kaufmännische Bewirtschaftung

Die kaufmännische Bewirtschaftung umfasst die Bereiche Kostenabrechnung, Controlling, Objektbuchhaltung und Vertragsmanagement. Die Vorgaben werden durch das Amt für Bau und Infrastruktur (Abteilung Hochbau) festgelegt. Hinweis: Die kaufmännische Bewirtschaftung ist für den Ist-Zustand und für die Soll-Vorgabe zu erstellen. Hilfsmittel: 4.3.1 Kaufmännische Bewirtschaftung

2.3.2 Technische Bewirtschaftung

Die technische Bewirtschaftung umfasst die Führung technischer Anlagen, den Unterhalt der baulichen Anlagen, das Energiemanagement, die Bereitstellung von Energie und Wasser. Die Vorgaben werden durch das Amt für Bau und Infrastruktur (Abteilung Hochbau) festgelegt. Hinweis: Die technische Bewirtschaftung ist für den Ist-Zustand und für die Soll-Vorgabe zu erstellen. Hilfsmittel: 4.3.2 Technische Bewirtschaftung

2.3.3 Infrastrukturelle Bewirtschaftung Die infrastrukturelle Bewirtschaftung umfasst Reinigungsdienste, Sicherheitsdienste, Transportdienste, Speisen- und Wäschereidienste, Umzugsmanagement, Büroservice und Entsorgungsdienste. Die Vorgaben werden durch das Amt für Bau und Infrastruktur (Abteilung Hochbau) festgelegt. Hinweis: Die infrastrukturelle Bewirtschaftung ist für den Ist-Zustand und für die Soll-Vorgabe zu

erstellen. Hilfsmittel: 4.3.3 Infrastrukturelle Bewirtschaftung

R11.04

Anlage

Raum, Funktion


R11.05

Bewirtschaftung


R11.06

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Bedarfsplan

Betrieb / Anlage / Bew irtschaftung

Projektkommission

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Nutzeramt, Institution Bau u. Infrastruktur Ressort Regierung LandtagPKG RES REG LTG



3. Bedarfsplan Im Bedarfsplan sind die Ergebnisse aus dem Kapitel 2 �Bearbeitung� enthalten. Während im Kapitel 2 �Bearbeitung� alle Unterlagen enthalten sind, werden im Bedarfsplan nur diejenigen Unterlagen zusammengestellt, die für eine Entscheidungsfindung durch den Entscheidungsträger erforderlich sind.

Inhaltsverzeichnis Bedarfsplan: Zusammenfassung

1 Betrieb 1.1 Organigramm 1.2 Stellenplan 1.3 Prozess (Aufgabe) 1.4 Produkt (Ergebnis) 1.5 Sonstiges

2 Anlage 2.1 Raumprogramm 2.2 Funktionsprogramme 2.3 Qualitätsbeschreibung 2.4 Kostenrahmen 2.5 Terminrahmen 2.6 Sonstiges

3 Bewirtschaftung 3.1 Kaufmännische Bewirtschaftung 3.2 Technische Bewirtschaftung 3.3 Infrastrukturelle Bewirtschaftung 3.4 Sonstiges

4 Anhang 4.1 Dokumente 4.2 Pläne 4.3 Sonstiges

Der Bedarfsplan enthält jeweils Angaben zu den Soll-Vorgaben und bei Bedarf auch zum Ist-Zustand. Der Soll-Ist-Vergleich ermöglicht die Analyse von Abweichungen und die Bearbeitung von Vorschlägen für Entschei-dungen.

Die Vorlage zum Bedarfsplan wird als Word-Datei (4.4.1) zur Verfügung gestellt.



4. Hilfsmittel Die Hilfsmittel dienen als praktisch anwendbare Unterlagen, die in die Vorlage zum Bedarfsplan (4.4.1) als Text oder Grafik eingefügt werden können. Die Vorlage zur Erstellung des Bedarfsplans wird als Word-Datei, die Hilfsmittel werden als Word- und Excel- Dateien zur Verfügung gestellt.

4.1 Hilfsmittel zu Betrieb (in Ausarbeitung) 4.1.1 Formular für Organigramm 4.1.2 Formular für Stellenplan 4.1.3 Formular für Prozess (Aufgabe) 4.1.4 Formular für Produkt (Ergebnis)

4.2 Hilfsmittel zu Anlage (in Ausarbeitung) 4.2.1 Formular für Raumprogramm 4.2.2 Formular für Funktionsprogramm 4.2.3 Formular für Qualitätsbeschreibung 4.2.4 Formular für Kostenrahmen 4.2.5 Formular für Terminrahmen

4.3 Hilfsmittel zu Bewirtschaftung (in Ausarbeitung) 4.3.1 Kaufmännische Bewirtschaftung 4.3.2 Technische Bewirtschaftung 4.3.3 Infrastrukturelle Bewirtschaftung

4.4 Vorgaben 4.4.1 Vorlage zum Bedarfsplan 4.4.2 Gesetze, Verordnungen 4.4.3 Normen, Richtlinien 4.4.4 Sonstiges

Handbuch für Bedarfsplanung im Hochbau Handbuch für Bedarfsplanung V04... · 2014-12-09 ·...

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