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Handlungsanleitung zur Nutzung des Formularpaketes "Lieferungen und Leistungen" mit dem Acrobat Reader:

Das beigefügte Formularpaket beinhaltet alle für einen Vergabevermerk relevanten Vorlagen inklusi-ve der notwendigen Anlagen. Die Formulare sind ausfüllfähig und können ausgefüllt abgespeichert werden. Sie können innerhalb des Pakets durch die Lesezeichenleiste direkt zu den einzelnen Formu-laren springen. Zum Öffnen der Lesezeichenleiste klicken Sie bitte am linken Rand des Acrobat Rea-ders auf das Lesezeichensymbol.

Ein Bestandteil des Vergabeverfahrens stellt die Prüfung und Wertung von Angeboten dar. Hierfür steht im Formularpaket ein Formblatt als Word-Dokument zur Verfügung, da Sie für jeden Bewerber einen Vordruck benötigen. Die ausgefüllten Vordrucke sind bei Ihnen sicher zu verwahren (bzw. zu speichern). Das Ergebnis der Prüfung ist in der Anlage 3 – Prüfung und Wertung - einzutragen. Den Vordruck finden Sie unter dem Büroklammersymbol auf der linken Seite des Acrobat Readers.

Sollten Sie Fragen, Anregungen oder Hinweise zu den Formularpaketen haben, dann schreiben Sie uns! Mailadresse: [email protected]

Stand: Juni 2018

mailto:[email protected]

1

Auftraggeber: Vergabe-Nummer: Anschrift: Ansprechpartner: Meldungs-/Auftrags-Nr.: Telefon: E-Mail:

Vergabevermerk Lieferungen und Leistungen Teil 1 Grundlagenermittlung

Projekt: Gewerk/Los: Grundlagenermittlung

Begründung der Maßnahme: Haushaltsmittel: Kostenstelle Kostenträger:

verfügbare Mittel / Verpflichtungsermächtigungen

Fördermittel beantragt? Ja Nein

Anlagen-Nummer: Investitions-Nummer:

voraussichtlicher Auftragswert (ohne MwSt.): Euro (Berechnung bitte beifügen)

inkl. 19 % MwSt = Euro Gesamtauftragswert

Festlegung des Vergabeverfahrens (alle Angaben Netto):

Freihändige Vergabe (bis 100.000 €) gem. § 15 Abs. 1 HVTG

Grund gem. § 3 Abs. 5 VOL/A:

mit vorherigem Interessenbekundungsverfahren ab 50.000 €

Beschränkte Ausschreibung (bis 207.000 €) mit vorherigem Interessenbekundungsverfahren

Öffentliche Ausschreibung (bis 221.000 €)

Offenes Verfahren (ab 221.000 €)

Gesamtmaßnahme liegt über EU-Schwellenwert – Aufstellung gemäß § 3 Abs. 9 VgV liegt bei Es steht frei, eine nächsthöhere Vergabeart - auch bei Unterschreiten des Schwellenwerts - zu wählen!

KOM

MUN

EN

Stand: Juni 2018

2

Auswahl der Bewerber (nur bei Freihändiger Vergabe/Beschränkter Ausschreibung): Lfd Nr. Firmenname

Anschrift E-Mail-Adresse

Bemerkungen zur Eignungsprüfung

1 präqualifiziert bekanntes leistungsfähiges Unternehmen Eignung im IBV nachgewiesen sonstiges









KOM

MU

NEN

3







weitere Bewerber siehe beigefügte Liste

___________________________________________ ____________________________________________ Datum, Unterschrift Projektleitung/Sachbearbeitung Datum, Unterschrift Fachbereichs-/ Fachdienstleitung _____________________________________ ggf. Datum, Unterschrift Dienststellenleitung

KOM

MU

NEN

4


Vergabevermerk Lieferungen und Leistungen Teil 2 zur Vorlage beim KVZ

Vergabeverfahren:

Freihändige Vergabe Beschränkte Ausschreibung

Öffentliche Ausschreibung Offenes Verfahren

Projekt:

Leistung:

Dienst-/Werkleistung Lieferleistung Auftrag über soziale und andere besondere Dienstleistungen (§ 130 GWB) voraussichtlicher Auftragswert (ohne MwSt.):

vorangegangenes Interessenbekundungsverfahren: Ja Nein Aufteilung in Lose:

Nein Ja, und zwar in Fach-/Teillose (Aufteilung der einzelnen Lose siehe Anlage) nur für ein Los für ein Los oder mehrere Lose - höchstens jedoch auf Lose nur für alle Lose (alle Lose müssen angeboten werden) Nebenangebote zulassen:

Nein Ja (Bitte Bedingungen ausfüllen) Bedingungen für Nebenangebote:

für die gesamte Leistung nur in Verbindung mit einem Hauptangebot nur für nachfolgend genannte Bereiche: mit Ausnahme nachfolgend genannter Bereiche: unter folgenden weiteren Bedingungen:

KOM

MU

NEN

Stand: Juni 2018

5

Zuschlagskriterien:

100 % Preis siehe beiliegende Bewertungsmatrix

folgende Zuschlagskriterien: = % = % = % = % (Gesamt: 100 %) Beginn der Leistungserbringung: Ende der Leistungserbringung: sonstige Einzelfristen: Lieferort:

Angebotsfrist:

Bindefrist:

Eignungsnachweis (nur bei Öffentlicher Ausschreibung/Offenes Verfahren): Neben der Eigenerklärung Eignung bzw. der Präqualifizierungsbescheinigung sind noch folgende Unterlagen vorzulegen:

• • • • • Alle Rechnungen sind beim Auftraggeber

-fach und zugleich

bei dem mit der Planung beauftragten Büro

-fach einzureichen

kurze Leistungsbeschreibung: (Nur bei Öffentlicher Ausschreibung/Offenes Verfahren)

KOM

MU

NEN

6

CPV-Code/s: (Nur bei Öffentlicher Ausschreibung/Offenes Verfahren) Sicherheitsleistungen nach § 18 VOL/B:

Nein Ja, in Höhe von v.H. der Auftragssumme (inkl. Umsatzsteuer, ohne Nachträge) Vertragsstrafe nach § 11 VOL/B:

Nein Ja v.H. für jede vollendete Woche

v.H. für jeden Werktag Folgende sonstige Nachweise/Angaben sind mit dem Angebot vorzulegen:

Eigenerklärung zur Eignung (Nur bei Öffentlicher Ausschreibung/Offenem Verfahren) Verpflichtungserklärung zur Tariftreue und Mindestentgelt VHB 233 Nachunternehmerleistungen VHB 234 Erklärung Bieter-/Arbeitsgemeinschaften

Folgende Unterlagen werden Vertragsbestandteile: • • • • • Sonstiges: _______________________________________________ _________________________________________________

Datum, Unterschrift Projektleitung/Sachbearbeitung Datum, Unterschrift Fachbereichs- / Fachdienstleitung

Anlagen Leistungsverzeichnis Pläne Bewertungsmatrix Vertragsentwurf sonstiges:

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http://www.absthessen.de/recht-cpvcode-tabellen.html

7

KOM

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NEN

Anlage zu Vergabevermerk Teil 2 Losaufteilung zu Vergabe-Nr.: Los 1: Bezeichnung: Kosten: CPV-Code: kurze Beschreibung: Los 2: Bezeichnung: Kosten: CPV-Code: kurze Beschreibung: Los 3: Bezeichnung: Kosten: CPV-Code: kurze Beschreibung: Los 4: Bezeichnung: Kosten: CPV-Code: kurze Beschreibung: Los 5: Bezeichnung: Kosten: CPV-Code: kurze Beschreibung:

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KOM

MU

NEN

Los 6: Bezeichnung: Kosten: CPV-Code: kurze Beschreibung: Los 7: Bezeichnung: Kosten: CPV-Code: kurze Beschreibung: Los 8: Bezeichnung: Kosten: CPV-Code: kurze Beschreibung: Los 9: Bezeichnung: Kosten: CPV-Code: kurze Beschreibung: Los 10: Bezeichnung: Kosten: CPV-Code: kurze Beschreibung:

weitere Lose siehe beigefügte Anlage

9

Euro

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NEN


Vergabevermerk Lieferungen und Leistungen Teil 3 Prüfung und Wertung

Projekt:

Leistung: geschätzter Auftragswert (ohne MwSt.):

Zur Prüfung und Wertung liegen Angebote vor. PRÜFUNG AUF VOLLSTÄNDIGKEIT:

Alle Angebote waren vollständig

NACHFORDERUNG von UNTERLAGEN (§ 16 Abs. 2 VOL/A bzw. § 56 Abs. 2 VgV ) siehe beigefügte Liste geprüft: Datum, Unterschrift

EIGNUNG (§ 16 Abs. 5 VOL/A bzw. § 42 VgV) PRÜFUNG und WERTUNG (§ 16 VOL/A bzw. § 56 Abs. 1 VgV)

siehe beigefügte Liste AUFKLÄRUNG des ANGEBOTSINHALTS (§ 15 VOL/A bzw. § 60 VgV)

siehe beigefügte Liste

KVZ

Stand: Juni 2018

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Zwingend auszuschließen nach § 123 GWB / § 57 VgV/ Firma: Grund: Absageschreiben verschickt:

Firma: Grund: Absageschreiben verschickt: Firma: Grund: Absageschreiben verschickt: Fakultativ auszuschließen nach § 124 GWB / § 6 VOL/A: Firma: Grund: Ausschluss nein ja Absageschreiben verschickt:

Firma: Grund: Ausschluss nein ja Absageschreiben verschickt:

Firma: Grund: Ausschluss nein ja Absageschreiben verschickt: PRÜFUNG NEBENANGEBOTE PRÜFUNG von Fabrikaten und Alternativ- bzw. Eventualpositionen VERGABEVORSCHLAG (mit Begründung)

Unterlagen gemäß Eigenerklärung / PQ-Urkunde liegen vor

KOM

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EN

11

Abfrage bei der Oberfinanzdirektion (OFD) wg. Beschränkungen nach dem Gemeinsamen Runderlass

vom 14.11.2007 i. d. F. vom 12.12.2017 (ab 15.000 € netto bei Dienstleistungen/25.000 € bei Lieferleis-tungen)

Abfrage aus Gewerbezentralregister (ab 30.000,- €) Abfrage Creditreform

es liegen keine Vergabebeschränkungen vor

es liegen folgende Vergabebeschränkungen vor:

Datum, Unterschrift Projektleitung/Sachbearbeitung

Genehmigt:

_____________________________________________ _______________________________________ Datum, Unterschrift Fachbereichs-/ Fachdienstleitung ggf. Datum, Unterschrift Dienststellenleitung

12


Vergabevermerk Lieferungen und Leistungen Teil 4 Entscheidung über den Zuschlag

Projekt:

Leistung:

Der Gesamtauftrag Der Auftrag für Los(e)

soll der Firma

auf das Hauptangebot vom auf das Nebenangebot vom erteilt werden

Die Vollmacht hierzu wird erteilt.

Ausschlaggebend für den Vorschlag

ist der Preis

sind die nachfolgenden Kriterien: Eignung des Bieters, Nachweise nach Aufforderung zur Abgabe eines Angebots Die Eignung des Bieters wird bestätigt.

Die geforderten Nachweise zur Eignung liegen vor.

Auf die Vorlage folgender Nachweise wurde verzichtet, weil Auftragssumme / Wertungssumme Angebotssumme (geprüft) netto Preisnachlass v. H. Angebotssumme netto incl. Preisnachlass Umsatzsteuer v.H.

Auftragssumme

KOM

MUN

EN

Stand: Juni 2018

13

€

Übertrag Auftragssumme weitere Kosten (z.B. Instandhaltung, Betriebskosten, etc.) Wertungssumme veranschlagte Auftragssumme für Auftrag verfügbar Ablauf der Bindefrist: _______________________________________________ Datum, Unterschrift Projektleitung/Sachbearbeitung

Genehmigt:

________________________________________________ __________________________________________ Datum, Unterschrift Fachbereichs-/ Fachdienstleitung ggf. Datum, Unterschrift Dienststellenleitung

Nur bei Offenen Verfahren: per Post Information gemäß § 134 GWB Art der Absendung per Fax am: per E-Mail Frühester Termin der Auftragserteilung am:

Auftrag erteilt am: ___________________________ Unterschrift Mitarbeiter KVZ Absageschreiben versandt am: Handzeichen: Veröffentlicht EU/HAD am: Handzeichen:

KOM

MUN

EN

KVZ

14

Anlage 1 zu Vergabevermerk Lieferungen und Leistungen - Teil 1 / Grundlagenermittlung Vergabe-Nummer: Ausschreibungsart (Bitte ankreuzen) Gewerk

geschätzte Kosten - Netto

MwSt (19 %)

geschätzte Kosten - Brutto

Offenes Verfahren

Öffentliche Ausschreibung

Beschränkte Ausschreibung

Freihändige Vergabe

15

Ausschreibungsart (Bitte ankreuzen) Gewerk

geschätzte Kosten - Netto

MwSt (19 %)

geschätzte Kosten - Brutto

Offenes Verfahren

Öffentliche Ausschreibung

Beschränkte Ausschreibung

Freihändige Vergabe

Gemäß § 3 Abs. 9 VgV (Vergabeverordnung) sind 80 % der Gesamtsumme europaweit im Offenen Verfahren auszuschreiben. 20 % der Gesamt-summe können in nationalen Verfahren (Öffentliche Ausschreibung, Beschränkte Ausschreibung, Freihändige Vergabe) vergeben werden. Die Festlegung der Lose, die unter die 20%-Grenze fallen, muss aber zum Zeitpunkt der Einleitung eines Vergabeverfahrens vorliegen. Nur auf diese Weise sollen Umgehungen des Vergaberechts vermieden werden. Insbesondere weil der Auftraggeber gerade nicht verpflichtet ist, zunächst 80% des Wertes der Losvergaben EU-weit und die restlichen 20% im Rahmen der nach § 3 Abs. 9 VgV erleichterten Voraussetzungen auszuschreiben, sondern frei über die Zuordnung und zeitliche Reihenfolge bestimmen kann, muss klar aus der Dokumentation und dem Vergabevermerk hervorgehen, welche Lose dem 20%-Kontingent zugeschlagen werden. Eine solche Aufschlüsselung sichert die Transparenz und ermöglicht die Kontrolle, ob die Bestimmung des § 3 Abs. 9 VgV eingehalten wurde.

Klicken Sie hier, um ein Datum ein-zugeben.














Anlage 2 zu Vergabevermerk Teil 3 - Nachforderung von Unterlagen Verg.-Nr.: Angege-bots-Nr.

Firma

Unterlagen formal voll-

ständig Ja Nein

Fehlende Unterlagen nachgefordert am

Frist zum Eingang der Unterla-gen

Ja Nein

Unterlagen vollständig

Ja Nein

Anlage 3 zu Vergabevermerk Teil 3 – Aufklärung Angebotsinhalt Verg.-Nr.: Angebots-Nummer

Firma Anfrage- Datum

Frist zum Eingang Antwort Stichpunkt/e zur Anfrage

Anlage 4 zu Vergabevermerk Teil 3 – Prüfung und Wertung – Übersicht Verg.-Nr.:

Angebots- Nr. Firma Ausschluss nach formaler Prüfung

Platz Nr. nach weiterer Prüfung

kommt nicht in die engere Wahl

Bieter ist nicht qualifiziert

Angebot kommt in die engere Wahl

Angebots- Nr. Firma Ausschluss nach formaler Prüfung

Platz Nr. nach weiterer Prüfung

kommt nicht in die engere Wahl

Bieter ist nicht qualifiziert

Angebot kommt in die engere Wahl

Sonstiges:

8

KOM

MU

NEN

weitere Losaufteilungen:

Los 11: Bezeichnung:

Kosten: CPV-Code: kurze Beschreibung:









9

KOM

MU

NEN











weitere Lose siehe beigefügte Anlage

12


Vergabevermerk Lieferungen und Leistungen Teil 4 Entscheidung über den Zuschlag

Projekt:

Leistung:

Der Gesamtauftrag Der Auftrag für Los(e)

soll der Firma

auf das Hauptangebot vom auf das Nebenangebot vom erteilt werden

Die Vollmacht hierzu wird erteilt.

Ausschlaggebend für den Vorschlag

ist der Preis

sind die nachfolgenden Kriterien: Eignung des Bieters, Nachweise nach Aufforderung zur Abgabe eines Angebots Die Eignung des Bieters wird bestätigt.

Die geforderten Nachweise zur Eignung liegen vor.

Auf die Vorlage folgender Nachweise wurde verzichtet, weil Auftragssumme / Wertungssumme Angebotssumme (geprüft) netto Preisnachlass v. H. Angebotssumme netto incl. Preisnachlass Umsatzsteuer v.H.

Auftragssumme

KOM

MUN

EN

Stand: November 2017

13

€

Übertrag Auftragssumme weitere Kosten (z.B. Instandhaltung, Betriebskosten, etc.) Wertungssumme veranschlagte Auftragssumme für Auftrag verfügbar Ablauf der Bindefrist: _______________________________________________ Datum, Unterschrift Projektleitung/Sachbearbeitung

Genehmigt:

________________________________________________ __________________________________________ Datum, Unterschrift Fachbereichs-/ Fachdienstleitung ggf. Datum, Unterschrift Dienststellenleitung

Nur bei Offenen Verfahren: per Post Information gemäß § 134 GWB Art der Absendung per Fax am: per E-Mail Frühester Termin der Auftragserteilung am:

Auftrag erteilt am: ___________________________ Unterschrift Mitarbeiter KVZ Absageschreiben versandt am: Handzeichen: Veröffentlicht EU/HAD am: Handzeichen:

KOM

MUN

EN

KVZ

Weitere Auswahl der Bewerber (nur bei Freihändiger Vergabe/Beschränkter Ausschreibung):

Lfd Nr. Firmenname Anschrift E-Mail-Adresse

Bemerkungen zur Eignungsprüfung










KOM

MU

NEN

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