Harmonisierung der internen Forschungsberichterstattung am KIT · KIM-FIS Zielsetzung: Quellsystem...

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KIT-BIBLIOTHEK

KIT – Universität des Landes Baden-Württemberg und nationales Forschungszentrum in der Helmholz-Gemeinschaft

Harmonisierung der internenForschungsberichterstattung am KIT

Dr. Claudia Kramer, Sabine Blümle- Güldner

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Inhalt

Funktionsweise von KRIS- Karlsruhe Research InformationSystemAnwendungsfälleProjekt KIM-FIS – ModuleBedarfsermittlung Berichtswesen

ProzessMethodikErgebnisseAusblick

KIT-Bibliothek Dr. Claudia Kramer, Sabine Blümle-Güldner2 22.01.2013

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Funktionsweise von KRIS-Karlsruhe Research Information System

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Schritt 1 – Aggregierung

Schritt 1 – Aggregierung

- aus externen Quellen (50%)- aus internen Quellen (20%)- im Zuge von Services (20%)- durch manuelle Eingabe (10%)

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Schritt 2 – Mapping

Schritt 1 – Aggregierung

- aus externen Quellen (50%)- aus internen Quellen (20%)- im Zuge von Services (20%)- durch manuelle Eingabe (10%)

Schritt 2 – Mapping

- auf Personen- zu Instituten und Teilinstituten- zu Programmen- zu Zentren- zu Schwerpunkten

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Schritt 3 – Nutzung

Schritt 1 – Aggregierung

- aus externen Quellen (50%)- aus internen Quellen (20%)- im Zuge von Services (20%)- durch manuelle Eingabe (10%)

Schritt 2 – Mapping

- zu Personen- zu Instituten und Teilinstituten- zu Programmen- zu Zentren- zu Schwerpunkten

Schritt 3 – Aufbereitung und Nutzung

- für Wissenschaftler- für Wissenschaftsmanager- für Dienstleister- für die Web-Öffentlichkeit

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Ein Wissenschaftler möchte …einen Überblick über seine Leistungen erstellen, dauerhaftpflegen und immer wieder nutzen.

Die Dienstleistungseinheit Internationales möchte …wissen, welche Forschungskooperationen aktuell bestehen und welcheinternationalen Netzwerke daraus entstanden sind.

Ein Wissenschaftsmanager möchte …aktuelle und valide Informationen zu Output und Performance seinesVerantwortungsbereichs in detaillierter oder aggregierter Form gewinnen undggf. weitergeben.

Die Dienstleistungseinheit Forschungsförderung möchte wissen …wie viele der Anträge des KIT erfolgreich waren,wie sich die Projektelandschaft in welchen Forschungsfeldern entwickelt hat.

Die interessierte Öffentlichkeit möchte …sich schnell einen Überblick über die Forschungsaktivitäten und –ergebnissedes KIT verschaffen.

Nutzen und Nutzer – Anwendungsfälle

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Wissenschaftsmanager – Zahlen, Daten, Fakten

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Wissenschaftsmanager – Beispiel Netzwerkanalyse

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Projekt KIM-FIS – Module

Reporting und Qualitätsmanagement(Berichtswesen)

Smart Rollout im Frontend

Systemwechsel im BackendP i l o t p h a s e

NutzerzahlenFunktionalität

Publikationen (PUB) und Open Access Repository (OAR)

Projekte (PRO)

Patente (INNO)Upgrade auf neue Version der

Software

2012 2013

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Bedarfsermittlung BerichtswesenProzess, Methodik und Ergebnisse

1. Stakeholder identifizieren

Forschungsinformationsgeber/-nehmer in der Aufbauorganisation,Matrixstruktur und innerhalb der Dienstleistungseinheiten

2. Stakeholderinterviews durchführen

Fragebogen für Informationsnehmer/Informationsgeber

3. Einheitliche, strukturierte Dokumentation der Interviews

Requirement Sheet pro Stakeholder

4. Auswertung der Ergebnisse

Anwendungsfälle

Synopse (welche Forschungskennzahlen werden in welchen Berichtengefordert)

Berichts- und Systemlandkarte

5. Lastenheft

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Bedarfsermittlung BerichtswesenStakeholder

1 WissenschaftsmanagerAufbauorganisation

CSO, Institutsleiter GFB/UB ,Wissenschaftler

2 WissenschaftsmanagerMatrixstruktur

HGF-Programme,Zentren, Schwerpunkte

3 Dienstleistungseinheiten

ForschungsförderungBibliothekPräsidialstab SSE, QM, GremienInnovationsmanagementInternationalesRelationship Management

4 Gremien/Kommissionen Strategie- und Forschung, QM-Forschung, Strukturkommission

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Frageblock 1 - An wen müssen Sie berichten?

=> Berichtslandkartewesentlich für R&R-Konzept

Frageblock 2 - Was müssen Sie berichten?

=> Datenmodell

Frageblock 3 - In welcher Form müssen Sieberichten?

=> Darstellungs-, Aufbereitungs- undVisualisierungsmöglichkeiten

Bedarfsermittlung BerichtswesenFragebogen

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Bedarfsermittlung BerichtswesenFragebogen

Frageblock 4 - Wie kommt man von Quantitätzu Qualität?

=> Zeitreihen, Netzwerkanalysen=> BI-Tools

Frageblock 5 – Welches sind die führendenSysteme?

=> Systemlandkarteautoritative Datenquellen identifizieren und

Prozesse optimieren

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Keine Übersicht der gesamten KIT Berichtsaktivitätenbisher

Erstmalige übergreifende Erfassung aller Aktivitäten undAnforderungen zum Thema Berichtswesen am KIT

Definitionen der Forschungskennzahlen waren nichtkonsistent

Maßnahmen: Exakte Definitionen der Forschungskennzahlen inSynopse

Kontinuität der Forschungskennzahlen war nicht gegebenFestlegung der wichtigsten Forschungskennzahlen durch QMForschung

KIT-Bibliothek15 31.01.2013

Bedarfsermittlung Berichtswesenbisherige Schwachstellen und Maßnahmen

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Bedarfsermittlung BerichtswesenBerichtslandkarte – Wer berichtet an wen?

PST SSE hat die meisten BerichtspflichtenBerichtslandkarte ist die Basis für das KIM-FIS Rechte- undRollenkonzept

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Bedarfsermittlung BerichtswesenSynopse/Datenmodell

Aufstellung der in den Bedarfsgesprächen genanntenForschungskennzahlen zu Publikationen, Projekten,Innovationen, Kooperationen und Sonstige

Definitionen zu allen aufgeführten Forschungskennzahlen

Basis für Priorisierung der Forschungskennzahlen undÜbernahme in Datenmodell

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Synopse der Forschungskennzahlen

KIT-Bibliothek Dr. Claudia Kramer, Sabine Blümle-Güldner18 22.01.2013

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Definition der Forschungskennzahlen

KIT-Bibliothek Dr. Claudia Kramer, Sabine Blümle-Güldner19 22.01.2013

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Bedarfsermittlung BerichtswesenZuordnungen zu Aufbau- und Matrixstruktur

Aggregierte Zahlen gewünscht für

Einrichtungen entsprechend der neuen KIT-Organisationsstruktur Fächer/FächergruppenKIT-ZentrenKIT-SchwerpunkteHGF-Programme bis auf Topic Ebene

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Bedarfsermittlung BerichtswesenAufbereitung / Formate /Schnittstellen

Unterstützung folgender Formateca. 80% der Stakeholder wünschen Rohdaten, die flexibel und freikonfigurierbar sind

ExcelWordPDFAutomatisierte Input- und Output im BIBTEX/LaTEX-Format (nummeriertes bearbeitbares BIBTEX-/LaTEX-Format)EndnoteSQL-Zugriff

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Bedarfsermittlung BerichtswesenErgebnisse Historie

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ProgrammorientierteFörderung der HGF

rückwirkend bis 2004

Anforderung KIT QMForschung

10 Jahre

Anforderungen Strategie-,Struktur- undEntwicklungsplanung

ab KIT Gründung 2009

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Quellsystem für alle Finanzdaten ist SAP

Quellsystem für alle Personen/Organisationsdaten ist SAP

Quellsystem für Innovationen bei Innovationsabteilung

Zielsetzung: Quellsystem für alle Publikationsdaten istKIM-FIS

Zielsetzung: Quellsystem für Projektinformationen ungleichFinanzen ist KIM-FIS

KIT-Bibliothek23 31.01.2013

Bedarfsermittlung BerichtswesenQuellsysteme

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Erstellung LastenheftParallel Abgleich Lastenheft mit FunktionalitätCONVERIS V5Pflichtenheft von AVEDAS

Umsetzung bzw. Ergänzung der Anforderungen inCONVERIS

Aufbereitung und Visualisierung im Reporting- undAnalysetool CONVERIS Analytics

Bedarfsermittlung BerichtswesenAusblick

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Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!

KIT-Bibliothek Dr. Claudia Kramer, Sabine Blümle-Güldner25 22.01.2013

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