HCM ÄnderungsantragMehr Sicherheit für Ihre Änderungsmaßnahmen

MotivationWozu Änderungsantrag?

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Motivation

Weil Änderungen manchmal einfach sein müssen…

Effizientes Änderungsmanagement für Ihren Produktlebenszyklus

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Motivation

Änderungen

Mit der Lösung von HCM unterstützen Sie den gesamt Prozess entlang des Produktlebenszyklus bei auftretenden Änderungen.

Produktlebenszyklus

Dank vorher festgelegten Parametern werden

Maßnahmen direkt an die richtigen Teams und

Bearbeiter geleitet, und Doppelarbeiten und

unklare Verantwortlichkeiten

gehören der Vergangenheit an.

Struktur

Die Lösung von HCM verwaltet alle Änderungen und leitet diese durch

einen definierten Bearbeitungsprozess.

Änderungsantrag von HCM

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Motivation

Anforderung an den Prozess

� Koordinierter Antrags-, Beurteilungs- und Genehmigungsprozess

� Papierloser Änderungsprozess

� Einfache Handhabung durch Zugang über Webbrower

� Verfügbares Warnsystem

Steigerung Mitarbeiterzufriedenheit

� Transparentes Prozessverfahren

� Jederzeit spontane Auskunft über den Bearbeitungszustand möglich

� Schnelle Implementierung

� Optimale Integration der Fachbereiche durch Online-Zugriff

ProzessbeschreibungUnsere Lösung für Sie

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Der Änderungsantrag von HCM verwaltet alle Ereignisse und leitet diese durch einen definierten Bearbeitungsprozess:

� Erfassung des Antrags durch die definierten Mitarbeiter

� Steuerung des Bearbeitungsprozesses durch den Änderungsbearbeiter mit allen notwendigen

Beteiligten

� Fallbearbeitung

� Freie Gestaltung des Prozesses und der Inhalte mittels frei konfigurierbarem Webdesigner

� Überwachung, Erinnerung oder auf Wunsch Eskalation der Aktivitäten

� Ständige Statusübersicht über alle geplanten Aktivitäten und deren Erledigungsgrad bzw. deren

dokumentierter Inhalt

� Integriertes Reporting-Tool und Indikator-Portlets zur online-Auswertung der Ereignisse

Prozessbeschreibung

Eingabe des Antrags

Prüfung des Antrags Bearbeitung Konsolidierung

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Der Prozess des HCM Änderungsantrags ist in 3 Phasen mit den dazugehörigen Aufgaben unterteilt

Prozessbeschreibung

Phase 1: Bewertungsphase

Antrag erfassen Meeting planen Meeting Genehmigung

Verantwortlichen auswählen

Änderungsmitteilung erstellen

Arbeitsvorbereitung planen Beschaffung klären

Phase 2: Änderungsmitteilung/Vorbereitung der Umsetzung

Phase 3: Umsetzung

Bestätigung der Fachbereich einholen Bestätigung durch( Abschluss

Produktion

Kundendienst

Marketing

(, (, (

Kostenschätzung

Kostenschätzung

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Prozessbeschreibung

Der Prozess des HCM Änderungsantrags ist in 3 Phasen mit den dazugehörigen Aufgaben unterteilt, die komfortabel über die Navigationselemente auf der Startseite angesteuert werden können.

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Prozessbeschreibung

Idee Erfassung

Eingang Idee

Begutachtung

Bewertung

Kommission

Alle Anwender arbeiten über den Webbrowser in einer individuell zugeschnittenen Portaloberfläche.

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Prozessbeschreibung

Idee Erfassung

Eingang Idee

Begutachtung

Bewertung

Kommission

� Frei konfigurierbares Portal� Arbeitsbereich mit

Aufgaben� Meine Dokumente� Standardapplikationen� Eigene Webseiten

Alle Anwender arbeiten über den Webbrowser in einer individuell zugeschnittenen Portaloberfläche.

� In diesem Portal werden alle Systeme, Dokumente, Prozesse, Informationen und Fremdanwendungen integriert.

� Im Portal lassen sich grafische Navigations- und Steueroberflächen integrieren und rollenbezogene Arbeitsoberflächen konfigurieren.

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Prozessbeschreibung

Freie Gestaltung des PortalsDie Portaloberfläche ist mittels des CMS-Systems VDoc EasySite frei gestaltbar, und kann an Ihr Unternehmens-CI angepasst werden.

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Prozessbeschreibung

Idee Erfassung

Eingang Idee

Begutachtung

Bewertung

Kommission

Abschluss und Prämie

Maßnahmen

Ansichten, Filter, Suche und ExportWählbare Ansichten für alle Vorgänge.Die Ansichten können auf beliebigen Portalseiten angezeigt und frei konfiguriert werden, bieten komfortable Suchfunktionen, Filterfunktionen (mit dynamischen Filtern und Kategorien) und den Export nach Excel. Die Spalten können vom Inhalt sowie von der Anordnung angepasst werden.

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Prozessbeschreibung

Ansichten, Filter, Suche und Export

Export nach

Excel

Kategorien

Konfigurierbare

Spalten

Dynamische

Filter mit

Volltextsuche

Reiterdarstellung

ermöglich das

platzsparende

Anzeigen von

Ansichten: in

diesem Beispiel

verstecken sich 4

Ansichten

(Erfassung,

Planung Meeting,

Meeting und

Genehmigung)

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Prozessbeschreibung

Eingang Idee

Bewertung

Kommission

Abschluss und Prämie

Maßnahmen

Ansicht „Alle Änderungsanträge“

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Prozessbeschreibung

Eingang Idee

Bewertung

Kommission

Abschluss und Prämie

Maßnahmen

Ansicht „Alle Kostenschätzungen“

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Prozessbeschreibung

Eingang Idee

Bewertung

Kommission

Abschluss und Prämie

Maßnahmen

Phase 1: Antrag auf Produktänderung stellen

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Prozessbeschreibung

Phase 1: Antrag auf Produktänderung stellenEine dynamische Tabelle der betroffenen Artikel kann bei der Antragsstellung erstellt werden.

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Prozessbeschreibung

Idee Erfassung

Eingang Idee

Begutachtung

Bewertung

Kommission

Abschluss und Prämie

Maßnahmen

Listen per Excel exportieren

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Prozessbeschreibung

Phase 1: KostenschätzungDie Kostenschätzung wird über einen Subprozess gehandhabt, der an mehrere Bearbeiter geschickt werden kann, die jeweils ihre Kostenschätzungen abgeben. Diese werden dann in einer dynamischen Tabelle angezeigt, und werden als Grundlage für weitere Planungen genommen.

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Prozessbeschreibung

Phase 1: Genehmigung

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Prozessbeschreibung

Phase 2: Verantwortlichen auswählen + Änderungsmitteilung + Planung Arbeitsvorbereitung

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Prozessbeschreibung

Phase 2: Bestätigung der Fachbereiche

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Prozessbeschreibung

Phase 2: Beschaffung erledigt

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Prozessbeschreibung

Phase 3: Umsetzung/Abschluss

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Prozessbeschreibung

Eingang Idee

Begutachtung

Bewertung

Kommission

Abschluss und Prämie

Maßnahmen

E-Mail Benachrichtigung

� Antragsteller wird per Email benachrichtigt

� Workflow-Formular „Antrag auf Änderung“ wird durch klick auf hinterlegte URL erneut aufgerufen

� Antragsteller kann auf Rückfrage reagieren, dieser Vorgang ist beliebig oft wiederholbar

� Nach erfolgreicher Bearbeitung wird der Workflow zur Antragsprüfung weitergeleitet.

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Prozessbeschreibung

Idee Erfassung

Eingang Idee

Begutachtung

Bewertung

Kommission

Abschluss und Prämie

Maßnahmen

Nützliche Informationen

Beim Weiterleiten bzw. beenden einer Aufgabe durch Klick auf Aktionsbuttons wird der Anwender über die abgeschlossene Aktion informiert und erhält eine Information, wer der nächste Bearbeiter ist.

In diesem Beispiel erstellte der Anwender einen Änderungsantrag und leitete ihn weiter. Nun liegt er 3 verschiedenen User als Aufgabe (Antrag prüfen) vor.

Anwender wird über die abgeschlossene Aktion informiert und zu Name und Rollen der nächsten Aufgabe informiert

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Prozessbeschreibung

Erweiterte SucheDie erweiterte Suche erlaubt eine Suche in Dokumenten und Prozessen. Vordefinierte Suchen (z.B. Änderungsanträge oder Kostenschätzungen) können hinterlegt werden.

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Prozessbeschreibung

Eingang Idee

Bewertung

Kommission

Abschluss und Prämie

Maßnahmen

ReportingZusätzlich steht für weitere Reports und Auswertungen das Reportsystem BIRT standardmäßig zur Verfügung. Es können verschiedenste Reports mit einer grafischen Anzeige (Balkendiagramm, Kuchendiagramm, usw.) hinterlegt werden.

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Prozessbeschreibung

Eingang Idee

Bewertung

Kommission

Abschluss und Prämie

Maßnahmen

ReportingZusätzlich steht für weitere Reports und Auswertungen das Reportsystem BIRT standardmäßig zur Verfügung. Es können verschiedenste Reports mit einer grafischen Anzeige (Balkendiagramm, Kuchendiagramm, usw.) hinterlegt werden.

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Prozessbeschreibung

Bearbeitungszustand im Workflow

Aktive Aufgabe

Offene Aufgabe

Prozessschritt, der schon

durchgeführt wurde

(Darstellung in vollen

Farben)

Aktueller Prozessschritt

(rot umrandet)

Zukünftige

Prozessschritte

(ausgegraut)

Die einzelnen Prozessschritte

mit Namen des Schrittes, Rolle

sowie

Formularinhalte/Maskenfelder

Aktionsbuttons (z.B.

Weiterleiten, Genehmigen,

Ablehnen). Diese verbinden die

einzelnen Prozessschritte

durch Aktionen

Statuselemente, die für den Zustand des Ablaufs

oder der Inhalte frei gewählt werden können

Logische Elemente, die z.B. den Ablauf

aufgrund gewählter Werte oder Zustände

steuern

SAP Kopplung/Schnittstellen

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SAP Kopplung/Schnittstellen

VDoc Process SAP Anbindung

Die BAPI®-Funktionalität ist über SOAP als Webservice erreichbar. (Simple Object Access Protocol, welches Daten zwischen Systemen ausgetauscht und Remote Procedure Calls durchgeführt )

VDoc Process JavaJava Extension Klassen,

fertiges Set aus VDoc Webservices

� greifen auf VDoc Administrations- Workflow-und Dokument-Daten zu.

Weitere Beispiele: Abgleich mit den SAP Kundendaten zur WF-Steuerung nutzen, Stammdaten zur Auswahl

anbieten, über SAP-Frontend VDoc Prozesse ansteuern ...

Weitere Beispiele: Abgleich mit den SAP Kundendaten zur WF-Steuerung nutzen, Stammdaten zur Auswahl

anbieten, über SAP-Frontend VDoc Prozesse ansteuern ...

Business-Objekte repräsentieren fachliche Entitäten und sind die Grundlage der objektorientierten

Strukturierung des R/3®-Systems,sie kapseln betriebswirtschaftliche Daten und

Funktionalität z. B. Kundenaufträge

SAP

SOAP

FunktionalitätFunktionen und Merkmale von HCM Änderungsantrag

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Funktionalität

Funktionen & Merkmale HCM Änderungsantrag Vorhanden

Koordinierter Antrags-, Beurteilungs- und Genehmigungsprozess ����

Webbasierte frei konfigurierbare individuelle Formulare für den Änderungsantrag

����

Freie Definition der Kriterien ����

Bestätigungs- und Statusinfos für die Antragssteller ����

Beliebige Ansichten (Anträge, Bewertungen, Verantwortliche, Typ, Status, …)

����

Zeitliche Vorgaben für jede Tätigkeit definierbar ����

Zeitliche Überwachung mit Ampelsystem ����

Rollen- und personenspezifisches Rechtekonzept ����

Mehrsprachig vorbereitet und mandantenfähig ����

Erinnerungs- und Eskalationsfunktion ����

Prozess- und Formulardesigner ����

Reportingsystem ����

Persönlicher Schreibtisch ����

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Funktionalität

Funktionen & Merkmale HCM Änderungsantrag Vorhanden

Konfigurierbare Portalumgebung mit Portlets ����

Persönliche Einstellungen für Skins, Sprache, Persönliche Seite ����

Layoutmanagement, Design anpassbar ����

Webbasiert und weltweit verfügbar, keine Desktop-Installation notwendig

����

LDAP Anbindung ����

Auswertungen und Statistiken ����

Delegationsfunktion ����

Benachrichtigungsfunktion an Personen und Gruppen ����

Einfache und erweiterte Suche, Volltextsuche ����

Exportfunktion nach MS Excel ����

Ständige Statusübersicht über alle geplanten Aktivitäten und deren Erledigungsgrad

����

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Funktionalität

Schnittstellen und Architektur

VDoc Module

DMSWorkflow

VDoc PortalZugriff der

einzelnen Rollen aus:

Archiv revisions-

sicher

ERPEDMSAP

Sonstige SystemeSharePoint

usw.

Archiv Kopplung

EDM/PDMERP, SAPKopplung

Webservice,JDBC, XML

Scanning Kopplung

EntwicklungErprobungSimulationProduktion

usw.

Scanning Client

Scannen und Verarbeiten von konventionellen Dokumenten und Formularen

Mail Kopplung

Mailintegration

KommunikationSchnittstellen

KundenLieferanten

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Funktionalität

Wirtschaftliche und technische Daten

• Das HCM Änderungsmanagement kann als anpassungsfähige Lösung als Lizenz im eigenen Hause oder aus der Cloud (Hosting durch uns) implementiert werden. Dabei wird der Prozess von HCM erstellt und fertig zur Verfügung gestellt.

• Das Designen im eigenen Haus ist eine weitere Option. In diesem Fall kann die Nutzung über eine Volllizenz der Portal- und Prozess-Komponente (VDoc Portal, Vdoc Process) für weitere Prozesse erfolgen.

• Geringe Anpassungskosten: Unser System ermöglicht schnelle Prozessänderungen durch integrierten Webdesigner. In wenigen Tagen können wir oder Sie selbst Änderungen vornehmen.

• Servicequalität steigern: Freiraum der beteiligten Fachleute für die Kernaufgaben. Das System unterstützt bei der Koordination, Organisation, Steuerung und Überwachung der Tätigkeiten.

• Vernünftiger Aufwand für den Betrieb: Mit Hilfe der Webtechnologie lassen sich Design und Konfiguration über Fernzugriff und VPN-Zugriff kostengünstig und schnell realisieren.

• Kurze Implementierung: Für eine Grundinstallation inkl. Design rechnen wir ca. 1-2 Wochen.

• Schnittstellen sind kein Problem: Umfangreiche Möglichkeiten und Konnektoren für die An- und Einbindung in Ihre bestehenden Prozesse, wie z.B. nach SAP, PDM-Systemen, … stehen zur Verfügung.

• SharePoint-Integration: Alle Bestandteile der Lösung können mittels Webparts auch in einer SharePoint-Umgebung dargestellt werden.

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Funktionalität

Testzugang zu HCM Änderungsantrag?Sie möchten sich gerne persönlich von unserer Lösung überzeugen?

Unter www.hcm-aenderungsmanagement.com können Sie einen Testzugang anfordern. Dort können Sie die Portalumgebung testen und eigenständig Anträge erstellen und durch den Prozess leiten.

Sie möchten mehr zu HCM Änderungsantrag erfahren?Gerne stellen wir Ihnen unser System vor und demonstrieren Ihre Arbeitsabläufe.

Für ein erstes Treffen schlagen wir Ihnen eine für Sie zeitsparende und kostenlose Webpräsentation vor. Hierzu benötigen Sie lediglich einen Internetzugang.Wir kommen auch gerne zu Ihnen. Kontaktieren Sie uns.

Telefon: +49 711 933 425 – 82Telefax: + 49 711 933 425 – 91E-Mail: bednorz@hcm-infosys.comhttp://www.hcm-infosys.com

Die HCM CustomerManagement GmbH in Stuttgart bietet seit mehr als 10 Jahren branchenübergreifend Systeme, Lösungen und Dienstleistung im Umfeld Prozess-, Workflow- und Dokumentenmanagement an.