HCM VDoc Process Workflowsystem

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VDoc Process Die komplette Lösung für Ihre Geschäftsprozesse ohne Programmierung

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Die Präsentatikon beschreibt das Workflowsystem VDoc zur Automatisierung Ihrer Geschäftsprozesse ohne Programmierung.Weitere Inforamtionen unter http://www.hcm-infosys.com

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VDoc ProcessDie komplette Lösung für Ihre Geschäftsprozesse

ohne Programmierung

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MotivationWozu VDoc Process?

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Motivation

Die Automatisierung Ihrer Geschäftsvorgänge und –prozesse ist heute ein wesentlicher Wettbewerbsvorteil und führt, neben einer Steigerung der Effizienz, zur Sicherstellung einer inhaltlich vollständigen und termingerechten Erledigung von Geschäftstätigkeiten.VDoc Process ist ein innovatives Tool zur Erstellung und Steuerung von automatisierten Geschäftsprozessen.

Ihre Anforderungen:

Steigerung der Effizienz

Bessere Steuerung und Kontrolle Ihrer Arbeitsabläufe

Produktivität durch Automatisierung Ihrer Geschäftsprozesse steigern

Einhaltung von Vorgaben und Terminen

Zugriff auf Applikationen und Daten vereinfachen

Ihre Lösung:

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Motivation

VDoc Process

Die LösungMit diesem Modul bieten wir Ihnen als Plattform einkonfigurierbares Workflowsystem für die Unterstützungbeliebiger Prozesse im Unternehmen. Sie können mitgeringstem Konfigurationsaufwand in der Regel ohneProgrammierung und in kürzester Zeit, mit uns gemeinsam,die unterschiedlichsten Unternehmensprozesse„digitalisieren“.

VDoc ist die Basis für eine softwarebasierte, standardisierteund papierlose Abwicklung Ihrer Prozesse.

Sie sparen dadurch erhebliche Kosten und machen IhreProzesse um ein vielfaches schneller. Ein Nebeneffekt ist dieStandardisierung Ihrer Abläufe und die Dokumentation IhrerVorgänge.

Es lassen sich individuelle Workflows realisieren, wie auch dieIntegration in andere Systeme.

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AllgemeinesWas Sie zu VDoc Process wissen sollten…

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Allgemeines

VDoc PortalDer einfache und schnelle Weg zur Erstellung von Intranets und Extranets

VDoc Easy SiteLeistungsfähiges und einfach zu bedienendes Content Management System (CMS) zurDarstellung ihrer Webinhalte

VDoc ProcessDer einfache und schnelle Weg zur Modellierung, Automatisierung und Darstellung ihrerGeschäftsprozesse ohne Programmieraufwand.VDoc Process beinhaltet das Reportingsystem VDoc Report

VDoc ReportDas Reportingsystem VDoc Report dient zur einfachen Konfiguration von grafischenReports, Analysen, Listen und Ausgaben der prozess- und vorgangsbezogenen Daten.

VDoc SuiteDas kostenoptimierte Komplettpaket bestehend aus Portal, Process, DocumentManagement und einer SQL Datenbank Runtime.

VDoc Module im Überblick

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Allgemeines

VDoc Open DMSDie Komplettlösung für ihr elektronisches Dokumentenmanagement einschließlichtemplatebasierten Dokumenten und Dokumentenworkflows.

VDoc File Center DMSDas filebezogene Dokumentenmanagement System mit zentralen Ablagen inkonfigurierbaren Strukturen und mit definierten Zugriffsrechten. Es stehen ebenfallsWorkflows zur Verfügung.

VDoc Webservice und SAP BAPIFür die Integration in einer SOA oder die Anbindung und Kommunikation mitFremdsystemen oder SAP stehen die entsprechenden Module zur Verfügung.

VDoc SDK / APIDie VDoc SDK / API steht als dokumentierte Programmierschnittstelle für beliebigeindividuelle Erweiterungen zur Verfügung.

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Allgemeines

VDoc Process als Teil der kostenoptimierten VDoc Suite(bestehend aus VDoc Portal, VDoc Process, VDoc Open DMS)

Produktfamilie

� VDoc Process ist Teil der kostenoptimierten VDoc Suite Komplettlösung

� VDoc Suite ist die erste gebrauchsfertige, kollaborative Suite mit einer vertikalen Skalierbarkeit, die eine schnelle Implementation eines Portals, des DMS und der Geschäftsprozesse ermöglich

� VDoc Suite ist darauf ausgerichtet, die Bedürfnisse einer Organisation hinsichtlich Dokumentenmanagement, Prozessautomatisierung und gemeinsamen Arbeitsfeldern abzudecken

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Allgemeines

Die Module der VDoc Produktfamilie sind durch ihre universellen Gestaltungsmöglichkeiten grundsätzlich branchenneutral.

Der Einsatz von über 900 Installationen in Europa und den USA findet hauptsächlich in folgenden Branchen statt:

Öffentliche Verwaltungen

Chemische Industrie

Banken & Versicherungen

ElektrotechnikAutomotive

Pharmazie & KosmetikMaschinenbau Luftfahrt & Militärwesen

Textile Industrie

Energie & Versorgung Bauindustrie Medizintechnik

Dienstleistung Einzelhandel Agrartechnik

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Allgemeines

Anwendungsgebiete für Ihr BPM- und Workflowsystem

Qualitätsmanagement

Personalmanagement

Lieferantenmanagement

Entwicklungs- undProjektmanagement

Servicemanagement

Änderungsmanagement Beschwerdemanagement

IdeenmanagementBewerbermanagement

Einsatz in allen Unternehmensbereichen uneingeschränkt möglich!

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Allgemeines

Wirtschaftliche und technische Daten

� Anzahl der Installationen: Branchenübergreifend ca. 900 Installationen

� Softwareupdates: VDoc Software hat eine Entwicklermannschaft von ca. 30 Mitarbeitern für die Weiterentwicklung

� Invest- und Betriebsvarianten: Firmeninterne Installation oder als SaaS; beliebig viele Prozesse in der Lizenzierung eingeschlossen

� Servicequalität steigern: Freiraum der beteiligten Fachleute für die Kernaufgaben. Das System unterstützt bei der Koordination, Organisation, Steuerung und Überwachung der Tätigkeiten.

� Vernünftiger Aufwand für den Betrieb: Mit Hilfe der Webtechnologie lassen sich Design und Konfiguration über Fernzugriff und VPN-Zugriff kostengünstig und schnell realisieren.

� Schnittstellen sind kein Problem: Umfangreiche Möglichkeiten und Konnektoren für die An- und Einbindung in Ihre bestehenden Prozesse, wie z.B. nach SAP, PDM-Systemen, … stehen zur Verfügung.

� Schlüsselfertiges System: Minimalste Kosten bei Prozessanpassungen, neue Anwendungen ohne Programmierung in kürzester Zeit produktiv, kein Training der Enduser notwendig, Zuständigkeit und Optimierung der Workflows dezentralisierbar, voll ausgestattetes Enterprise Workflow Portal in wenigen Wochen, offenes System basierend auf Standards (XML, SQL, Webservices, Java)

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FunktionalitätFunktionen und Merkmale von VDoc Process

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Funktionalität

Funktionen & Merkmale VDoc Process Vorhanden

Integrierter Prozess- und Formulardesigner ����

Workflow- und Webanwendung-Erstellung ohne Programmierung ����

Webbasiert und weltweit verfügbar, keine Desktop-Installation notwendig

����

Prozesshierarchien in beliebigen Ebenen definierbar ����

Lifecycle und Versionsmanagement für die Workflows ����

Zeitliche Vorgaben für jede Tätigkeit definierbar mit Erinnerungs- und Eskalationsfunktionen

����

Frei konfigurierbarer Status mit graphischer Darstellung (z.B. Ampelanzeige)

����

Personen-, gruppen- und rollenbezogenes Rechtekonzept ����

Delegationsfunktion ����

Persönlicher Schreibtisch mit To Do´s und überfälligen Aufgaben ����

Automatische Benachrichtigung über Vorgänge und Termine per Mail oder Aufgabenliste im Web-Browser

����

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Funktionalität

Funktionen & Merkmale VDoc Process Vorhanden

Beliebige Ansichten individuell konfigurierbar mit Filterfunktionen ����

Exportfunktion nach MS Excel ����

Volltext- und Filtersuche ����

Persönliches Abonnement ����

Umfangreiche Schnittstellen und Integrationskomponenten ����

Erweiterbar durch offene Architektur ����

LDAP Anbindung ����

Mehrsprachig ����

Mandantenfähig ����

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Funktionalität

Funktionen & Merkmale VDoc Process Erweiterbar

Schnittstellen und Integration (JDBC, Webservice, Excel, XML, …)Problemlose Anbindung an externe Systeme (PDM, Stücklisten, ERP, …)

����

Anbindung an beliebige GeschäftsprozesseSDK (Java Extensions + XML Dateien + serverseitiges Javascript)

����

Formular- und Dokumentenverarbeitung (OCR, …)VDoc Portal Intranet Unternehmensportal IntranetIntegration über Portlets

����

DMS Dokumentenmanagement ����

Deployment in IBM Websphere Portal, MS SharePoint oder Standardportalen möglich

����

Version für IBM Lotus Domino Server verfügbar ����

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Funktionalität

In einer Minute vom Modell zur fertigen Applikation!

Erzeugung der Applikation

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Funktionalität

� Schnelle und einfache Automatisierung von einfachen bis beliebig komplexen Workflows

� Beliebiger Anwendungsbereich im Unternehmen

� Übergreifende Workflows in einer Service Oriented Architecture

� Sehr einfaches webbasiertes grafisches Design-Tool

� Intuitiv zu bedienen

� Keine Programmierung nötig

� Templates werden mitgeliefert

� Parallele Aufgaben und Subprozesse, mit/ohne Synchronisierung

� Automatische Zuweisung der Aufgaben oder manuelle Delegation

� Konfigurierbare Email Notifikation

� Eskalationshandling auf gesamten Vorgang oder Aufgaben

� Deployment auf Knopfdruck in den Workflow Life-Cycle

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Architektur und Schnittstellen

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Architektur

Architektur

VDoc Module

DMSWorkflow

VDoc PortalZugriff der

einzelnen Rollen aus:

Archiv revisions-

sicher

ERPEDMSAP

Sonstige SystemeSharepoint

usw.

Archiv Kopplung

EDM/PDMERP, SAPKopplung

Webservice,JDBC, XML

Scanning Kopplung

EntwicklungErprobungSimulationProduktion

usw.

Scanning Client

Scannen und Verarbeiten von konventionellen Dokumenten und Formularen

Mail Kopplung

Mailintegration

KommunikationSchnittstellen

KundenLieferanten

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Schnittstellen

Auflistung der Schnittstellen

VPro OpenMappingVPro OpenMapping

� VDoc Process PDF� Abbyy FlexiCapture VDoc Process� XML VDoc Process� VDoc Archivierung� Webservices VDoc� SQL VDoc� VDoc Word

VDoc SchnittstellenVDoc Schnittstellen

� JDBC� SAP� MS Dynamics NAV� SOA Webservices� BIRT-Report

ProgrammierungProgrammierung

� VDoc SDK� VDoc API

IntegrationIntegration

� DMS Tools Mailconnector VDoc

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ArbeitsumgebungDie VDoc Process Oberfläche

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Arbeitsumgebung

PortaloberflächeAlle Anwender arbeiten über den Webbrowser in einer individuell zugeschnittenen Portaloberfläche.

� Einheitliche Arbeitsumgebung für alle

Anwendungen

� Authentifizierungssystem mit SingleSignOn

� Standartportlets und Ansichten als

Arbeitsumgebung

� Design anpassbar über Skin-Technologie

� Übersichtliche einfach Handhabung

� Individuelle Sichten und Portlets

� Suche über alle Prozesse

� Hilfstexte zeigen und beschreiben den

Kontext auf einfache Weise

� Vorgangshistorie mit allen Prozessbeteiligten

� Hilfs-Diagramm zur dynamischen Anzeige der

eigenen „Aufgabe“ im Prozessdiagramm

� Mehrsprachigkeit möglich

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Arbeitsumgebung

Workflow mit Webdesigner erstellen

Der Web Designer bietet dem Anwender alle Funktionalitäten eines leistungsfähigen Editors zur schnellen und einfachen grafischen Erstellung von kompletten Workflowanwendungen.

Der Anwender definiert:

� Prozessablauf mit Einzelaufgaben

� Subprozesse

� Rollen

� Felder

� Ansichten

� Parallele Aufgaben

� Automatische Verarbeitungsschritte

� Verwalten von Statusindikatoren

� Email Benachrichtigung

� Eskalationsmanagement

� …

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Arbeitsumgebung

Abarbeiten eines Workflows

Es werden alle Masken, Ansichten und Informationen für die Ausführung eines Prozessesautomatisch erzeugt und im Portal eingebunden.

Meine Anwendungen

Meine Aufgaben

Meine eigenen Prozesse

Mailinformation

Meine überfälligen Aufgaben

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Arbeitsumgebung

Arbeitsbereich mit Anwendungen und Aufgaben

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Arbeitsumgebung

Rollenorganisation

� Eine Rolle wird im Webdesigner generiert und in der VDoc-Administration mit Personenund Rechten ausgestattet. Die Rollen sind als Link im Prozess aufgeführt

� Die Zuordnung der Rollen zu den handelnden Personen erfolgt auf Applikationsebene undgilt für alle Prozesse dieser Applikation

� Mit der Rollenzuordnung werden die in dem Workflow definierten Rollen mit handelndenPersonen oder Gruppen von Personen belegt, geändert oder aufgehoben

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Arbeitsumgebung

Monitoring, Reporting und Optimierung mit VDoc Sichten

Darstellung, Filterung und Suche in den Vorgängen

� Standardportlets zeigen die Vorgänge in Echtzeit

� Nach Rolle und Kategorie (laufende, überfällige, abgebrochene, …) strukturiert

� Leichte Definition von weiteren Ansichten und Portlets

� Alle Ansichten filterbar und nach Excel exportierbar

� Follow-up über prozessübergreifende Sichten

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Arbeitsumgebung

Administration

Neben Design und Anwendung von Workflowapplikationen verfügt VDoc Process überleistungsfähige Werkzeuge zur System-Administration.

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Arbeitsumgebung

Monitoring, Reporting und Optimierung mit VDoc Report - BIRT

Auswertung, Reporting, Monitoring, Export der Daten

� Für die weitere Analyse und Darstellung der Vorgänge und Prozesse steht daskonfigurierbare Reportsystem BIRT zur Verfügung

Drive your business

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Arbeitsumgebung

Testzugang zu verschiedenen Workflows

Sie möchten sich gerne persönlich von unserer Lösung überzeugen?

Unter www.collaboration-park.com können Sie einen Testzugang anfordern. Dort können Sie die Portalumgebung testen und eigenständig Workflows erstellen.

www.collaboration-park.comwww.collaboration-park.com

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Sie möchten mehr zu VDoc Process erfahren?Gerne stellen wir Ihnen unser System vor und demonstrieren Ihre Arbeitsabläufe.

Für ein erstes Treffen schlagen wir Ihnen eine für Sie zeitsparende und kostenlose Webpräsentation vor. Hierzu benötigen Sie lediglich einen Internetzugang.Wir kommen auch gerne zu Ihnen. Kontaktieren Sie uns.

Telefon: +49 711 933 425 – 82Telefax: + 49 711 933 425 – 91E-Mail: [email protected]://www.hcm-infosys.com

Die HCM CustomerManagement GmbH in Stuttgart bietet seit mehr als 10 Jahren branchenübergreifend Systeme, Lösungen und Dienstleistung im Umfeld Prozess-, Workflow- und Dokumentenmanagement an.