Herzlich Willkommen zum Workshop für Verwaltungsmitarbeiter ESF-Berichterstattung

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Herzlich Willkommen zum Workshop für

Verwaltungsmitarbeiter

ESF-Berichterstattung


Tagesordnung

Aufgaben der MitgliedstaatenVerwendungsnachweisStammblattverfahren

TRS URS

Berichterstattung Zwischenbericht Kostenerstattung/ Ausgabenerklärung

Monitoring & ControllingPrüfmodulSonstiges/ Fragen


Aufgaben der Mitgliedstaaten

Trotz Zuständigkeit der Kommission für die Ausführung des Gesamthaushaltsplanes der EU übernehmen insbesondere die Mitgliedstaaten die Verantwortung für die Finanzkontrolle der Interventionen. Die Interventionen der Strukturfonds werden von den Behörden in den Mitgliedstaaten umgesetzt.

Im Rahmen der Verordnung (EG) Nr. 1260/1999 des Rates (21.06.1999) Mit Allgemeine Bestimmungen über die Strukturfonds (speziel durch Art. 38) werden die Mitgliedstaaten verpflichtet, durch wirksame administrative und finanzielle Maßnahmen (Fördersystem) die ordnungsgemäße Vorbereitung, Durchführung und Abrechnung der Programme zu gewährleisten

Die Einhaltung dieser Regelungen auf allen Ebenen ist von größter Bedeutung zur ordnungsgemäßen Umsetzung aller Mittel und zur Abrechnung gegenüber der EU-Kommission



1. Verordnung (EG) Nr.438/2001 (02.03.2001) mit Durchführungsvorschriften in Bezug auf die Verwaltungs- und Kontrollsysteme bei Strukturfondsmaßnahmen

2. Verordnung (EG) Nr. 448/2001 (02.03.2001) mit Durchführungsvorschriften hinsichtlich des Verfahrens für die Vornahme von Finanzkorrekturen bei Strukturfondsinterventionen

3. Verordnung (EG) Nr. 1159/2000 (30.05.2000) über die von den Mitgliedsstaaten zu treffenden Informations- und Publizitätsmaßnahmen für die Interventionen der Strukturfonds

4. Verordnung (EG) Nr. 1685/2000 (28.07.2000) mit Durchführungsvorschriften hinsichtlich der Zuschussfähigkeit der Ausgaben für von den Strukturfonds kofinanzierte Operationen

Zur Umsetzung dieser Verordnung 1260/1999 wurden von der Kommission folgende Durchführungsverordnungen erlassen:



Gemäß der Verordnung Nr. 1260/1999 haben die Mitgliedstaaten (unter anderem):

– regelmäßig nachzuprüfen, dass die von der Gemeinschaft finanzierten Maßnahmen ordnungsgemäß ausgeführt worden sind

– Unregelmäßigkeiten zu verhindern und zu ahnden

– infolge von Unregelmäßigkeiten oder Fahrlässigkeit verloren gegangene Beträge zurückzufordern



Danach müssen die Verwaltungs- und Kontrollsysteme der Mitgliedstaaten:

– die ordnungsgemäße Durchführung der Interventions-formen in Übereinstimmung mit den Zielen wirtschaftlicher Haushaltsführung sicherstellen

– eine zufriedenstellende Bescheinigung der Gültigkeit der Auszahlungsanträge ermöglichen, die sich auf tatsächlich entstandene Ausgaben beziehen

– einen ausreichenden Prüfpfad (DOK) aufweisen, der es ermöglicht, dass:

• die der KOM bescheinigten Gesamtbeträge mit den einzelnen Kostenaufstellungen und Belegen auf allen Ebenen (Verwaltungen und Träger) übereinstimmen

• die Verteilung und Zahlungsflüsse prüfbar sind



Ein ausreichender Prüfpfad ist im Sinne der 438/2001 nur vorhanden, wenn die Buchführungsunterlagen (auf jeder Ebene) detaillierte Angaben über die vom Endbegünstigten tatsächlich getätigten Ausgaben enthalten, u.a.:

• Datum des Beleges• Datum der Buchung• das Datum der tatsächlichen Zahlung • Betrag jedes Ausgabe- und Einnahmepostens• eindeutige Bezeichnung der Belege und • die Zahlungsweise

• Teilweise Anrechnung von Kosten sollen auf den entsprechenden Belegen/Rechnungen verzeichnet werden

• Planungs-, Ausschreibungs-, Bewilligungs-, inhaltliche Unterlagen sind vorzuhalten

Verwendungsnachweis


Verwendungsnachweis


Verwendungsnachweis

die Erfassung der Belege erfolgt kumulativ

getrennt nach Einnahmen und Ausgaben

vor der Eingabe muss festgelegt werden, unter welcher Kosten-/Einnahmeart der Beleg abgerechnet werden soll

Zuordnung zum

Berichts-zeitraum


Verwendungsnachweis

Prüfgegenstand:

– Vollständigkeit der Belege

– Kennzeichnung der Belege

– Übereinstimmung Belege - Buchführungssystem

– Übereinstimmung Buchführungssystem - ESF-Bericht

– Zuordnung der förderfähige Kosten zu Kostenart

– Darstellung anteiliger Kosten (Umlage- / Gemeinkostenschlüssel, Erläuterung

– Zeitbezug (außerhalb der Projektlaufzeit)

– Ggf. Kostenverteilung bei Ost- und West-Projekt

– Belegdatum und Zahlungsdatum

Hierzu sollen Kontrollsysteme in den Behörden entwickelt werden und zum Einsatz gebracht werden, die diese Prüfung dokumentieren.


Verwendungsnachweis Prüfung

Beispiele für Prüfmethoden:- Vollprüfung - Stichprobenprüfung nach Risikoanalyse

(mind. 10 % der Ausgaben/Einnahmen abgedeckt werden)

- begleitende Vor-Ort-Kontrollen- alle Kofi-Belege + 10% restliche Belege- U.ä.


Verwendungsnachweis - Prüfung

Bestandteil der Berichtspflicht zur Verwendungsnachweisprüfung zur Sicherung der Umsetzung der EU-Finanzkontrollverordnung 438/2001 ist im Land Berlin auch die Durchführung einer abschließenden Wirtschaftsprüfung geregelt

– bezieht sich auf die Projektverwaltung und Ordnungs-mäßigkeit der tatsächlichen Ausgaben- und Einnahmebelege

– ist durch einen vom Projektträger zu beauftragenden unabhängigen Wirtschaftsprüfer oder vereidigten Buchprüfer durchzuführen

– Kosten für die Wirtschaftsprüfung müssen bereits Bestandteil des letzten Zwischenberichtes sein, Rückstellungen sind nicht möglich


Verwendungsnachweis - Prüfung

WP ist formgebunden (auch für interne Haushalts bzw. Revisions-abteilungen unmittelbar öffentlicher Behörden wie z.B. Fachhoch-schulen oder Universitäten

es wird in drei Formulare zur Bestätigung der Wirtschaftsprüfung unterschieden

– externe Wirtschaftsprüfung ohne Korrekturen– externe Wirtschaftsprüfung mit Korrekturen– Versagung durch den Wirtschaftsprüfer

Die WP entbindet nicht von der Pflicht der Bewilligungsbehörden zur Prüfung!


Stammblattverfahren

TRS / URS


Stammblattverfahren

“Die zuständigen Behörden der Mitgliedstaaten ... erfassen die erforderlichen Daten (ESF-geförderter Maßnahmen), damit die Bewertung möglichst effizient durchgeführt werden kann. Dabei werden die verschiedenen Angaben, die im Rahmen des Begleitsystems ermittelt werden können, herangezogen und erforderlichenfalls durch die Sammlung von Informationen ergänzt, die die Relevanz der Bewertung verbessern soll.”

Rechtsgrundlage: VO 1260/1999, Kapitel III, speziell Art. 40, Ziffer (3)

Für die Umsetzung dieser Anforderung wurde vom Bundesministerium für Arbeit und Soziales (frühere BMWA) das sog. Stammblattverfahren entwickelt

wurden schriftlich in den Programmplanungsdokumenten EPPD der Bundesländer, die die Genehmigungsgrundlage der EU-Kommission für die Förderung darstellt , fixiert und sind daher obligatorisch


Stammblattverfahren

Teilnehmer

TN-Stammblatt

Unternehmen

UN-Stammblatt

Im Stammblattverfahren unterscheidet man zwei Stammblätter:

Teilnehmer-registratur-

system TRS

Unternehmens-registratur-

system URS


Stammblattverfahren / TRS

Teilnehmerregistratursystem (TRS)

– Erfassung der Teilnehmerangaben und der Teilnehmerstunden erfolgt kumulativ

– TRS ist nicht für Beratungsprojekte zu führen– Alle geforderten Daten unterliegen sämtlich dem Datenschutz

und werden entpersonalisiert zur Erfüllung der Evaluierungs- und Berichtspflichten des Landes Berlin an die dafür zuständigen Behörden (ESF-Fondsverwaltung, BMAS und KOM) weitergeleitet.

– Von den Teilnehmern ist eine entsprechende Einverständniserklärung zur Erhebung der TRS-Daten mit Eintritt in das Projekt einzuholen. Diese Erklärung finden Sie z.B. auf der ausgedruckten TRS-Anmeldeliste.

besteht aus:– Stammdaten– Anmeldedaten– Abmeldedaten (Verbleibsuntersuchung)– Stundenerfassung


Stammblattverfahren / TRS


Stammblattverfahren / Verbleib

Zur Einschätzung der Wirksamkeit und zur Beurteilung des Erfolgs von ESF-geförderten Projekten und Programmen ist es u. a. erforderlich, für die wissenschaftliche Begleitforschung vier Wirkungsindikatoren zusammen-zustellen.

Mit zwei dieser Wirkungsindikatoren, den sogn. "Verbleibskoeffizienten 1 und 2" werden die unmittelbaren und längerfristigen Beschäftigungswirkungen des ESF-Maßnahmen ermittelt.

Der "Verbleibskoeffizient 1" ermittelt den Verbleib des einzelnen Teilnehmers unmittelbar nach Maßnahmeende.

Der "Verbleibskoeffizient 2" ermittelt den Verbleib des einzelnen Teilnehmers 6 Monate nach Maßnahmeende.

Verbleibsuntersuchung

Um die Ermittlung dieser Verbleibskoeffizienten zu ermöglichen, ist es unumgänglich, dass durch die Maßnahmeträger für jeden einzelnen Teilnehmer die entsprechenden Informationen erhoben und im Teilnehmerregistratursystem festgehalten werden.


Stammblattverfahren / URS

Unternehmensregistratursystem

Zusätzlich zu den Teilnehmerdaten im Teilnehmerregistratursystem (TRS) müssen ab 01.01.2005 auch Unternehmensdaten im Unternehmensregistratursystem (URS) erhoben werden.

Grundsätzlich sollten mit dem URS Unternehmen erfasst werden, die finanzielle oder andere materielle Unterstützung (z.B. Beratung) erhalten.



Wann ist ein URS anzulegen?

- wenn das Unternehmen einen direkten Zuwendungsbescheid erhält- wenn das Unternehmen eine indirekte materielle oder finanzielle Förderung erhält.

Dies ist z.B. dann der Fall, wenn ein Träger ESF-Gelder erhält, um dann Mitarbeiter aus einem oder mehreren Unternehmen zu qualifizieren, oder wenn eine Beratungsgesellschaft mit ESF-Mitteln für Unternehmen Beratungs- oder Coachingmaßnahmen durchführt.

Bei der Verbundausbildung sind Unternehmensstammblätter nur anzulegen, wenn ein Unternehmen direkt ESF-Fördermittel erhält, oder die zeitweise Unterweisung von betrieblichen Auszubildenden bei Trägern im Rahmen des Verbundes ESF-finanziert wird und wenn der Auszubildende auch einen Ausbildungsvertrag mit einem Betrieb hat.



Wann ist kein URS erforderlich?

•wenn sich die ESF-Förderung auf die überbetriebliche Lehrlingsunterweisung (ÜBS bzw. ÜLU) bezieht, die überwiegend für Auszubildende im Handwerk durchgeführt wird

•Hat der Auszubildende einen Vertrag mit einem Träger, einem Ausbildungsverein oder wird er im Rahmen der Ausbildungsinitiati- ven von Bund und Ländern (in den neuen Ländern) in der schulischen Variante ausgebildet, sind z.B. für Praktikumsbetriebe keine Unternehmensstammblätter anzulegen.

•Auch wenn Betriebe, die in einem Verbund mitarbeiten, nur Praktika durchführen und dafür nicht bezahlt werden, sind keine Unternehmensstammblätter anzulegen.

•Für Existenzgründer werden grundsätzlich ein Teilnehmer- und kein Unternehmensstammblatt angelegt


Berichterstattung


Berichterstattung

Die Berichterstattung soll mit Verwendungsnachweis, TRS und URS drei Anforderungen erfüllen:

1. Kostenerstattung des Landes Berlin an die EU

2. Ausgabenerklärung

3. Qualitative Berichterstattung (Evaluation und Sachberichte)

dafür sind drei Dinge notwendig:

1. kontinuierlicher Nachweis der tatsächlich realisierten Einnahmen und Kosten

2. den damit verbundenen Anspruch auf ESF-Mittel

3. kontinuierliche Teilnehmer- und Unternehmensdaten


Berichterstattung

Der Kostenerstattungsantrag wird dreimal im Jahr vom Land Berlin an die KOM gestellt, per:

31.03.,

30.06. und

31.12. eines Jahres


Unter <Begleitsystem Projektebene> findet sich die projektbezogene

Berichterstattung

Berichterstattung


Zwischenbericht

als Träger


Verwendungs-nachweis

Ausgabe-belege

Berichts-zeitraum z.B.

1.1.06 - 31.03.06Einnahme belege

Stammblatt-verfahren

Zwischenbericht

Einnahme

Ausgabe

Lisa Müller

Willi Wipfel

Unternehmen X, Y, Z

++

++

Zwischenbericht

TRS

URS


Zwischenbericht

als Träger


Berichterstattung / Bearbeitungsphasen

Status 00

Bericht wurde noch nicht

erstellt

Träger bearbeitet

Status 01

Bericht wurde vom

Träger erstellt

Träger bearbeitet

Status 02

Bericht an FV zur

Pürfung abgesendet

FV prüft

Status 1

Bericht an ECG

weiter-geleitet

ECG prüft

Status 2

Bericht ohne

Beleg-prüfung

vollständig

T

FV

TH


Zwischenbericht / Finanzierung(mittlere Spalte)


Finanzierung

Ausgaben

Zwischenbericht / Finanzierung(mittlere Spalte)

Maßnahmekosten Einkommen TN

Gesamtkosten

Kofinanzierung ESF-Mittel

Bundes-

agentur f.

Arbeit

andere

Bundes-

progr.

Zuschüsse

des

Landes

sonstige

Zuschüsse

10.000 € 25.000 €

35.000 €

27.000 € 8.000 €

25.000 € 0 € 2.000 € 0 €

sonstige Einnahmen

Privatmittel

0 € 0 €

gesamt = 27.000 €gesamt = 35.000 €

= Untersetzung der getätigten Ausgaben nach

Finanzierungsquellen


Zwischenbericht/ Finanzierung(mittlere Spalte)

linke Spalte

=

Soll-Finanzie-rung lt. Bewilli-gung

mittlere Spalte

=

„soll“- Finan-zierung

lt. Abrechn

ung

rechte Spalte

=

tatsächl. Einnahmen

(davon tatsächlich erhalten)

Kassen-bestand

bzw.

offener Anspruch

auf Förder-mittel

+/-+/-


Verwendungs-nachweis

Ausgabe-belege

Berichts-zeitraum z.B.

1.1.06 - 31.03.06Einnahme belege

Stammblatt-verfahren

Zwischenbericht

Manuelle Eingabe der

Finanzierung und damit des ESF-Mittelanspruchs

Einnahme

Ausgabe

Lisa Müller

Willi Wipfel

Unternehmen X, Y, Z

Finanzierung

++

++

++

Berichterstattung Kostenerstattungsantrag

TRS

URS

Kostener-stattungs-antrag mit Ausgabenerklärung

der Behörden


Kostenerstattungsantrag/ Ausgabenerklärung

Ausgabenerklärung (offizieller Text für die Mitgliedsländer):

“Ich bestätige, dass die Intervention in Übereinstimmung mit den in der Entscheidung vorgesehenen Zielen vorangeht und den Bestimmungen der VO 1260/1999 entsprechen, insbesondere in Bezug auf:

die Vereinbarkeit mit den erlassenen Rechtsakten sowie den Gemeinschaftspolitiken in den Bereichen Wettbewerbsregeln, Vergabe öffentlicher Aufträge,...

die Durchführung der Verwaltungsverfahren und der Finanzkontrolle (die Bestätigung der Wirklichkeit und Übereinstimmung der in Rechnung gestellten Dienstleistungen und der tatsächlichen Ausgaben und der Verhütung, Aufdeckung und Berichtigung von Unregelmäßigkeiten...

die Aufbewahrung der Belege mindestens drei Jahre nach Zahlung des Restbetrages (d.h. 2016)

die Übereinstimmung der Ausgabenaufstellungen mit den Buchführungssystemen, die sich auf überprüfbare Belege stützen

die Berücksichtigung der wiedereingezogenen Beträge, Zinserträge und Einnahmen


Berichterstattung

Kumulative Teilnehmer-stammdaten

Unternehmens-stammdaten

Bericht 01.01.06-31.03.06

Bericht 01.04.06-30.06.06

Bericht 01.07.06-31.12.06

Bericht 01.07.06-31.12.07

Bericht 01.04.07-30.06.07

Bericht 01.01.07-31.03.07

Endbericht

01.01.2006-

31.12.2007

Jahres-bericht

2007

Jahres-bericht

2006

Einnahmen Ausgaben

Kumulativer Verwendungs-

nachweis(Einnahmen und

Ausgaben)


Führen des Verwendungsnachweises

Führen des TRS (außer bei Beratungsprojekten)

Erstellen und Absenden des Zwischenberichtes

Veranlassung der WP am Projektende

Veranlassung und Erfassen der Verbleibs-untersuchung

Prüfen von:Verwendungsnachweis (Einnahmen; Ausgaben, anhand der Belege und Auszahlungen und den Träger)

TRS (Vollständigkeit, Zielzugehörigkeit)

URS (Vollständigkeit)

Bericht (Stundenrealisierung, Plan-Ist-Kostenverhältnis, Finanzierung, Kapitel/Titel)

Berichterstattung /Aufgabenverteilung

Träger Bewilligungsbehörde


Monitoring & Controlling


Monitoring- und Controlling

bietet Möglichkeit zur Auswertung von:KostenFinanzierungTeilnehmerdaten

mitAntragsdatenBerichtsdaten

für alle Projekte der eingeloggten Kontaktperson


Es stehen kombinierbare Auswertungen zur Verfügung

Der Listenaufbau ist vorgegeben

Der Inhalt wird durch Auswahlkriterien bestimmt


Auswahl-kriterien


Voraussetzung für eine optimale Ansicht der Auswertungs-ergebnisse ist die Einrichtung des <Querformats>

Datei -> Seite einrichten



Prüfmodul


Prüfmodul

Prüfinstanzen Prüfinstanzen

Prüfdienst der Senatsverwaltung für Wirtschaft, Arbeit und Frauenmit Wirtschaftsprüferbüro Hamann - Carstensen – ThomaKontrollen nach Art. 10 VO 438/01

Prüfdienst der Senatsverwaltung für Wirtschaft, Arbeit und Frauenmit Wirtschaftsprüferbüro Hamann - Carstensen – ThomaKontrollen nach Art. 10 VO 438/01

Externer Wirtschaftsprüfer/ vereidigter Buchprüfer im Auftrag der Träger

Externer Wirtschaftsprüfer/ vereidigter Buchprüfer im Auftrag der Träger

ESF-Fondsverwaltung der Senatsverwaltung für Wirtschaft, Arbeit und Frauen mit Technische Hilfe ECG(Frau Dummer und Herr Buchwalder)

ESF-Fondsverwaltung der Senatsverwaltung für Wirtschaft, Arbeit und Frauen mit Technische Hilfe ECG(Frau Dummer und Herr Buchwalder)

Fachaufsicht der Senatsverwaltung/Treuhänder BewilligungsbehördeKontrollen nach Art. 4 VO 438/01

Fachaufsicht der Senatsverwaltung/Treuhänder BewilligungsbehördeKontrollen nach Art. 4 VO 438/01

Prüfinstanzen im Land Berlin


Prüfmodul

Das Prüfmodul bietet allen prüfenden Instanzen eine hilfreiche Unterstützung, da

… alle möglichen Fragen zur Gewährleistung der Kontrollanforde-

rungen erfasst sind

… es ein einheitliches Auftreten während der Kontrollen ermöglicht

… die Qualität und Transparenz gefördert wird und damit die Qualitätsanforderungen der Kommission an ein Kontrollsystem abgedeckt werden

… die Standard-Fragen EDV-mäßig erfasst und damit ausgewertet werden können (438/01 und 1681/94)

… damit das mit der VO 1260/1999 verlangte Kontrollsystem etabliert wird


PrüfmodulAuswahl eines Projektes zur

Prüfung

über das Prüfmodul in

Eureka werden Träger und

Bewilligungs-behörde informiert

Durchführung der Vor-Ort-Prüfung

anhand der Vorgaben

Eingabe und Erfassung der Prüfergebnisse ins Prüfmodul

Bereitstellung zur Einleitung

des Anhörungs-verfahrens

Erfassen/ Mittei-lung über Ergebnis und Abschluss des Anhörungsver-fahren

Anhörungs-verfahren


Sonstiges & Fragerunde


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10625 Berlin

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