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Hinweise zur finanziellen VertragsabwicklungStand: 24.09.2019, Änderungen vorbehalten

• Die Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH führt im Auftrag des Bundesministerium für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung (BMZ) und der Else Kröner-Fresenius-Stiftung das Förderprogramm Klinikpartnerschaften – Partner stärken Gesundheit durch.

• Die GIZ verwaltet die Ausschreibung im Rahmen der Förderrunden und begleitet die Umsetzung von Partnerschaften. Öffentlichkeits- und Netzwerkarbeit sowie die fachliche und kaufmännisch-administrative Beratung der Partnerschaftsprojekte gehören ebenso zu den Aufgaben der GIZ.

• Verantwortungsvolles und regelkonformes Handeln ist die Grundlage der Arbeit und der Glaubwürdigkeit der GIZ.

• Die ordnungsgemäße Mittelverwendung in der GIZ hat höchste Priorität. Als Unternehmen, das mit öffentlichen Geldern arbeitet, sorgt die GIZ in ihrem Abrechnungswesen durch Transparenz und Rechenschaftslegung dafür, dass die Mittel ordnungsgemäß, wirtschaftlich und effektiv verwendet werden.

Das Förderprogramm

24.09.2019 Klinikpartnerschaften – Partner stärken Gesundheit 2

• ANBest-P 2018 - Allgemeine Nebenbestimmungen für Zuwendungen zur Projektförderung (ANBest-P)

• Anlage 2 zur VV Nr. 5.1 zu § 44 BHO

• Die ANBest-P enthalten Nebenbestimmungen im Sinne des § 36 des Verwaltungsverfahrensgesetzes (VwVfG) sowie notwendige Erläuterungen.

• Die Nebenbestimmungen sind Bestandteil des Zuschussvertrages, soweit dort nicht ausdrücklich etwas anderes bestimmt ist.

Was ist unsere vertragliche Grundlage?


Wann darf mit der Planung und Ausführung des Projekts begonnen werden?

Die Planung beginnt bereits mit der Vorbereitung ihres Antrags. Sie dürfen selbstverständlich auch vor Vertragsbeginn schon Aktivitäten mit Ihrem Partner planen.Aber, bitte beachten: Die Umsetzung des Projektes darf erst mit Beginn des Förderzeitraums starten.

Nur Ausgaben die Leistungen betreffen, die innerhalb des Förderzeitraums liegen, können abgerechnet werden. Dabei ist es unerheblich, ob z.B. Flugtickets vor Förderbeginn gekauft werden, solange der Flug selbst, also die Leistung, innerhalb des Förderzeitraums liegt.


Alle Dokumente für die finanzielle Vertragsabwicklung und die Berichterstattung finden Sie auf der Webseite der Klinikpartnerschaften


Auf allen Formularen muss als Absender / Zuschussempfänger bitte exakt der Name, wie im Vertrag, Seite 1 / Deckblatt, angegeben sein.

Von der Planung bis zum Abschluss


Spätestens zwei Monate nach FörderzeitraumAbschließender Verwendungsnach-weis

Inventarlisten Übergabeprotokoll

Sachbericht alle 12 Monateoder

Schlussbericht mit dem abschließenden Verwendungs-nachweis

Max 8 Seiten lang(Schlussbericht 10 Seiten)

GIZ-Format verwenden

Elektronischer Versand (pdf)

Spätestens 4 Monate nach der ersten Vorauszahlung

Einzelkostenauf-stellungen müssen beigefügt sein bzw. gemäß Vertrag

Inkl. Belegkopien ab 1.000 EUR oder gemäß Vertrag

Währungsrechner beachten

Im Original inkl. Inventarliste und unterschrieben

Nach oder mit Einreichen des Mittelbedarfsplan (Original)

Erste Vorauszahlungundzweite Vorauszahlung

Im Original und unterschrieben

Ab der 3. Vorauszahlung =>Verwendungs-nachweis über den 1. VZ-Zeitraum

Gesamte Projektlaufzeit

Gesamte Fördersumme

Ein Vorauszahlungszeitraum entspricht 2 Monaten

Auch „Null-Runden“ abbilden


AbschlussBerichtswesenVerwendungs-nachweis

5e-5f

Vorauszahlungs-anforderung

5b

Mittelbedarfsplan5c


Interne Übersichtsblätter (Vorauszahlungen vs Kostenbuchungen) können Sie jederzeit bei mir anfragen. Ich sende Ihnen gerne Ihr Exemplar zu.



Gesamte Projektlaufzeit

Mittelbedarfsplan-Summe = Gesamte Fördersumme

Ein Vorauszahlungs-zeitraum entspricht 2 Monaten

Auch „Null-Runden“ abbilden


Mittelbedarfsplan5c

Der Mittelbedarfsplan. Form 5c


Siehe § 2 des Vertrages: Förderzeitraum

Siehe § 3.3. des Vertrages: Zuschuss

Siehe Deckblatt / Seite 1 des Vertrages

Verwaltungs-kosten pauschal auf die nach-gewiesenen Kosten

1 Vorauszahlungs-zeitraum = 2 Monate

Bitte den gesamten Förderzeitraum in zwei Monatsschritten eintragen

Summen entsprechend Punkt 3.3 d. Vertrages

Was mache ich, wenn sich mein Mittelbedarf verschiebt und warum ist das eigentlich so wichtig?


Anlage 5c: Mittelbedarfsplan

für den gesamten Förderzeitraum von bis

über die gesamte Fördersumme EUR 49.140,00

Zuschussempfänger:

Projektnummer:

Vertragsnummer:

Bitte füllen Sie den Mittelbedarfsplan für den gesamten Förderzeitraum über die gesamte Fördersumme aus.

Ein Vorauszahlungszeitraum entspricht dabei zwei Monaten

Vorauszahlungs-

zeiträumeMittelbedarf für den Zeitraum Verwaltungs-kosten Reisekosten Trainingskosten Sachmittel Sonstiges SUMME GIZ-intern

von bis € € € € € €

1 01.09.19 31.10.2019 340,00 2500,00 2500,00 1800,00 7140,00

2 01.11.19 31.12.2019 335,00 3000,00 3000,00 700,00 7035,00

3 01.01.20 28.02.2020 240,00 1500,00 1500,00 1800,00 5040,00

4 01.03.20 30.04.2020 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00

5 01.05.20 30.06.2020 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00

6 01.07.20 31.08.2020 325,00 2500,00 2500,00 1500,00 6825,00

7 01.09.20 31.10.2020 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00

8 01.11.20 31.12.2020 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00

9 01.01.21 28.02.2021 325,00 3500,00 2000,00 1000,00 6825,00

10 01.03.21 30.04.2021 375,00 2500,00 2500,00 2500,00 7875,00

11 01.05.21 30.06.2021 275,00 2000,00 1500,00 2000,00 5775,00

12 01.07.21 31.08.2021 125,00 2500,00 0,00 0,00 2625,00

GESAMT 2340,00 20000,00 15500,00 11300,00 0,00 49140,00

Datum, Name Unterschrift / Stempel

So wurde der Mittelbedarfsplan eingereicht


Anlage 5c: Mittelbedarfsplan

für den gesamten Förderzeitraum von bis

über die gesamte Fördersumme EUR 49.140,00

Zuschussempfänger:

Projektnummer:

Vertragsnummer:

Bitte füllen Sie den Mittelbedarfsplan für den gesamten Förderzeitraum über die gesamte Fördersumme aus.

Ein Vorauszahlungszeitraum entspricht dabei zwei Monaten

Vorauszahlungs-

zeiträumeMittelbedarf für den Zeitraum Verwaltungs-kosten Reisekosten Trainingskosten Sachmittel Sonstiges SUMME GIZ-intern

von bis € € € € € €

101.09.19 31.10.2019

290,00 5000,00 800,00 0,00 6090,00 -1050 1. Verwendungsnachweis

201.11.19 31.12.2019


301.01.20 28.02.2020


4 01.03.20 30.04.2020 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 -6195 Restmittel: Vorauszahlung vs. Kosten

5 01.05.20 30.06.2020 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00

6

01.07.20 31.08.2020

325,00 2500,00 2500,00 1500,00 6825,00 630Zur Auszahlung kämen: Lt. Plan EUR 6825 minus

Restmittel EUR 6.195

7 01.09.20 31.10.2020 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00

8 01.11.20 31.12.2020 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00

9 01.01.21 28.02.2021 325,00 3500,00 2000,00 1000,00 6825,00

10 01.03.21 30.04.2021 375,00 2500,00 2500,00 2500,00 7875,00

11 01.05.21 30.06.2021 275,00 2000,00 1500,00 2000,00 5775,00

12 01.07.21 31.08.2021 125,00 2500,00 0,00 0,00 0,00 2625,00

GESAMT 2045,00 22800,00 10500,00 7600,00 0,00 42945,00

Der Mittelbedarfsplan geändert um die tatsächlich abgerechneten Kosten lt. Verwendungsnachweis

Plus Neu-Planung der kommenden Vorauszahlungszeiträume



Vorauszahlungs-anforderung

5b

Nach oder mit Einreichen des Mittelbedarfsplan (Original)

Erste Vorauszahlungundzweite Vorauszahlung


Ab der 3. Vorauszahlung =>Verwendungs-nachweis über den 1. VZ-Zeitraum

Vorauszahlungsanforderung für je 2 Monate im Original



FAQs Mittelbedarfsplan und Vorauszahlungsanforderung

Verwaltungskosten Werden pauschal auf den Mittelbedarf der einzelnen Kostenkategorien angegeben

Der gesamte Förderzeitraum muss in 2-Monats-Schritten erfasst werden

Auch wenn darunter Null-Runden sind

Vorauszahlungsanforderungen Die ersten beiden, zusammenhängenden Vorauszahlungszeiträume können zusammen angefordert werden.

Ansonsten gilt: für jede weitere Vorauszahlung muss zunächst der Verwendungsnachweis des vorvorhergehenden Vorauszahlungszeitraums eingereicht werden

Vorauszahlungsanforderungen können für kommende Vorauszahlungszeiträume angefordert werden bzw.

wenn der Vorauszahlungszeitraum nicht mehr als 2 Monate in der Vergangenheit liegt

Anforderung 09/19 für 07-08/19 – okAnforderung 09/19 für 05-06/19 – keine Auszahlung, sondern Einreichung des Verwendungsnachweises

Für bereits abgerechnete Zeiträume können keine Vorauszahlungsanforderungen gestellt werden.

Bankkonto Zahlungen werden ausschließlich auf das im Vertrag angegebene Konto geleistet;

Sie transferieren dann intern auf das eingerichtete Unterkonto bzw. sep. Kostenträger

Wie lange vorher müssen Vorauszahlungen angefordert werden?

• Zwischen der Beantragung und dem Erhalt eines Vorschusses vergehen in etwa 1 - 2 Wochen ab Eingang bei der GIZ. Vorauszahlungsanforderungen werden grundsätzlich prioritär behandelt.

• Vorauszahlungen betreffen grundsätzlich kommende, noch nicht abgerechnete Vorauszahlungszeiträume.

• Vorauszahlungen für Zeiträume, die 1-2 Monate in der Vergangenheit liegen, werden gezahlt.

• Vorauszahlungen, die mehr als 3 Monate in der Vergangenheit liegen oder die bereits abgerechnet wurden, erfolgen keine Vorauszahlungen


Was ist zu tun, wenn nicht alle Gelder einer Vorauszahlung verausgabt wurden?

• In diesem Fall sollten die Gelder nicht zurückgezahlt, sondern einbehalten werden. Sie werden dann mit der nächsten Vorauszahlung verrechnet.

• Sie haben z.B. noch Restmittel in Höhe von 5.000 Euro übrig, hätten für den kommenden Vorauszahlungszeitraum einen Bedarf von EUR 7.500? In dem Fall würden Sie noch EUR 2.500 ausgezahlt bekommen.

• Der Mittelbedarfsplan muss in diesem Fall entsprechend der tatsächlichen Kosten für die Vergangenheit angepasst und für die Zukunft neu geplant werden.




Spätestens 4 Monate nach der ersten Vorauszahlung

Einzelkostenauf-stellungen müssen beigefügt sein bzw. gemäß Vertrag

Inkl. Belegkopien ab 1.000 EUR oder gemäß Vertrag

Währungsrechner beachten

Im Original inkl. Inventarliste und unterschrieben

Verwendungs-nachweis

5e-5f

• Nach den ersten beiden Zahlungsanforderungen ist mit jeder weiteren Anforderung, spätestens jedoch

4 Monate nach der jeweiligen Vorauszahlung, ein Zwischennachweis im Original mit Unterschrift

gemäß Ziffer 5 des Vertrages einzureichen.

• Hierzu füllen Sie bitte für jeden Einzelansatz (Kostenart, siehe § 3.3. des Vertrages) ein separates

Blatt (5e) aus. Die Verwaltungsgemeinkosten werden, sofern vertraglich vereinbart, pauschal auf die

im jeweiligen Verwendungsnachweis nachgewiesenen Kosten berechnet. Hier bedarf es keiner

gesonderten Belegauflistung; Sie füllen einfach nur das Formular 5e für Verwaltungskosten aus und

ergänzen hier die vereinbarte Prozentsumme. Das Formular errechnet den EUR-Wert automatisch.

• Die Gesamtsummen je Einzelansatz werden automatisch in die Kostenzusammenstellung (5f)

übertragen.

• Einzelansätze (Trainings- / Reisekosten) sind um 20 % variabel, d. h. eine „Überschreitung“ des einen

Einzelansatzes kann mit entsprechenden „Einsparungen“ in einem anderen Einzelansatz bis zu 20 %

querverrechnet werden, solange diese nicht den vertraglich vereinbarten Maximalanteil (Sachkosten)

übersteigen.

• Im Einzelansatz Verwaltungsgemeinkosten ist keine Querverrechnung erlaubt.

Abrechnung


Das Deckblatt zum Verwendungsnachweis (5d)


Die Kostenzusammenstellung zum Verwendungsnachweis (5f)


Die Einzelbelegaufstellung je Kostenart (5e)


Die Inventarliste zum Verwendungsnachweis (5g)


Mit jedem Zwischennachweis und mit dem abschließenden Verwendungsnachweis

Weitere ProjektbeteiligtePersonen (5h)



FAQs Verwendungsnachweis

Reisekosten Bitte im Feld Beleginhalt auch angeben, wer wann wie lange gereist ist

Flugkosten Business Class Flüge sind gemäß ANBest-P nur dann erstattungsfähig, wenn die reine Flugzeit > 6 Stunden beträgt.

Verwaltungskosten Werden als Pauschale abgerechnet.

Darunter fallen u.a. Kosten für Internet, Porto, Telefon, Bankgebühren aber auch Hilfen für die Erstellung des Verwendungsnachweises usw.

Belegkopien Ab 1.000 EUR bzw. gemäß Vertrag.

Rechnungen müssen auf den Zuschussempfänger ausgestellt sein.

Sachgüter / zu inventarisieren Alle Sachgüter, deren Einzelwert den Betrag von EUR 410,00 übersteigt, sind zu inventarisieren und bei Abschluss zu übergeben.

Währungskurs Bitte nutzen Sie ausschließlich den EU-Rechner.

Maßgeblich für die Umrechnung des Währungskurses ist das Rechnungs- und nicht das Datum des Verwendungsnachweises.

Alternativ können Sie Devisenankaufsbelege mit dem Verwendungsnachweis einreichen.

Nicht zuschussfähig sind z.B. Geschenke, Trinkgelder, Schmiergelder

• Das Belegdatum in der Einzelbelegaufstellung entspricht dem Rechnungsdatum NICHT dem Datum, an dem die Rechnung beglichen wurde.

• Die Belege müssen zweifelsfrei dem Projekt zugeordnet werden können. Deshalb müssen sie unbedingt auf den deutschen Projektträger ausgestellt sein.


• Belege der Kosten, die im Rahmen des Zuschussvertrages abgerechnet werden, müssen auf die in Deutschland ansässige Organisation ausgestellt sein, auch dann, wenn der Partner vor Ort Einkäufe tätigt.

• Bei Abrechnung mit Belegliste sind der Liste Belegkopien ab einem Wert von 1.000 EUR beizufügen (wenn nicht anders vereinbart!).

• Bitte nummerieren Sie selbst handschriftlich auf dem Beleg eigene Belegnummern von 1 aufwärts fortlaufend und tragen Sie diese Nummern im jeweiligen Einzelbelegnachweis ein.

• Die GIZ, das BMZ, die EKFS und der Bundesrechnungshof können jederzeit (…) die ordnungsgemäße Verwendung der Mittel prüfen oder durch einen Wirtschaftsprüfer prüfen lassen.

• Belege sind zu diesem Zweck mindestens 5 Jahre aufzubewahren.

Belege


Müssen die Belege der lokalen Partnerorganisation alle 2 Monate im Original zugesandt werden oder reichen Scans?

• Ab 1000 Euro bzw. gemäß Vertrag, müssen Belegkopien eingereicht werden.

• Bis zum abschließenden Verwendungsnachweis ist dafür Sorge zu tragen, dass alle Belege bei dem Zuwendungsempfänger gesammelt und aufbewahrt werden (Aufbewahrungsfrist mindestens 5 Jahre).


Bitte beachten Sie:

Ab einem Auftragswert von über 1.000,00 EUR (ohne Umsatzsteuer) sind Sie verpflichtet mindestens 3 Angebote verschiedener Bieter einzuholen und die Vergabeentscheidungen schriftlich zu dokumentieren. Sämtliche Vergabeunterlagen sind mindestens fünf Jahre nach Vorlage des Verwendungsnachweises aufzubewahren.

Folgende Selbstverpflichtungserklärung muss Bestandteil des Angebots des Auftragnehmers sowie des zwischen dem Auftragnehmer und dem ZE zu schließenden Vertrages sein:„Wir unterstreichen die Wichtigkeit eines freien, fairen und wettbewerbsorientierten Vergabewettbewerbs, der Missbrauch ausschließt. In dieser Hinsicht hat dieses Unternehmen bisher weder direkt noch indirekt öffentlich Bediensteten oder sonstigen Personen im Zusammenhang mit seinem Angebot unzulässige Vorteile angeboten oder gewährt, noch wird es im vorliegenden Angebotsverfahren oder im Falle des Zuschlages bei der anschließenden Durchführung des Vertrages solche Anreize oder Belohnungen anbieten oder gewähren. Wir unterstreichen ebenfalls die Wichtigkeit, der Einhaltung von Mindestsozialstandards („Kernarbeitsnormen“) bei der Durchführung des Vorhabens. Wir verpflichten uns, die in (Name des Landes) ratifizierten Kernarbeitsnormen einzuhalten.“

Beschaffung von Sachgütern und Dienstleistungen


Was ist zu tun wenn keine drei Angebote eingeholt werden können?

Sollte es Gründe geben, weshalb es nicht möglich ist, drei Angebote einzuholen, muss dies schriftlich dokumentiert und vorher mit der GIZ abgesprochen werden(z. B. nur Firma XY bietet vor Ort die Wartung des Gerätes Z an).


Bitte beachten Sie:

Versicherung hochwertiger Güter gegen Transportschäden abschließen (ab 1.000 EUR erforderlich) – bitte im Finanzplan berücksichtigen

Transportkosten – bitte im Finanzplan berücksichtigen

Inventarverzeichnis (5g) für Sachgüter, deren Einzelwert 410 EUR übersteigt (also nicht 100 Klammern für 450 EUR) wird ein Inventarverzeichnis erstellt und dem Verwendungsnachweis beigelegt.

Übergabeprotokolle (5g) – am besten gleich vor Ort erstellen und dem abschließenden Verwendungsnachweis im Original beilegen

Beschaffung von Sachgütern


• Per Diems für Teilnehmer:Bitte achten Sie darauf, dass die ortsüblichen Sätze für nationale Teilnehmer im Partnerland nicht überschritten werden.

• Für deutsche Teilnehmer im Partnerland gelten die Verpflegungspauschalen des Bundesministeriums für Finanzen.

• Die Barauszahlung von Per Diems muss durch eine Teilnehmerliste mit entsprechenden Unterschriften oder Fingerabdrücken belegt werden.

• Bewirtung /Catering bei Trainingsveranstaltungen:Bitte legen Sie der Rechnung des Restaurants oder Caterers eine Teilnehmerliste bei.

• Reisebelege:Sollten Reisebelege (Tickets etc.) auf Einzelpersonen ausgestellt sein, ist darauf zu achten, dass diese Personen bereits im Projektantrag genannt sind. Ist dies nicht der Fall, fügen Sie bitte dem Verwendungsnachweis das Formular „Übersichtsblatt weitere Projektbeteiligte Personen“ bei.

Abrechnung von Reise- und Trainingskosten


Bitte auch bei Trainingskosten darauf achten, dass die Belege zweifelsfrei dem Projekt zugeordnet werden können (zum Beispiel über Teilnehmerlisten).

Was ist im Bezug auf Trainingskosten zu beachten, wenn Trainings durch Dritte durchgeführt werden?In diesem Fall muss der deutsche Partner einen Vertrag mit der dritten Institution unterzeichnen. Die Rechnung über die entsprechende Leistung kann dann – nachdem sie vom deutschen Partner beglichen wurde - von der GIZ erstattet werden. Die GIZ leistet jedoch keine Zahlungen direkt an Dritte.


Kosten, die Sie mit den Zwischenverwendungsnachweisen noch nicht nachgewiesen haben, können am Ende mit dem abschließenden Verwendungsnachweis nachgereicht werden.

Wichtig ist, dass die Kosten innerhalb des Förderzeitraumes entstanden sind.




Berichtswesen

Sachbericht alle 12 Monateoder

Schlussbericht mit dem abschließenden Verwendungs-nachweis

Max 8 Seiten lang(Schlussbericht 10 Seiten)

GIZ-Format verwenden

Elektronischer Versand (pdf)

Für die Berichte bitte in jedem Fall die vorgegebenen Formate der Klinikpartnerschaften verwenden. Dies erleichtert uns die Aggregation und Systematisierung von Informationen.

Abschnitte, in denen es keine Neuigkeiten zu berichten gibt, können gerne freigelassen werden.




Abschluss

Spätestens zwei Monate nach Förderzeitraum

Abschließender Verwendungsnach-weis

Inventarlisten Übergabeprotokoll

Das Übergabeprotokoll5g


• Grundsätzlich sollte bei sämtlichen Änderungen eine zeitnahe Rückmeldung an die Funktionsadresse [email protected] erfolgen.

• Bei der Änderung der Hauptaktivitäten nehmen Sie bitte umgehend Kontakt zu der o.a. Funktionsadresse auf. Weitere Schritte werden dann besprochen.

• Achtung: Bei Änderung des Hauptziels oder Wechsel der Partnerorganisation ist keine weitere Förderung des Projektes möglich.

Wenn sich doch mal was ändert…


mailto:[email protected]

Grundsätzlich sollte die Projektimplementierung so erfolgen wie auch im Projektantrag vorgesehen. Auf Grund des Konzeptes des Projektantrages erfolgte die Auswahl und Entscheidung zur Förderung über das Technische Komitee der Initiative, das BMZ und die Else Kröner-Fresenius-Stiftung.

Falls ein Projekt früher als geplant abgeschlossen sein sollte, kann die Schlussrechnung sowie der Abschlussbericht früher erfolgen.


Wer hilft mir weiter?


Für alle allgemeinen Fragen und Änderungen in den Projekten:KlinikpartnerschaftenTelefon: +49 (0)228 4460-3800Fax: +49 (0)228 4460-1766

Email: [email protected]

Fragen zum Vertrag:Nadja GalinAbteilung Einkauf und Verträge Gruppe: E2B0

T + 49 6196 79 - 3241E [email protected]

Fragen zur Abrechnung:Michaela WalterAbteilung Service FinanzenGruppe: Finanzielle Vertragsabwicklung II

T +49 6196 79-4228E [email protected]

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!


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