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SOLUTIONS

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BVSolution

BVSolution

Datenbankgestütztes Dokumentvorlagen-managementsystem

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In vielen Firmen sieht der Schriftverkehr trotz Corporate Design häufig so aus…

Meist existieren für jede Abteilung, häufig für jede Person eigene Vorlagen auf Gruppenlaufwerken oder sogar auf persönlichen, lokalen Laufwerken

Das Erscheinungsbild des externen und internen Schriftverkehrs ist oft weder einheitlich noch aktuell

Die Pflege auch von kleineren Änderungen in Kopf- und Fußzeilen (personelle Verände-rungen im Aufsichtsrat, der Bankverbindung usw.) ist aufwendig durch die große Anzahl der einzelnen Vorlagen, die zudem oft an den unterschiedlichsten Orten liegen.

Eine zeitnahe Umsetzung von Änderungen ist damit kaum möglich.

Vorlagen für Briefe, die in Fremdsystemen wie SAP, medico//s usw. entstehen, müssen gesondert gepflegt werden.

Die Notwendigkeit eines Vorlagensystems ist offensichtlich:

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Durch den Einsatz von BVSolution…

reduzieren Sie die Vorlagenanzahl und den damit verbundenen Pflegeaufwand drastisch!

Idealfall: Eine Vorlage pro Briefart für den gesamten Konzern

pflegen Sie firmenspezifische Angaben für Kopf- und Fußzeilen nur einmal an zentraler Stelle.

können Sie Dokumente sowohl „im Auftrag“ als auch in unterschiedlichen Rollen erstellen.

Im Auftrag: z. B. zentraler Schreibdienst, Sekretariat usw.Unterschiedliche Rollen: H. Müller in seiner Funktion als Buchhaltungsmitarbeiter und als Betriebsratsmitglied

lassen sich, falls notwendig, Sonderfälle bis auf Abteilungsebene hinunter darstellen.

z. B. Zusätze bei Firmenbezeichnung

binden Sie grafische Elemente dynamisch und datenbankgesteuert ein.z. B. Logos und Zertifizierungsembleme

halten Sie Word-basierte Vorlagen von Fremdsystemen wie medico//s, SAP usw. ebenfalls auf den aktuellen Stand

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BVSolution - Ein datenbankbasiertes Vorlagenmanagement-System

Trennung von variablen und festen Vorlagenbestandteilen

Lagerung der festen Bestandteile auf einem zentral verfügbaren Laufwerk

Rechnung.dot

Fax.dot

Brief.dot

Lagerung der variablen Teile in einer zentralen, relationalen Datenbank

Zusammenführen der beiden Teile über einen Word-integrierten

Benutzerdialog durch Angabe von ROLLE und gewünschter BRIEFART

Enthalten Textmarken zur Positionierung der für die

jeweilige Briefart relevanten Informationen

Bildet die Unternehmens- oder Konzernstruktur ab und

liefert die Benutzer-/Rollenspezifischen Daten für Briefkopf und -Fuß

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BVSolution - Konzernweite Vorlagen

In BVSolution lassen sich drei Stufen der Unternehmenshierarchie für die Vorlagengenerierung abbilden, z. B.:

Konzernebene Konzerntöchter Abteilungen

Im Idealfall ist ein einheitliches Corporate Design für den gesamten Konzern gültig. Die Standard-Briefvorlagen unterscheiden sich lediglich durch die Firmennamen und die dazugehörigen Logos. In diesem Fall kommt BVSolution mit einer einzigen Vorlage pro Briefart (Geschäftsbrief, Kurzmitteilung, Faxvorlage usw.) aus.

Ebenso problemlos können Sie pro Konzerntochter ein eigenes CD abbilden. Hierfür benötigen Sie dann pro Tochterunternehmen eine Vorlage pro Briefart.

Genauso einfach können Sie bei Bedarf pro Abteilung eigene Vorlagen einstellen, unter Umständen auch nur für eine bestimmte Briefart.

BVSolution erstellt Ihre Vorlagen so einheitlich wie möglich und so flexibel wie nötig!

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BVSolution - Konzernweite Vorlagen

Beispiel eines Krankenhaus-Konzerns mit zehn angeschlossenen Häusern, von denen acht ein einheitliches Corporate Design haben. Zwei Töchter haben ein eigenes CD, einige Häuser tragen das Zertifizierungslogo im Brieffuß, bzw. ein Verbundslogo, andere nicht. Alle Vorlagen werden über BVS zentral erstellt und befüllt.

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Benutzer-freundliche

Anwendung zur Pflege der Datenbank

mit integriertem Berechtigungs-

konzept

Rollenabhängiges Benutzerkonzept zur

Dokumentenerstellung mit integriertem

Missbrauchschutz

Wahlweise anzeigbare

Dokumenten-pfadangaben zur internen

Ablage

Adressverwaltung und Outlook-Schnittstelle mit

Favoritenverwaltung

Diverse Berichte zur Kontrolle der Stammdaten

Frei formatierbare, pro Abteilung und zentral verfügbare

Textbausteine

Seriendruck-funktion für bis

zu fünf nachrichtliche

Verteiler

Abbildung eines hierarchischen Unterschriftendialogs mit

automatischer Generierung von Kürzeln

Steuerung der Papierzuführung durch integrierte

Druckerfach-steuerung

Versionsangaben zur Vorlage

BVSolution – Eine Fülle von Features

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Einige Features genauer betrachtet….

Die Druckerfachsteuerung

Über die Druckerfachsteuerung können Sie für jeden Drucker angeben, in welchem Fach vorgedrucktes Briefpapier liegt und aus welchem Fach Blankopapier zugeführt wird.

Die dazu passende Seiteneinrichtung in Word übernimmt BVSolution für Sie. Sie müssen lediglich den gewünschten Drucker auswählen.

Durch die beiden Drucksymbole „Kopfbogen-Druck“ und „Blanko-Druck“ können Sie steuern, ob die Seiteneinrichtung für vorgedrucktes Briefpapier oder für Blankopapier erfolgen soll. Das Ein- bzw. Ausblenden der Logos, die Bestandteil des Briefpapiers sind, erfolgt automatisch.

Logos, die NICHT Bestandteil des Briefpapiers sind, werden in jedem Fall ausgedruckt. Auch diese Informationen hinterlegen Sie im System.

Vor dem Druck können Sie die Anzahl gewünschter Kopien und die Papierart für die Kopien angeben. Standardwerte hierzu können Sie im System eintragen.

Falls Sie die automatische Druckerfachsteuerung nicht benötigen, geben Sie in BVSolution keinen Drucker an. Das System geht dann davon aus, dass Sie immer auf Blankopapier drucken und der Papiereinzug immer aus dem Standardschacht erfolgen soll. Natürlich können Sie über die Word-Standardfunktionen die Seiteneinrichtung jederzeit selbst vornehmen.

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Kopfbogen-Druck

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Papiertyp Tatsächl. Word-Anteil

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Blanko-Druck

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Papiertyp Tatsächl. Word-Anteil

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Einige Features genauer betrachtet….

Die Adressverwaltung

Mit der integrierten Adressverwaltung haben Sie die Möglichkeit, einen zentralen Adressenbestand anzulegen, der von jedem BVSolution-Benutzer verwendet werden kann.

Änderungen an diesem Bestand können nur von autorisierten Benutzern vorgenommen werden.

Jede Abteilung kann beliebig viele Adressen aus diesem Bestand in eine eigene Favoritenliste aufnehmen. Die Anzeige des Adressbestandes wird dann zunächst auf diese Liste beschränkt, es kann jedoch jederzeit durch einen einfachen Klick wieder auf den gesamten Bestand zugegriffen werden.

Eine Volltextsuche erleichtert das Auffinden bestimmter Adressen. Die Adressvorschau zeigt die Adressaufbereitung für den Briefkopf an.

Sie können sowohl bei der Dokumentenerstellung als auch jederzeit danach auf den Adressdatenbestand zugreifen. Auch eine bereits eingefügte Adresse kann nachträglich mit einem Klick gewechselt werden.

Die integrierte Outlook-Schnittstelle ermöglicht einen ebenso komfortablen Zugriff auf Ihre Outlook-Adressen und die öffentlichen Adressbücher.

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Einige Features genauer betrachtet….

Textbausteine zur Vorlagen-Reduzierung

Textbausteine oder „Autotexte“ sind aus Word bekannt. Diese „Autotexte“ sind jedoch benutzerabhängig und werden in der Dokumentvorlage „normal.dot“ gespeichert. Sie können nur schwer mehreren Benutzern gleichzeitig zugänglich gemacht werden und werden oft durch Neuerstellung der „normal.dot“ versehentlich gelöscht.

BVSolution-Textbausteine sind systemweit verfügbar. Über das Windows-Berechtigungssystem kann gesteuert werden, welcher Benutzer welche Textbausteine erstellen, verwenden bzw. ändern darf. Jeder Textbaustein kann sprechend benannt werden (255 Zeichen) und über eine Vorschau vor dem Einfügen betrachtet werden.

Über drei Symbole in der BVSolutions-Symbolleiste wird der Zugriff auf eigene Textbausteine erleichtert. Jeder Benutzer kann, die passende Berechtigung vorausgesetzt, auf alle Textbausteine zugreifen. Alle in Word gespeicherten Autotexte können parallel weiterhin verwendet werden.

Alle Formatierungen im Textbaustein bleiben beim Einfügen erhalten. Grafiken, mehrspaltiger Text, Tabellen und Ähnliches stellen kein Problem dar. Durch diese Art von Textbausteinen verringert sich die Anzahl der benötigten Dokumentvorlagen erheblich.

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Einige Features genauer betrachtet….

Das Rollenkonzept

Über BVSolution lässt sich nahezu jedes denkbare Szenario im Schreibdienst abbilden. Jeder Benutzer kann sowohl für sich selbst als auch für andere Personen in beliebig vielen Rollen Dokumente erstellen. BVSolution stellt immer den aktuellen Briefkopf des jeweils notwendigen Kontextes zur Verfügung.

Beispiel 1:

Herr Mustermann ist im Unternehmen als Personalsachbearbeiter beschäftigt. Gleichzeitig schreibt er jedoch auch in seiner Funktion als Betriebsratsvorsitzender.

Beispiel 2:

Frau Mustermann ist im Unternehmen als Assistentin der Geschäftsleitung angestellt. Sie schreibt sowohl für die Konzernführung als auch für die Geschaftsführer der drei Tochterunternehmen. Außerdem schreibt sie Briefe in eigenem Namen.

Beispiel 3:

Frau Tester ist im Unternehmen als Sekretärin im zentralen Schreibdienst tätig. Sie schreibt für jeden im Haus, jedoch nie in eigenem Namen.

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BVSolution – Die Anwenderseite

Für den Anwender steht eine intuitiv bedienbare Oberfläche durch eine eigene, in MSWord integrierte Symbolleiste zur Verfügung. Über diese Symbolleiste stehen alle Funktionen zur Dokumenterstellung und –bearbeitung bereit.

Übersichtliche Formulare und durchdachte Automatismen erleichtern auch dem Word-Anfänger die Erstellung eines dem aktuellen Corporate Design entsprechenden Anschreibens.

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Auch für den Administrator steht eine effiziente grafische Oberfläche zur Verfügung, über die die Pflege und Wartung des Systems erfolgen.

BVSolution – Die Administratorenseite

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Word 2000 oder höherWindows 2000 oder höhermind. eine Access-Lizenz 2000 oder höher(andernfalls steht auch eine Access-Runtime-Version zur Verfügung)

Remotezugriff für Support und Wartung

BVSolution – Systemvoraussetzungen

Für weitere Informationen nehmen Sie bitte Kontakt mit uns auf:

Dethec Solutions GmbHMainzer Str. 6a76199 Karlsruhe

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