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Mehrwertsteuer Umstellung

Wichtig

Bitte prüfen Sie vor der manuellen Mehrwertsteuerumstellung, ob Sie über

eine aktuelle Datensicherung verfügen. Falls nicht führen Sie bitte

zwingend eine Datensicherung als Komplettsicherung des

Datenverzeichnisses durch.

Die manuelle Mehrwertsteuer Umstellung kann erst und ausschließlich am

01.07.2020 durchgeführt werden. Eine Durchführung eher oder später

kann zu Verschiebungen im Ausweis der Mehrwertsteuer führen.

Anleitung

Ab der ersten Anmeldung am 01.07.2020 öffnet sich im hotline frontoffice

Programm folgende Hinweismeldung:

Diese Hinweismeldung bezieht sich auf das Zusatztool der programmgesteuerten

Mehrwertsteuer Umstellung. Sie können den dafür notwendigen

Freischaltcode unter www.hotlinesoftware.de/mwst-umstellung-2020 beziehen.

Alles Weitere dazu entnehmen Sie bitte der entsprechenden Anleitung bzw. dem

Tutorial Video. Nutzen Sie die manuelle Mehrwertsteuer Umstellung, so können Sie

diese Hinweismeldung ignorieren und einfach mit Ok bestätigen.

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1. Prüfung des Buchungsrhythmus der Logis

Starten Sie zunächst das hotline Service Programm.

Öffnen Sie hier die Artikelverwaltung mit diesem Direktbutton oder

über Stammdaten, Preisgestaltung, Warengruppen/Artikel. Es öffnen

sich die angelegten Erlösgruppen.

Öffnen Sie hier den Logis Artikel mit Doppelklick oder mit Markieren und Ändern.

Bestätigen Sie die anschließende Hinweismeldung mit Ok.

Prüfen Sie in den Artikel Grundeinstellungen, unter den Einstellungen der

Buchungsoptionen den Buchungsrhythmus der Logis.

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Je nachdem, ob der Buchungsrhythmus Nicht am ersten Tag oder Nicht am letzten

Tag ist, muss der Zimmerumzug im nachfolgenden Schritt an einem jeweils

anderen Tag durchgeführt werden.

2. Aufenthalte bei Reservierungen „im Haus“ trennen

Ist der Buchungsrhythmus der Logis „Nicht am ersten Tag“, so muss der

Aufenthalt bei Zimmern „im Haus“, mit einem Aufenthalt über den 01.07.2020

hinweg, am 30.06. getrennt werden.

Ist der Buchungsrhythmus der Logis „Nicht am letzten Tag“, so muss der

Aufenthalt bei Zimmern „im Haus“, mit einem Aufenthalt über den 01.07.2020

hinweg, am 01.07. getrennt werden.

Bitte beachten Sie, ist eine Trennung des Aufenthalts am 30.06. notwendig, so

muss die Trennung in jedem Fall vor dem Tagesabschluss für den 30.06.

erfolgen. Nach erfolgtem Tagesabschluss ist eine rückwirkende Trennung von

Aufenthalten nicht mehr möglich.

Um die Aufenthalte zu trennen, öffnen Sie den Belegungsplan. Bewegen Sie hier

den Mauszeiger auf einer beliebigen Reservierung „im Haus“ auf den betreffenden

Tag (30.06. oder 01.07. in Abhängigkeit vom Buchungsrhythmus der Logis), halten

Sie dann die strg-Taste gedrückt und klicken Sie einmal auf die linke Maustaste.

Sie finden den Short-Cut für den Umzug im Zimmer auch im hotline frontoffice

Programm unter Hilfe, hotline chort-cuts.

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Es öffnet sich folgende Frage:

Bestätigen Sie diese mit Ja, wenn der Zimmerumzug am richtigen Tag

vorgeschlagen wird.

Anschließend wird die Reservierung am Belegungsplan mit getrennten Aufenthalten

angezeigt, wie oben dargestellt.

Wiederholen Sie diesen Vorgang bei allen Reservierungen/Zimmer „im Haus“, bis

bei allen Reservierungen mit Aufenthalt über den 01.07.2020 der Aufenthalt am

jeweils 30.06. oder 01.07. getrennt wurde.

3. Aufenthalte abrechnen

Anschließend müssen alle Aufenthalte bis zum 30.06. bzw. 01.07.

abgerechnet werden, um diese noch mit dem alten Steuersatz zu verbuchen.

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Um die Aufenthalte abzurechnen, öffnen Sie zunächst die betreffende Reservierung

wie gewohnt am Belegungsplan. Prüfen Sie nun zunächst, ob in der Reservierung

mindestens ein weiteres Rechnungskonto (Gastkonto) vorhanden ist.

Falls kein Gastkonto vorhanden ist, legen Sie dieses unter oben rot markiertem

Button an. Das Konto kann auf die Adresse des Bestellers angelegt werden.

Klicken Sie im Gastdatenbildschirm anschließend auf Besteller, Rechnung wie oben

abgebildet.

Es öffnet sich der Abrechnungsbildschirm.

Hier werden die Leistungen der getrennten Aufenthalte in verschiedenen Zeilen

dargestellt. Um nur den ersten der beiden Aufenthalte abzurechnen, müssen

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zunächst die Leistungen des 2. Aufenthalts (untere Zeile) auf ein anderes

Rechnungskonto verschoben werden.

Bitte beachten Sie, dass Festpreisarrangements mit Trennung des

Aufenthalts nicht getrennt werden können. Entscheiden Sie in diesem Fall,

ob Sie das ganze Paket noch mit der alten oder bereits mit der neuen

Steuer, also vor oder nach der Umstellung abrechnen möchten.

Ziehen Sie die Leistungen des zweiten Aufenthalts (untere Zeile) mittels Drag &

Drop nach rechts auf das zweite Rechnungskonto. Verschieben Sie gegebenenfalls

auch andere Leistungen, die bereits mit dem neuen Steuersatz abgerechnet werden

sollen auf die rechte Seite. Auf der linken Seite bleiben nun nur noch die Leistungen

des ersten Aufenthalts bis zum 30.06. bzw. 01.07. oder weitere Leistungen stehen,

die noch mit dem alten Steuersatz abgerechnet werden sollen.

Erstellen Sie anschließend für alle Leistungen auf der linken Seite

(Besteller Seite) wie gewohnt mit dem Konto Abrechnen Button eine

Rechnung.

Wiederholen Sie diesen Vorgang, bis bei allen Reservierungen/Zimmern „Im Haus“

der erste Aufenthalt abgerechnet ist.

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4. Paymaster/Passantenrechnungen abrechnen

Nutzen Sie Paymasterkonten, die keinem Zimmer zugeordnet sind, z. B. für den

monatlichen Rezeptionsverkauf, so müssen diese ebenfalls vor der Mehrwertsteuer

Umstellung abgerechnet werden, wenn sie noch auf den alten Steuersatz verbucht

werden sollen.

Dasselbe gilt für alle offenen Passantenrechnungen, die noch mit dem alten

Steuersatz verbucht werden sollen.

Um Paymasterkonten oder Passantenrechnungen abzurechnen, klicken Sie

auf diesen Direktbutton in hotline frontoffice.

Offene Paymaster oder Passantenrechnungen erkennen Sie an der roten Markierung im

Feld „R“ (Rechnung).

Rechnen Sie ab wie gewohnt.

5. Checkout/Tagesabschluss

Wenn Sie die Aufenthalte zum 30.06.2020 getrennt

haben, dann führen Sie nun in allen ersten Aufenthalten

den Checkout durch.

Führen Sie anschließend den Tagesabschluss für den 30.06.2020 wie gewohnt

durch.

Die zweiten Aufenthalte können nun eingecheckt werden.

Wenn Sie die Aufenthalte zum 01.07.2020 getrennt haben. So führen Sie nun

zuerst den Tagesabschluss für den 30.06.2020 durch.

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Checken Sie anschließend alle ersten Aufenthalte wie

gewohnt aus.

Gleich im Anschluss können Sie alle zweiten Aufenthalten

wieder einchecken.

Die Durchführung des Tagesabschluss ist bei Kunden ohne zwingenden

Tagesabschluss nicht zwingend notwendig.

Bei nicht durchgeführtem Tagesabschluss ist Folgendes zu beachten:

In allen Buchungen vor dem 01.07.2020, die nach der Umstellung bearbeitet

werden, wird dann der neue Steuersatz zugewiesen.

Beachten Sie, dass auch alle Zimmer, die am 01.07.2020 auschecken, vor

der Umstellung abgerechnet werden müssen.

6. Anlage der neuen Steuersätze

Um nun die neuen Steuersätze anzulegen öffnen Sie wieder das hotline Service

Programm.

Ignorieren Sie auch hier die Hinweismeldung zur programmgestützten

Mehrwertsteuer Umstellung und bestätigen Sie diese Meldung mit Ok.

Öffnen Sie im hotline Service Programm das Menü Finanzen, Einstellungen.

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Wählen Sie dort die Registerkarte Steuersätze, um zu den Einstellungen für die

Steuersätze zu gelangen.

Tragen Sie hier bei #5 den Steuerstatz von 16% und bei #6 den Steuersatz von

5% ein, wie oben beispielhaft dargestellt. Das richtige Mehrwertsteuerkonto

erhalten Sie von Ihrem Steuerberater.

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Vorübergehend kann beim Steuersatz #5 für 16% das Konto des Steuersatz #1 für

19% und beim Steuersatz #6 für 5% das Konto des Steuersatz #2 für 7%

übernommen werden. Die Hinterlegung eines Vorsteuer (VSt.) Kontos ist nicht

zwingend notwendig.

Bitte beachten Sie, dass vor der nächsten Auslagerung über hotline finance

die richtigen Mehrwertsteuerkonten für die Steuersätze 16% bzw. 5% hier

hinterlegt sein müssen. Nutzen Sie nicht die Schnittstelle hotline finance, so

spielt dies keine Rolle.

Speichern Sie anschließend alle Änderungen mit Übernehmen und Ok.

7. Neue Steuersätze in Aufwandskonten (Ausgabenartikel) hinterlegen

Die neuen Steuersätze müssen nun zum einen in allen Aufwandskonten

(Ausgabenartikeln) hinterlegt werden. Sie finden die Einstellungen für die

Ausgabenartikel Verwaltung im hotline Service Programm unter Stammdaten,

Preisgestaltung, Ausgaben.

Es öffnet sich eine Liste aller angelegten Ausgabenartikel. Alle Artikel mit

Steuersatz 1 oder 2, die entsprechende Anzeige in der Liste ist oben markiert,

müssen bearbeitet werden. Artikel mit Steuersatz 0 (0%) müssen nicht angepasst

werden.

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Um einen Ausgabenartikel zu bearbeiten, führen Sie einen Doppelklick auf dem

entsprechenden Artikel aus oder markieren Sie diesen und klicken Sie dann auf

Bearbeiten.

Es öffnen sich im unteren Bereich des Fensters die Einstellungen des gewählten

Ausgabenartikels:

Ändern Sie hier den Steuersatz auf 5 für Artikel mit 16% Steuer und auf 6 für

Artikel mit 5% Steuer. Passen Sie zudem die Bezeichnung gegebenenfalls

entsprechend an, z. B. von Wareneingang 19% auf Wareneingang 16%.

Passen Sie zudem gegebenenfalls die Kontonummer an. Bei Fragen zum jeweils

richtigen Konto wenden Sie sich bitte an Ihren Steuerberater. Bei Nutzung der

hotline finance Schnittstelle müssen bis zur nächsten Auslagerung alle Konten

korrekt hinterlegt sein. Andernfalls spielt dies keine Rolle.

Speichern Sie anschließend die Änderungen.

Wiederholen Sie diesen Vorgang, bis in allen

Ausgabenartikeln/Aufwandsartikeln der richtige Steuersatz hinterlegt ist.

8. Neue Steuersätze in Erlößkonten (Artikeln) hinterlegen

Zum anderen müssen die neuen Steuersätze auch in allen Erlößkonten

(Artikeln) hinterlegt werden.

Öffnen Sie dazu im hotline Service Programm die Artikelverwaltung

mit diesem Direktbutton oder über Stammdaten, Preisgestaltung,

Warengruppen/Artikel. Es öffnen sich die angelegten Erlösgruppen.

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Auch hier müssen alle Artikel mit Steuer 1 oder 2 bearbeitet werden. Die

betreffende Spalte ist wieder oben rot markiert.

Um einen Artikel zu bearbeiten, führen Sie einen Doppelklick auf dem

entsprechenden Artikel aus oder markieren Sie diesen und klicken Sie dann auf

Ändern.

Bestätigen Sie die Hinweismeldung über die Unveränderbarkeit der Artikelnummer

mit Ok. Es öffnen Sich daraufhin die Artikel Grundeinstellungen:

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Ändern Sie hier den Steuersatz auf 5 für Artikel mit 16% Steuer und auf 6 für

Artikel mit 5% Steuer. Passen Sie zudem die Bezeichnung gegebenenfalls

entsprechend an, z. B. von Restaurant 19% auf Restaurant 16%.

Ändern Sie zudem zwingend die Kontonummer. Die Änderung der Kontonummer

ist notwendig, da das Konto in anderen Artikeln mit einem anderen Steuersatz

vergeben sein kann und ein und dieselbe Kontonummer nicht für zwei verschiedene

Steuersätze vergeben werden kann. Der Artikel kann sonst nicht gespeichert

werden. Bei Fragen zum jeweils richtigen Konto wenden Sie sich bitte an Ihren

Steuerberater. Bei Nutzung der hotline finance Schnittstelle müssen bis zur

nächsten Auslagerung alle Konten korrekt hinterlegt sein. Andernfalls spielt dies

keine Rolle.

Speichern Sie anschließend die Änderung mit Speichern. Führen Sie diesen Schritt

bei allen Artikeln mit Steuer 1 oder 2 durch. Artikel mit Steuer 0 (0%) müssen nicht

angepasst werden. Schließen Sie dann die Artikelverwaltung.

Bitte beachten Sie, dass Sie für die Zuteilung der jeweils richtigen

Steuersätze selbst die Verantwortung tragen. Wenden Sie sich bei Fragen

dazu bitte an Ihren Steuerberater.

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9. Reorganisation

Führen Sie nun noch zwingend über diesen Direktbutton oder über

System, Wartung Reorganisation eine Datenreorganisation durch.

Sind der Direktbutton oder der Menüpunkt Reorganisation ausgegraut, so schließen

Sie das hotline Service Programm und alle hotline frontoffice Programme und

versuchen Sie es dann erneut. Die Datenreorganisation kann nur im nicht

eingeschränkten Modus von hotline Service durchgeführt werden.

10. Test

Zum Test der Einstellungen öffnen Sie in einigen vorhandenen Reservierungen

eine Proberechnung und überprüfen Sie dort die richtige Ausweisung der

Mehrwertsteuer.

Legen Sie zudem eine neue Reservierung mit einem Standardarrangement und

eine neue Reservierung mit einem Festpreisarrangement (falls Sie mit diesen

arbeiten) an und prüfen Sie auch hier in der Proberechnung die korrekte

Ausweisung der Mehrwertsteuer.

Ist die Ausweisung in allen Tests richtig, dann ist die manuelle Mehrwertsteuer

Umstellung damit abgeschlossen.

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Impressum

Anleitung zur manuellen Mehrwertsteuer Umstellung

SoftTec GmbH Hindelanger Straße 35 87527 Sonthofen

Deutschland Telefon: +49 (0)8321 / 6749 0 Fax: +49 (0)8321 / 6749 18

E-Mail: info@softtec.de www.hotlinesoftware.de

www.softtec.de Geschäftsführung: Rolf Füßner Autorin: Monika Kellner Diese Anleitung und alle darin enthaltenen Beiträge und Abbildungen sind urheberrechtlich geschützt.

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Wir weisen darauf hin, dass die in dieser Anleitung verwendeten Bezeichnungen und Markennamen, der jeweiligen Firmen, im Allgemeinen warenzeichen-, marken- oder patentrechtlichem Schutz unterliegen. Diese Anleitung wurde für hotline frontoffice, ab Version 21, mit Microsoft Word 2019 erstellt. ©1986-2020 SoftTec GmbH, alle Rechte vorbehalten.

Stand: Juni 2020