Hybrides Projektmanagement – wie Sie klassische mit agilen … · 2018-07-20 · •Software wird...

Hybrides Projektmanagement –wie Sie klassische mit agilen Methoden kombinieren können

Agenda

• Kurzumfrage: Ihr Projektmanagement Einsatz• Kurzumfrage: Ihre Rolle

• Vorstellung Hybrides Projektmanagement: Konzeption, Ressourcenmanagement, Tooleinsatz = ca. 40 min

• Fragen & Antworten = ca. 20 Min.

• Feedback zum Webinar

Der Vortragende: Johann Strasser, Dipl. Ing., Geschäftsführer und Partner bei TPG The Project Group

Regionalgruppe Bamberg/Oberfranken

Webinar

Hybrides Projektmanagement

wie Sie klassische mit agilen Methoden kombinieren können

mit Johann Strasser

Agenda• Motivation für hybride Methoden

• Umgang mit Zielen

• Rollen und Prozesse

• 4 Hybride Scenarien

• Kopplung MS Project mit Jira

• Berichte in hybrider Umgebung

• Ressourcenmanagement

• Ihre Fragen

Motivation für hybride Ansätze

Übersicht der Methoden

• Klassische Projektmanagement - Methoden

• Kommen aus der Zeit von Großprojekten mit langer Dauer

• Wurden für Engineering Projekte mit hohem mechanischen Anteil entwickelt

• Setzen bis zum Ende durchdachte Ziele voraus, weil Änderungen teuer sind

• Zielerreichung ist das Wichtigste, Änderungen sind eher Störungen

• Haben viele Methoden zur Kontrolle und Steuerung in klarer Projektorganisation

• Multiprojekt- und Programmmanagement für parallellaufende und komplexe Vorhaben

• Agile Entwicklungs – Methoden

• Kommen aus der Softwareentwicklung

• Unterstützen die Flexibilität in der Zielerreichung

• Stellen den Kundennutzen in den Mittelpunkt

• Stufen Änderungen eher als sinnvolle Verbesserungen ein

• Sind einfach anzuwenden und haben nur wenige Regeln in selbstorganisierten Teams

• Vermeiden das parallele Arbeiten an verschiedenen Aufgaben

Neue Randbedingungen in der Produktentwicklung

• Steigender Anteil an Elektronik und Software in Produkten

• Teils höhere Kosten für Softwareentwicklung als für mechanische Komponenten

• Höhere Vielfalt bei der Individualisierung von Produkten gefordert

• Höhere Flexibilität bei der Gestaltung und Entwicklung notwendig

• Kundennutzen kommt immer stärker in den Mittelpunkt

• Hardware wird immer günstiger, weil weitgehend standardisiert

• Software wird immer umfangreicher und teurer

• Software ist zumindest “gefühlt” bis zuletzt änderbar• …

PM – Methoden müssen sich besser für Softwareprojekte eignen

Hybride Ansätze als Kombination gewinnen an Bedeutung

Umgang mit Zielen

Ziele und Resilienz

Ziele

Termine Kosten Ziele

Termine Kosten

flexibel

stabil

agilklassisch

Ziele und Nutzung

Konzept Spezifikation Umsetzung (Prototyp ?) Abnahme Nutzung

Version 1 Version 2 Version 3 Version 4

Nutzung

agil

klassisch

Optimierung der Ziele

• Je intensiver die Zusammenarbeit mit dem Kunden, desto besser das Ergebnis

Zeit

Sichtbarkeit

Zeit

Risiko

Zeit

Nutzen

klassisch agil hybrid

MVP - Minimum Viable Product

Rollen und Prozesse

Projektlebenszyklus - klassisch

Projekt anlegen

PM

OP

roje

ktl

eit

er

Te

am

leit

er

Priorisieren &

auswählen

PPM-Meeting

Grobplanung Detailplanung Anforderung

Fähigkeiten

Planung

Restaufwand

Statusbericht

(Abschlussbericht)

Zusicherung

Personen

Bereitstellung

Kapazitäten

Initiierung Durchführung, Abschluss

Project AProject BProject C

Project A 1

Project B 2

Project C 3

QQQ

Mit

arb

eit

er Erhebung Ist-Daten

Produktlebenszyklus - agil

Produktidee

PD

MG

MT Priorisieren &

auswählen

Initiierung Version 1, … Pflege, …. (Abschluss ?)

Product AProduct BProduct C

Product A 1

Product B 2

Product C 3

TE

AM

A


TE

AM

B


TE

AM

C

Version 1 Version 2 Version 3

agil (Scrum)klassisch

Rollen

• Projekt Sponsor

• Beauftragt das Projekt

• Sitzt im Lenkungsausschuss

• Entscheidet bei Bedarf

• Projektleiter

• Kümmert sich um Stakeholder

• Plant und steuert

• Berichtet und kommuniziert

• Teamleiter

• Sichert Ressourcen für Projekte

• Plant nicht projektbezogene Tätigkeiten

• Teammitglieder

• AP Verantwortung

• Inhaltliche Mitarbeit

• Zeitrückmeldung

• Product Owner

• Entscheidet alles zum Produkt

• Pflegt und priorisiert das BackLog

• Steht mit den Stakeholdern in Kontakt

• Ist permanent für das Team erreichbar

• ScrumMaster

• Führt den Srcum Prozess

• Befähigt Team für den Prozess

• Räumt Hindernisse aus dem Weg

• Plant auch nicht projektbezogene Tätigkeiten

• Team

• Schätzt Backlog Items

• Weist sich selbst Aufgaben zu

• Meldet FERTIG

• Gibt Feedback in Reviews und Retrospektiven

Prozesse

ProdukteProdukt

agilklassisch

Sp

ezif

ika

tio

n

Pro

du

ct

Ba

cklo

g

Sprint /

Iteration

(2 Wochen)

Daily

Planung &

Aktualisierung

(x Wochen)

(Kick Off)

Sprint Planung

Sprint Review

Retrospective

Kick Off

Statusmeetings

Abschlussmeeting

Lessons Learned

Sp

rin

t

Ba

cklo

g

Hybride Methoden

Verbindung von klassischen und agilen Methoden

• Paralleler Einsatz von klassischen und agilen Methoden

• Manche Bereiche der Firma arbeiten immer klassisch und andere immer agil

• Manche Projekte werden mit klassischen, andere mit agilen Methoden erledigt

• Manche Teile von Projekten werden klassisch und andere agil umgesetzt

• Grobplanung von Projekten klassisch, Detailplanung agil

• Vermischter Einsatz von klassischen und agilen Methoden

• Engere Abstimmung mit den Nutzern, mehr nutzbare Zwischenergebnisse in klassischen Projekten

• Standup Meetings (wöchentlich) in klassischen Projekten

• Planung in Phasen und Meilensteinen übergeordnet zu Sprints

• Statusberichte und Meilensteintrend in agilen Projekten

• Retrospektive (lessons learned) nach Statusbericht in klassischen Projekten

• Scrum Master gleichzeitig auch Projektleiter

• Fixes Team für die gesamte Laufzeit in klassischen Projekten

• Backlog pro Phase als Spezifikation

• Projektplanung in Synchronisation mit Sprintlängen

Hybrid – klassisch und agil in verschiedenen Bereichen

Projekt 1

Projekt 2

Projekt 3

Projekt 4

Projekt 5 Projekt 6

Projekt 7

Kundenprojekte

Produktentwicklung

Version 4Version 2Version 1 Version 3 Version 5 Version 6



Sales braucht

Stimme bei

der Release

Planung

Hybrid – klassisch oder agil pro Projekt entscheiden

Lösungsansatz

An

ford

eru

nge

n

Klar, erprobt unklar, neu

Klar, sicher

unklar, unsicherHäufige Wechsel

behindern

Prozess-

Stabilität

Hybrid – klassisch und agil in Teilen von Projekten

Konzept Spezifikation Umsetzung Abnahme


Hardware

Software

IntegrationKonzept Spezifikation Umsetzung

Hardware

Software

Unklare Teile

agil und klare

Teile klassisch

kann optimal

werden

Hybrid – klassische Grobplanung und agile Detailplanung


Statusmeetings

Meilensteine

Gleichtakt minimiert Reibungen

und Koordinationsaufwand und

bringt mehr Durchsatz

Kopplung vonMS Project mit Jira

Aufgabenplanung

Mitarbeiter

Integration von Microsoft Project und JIRA mit TPG PSLink

Projektplanung

Projektleiter

TP

G P

SLin

k ®

Synchronisation von Strukturen aus Microsoft Project zu JIRA

Microsoft Project TPG PSLink

Name JAN FEB MAR APR

PROJECT X

Phase A

Arbeitspaket 1

Arbeitspaket 2

Arbeitspaket 3

Arbeitspaket 4

Arbeitspaket 5

Phase B

Arbeitspaket 6

Arbeitspaket 7

Arbeitspaket 8

Arbeitspaket 9

Arbeitspaket 10

Phasen

Als

Versionen

Arbeistpakete

als

Epics

Atlassian Jira

Versions Epics

Arbeitspaket 1

Arbeitspaket 2

Arbeitspaket 3

Arbeitspaket 4

Arbeitspaket 5

Arbeitspaket 6

Arbeitspaket 7

Arbeitspaket 8

Arbeitspaket 9

Arbeitspaket 10

Phase A

Phase B

Eingeben von Issues mit Schätzungen in JIRA

Microsoft Project TPG PSLink

Name JAN FEB MAR APR

PROJECT X

Phase A

Arbeitspaket 1

Arbeitspaket 2

Arbeitspaket 3

Arbeitspaket 4

Arbeitspaket 5

Phase B

Arbeitspaket 6

Arbeitspaket 7

Arbeitspaket 8

Arbeitspaket 9

Arbeitspaket 10

Atlassian Jira

Versions Epics

Arbeitspaket 1

Arbeitspaket 2

Arbeitspaket 3

Arbeitspaket 4

Arbeitspaket 5

Phase A

Phase B

Issues

Issue 01 2 Points (Phase A/AP1)




Synchronisation des Fortschritts aus JIRA nach Microsoft Project

TPG PSLink

Points

Atlassian Jira

Arbeitspaket 01

Backlog

Microsoft Project

Name Status Points Actuals

PROJECT X

Phase A

Arbeitspaket 1

Arbeitspaket 2

Arbeitspaket 3

Arbeitspaket 4

Arbeitspaket 5

Phase B

Arbeitspaket 6

Arbeitspaket 7

Arbeitspaket 8

Arbeitspaket 9

Arbeitspaket 10

Done

Issue 01 2 Pts

Issue 02 3 Pts

Issue 03 1 Pts

Issue 04 5 Pts

Log Issue 01

Action 23.01.2016 4 hours



Done 11 22

- Done

Status

Actuals

Anzeige von Issues in Microsoft Project mit TPG ProjectDetails

TPG ProjectDetails

Issues Log

PROJEKT A Arbeit

Vorgang 1 20 h

Vorgang 2 39 h

Vorgang 3 60 h

Vorgang 4 60 h

Vorgang 5 40 h

ToDo Verantwortlich Arbeit Status Link

Aufgabe A Person X 3h Erledigt http://...

Aufgabe B Person Y 20h Erledigt http://...

Aufgabe C Person Z 15h Offen http://...

Aufgabe D Person X 1h Offen http://...

Berichte in hybriden Umgebungen

Wo stehen wir ?

• Klassische Projekte

• Bieten viele detaillierte Berichte zu Terminen, Fertigstellung, Kosten, Trends, Status, usw. die

meist nur in Auszügen öffentlich sind

• Übersicht im Portfoliomeeting

• Detaillierte Informationen im Statusmeeting und im Lenkungsausschuss

• Agile Umgebungen

• Öffentliche Boards, mit Backlog, aktueller Arbeit und Fertigstellung, BurnDown Chart

• Keine Termine, Keine Kosten, kein Status, keine Multiprojektübersicht

• Detaillierte Informationen im Sprint Review und bei Release Presentation

• In Multiprojektumgebungen ist die Übersicht zu Status, Entscheidungs-

notwendigkeiten und Lieferterminen immer erforderlich

Berichte im agilen Umfeld

Zeit

(Sprints)

Restaufwand (Points)

schneller

langsamer

ToDo Doing Verify Done

Task Board Burn Down Chart

Projektliste

Multiprojektumgebung mit Drill-Down

Pipeline RessourcenStatus Portfolio KostenRisiko Strategie

Projekt A Q Q Q Das ist der Kurzkommentar zu

Projekt B Q Q Q Das ist eine anderer Kommentar zu

Projekt C QQ Q Das ist der Kurzkommentar zu

Projekt D Q Q Q Das ist eine anderer Kommentar zu

Projekt E Q Q Q Das ist der Kurzkommentar zu

Projekt F Q Q Q Das ist der Kurzkommentar zu d

Projekt G Q Q Q Das ist eine anderer Kommentar zu

Projekt H Q Q Q Das ist der Kurzkommentar zu

ProjektePROJEKT A

Vorgang 1

MST 1

Vorgang 2

MST 2

Vorgang 3

Vorgang 4

MST 3

Vorgang 5

Kommentar

TeamsControlling

Budget 10000 10000 10000 10000

Work

Internal

4000 4000 4000 4000

Work

External

3000 3000 3000 3000

Others

External

3000 3000 3000 3000

Ressourcenpool

Firma

Abteilung A

Team A.1

Team A.2

Abteilung B

Team B.1

Team B.2

Team B.3

Abteilung C

Team C.1

Team C.2

Abteilung D

Team 4.1

Abteilung E

Team 5.1

Team 5.2

Abteilung F

Team 6.1

Ressourcenplanung

Strategische und taktische Planung

Team/Skill A

Team/Skill B

Laufende

Projekte

Neue Projekte

Vorgänge

Aufgaben

Strategische

Planung

Taktische

Planung

Team B JAN FEB MAR APR MAI

Schuster 80 160 160 200 160

Schreiner 80 80 80 200 160

Burger 80 120 80 160 160

Team A JAN FEB MAR APR MAI

Müller 160 160 160 200 100

Meier 160 180 200 200 160

Berger 160 160 180 160 50

Agile Methoden haben feste Produkt-/ Projekt- Teams, was die Planung erheblich vereinfacht

Vollständige Planung

Abwesenheiten

Individuelle Linientätigkeiten

RessourcenKapazität

Projekt Verfügbarkeit

Projekt A

Projekt C

Projektleiter

ScrumMasterTeamleiter

Allgemeine Linientätigkeiten

Projekt A

Projekt B Projekt B

Projekt C

Anfragen ? Zusicherungen !

agilklassisch

Ressourcenzuordnung

Projekt A

Berger

Meier

Berger

Projekt B

Meier

Müller

Berger

Projekt ABerger

Meier

__ ___ _ __ ___

_____ __ ___

Berger

__ ___ _ __ ___

_____ _

Meier

__ ___

__ ___

_____ __ ___

Projekt B

Meier

__ ___ __ ___

_____ __

Berger

__

_ _ __ ___

_____ __

Müller

__ ___ _ __ ___

_____ __

Wechselnde Zuordnungen von

Personen in verschiedenen Projekten

Teams mindestens für eine

Iteration konstant

Erfolgsfaktoren

Erfolgsfaktoren – eine kleine Auswahl

• Jedes Unternehmen braucht ein PASSENDES System

• Kombinieren Sie nur die Methoden, die in Ihrer Umgebung auch kombinierbar sind

• Sorgen Sie für ein gemeinsames Verständnis und Akzeptanz auf beiden Seiten

• Alle Stakeholder müssen sich zum gewählten Prozess verpflichten

• Nur geschätzte Aufgaben können in eine Iteration kommen

• Priorisierung der geschätzten und zu schätzenden Aufgaben für jede Iteration

• Zum Schätzen braucht man auch Zeit, die eingeplant werden muss

• Wenn das Ziel flexibel sein darf, muss man mit Überraschungen rechnen

• Arbeiten Sie im gleichen Takt

Es geht um iteratives Arbeiten nicht unbedingt um agiles Arbeiten ;-)

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