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  • Folie 1
  • I I I I I I I II IIII III IIII IIIIII III IIIII IIIIIIIIIIIIIIIII IIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIII Verein SSGI 2010 Verein Schweizerische Stdte- & Gemeinde-Informatik Management und Langzeitaufbewahrung von digitalen Informationen im Gemeindeumfeld 30. November 2010, Swisscom-Center Olten Jakob Rechsteiner DOWAR GmbH Produkt: Consolidate Informationsverwaltungssoftware
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  • Verein SSGI 2010 Inhaltsbersicht Projektbeschreibung Registraturplan Kreditorenprozess Einbrgerungsprozess Metadaten Dossier Berechtigungsystem Suisse ID Schnittstelle Aussage Kunde
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  • Verein SSGI 2010 Projektbeschreibung Teilnehmer Gemeinde OberlunkhofenKundeE.Eichenberger DOWAR GmbH Lieferant, PLJ.Rechsteiner Hrlimann Informatik AG Gemeindelsung HiSoftB.Steffen Consolidate GmbH Hersteller ConsolidateC. Bickel Projektumsetzung Vertragsunterzeichnung schrittweise Umsetzung auf Test DB z.B. Verknpfung HiSoft mit Consolidate, Abbildung Workflow, Konzept Einbindung Suisse ID, etc Aufwand Ca 10 - 12 Manntage
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  • Verein SSGI 2010 Registraturplan Anforderung Abbildung eines (freigewhlten) zweckdienlichen Registraturplanes im digitalen RMS. Lsungsansatz Der bestehende Registraturplan einer Gemeinde, Stadt wird ins Protokollsystem eingelesen. Die Projektstruktur, resp Vorgaben fr das Geschftsfallmanagement wird analog aufgebaut.
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  • Verein SSGI 2010 Registraturplan Eintrag
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  • Verein SSGI 2010 Kreditorenprozess Anforderung Kreditorenrechnungen sollen elektronisch erfasst (gescannt) werden und die Zahlungsfreigabe mit Workflow kontrolliert werden Lsungsansatz (frhes oder sptes Archivieren) Prozessstart: Kreditorenrechnung ist eingegangen Prozessende: Zahlung ausgelst Die Kreditorenrechnung kann sowohl im RMS, als auch ber die EWK aufgerufen werden (Adresse, Einwohner, Rechnungsnummer)
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  • Verein SSGI 2010 Kreditorenprozess Workflow
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  • Verein SSGI 2010 Einbrgerungsprozess Prozessstart: Einbrgerungsgesuch ist eingegangen Prozessende: Entscheid ist kommuniziert
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  • Verein SSGI 2010 Einbrgerungsprozess Prozessvorgaben Verlinkung
  • Folie 10
  • Verein SSGI 2010 Metadaten Dossier Anforderung Abbildung der relevanten Informationen und Metadaten in Dossiers mit den relevanten Deskriptoren fr alle geschftsrelevanten digitalen Informationen (z.B. Autor, Version, Erstellungsdatum, Klassierung, Klassifizierung, gesetzliche Aufbewahrungspflichten, Ablieferungspflicht an Archiv etc.)
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  • Verein SSGI 2010 Metadaten Dossier Lsung
  • Folie 12
  • Verein SSGI 2010 Berechtigungssystem Anforderung Abbildung eines stufen-, aufgaben- und kompetenzgerechten Berechtigungssystems des Zugriffs auf alle im RMS gespeicherten Informationen fr das Management. Lsungsansatz Vertraulichkeitstufen Zugriffsteuerung Aktivittensecurity Dossiersecurity
  • Folie 13
  • Verein SSGI 2010 Berechtigungssystem Zugriffslogik
  • Folie 14
  • Verein SSGI 2010 Digitale Signatur Anforderung Digitale Signatur zur Sicherstellung der Beweis und Revisionstauglichkeit aller im RMS gespeicherten geschftsrelevanten Informationen. Nachweis fr den Einsatz der Suisse-ID fr die Authentisierung am Eingangsportal zu erbringen. Lsungsansatz Unterzeichnung der Dokumente im System mittels Suisse ID Login von intern oder extern mit dem Zusatz von Suisse ID
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  • Verein SSGI 2010 Schnittstellen
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  • Verein SSGI 2010 Aussage Kunde Gemeinde Oberlunkhofen Unsere Gemeindeverwaltung setzt seit April 2007 das Informationssystem"Consolidate", welches von der Firma Dowar untersttzt wird, mit grossem Erfolg ein. Das System erleichtert die ttliche Kommunikations- und Verwaltungsarbeit mit Projektmanagement massiv. Zudem stehen die vorhandenen Informationen entsprechend der vordefinierten Sicherheitseinstellungen allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter stufengerecht zur Verfgung. Smtliche Adresseinformationen der Einwohnerinnen und Einwohner werden regelmssig ins Consolidate importiert. Sie werden fr Korrespondenzen, Serienbriefe, Lieferscheine und Auswertungen genutzt. Auch ist es mglich, die Personendaten mit den entsprechenden Projekt- oder Geschftsinformationen zu verknpfen. Unsere tgliche Arbeit wurde damit effizienter, die Informationen umfassender und die Daten entsprechend durchgngiger. Erwin Eichenberger, Gemeindeschreiber
  • Folie 17
  • Verein SSGI 2010 Vielen Dank Vielen Dank fr Ihre Aufmerksamkeit Nichts auf der Welt ist so mchtig, wie eine Idee, deren Zeit gekommen ist! (Victor Hugo)