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Verein Schweizerische Städte- & Gemeinde-Informatik

Management und Langzeitaufbewahrung von digitalen Informationen im Gemeindeumfeld

30. November 2010, Swisscom-Center Olten

Jakob Rechsteiner DOWAR GmbH

Produkt:

Consolidate Informationsverwaltungssoftware

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Inhaltsübersicht

Projektbeschreibung Registraturplan Kreditorenprozess Einbürgerungsprozess Metadaten Dossier Berechtigungsystem Suisse ID Schnittstelle Aussage Kunde

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Projektbeschreibung

TeilnehmerGemeinde Oberlunkhofen Kunde E.EichenbergerDOWAR GmbH Lieferant, PL J.RechsteinerHürlimann Informatik AG Gemeindelösung HiSoft B.SteffenConsolidate GmbH Hersteller Consolidate C. Bickel

ProjektumsetzungVertragsunterzeichnung schrittweise Umsetzung auf Test DBz.B. Verknüpfung HiSoft mit Consolidate, Abbildung Workflow, Konzept Einbindung Suisse ID, etc

Aufwand Ca 10 - 12 Manntage

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Registraturplan

AnforderungAbbildung eines (freigewählten) zweckdienlichen Registraturplanes im digitalen RMS.

Lösungsansatz

Der bestehende Registraturplan einer Gemeinde, Stadt wird ins Protokollsystem eingelesen.Die Projektstruktur, resp Vorgaben für das Geschäftsfallmanagement wird analog aufgebaut.

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Registraturplan Eintrag

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KreditorenprozessAnforderung

Kreditorenrechnungen sollen elektronisch erfasst (gescannt) werden und die Zahlungsfreigabe mit Workflow kontrolliert werden

Lösungsansatz ( frühes oder spätes Archivieren)Prozessstart: Kreditorenrechnung ist eingegangenProzessende: Zahlung ausgelöst

Die Kreditorenrechnung kann sowohl im RMS, als auch über die EWK aufgerufen werden(Adresse, Einwohner, Rechnungsnummer)

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Kreditorenprozess Workflow

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EinbürgerungsprozessProzessstart:

Einbürgerungsgesuch ist eingegangenProzessende:

Entscheid ist kommuniziert

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Einbürgerungsprozess Prozessvorgaben

Verlinkung

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Metadaten Dossier

AnforderungAbbildung der relevanten Informationen und Metadaten in Dossiers mit den relevanten Deskriptoren für alle geschäftsrelevanten digitalen Informationen(z.B. Autor, Version, Erstellungsdatum, Klassierung, Klassifizierung, gesetzliche Aufbewahrungspflichten, Ablieferungspflicht an Archiv etc.)

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Metadaten Dossier Lösung

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Berechtigungssystem

AnforderungAbbildung eines stufen-, aufgaben- und kompetenzgerechten Berechtigungssystems des Zugriffs auf alle im RMS gespeicherten Informationen für das Management.

Lösungsansatz• Vertraulichkeitstufen• Zugriffsteuerung• Aktivitätensecurity• Dossiersecurity

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Berechtigungssystem Zugriffslogik

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Digitale SignaturAnforderung

Digitale Signatur zur Sicherstellung der Beweis und Revisionstauglichkeit aller im RMS gespeicherten geschäftsrelevanten Informationen.Nachweis für den Einsatz der Suisse-ID für die Authentisierung am Eingangsportal zu erbringen.

Lösungsansatz• Unterzeichnung der Dokumente im System mittels Suisse ID• Login von intern oder extern mit dem Zusatz von Suisse ID

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Schnittstellen

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Aussage Kunde Gemeinde Oberlunkhofen

Unsere Gemeindeverwaltung setzt seit April 2007 das Informationssystem"Consolidate", welches von der Firma Dowar unterstützt wird, mit grossem Erfolg ein. Das System erleichtert die tätliche Kommunikations- und Verwaltungsarbeit mit Projektmanagement massiv. Zudem stehen die vorhandenen Informationen entsprechend der vordefinierten Sicherheitseinstellungen allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter stufengerecht zur Verfügung.

Sämtliche Adresseinformationen der Einwohnerinnen und Einwohner werden regelmässig ins Consolidate importiert. Sie werden für Korrespondenzen, Serienbriefe, Lieferscheine und Auswertungen genutzt. Auch ist es möglich, die Personendaten mit den entsprechenden Projekt- oder Geschäftsinformationen zu verknüpfen. Unsere tägliche Arbeit wurde damit effizienter, die Informationen umfassender und die Daten entsprechend durchgängiger.

Erwin Eichenberger, Gemeindeschreiber

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Vielen Dank

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit

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(Victor Hugo)