ICH MÖCHTE FLEXIBLE ANWENDUNGEN FÜR AUTOMATISIERTEWORKFLOWS

LÖSUNGEN FÜROFFICE-

ANWENDUNGEN

Die tagtäglichen Aktivitäten rund um die Erstellung,

den Druck, die Verteilung, die Verwaltung und die

Archivierung von Informationen sind aufwändig und

zeitraubend. Für Sie ist es daher ein lohnenswertes

Ziel, das zu ändern!

Durch die fortschreitende Digitalisierung sind die Arbeitsab-läufe schneller und einfacher geworden. Ihre Mitarbeiter wur-den so von vielen monotonen Routineaufgaben entlastet. Doch wahre E� zienz im gesamten Unternehmen können Sie nur durch die umfassende Automatisierung Ihrer Prozesse und die Optimierung Ihrer Dokumenten-Workfl ows erreichen. Dazu brauchen Sie die richtigen Softwarelösungen, die indi-viduell angepasst und mit innovativer Hardware für das Ma-nagement der Ein- und Ausgabe kombiniert werden.

Konica Minolta bietet ein umfassendes Portfolio an Software-anwendungen und professionelle Beratung für die Verbes-serung von Geschäftsprozessen. Damit können vorhandene Infrastrukturen und Workfl ows nachhaltig optimiert und völlig neue Arbeitsroutinen implementiert werden.

Das Anwendungsportfolio von

Konica Minolta umfasst zwölf Ka-

tegorien. Die typischen O� ce-

Anwendungen werden auf der

rechten Seite dargestellt. Für wei-

tere Informationen über die Anwen-

dungen von Konica Minolta scan-

nen Sie bitte den QR-Code.

Typische Büroanwendungen

– Dokumenten-Erfassung und Management

Digitale Erfassung papierbasierter Informa-tionen und Verwaltung von Dokumenten und Aufzeichnungen für Ihre Geschäftsprozesse.

– Datensicherheit

Schutz von Dokumenten innerhalb ihres ge-samten Lebenszyklus und einfache, effiziente Verwaltung von Zugriffsrechten.

– Konnektivität

Nahtlose Einbindung von Ausgabesystemen in bestehende IT-Landschaften basierend auf der Datenstromumwandlung.

– Benutzerverwaltung und Kostenkontrolle

Transparentere Druckkosten durch zen trale Verwaltung und Budgetkontrolle von Arbeits-gruppen und Kostenstellen.

– Output Management

Zentrales Management von Druckwarte-schlangen und ihren Eigenschaften für die ausgewogene Verteilung der Druckvolumina und die Ausgabe gemäß den unternehmens-weiten Druckrichtlinien.

– Device Management

Zentrale Überwachung des Status von Syste-men und Verbrauchsartikeln sowie automa-tische Implementierung von Systemeinstel-lungen zur Minimierung des Administrations-aufwands.

– Cloud- und Mobile Printing

Einfacher Druck über beliebige mobile End-geräte in öffentlichen oder halböffentlichen Umgebungen.

MIT LEICHTIGKEIT DURCH IHRETAGTÄGLICHE ARBEIT

LÖSUNGEN FÜR OFFICE-ANWENDUNGEN

www.konicaminolta.de/de/business-solutions/produkte/software.html

OPTIMIZED PRINT SERVICESBürotechnologien haben sich verbessert, Benutzeranfor-

derungen haben sich geändert – aber viele der derzeiti-

gen Druckumgebungen sind ein Flickwerk von Drucksys-

temen, Bildgebungssystemen und Faxgeräten, die nicht

in ausreichendem Maß verwaltet oder gewartet werden,

um mit der heutigen Geschäftswelt Schritt zu halten.

Unsere Optimized Print Services (OPS) kombinieren Be-

ratung, Hardware, Softwareimplementierung und Ablauf-

organisation, um Dokumentkosten zu senken.

Mit dem Ziel, Ihre Druckinfrastruktur e� zienter zu machen, entwickeln wir im Rahmen unseres OPS-Konzepts Verbes-serungsstrategien auf der Grundlage genauer Fakten und Zahlen und sorgen so für spürbare Kostensenkungen und störungsfreie Prozesse.

Das OPS-Paket konzentriert sich auf die wesentlichen Bereiche Systemlandschaft, Prozesse, Finanzen, Sicherheit und Umwelt-schutz und baut auf einem dreistufi gen Konzept bestehend aus Beratung, Implementierung und Verwaltung auf. Es kombiniert fachkundige Unterstützung mit detailliertem, individuell optimiertem Design und Management für einen reibungslosen Übergang. So helfen wir Ihnen nicht nur bei der Installation Ihrer optimalen Druckinfrastruktur, sondern auch bei deren e� zienter Bedienung. Nach der Implementierung garantiert Ihnen dieses Konzept minimale Risiken und Störungen für die tagtäglichen geschäftlichen Abläufe und hilft Ihnen, maximale Kontrolle und E� zienz zu erreichen.

Das alles klingt für Sie interessant? Dann fordern Sie von Ihrem zuständigen Berater bei Konica Minolta weitere Infor-

mationen an oder besuchen Sie unsere OPS-Website: www.ops.info

LÖSUNGEN FÜR OFFICE-ANWENDUNGEN

YSoft SafeQ Managed Workl ows

Kategorie Merkmale

– Dokumentenerfassung

– Dokumentenverarbeitung

– Dokumentenverteilung

– Content­Management & DokumentenverwaltungDokumenten- erfassung und -verwaltung

Die Möglichkeit, Lösungen zur Dokumenterfassung innerhalb eines Unternehmens zu implementieren, um damit Informa­

tionen für geschäftliche Zwecke umfassend zugänglich zu machen, hat aus vielen Gründen an Bedeutung gewonnen.

Dazu zählen Sicherheit und Transparenz, Compliance und erhöhte Wettbewerbsfähigkeit. Wir bei Konica Minolta sind

uns dessen bewusst. Deshalb sind wir immer bestrebt, hochgradig eiziente Plattformen auf den Markt zu bringen.

Darum bieten wir in Zusammenarbeit mit YSoft die YSoft SafeQ Worklow Suite als umfassende Lösung an, die Antwor ten

auf alle oben angesprochenen Herausforderungen liefert.

EFFIZIENTE SCAN-WORKFLOWS

ZUR EFFEKTIVEN DOKUMENTERFASSUNG

Zur Dokumentenerfassung gehören das Scannen eines

gedruckten Dokuments und dessen Speicherung als

digitales Bild – im Prinzip ein einfacher und unkomplizierter

Vorgang. Allerdings reicht angesichts der Fülle von Infor­

mationen, die Tag für Tag in einem Unternehmen generiert

werden, das bloße Erstellen einer digitalen Bilddatei in der

Regel nicht aus, um eizient arbeiten zu können. Deshalb

erfordert das Erfassen gedruckter Dokumente stets auch

OCR (Optical Character Recognition = optische Zeichen­

erkennung). Damit können digitalisierte Informationen

gelesen, bearbeitet, umgewandelt und in Informations­

systeme von Unternehmen (z. B. Microsoft SharePoint)

integriert werden.

Viele Unternehmen, die eine bessere Verwaltung ihrer digita­

len Inhalte anstreben, nutzen dennoch nicht die Vorteile der

Digitalisierung, weil das Erstellen digitaler Worklows auf­

wendig sein kann. Außerdem ist es bisweilen schwierig und

für die Nutzer frustrierend, durch diverse Menüoptionen zu

navigieren, bis man die gewünschte Scan­Funktion endlich

gefunden hat.

Mit seinen verwalteten Worklows trägt YSoft SafeQ dazu

bei, das Scannen für Administratoren wie für Benutzer

entscheidend zu vereinfachen. Für Administratoren bietet

YSoft SafeQ fertige Vorlagen, die das Erstellen individueller

Worklows für Benutzer und Benutzergruppen ermöglichen.

Für Benutzer bietet YSoft SafeQ ein übersichtliches Menü.

Dort lassen sich Scan­Optionen einfach auswählen, Unklar­

heiten werden vermieden und Dokumente werden in jedem

Fall korrekt erfasst und an die autorisierten Zieladressen

verteilt.

YSoft SafeQ nutzt ausgereifte Technologie für die Erfassung

und Verarbeitung digitaler Inhalte. Erstklassige OCR,

Lesen von Barcodes und Bildbereinigung sorgen für eine

klare und akkurate Datenerfassung. Gängige Ausgabe­

dateiformate – einschließlich sicherem PDF und PDF/a,

einem für die Archivierung geeigneten ISO­Standard – und

Ausgabedateibearbeitung wie das Anfügen von Seiten

machen die digitalen Worklows zu dem Produktivitäts­

motor, den Unternehmen erwarten.

DATENBLATT YSoft SafeQ Managed Worklows

WICHTIGE MERKMALE Dokumentenerfassung

– Erfassung über MFP: Der Workflow startet direkt am

Bedienfeld des MFP, an dem zusätz liche Informationen

wie Dokumentenname, wichtige Metadaten und die

Scan­Zieladresse eingegeben werden.

– Sicherer MFP­Zugriff: Benutzer müssen sich zum

Schutz vor unbefugtem Zugriff via Karte, PIN, Benutzer­

name/Kennwort oder einer Kombination dieser Varianten

authentifizieren.

– Einschränkung der Scan­Optionen: Administratoren

können Scan­Berechtigungen für unterschiedliche

Nutzer individuell zuweisen.

Dokumentenverarbeitung

– Barcode­Erkennung: Mit dem integrierten Barcodeleser

können 1D­Barcodes gelesen werden, die erkannten

Werte lassen sich anschließend für die Dokumentenver­

arbeitung nutzen.

– Zuverlässige OCR­Texterkennung: Das Programm

umfasst eine erstklassige OCR­Engine, bietet Bildberei­

nigung, ermöglicht das Anhängen und Voranstellen von

Seiten sowie das Erstellen durchsuchbarer Dokumente

in den Formaten PDF, DOC, XLS.

– Bildoptimierung: Gescannte Dokumente werden auf ver­

schiedene Arten optimiert, z. B. durch Entfernen von Leer­

seiten sowie Verbesserungen bei schief eingescannten

Dokumenten: Wenn ein Dokument nicht vollständig

gerade gescannt wurde, wird das digitale Bild automa­

tisch justiert und der Scan entsprechend optimiert.

– Texthervorhebung mit Benennung: Benutzer können

bestimmte Textstellen im Originaldokument mit farbigen

Marker­Stiften hervorheben. Je nach Farbe der Hervor­

hebung wird der Text dann als Dateiname oder in den

Metadaten des Dokuments verwendet, oder er wird

einfach aus der digitalen Kopie gelöscht.

Dokumentenverteilung

– Durchsuchen von Ordnern: Am Bedienfeld des MFP

kann der Benutzer den Zielordner wählen, in dem das

Dokument gespeichert werden soll.

– Lieferoptionen: Scannen an E­Mail oder Home­Ordner.

Vorgegebene Standorte können via Skripts eingerichtet

werden.

– Sicheres 1­Klick­Scannen: Sicheres Scannen kann

an vordefinierte SharePoint und Dropbox Business /

Dropbox Enterprise Dokumentbibliotheken erfolgen.

– Externe Konnektoren: Zusätzlich zu SharePoint und

Dropbox steht eine wachsende Bibliothek optionaler

Konnektoren zu Drittanbieterprogrammen zur Verfügung,

entweder an Zieladressen vor Ort oder in der Cloud,

z. B. Box for Business, Google Drive und Microsoft

OneDrive for Business.

Zusätzliche Funktionen: Berichte

– Vordefinierte oder angepasste

Management­Berichte

– Berichte für Führungskräfte

und Umweltberichte

– Zentrales Reporting für langfristige

Trendanalyse ist verfügbar

DATENBLATT YSoft SafeQ Managed Workl ows

Konica Minolta Business Solutions Deutschland GmbH www.konicaminolta.de/business

WORKFLOW

EMPFOHLENE HARDWARE

Arbeitsspeicher 8 GB freies RAMFestplattenspeicherplatz 100 GB freier Speicherplatz auf Festplatte

(nach der Installation)Geeignete Verbindung zu Speichersystemen, beispiels-weise mit einem Durchsatz von mindestens 150 MB/s und 300 IOPS für 50 Geräte; Bitte individuelle Anfor-derungen mit dem Servicetechniker besprechen

CPU Mindestens 2 GHz Dual Core Prozessor Netzwerk 1 Gbit/sZusätzliche Informationen Alternativ Installation in einer VM mit mindestens

2 Cores und Einstellung der Speicherreservierung auf volle RAM-Zuordnung

BETRIEBSSYSTEME

Betriebssysteme Windows Server 2008 (32/64)Windows Server 2008 R2 SP1 (32/64) Windows Server 2012 (64)Windows Server 2016 (64)

UNTERSTÜTZTE SPRACHEN

Benutzer- YSoft SafeQ-Client:oberfläche Englisch, Französisch, Deutsch, Spanisch, Chinesisch (vereinfacht/

traditionell), Tschechisch, Ungarisch, Japanisch, Polnisch, Russisch, Slowakisch, Katalanisch, Kroatisch, Dänisch, Niederländisch, Estnisch, Finnisch, Griechisch, Indonesisch, Italienisch, Kasachisch, Koreanisch, Lettisch, Litauisch, Malaiisch, Norwegisch, Portugiesisch (Brasilianisch/Portugiesisch), Rumänisch, Serbisch (Kyrillisch/Lateinisch), Slowenisch, Schwedisch, Thai, Türkisch, Ukrainisch

Externe und Integrierte Terminals:Englisch, Französisch, Italienisch, Deutsch, Spanisch, Bulgarisch, Chinesisch (vereinfacht/traditionell), Kroatisch, Tschechisch, Dänisch, Niederländisch, Estnisch, Finnisch, Georgisch, Griechisch, Ungarisch, Japanisch, Kasachisch, Koreanisch, Lettisch, Litauisch, Norwegisch, Polnisch, Portugiesisch (Brasilianisch/Portugiesisch), Rumänisch, Russisch, Serbisch (Kyrillisch/Lateinisch), Slowakisch, Slowenisch, Thailändisch, Türkisch, Ukrainisch, Arabisch, Hebräisch, Indonesisch, Malaiisch, Katalanisch, Schwedisch

Administrator- Englisch, Französisch, Deutsch, Italienisch, Spanisch, Chinesisch oberfläche (vereinfacht), Tschechisch, Dänisch, Ungarisch, Japanisch, Polnisch,

Portugiesisch (Brasilianisch/Portugiesisch), Rumänisch, Russisch, Slowakisch, Türkisch, Niederländisch

Unterstützung und Verfügbarkeit der angegebenen Spezifikationen und Funktionen variieren in Abhängigkeit von den eingesetzten Betriebssystemen, Anwendungen und Netzwerkprotokollen sowie von den Netzwerk- und Systemkonfigurationen.

TECHNISCHE DATEN

Dropbox

SharePoint

E-Mail

ERFASSUNG VERARBEITUNG Übermittlung

Der autorisierte Benutzer wählt einen Scan-Workfl ow aus, gibt Metadaten ein und scannt ein gedrucktes Dokument

YSoft SafeQ führt OCR und andere Verarbeitungsoperationen am

gescannten Dokument durch

Mehrere wählbare Zieladressen

YSoft SafeQ-Server

OCR

MFP-Client

Benutzer

Lokal/Netzwerk-dateisystem

STAR

05/

2017

Ihr Konica Minolta Business Solutions-Partner:

Konica Minolta

Business Solutions Deutschland GmbH

Europaallee 17

30855 Langenhagen

Tel.: +49 (0) 511 74 04-0

Fax: +49 (0) 511 74 10 50

www.konicaminolta.de/business 11-2

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