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Infinqa IT Solutions GmbH, Berlin • Stralauer Allee 2 • 10245 Berlin • Tel.:+49(0) 30 2900 8639 • Fax.:+49(0) 30 2900 8695
Infoniqa IT Solutions
Automatisierte Rechnungsverarbeitung im Umfeld von SAP
Übersicht
Ausgangssituation & Aufgabenstellung
Ziele und Anforderungen automatisierter Rechnungsve rarbeitung
BP Workflowlösung auf Basis von SAP Business Workfl ow
Infinqa IT Solutions GmbH, Berlin • Stralauer Allee 2 • 10245 Berlin • Tel.:+49(0) 30 2900 8639 • Fax.:+49(0) 30 2900 8695
Niederlassungen
Ausgangssituation und Aufgabenstellung
Typischer grober Ist-Prozess einer Belegverarbeitun g
Posteingang (Niederlassung)
Belegvorbereitung
Zentrale
Posteingang (Zentrale)
Belegvorbereitung (sortieren, ggf. vorerfassen)
mittleres Einsparungspotential
hohes Einsparungspotential
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Belegvorbereitung (sortieren, zuordnen)
Rechnungsprüfung (Kst/Kto,
abzeichnen)
Genehmigung (NL-Leiter, abzeichnen)
Versand (Rechnung, Laufzettel)
Fehlerbehandlung (Korrekturen)
Rechnungsprüfung (Kst/Kto, abzeichnen)
Genehmigung (Leiter FA, abzeichnen)
Sachbearbeitung Kreditorenbuchhaltung (man. Erfassung, Buchung, Erstellung Zahlungsvorschlag)
Leiter Kreditorenbuchhaltung (Prüfung Einzelfälle, Stichproben, Zahllauf erstellen)
Abschluss (Zahllauf, Hausbank)
Archiv / Scannen (Ablage, ggf. sortiert)
Hauspost (öffnen, sortieren)
Ziele und Anforderungen autom. Rechnungsverarbeitun g
Hoher Automatisierungsgrad• Reduzierung manueller Tätigkeiten• Verkürzung der Rechnungsdurchlaufzeiten• Fehlerreduzierung durch automatische Validierung mit Stamm- und Bestelldaten• Schnellere Verfügbarkeit und Auskunftsfähigkeit
Dezentralität / Mandantenfähigkeit
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Dezentralität / Mandantenfähigkeit• Einbindung dezentraler Standorte und Unternehmen• Führen von Unternehmen als logische Einheit• Kosteneinsparung durch zentrale Verarbeitung• Geringvolumige Rechnungseingänge werden wirtschaftlich
Verbesserte Transparenz und Qualität• Erzeugung der bestmöglichen Bildqualität beim Scannen• Überblick über den Verarbeitungsstatus• Frühzeitige Identifizierung von Fehlern• Auswertung und Reporting eingehender Rechnungen• Höhere Daten- und Prozessqualität
Workflowlösung auf Basis von SAP Business Workflow
Szenarienlandschaft
OCR Belegvorer-fassung
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OCR fassung
Ge-nehmigungen
Automatisch FI/MM
Rechnungs-anlage
Workflowlösung auf Basis von SAP Business Workflow
Komponentenübersicht
Scanning OCR Engine
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SAP FI / MM
Belegvorerfassung
SAP Business Workflow
Workflowlösung auf Basis von SAP Business Workflow
Integriert in SAP ERP sowohl „klassisch“ mit SAP GU I als auch über Portal und WebDynpro
Datenaustausch mit OCR und Archivsystemen über Stan dard-Verfahren und Schnittstellen
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SAP Business Workflow gesteuert: kein Beleg geht ve rloren
Workflowlösung auf Basis von SAP Business Workflow
State of the Art Benutzeroberfläche mit WebDynpro f ür ABAP
Integriert in „klassischem SAP Business Workflow“ u nd Portal
E-Mail-Benachrichtigung mit direktem Absprung auf Rechnungserfassung
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Rechnungserfassung
Unterstützung von Single-SignOn
Workflowlösung auf Basis von SAP Business Workflow
Standard SAP Business Workflow zum automatischen Ve rteilen von Aufgaben im Unternehmen
Automatische Verteilung an Personengruppen, automat ische Terminüberwachung, Weiterleitung, etc.
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Genehmigungen im Browser: kein SAP GUI – Aufruf erfo rderlich
Workflowlösung auf Basis von SAP Business Workflow
Archivintegration via ArchiveLink
Beleg aus dem Archiv ist direkt im Webbrowser aufru fbar
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Workflowlösung auf Basis von SAP Business Workflow
Archivintegration
Verknüpfung Archivbeleg und gescannte Rechnungsdate n mit gebuchtem FI-Beleg
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Workflowlösung auf Basis von SAP Business Workflow
Ablauf
1• Fehlerbehandlung• Anpassen von ungültigen Daten aus dem Scannprozess (optional)
• Rechnungsprüfung
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2• Rechnungsprüfung• Erfassen von Positionen / Kontierung / Prüfung durch Anforderer
3• Genehmigung• Weitere Prüfungen / Genehmigung (optional)
4• Automatische Buchung• Automatische Buchung im Hintergrund als FI-Beleg
Workflowlösung auf Basis von SAP Business Workflow
Fehlerbehebung
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Rechnungsprüfung
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Workflowlösung auf Basis von SAP Business Workflow
Benachrichtigung via E-Mail
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Genehmigung
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Workflowlösung auf Basis von SAP Business Workflow
Komfortfunktionen
Kommentar anfordern: Rechnung an Dritte schicken mi t der Bitte um einen Kommentar zum Sachverhalt / Vorgang
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Komfortfunktionen
Weiterleiten einer Rechnung an einen Dritten zur Be arbeitung / Genehmigung
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Workflowlösung auf Basis von SAP Business Workflow
Komfortfunktionen
Erfassen von zusätzlichen Notizen bei jedem Arbeits schritt
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Workflowlösung auf Basis von SAP Business Workflow
Komfortfunktionen
Erfassen von Dateianlagen in jedem Bearbeitungsschr itt
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Workflowlösung auf Basis von SAP Business Workflow
Rechnungsprüfung im Detail
1• Kontierung von Positionen auf Aufträge, Kostenstellen und
Verkaufsbelege
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2• Erfassungsassistent für Kontierung
3• Vorerfassung von Anlagendaten für die automatische
Erzeugung von FI-Anlagen
4• Zusatzprüfungen pro Sachkonto wie Positionstext und
besondere Formulare
Workflowlösung auf Basis von SAP Business Workflow
Rechnungsprüfung im Detail (Erfassungsassistent)
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Rechnungsprüfung im Detail (Vorerfassung von Anlage n)
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Workflowlösung auf Basis von SAP Business Workflow
Rechnungsprüfung im Detail (zusätzliche Formulare)
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Beispiel für Systemlandschaft
Getrennte Netzwerke für Archiv und Benutzer
OCR - SystemArchiv
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ERP
OCR - System OCR - System
Infoniqa IT Solutions GmbH Berlin
Stralauer Allee 2D-10245 Berlin
Tel. +49 30 / 2900 8639Fax +49 30 / 2900 8695
Email [email protected] http://www.infoniqa.com/business/
Vielen Dank für Ihr Interesse!
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