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Infoniqa IT Solutions

Automatisierte Rechnungsverarbeitung im Umfeld von SAP

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Übersicht

Ausgangssituation & Aufgabenstellung

Ziele und Anforderungen automatisierter Rechnungsve rarbeitung

BP Workflowlösung auf Basis von SAP Business Workfl ow

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Niederlassungen

Ausgangssituation und Aufgabenstellung

Typischer grober Ist-Prozess einer Belegverarbeitun g

Posteingang (Niederlassung)

Belegvorbereitung

Zentrale

Posteingang (Zentrale)

Belegvorbereitung (sortieren, ggf. vorerfassen)

mittleres Einsparungspotential

hohes Einsparungspotential

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Belegvorbereitung (sortieren, zuordnen)

Rechnungsprüfung (Kst/Kto,

abzeichnen)

Genehmigung (NL-Leiter, abzeichnen)

Versand (Rechnung, Laufzettel)

Fehlerbehandlung (Korrekturen)

Rechnungsprüfung (Kst/Kto, abzeichnen)

Genehmigung (Leiter FA, abzeichnen)

Sachbearbeitung Kreditorenbuchhaltung (man. Erfassung, Buchung, Erstellung Zahlungsvorschlag)

Leiter Kreditorenbuchhaltung (Prüfung Einzelfälle, Stichproben, Zahllauf erstellen)

Abschluss (Zahllauf, Hausbank)

Archiv / Scannen (Ablage, ggf. sortiert)

Hauspost (öffnen, sortieren)

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Ziele und Anforderungen autom. Rechnungsverarbeitun g

Hoher Automatisierungsgrad• Reduzierung manueller Tätigkeiten• Verkürzung der Rechnungsdurchlaufzeiten• Fehlerreduzierung durch automatische Validierung mit Stamm- und Bestelldaten• Schnellere Verfügbarkeit und Auskunftsfähigkeit

Dezentralität / Mandantenfähigkeit

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Dezentralität / Mandantenfähigkeit• Einbindung dezentraler Standorte und Unternehmen• Führen von Unternehmen als logische Einheit• Kosteneinsparung durch zentrale Verarbeitung• Geringvolumige Rechnungseingänge werden wirtschaftlich

Verbesserte Transparenz und Qualität• Erzeugung der bestmöglichen Bildqualität beim Scannen• Überblick über den Verarbeitungsstatus• Frühzeitige Identifizierung von Fehlern• Auswertung und Reporting eingehender Rechnungen• Höhere Daten- und Prozessqualität

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Workflowlösung auf Basis von SAP Business Workflow

Szenarienlandschaft

OCR Belegvorer-fassung

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OCR fassung

Ge-nehmigungen

Automatisch FI/MM

Rechnungs-anlage

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Workflowlösung auf Basis von SAP Business Workflow

Komponentenübersicht

Scanning OCR Engine

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SAP FI / MM

Belegvorerfassung

SAP Business Workflow

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Workflowlösung auf Basis von SAP Business Workflow

Integriert in SAP ERP sowohl „klassisch“ mit SAP GU I als auch über Portal und WebDynpro

Datenaustausch mit OCR und Archivsystemen über Stan dard-Verfahren und Schnittstellen

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SAP Business Workflow gesteuert: kein Beleg geht ve rloren

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Workflowlösung auf Basis von SAP Business Workflow

State of the Art Benutzeroberfläche mit WebDynpro f ür ABAP

Integriert in „klassischem SAP Business Workflow“ u nd Portal

E-Mail-Benachrichtigung mit direktem Absprung auf Rechnungserfassung

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Rechnungserfassung

Unterstützung von Single-SignOn

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Workflowlösung auf Basis von SAP Business Workflow

Standard SAP Business Workflow zum automatischen Ve rteilen von Aufgaben im Unternehmen

Automatische Verteilung an Personengruppen, automat ische Terminüberwachung, Weiterleitung, etc.

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Genehmigungen im Browser: kein SAP GUI – Aufruf erfo rderlich

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Workflowlösung auf Basis von SAP Business Workflow

Archivintegration via ArchiveLink

Beleg aus dem Archiv ist direkt im Webbrowser aufru fbar

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Archivintegration

Verknüpfung Archivbeleg und gescannte Rechnungsdate n mit gebuchtem FI-Beleg

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Workflowlösung auf Basis von SAP Business Workflow

Ablauf

1• Fehlerbehandlung• Anpassen von ungültigen Daten aus dem Scannprozess (optional)

• Rechnungsprüfung

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2• Rechnungsprüfung• Erfassen von Positionen / Kontierung / Prüfung durch Anforderer

3• Genehmigung• Weitere Prüfungen / Genehmigung (optional)

4• Automatische Buchung• Automatische Buchung im Hintergrund als FI-Beleg

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Fehlerbehebung

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Rechnungsprüfung

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Benachrichtigung via E-Mail

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Genehmigung

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Komfortfunktionen

Kommentar anfordern: Rechnung an Dritte schicken mi t der Bitte um einen Kommentar zum Sachverhalt / Vorgang

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Komfortfunktionen

Weiterleiten einer Rechnung an einen Dritten zur Be arbeitung / Genehmigung

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Komfortfunktionen

Erfassen von zusätzlichen Notizen bei jedem Arbeits schritt

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Komfortfunktionen

Erfassen von Dateianlagen in jedem Bearbeitungsschr itt

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Rechnungsprüfung im Detail

1• Kontierung von Positionen auf Aufträge, Kostenstellen und

Verkaufsbelege

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2• Erfassungsassistent für Kontierung

3• Vorerfassung von Anlagendaten für die automatische

Erzeugung von FI-Anlagen

4• Zusatzprüfungen pro Sachkonto wie Positionstext und

besondere Formulare

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Rechnungsprüfung im Detail (Erfassungsassistent)

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Rechnungsprüfung im Detail (Vorerfassung von Anlage n)

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Rechnungsprüfung im Detail (zusätzliche Formulare)

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Beispiel für Systemlandschaft

Getrennte Netzwerke für Archiv und Benutzer

OCR - SystemArchiv

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ERP

OCR - System OCR - System

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Infoniqa IT Solutions GmbH Berlin

Stralauer Allee 2D-10245 Berlin

Tel. +49 30 / 2900 8639Fax +49 30 / 2900 8695

Email [email protected] http://www.infoniqa.com/business/

Vielen Dank für Ihr Interesse!

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