Informationen für den Papierkorb
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STELLENMARKT Foto: © abcmedia – Fotolia.com Täglich werden wir im Unterneh- men mit Rundschreiben, E-Mails, Projektberichten und Aktennotizen zugeschmissen. Wir sind selbst Teil dieses Mühlrades, denn auch wir ge- ben diese Dinge in Umlauf. Täglich wundern wir uns, dass unsere Infor- mationen nicht gelesen werden, dass Kollegen schlecht vorbereitet in Sitzungen erscheinen und die we- sentlichen Inhalte unserer Rund- schreiben und Einladungen nicht erkannt haben. Täglich sind wir in Meetings und können nicht mitre- den, weil wir die wesentlichen In- halte von Rundschreiben nicht er- kannt, nicht verarbeitet und manch- mal gar nicht gelesen haben. Diese unkontrollierte Informations- flut führt zur Verschleppung und Verzögerung von Entscheidungen. Nach einer Untersuchung von Proudfoot Consulting sind 46 Pro- zent der unproduktiven Arbeit auf Mängel in der Planung zurückzu- führen – vielleicht auch auf Mängel in der Kommunikation? Es braucht nicht gleich eine Werbe- abteilung, um für Rundschreiben, Protokolle, Nachrichten und Berich- te eine leicht lesbare Form zu entwi- ckeln, Grundlagenwissen im Direkt- und Dialogmarketing wäre aber schon sinnvoll. Eine Zusammenfas- sung, Unterteilung in überschaubar große Absätze, kurze prägnante Sät- ze und Hervorhebungen der wich- tigsten Bereiche erleichtern die Les- barkeit. Auch bei Fremdwörtern sollte man daran denken, dass alle Empfänger diese sofort verstehen können. Eine weitere Unsitte in der unter- nehmensinternen Kommunikation sind große Verteilerlisten. Im Zwei- felsfall informiert man ein paar Kol- legen mehr auch wenn sie nicht in- volviert sind. Dieser unsinnige Ver- lust an Arbeitskraft all jener, die sol- che Nachrichten lesen müssen, kann ein Unternehmen viel Geld kosten. Verteilerlisten müssen fest vorgegeben sein, und es muss aus den Verteilern klar hervorgehen, ob die Nachricht zur Bearbeitung oder zur Information gedacht ist. Neue Methoden bieten sich mit un- ternehmensinternen „Sozialen Netzwerken“ an, wo Informationen projekt- oder objektbezogen einge- stellt werden. Mitarbeiter sind dann selbst verantwortlich, sich um ihren aktuellen Informationsstand zu kümmern. Unternehmen würden bei der Befol- gung einfacher Regeln eine Menge Zeit sparen und viel Effizienz im Or- ganisationsablauf gewinnen. Neue Regeln initiiert man am besten mit einem Rundschreiben oder besser mit einem Informationskonzept, wobei dann gleich mit gutem Vor- bild vorausgegangen werden sollte. Helmut König, Königskonzept Informationen für den Papierkorb? Rundschreiben sollten Kommunikation nicht verhindern
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So wichtig es für uns ist, das unsere Botschaft klar und deutlich beim Kunden ankommt, so unwichtig ist es bei unseren Mitarbeitern, die haben gefälligst zu lesen, was man ihnen vorsetzt
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Täglich werden wir im Unterneh-men mit Rundschreiben, E-Mails,Projektberichten und Aktennotizenzugeschmissen. Wir sind selbst Teildieses Mühlrades, denn auch wir ge-ben diese Dinge in Umlauf. Täglichwundern wir uns, dass unsere Infor-mationen nicht gelesen werden,dass Kollegen schlecht vorbereitetin Sitzungen erscheinen und die we-sentlichen Inhalte unserer Rund-schreiben und Einladungen nichterkannt haben. Täglich sind wir inMeetings und können nicht mitre-den, weil wir die wesentlichen In-halte von Rundschreiben nicht er-kannt, nicht verarbeitet und manch-mal gar nicht gelesen haben.
Diese unkontrollierte Informations-flut führt zur Verschleppung undVerzögerung von Entscheidungen.Nach einer Untersuchung vonProudfoot Consulting sind 46 Pro-zent der unproduktiven Arbeit aufMängel in der Planung zurückzu-führen – vielleicht auch auf Mängelin der Kommunikation?
Es braucht nicht gleich eine Werbe-abteilung, um für Rundschreiben,Protokolle, Nachrichten und Berich-te eine leicht lesbare Form zu entwi-ckeln, Grundlagenwissen im Direkt-und Dialogmarketing wäre aberschon sinnvoll. Eine Zusammenfas-sung, Unterteilung in überschaubargroße Absätze, kurze prägnante Sät-ze und Hervorhebungen der wich-
tigsten Bereiche erleichtern die Les-barkeit. Auch bei Fremdwörternsollte man daran denken, dass alleEmpfänger diese sofort verstehenkönnen.
Eine weitere Unsitte in der unter-nehmensinternen Kommunikationsind große Verteilerlisten. Im Zwei-felsfall informiert man ein paar Kol-legen mehr auch wenn sie nicht in-volviert sind. Dieser unsinnige Ver-lust an Arbeitskraft all jener, die sol-che Nachrichten lesen müssen,kann ein Unternehmen viel Geldkosten. Verteilerlisten müssen festvorgegeben sein, und es muss ausden Verteilern klar hervorgehen, obdie Nachricht zur Bearbeitung oderzur Information gedacht ist.Neue Methoden bieten sich mit un-ternehmensinternen „SozialenNetzwerken“ an, wo Informationenprojekt- oder objektbezogen einge-stellt werden. Mitarbeiter sind dannselbst verantwortlich, sich um ihrenaktuellen Informationsstand zukümmern.
Unternehmen würden bei der Befol-gung einfacher Regeln eine MengeZeit sparen und viel Effizienz im Or-ganisationsablauf gewinnen. NeueRegeln initiiert man am besten miteinem Rundschreiben oder bessermit einem Informationskonzept,wobei dann gleich mit gutem Vor-bild vorausgegangen werden sollte.
Helmut König, Königskonzept
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Rundschreiben solltenKommunikation nicht verhindern
