Informationsveranstaltungzum elektronischen Urkundenarchiv der ZiviltechnikerInnen (bAIK-Archiv)...

InformationsveranstaltungInformationsveranstaltungzumzum

elektronischen Urkundenarchiv derelektronischen Urkundenarchiv derZiviltechnikerInnen (bAIK-Archiv)ZiviltechnikerInnen (bAIK-Archiv)

Peter Wagner/onlaw Peter Wagner/onlaw MANZ Solutions MANZ SolutionsElisabeth Fleischmann/bAIKElisabeth Fleischmann/bAIK

bAIK-Archiv_Infoveranstaltung.ppt Jänner 2010

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Organisatorischer Aufbau des bAIK-Archivs bAIK-Archiv-Folder ()

3 „Container“ Rahmenbedingungen:

- Gesetzliche Verpflichtung- Einspeicherung, Signaturkarten- Formate

Ihre Vorteile auf einen Blick

Informationen & Support

Technischer Teil, Voraussetzungen und Kosten Systemüberblick Technische Voraussetzungen Einsatzform (Standardinstallation) im Büro Erste Schritte mit dem bAIK-Archiv

Livedemo Der Weg zur Einbringung einer öffentlichen Urkunde Datenabruf und Verwaltung über die Webapplikation

Inhalte



Das elektronische Urkundenarchiv der ZiviltechnikerInnen (bAIK-Archiv)

Grundlage für elektronischen Urkundenverkehr der ZT mit Behörden und Gerichten

Hoheitlich geführtes Archiv Sichere Langzeitspeicherung (mindestens 30 Jahre!) Alle öffentlichen Urkunden von ZT für Grundbuch oder

sonst zur öffentlichen Einsicht Andere öffentliche und private Urkunden mit Zustimmung

des Auftraggebers Weitere Daten der ZT (z.B. Datensicherung) Höchstes Sicherheitsniveau Sichere Abfrage für Berechtigte via Internet rund um die

Uhr () Kostenloser Zugriff für Auftraggeber Verzeichnis der Zertifikatsinhaber ()



Business Case

bAIK-Archiv seit knapp 2 Jahren im Einsatz anfangs v.a. Vermesser (ca. 300 Personen), heute 350

Personen Einspeicherungen 2008: ca. 15.000 Geschäftsfälle Stand heute: über 40.000 Geschäftsfälle Veröffentlicht: 2.000 Projekte mit 6.000 Dokumenten Großteil Geschäftsfälle wenig Speicherbedarf < 5 MB

Betroffene Projekte pro Monat

0

500

1000

1500

2000

2500

3000

3500

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Ist 2008

Ist 2009

Soll



Organisatorischer Aufbau des bAIK-Archivs

3 sogenannte „Container“: Öffentliche Urkunden (1. Container) Private Urkunden, Dokumente und Daten (2. Container)

- 1. und 2. Container: Archiv nach Gerichtsorganisationsgesetz (GOG), wie Cyberdoc (Notare) und Archivium (Anwälte)

Weitere Daten im Sicherungscontainer (3. Container)

aber: Geschäftsfall mit allen Beilagen = „Container“

Archiv Betreiber: onlaw internet technologie gmbh seit 1. Jänner 2010: MANZ Solutions GmbH



Öffentliche Urkunden (1. Container)

Öffentliche Urkunden, für Grundbuch oder sonst zur öffentlichen Einsicht bestimmt („veröffentlichte“ Urkunden, z.B.: Teilungspläne, Mappenberichtigungen, Servitutspläne, Nutzwertgutachten)

oder mit Zustimmung des Auftraggebers elektronisch errichtet (Aufzugsprüfungen)



Öffentliche Urkunden

Rahmenbedingungen:- Gesetzliche Verpflichtung zur elektron. Erstellung und

Einspeicherung Urkunde entsteht durch Beurkundungssignatur + Einbringung

- Beilagen zu öffentlichen Urkunden oder damit in Zusammenhang stehende Urkunden sind dazuzuspeichern (Bescheide von Behörden, Parteienerklärungen, etc.)

- Nur von ZT, mit elektron. Beurkundungssignatur - Rechtliche Originalqualität - Gesetzlich geregeltes Format: PDF/A-1b- Archiv Betreiber (MANZ Solutions) garantiert

dauerhafte Lesbarkeit



Private Urkunden (2. Container)

Mit Zustimmung des Auftraggebers: Speicherung von digitalen Dateien, Operate, Projektunterlagen, vektorielle Pläne oder Einreichpläne, etc.

Rahmenbedingungen:- Sicheres Speichern mit elektron. ZT-Signatur- Beliebige Dateiformate (DOC, XLS, DXF, DWG,...)

Z.B. MA 29 Brückenbau: Sichere Langzeitspeicherung im bAIK-Archiv beschlossen

- Digitale Archivierungskopie des Projekt-Letztstandes als Sicherungskopie

- Einspeicherung durch ZT (Bauingenieur)- Zugriff nur für zuständige MA 29-Mitarbeiter

Z.B. BIG: überlegt bAIK-Archiv als Zentralarchiv- Elektronische Form ersetzt Plotten und Falten von

Plänen



Sicherungscontainer (3. Container)

Steht ZT zur Datensicherung zur Verfügung (Büroarchiv, Projektunterlagen, Berechnungen, Fotos, Backup, etc.)

Rahmenbedingungen:- Sicheres Speichern mit elektron. ZT-Signatur bzw.

durch berechtigte MitarbeiterInnen mit ihrer Bürgerkarte ()

- Beliebige Dateiformate



Rechtssicherheit im bAIK-Archiv

Originärer Dateninhalt mit voller Beweiskraft Formvorschriften: Geschäftszahl, Datum, Siegelabbild

und Beurkundungssignatur Elektronisch erstellt oder von Papier eingescannt

- Elektronische Urkunde gilt stets als ein Original Integrität der gespeicherten Daten:

- Revisionssichere Langzeitspeicherung - Keine Änderung oder Löschen möglich- Alle Transaktionen werden protokolliert

Papierausfertigungen von elektronischem Original- Komplettes Abbild der elektronischen Urkunde- Archivsignatur bestätigt Authentizität und

Unversehrtheit Korrekturmöglichkeiten:

- Zusätzliche Beilage mit Hinweis- Zugriffsberechtigungen löschen


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„Stammurkunde“: mit Beurkundungssignatur und Siegelabbild - Nutzwertgutachten

Beilagen z.B. (wenn nicht oben inkl.): signiert - Einreichpläne / Parifizierungspläne- Nachvollziehbare Flächenberechnung- Grundbuchauszug- Bescheid der Behörden- Vermesserplan mit Abstandsbestimmungen- Ergänzende Bescheide- Schriftliche Vereinbarung der Miteigentümer- alle mit Rechtskraftvermerk, elektron./ vom Original

gescannt

Fallbeispiel

Nutzwertgutachten



Organisationsstruktur – Zuständigkeiten

bAIK ist Rechtsträger des Urkundenarchives- Ermächtigung zur Einrichtung und Führung, technische und

organisatorische Vorschriften zu erlassen Länderkammern

- Ausgabe und Verwaltung der Signaturkarten- Aktualität des Verzeichnisses der Karteninhaber

Archiv Betreiber (MANZ Solutions) als Dienstleister:- Erstellung der Software und Betrieb des Archives - Support-Hotline- Garantiert sichere Speicherung für 30 Jahre

A-Trust () als Zertifizierungsdiensteanbieter - Digitale Zertifikate und Infrastruktur für digitale Signaturen

ZiviltechnikerInnen als Urkundeneinbringer- Signierung, Speicherung, Berechtigungsvergabe, Urkunden in

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Technische Voraussetzungen

Handelsüblicher PC + Internetzugang Signaturkarten mit qualifiziertem Zertifikat () der Firma

A-Trust bei Ihrer Länderkammer Software bei Ihrer Länderkammer bzw. MANZ Solutions Kartenlesegerät bei Ihrer Länderkammer



Elektronische Beurkundungs-Signaturkarte Elektronische ZiviltechnikerInnen-Signaturkarte

Mit Bestellformular () bei Ihrer zuständigen Länderkammer Verständigungsbrief von A-Trust, Länderkammer zu kontaktieren Länderkammer aktiviert das qualifizierte Zertifikat bei Abholung Signaturkarte = ZT-Ausweis Gültigkeitsdauer: 5 Jahre

ZT-Gesellschaften, Vorteil: alle Projekte dort abgespeichert

Auch zur Verwendung außerhalb des bAIK-Archivs- z.B. zum Signieren von E-Mails und elektronischen

Rechnungen

Bürgerkartenfunktionalität: Führungszeugnis, e-Banking,...

Signaturkarten



Signaturkarte

Signaturkarte (VS, RS) & Muster einer elektron. Signatur



Kosten je Signaturkarte, Software, Kartenlesegerät

Signaturkarte (exkl. USt.): - Ausstellung: € 36,-- Aktivierung: € 10,-- Verwaltungsabgabe an das Finanzamt: € 13,20- Jährliches Entgelt: € 13,-

Software gratis als bAIK-Archiv-Startpaket: - Signatursoftware trustDesk bAIK-Archiv (Erstlizenz gratis)- SmartClient zur Einbringung ins bAIK-Archiv (kostenlos)- PDF/A-1b Druckertreiber:- 30 Tage Testversion eDocPrintPro

(alternativ: Adobe Acrobat Professional ab Version 9)- Installations-CD- Handbuch

Kartenlesegerät zum bAIK-Archiv-Startpaket:Reiner SCT cyberJack®pinpad : € 45,- (exkl. USt.)



Einbringungs- und Archivierungs-Kosten

Einmalige Kosten für Einbringung und Archivierung für 30 Jahre Gebühr je Urkunde inkl. aller Beilagen und Dokumente eines

Geschäftsfalls im 1. + 2. Container: (jeweils exkl. USt.)- bis zu 5 MB € 19,-- bei einer Datenmenge > 5 bis zu 10 MB insgesamt € 26,--- bei einer Datenmenge > 10 bis zu 15 MB insgesamt € 32,50- bei einer Datenmenge darüber je weitere 10 MB € 11,50

Gebühr im 3. Container:- bei einer Datenmenge von bis zu 5 MB € 15,--- bei einer Datenmenge > 5 bis zu 10 MB insgesamt € 20,--- bei einer Datenmenge > 10 bis zu 15 MB insgesamt € 25,--- bei einer Datenmenge darüber je weitere 10 MB € 10,--



Zugriff auf das bAIK-Archiv

auf alle veröffentlichten Urkunden uneingeschränkt via Internet

auf nicht veröffentlichte:- ZT als VerfasserIn- Auftraggeber- Berechtigte dritte Personen, Behörden und Gerichte- Zugriff mittels Signaturkarte bzw. Bürgerkarte

Zugriffskosten (exkl. USt.):- Für Auftraggeber und ZT kostenlos- Für Behörden und Gerichte im laufenden Verfahren

kostenlos- Zugriff für sonstige Berechtigte: € 1,-/ Geschäftsfall- Allgemeiner Zugriff auf veröffentlichte Urkunden: € 1,-/

Geschäftsfall



Ihre Vorteile auf einen Blick

Langzeitarchivierung der öffentlichen und privaten Urkunden, Dokumente und Daten für mind. 30 Jahre auf höchstem Sicherheitsniveau

Rechtliche Originalqualität der Urkunden Erfüllen der Aufbewahrungspflicht für jede/n ZT Geschäftsfall steht vollständig mit allen Beilagen und

Dokumenten als „Urkundencontainer“ zur Verfügung Kooperation der 3 GOG-Archive bAIK-Archiv, Cyberdoc (Notare)

und Archivium (Rechtsanwälte) Referenzieren auf GZ statt Ausdruck oder Versand neu seit 1.1.2010: einheitlich PDF/A-1b

Das Archiv als Grundlage für die elektronische Antragstellung f. ZT

Zugriff für Berechtigte via Internet rund um die Uhr Übergabe des Risikos und der Organisation an den

Archivbetreiber Support-Hotline: gratis E-Mail: [email protected],

kostenpflichtige Tel.Nr.: 0900-440170



Informationen & Support

Überblick: bAIK-Archiv-Folder mit weiterführenden Links () Allgemeine Informationen: www.arching.at () Handbuch () im internen Mitgliederbereich zu

Verwendung des Archivs und zur Urkundenarchiv-Verordnung, VO, Gesetze

Zugriff, Infos und Software bAIK-Archiv: www.baik-archiv.at ()

Signaturkarten für ZT: zuständige Länderkammer Support-Hotline: [email protected], 0900-440170 () Technische Fragen: P. Wagner / MANZ Solutions Allgemeine Fragen: E. Fleischmann

Tel.: 505 58 07-58 [email protected]


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Technischer Teil - SystemüberblickTechnischer Teil - Systemüberblick



bAIK-ArchivNutzungsmöglichkeiten


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WWWWWW

Technischer Aufbau des bAIK-ArchivsBig Picture

ZDAZDA

WWWWWW

BAIK-ArchivBAIK-Archiv

UrkundencontainerUrkundencontainer

GZ: GZ:GZ:

GutachtencontainerGutachtencontainer

Container des ArchivsContainer des Archivs

SicherungscontainerSicherungscontainer

Zugriff DritteZugriff Dritte

Microbilling

ZTZT

Zugriff BerechtigteZugriff Berechtigte


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Der Smart Client

Urkundencontainer: Durch Gesetzgeber geregelt.

Nur Dateiformat PDF/A-1b zulässig. Einbringung nur durch ZT.

Gutachtencontainer: Durch Gesetzgeber geregelt. Sämtliche

Dateiformate zulässig. Einbringung nur durch ZT.

Sicherungscontainer: Frei verwendbarer Container. Sämtliche Dateiformate zulässig. Einbringung durch ZT und Berechtigte zulässig.


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bAIK-Archiv Web Oberflächewww.bAIK-Archiv.at


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Technische Voraussetzungen(Hardware / Software)

Technische Voraussetzungen(Hardware / Software)


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Hardware für Smart Client Installation:- Minimalkonfiguration: PC mit 1 GHz und 512 MB RAM- Optimalkonfiguration (bis Windows XP):

PC mit 2 GHz und 1 GB RAM- Benötigter Festplattenplatz ohne lokales Repository:

ca. 250 MB- Kartenlesegerät (Klasse 2 und höher):

IT Solution trustDesk kompatibel

- Festplattenplatz für lokales Repository- Internetverbindung

Software:- Betriebssysteme: MS Windows 2000, XP,

Debian Linux etch, Ubuntu Feisty Fawn

Technische VoraussetzungenHardware und Software


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StandardinstallationEinzelplatzinstallation

lokalesRepository

U

WWW

Upload-Eigenscha

ft

Einzelplatzinstallation• Ein einzelner PC wird zum Bearbeiten, Signieren und Archivieren

genutzt.• Dieser PC erledigt auch den Upload ins bAIK-Archiv.

Daten-Upload

Steuerungs-information

bAIK-Archiv

- Die Clientsoftware wird auf einem einzelnen PC installiert.- Das „lokale Repository“ wird auf dem einzelnen PC oder einem Server zentral installiert.- Der einzelne PC muss eine Onlineverbindung ins Internet haben.

Für weitere Fragen und Antworten kontaktieren Sie bitte das Supportteam.


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Erste Schritte mit dem bAIK-ArchivErste Schritte mit dem bAIK-Archiv


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Erste Schritte mit dem bAIK-ArchivVorgehen für den ZT

1. ZT beantragt bei Länderkammer die Signaturkarte(n)2. ZT holt die Signaturkarten bei Länderkammer persönlich ab3. ZT registriert sich bereits bei Länderkammer auf

„www.bAIK-Archiv.at“ – Jetzt registrieren4. Danach werden die Daten ab 18 Uhr von der Länderkammer

an das bAIK-Archiv übertragen!----------------- Warten bis zum nächsten Tag ! -------------------

5. Erst danach kann sich der ZT im Internet unter „www.bAIK-Archiv.at“ anmelden (Login durchführen), um den AGB und der Datenschutzerklärung zuzustimmen. Weiters werden Informationen zur Rechnungslegung (basierende auf den Stammdaten) abgefragt. (Siehe nächste Seite!)

6. Mit Arbeit im Smart Client kann begonnen werden.


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Erste Schritte mit dem bAIK-ArchivVorgehen für den ZT

1. Überprüfung Rechnungsadresse

2. Auswahl der Zahlungsart

3. Bestätigung trustDesk

4. AGB und Datenschutzerklärung

5. Zusammenfassung der Angaben


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LivedemoLivedemo


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Anhang / ExkursAnhang / Exkurs


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Einbringen einer UrkundeClient starten und Anmeldung einleiten

Splashscreen währenddes Starts desSmart Clients.

Um ein Projekt anlegen und eine Urkunde einbringen zu

können, muss sich der Benutzer anmelden.


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Einbringen einer UrkundeAnmeldung am Client mittels Karte und PIN

Sichere Anmeldung am System unter Verwendung des IT

Solution trustDesk bAIK-Archiv mit Lesegerät und Karte.

Erst Signieren drücken und danach am Kartenleser den

6stelligen Signatur PIN eingeben.


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Einbringen einer UrkundeSmart Client nach erfolgter Anmeldung

Nach der erfolgreichen Anmeldung wird der Smart

Client gestartet.

Es soll nun ein Projekt samt Projekt Metadaten hinzugefügt werden.

Dazu wird dieser Schaltknopf gedrückt.


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Einbringen einer UrkundeProjekt (GZ) hinzufügen - Assistent

Ein Assistent hilft, alle Schritte vollständig und auf einfachste

Weise durch zu führen.

Erfassung des Projektnamens (meist: GZ) und der Projektmetadaten.


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Einbringen einer UrkundeProjekt (GZ) hinzufügen - Assistent

Vor der Fertigstellung und Anlage des Projekts werden alle Daten zur Kontrolle

angezeigt.


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Einbringen einer UrkundeSmart Client mit angelegtem Projekt

Das Projekt GZ 20071007 wurde nun hinzugefügt. Die drei zugehörigen Container werden

rechts angezeigt.


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Einbringen einer UrkundeDokument hinzufügen – Auswahl der Urkunde

Ein Dokument soll signiert und als öffentliche Urkunde in das

Urkundenarchiv eingebracht werden.


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Einbringen einer UrkundeUrkunde hinzufügen - Metadatenerfassung

Das Metadatenset gibt die zu befüllenden Metadaten vor. Die bereits bestehenden Projekt

Metadaten werden übernommen und vorausgefüllt.


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Einbringen einer UrkundeUrkunde hinzufügen – Erteilung der Freigaben

Freigaben für Benutzer, Organisationen (Büros) oder an die

Behörde (noch nicht möglich) erteilbar.

Es wurde Johann Neumann als Auftraggeber und eine weitere

Freigabe an einen Verfahrensbeteiligten erfasst.

Beachte: Freigaben für Büro versus Freigabe für Benutzer!

In der Trefferliste erscheinen nur Personen, die wiederum selber dem ZT eine Freigabeerlaubnis erteilt haben. Z.B. der Auftraggeber, Rechtsanwalt, etc.


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Einbringen einer UrkundeUrkunde hinzufügen - Datenkontrolle

Vor dem Hinzufügen der Urkunde in das lokale

Repository werden alle Daten zur Kontrolle angezeigt.


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Einbringen einer UrkundeSmart Client – Urkunde hinzugefügt

Urkunde hinzugefügtNächste Aktion: Signieren und Archivierung


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Einbringen einer UrkundeUrkunde signieren und archivieren

Anzeige des PDF-Dokuments im Secure Viewer, welches

mit der Beurkundungssignatur

signiert werden muss.

Die Urkunde muss nun vor der Einbringung mit der

Beurkundungssignatur signiert werden.

Größe der Bildmarke:

12,2 cm x 4,7 cm


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Einbringen einer UrkundeUrkunde signieren und archivieren – warten auf Upload

Urkunde wird in das Urkundenarchiv eingebracht und Status wird entsprechend

aktualisiert.

Bitte beachten Sie, dass der Uploader aktiviert sein

muss!

Manuelle Aktualisierung

der Anzeige.


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Einbringen einer UrkundeArchivierungsbestätigung für Urkunde nach 15 Minuten

Nach erfolgreicher Einbringung und weiteren

15 Minuten kann der ZT jederzeit eine Bestätigung über die korrekte Einbringung der Urkunde abrufen.

(=Gefahrenübergang)

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