Initialisierung Organisationskonzept Welle...

Initialisierung Organisationskonzept Welle 2

05.06.2012

• Ziele und Inhalte des Organisationskonzepts • Organisation als Roll-Out Thema • Anforderungen an das Führungsverständnis • Fokus der Veränderung:

Berichtswesen in Politik und Verwaltung

m 1sNH V HambLJrg r ichtig ste1.1ern •• s ter la rnurnrnert rnnc.1~ lt Ing

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Erstellt am 27.08.2014

• Unterstützung für die Führungsarbeit: Anforderungen an Haushalt und Controlling

• Empfehlungen zur (Aufbau-) Organisation von Haushalt und Controlling

• Veränderungen im Überblick: Integrierte Prozesse von Haushalt und Controlling

• Organisation der Buchhaltung (Herakles)

• Support-Organisation für ERP und BI


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• Ziele und Inhalte des Organisationskonzepts

• Organisation als Roll-Out Thema

• Anforderungen an das Führungsverständnis

• Fokus der Veränderung: Berichtswesen in Politik und Verwaltung

-$-1 ~~b~g richtig steuern •• slerta mummerl „,...„..,, l rtr"!O

5

Korn plexität des (neuen)

Haushaltswesens

reduzieren

Transparenz gegenüber den

Bürgerinnen und Bürgern

herstellen, was zu tun und was zu

lassen ist

Das parlamentarische

Budgetrecht durch eine

transparente Darstellung und angemessene Detai 11 iertheit

wahren

ili ---fi_

Hamburg

Ein doppisches Haushalts

management etablieren

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• Organisationskonzept beschreibt die sich aus den fachkonzeptionellen Festlegungen ergebenden Veränderungen für die Organisation auf Ebene der • Organisationskultur

• Aufbauorganisation

• Ablauforganisation

• Empfehlungen zur Aufbauorganisation grundlegend unverändert gemäß NHH in Bezug auf • Haushalt und Controlling

• Buchhaltungsorganisation (Herakles)

• Support-Organisation


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Ziele und Inhalte des Organisationskonzeptes -Aufbau

• Kap. 1 - Dokumentenverwaltung (Änderungsübersicht, Dokumentenverweise ... )

• Kap. 2 - Zusammenfassung, Situationsbeschreibung (Ausgangssituation, Ziele)

• Kap. 3 - Amt für Haushalt und Aufgabenplanung der FB • Kap. 4 - Planungsstab der Senatskanzlei

• Kap. 5 - Behörden und Ämter Haushalt und Controlling

Buchhaltungsorganisation

Supportorganisation (ERP, BI)

• Kap. 6 - Organisatorisch relevante Einzelthemen u.a. Umorganisation, RVP-Stammdatenpflege

• Kap. 7 - Organisation des Anwendersupports (ERP, BI)

• Kap. 8 - Einbindung von weiteren Organisationen (CCoE, Innenrevision)

• Anlagen Anlage 1: Stellen- und Anforderungsprofile ...


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• Im Roll-Out sollen die organisatorischen Voraussetzungen zur erfolgreichen Umsetzung von SNH geschaffen werden. - Stellenbesetzungen sollen daher frühzeitig klar sein, um

die Projektarbeit zum Erfahrungsaufbau zu nutzen.

• Im Roll-Out soll in allen Fachbehörden ein Bewusstsein für die Ziele von SNH und damit verbundene Veränderungen geschaffen werden.

• Im Roll-Out sollen die notwendigen Aufgaben und Rollen rechtzeitig definiert werden (im Behördenorganisationskonzept), um Personalentwicklungsmaßnahmen in die Wege leiten zu können.

_xfx l SNH ~ HambLJrg r ichtig ste1.1ern •• s ter la rnurnrnert

rnnc.1~ lt Ing

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' Fachlicher und konzeptioneller Roll-Out (Haushaltsstrukturen, KLR-Struktur/-verrechnung, Ziele+ Kennzahlen, Bewirtschaftung+ dez. Kassenprozesse)

Templates

Organisatorischer Roll-Out- Erstellung Behördenorganisationskonzept

~------ ------ ~------- ~ -------~--~

Besetzung det Sch 1 üssel positiohen

1 1 1

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Info-Veranstaltungen für Führungskräfte

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: Schätzung der ' : Anzahl der zu i : schulenden MA f. • : Sc~ulungs~lanung ' ---- --------r------1

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i 1 : 1

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Endanwenderschulungen

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'[Produktivsetzun

' !

1.8.12 1. 9.12 1.11.12 1.12.12 1.2.13 1.3.13 1.5.13 1.6.13 1. 8.13 1.9.13 1 1.11.13 1.12.13

1.7.12 1.10.12 m 1sNH V HambLJrg r ichtig ste1.1ern •• s ter la rnurnrnert

1.1.13 IDS'f SCHEER.

rnnc.1~ lt Ing CONS U LT I NG

1.4.13

~ arf 1.7.13 1.10.13

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• Entscheidung für eine Variante der Buchhaltungsorganisation bis 31.07.2012

• Festlegung der Eckpunkte organisatorischer Anforderungen bis 1.10.2012 - Ausrichtung Haushalt und Controlling - Supportorganisation ERP und BI - Besetzung der Schlüsselpositionen (z.B. BI-Verantwortlicher) - ggf. Einleitung von Personalauswahlverfahren

• Erstellung Behördenorganisationskonzept ab 15.10.2012 - Beschreibung der Geschäftsprozesse - Anforderungsprofile ableiten - Stellenbesetzung und Personalentwicklungsmaßnahmen

vorbereiten und durchführen


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Zusammenführung von Fach- und Ressourc~nverantwortung

~ ............................................. ~ .........

• Fach- und Ressourcenverantwortung werden in der hierarchischen Linienorganisation der Verwaltung zusammengeführt.

idealtypisch wird die bisher oftmals geteilte Fach- und Ressourcenverantwortung in der ('unternehmerischen') Verantwortung einer Führungskraft vereint.

• Diese (inhaltliche) Gesamtverantwortung umfasst die Prozesse

der Haushaltsplanung für (Fach-) Ziele und notwendige Ressourcen,

der Haushaltssteuerung der (Fach-) Ziele und Ressourcen sowie

des (unterjährigen) Berichtswesens und

der Haushaltsrechnung (Jahresabschluss).


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Zusammenführung von Fach- und Ressourcenverantwortung

• Delegation von Verantwortung nach dem AKV-Prinzip (AufgabeKompetenz-Verantwortung): U bertragung der Fach- und Ressourcenverantwortung auf Ebene der für eine Produktgruppe direkt verantwortlichen Leitungsperson (Drucksache 20/2363) ~ Auf Ebene der Produktgruppe (PG) und auf Ebene Aufgabenbereich

(AB) sind die Verantwortlichkeiten festzulegen

~ Die Delegation der Fach- und Ressourcenverantwortung auf die Ebene Aufgabeneinheit (AE) wird empfohlen


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Zusammenführung von Fach- und Ressourcenverantwortung

Fach- und Ressourcenverantwortung

AB Steuerung und Service

PG Steuerung und Service

m 1sNH V HambLJrg r ichtig ste1.1ern

AB AllgemeinBildende Schulen

PG Vor- und Grundschule

AE ...

PG Stadtteilschule

•• s ter la rnurnrnert IDS'f SCHEER. rnnc.1~ lt Ing CO N SU LT I N G

EP Behörde für Schule und Berufsbildung

AB HIBB

Fach- und Ressourcenverantwortung

~ arf

AB Schulen in freier Trägerschaft

Erstel lt am 27 .08.2014

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Wirtschaftliche Verantwortung für de Einzelplan der Fachbehörde.

Beauftragter für den Haushalt (BfH) • Funktionen

- „Oberster Finanzchef" der Behörde - Beratungsinstanz und Chef-Controller - Eskalations- und Vermittlungsinstanz in Konfliktfällen

• Aufgaben - Gesamtverantwortung für die Haushaltsplanung und den Haushaltsvollzug - Sicherstellung der einheitlichen strategischen Ausrichtung in der

Haushaltsplanung. Quasi als „Klammer" um die Planung auf den nachgeordneten Ebenen.

- Sicherstellung der Einhaltung des HH-Solls inkl. des Leistungszwecks - Ansprechpartner für Soll-Veränderungen - Letztentscheidungsrecht bei

Uneinigkeit zwischen den Fachämtern. - Vertretung der haushalterischen Interessen der Behörde gegenüber Amt 2. - Verantwortlich für die behördliche Zentralbuchhaltung.


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Wirtschaftliche Verantwortung für den Aufgabenbereich und ggf. die Produktgruppe. !

Führungskräfte (Amts- und ggf. Abteilungsleitungen) - Ergebnisverantwortung: Verantwortlich für Leistung (Ziele und

Kennzahlen) und Ressourcen (Kosten u. Erlöse) - Uberwachung der Planung und der unterjährigen Bewirtschaftung - Analyse von Abweichungen - Enge Abstimmung mit dem BfH


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• Berichtswesen auf Ebene des Politikhaushalts - Senat berichtet über die zweckentsprechende Verwendung des

Etats und über die Zielerfüllung im Rahmen der jährlichen Haushaltsrechnung.

- Bürgerschaft erhält unterjährig Quartalsberichte (01, 03, 04) über den Bewirtschaftungsstand der Aufgabenbereiche.

- Der Halbjahresbericht gibt zusätzlich über die Leistungszwecke Auskunft.

• Berichtswesen in der Verwaltung - Verschiedene monatliche Standardberichte zur Kontrolle des

HH-Soll und produktorientierten Steuerung der Aufgabenbereiche.

- Anlassbezogene Berichte


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• Das veränderte Berichtswesen verkörpert die Veränderungen durch Doppik und Produkthaushalt, indem dort Ziele und Kennzahlen sowie Kosten in den Fokus rücken. 'Y ,Sender' der Berichte sind daher die (Fach-) Verantwortlichen,

insbesondere die (Fach-) Amtsleiter. 'Y Der BfH verantwortet die inhaltliche Richtigkeit und rechtzeitige

Abgabe der Berichte.

• Rechtzeitige und richtige Quartalsberichte setzen eine viel stärkere Konzentration auf die unterjährige Steuerung voraus.

'Y Die Monats- und Quartalsabschlüsse sowie die damit verbundenen Berichte treten daher gegenüber dem Jahresabschluss stark in den Vordergrund.

» Damit verbunden ist eine effektive Controllingorganisation, die Haushalt und Fachämter einbindet.

m 1sNH V HambLJrg r ichtig ste1.1ern •• 21 s ter la rnurnrnert rnnc.1~ lt Ing







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• Heute: Controllingaufgaben verkürzt auf das Thema „Fachcontrolling".

• Künftig: Controllingaufgaben umfassen fachliches und finanzielles Controlling.

• Heute: Organisationseinheiten mit (klassischen kameralen) Steuerungsfunktionen und (bwl. ausgerichtete) Controllingeinheiten bestehen i.d.R. nebeneinander.

• Künftig: Haushalt und Controlling sind organisatorisch zusammengeführt, weil Haushalts- und Controllingprozesse in enger Abhängigkeit stehen und um eine einheitliche, widerspruchsfreie, auf gleiche Daten basierende Beratung sicherzustellen .


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• Heute: KLR ist teilweise eingeführt, aber ohne klares Verständnis der Einbindung in Steuerungsprozesse und Organisationsstrukturen.

• Künftig: flächendeckende KLR mit einheitlicher Struktur ist integraler Bestandteil des Rechnungswesens, ist Instrument des Controllings, der Steuerung und Bewirtschaftung.


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Beide Prozesse ...

- planen, - analysieren und - korrigieren den

Ressourceneinsatz.


Beide Funktionen ...

- wirken in die Organisation - sollen nicht redundante, abweichende oder

widersprechende Analysen bzw. Führungsempfehlungen kommunizieren.

- sind auf die Unterstützung der Führungskräfte ausgelegt.

Zielbild: Funktionen „Haushälter" und „Controller" werden in einer Funktion zusammengeführt!

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Ers tel lt a m 27 .08.201-

Aufgabenprofil - Funktion Haushälter I Controller

• Haushaltsaufgaben umfassen die Planung und Überwachung von Ressourcenbedarf und Leistungszweck • Haushaltsplanung

• Mitwirkung bei der Initiierung und Steuerung des behördlichen Planungsprozesses

• Unterstützung des BfH bei der Führung der behördeninternen Haushaltsverhandlungen mit Amtsleitern und Finanzbehörde

• Unterstützung der Haushaltsplanung durch Bereitstellung von Auswertungen

• Anträge Stammdatenaktualisierung für die neue Planphase

• Haushaltsvollzug • Überwachung des Haushaltsvollzugs

• Initiieren von und prozessverantwortlich für Sollveränderungen


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Aufgabenprofil - Funktion Haushälter I Controller

• Controllingaufgaben umfassen fachliches und finanzielles Controlling • Behördencontrolling

• Fortschreibung der Controlling-Struktur und -Regeln

• Anpassung der Behördenberichte

• Unterstützung des BfH durch Aufbereitung von Daten in Berichten

• Erstellung von Analysen und Auswertungen

• Bereichscontrolling • Unterstützung der Amts- und Abteilungsleitungen beim Bereichs

Controlling durch Bereitstellung von Daten in Berichten, Analysen und Auswertungen


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• Behörden legen in ihrer Organisationshoheit fest • Variante 1: Zentrales Controlling

• Behörden- und Bereichscontrolling im heutigen zentralen Verwaltungsamt ~ im AB Steuerung & Service

• Variante 2: Dezentrales Controlling

• Behördencontrolling im heutigen zentralen Verwaltungsamt ~ Behördencontrolling im AB Steuerung & Service

• Bereichscontrolling dezentral in den Fachämtern ~ Bereichscontrolling in den Fachämtern


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AB

PG

Verwaltungsamt

Abteilung Haushalts-und esen

Haushaltsplanung

Zentrale KennzahlenAdministration

Behördencontrolling

Bereichscontrolling - Fachamt 1

- Fachamt n

Referat Buchhaltung und KLR-Administration


Senator/-in StaatsraU-rätin

Fachamt 1

Zentrales

Behörden co ntrol I in g

und zentrales Bereichscontrolling

Fachamt n

Legende: AB= Aufgabenbereich PG = Produktgruppe AE =Aufgabeneinheit 30

Musterorganigramm bei dezentralem Controlling - Empfehlung für Roll-Out

PG

AE

zentrales Behörden-controlling

Verwaltungsamt Amtsleiter/-in = BfH

Abteilung Haushaltsund Rechnun swesen

eferat Haushalt- un ördencontrol ·

Haushaltsplanung

Zentrale KennzahlenAdministration

Behördencontrolling

Referat Buchhaltung und KLR-Admin istration

Senator/-in

StaatsraU-rätin

Fachamt 1

Zentrale Dienste

Haushalt/ Controllin

1- ..

m 1sNH v HambLJrg r ichtig ste1.1ern •• s ter la rnurnrnert rnnc.1~ lt Ing

lPtt~Jf ~ a r f CO N SU LT I N G

Fachamt n

Bereichscontrolling dezentral organisiert

Legende: AB= Aufgabenbereich PG = Produktgruppe AE =Aufgabeneinheit 31

Erstellt am 27.08.201 -

• Zentrales oder dezentrales Bereichscontrolling in Abhängigkeit der • Struktur und Größe der Fachbehörde

• „Feld"kompetenz für Controlling-Unterstützung in Bezug auf Fachaufgaben

• Steuerungsanforderungen in den Fachämtern

>- Sicherstellung der Einbindung der dezentralen Einheiten in die behördenweiten Controlling-Prozesse


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Der Controllingprozess im Verwaltungsmanagementhaushalt (VMHH)

Der Controllingprozess im VMHH umfasst 3 Phasen.

2

Lfd. HH-Jahr


3 ~ '

Abschluss ~ HH-Jah/

34

Controllingprozess im VMHH - Start_de~ Haushaltsjahres

~ ............................................. ~~

Lfd. HH-Jahr

Start des Haushaltsjahres - Detailplanung des Verwaltungsmanagementhaushalts

auf Basis der Daten des Politikhaushaltes.

- Ausplanung der Aufgabeneinheiten I Ortsproduktverteilung.

- Ziel- und Kennzahlenplanung.


3

Abschluss · ,

HH-Jah/

35

Controllingprozess im VMHH - laufendes Haushaltsjahr

-----

--P-la_n_u_n_g __ /

Vollzug

Abschluss

HH-Jah/

- Erstellung des monatlichen Berichtswesens und der Quartalsberichte.

- Durchführung von Abweichungsanalysen.

- Entwicklung von Steuerungsmaßnahmen.

-$ I ~~~g richtig steuern •• sterla mummert 36

Controllingprozess im VMHH - Absc_l!!u~s Haushaltsjahr

~ ............................................. ~~

Lfd. Planung

HH-Jahr

Abschluss des Haushaltsjahres - Erstellung der Jahresrechnung.

- Durchführung von Abweichungsanalysen.

- Erläuterung der Jahresergebnisse/ -abweichungen.

m 1sNH V HambLJrg r ichtig ste1.1ern rnnc.1~ lt Ing •• s te r la rnurnrnert 37

Erstellt am 27 .08.201

Controllingprozesse im Detail: Zuständigkeiten bei Sollveränderungen - konsumtiv und investiv

•

------------ --

Folgende Rollen und entsprechende Berechtigungen sind bei den Buchungen der Sollveränderungen (z.B. Nachbewilligung, Deckungsfähigkeit, Reste) vorgesehen a. Haushaltsamt zentral Finanzbehörde

Planführer

Bewirtschafter Vorgriffe

b. Behörden BfH oder Beauftragter

Bewirtschafter zentrale Programme Einzelplan

Bewirtschafter Produktgruppe (PG)

-$- 1 ~~~g richt ig steuern •• s l erla mummert 38

Controllingprozesse im Detail: Zuständigkeiten bei Sollveränderungen - konsumtiv und investiv

• Die operativen Aufgaben in der Bewirtschaftung folgen der Verantwortung a. Haushaltsamt zentral FB

Verantwortung für Sollveränderungen mit Beteiligung der Bürgerschaft (z.B. Nachbewilligung)

Verantwortung für einzelplanübergreifende Sollveränderungen (z.B. Deckungsfähigkeit)

Jahresübergreifende Buchungen (z.B. Reste)

b. Behörden Verantwortung für Sollveränderungen im Einzelplan (z.B. Deckungsfähigkeit)


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Haushalt und Controlling - Empfehlungen zur Organisations- und Personalentwicklung

• Organisatorische Maßnahmen Zusammenführung von Finanz- und Fachcontrolling

Einrichtung neuer Funktionen (Kennzahlen-Administrator, KLRAdministrator, BI-Verantwortlicher)

• Organisationsentwicklung - Empfehlungen Beschreibung der Planungs- und Controlling-Prozesse

Integration von Bereichs- und Behörden-Controlling

• Personalentwicklung - Empfehlungen Anpassung von Anforderungsprofilen/ Stellenbeschreibungen

Erstellen individueller Qualifizierungsplanungen

Konzeption der Führungskräfte-Entwicklung


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• Veränderungen • BI als zusätzliches IT-System neben dem ERP-System

• Zunahme der ERP-Module (PSCD, PSM, CO, FI, Fl-AA)

• Vergrößerung des Aufgabenspektrums

• Neue Rollen • BI-Verantwortlicher

• Kennzahlen-Administrator

• KLR-Administrator


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Support-Organisation - Rollen First-Level-Support ERP I BI

• Rolle SAP-Chief und BI-Verantwortlicher > Konzentration der Aufgaben auf Support-Rolle

• Rolle SAP-Chief in Abhängigkeit von der Buchhaltungsorganisation > Bei Entscheidung für den zentralen Dienstleister verbleibt die KLR

Administration

• Rolle BI-Verantwortlicher > erster Ansprechpartner in der Behörde in allen Fragen zu BI

> Ansprechpartner für Fragen der Prozesssteuerung (z.B. Zeitpunkte Versionsumstel lungen)

> individuelle Reports zu Ressourcendaten sind weiterhin geplant (Ad-hocBerichtswesen)

> verantwortlich für die Qualität der Datenaufbereitung, auch für die Validität und Eingabe der Fachkennzahlen


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Verwaltungsamt

Abteilung Haushaltsund Rechnun swesen

Senator/-in Staatsrat I -rätin

Fachamt 1

Referat Haushalt/Controlling

First-Le Suppo

BI-Verantwortung

ERP-Verantwortung

m 1sNH v HambLJrg r ichtig ste1.1ern •• s ter la rnurnrnert rnnc.1~ lt Ing

Anwender F 1

l lPtt~Jf ~ a r f CO N SU LT I N G

Fachamt n

r F n

Anwender F n

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Support-Prozess - First- und Second-Level-Support ERP I BI

First Level

Übermittlung der Support-Problemstellung Ticket

End- First- User

Level- Help

Support Desk

Feststellung eines Annahme Annahme Problems Bewertung Filtern und

Lösung oder Weiterleitung Weiterleitung von Problemen

Lösungsmöglichkeiten von allgemeinem Interesse werden in die Informationsvermittlung und Qualifizierung eingebracht

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~ arf s ter la rnurnrnert rnnc.1~ lt Ing

Second Level

FL

Annahme Bewertung Lösung

Prüfung, ob von Relevanz für Informations-vermittlung

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Support-Organisation - First-Level-Support/ ERP und BI

• Empfehlungen zur Support-Organisation • Einrichtung und organisatorische Verortung von SAP-Chief

(ERP), BI-Verantwortlicher Y ist im Haushalt und Controlling organisatorisch sicherzustellen

• Klärung der Verantwortung und Zuständigkeiten in Supportbereichen

• Unterstützung durch Key-User im operativen Support sinnvoll

• Konkretisierung der Aufgabenbeschreibungen für diese Funktionen durch die Behörden (z.B. auch Wahrnehmung der KLR-Administration, Kennzahlen-Administration)


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Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!


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