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IMPRESSUM Varial® Finanzbuchführung -Leistungsbeschreibung-

© Februar 1999 by Varial Software AG Liebermannstr. 1 22605 Hamburg

Alle Rechte vorbehalten. Vervielfältigungen bedürfen der schriftlichen Genehmigung des Eigentümers. Änderungen des Textes bleiben vorbehalten.

INHALTSVERZEICHNIS

1. Einführung 1

1.1 Allgemeines zur Finanzbuchführung 1 1.2 Mehrsprachigkeit 2 1.3 Zusatzkomponenten 2 1.4 Komfort 3

2. Gesamtüberblick 4

3. Konfigurations-Übersicht 8

4. Wartung 9

5. Anforderungen an den Anwender 10

5.1 Installationsvoraussetzung 10 5.2 Anwendungsvoraussetzungen 10

6. Die Dokumentation 11

7. Zugriffsberechtigung 12

8. Stammdaten 13

8.1 Besonderheiten der Stammdatenverwaltung 13 8.2 Kommunikationsdaten 14 8.3 Firmendaten 14 8.4 Personenkonten 15 8.5 Sachkonten 16 8.6 Tageskonten 16 8.7 Steuersätze und Zahlungskonditionen 17

8.7.1 Steuersätze 17 8.7.2 Zahlungskonditionen 17

8.8 Bildschirmanzeige, Auskunft 17 8.9 Protokolldruck und Kontenpläne 17

8.9.1 Protokolldruck 17 8.9.2 Drucken der Kontenpläne 17

9. Bewegungsdaten 18

9.1 Buchen 18 9.1.1 Unsortiertes Buchen 18 9.1.2 Buchen Zahlungen 20 9.1.3 Buchen Saldenvorträge 20

9.2 Saldenvortrag automatisch 21 9.3 Offene Posten 21 9.4 Wechselverwaltung 21

9.5 Mengenbuchführung 22

9.6 Zentralregulierung 22 9.7 Bildschirmanzeige / -auskunft in den Bewegungsdaten 23

10. Dokumentation der Buchführung 24

10.1 Journaldruck 24 10.2 Kontendruck 24

11. Listen und Auswertungen 25

11.1 Salden- / OP-Liste Personenkonten 25 11.2 Salden- / OP-Liste Sachkonten 25 11.3 Offene-Posten-Analyse 26 11.4 Kontensaldenvergleich 26 11.5 Etikettendruck 26

12. Abschlussarbeiten 27

12.1 Periodenwechsel, Jahresabschluss 27 12.2 Löschen Perioden- / Jahressalden, Konten, Bewegungen 27

13. Mehrwährungssystem 28

13.1 Fremdwährungskurse 28 13.2 Fremdwährungs-Bewertungsliste 29

14. Mahnwesen 30

14.1 Einstellungen 30 14.2 Mahnungen für diverse Debitoren / Kreditoren 31 14.3 Mahnung / Mahnvorschlag 31 14.4 Bearbeiten der Mahndatei 31 14.5 Saldenbestätigung 32 14.6 Rechtsanwaltsliste 32 14.7 Kreditversicherungsliste 32

15. Automatischer Zahlungsverkehr 33

15.1 Einstellungen 33 15.2 Zahlungsverkehr für diverse Debitoren / Kreditoren 33 15.3 OP-Auswahl automatisch 34 15.4 Auswahl Offener Posten nach Beleg- / Kontonummer 34 15.5 Ändern ausgewählter Offener Posten 35 15.6 Zahlungsvorschlagsliste 35 15.7 Zahlungsträger 35 15.8 Zahlungsbegleitschreiben 35 15.9 Belegloser Datenträgeraustausch 36 15.10 Auslandszahlungsverkehr 36 15.11 Belegloser Zahlungseingang (Post-BAZ) 36 15.12 Automatisches Zuordnen von Bankkontoauszügen 37

15.13 Zahlungseingang / -ausgang buchen 37

16. Wiederkehrende Buchungen 38

16.1 Wiederkehrende Buchungen verarbeiten 38 16.2 Wiederkehrende Buchungen erfassen 38

17. Umsatzsteuervoranmeldungen 39

18. Hauptabschlussübersicht 40

18.1 Umbuchungen erfassen 40

19. Bilanz / GuV 41

19.1 Drucken Bilanz, GuV 41

20. Betriebswirtschaftliche Auswertung 42

20.1 Verwalten der Positionsdatei für BWA 42 20.2 BWA drucken 42 20.3 Betriebswirtschaftliche Kennzahlen (BWK) 42

21. Budgetierung 43

21.1 Soll- / Istvergleich BWA 43 21.1.1 Soll- / Istvergleich drucken 43

21.2 Budgetvergleich für Sachkonten 43 21.2.1 Druck Budgetvergleich 43

21.3 Erfolgsplan 43

22. Filialabrechnung / Filialerfolgsrechnung 44

23. Kostenstellenauswertung 45

24. Grenzwerte 46

1 - Einführung

1. Einführung

1.1 Allgemeines zur Finanzbuchführung Diese Leistungsbeschreibung beschreibt den Gesamtumfang der Varial Finanzbuchführung. Die Varial Finanzbuchführung ist ein offenes Buchführungssystem, das Daten aus anderen Fachanwendungen verarbeitet und umgekehrt Buchführungsdaten anderen Anwendungen zur Verfügung stellt. Dafür gibt es je nach gewünschtem Integrations-grad zwei bewährte Verfahren: 1. batch über sequentielle Schnittstellendateien, d.h. Datenübernahme gemäß defi-

nierter Varial Schnittstellen aus:

der Personalabrechnung

der Anlagenbuchführung anderen Fachanwendungen (z. B. Auftragsabwicklung)

2. online über Kommunikationsprozesse im client/server-Verfahren, d.h., eine An-

wendungsintegration zwischen Fachanwendungen und Varial Anwendungen fin-det über den Varial-Integrationsserver (VIS) mit den dort definierten Services statt. Mit diesem Weg werden drei Ziele verfolgt:

Unabhängigkeit von der jeweiligen Programmiersprache Kompatibilität bei unterschiedlichen Daten-Haltungssystemen Sicherheit durch applikationsseitig geprüfte Datenveränderungen.

Die Finanzbuchführung kann zudem folgende Auswertungen als sequentielle ASCII-Datei ausgeben:

Saldenliste Sachkonten Druck Etiketten für Personenkonten Druck Bilanz und GuV Druck BWA

Damit eröffnen sich vielseitige Möglichkeiten der Weiterbearbeitung mit Standardpro-dukten wie Microsoft Access oder Excel. Eine Standardschnittstelle zum Varial Corpora-te Planner bietet eine durchgängige Lösung für Planung, Controlling und Unterstüt-zung bei der betriebswirtschaftlichen Analyse des Unternehmens.

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1 - Einführung

Darüber hinaus bietet die Schnittstelle zu dem elektronischen Archivsystem VARIAL ARCHIV den Zugriff auf archivierte Dokumente mittels einer Volltextrecherche. Standard-Archivausgaben sind:

Buchungsjournale

Kontoauszüge Saldenlisten Bankbegleitlisten

Das Druck-Management ermöglicht, Spooldateien zu erzeugen, die zu einem vom Anwender zu wählenden Zeitpunkt an den Drucker geleitet werden. Mit der Funktion "Druckvorschau" können sämtliche Druckausgaben am Bildschirm angezeigt werden. Diese Anzeigen sind mit einer Suchfunktion ausgestattet.

1.2 Mehrsprachigkeit In den Varial Anwendungen können verschiedene benutzer-bezogene Sprachversionen temporär oder generell festgelegt werden. Eine Übersicht über die verschiedenen Sprachversionen, die auch auf die jeweiligen Länder-spezifischen Anforderungen ausgerichtet sind, können beim Hersteller angefordert werden.

1.3 Zusatzkomponenten Zusatzkomponenten zur Basisversion werden bereitgestellt, mit denen die Leistungs-bandbreite erweitert werden kann. Das sind

Budgetierung (Soll- / Ist-Vergleich) Mehrwährungsfunktionalität mit Fremdwährung Vorauszahlungsbuchhaltung Auslandszahlungsverkehr Wechselbuchführung Clearing Geldeingänge Mahnung per FAX Kostenauswertung Filialerfolgsrechnung

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1 - Einführung

1.4 Komfort Gerade in der Finanzbuchführung gibt es viele zeitraubende Tätigkeiten. Die Varial Finanzbuchführung hilft Ihnen schnell und zuverlässig bei der Routinearbeit und unter-stützt Sie wirkungsvoll bei der Einhaltung steuerlicher und handelsrechtlicher Vorschrif-ten. Damit steht Ihnen ein Produkt zur Verfügung, dessen Komfort und Funktionalität darauf ausgerichtet ist, Sie bei Ihrer täglichen Arbeit optimal zu unterstützen. Dies wird unter anderem auch durch die Verwendung grafischer Elemente gewährleistet. Von Standard-Anwendungssoftware wird ein hohes Maß an Qualität gefordert. Dar-über hinaus soll sie einen großen Rahmen von Funktionen abdecken. Dem Anwender muss die freie Auswahl aus einer Fülle von Möglichkeiten offen stehen, damit seine Forderungen an ein flexibles Softwarepaket erfüllt werden. Die Software wird diesen Anforderungen gerecht durch:

Flexibilität bei der Anpassung an unterschiedliche Anwenderanforderungen

ständige Weiterentwicklung und Pflege

eine umfassende Leistungsvielfalt

sicheren Zugriffsschutz auf Daten und Programme

ein Hilfesystem, das Sie beim Erlernen sowie bei Ihrer täglichen Arbeit optimal

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2 - Gesamtüberblick

2. Gesamtüberblick

LEISTUNGSMERKMALE (TABELLARISCH)

Datenübernahmen über die ASCII-Schnittstelle Buchungsdaten Stammdaten

Buchungsdaten aus der Lohn- und Gehaltsabrechnung, Anlagenbuchführung, Rechnungsausgangsbuchungen (aus Fakturierungsprogramm)

Services für einen Online-Datentransfer zwischen Fachanwendung und Finanz-buchführung (siehe Beschreibung Varial-Integrationsserver)

Druck-Management Der Kern des Druckmanagements ist die Formularverwaltung. Der Druckmana-ger ist ein Spooler, der die Druckausgaben speichert. Von dort können die Druckausgaben zu einem späteren Zeitpunkt auf einem Drucker ganz oder auch nur teilweise ausgegeben werden. Die Druckausgabe kann mit der Funktion Druckvorschau am Bildschirm angezeigt werden. Bei einer Suche nach Textmus-tern wird jeder Treffer in der Druckvorschau markiert. Formulare, die den Druckweg "Archiv" verwenden, stellen die Druckausgaben dem Varial-Archivsystem zur Verfügung.

Mandantenfähigkeit Es können bis zu 9999 Mandanten geführt werden. Je Mandant können 999 Firmen verwaltet werden.

mehrschichtiger, anwenderbezogener Zugriffsschutz auf Daten, Programme und Drucke

Flexible, vorgangsorientierte Stammdatenverwaltung Stammdaten, die in mehreren Firmen vorkommen, werden nur einmal firmen-übergreifend gespeichert. Aus dem maximalen Umfang der vorhandenen Stammdatenfelder verwalten Sie nur die, die Sie wirklich benötigen.

Plausibilitätsprüfung bereits bei der Eingabe

Einheitliche Funktionstastenbelegung der integrierten Varial Applikationen

Umfangreiches Hilfesystem Auf Tastendruck wird ein kontextbezogener Hilfetext eingeblendet.

Matchcodes als alternative Zugriffsschlüssel Die Matchcodes werden bei der Anlage Ihrer Personen- und Sachkonten indivi-duell angelegt. Über diesen 15-stelligen Suchbegriff (Matchcode) können die Konten alternativ aufgerufen werden.

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2 - Gesamtüberblick

Übernahme der Kontenrahmen SKR3/SKR4/IKR Freie Gestaltung des Kontenplans. Damit können Sie Ihre bisherigen Kontonum-mern beibehalten.

Leistungsmerkmale Buchen Buchen mit bis zu 5 verschiedenen Steuerschlüsseln pro Beleg. Beim Buchen von z. B. Kassen- oder Bankbelegen kann ein festes Gegenkonto zugewiesen werden. Eine laufende Buchung kann per Funktionstaste abgebrochen werden. Splitbu-chung (Aufteilung auf diverse Gegenkonten). Buchen von Vorauszahlungen mit automatischen Umbuchungen. Buchen von Wechseln mit automatischer Anlage eines Wechsel-OPs für das Wechselbuch. Zusammengesetzte Buchung (Diverse Soll an diverse Haben). Führen eines ge-mischten Kontokorrents mit sachkontengerechter Abgrenzung.

Konzernbuchungslogik

Filialbuchungslogik

Zentralzahlerlogik Führen von Kontokorrentkonten in Verbindung mit Zentralabrechnung

Mehrwährungsfähigkeit Diverse Währungen für ein Konto Buchen Sie in eigener und/oder fremder Währung; Kursdifferenzen werden automatisch ermittelt und gebucht

Wichtig für einige Branchen: Sie können bei Sachkonten die Mengen fortschrei-ben.

Abweichendes Geschäftsjahr, Rumpfgeschäftsjahr

Abgegrenzte Buchungen im Vorjahr, laufenden Jahr und Folgejahr sind möglich, weil Sie in frei wählbare Perioden buchen können

Firmenübergreifende Kreditlimitüberwachung bei Debitoren

Ermittlung des imaginären Zinsverlustes

Offene-Posten-Verwaltung für Debitoren und Kreditoren bei gemischten Konten. Auch für Sachkonten können Offene Posten gebildet werden (z. B. für im Umlauf befindliche Schecks und / oder Kfz-Bestandskonten). OPs werden bei der

Erfassung von Geldbuchungen angezeigt und ausgeziffert Erstellung von Datenträgern (DTA) automatisch ausgeziffert separate Funktion für manuelles Ausziffern von z. B. Zahlung vor Rechnung

Mahnwesen

Automatisierung des Mahnwesens Debitoren können in bis zu 99 unter-schiedlich streng zu mahnende Gruppen eingeteilt werden.

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2 - Gesamtüberblick

Verwalten freier Mahntexte Die Mahntexte werden den einzelnen Mahngruppen zugeordnet.

Erstellen einer Mahnvorschlagsliste Diese kann am Bildschirm überarbeitet werden.

Mahntexte auch in fremder Sprache

Berücksichtigung von Debitoren und Kreditoren ist möglich

Mahnung per FAX Mit der Zusatzfunktion "Mahnung per FAX" können Mahnungen direkt per Fax versandt werden. Dazu muss der PC mit der entsprechenden Hard- und Software ausgestattet sein.

Automatisierung des Zahlverkehrs Die Zahlungsvorschlagsliste wird durch variabel verwaltbare Angaben zu den Fälligkeitsterminen und Skontofälligkeiten aufbereitet. Diese kann am Bildschirm überarbeitet werden. Zahlungen können per Überweisungsträger, Diskette oder Streamertape erfolgen (DTA) oder per DFÜ. Zahlungsausgänge werden automatisch auf das Verrech-nungskonto gebucht.

Berücksichtigung von gemischten Konten

Bankeinzug- / Lastschriftverfahren

Aufteilung für die Kostenrechnung Im Buchungsprogramm kann bereits eine Aufteilung für die Kostenrechnung durchgeführt werden. Die betreffenden Sachkonten werden in der Stammdaten-verwaltung gekennzeichnet.

Wechselobligo-Überwachung bei Debitoren

Ermittlung der Umsatzsteuer

Zusammenfassende Meldung (EG-Binnenmarkt)

Wiederkehrende Buchungen auf Sach- und Personenkonten (mit Generierung eines OP), wie z. B. Mietüberweisungen, können automatisiert werden.

Durch individuell sortierbare Schlüssel können z. B. die Mahnungen in Folge der Verkaufsbezirke und / oder nach Postleitzahlen sortiert gedruckt werden.

Auswertungen und Listen können nach vielfältigen Kriterien in numerischer oder in der Reihenfolge des Matchcodes sortiert werden:

in der OP-Analyse im Druck Etiketten im Kontensaldenvergleich im Kontenplan

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2 - Gesamtüberblick

Bis zu 999 frei verschlüsselbare Bilanzschemen Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung nach dem Bilanzrichtliniengesetz

Frei definierbare Berichte als betriebswirtschaftliche Auswertung: Ermittlung der betriebswirtschaftlichen Kennzahlen Soll- / Istvergleich für betriebswirtschaftliche Auswertungen

Budgetvergleich für Sachkonten

konsolidierte Bilanz (firmenübergreifend)

Vollständigkeitskontrolle (Buchführung prüfen) Die Forderungen des Gesetzgebers, von Wirtschaftsprüfern und natürlich die unserer Kunden aus Industrie, Handel, Handwerk, Dienstleistungen und beratenden Berufen wurden bei der Erstellung dieser Finanzbuchführung erfüllt. Selbstverständlich sind die Grundsätze ordnungsmäßiger Speicherbuchführung ge-währleistet. Folgende generelle gesetzliche Anforderungen zur Buchführung wurden beachtet:

§§ 238-241 und 257-263 HGB (1986) §§ 140-148 AO (1977) § 5 ESTG § 18a USt

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3 - Konfigurations-Übersicht

3. Konfigurations-Übersicht

Arbeitsplatz Datenhaltung

Win 98/ 2000 / NT ISAM

ISAM

MS SQL Server

Informix Online

Einplatz-lösungen

Win NT (Intel)

ORACLE

Client Server Datenhaltung kleine Mehrplatz-lösungen

Win 98 / 2000 Win NT (Intel)

MS-Network ISAM

Client Server Datenhaltung

Novell ISAM

ISAM

MS SQL Server

Informix Online

Win NT

ORACLE

ISAM

große Mehrplatz-lösungen

Win 98 / 2000 Win NT (Intel)

UNIX / LINUX

Informix Online

Die aktuellen Hardware- / Systemsoftware-Voraussetzungen sind in separaten Doku-ment aufgeführt. Die Anwendung von applikativen Funktionen ist generell von den Möglichkeiten der zum Einsatz kommenden Peripherie abhängig. Dies gilt insbesondere für Drucker.

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4 - Wartung

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4. Wartung Im Rahmen eines Softwarepflegevertrages wird die Wartung für die Finanzbuchfüh-rung übernommen. Die Wartung umfasst:

funktionelle Erweiterungen

Anpassungen an gesetzliche Änderungen, soweit diese nicht vom Anwender durchgeführt werden können

Fehlerbeseitigung nach Ablauf der Gewährleistung

5 - Anforderungen an den Anwender

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5. Anforderungen an den Anwender

5.1 Installationsvoraussetzung Kenntnisse von Windows sind wünschenswert, um die Vorteile grafischer Oberflächen zu nutzen. Die Finanzbuchführung kann auf Wunsch gegen Aufwandsvergütung vom Lieferanten installiert werden. Netzwerk-, Datenbank- und UNIX / LINUX-Installationen müssen durch einen System-spezialisten vorgenommen werden.

5.2 Anwendungsvoraussetzungen Der Anwender der Finanzbuchführung

sollte über buchhalterische Kenntnisse verfügen. Darüber hinaus sind Kenntnisse des organisatorischen Umfeldes erforderlich.

hat die Möglichkeit, gegen Aufwandsvergütung Einweisungsseminare mit dem Softwarelieferanten zu vereinbaren. Diese Seminare sollen ihn in erster Linie mit der Bedienung der Finanzbuchführung vertraut machen.

6 - Die Dokumentation

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6. Die Dokumentation Der Anwender der Finanzbuchführung erhält ein umfassendes Anwenderhandbuch. Dieses Handbuch dient als Einarbeitungshilfe und als Nachschlagewerk. Das Hand-buch vermittelt einen Überblick über die Programme zur Pflege der Stammdaten und gibt Bedienungshinweise zur Verarbeitung der Abrechnungsdaten. Neben dem Anwenderhandbuch enthalten die Programme der Finanzbuchführung ein umfassendes Hilfe-Management. Dazu sind in allen Programmen die Hilfe und die Online-Dokumentation eng miteinander verbunden und bieten dem Anwender umfas-sende Möglichkeiten, sich über die Software zu informieren:

die Bedeutung einzelner Datenfelder wird dargestellt, mögliche Eingaben und ihre Auswirkungen werden erläutert, Fehlerhinweise und Aktionen zur Fehlerbe-seitigung werden beschrieben

die kontextsensitive Online-Hilfe Die Hilfe ist feldorientiert, d. h., der Anwender kann sich ausführliche Informatio-nen zu dem Feld geben lassen, in dem er sich gerade befindet. Zu jedem auszu-füllenden Datenfeld kann ein Hilfetext abgerufen werden. Dieser Hilfetext erklärt dem Anwender die Bedeutung des Feldes und die verlangte Eingabe. Zudem kann hier der Anwender eigene Hilfetexte zu jedem Datenfeld erfassen und ab-speichern. Mit dieser Form des Hilfe-Managements erhält der Anwender ein so-genanntes "Elektronisches Anwenderhandbuch", das aktuell ist, weil es immer zeitgleich mit der Anwendung geliefert wird.

das Menü "Hilfe" In dem Menü "Hilfe" hat der Anwender die Möglichkeit, Informationen zu dem gerade aktiven Fenster zu erhalten. Mit Hilfe verschiedener Such- und Nach-schlagemechanismen kann er sich über Suchbegriffe oder Themenübersichten die Beschreibungen aller für ihn interessanten Programmbereiche und Felder an-zeigen lassen.

sensibilisierte Fenster Eine Besonderheit der Online-Dokumentation ist, dass die im Programm vorhan-denen Dialogfenster als Grafiken enthalten sind. In diesen Grafiken sind alle Schaltflächen, Symbole und Felder sensibilisiert. Bei Fragen zu einem dieser Ele-mente genügt ein "Klick" auf das jeweilige Element, und der Anwender erhält weitergehende Informationen.

Anwenderhandbuch und Hilfe-Management sind in deutscher Sprache gehalten.

7 - Zugriffsberechtigung

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7. Zugriffsberechtigung Die Software verfügt über einen mehrschichtigen Datenschutz, mit dem Stammdaten-bereiche und/oder einzelne Stammdatenfelder vor unberechtigtem Zugriff geschützt werden können. Jeder Anwender erhält eine eindeutige Anwender Identifikation (ID) und ein eindeutiges Passwort. Anhand der ID und des dazugehörenden Passworts identifiziert das Datenschutzsystem den Anwender.

Schutz der Programme Für jedes Anwender-ID wird festgelegt, welche Programmfunktionen wie "Pro-grammstart" oder Daten "Anlegen, Ändern, Löschen, Drucken" ausgeführt wer-den können. Beim Aufruf eines Programms oder einer Programmfunktion erfolgt eine systemseitige Prüfung, ob es sich dabei um eine für den Anwender erlaubte Funktion handelt. Wenn nicht, wird der Anwender abgewiesen.

Schutz der Stammdatensätze Jedem Anwender wird eine Datenschutzklasse zugewiesen. Die Stammdatensätze können bei der Neuanlage ebenfalls mit einer Datenschutzklasse in der Band-breite der im Datenschutz des Anwenders hinterlegten Schutzklasse versehen werden. Der betreffende Stammsatz kann nur noch von Personen bearbeitet oder eingesehen werden, deren Datenschutzklasse in derselben Bandbreite liegt. Im erweiterten Datenschutz eines Anwenders können darüber hinaus Von-bis-Bereiche von numerischen und / oder alpha-numerischen (Matchcode) Daten-satzschlüsseln hinterlegt werden. In der Stammdatenverwaltung kann der Bedie-ner z.B. nur die Kontenbereiche bearbeiten, die innerhalb dieser Bandbreite lie-gen.

Schutz der Stammdatenfelder Im Datenschutz wird jedem Anwender eine Feldpriorität zugewiesen. Bei der Verwaltung der Basisstammdaten kann jedem Datenfeld ebenfalls eine Feldprio-rität zugeordnet werden. Ein Anwender kann innerhalb der Stammdatenverwal-tung nur die Felder bearbeiten bzw. einsehen, deren Feldpriorität kleiner oder gleich der eigenen ist.

8 - Stammdaten

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1.

2.

3.

8. Stammdaten

8.1 Besonderheiten der Stammdatenverwaltung Die Stammdatenverwaltungsfunktionen sind in allen Varial Anwendungen einheitlich. Durch die Entwicklung ausgefeilter Bedienungstechniken trägt Varial erheblich zur Arbeitserleichterung bei. Damit verfügen Sie über besonders komfortable Funktionen zur Verwaltung und Pflege von Stammdaten, die Ihnen helfen, den Aufwand zu mini-mieren. Für die Erfassung und Bearbeitung von Stammdaten stehen Ihnen verschiedene Mög-lichkeiten zur Verfügung:

Die Feldauswahl Mit dieser Funktion können Sie bestimmen, welche Stammdatenfelder Sie für die Bearbeitung benötigen und welche Felder ausgeblendet werden sollen. Damit können Sie eine branchen-, firmen- oder vorgangsorientierte Feldauswahl defi-nieren. Bei der Stammdatenverwaltung werden dann nur die Felder angezeigt, die Sie zuvor ausgewählt haben. Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, eine Feldauswahl als Standard-Feldauswahl zu definieren. Dies bietet sich z. B. an, wenn Sie die Stammdaten immer wieder mit derselben Feldauswahl bearbeiten. Die Vorbelegung Eine weitere Möglichkeit ist die Vorbelegung von Feldern. Damit können Sie be-reits vor der Erfassung von Stammdaten festlegen, welchen Inhalt bestimmte Fel-der generell einnehmen sollen. Bei jedem Aufruf eines Stammdatenprogramms wird dann automatisch die von Ihnen ausgewählte Vorbelegung herangezogen, so dass die in der Vorbelegung voreingestellten Felder automatisch gefüllt sind.

Felder aus vorherigem Stammdatensatz kopieren Wenn Sie bei der Erfassung neuer Stammdaten merken, dass in den folgenden Stammdatensätzen im Großen und Ganzen dieselben Feldeinträge vorgenom-men werden müssen, können Sie diese Feldeinträge für den ersten Stammdaten-satz erfassen und in die anderen, noch folgenden Stammdatensätze kopieren.

8 - Stammdaten

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4.

iefe-verbin-

Druck Stammdatenliste Für den Druck von Stammdatenlisten stehen Ihnen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung:

Ausdruck der Werte eines bestimmten Stammdatensatzes Ausdruck der Werte mehrerer oder aller Stammdatensätze

Der Umfang eines Ausdrucks ist davon abhängig, welche Feldauswahl aktiviert wurde. Das heißt, dass auf der jeweiligen Liste nur die Felder ausgedruckt wer-den, die der Anwender in der Feldauswahl definiert hat. Generell ist bei Bearbeitung der Stammdaten ein Protokoll vorgesehen. Alle Da-teiveränderungen werden bis auf Feldniveau protokolliert.

8.2 Kommunikationsdaten In dieser Datei werden Stammdaten verwaltet, auf die von verschiedenen Arbeitsgebie-ten zugegriffen werden kann. Das sind neben der Adresse eines Kunden oder Lranten auch Informationen wie Telefon-, Teletex-, BTX-Nummer oder die Bankdung.

8.3 Firmendaten Je Geschäftsjahr und Firma wird ein Firmenstamm eingerichtet. In diesem geben Sie an, welche funktionale Bandbreite Sie für die zu bearbeitende Firma nutzen werden:

Anzahl Abrechnungsperioden pro Geschäftsjahr Geschäftsjahresbeginn, der auch das abweichende Geschäftsjahr steuert Sortierfolge für den Journaldruck welche Erfassungsfelder beim Buchen nicht angeboten werden sollen ob bei Rechnung in fremder Währung mit Brief-, Geld-, Mittelkurs oder festen Kursen gerechnet werden soll in welcher Form Kurs- und Skontodifferenzen zu behandeln sind welche Schnittstellen zu anderen Anwendungen bestehen Länge der Kontonummern ob eine Filialauswertung erfolgen soll

8 - Stammdaten

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8.4 Personenkonten Je Debitor / Kreditor legen Sie fest:

dessen Adresse den Matchcode, über den das Konto alternativ aufgerufen werden kann die Art des Personenkontos: - Normalkonto mit oder ohne OP - Einmalkunde/-lieferant - Gemischtes Konto (Debitor und Kreditor) - Konto pro Diverse (CPD) - Zentralregulierung welchem Sachkonto (Forderung/Verbindlichkeit) das Konto zuzurechnen ist welcher Zahlungsweg für den automatischen Zahlungsverkehr gültig ist welche Zahlungskondition verwendet werden soll zu welcher Mahngruppe dieses Konto gehört die Sprache (z. B. für Mahnungen) Versicherungslimit welches Kreditlimit dem Kunden eingeräumt wird in welcher Höhe ein Wechselobligo bei diesem Kunden eingegangen wird welcher Zahlungsgruppe dieses Konto zugeordnet ist unter welcher Kundennummer die eigene Firma beim Lieferanten geführt wird Umsatzsteuer Nummer (USt-ID-Nummer für EU-Binnenmarkt) Kontonummer für abweichende Bankanschrift SWIFT-Adresse für Auslandszahlungsverkehr

8 - Stammdaten

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8.5 Sachkonten Pro Sachkonto legen Sie fest:

welcher Schutzklasse dieses Konto bei Zugriff unterliegt über welchen Suchbegriff (Matchcode) ggf. zugegriffen werden soll welcher Steuerschlüssel für dieses Konto beim Buchen gültig sein soll ob ein Bestandskonto (Scheckkonto, Kfz-Bestand) mit Offenen Posten geführt werden soll ob Buchungen für dieses Konto in die Kostenrechnung einfließen sollen (evtl. auf eine bestimmte Kostenstelle) ob für dieses Konto eine Mengenfortschreibung gewünscht wird ob eine Filialaufteilung erfolgen soll ob Buchungen von Zu- / Abgängen in die Anlagenbuchführung integriert werden sollen welcher Position dieses Konto zuzuordnen ist: - für die Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung und betriebswirtschaftliche

Kennzahl - für eine Einzel- und/oder Konzernbilanz ob auf dieses Konto Einzel- oder Sammelgegenbuchungen gebucht werden sollen

8.6 Tageskonten Tageskonten sind Sachkonten, die als Sammelkonten für bestimmte Personen- und Sachbuchungen dienen. Dazu gehören die Konten für:

Forderungen Verbindlichkeiten Debitorenvorauszahlungen Kreditorenvorauszahlungen Mehrwertsteuer Vorsteuer Eröffnungsbilanz Gewinn- und Verlustvortrag

8 - Stammdaten

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8.7 Steuersätze und Zahlungskonditionen 8.7.1 Steuersätze Sie legen je Steuersatz fest, wie die Umsatzsteuer (Vor- und Mehrwertsteuer) zu be-rechnen ist und auf welchen Konten der buchungstechnische Nachweis erfolgen soll.

8.7.2 Zahlungskonditionen In diesem Stammsatz hinterlegen Sie jeweils die mit Ihren Geschäftspartnern (Debito-ren und Kreditoren) vereinbarten Zahlungskonditionen. Je Zahlungskondition können verschiedene Fälligkeiten bestimmt werden. Beim Buchen wird der Konditionsschlüssel automatisch aus dem Stammsatz voreinge-stellt (kann durch Eingabe geändert werden) und im Offenen Posten gespeichert.

8.8 Bildschirmanzeige, Auskunft Alle Stammdaten können für Auskunftszwecke am Bildschirm angezeigt werden. Dies erfolgt generell unter Berücksichtigung des Zugriffsschutzes.

8.9 Protokolldruck und Kontenpläne 8.9.1 Protokolldruck Ein Protokoll der Stammdatenerfassungen und Änderungen wird auf Wunsch ausge-druckt. Während der Dialogverarbeitung werden die Funktionen Anlegen, Ändern und Lö-schen protokolliert. Das Anzeigen sowie unerlaubte Zugriffsversuche (falsche Datenschutzklasse, gesperrte Funktionen) werden nicht protokolliert. Im Protokoll werden der alte und der neue Feldinhalt ausgewiesen.

8.9.2 Drucken der Kontenpläne Kontenpläne für Debitoren, Kreditoren und Sachkonten können wahlweise in numeri-scher oder in der Folge des Matchcodes gedruckt werden. Damit können Sie die Kon-tenpläne stets auf Richtigkeit und Vollständigkeit überprüfen.

9 - Bewegungsdaten

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9. Bewegungsdaten Die Funktion "Verwalten Bewegungsdaten" umfasst:

Anzeige der Bedienungshilfen

Rationelle Erfassungshilfen für die Buchungsdaten Die Werte werden z. T. voreingestellt und können bei Bedarf übernommen wer-den.

Löschen von Buchungen aus der Prima Nota

Rücksprungfunktionen zur sofortigen Berichtigung von Eingaben

Erfassen der Bewegungsdaten im Dialog

sofortiges Aktualisieren der angesprochenen Konten und Gegenkonten

Buchen in frei wählbaren Perioden, z. B. Vorjahr, aktuelle Periode, Folgeperiode

Erfassen von Kontrollsummen für Belegkreis (Buchungskreis)

Vorgabe von Sammelgegenkonten für Buchungskreis

wahlweise Verwaltung der Offenen Posten

wahlweise Aufteilung einer Buchung auf diverse Gegenkonten

wahlweise Aufteilung einer Sachbuchung auf diverse Kostenstellen und / oder Kostenträger

wahlweise Zuordnung einer Buchung zu einer Filiale

Anzeige von Personen- und Sachkonten nach Suchbegriffen (Matchcode)

Anlage von fehlenden Konten

9.1 Buchen 9.1.1 Unsortiertes Buchen

Unsortiertes Erfassen von Soll- / Habenbuchungen Aus- / Eingangsrechnungen Aus- / Eingangszahlungen Aus- / Eingangsgutschriften

9 - Bewegungsdaten

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zusammengesetzte Buchungen in Abhängigkeit von vorgenannten Buchungs-Symbolen Vorauszahlungsrechnungen

Vorgabe der Buchungszeile bei vorhandenen Offenen Posten

Anzeige der Offenen Posten eines Kontos für wahlfreie Zuordnung

vollständige Anzeige der Anschrift des zu bebuchenden Kontos

Führung des Skontobetrages im Offenen Posten als Grundlage der Skontoermitt-lung

Verrechnung von Offenen Posten

Eingabe von Kommunikationsdaten bei diversen Personenkonten

Übersteuerung der Zahlungskondition durch Eingabe einer Sonderkondition

Übersteuerung des Valutadatums

Übersteuerung der personenkontenbezogenen Sachkontozuordnung

automatische Steuerermittlung oder Prüfung

bis zu 5 Steuersätze für einen Beleg

Mengenerfassung für Sachkonten

Buchen von diversen Währungen je Konto

Angabe der Fremdbelegnummer für den automatischen Zahlungsverkehr

Sperren einer Rechnung für Zahlung / Mahnung beim Buchen

Weiterleitung von Sachbuchungen in die Kostenrechnung mit Aufteilung auf diverse Kostenstellen und / oder Kostenträger

Weiterleitung von Sachbuchungen in die Anlagenbuchführung

Verrechnung von Rechnungen mit Vorauszahlungen und automatischer Umbu-chung

Belegkreiskontrolle

9 - Bewegungsdaten

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9.1.2 Buchen Zahlungen Erfassen von

Ein-/Ausgangszahlungen

Vorauszahlungen für Personenkonten

Soll-/Habenbuchungen für Sachkonten

zusammengesetzte Buchungen

Wechselzahlung für Debitoren und Kreditoren

Voreinstellung des Zahlungswegkontos

Voreinstellung des Zahlungswegsaldos oder einer Kontrollsumme

Ausgleich der Zahlung durch Vorgabe der Buchung aufgrund des Offenen Pos-tens

Anzeige von Offenen Posten mit derselben Belegnummer oder aller Offenen Posten eines Kontos

Skontoprüfung unter Berücksichtigung von Toleranzen, die auf Firmenebenefest-gelegt wurden

Verrechnung von Offenen Posten

Anlegen von OP bei Zahlung vor Rechnung

Anlegen von Wechselsätzen beim Buchen von Zahlungsein-/-ausgängen mit Wechsel

automatische Buchung von Währungsdifferenzen

9.1.3 Buchen Saldenvorträge

in eigener Währung

in fremder Währung für verschiedene Währungen je Konto

für Personenkonten mit Warenwerten / OP-Anlage

für Sachkonten mit Verkehrszahlen / mit Mengen

9 - Bewegungsdaten

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9.2 Saldenvortrag automatisch Mit dieser Funktion werden Saldenvortragsbuchungen ausgelöst, wenn Buchungen im Vorjahr getätigt wurden. Die automatische Saldenübernahme des abgeschlossenen Geschäftsjahres auf die Konten des laufenden Geschäftsjahres kann wahlweise für Sachkonten und / oder Personenkonten vorgenommen werden.

9.3 Offene Posten In der OP-Verwaltung werden nur die Felder verwaltet, die keinen Bezug zur Finanz-buchführung haben. Offene Posten sind von Bedeutung, wo im Rahmen des Kontokor-rents Informationen auf Belegniveau erforderlich sind. Das Führen von Offenen Posten bei Personenkonten ist Voraussetzung für folgende Funktionen:

Zentralregulierung

Fremdwährung

Mahnwesen

Automatischer Zahlungsverkehr Debitoren

automatischer Zahlungsverkehr Kreditoren;

belegloser Datenträgeraustausch

Offene-Posten-Analyse

9.4 Wechselverwaltung Diese Funktion gibt Ihnen die Möglichkeit, Besitz und Schuldwechsel zu verwalten und durch Auswertungen den aktuellen Wechselbestand zu überwachen. Die Wechsel werden im Buchungsdialog oder in einer separaten Anwahl verwaltet.

9 - Bewegungsdaten

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Informationen des Wechselbuches:

Wechselnummer Aussteller Bezogener Wechselbetrag Verfalldatum Ausstelldatum erhalten am weitergegeben am Hinweistext

Der Druck des Wechselbuches erfolgt nach den Auswahlkriterien:

Besitz- oder Schuldwechsel von / bis Wechselnummer von / bis Wechseldatum Fälligkeit in Tagen von / bis Wechselbetrag bestimmte Währung bestimmtes Land

Die Reihenfolge der Druckausgabe (Sortierung) kann alternativ nach Personen- oder Sachkonten erfolgen.

9.5 Mengenbuchführung Diese Funktion bietet die Möglichkeit, auf Sachkonten periodisch abgegrenzt, die Mengen fortzuschreiben.

9.6 Zentralregulierung Mit dieser Funktion können die Offenen Posten von mehreren Personenkonten (Filia-len) über eine Zentrale verrechnet werden. Die Zentralregulierung ist im Dialog-Buchen, im Mahnwesen und im automatischen Zahlungsverkehr möglich.

9 - Bewegungsdaten

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9.7 Bildschirmanzeige/-auskunft in den Bewegungsdaten

Beim Buchen werden angezeigt:

Abstimmsummen Personen- und Sachkonten über Suchbegriffe (Matchcode) Offene Posten zu einem Konto Offene Posten zu einer Belegnummer Steuersätze Fremdwährungskurse zum Währungsschlüssel

Anzeige Personenkonten:

mit Buchungen mit Offenen Posten mit Wechseln mit periodischen Umsätzen / Salden Kredit- und Versicherungslimit bei Debitoren Wechselobligo Imaginärer Zinsverlust, Zahlverhalten

Anzeige Sachkonten:

mit Buchungen mit Mengenfortschreibung mit Offenen Posten mit Wechseln mit periodischen Umsätzen / Salden

Anzeige Beleg:

die Buchungssätze aus der Kontendatei, die zu einem Beleg erfasst wurden

10 - Dokumentation der Buchführung

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10. Dokumentation der Buchführung

10.1 Journaldruck Mit dieser Funktion werden die im Dialog erfassten oder über die Schnittstelle der Finanzbuchführung integrierten Buchungssätze gedruckt. Auf Wunsch können als Ergänzung zur Buchung oder im Anhang zum Journal die OP-Verwaltungssätze ge-listet werden, mit denen die Veränderung der Offenen Posten dokumentiert wird. Der Journaldruck kann vorläufig erfolgen für bestimmte Buchungssymbole, Bedienerkenn-zeichen und Journalnummern.

10.2 Kontendruck Mit dieser Funktion werden Buchungssätze gedruckt (Kontoauszüge) für Debitoren, Kreditoren, Sachkonten. Die Ausgabe der zu druckenden Konten kann wahlweise nach numerischem oder alphanumerischem Schlüssel erfolgen. Der Kontendruck erfolgt:

für bestimmte Kontenbereiche

in einer Von-Bis-Verarbeitung

vorläufig oder endgültig

mit oder ohne Offene Posten

auf vorgedruckten Formularen oder auf neutralem Papier Beim Druck auf neutralem Papier werden die Kontoauszüge maschinell mit Be-zeichnungen und Überschriften versehen. Alternativ zu dem Druck der Konten kann eine Archivdatei erstellt werden, die in das optische Varial Archiv über-nommen wird. Dieses Archiv ist gesetzlich anerkannt.

11 - Listen und Auswertungen

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11. Listen und Auswertungen

11.1 Salden- / OP-Liste Personenkonten in numerischer oder alphanumerischer Druckfolge Von-Bis-Verarbeitung mit Periodenabgrenzung mit Offenen Posten nur Summen nur Konten mit Umsätzen nur Konten ohne Saldo Null mit Fremdwährungssalden nur Konten mit Kreditlimitüberschreitung nur Konten mit bestimmtem Warenwert mit Fälligkeitsstatistik nur Inländer / Ausländer / EG-Kunden nur gesperrte Konten bzw. gesperrte offene Posten

11.2 Salden- / OP-Liste Sachkonten Von- / Bis-Verarbeitung nur Konten einer bestimmten Filiale mit Mengenfortschreibung mit Fremdwährungssalden

11 - Listen und Auswertungen

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11.3 Offene-Posten-Analyse Mit dieser Funktion können Offene Posten nach folgenden Kriterien ausgewertet wer-den:

Mahnstufe Sachkonto-Zuordnung Belegdatum von/bis Überfälligkeit in Tagen Betrag von/bis Zinsnachweis für ein bestimmtes Land für eine bestimmte Währung Von/bis-Konto für einen bestimmten Verkaufsbezirk nach individuell aufgebautem Sortierschlüssel

11.4 Kontensaldenvergleich Diese Funktion bietet die Möglichkeit, für Debitoren, Kreditoren und Sachkonten die Salden wahlfrei und in zwei Berichtszeiträumen gegenüberzustellen und die prozentua-le Abweichung zu ermitteln.

11.5 Etikettendruck Mit den Anschriften der Kunden und Lieferanten, die in den Stammsätzen gespeichert sind, können ein- bis vierbahnige Selbstklebe-Etiketten bedruckt werden. Die Druck-ausgabe kann wahlweise nach numerischer (Konto-Nr.) oder alphabetischer (Such-begriff) Sortierung erfolgen. Der horizontale und vertikale Druckabstand zum Beschrif-ten der Etiketten kann vom Anwender selbst bestimmt werden; ebenso die Anzahl der Etiketten je Adresse.

12- Abschlussarbeiten

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12. Abschlussarbeiten

12.1 Periodenwechsel, Jahresabschluss Es ist frei wählbar, wann eine Buchungsperiode endet und die neue Buchungsperiode beginnt. Ebenso ist frei wählbar, wann das laufende Geschäftsjahr abgeschlossen ist und das neue Geschäftsjahr eröffnet wird.

12.2 Löschen Perioden- / Jahressalden, Konten, Bewegungen

Mit diesen Funktionen können periodische Saldenkontenstammsätze, Buchungen und ausgeglichene Offene Posten eines Geschäftsjahres gelöscht werden. Die periodischen Saldensätze können bis auf Anfangs- und Abschlusssalden zu einem Jahressaldo verdichtet werden. Darüber hinaus kann ein Jahr gelöscht werden, wenn es als abgeschlossen gekennzeichnet ist.

13 - Mehrwährungssystem

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13. Mehrwährungssystem Die Mehrwährungs-Funktionalität bietet grundsätzlich die Möglichkeit, Buchungsvor-gänge parallel in eigener und fremder Währung zu verwalten. Voraussetzung ist, dass die OP-Verwaltung für Debitoren und / oder Kreditoren im Einsatz ist. Für ein Konto können verschiedene Währungen abgerechnet werden. In jedem Offe-nen Posten werden der Fremdwährungsbetrag, der Betrag in Eigenwährung und der Entstehungskurs gespeichert. Beim Buchen ist für Fremdwährungskonten der Kursschlüssel aus dem Stammsatz zu übernehmen oder durch eine Eingabe zu übersteuern. Bei einer Matchcode-Eingabe werden bestehende Alternativen in einem Fenster angezeigt. Der Tageskurs und der Betrag in Eigenwährung (Umrechnung des Buchungsbetrages in Fremdwährung) wer-den angeboten. Auch hier kann der Anwender die vom System ermittelten Werte ü-bernehmen oder übersteuern. Bei Verrechnung eines Offenen Postens durch Zahlung wird unter Berücksichtigung des Zahlungs- oder Tageskurses und des OP-Kurses eine Kursdifferenz automatisch ermittelt und gebucht. Als Alternative besteht die Möglichkeit, Rechnungen in fremder Währung mit fest ver-einbarten Kursen anzugleichen.

13.1 Fremdwährungskurse Mit dieser Funktion legen Sie je Kurs fest:

Kursbezeichnung (drei Stellen alphanumerisch)

Einheit der Fremdwährung: 1:1 1:100 1:1000 Eurokurs EWWU Eurokurs Drittland

Mittelkurs

Briefkurs

Geldkurs

Sachkontonummer zum Buchen der Kursdifferenz bei Warenausgang

Sachkontonummer zum Buchen der Kursdifferenz bei Wareneingang

13 - Mehrwährungssystem

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13.2 Fremdwährungs-Bewertungsliste Mit dieser Funktion wird eine Bewertung der in Fremdwährung geführten Konten zum Bilanzstichtag vorgenommen. Der Anwender kann entscheiden, ob nach dem Niederstwertprinzip zu bewerten ist. Darüber hinaus kann je Bewertungslauf festgelegt werden, ob die aus der Neubewer-tung resultierenden Kursdifferenzen automatisch in die Finanzbuchführung zu über-nehmen sind.

14 - Mahnwesen

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14. Mahnwesen

14.1 Einstellungen Mahnkonstanten Mit dieser Funktion werden für die einzelnen Mahnstufen und Kundengruppen der Mahnabstand und die Mahngebühr festgelegt. Zudem kann definiert wer-den, ab wann Überziehungszinsen mit welchem Prozentsatz zu berechnen sind. Mahngebühr und Zinsen werden nicht gebucht. Der Mindestmahnbetrag je Mahnung legt fest, ab welchem Betrag eine Mahnung geschrieben wird.

Mahntexte Im Mahnwesen erfassen Sie die Texte für

die Mahnstufen 1-9 einen Schlusstext die Saldenbestätigung

Wenn Sie die Mahnungen / Saldenbestätigungen auf neutralem Papier drucken, können Sie die Texte für den Briefkopf und den Brieffuß eingeben.

Sprachcode Über den Sprachcode können Texte in eigener oder in fremder Sprache verwaltet werden. Die Verschlüsselung einer Kundengruppe im Debitorenstamm und im Mahntext macht eine weitere Differenzierung der Mahntexte möglich.

Programmtexte Mahnung Mit dieser Funktion können sämtliche Texte und Begriffe der Mahnung, wie Mahngebühr, Zinsen, Datum, Betrag, Summe "Offene Posten", "Betrag wird von Rechtsanwalt eingezogen" usw. in eigener oder fremder Sprache formuliert wer-den.

Programmkonstanten Diese Funktion steuert anwenderindividuelle Modalitäten des Mahnvorgangs. Dazu gehören:

Festlegung von Inhalt des Briefkopfs- und -fußes, der Mahnung/Saldenbestätigung Festlegung, wie Offene Posten nach der letzten Mahnung zu behandeln sind Festlegung über den Inhalt des Mahnprotokolls

14 - Mahnwesen

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14.2 Mahnungen für diverse Debitoren/Kreditoren Eine Mahnung für offene Posten auf "Diverse-Konten" ist möglich. Im Offenen Posten wird die beim Buchen hinterlegte Adresse als Anschrift verwandt.

14.3 Mahnung / Mahnvorschlag Mit dieser Funktion werden die Offenen Posten nach einem alphabetischen, numeri-schen Schlüssel oder einem individuell aufgebauten Sortierschlüssel bearbeitet für

Debitoren bei gemischten Konten Kreditoren bei gemischten Konten Kreditoren

Die Finanzbuchführung erstellt Ihnen einen Mahnvorschlag. Für die Auswahl einzelner Mahnungen ist eine Von-Bis-Verarbeitung oder Einzelverarbeitung vorgesehen. Auf Anwahl können Sie auch Ihre Forderung an einen Kreditor anmahnen. Für die Mahnung können neutrale Formulare oder vorgedruckte Formulare verwendet werden. Bei neutralen Formularen übernimmt das System die komplette Beschriftung. Im Anschluss an die Mahnung wird wahlweise ein Mahnprotokoll erstellt. Das Mahn-protokoll kann beinhalten:

alle OP, die gemahnt werden alle OP ab letzter Mahnstufe nur OP mit letzter Mahnstufe (Rechtsanwaltsliste)

14.4 Bearbeiten der Mahndatei Die vom System ausgewählten OPs können vor dem Druck am Bildschirm bearbeitet werden. Jeder Debitor oder OP eines Debitors kann im Dialog mit der Varial Finanz-buchführung bearbeitet werden und ggf. für den jeweiligen Mahnlauf herausgenom-men werden. Anschließend wird dieser Mahnvorschlag zur Mahnung freigegeben.

14 - Mahnwesen

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14.5 Saldenbestätigung Mit dieser Funktion erstellen Sie für Debitoren und Kreditoren in numerischer oder alphabetischer bzw. selbstgewählter Folge Saldenbestätigungen. Dies erfolgt wahlwei-se mit Offenen Posten und dient der Abstimmung des Kontokorrents. Eine Von-Bis-Verarbeitung nach numerischem oder alphabetischem Schlüssel erlaubt die Selektion bestimmter Konten oder eine Einzelverarbeitung. Zur Saldenbestätigung kann sofort eine Rückantwort mitgedruckt werden.

14.6 Rechtsanwaltsliste Die Rechtsanwaltsliste dient zur "Durchsetzung von Forderungen", die auch nach der "letzten Mahnstufe" nicht beglichen worden sind. Dabei werden zwei unterschiedliche Listen gedruckt: 1. Offene Posten, die durch den Rechtsanwalt gemahnt werden sollen. 2. Gemahnte OP, auf die zwischenzeitlich Zahlungen erfolgt sind. Anhand dieser

zweiten Liste erkennt der Rechtsanwalt, welche Posten nicht mehr gemahnt wer-den müssen. Für dieselben OP wird generell nur eine einzige Rechtsanwaltsliste gedruckt. Offene Posten, die in die Rechtsanwaltsliste aufgenommen werden, erhalten programmintern die Markierung "K" (Klage) um zu verhindern, dass dieselbe Zahlungsforderung mehrfach ausgegeben und damit mehrfach durchgesetzt wird.

14.7 Kreditversicherungsliste In dieser Liste werden diejenigen Debitorenkonten ausgewiesen, in deren Personen-stammfeld "Kreditversicherung" ein Eintrag vorhanden ist. Es werden folgende Gesamtbeträge gedruckt:

OP mit Betrag in Eigen- oder Fremdwährung fällige OP fällige Wechsel Gesamtfälligkeit Mahnsaldo Kreditlimit Versicherungslimit sowie überzogene Beträge

Darüber hinaus wird eine Mahn- und Fälligkeitsstatistik ausgegeben.

15 - Automatischer Zahlungsverkehr

15. Automatischer Zahlungsverkehr

15.1 Einstellungen

für Debitoren Angabe des Lastschriftverfahrens

mit Einzugsermächtigung oder mit Abbuchungsauftrag als belegloser Datenträgeraustausch, welche Zahlungskonditionen wurden mit diesem Kunden vereinbart, über welche Bankverbindung des Kunden soll das Lastschriftverfahren abgewickelt wer-den.

für Kreditoren Angabe der Zahlungsart:

Scheck Überweisung / Postscheck betragsabhängig Scheck / Überweisung belegloser Datenträgeraustausch, welche Zahlungskonditionen sind verein-bart, unter welcher Kundennummer Sie beim Lieferanten geführt werden, Bankverbindungen des Lieferanten.

für Hausbanken Je Firma können verschiedene Bankverbindungen verwaltet werden, über die der automatische Zahlungsverkehr abläuft. Je Zahlungsweg, über den das Gut- / -Lastschriftverfahren abgewickelt werden soll, ist ein Stammsatz anzulegen.

15.2 Zahlungsverkehr für diverse Debitoren/Kreditoren

Der automatische Zahlungsverkehr kann auch für "Diverse-Konten" genutzt werden. Anschrift und Bankverbindung werden beim Buchen für den Offenen Posten hinterlegt.

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15 - Automatischer Zahlungsverkehr

15.3 OP-Auswahl automatisch Mit dieser Funktion übergeben Sie einzelne oder alle Offenen Posten für den automa-tischen Zahlungsausgleich. Die Auswahl kann nach numerischem oder alphabeti-schem Schlüssel erfolgen. Weitere Selektionskriterien sind:

Zahlungsgruppe

Mindestbeträge pro Offene Posten Mindestbeträge pro Debitor

bei Kreditoren:

die Zahlungsstrategie (Skontofälligkeit, Nettofälligkeit, überfällige OP) Inländer/ Ausländer Höchstbetrag pro OP Höchstbetrag pro Bank Höchstbetrag pro Scheck

15.4 Auswahl Offener Posten nach Beleg-/Kontonummer

Diese Funktion kann für sich allein oder in Ergänzung zur automatischen Auswahl eingesetzt werden. Sie bietet Ihnen die Möglichkeit, den Zahlungsausgang / -eingang nach eigenem Ermessen zu beeinflussen. Die Auswahl der Offenen Posten erfolgt im Dialog. Es werden Ihnen am Bildschirm die notwendigen Informationen angezeigt, um eine gezielte Auswahl von Offenen Posten über die Kontonummer eines Kreditors / Debitors oder anhand einer Belegnummer für einen bestimmten Offenen Posten treffen zu können.

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15 - Automatischer Zahlungsverkehr

15.5 Ändern ausgewählter Offener Posten Mit dieser Funktion können die automatisch oder manuell zum Ausgleich bereitgestell-ten Offenen Posten geändert werden, d. h., die bis dahin erstellte Zahlungsvorschlags-liste kann nochmals vom Anwender beeinflusst werden. Als Änderungsmöglichkeiten stehen zur Verfügung:

Sperren von Offenen Posten für bestimmte Konten oder Belegnummern

Reaktivierung gesperrter Offener Posten für bestimmte Konten oder Belegnum-mern

Ändern von Zahlungsvorschlägen und OP. Änderbar sind Text, Bruttobetrag, Skonto-Prozentsatz und / oder Skontobetrag

15.6 Zahlungsvorschlagsliste Diese Funktion ermöglicht auch den Druck von Wiederholungslisten.

15.7 Zahlungsträger Mit dieser Funktion können Überweisungen, Schecks oder Lastschriften gedruckt wer-den. Sind mehr als 2 Zahlungsposten auszugleichen oder bei Scheck mehr als 15, kann ein separates Referenzschreiben automatisch erstellt werden. Darüber hinaus besteht die Wahl zwischen neutralen oder bankbezogenen Formularen.

15.8 Zahlungsbegleitschreiben Referenzschreiben Bankbegleitliste Lastschriftenaufstellung Überweisungs-, Scheckaufstellung

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15 - Automatischer Zahlungsverkehr

15.9 Belegloser Datenträgeraustausch Bei Einsatz des DTA werden die Zahlungsinformationen in einer Datei ausgegeben. Diese kann per Diskette, Streamer oder Modem an die Bank übergeben werden. Durch diese Funktion wird eine wesentliche Vereinfachung und Rationalisierung des Gutschrift- und Lastschriftverfahrens erreicht. Die Funktion beinhaltet:

e-gestellt.

Erstellen von Datenträgern für die Weitergabe an eine der Hausbanken Druck des Datenträgerbegleitzettels wahlweise Protokolldruck der verarbeiteten Datensätze

15.10 Auslandszahlungsverkehr Der Auslandszahlungsverkehr ist eine Ergänzung und funktionale Erweiterung des automatischen Zahlungsverkehrs. Er ermöglicht die automatische oder manuelle Be-arbeitung von Auslandszahlungen. Die erforderlichen Einstellungen für Kosten, Spesen etc. werden im Personenkonto hinterlegt. Alle Auslandszahlungen werden in den jweiligen Währungen zusammengefasst und nach Bestätigung in einer Datei abDiese Datei mit den AZV-Daten kann anschließend per DFÜ oder Diskette zur Bank gegeben werden. Die Datei enthält gleichzeitig die statistischen Meldungen für die Landeszentralbank (gemäß der AWV-Verordnung Meldung-Z1).

15.11 Belegloser Zahlungseingang (Post-BAZ) Mit dieser Art des Zahlungsausgleichs können Firmen mit einem großen Beleganfall ihrer Rechnung einen vorbereiteten Zahlungsträger der Postbank beifügen. Die Postbank meldet die eingegangenen Zahlungen per Diskette. Die Zusatzsoftware übernimmt diese Datei und bucht die Zahlungen automatisch. Zahlungen, die nicht automatisch zuzuordnen sind, können den Konten manuell zugewiesen werden.

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15 - Automatischer Zahlungsverkehr

15.12 Automatisches Zuordnen von Bankkontoaus-zügen

Mit der Funktion "Bank Informations- Verarbeitung" (BIV) werden Bankbuchungen sehr schnell mit hoher Sicherheit in die Finanzbuchführung übernommen. Das BIV-Modul ermöglicht es, die Kontoauszugsdateien von verschiedenen Hausbanken auszulesen und zu verarbeiten. Für Debitorenzahlungen, die nicht automatisch zugeordnet wer-den können, wird wahlweise automatisch ein offener Posten über den Zahlungsein-gang angelegt. Voraussetzung für diesen Automationsgrad ist, dass der Anwender ein von der Haus-bank geliefertes Programm besitzt. Dieses Programme ermöglichen es, die Kontoaus-zugsdateien im Format MT-940 per DFÜ abzurufen (z. B. COTEL = Commerzbank, S-Firm = Sparkasse, DB-DI-REKT = Deutsche Bank). Diese Programme haben noch weitere Funktionen: Automatischer Abruf von verschiedenen Banken, Druck der Kon-toauszüge, Ausgabe einer ASCII-Kontoauszugsdatei (z. B. UMSATZ.TXT). Darauf setzt die Varial Software auf. Die Buchungen werden aus der ASCII-Datei übernommen, um sie bearbeiten zu können. Der Anwender kann das Programm schulen, indem er bestimmte Merkmale der Bankbuchungen speichert, die nicht amatisch erkannt wurden. Erkennungsmerkmale sind z. B. Bankkonto und Bankeines Personenkontos oder der Bank-Buchungstext. Damit besteht die Möglichkeit einer automatischen Erkennung bei weiteren Zahlungen in dieser Form.

uto-leitzahl

15.13 Zahlungseingang/-ausgang buchen Die beim automatischen Zahlungsausgleich ausgewählten Offenen Posten werden automatisch verrechnet. Die daraus resultierenden Buchungen können nach dem Druck der Zahlungsträger automatisch erstellt werden. Dies bestimmt der Anwender selbst. Die Buchungssätze des automatischen Zahlungsverkehrs werden analog den im Dialog erfassten Buchungen journalisiert.

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16 - Wiederkehrende Buchungen

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16. Wiederkehrende Buchungen Diese Funktion ermöglicht, alle oder nur bestimmte wieder kehrende Buchungen zu protokollieren. Dabei werden wiederkehrende Buchungen, die abgelaufen sind, in der Liste gekennzeichnet.

16.1 Wiederkehrende Buchungen verarbeiten Das Buchen der wiederkehrenden Buchungen erfolgt automatisch. Es werden Bu-chungssätze erzeugt, alle angesprochenen Konten aktualisiert und Offene Posten verwaltet. Sie bestimmen, ob alle wiederkehrenden Buchungen oder nur ein Teil durchgeführt werden sollen. Darüber hinaus können Sie entscheiden, ob für die lau-fende Periode durchgeführte Buchungen durch einen "Stornolauf" rückgängig gemacht werden sollen. Je Buchungslauf wird ein Protokoll erstellt. Darin wird aufgezeigt, ob z.B. bei Debitoren das Kreditlimit überschritten ist oder ob die Buchung für diese Peri-ode bereits durchgeführt wurde. Diese Funktion bietet die Möglichkeit, periodisch wiederkehrende Buchungen für Debi-toren, Kreditoren und Sachkonten automatisch durchführen zu lassen. Sie können die Angaben für die wiederkehrenden Buchungen einschließlich der Weiterleitung in die Kostenrechnung erfassen:

für Rechnungen für Zahlungen (außer Vorauszahlungen) für sonstige Sachbuchungen

Nicht möglich sind zusammengesetzte Buchungen sowie Buchungen mit mehr als einem Steuersatz.

16.2 Wiederkehrende Buchungen erfassen Je Buchungssatz kann u. a. festgelegt werden:

ab welchem Monat die Buchung durchgeführt werden soll in welchem monatlichen Abstand sich die Buchung wiederholen soll wie oft die Buchung durchgeführt werden soll ob die Sachbuchung auf eine Kostenstelle und / oder einen Kostenträger weitergeleitet werden soll welcher Buchungstext mitgegeben werden soll

17 - Umsatzsteuervoranmeldungen

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17. Umsatzsteuervoranmeldungen Die Umsatzsteuervoranmeldung kann mit bundesweiter Genehmigung als Formular gedruckt werden. Der bundesweite Genehmigungsvermerk wurde über die Einbindung einer 32-stelligen Nummer im Verfügungsteil realisiert. Sie können ebenfalls eine Verprobung der Umsätze nach Steuersätzen und die Ermittlung der Zahllast durchfüh-ren. Die Verprobung der Umsätze erfolgt auf Basis der statistisch geführten Entgelt- bzw. Erlöskonten, deren Ergebnis den Steuerkonten gegenübergestellt wird. Die in der Umsatzsteuer-Voranmeldung aufzuführenden Positionen können vom Anwender selbst verschlüsselt werden. Die Zahllast wird durch Gegenüberstellung der Summe Umsatzsteuer zur Summe Vorsteuer ermittelt. Die Zahlen für die Umsatzsteuervoranmeldung werden auf neutra-lem Papier ausgegeben. Wenn Sie Lieferungen in andere EU-Staaten ausführen, können Sie mit einer separa-ten Funktion die "Zusammenfassende Meldung" für das Bundesamt für Finanzen erstel-len.

18 - Hauptabschlussübersicht

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18. Hauptabschlussübersicht Mit dieser Funktion kann der Anwender die nachfolgend aufgeführten Funktionen ausführen:

Hauptabschlussübersicht drucken (laufendes Geschäftsjahr oder Vorjahr)

Umbuchungen erfassen und wahlweise buchen

Erfassen von Abschlussbuchungen für die Umbuchungsliste mit Anzeige der Kapital- bzw. Gewinnkorrektur

18.1 Umbuchungen erfassen Für Sachkonten können Umbuchungen im Dialog erfasst und bereits durchgeführte Umbuchungen wieder storniert werden. Die Buchungen wurden mit einer separaten Anwahl in die Zahlen der Finanzbuchführung integriert.

19 - Bilanz/GuV

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19. Bilanz/GuV Die Positionen der Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung stellen die Verbindung zu den Daten der Finanzbuchführung her, die sich in den Umsätzen und Salden der Sachkon-ten niederschlagen. Über die Positionen bestimmen Sie, wie die Bilanz, GuV firmenbe-zogen aufgebaut wird. Die freie Wahl der Positionen und die damit verbundene freie Zuordnung der Sach-konten zu den Positionen bietet eine überdurchschnittliche Flexibilität, zumal zusätzli-che textliche Erläuterungen wie Überschriften ebenfalls firmenspezifisch über Positio-nen verwaltet werden können.

19.1 Drucken Bilanz, GuV Mit dieser Funktion können Sie im laufenden Jahr und für den Jahresabschluss fol-gende Auswertungen und Listen erstellen:

Kontennachweis konsolidierte Bilanz vergleichende Bilanz (verschiedene Zeiträume) Bilanz mit Prozentvergleich bis zu 999 unterschiedliche Gewinn- und Verlustschemata Bilanz mit Bewegungsbilanz Bilanz mit einer Hochrechnung der Istwerte Bilanz mit Budgetvergleich bis zu 999 unterschiedliche Bilanzschemata konsolidierte Gewinn- und Verlustrechnung Gewinn- und Verlustrechnung mit Prozentvergleich vergleichende Gewinn- und Verlustrechnung (verschiedene Zeiträume)

Die prozentualen Verhältnisse von Bilanz bzw. Gewinn- und Verlustpositionen zu Gruppensummen, wie "Vermögen" bzw. "Gesamtaufwand", können Sie firmenspezi-fisch ausweisen. Für die Erstellung der Bilanz oder Gewinn- und Verlustrechnung werden die Sachkon-ten den einzelnen Positionen zugeordnet. Alternativ können periodische oder kumulierte Salden für eine Druckausgabe herangezogen werden. Die Salden des laufenden Jahres können abgegrenzt oder es kann das Vorjahresergebnis ermittelt bzw. verglichen werden.

20 - Betriebswirtschaftliche Auswertung

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20. Betriebswirtschaftliche Auswertung In diesen Auswertungen können Sie die Daten der Finanzbuchführung entsprechend Ihrem Informationsbedürfnis strukturieren. Die vom System ermittelten Kennzahlen charakterisieren eine bestimmte Situation und zeigen Entwicklungen auf. Sie ermögli-chen somit, auf Veränderungen schnell zu reagieren.

20.1 Verwalten der Positionsdatei für BWA Diese Funktion baut firmenspezifische Auswertungen getrennt nach Jahres- oder peri-odischen Zahlen auf. Grundlage dafür bilden die Zahlen der Sachkonten, die in den Positionen verschlüsselt sind. Sie können die einzelnen Aufwands- bzw. Erfolgspositionen den Summen Kosten und / oder Erlösen gegenüberstellen und das prozentuale Verhältnis ermitteln. Zudem be-steht die Möglichkeit, einen direkten Prozentvergleich herzustellen oder eine Auf-schlagsrechnung durchzuführen.

20.2 BWA drucken Hier werden die in der Stammdatenverwaltung verschlüsselten Positionen mit den Beträgen der gewählten Zeiträume gedruckt.

20.3 Betriebswirtschaftliche Kennzahlen (BWK) Die Verbindung zu den fest vorgegebenen betriebswirtschaftlichen Kennzahlen wird über den Sachkontenstamm hergestellt. Im Anschluss an die Erfolgsrechnung können die BWK gedruckt werden. Diese liefern Informationen über:

den Erfolg

die Bilanzstruktur

die Liquidität und Rentabilität sowie

den Cash-flow

21 - Budgetierung

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21. Budgetierung

21.1 Soll-/Ist-Vergleich BWA Für die Positionen der betriebswirtschaftlichen Auswertung können Sie Planwerte erfas-sen. Diese Planwerte werden nach Bedarf den periodischen oder kumulierten Istwerten gegenübergestellt. Die periodischen Anteile müssen keine Prozentzahlen sein. Das prozentuale Verhältnis ermittelt das Programm selbst.

21.1.1 Soll- / Ist-Vergleich drucken Mit dieser Funktion werden die erfassten Planwerte den jeweiligen periodischen oder kumulierten Istwerten gegenübergestellt. Sie können für die Auswertung beliebige Vergleichszeiträume wählen.

21.2 Budgetvergleich für Sachkonten Diese Funktion ermöglicht einen Soll- / Istvergleich auf Sachkontenniveau. Für sämtli-che Sachkonten können Sie Budgetwerte erfassen. Diese Budgetwerte werden nach Bedarf den periodischen oder kumulierten Istwerten gegenübergestellt und die Abwei-chung ermittelt. Die periodischen Anteile können absolute Zahlen sein. Das prozentua-le Verhältnis ermittelt das Programm selbst.

21.2.1 Druck Budgetvergleich Im Budgetvergleich erfolgt:

eine Gegenüberstellung der erfassten Budgetwerte zu den periodischen oder kumulierten Istwerten der Sachkonten die Ermittlung sowohl absoluter als auch relativer Abweichungen Hochrechnung der Istzahlen

21.3 Erfolgsplan Mit diesem Programm können Sie Auswertungen erstellen, in denen das Ergebnisjahr mit dem Vorjahr sowie einem bzw. zwei Planjahren verglichen wird. Die Liste ist ana-log den betriebswirtschaftlichen Auswertungen im vertikalen Aufbau frei verschlüsselbar.

22 - Filialabrechnung/Filialerfolgsrechnung

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22. Filialabrechnung/Filialerfolgsrechnung Diese Funktion ermöglicht die Darstellung der Ergebnisse nach Filialbetrieben, wenn die Filialnummer bei der Verarbeitung eines Belegs erfasst wurde. Es gibt die Alternati-ve, Salden und Bewegungen von Personen- und Sachkonten (Filialabrechnung) oder nur von Erfolgskonten je Filialbetrieb (Filialerfolgsrechnung) zu speichern. Die Belege bzw. Salden können in folgenden Auswertungen getrennt nach Filialen/Betrieben dargestellt werden:

Anzeige der Salden und Offenen Posten

Kontenbewegungen

OP-Analyse je Filiale / Betrieb

Saldenlisten für Personen- und Sachkonten

23 - Kostenstellenauswertung

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23. Kostenstellenauswertung Die Kostenstellenauswertung der Finanzbuchführung bietet die Möglichkeit, die in der Finanzbuchführung erfassten bzw. über die Finanzbuchführungs-Schnittstelle automa-tisch übernommenen Buchungen nach Kostenstellen und / oder Kostenträgern ge-trennt darzustellen. Zur Auswertung der Kostenbuchungen in der Finanzbuchführung stehen folgende Programme zur Verfügung:

Kostenartenliste

Kostenstellenliste

Kostenträgerliste

Einzelnachweis (Kontoauszug KST / KTR)

24 - Grenzwerte

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24. Grenzwerte

15-stellige Alphasuchbegriffe für Debitoren, Kreditoren, Sachkonten

8-stellige frei belegbare Kontonummern für Debitoren, Kreditoren, Sachkonten

8-stellige Kostenstellen- / Kostenträger-Nummern

11-stellige Belegnummer

9 Vorkommastellen bei erfassten Beträgen

11 Vorkommastellen bei saldierten Beträgen

Bis zu 9999 Mandanten (1 Mandant = 1 Verzeichnis)

je Mandant bis zu 999 Firmen

Je Firma bis zu:

9999 Filialen

98 verschiedene Steuersätze

5 Steuerschlüssel pro Beleg

99 Zahlungswege (eigene Bankverbindungen)

98 Zahlungskonditionen für Debitoren und Kreditoren

9 Mahnstufen für jeden Offenen Posten

9 Sprachen für Mahnung und Saldenbestätigung

999 Fremdwährungen

999 Bilanzpositionen

999 GuV-Positionen

999 BWA-Positionen je Auswertung (max. 999)