Interkulturelles Projektmanagement Projektmanagement Grundlagen & Planungstechniken Dipl.-Ing....

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Interkulturelles Projektmanagement Projektmanagement Grundlagen & Planungstechniken Dipl.-Ing. Thorsten Giehler

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Interkulturelles Projektmanagement

Projektmanagement Grundlagen &

Planungstechniken

Dipl.-Ing. Thorsten Giehler

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AgendaGrundlagen des Projektmanagements

Definition „Projekt“ Definition „Projektmanagement“ Phasen eines Projektes Projektorganisation

PM Planungstechniken Nicht-ökonomische Planungstechniken

(Netzplantechnik, Nutzwertanalyse, ZOPP) Ökonomische Planungstechniken

(Investitionsrechnung)

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Beispiele für Projekte Bau der ägyptischen Pyramiden (2550 - 1550 v. Chr.)

z.B. Cheops-Pyramide• 146 m Höhe, 2,3 Mio. Steinquader• 20 Jahre Bauzeit • ca. 100.000 Arbeiter/Sklaven

Turmbau zu Babel (600 v. Chr.)• Stufentempel in den Himmel• Gescheitertes Projekt, wegen babylonischer

Sprachverwirrung Manhattan-Project (1941 - 45) Apollo-Programm (1968 - 1972)

• Landung des ersten Menschen auf dem Mond (1969)• 2.000 Institutionen und Firmen• 300.000 Beschäftigte; 25 Mrd. $

Drei-Schluchten Staudamm

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Beispiele für ProjekteProjekte in Unternehmen

Entwicklung eines neuen Produktes Entwicklung einer neuen Serviceleistung Abwicklung eines Kundenauftrags Neuorganisation der Firma / einer Abteilung Entwicklung / Einführung eines neuen

InformationssystemsUnternehmensüberschreitende Projekte

Anlagenbau Infrastrukturprojekte Entwicklungszusammenarbeit Unternehmensfusionen

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Merkmale von Projekten

Komplexi-tät

ProjektklareZielsetzung

Inter-disziplinär

begrenzteRessourcen

Risiken

Einmalig-keit

Innovation, Neuartigkeit

Termin

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Definition „Projekt“

Zielvorgabe Zeitliche, finanzielle, personelle und andere

Begrenzungen Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben Projektspezifische Organisation“ [DIN

69901]

„[...] ein Vorhaben, das im wesentlichen durch die Einmaligkeit der Bedingungen in ihre Gesamtheit gekennzeichnet ist, z.B.

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Ist eine Diplomarbeit ein Projekt?Eindeutiges „JA“

Einmaligkeit des VorhabensHohe KomplexitätZeitliche Begrenzung Klare ZielsetzungBegrenzte RessourcenBesondere RisikenNeuartige, außergewöhnliche Aufgabe

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Wann liegt kein Projekt vor?Immer wieder vorkommende

RoutinetätigkeitenStandard-Aufgaben, die von einer Person

oder von einem Linienteam vollständig gelöst werden können

Regelmäßige Betriebsabläufe Beispiele: Verkauf von Waren Serienherstellung des neuen Modells: kein ProjektABER: Entwicklung eines neuen Auto-Modells: Projekt Optimierung der Scheinwerfer: Projekt

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Projektbeispiel: SoftwareentwicklungSchlechte Performance

*) Quelle: IT Management, 3/2000

16,2%

52,7%

31,1%vor Projektabschlußeingestellt

gepantes Budgetdeutlich überschritten(durchschnittlich 189%)

zeitlich und finanziellund vom Funktions-umfang her im Rahmen

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Erfolgsfaktoren für Softwareprojekte

13,9%

2,4%

2,9%

5,3%

7,2%

7,7%

8,2%

9,6%

13,0%

13,9%

15,9%Einbeziehung der Anwender

Unterstützung des Managements

Genaue Anforderungsbeschreibung

Passende Planung

Realistische Erwartungen

Kleine Projektschritte (Meilensteine)

Kompetente Mitarbeiter

Eigene Leitung

Klare Visionen und Vorgaben

Hart und konzentriert arbeitende Mitarbeiter

Andere Gründe*) Quelle: IT Management, 3/2000

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Projekt-Management

Projekt Einmaligkeit Komplexität Klares Ziel Begrenzte Ressourcen Risiko

Management Führung Zielsetzung Organisation Planung Kontrolle & Steuerung

+

Projekt-Management

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Definition „Projektmanagement“

„Projektmanagement ist die Gesamtheit von Führungsaufgaben, Führungsorganisation, Führungstechniken und Führungsmitteln

für die Abwicklung eines Projektes.“[DIN 69 901]

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Projektmanagement Führungsaufgaben Zieldefinition

Kontrolle und Steuerung

Führungsorganisation Projektorganisation Projektabwicklung

Führungstechniken Motivation der Projektmitarbeiter

Besprechungs- und Präsentationstechniken

Entscheidungsfindungstechnik Führungsmittel Projektplanungs- und

Steuerungssysteme(Arbeitspakete, Kapazitäten, Termine/Meilensteine, Kosten)

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PM-BereicheProjektkoordinations-ManagementProjektumfangs-ManagementProjekttermin-ManagementProjektkosten-ManagementProjektqualitäts-ManagementProjektpersonal-ManagementProjektkommunikations-ManagementProjektrisiko-ManagementProjektbeschaffungs-Management

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Das magische Dreieck des PM

Die drei Kernziele des PMs sind abhängig voneinander.Eine höhere Qualitätsforderung hat z.B. Auswirkungen auf Termin und Kosten.

Termin Kosten

Qualität/Funktionalität

Steuerung

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Projektverlauf: Phasenkonzept

Projekt läuft in mehreren Phasen abHauptphasenPCM

Aufgaben des Projektleiters ändern sich stark während der Laufzeit des Projektes

Definition Planung Durch-

führung &

Kontrolle Abschluss

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OrganigrammOrganigramm- Organisationsmodell: Funktionale Organisation - Organisationsmodell: Funktionale Organisation

Leitung

Produktion Finanzen Absatz

(Haupt-) Abteilungen gebildet nach dem Merkmal Verrichtung!(Haupt-) Abteilungen gebildet nach dem Merkmal Verrichtung!

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OrganigrammOrganigramm- Organisationsmodell: Divisionale Organisation- Organisationsmodell: Divisionale Organisation

Leitung

Geschäfts-kunden

Privat-kunden

öffentlich rechtlicheKunden

(Haupt-) Abteilungen gebildet nach dem Merkmal Objekt(Haupt-) Abteilungen gebildet nach dem Merkmal Objekt(z. B. Produktgruppen, Märkte, Kundengruppen, Regionen)(z. B. Produktgruppen, Märkte, Kundengruppen, Regionen)

Sie wird auch Spartenorganisation genannt!Sie wird auch Spartenorganisation genannt!

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OrganigrammOrganigramm- Organisationsmodell: Matrixorganisation- Organisationsmodell: Matrixorganisation

Leitung

AsienAbteilung

Personal

EuropaAbteilung

NordamerikaAbteilung

Buchhaltung Marketing Einkauf Öffentlichkeit

(Haupt-) Abteilungen gebildet nach 2 Merkmalen!(Haupt-) Abteilungen gebildet nach 2 Merkmalen!

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OrganigrammOrganigramm- Organisationstyp: Einliniensystem - Organisationstyp: Einliniensystem (Stammorganisation)(Stammorganisation)

Jede nachgeordnete Stelle erhält WeisungenJede nachgeordnete Stelle erhält Weisungenvon nur einer vorgesetzten Stelle!von nur einer vorgesetzten Stelle!

Leitung

Organisations-bereich 1

Ausführungs-stellen

Organisations-bereich 2

Organisations-bereich 3

Ausführungs-stellen

Ausführungs-stellen

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OrganigrammOrganigramm- Organisationstyp: Stab-Linien-System- Organisationstyp: Stab-Linien-System

Leitung

Organisations-bereich 1

Ausführungs-stellen

Organisations-bereich 2

Organisations-bereich 3

Ausführungs-stellen

Ausführungs-stellen

Stab

Einlinien-System + Stabsstelle!Einlinien-System + Stabsstelle!

Eine Stab besteht aus Stellen ohne Weisungsbefugnis. Eine Stab besteht aus Stellen ohne Weisungsbefugnis. Er unterstützt die Linie durch entscheidungsvorbereitende AufgabenEr unterstützt die Linie durch entscheidungsvorbereitende Aufgaben. .

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OrganigrammOrganigramm- Organisationstyp: Mehrliniensystem- Organisationstyp: Mehrliniensystem

Leitung

Organisations-bereich 1

Ausführungs-stellen

Organisations-bereich 2

Organisations-bereich 3

Ausführungs-stellen

Ausführungs-stellen

Einige oder alle nachgeordneten Stelle erhalten Einige oder alle nachgeordneten Stelle erhalten Weisungen von mehreren vorgesetzten Stellen!Weisungen von mehreren vorgesetzten Stellen!

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Vorteile von Projektarbeit gegenüber Linienarbeit

Klare Zieldefinition mit fester Terminierung Sorgfältige detaillierte Planung Feste Ressourcen (Personen aus

unterschiedlichen Fachabteilungen) stehen zur Verfügung und müssen nicht laufend „erkämpft“ werden

Klare Verantwortlichkeiten Flexible, auf die jeweilige Problemstellung

ausgerichtete OrganisationSicherstellung, dass die vorhandenen

Ressourcen optimal eingesetzt werden Schafft einen abteilungsübergreifenden

Blick

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Stabs-ProjektorganisationStabs-Projektorganisation(auch Einflußorganisation oder „Einfluß-PM“)(auch Einflußorganisation oder „Einfluß-PM“)

Leitung

Organisations-bereich 1

Ausführungs-stellen

Organisations-bereich 2

Organisations-bereich 3

Ausführungs-stellen

Ausführungs-stellen

StabProjekt-

leiter

Was sind die Vor- und Nachteile dieser Organisationsform?Was sind die Vor- und Nachteile dieser Organisationsform?

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Matrix - ProjektorganisationMatrix - Projektorganisation

Leitung

Organisations-bereich 1

Ausführungs-stellen

Organisations-bereich 2

Organisations-bereich 3

Ausführungs-stellen

Ausführungs-stellen

Stab

Projekt-leiter

Was sind die Vor- und Nachteile dieser Organisationsform?Was sind die Vor- und Nachteile dieser Organisationsform?

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Autonome ProjektorganisationAutonome Projektorganisation

Leitung

Organisations-bereich 1

Organisations-bereich 2

Organisations-bereich 3

Ausführungs-stellen

Ausführungs-stellen

Stab

Projekt-leiter

Projekt-ausschuß

Ausführungs-stellen

Projekt-team

Was sind die Vor- und Nachteile dieser Organisationsform?Was sind die Vor- und Nachteile dieser Organisationsform?

Page 27: Interkulturelles Projektmanagement Projektmanagement Grundlagen & Planungstechniken Dipl.-Ing. Thorsten Giehler.

Art der Projekt- organisation(PO)

Vorteile Nachteile

Reine PO

PL hat volle Kompetenz  Kürzeste Kommunikationswege

und geringster „Overhead"  optimale Ausrichtung auf das

Projektziel

Versetzungsprobleme nach Projektende  Gefahr von Parallel-Entwicklungen im Projekt und in benachbarter Linie

Matrix-PO

Schnelle Zusammenfassung von interdisziplinären Gruppen 

Förderung des Synergieeffekts  keine Versetzungsprobleme bei

Projektbeginn und -ende

Stabs-PO

Geringste Veränderung in der bestehenden Organisation 

relativ gute Nutzung der Personalkapazitäten

PL hat kaum Weisungsbefugnis Hoher Koordinierungsaufwand

Projekt-Managementin Linie

Alle Vorteile der reinen Projektorganisation 

Keine Notwendigkeit von Personalversetzung

Nur kleinere Entwicklungsaufgaben möglich 

Nicht immer das fachlich und qualitativ richtige Personal verfügbar

problematische Kompetenzabgrenzung 

Hohe Konfliktträchtigkeit zwischen Projekt

und Linie 

Projekt-Aufbauorganisationsformen im Vergleich

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Wie entsteht ein Team? Forming (Verhalten/Atmosphäre: höflich, gespannt,

unpersönlich) Storming (Cliquenildung, Konfrontation) Norming (Entwicklung neuer Verhaltensweisen, feed-

back) Performing (ideenreich, leistungsfähig, offen,

solidarisch)

Konfliktlösungsmethoden & Konfliktfähigkeit (Flucht, Kampf, Delegation, Kompromiß, Konsens)

Vorteile des Teams: Großes Entdeckungspotential, viel Erfahrung, Stimulierung individueller Assoziationen, weniger Widerstand bei Durchsetzung

Nachteile: langwierige Entscheidungsfindung, Gefahr risikoreicherer Entscheidungen

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PM-TechnikenKreativitätstechniken: Visionen- bzw.

Ideensammlung (Brainstorming, Metaplan) IST-Analysetechniken: IST-Aufnahme und

Problemanalyse (Portfolioanalyse, SWOT, Einflussmatrix, Achsendiagramm etc.)

Entscheidungstechniken (Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen, Nutzwertanalyse, ZOPP)

Zeitplanungstechniken (Netzplan, Balkendiagramm)

Monitoringtechniken (Netzplan, ZOPP)Verhandlungstechniken (To-Do-Liste)Präsentationstechniken

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Weitere PM-GrundbegriffeMeilensteine

Meilenstein-Inhalt: Definierte (Teil-)Ergebnisse Wichtig, wesentlich für ProjekterfolgÜberprüfbarEindeutig festgelegtIm Voraus definiert

Meilenstein-Termin: FertigstellungsterminWerden im Rahmen der Projektplanung ermittelt

Teilprojekt Bei großen Projekten erfolgt eine Untergliederung

in sog. Teilprojekte mit Teilprojektleitern Projektstrukturplan

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Weitere PM-Grundbegriffe Programm

Reihe von Projekten, um eine übergeordnete Zielsetzung zu verwirklichen (Beispiel: Apollo-Programm)

Projektportfolio Alle Projekte eines Unternehmens oder eines

Geschäftsbereichs Kickoff

Startveranstaltung zu Beginn eines Projektes» Kennlernen und Motivation der Mitarbeiter» Klärung der Ziele

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Brainstorming Grundregeln

Jede noch so wilde Idee ist erlaubt Kritik ist grundsätzlich verboten Jeder soll so viele Ideen wie möglich entwickeln Jeder darf die Ideen anderer aufgreifen und weiterentwickeln Jeder Vorschlag ist als Leistung des Teams, und nicht die

eines Einzelnen, zu betrachten Basis und Ablauf

Gruppe mit 4-8 Teilnehmern; Moderator Flipchart, Tafel und/oder Medienwand für Vorschläge Angenehme, offene Atmosphäre Ideenfindungsphase: ca. 15 – 20 Minuten; anschließend

Pause Bewertungsphase: ca. 30 – 40 Minuten

Ergebnis: Rangfolge oder Auswahl einer einzigen Idee

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To-Do-Liste

Termin BeteiligteVerantwort-licherAktivität

Festlegung der durchzuführenden AktivitätenWer? - macht was? – mit wem? - bis wann?