IPT-Modul: Klassenkassenfhrung mit ERPaas Unterrichtbltter Adresseneingabe 1

1 Modul Adressen

1 Modul Adressen ............................................................................................................ 1

1.1 Ablauf bei den Adresseingaben .............................................................................. 2

1.2 Adressen eingeben ................................................................................................. 3

1.3 Adresslisten drucken .............................................................................................. 6

1.4 Druckonzept.......................................................................................................... 10

Abbildung 1: Adresseneingabe ............................................................................................ 3

Abbildung 2: Dokumentensteuerung .................................................................................... 4

Abbildung 3: Zustzliche Faktura Adresse eingeben ........................................................... 5

Abbildung 4: Menwahl fr den Ausdruck von Adressen ..................................................... 6

Abbildung 5: Adressen selektieren ...................................................................................... 6

Abbildung 6: Selektion "nur Schler" ................................................................................... 7

Abbildung 7: Zuerst Ausgabe auf den Bildschirm ................................................................ 8

Abbildung 8: Kontrolle am Bildschirm und PDF-Druckerauswahl ........................................ 9

Material von FEL und PLA:

Pro Team:

- Listen aus EcoOpen (SchlerInnen und Eltern; Angaben zu den Faktura Adressen)

- einen Memory-Stick

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1.1 Ablauf bei den Adresseingaben

Prozess-

schritt

Aufgaben / Ttigkeiten / Ziele Kapitel Status

(erledigt/offen)

1 Speicherorganisation im Team:

- z.B. Dropbox-Konto einrichten und gegen-

seitig freigeben.

(Anleitung ist zu finden:

http://www.bennoplanzer.ch/index.php/unterricht/mansukripteinf

- Intelligente Verzeichnisstruktur entwickeln und

identisch auf dem Team-Memory-Stick und

in der Dropbox einrichten

2 - Eco-Open Listen SchlerInnen kontrollieren

- Eco-Open Listen Eltern kontrollieren

- Faktura Adressen (Schler- oder Eltern-

aderessen festlegen)

3 - Schleradressen erfassen

- Elternaderessen erfassen

- Faktura Adresse erfassen

1.2

4 - Druckkonzept studieren 1.4

5 - Adresslisten ausdrucken 1.3

Arbeitsschritte erledigt:

Datum:

Unterschriften Teammitglieder:

Controlling:

Datum:

Unterschriften

FEL: ______________________________ PLA: ______________________________

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1.2 Adressen eingeben

Die SchlerInnen-Adressen sind gemss den ECO-Open-Klassenlisten zu erfassen. Die Eco-Open-Adresslisten bekommst du von den Lehrpersonen.

Die Klasse ist als Abteilung zu erfassen. Diese ist nur bei den SchlerInnen einzugeben, damit die SchlerInnen aus den Adressen selektiert werden knnen. Bei den Zusatzinfos sind die Informationen fr die Serienbrieferstellung korrekt zu setzen: R Herr Frau Fr SchlerInnen, die minderjhrig sind, sind auch noch die Elternadressen zu erfassen. Bei notwendigen Elternadressen mit getrennten oder geschiedenen Eltern wird die korrek-te Faktura Adresse durch die Lehrpersonen mitgeteilt. (Pro Memoriam:

Volle Vornamen nach Erweiterung des Datenbankfeldes Vorname noch nachtrglich eingeben

Im Modul Debitoren mssen die Adressen dann auch als Debitoren angemeldet werden.)

Abbildung 1: Adresseneingabe

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Zudem ist in der Dokumentensteuerung unter E:\data\client001\data\documents\brief_vorlage.docx zu whlen.

Abbildung 2: Dokumentensteuerung

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Fr SchlerInnen, die minderjhrig sind, sind auch noch die Elternadressen zu erfassen.

Bei notwendigen Elternadressen mit getrennten oder geschiedenen Eltern wird die korrek-

te Faktura Adresse durch die Lehrpersonen mitgeteilt.

Im Adressmodul kann die vorgngig erfasste Elternadresse bei der Faktura Adresse ein-

geben werden.

Abbildung 3: Zustzliche Faktura Adresse eingeben

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1.3 Adresslisten drucken

Nun sind die erfassten Adressen zuerst am Bildschirm und danach als PDF in Listen aus-zugeben:

Abbildung 4: Menwahl fr den Ausdruck von Adressen

Im Men ist der Ausdruck fr detaillierte Listen zu whlen. Danach knnen Adressen im Detail selektiert werden. Diese Wahlmglichkeiten werden in allen Modulen immer gleich oder fast identisch aufgebaut sein. Dabei ist aber gut zu ber-legen, welche Selektionskriterien Sinn machen. In der Abbildung 5 siehst du eine Selekti-on ber die Adressnummern. Schau aber noch bei der Wahlmglichkeit, wo jetzt Adress-nummer steht, welche vielfltigen Mglichkeiten whlbar sind.

Abbildung 5: Adressen selektieren

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In der Abbildung 6 wird die Selektion der Adresse auf die SchlerInnen beschrnkt. Hier kann das Datenfeld Abteilung/zHd genutzt werden, da wir exakt die genau gleich lauten-de Klassenbezeichnung bei allen Schlerinnen und Schlern der jeweiligen Klasse einge-geben haben.

Abbildung 6: Selektion "nur Schler"

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Fr eine erste Kontrolle wird die Option (2) Bildschirm gewhlt. Das Resultat ist dann in der Abbildung 8 ersichtlich.

Abbildung 7: Zuerst Ausgabe auf den Bildschirm

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Nun kann die Adressliste auf dem Bildschirm kontrolliert werden. Falls alles in Ordnung ist kann am unteren Bildschirmrand das Icon Drucken aktiviert werden und im entsprechen-den Druckerwahlfenster der Adobe-PDF-Drucker gewhlt werden.

Abbildung 8: Kontrolle am Bildschirm und PDF-Druckerauswahl

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Nun kann der Speicherort (z.B. Memory-Stick) und das Verzeichnis festgelegt werden. Du hast ja im Arbeitsschritt 1 ein intelligentes Speicherkonzept festgelegt. Zudem ist noch ein guter, klar unterscheidbarer Dateinamen zu whlen.

1.4 Druckonzept

Damit wir nicht Papierverschwendung haben und ERPaaS nicht auf lokale Drucker zugrei-fen muss (Netzwerkumgebung der kantonalen Schulen sind hier mhsam.) drucken wir folgendermassen aus:

1) PDF-Druck auf den Memroy-Stick (schlaue Verzeichnisstruktur auf dem Stick und in der Dropbox anlegen)

2) Wichtige Print-PDF-Dateien zwecks Datensicherung und Weiterverarbeitung auf die Dropbox laden

3) Kleinere Druckauftrge knnen im Zimmer dE04 gedruckt werden. Datei mit PDF-Reader laden und dann auf den Netzwerk-Laserdrucker (HP-Laserjet) ausdrucken.

4) Grssere Druckauftrge werden in den Druckertank (Dropbox von Benno Planzer) verschoben. Jedes Team hat dort ein eigenes Verzeichnis. Diese Druckpositionen werden dann vom Sekretariat auf ber die Fotokopiergerte ausgedruckt.