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ipv® – System-Dienstleistungen im FM – Potenziale durch systematische Ausschreibungsvorbereitung in der öffentlichen Hand

12. Beschaffungskongress 2010-Workshop Beschaffung & Technologie–30.09.10

ÜbersichtKomplexe FM-Dienstleistungen bieten maximalen Mehrwert Seite 3

Werkzeuge für Ausschreibung und Vergabe komplexer Leistungen Seite 10

Anbieter-Kompetenz und GEFMA-FM-Excellence Seite 19

GEFMA e.V. FM-Excellence - Nutzen für den Kunden Stand Datum Seite 3

Der Markt differenziert in unterschiedliche FM-Produkte mit wachsendem Mehrwert

FM-Produkte | Werkzeuge | Teilnahmewettbewerb

ipv® System-Dienstleistung Übertragung der funktionalen Gesamt- verantwortung für einen Teil oder das gesamte Sekundärgeschäft des AG auf den Dienstleister; z.B. Gesamtverantwortung für einen komplexen Standort oder überregionale Verantwortung für den technischen Betrieb

Paket-Dienstleistung Bündel von Einzel-Dienstleistungen in der Management-Funktion eines Dienstleisters, beispielsweise TGM+IGM-Leistungen oder alle TGM-Gewerke

Einzel-Dienstleistung Gewerkespezifische Dienstleistung innerhalb der Gesamtverantwortung des Kunden selbst oder eines Dienstleisters in der Managementfunktion für den AG, z.B. IGM- oder KGM- Leistungen etc.

EINZEL-DIENSTLEISTUNG

PAKET- DIENSTLEISTUNG

ipv®

SYSTEM-DIENSTLEISTUNG


Die Vergabe von Einzel-Dienstleistungen führt zur Variabilisierung von Fixkosten



ipv®


Verminderung von Kosten durch veränderte Tarifstrukturen

Bessere Auslastung von notwendigen Personalkapazitäten

Flexibilisierung des Personalaufwandes beim Kunden, von den Fixkosten hin zu variablen Kosten



Paket-Dienstleistungen verringern zusätzlich administrativen Aufwand

Einkaufsvorteile durch Bündelung von Leistungen bei einem Lieferanten

Abgabe von Koordinierungsleistungen (Managementleistungen)

Reduzierung des Verwaltungsaufwandes beim Kunden



ipv®




Mit System-Dienstleistungen verlagert der Kunde Verantwortung auf den Dienstleister

Kostensenkung durch enge Verzahnung der Prozesse und Abbau von Redundanzen

Technische, rechtliche und wirtschaftliche Verantwortungsübertragung

Planbarkeit der Betriebsaufwendungen

Verringerung von Kapitaleinsatz beim Kunden

Zielkonformität zwischen Kunde und Dienstleister

Konzeptionelle Kompetenz des Dienstleisters ist ProduktbestandteilEINZEL-DIENSTLEISTUNG


ipv®




FM-Dienstleistungen werden zunehmend integriert vergeben

2005 2006 2007 heute künftig (3-5 Jahre)

Befragungsergebnisse nach Lünendonk 1

Integrierte Vergabe

Paketvergabe

Einzelvergabe

Marktentwicklung in % nach Roland Berger 2

Nein

Ja Management- leistungen im Gesamtangebots- portfolio werden für den Anwender immer wichtiger

In einigen Jahren werden Unternehmen, die integrierte Serviceleistungen anbieten, den Markt dominieren

1 Lünendonk-Studie 2008 2 Roland Berger -Studie 2005




Erfahrung HOCHTIEF FM: Vollinstandhaltungsvertrag TGM

Auftragnehmer

Vollumfängliche Verantwortung für die Instandhaltung

Instandsetzungsbudget ist Vertragsbestandteil

Managen aller Leistungen der Instandhaltung ( I / W / IS )

Kurze Entscheidungswege / schnelle Reaktionszeiten

Vorbeugende Instandsetzung

Ein Ansprechpartner beim AN

Keine Budgetierung der Instandhaltung notwendig

Geringer Personalaufwand für das Controlling des AN

Hohe Anlagenverfügbarkeit durch Definition von Service-Level

Keine kleinteiligen Entscheidun- gen zur Instandhaltung nötig

Auftraggeber


Der GEFMA-Arbeitskreis ipv® bietet Werkzeuge für die Ausschreibung und Vergabe komplexer FM-Leistungen


GEFMA 620 neuAnforderungen der System-Dienstleistung

an die Mitarbeiterqualifikation

GEFMA 961Ergebnisorientierte Ausschreibung

und Vertrag für die öffentliche Hand

GEFMA 960Ergebnisorientierte Ausschreibung und

Vertrag für die Privatwirtschaft

GEFMA 730 Zertifizierungsverfahrenfür den Befähigungsnachweis als System- Dienstleister

GEFMA 560Output-orientierte Ausschreibung für System-Dienstleistungen im FM für die Privatwirtschaft

GEFMA 550 ipv®-Standardvertrag für ergebnisorientierte LeistungsvereinbarungEmpfehlung Bundeskartellamt)

GEFMA 561Output-orientierte Ausschreibung für

System-Dienstleistungen im FM unter Berücksichtigung der besonderen

Anforderungen der öffentlichen Vergabe GEFMA 551 ipv®-Mustervertrag für die öffentliche Hand


GEFMA-Ausschreibungsleitfaden 961 ist Hilfestellung und Norm zugleich

Kriterien für den Teilnahmewettbewerb im FM

Kriterien für die Angebotsbewertung

Mustervertrag

Ausführliche Beschreibung der B.I.L.D.-Methode zur ergebnisorientierten Leistungsbeschreibung

Leitfaden GEFMA 961

für die Ausschreibung komplexer

Facility Management-Dienstleistungen als Integrale Prozess Verantwortung ipv®

durch öffentliche Auftraggeber

Autoren: Mitgliedsunternehmen des GEFMA-Arbeitskreises ipv®

Dr. Odin Unternehmensberatung GmbH

DR. ODIN GMBH



Konzeptentwicklung beim DL (Wettbewerb zu Sekundärprozessen)

Prozessoptimierung zwischen den Teilprozessen und Gewerken (beidseitige Synergien) ermöglicht Kosteneinsparung

Gesamtverantwortung ermöglicht mehr Qualität bei gleichem Aufwand

Individuelle Partnerkonstellation (inkl. Stärken-/Schwächenanalyse)

Allgemeingültige Kriterien zur Beurteilung der Leistungsfähigkeit der Dienstleister

Etablierte Standardisierungen für Verträge mit komplexer Leistung und Verantwortung

Ergebnisorientierung steht im Fokus: Preis + Konzept werden in den Wettbewerb der Dienstleister gestellt

Traditionelle LV-Vergabe Ergebnisorientierte Funktionalvergabe

Schnittstellenprobleme

Informationsverlust an jedem Übergabepunkt

Dienstleistungsverantwortung eingeschränkt

- Konzept-Verantwortung liegt beim LV-Ersteller (Tätigkeiten und Zyklen werden vorgegeben)

- Wirtschaftliche und rechtliche Verantwortung zur Leistungs- durchführung verbleiben oft beim AG

Zielkonflikt birgt Ergebnisrisiko für den Auftraggeber

Preis Preis & Konzept



Eine fundierte Methode unterstützt den Kunden bei der Formulierung von zu liefernden Ergebnissen

Physikalische Schnittstellen

Einspeisung EVU

Energieeinkauf

Entnahmestellen

…

Organisatorischrechtlichen Schnittstellen

Verkehrssicherung

Anlagenverantwortung

Fremdfirmenkoordinator

Gewährleistungsverfolgung

…

Liefern• Mengen

• Qualität• Zeiten• Vergütung

Dokumentieren• Kaufm. Dokumente

• Abrechnung• technische Dokumente• gesetzliche Nachweise

• Versicherungsnachweis

• Reporting

Betreuen• Allgemeine Aufgaben• Hard-/Software• Organisatorisch-rechtliche

Schnittstellen

• Projektmethodik• Rahmenbedingungen

Inganghalten• Vorgaben zum Werterhalt

• Verantwortungstiefe• Wertgrenze

B.I.L.D.-Methode

B. I.

D.L.

Liefern• Mengen

• Qualität• Zeiten• Vergütung

Dokumentieren• Kaufm. Dokumente

• Abrechnung• technische Dokumente• gesetzliche Nachweise

• Versicherungsnachweis

• Reporting

Betreuen• Allgemeine Aufgaben• Hard-/Software• Organisatorisch-rechtliche

Schnittstellen

• Projektmethodik• Rahmenbedingungen

Inganghalten• Vorgaben zum Werterhalt

• Verantwortungstiefe• Wertgrenze

B.I.L.D.-Methode

B. I.

D.L.

Gesicherte Ergebnisse

Anzahl Störungen

Ausfallzeiten

Mengen/Qualitäten

Reaktionszeiten

Bonus-Malus-Regelung

…

Inkludierte Kosten

Einzelmaßnahmen bis zur vereinbarten Wertgrenze

Betriebsstoffe

Ersatzteile

…

GEFMA-Ausschreibungsleitfaden 960/961



Funktional ist nicht „nicht konkret“


FM-S

yste

m-D

iens

tleis

tung

s-Ve

rtrag

B.I.L.D.er

Anhänge Ebene 1

Services/GewerkeB.I.L.D.-Leistungskomponenten

Anhänge Ebene 2

MengenMassen

Anhänge Ebene 3

allg.Anhänge

allg.Anhänge

Preise

Anhänge Ebene 4

Regel-betrieb

B.I.L.D. 1

Regel-betrieb

B.I.L.D. 1

Abruf-leistungen

B.I.L.D. 2

Abruf-leistungen

B.I.L.D. 2

Projekte

B.I.L.D. 3

Projekte

B.I.L.D. 3

Std.satz jeQualifikation

Einheitspreise

• Instandsetzung < Wertgrenze• Leuchtmittelwechsel• Hausmeisterleistungen• Umzugsunterstützung• Malerarbeiten• …

• große Instandhaltungs-maßnahmen > Wertgrenze

• Projekte des AG• …

Angebote im Wettbewerbmit last call

Jahrespauschale• AnlagenkatasterKlima/Brandschutz Jahrespauschale• AnlagenkatasterKlima/Brandschutz

• Anlagenkataster JahrespauschaleElektroversorgung • Anlagenkataster JahrespauschaleElektroversorgung

• Flächenkataster JahrespauschaleReinigung • Flächenkataster JahrespauschaleReinigung

Außenanlagen/Grünpflege • Flächekataster• Baumkataster JahrespauschaleAußenanlagen/Grünpflege • Flächekataster• Baumkataster Jahrespauschale

Etc.

JahrespauschaleHeizung/Lüftung/Sanitär • Anlagenkataster je Gewerk JahrespauschaleHeizung/Lüftung/Sanitär • Anlagenkataster je Gewerk

Mengen und Massen in Form von Katastern liefern Messbarkeit und Preis

Mengen und Massen als „Business Plan“ bilden die ständigen Veränderungen im FM-Geschäft ab und lassen es quantifizier- bar werden


Preisvergleich der Angebote für die Erbringung von System-Dienstleistungen

Preise Fremd- Personal Preise Fremd- Personal Preise Fremd- Personal Kosten Fremd- Personal

gesamt leistung gesamt leistung gesamt leistung gesamt leistung[€] davon [€] Anzahl [€] davon [€] Anzahl [€] davon [€] Anzahl [€] davon [€] Anzahl

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

Summen

Platz

Teilprozesse

Anbieter A: Anbieter B: Anbieter C: Auftraggeber (eigen)

Preise und Konzepte ergeben gemeinsam das Ergebnis der Ausschreibung

Es wird empfohlen, die konzeptionellen Lösungsvorschläge mit 45 % Gewichtung in die Bewertung einzubeziehen.

In der Privatwirtschat hat sich dies bewährt.



Eine professionelle Vergabe komplexer Dienstleistungen beginnt mit dem Teilnahmewettbewerb


unbekannt erfüllt gut sehr gut0 Punkte 1 Punkt 2 Punkte 3 Punkte

Allgemeine UnternehmensdatenBonitätSicherheiten, Bürgschaften

EignungFachkunde

Bewertung und Nutzung des Benchmarking zwischen unterschiedlichen Kundenbranchen, Aufträgen bzw. Organisationseinheiten (best practice) und zur Vertragsgestaltung

2%

aktive Mitwirkung an der Markt- und Branchenentwicklung in Verbänden und Organisationen

1%

Konzepte und Vorgaben für die umfassende Schonung der natürlichen Ressourcen, Referenzen

1%

individualisierbare Standardleistungsbeschreibungen für Kundenbranchen sind vorhanden (Darstellung des Mehrwerts)

2%

Qualifikationen und Kapazitäten für die Schaffung von Basisdaten für die Kalkulation kundenbranchenspezifischer Erfordernisse im Anfragefall

4%

planmäßige Bereitstellung von Mitteln für die Erarbeitung von Instrumenten und Maßnahmen für die Verbesserung der vertragsrelevanten Prozesse in der System-Dienstleistung

2%

Schulung der GEFMA-Richtlinien zur System-Dienstleistung 1%Schulungen für spezifische Aufgabenstellungen in Verbindung mit dem Anspruch an die umfassende Qualität in der System-Dienstleistung

4%

Schulung von Mitarbeitern, die Beratungs- und Planungsleistungen erbringen, insbesondere für die mögliche Prozessgestaltung

4%

LeistungsfähigkeitNachweis der Abbildung des Geschäftsfeldes Integraler System-Dienstleistung im Management-Review

1%

Durchgängige Geschäftsplanung des System-Dienstleistungs-Geschäfts in allen Bereichen (Vertrieb, Vertragsmanagement, Ausführung, Administration)

4%

Zielvereinbarungen für die Führungskräfte, Coach zu sein für komplexe System-Dienstleistungs-Prozesse, für die Schnittstellenverantwortung und den Know-how-Übergang in den Wertschöpunfgsbereichen

4%

Nachhaltige Willenserklärung zur System-Dienstleistung - nach innen und außen 1%

Instrument für die geregelte und systematische Kommunikation zwischen AG und AN und die anschließende Umsetzung der Maßnahmen für die permanente Optimierung der System-Dienstleistungs-Prozesse; mit dem Kunden vereinbartes Reporting (Darstellung des Mehrwerts für den Kunden)

4%

geschäftsspezifische EDV- und Informationssysteme, die die ipv®-Leistungen in der Entwicklung und operativ sicherstellen

4%

Zuverlässigkeitaktive Einschaltung der Führungskräfte in die Erarbeitung von Instrumenten und Maßnahmen für die Verbesserung der vertragsrelevanten Prozesse in der System-Dienstleistung

2%

Vorhandensein der nötigen personellen Ressourcen (Qualifikation und Anzahl) für die Erbringung der Wertschöpfungstiefe von System-Dienstleistungen

4%

Gewicht[%]Bewertungskriterien

BewertungPunktzahl

Für die Auswahl von Anbietern für eine Vergabe komplexer FM-Leistungen können die Befähigungskriterien zum Vorbild genommen werden, die sich die System- Dienstleister im FM-Markt als Qualitätsmaßstab gesetzt haben (GEFMA- Richtlinie 730)

Öff.AG können zulassen, dass deutsche FM-Unternehmen den neutralen Nachweis für die Erfüllung dieser Kriterien mit dem ipv® -Zertifikat oder einem gleichwertigen Zertifikat erbringen.



Erfahrung HOCHTIEF FM: Empfehlungen für einen Auftraggeber

Fazit: Klare Definitionen bei Zielen und Schnittstellen erleichtern beiden Seiten die künftige vertragliche Zusammenarbeit.

Definition des Leistungsschwerpunktes ( TGM / IGM ) - Prioritätenvereinbarung

Leistungsfähigkeit des Dienstleisters hinsichtlich des Schwerpunktes prüfen

Qualitätsstandards durch Service-Level festlegen

Personelle Schnittstellen zwischen AG und AN klar definieren

Kompetenz beim Ansprechpartner AG sicherstellen


FM-Excelllence setzt Standards für die Qualifikation und Kompetenz von FM-Dienstleistern im Markt

FM-Excellence bildet drei Ebenen der Qualitätsmessung und des Befähigungsnachweises für qualifizierte FM-Unternehmen ab

- 710 – Befähigung zur Rechtskonformität

- 720 – Befähigung zu FM-spezifischen Managementkompetenzen

- 730 – Befähigung zur Integration von Rechtskonformität und Managementkompetenz zur wirtschaftlichen, technischen und rechtlichen Verantwortungs- übertragung

FM-Produkte | Werkzeuge | Anbieter-Kompetenz




ipv®


Auswahlsicherheit für rechtskonforme Auftragnehmer durch den Auftraggeber

Nachweis der Rechtsverantwortung des Auftraggebers

Reduzierung des Eigenaufwandes in der Überwachungsleistung des Auftragnehmers durch Qualitätsbeleg

Nachweis der Rechtsverantwortung des Auftragnehmers

GEFMA-Richtlinie 710 sichert dem Kunden Rechtskonformität



Umfassendes Qualitätsmanagement des Auftragnehmers nach ISO 9001 ff.

Gewährleistung von Standards für FM-Start- up-Prozesse

Nachweis von normierten Arbeitsweisen im FM auf Seiten des Auftragnehmers, insbesondere in der Vertragseröffnung und Vertrags- überleitung (Managementleistungen)



ipv®


GEFMA-Richtlinie 720 sorgt für Prozesssicherheit und FM- spezifische Prozesse



Zusicherung der Nutzbarkeit und Verfügbarkeit der an den Auftragnehmer übertragenen Prozesse

Optimierung des Ressourceneinsatzes sowie Maßnahmenentwicklung für effiziente Betriebsleistungen

Prozessoptimierung und Verzahnung der Prozesse beim Dienstleister



ipv®


GEFMA-Richtlinie 730 garantiert dem Kunden qualitative Ergebnissicherheit



Und wirtschaftliche Ergebnissicherheit seiner FM-Prozesse

Ganzheitliche Übertragung der wirtschaftlichen Verantwortung auf den System-Dienstleister – und damit auch Verpflichtung des Auftragnehmers zur Mitwirkung bei der Erreichung der strategischen Ziele

Sicherheit: Einhaltung von Budgets und Zeitplänen sowie höchster Qualitätsstandards durch ausgeprägte Branchenkompetenz des Auftraggebers



ipv®





- Trägt das komplette Instandsetzungsrisiko

- Einhalten der Service Level und der Anlagenverfügbarkeit

+ Risikominimierung durch regelmäßige Inspektion und Wartung

+ Vorbeugende Instandsetzung

+ Permanente Anlagenoptimierung und schnelle Reaktion auf Nutzerwünsche

+ Freie Komponentenauswahl

Erfahrung HOCHTIEF FM: Chancen und Risiken der Vertragspartner

Auftragnehmer Auftraggeber

- Kostenübersicht der einzelenen Instandsetzungen

- Wertschöpfung erst bei langfristigen Aufträgen

+ Risikoverlagerung

+ Festes Budget

+ Kostengünstiger

+ Schnelle / vorbeugende Instandsetzung

+ Personalkosteneinsparungen

Fazit: Hohe Wertschöpfung und hohe Anlagenverfügbarkeit ist meist erst bei langfristigen Vertragen - > 5 Jahre – möglich.


GEFMA-Arbeitskreis ipv® bietet Werkzeuge für ein qualifiziertes Facility Management und eine qualifizierte Vergabe

Der GEFMA-Arbeitskreis ipv® unterstützt den Trend bei FM-Ausschreibungen von den LV-Ausschreibungen hin zu funktionalen ergebnisorientierten Ausschreibungen

- Die Komplexität nimmt zu

- Der FM-Markt erfordert hohe Kompetenz der Dienstleister

- Komplexe Vergaben machen Standards in der Abwicklung und in den Problemlösungen durch den AN erforderlich

Der GEFMA-Arbeitskreis ipv® prägt Standards für die erforderliche Befähigung von FM-Dienstleistern und vereint in seiner Qualitätsmarke alle drei Ebenen des FM-Excellence-Programms


http://www.infraserv.com/index.htm

Vielen Dank.www.gefma.de

http://www.infraserv.com/index.htm

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