ISO 17100: Anforderungen und Umsetzung

1

12.11.2015

RWS Group - www.rws-group.de

tekom Jahrestagung 2015 –

2

12.11.2015



12.11.2015

RWS Group - www.rws-group.de 3


Die ISO 17100 ist als Weiterentwicklung der EN 15038 zu sehen. Dabei ist auch die ISO 17100 eineProzessnorm. Sie beschreibt nicht die Güte eines Produktes sondern definiert Prozesse undProzessanforderungen die als Ergebnis eine qualitativ hochwertige Übersetzung wahrscheinlichermachen.

Die in der ISO 17100 beschriebenen Prozesse und Anforderungen sind dabei nicht absolut zu sehen.Bereits im Scope der Norm wird ersichtlich, dass es andere Anforderungen geben kann, die über dieProzesse der ISO 17100 nicht abgedeckt werden oder nicht optimal abgedeckt werden. In diesen Fällensind dann zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer andere Prozesse zu vereinbaren.

Die ISO 17100 ist jedoch besonders für Übersetzungen im Bereich der technischen Kommunikation eingutes Hilfsmittel um die Abstimmung von Anforderungen und Leistungen zwischen Auftraggebern undAuftragnehmern zu erleichtern.

12.11.2015



Die Basis für die Entwicklung der ISO 17100 war die EN 15038. Dies wird auch darin ersichtlich, dasswesentliche Teile der EN 15038 inhaltlich in die ISO 17100 übernommen wurden. Einige Aspekte wurdendabei deutlicher dargestellt und/oder erweitert.

Als zentrales Element für die Erstellung einer hochwertigen Übersetzung ist die Qualifikation dereingesetzten Übersetzer und Revisoren. Hier sind die wesentliches Aspekte übernommen worden.Deutlicher dargestellt wurden die Anforderungen an die Fachkompetenz. Hier wird nun zwischen dertechnisch, fachlichen Kompetenz und der Sachgebietskompetenz deutlicher differenziert.

Auch die verpflichtende Forderung nach einer Revision der Übersetzung im 4-Augen-Prinzip istbeibehalten worden.

Bereits in der EN 15038 wurde vom Übersetzungsdienstleister gefordert, dass die zu übersetzendenInhalte vor Beginn der Bearbeitung analysiert werden. Dieser Aspekt ist beibehalten und in der ISO 17100deutlich umfangreicher und präziser ausgeführt worden.

Auch die Forderung nach einer durchgängigen Projektdokumentation ist beibehalten worden.

12.11.2015



Alleine schon aus dem Umfang der neu hinzugekommenen Inhalte wird ersichtlich, dass die ISO 17100einen wesentlich stärkeren Fokus auf den gesamten Übersetzungsprozess legt. Es ist positiv zu bemerken,dass die ISO 17100 in ihrer eigenen Struktur den üblichen Ablauf von Übersetzungsprojekten besseraufgreift. Dies unterstützt sowohl die Lesbarkeit als auch die Umsetzung der Norm im betrieblichen Alltag.

Bereits vor Beginn des eigentlichen Übersetzungsprojektes fordert die ISO 17100 eine Analyse hinsichtlichdes Inhalts und der Durchführbarkeit. Die Ergebnisse müssen dann in die Projektvorbereitung und in dieVereinbarungen mit dem Auftraggeber einfließen.

Neu hinzugekommen sind auch einige Anforderungen an das Projektmanagement. Dies betrifft einerseitsdie Anforderungen an die Qualifikation der Projektmanager und stellt darüber hinaus auchMindestanforderungen an Umfang und Ausgestaltung des Projektmanagements. Beide Aspekte sind dabeinicht direkt vorgegeben sondern es wird in die Verantwortung des Übersetzungsdienstleisters gestellt hierdie für seinen Bereich und die hm gestellten Anforderungen einen passenden Rahmen zu setzen unddiesen auch entsprechend zu dokumentieren.

Qualifikation hat insgesamt einen hohen Stellenwert für die ISO 17100. Konsequenterweise beinhaltet dieNorm daher auch Anforderungen an eine kontinuierliche Aus- und Weiterbildung der eingesetztenMitarbeiter.

Übersetzungsdienstleister, die nach ISO 17100 arbeiten wollen müssen nun auch explizit ein Konzept zurInformationssicherheit haben. Dies bedeutet, dass sie sich zumindest Gedanken darüber machen müssen,welchen Maßnahmen für die Umsetzung der ihnen gestellten Anforderungen erforderlich sind und wie siediese umsetzen.

Neu, oder zumindest deutlicher hinzugekommen sind konkrete Anforderungen an einen Projektabschluss.Hier stellt sich dem Projektmanagement die konkrete Anforderung einer Abschlussprüfung bzw.Verifikation und Freigabe der Projekte vor der Lieferung. Dies beinhaltet u.a. die Prüfung ab alleAnforderungen vereinbarungsgemäß erfüllt wurden. Zum Projektabschluss gehört auch die ForderungFeedback einzuholen und an die entsprechenden Stellen weiterzuleiten. Dies ist ein wichtiges Element fürdie Einführung einer lernenden Organisation und kontinuierliche Verbesserungsprozesse.

12.11.2015



Auffallend sind auch die Erweiterungen im terminologischen Teil der Norm. Hier hat es sowohl inhaltlicheErweiterungen als auch einige klarstellende Veränderungen gegeben.

Gerade im Bereich der Qualitätssicherung wird nun deutlich zwischen „Korrektur lesen“ und „Revision“unterschieden. Die allgemein oft als 4-Augen-Prinzip bezeichnete Überprüfung einer Übersetzung ist jetztklar als „Revision“ bezeichnet. Das Korrekturlesen bezieht sich hingegen nur auf die Überprüfung desZieltextes.

Bei den neu hinzugekommenen Begriffen wird auch ersichtlich, dass die inhaltlichen Aspekte desÜbersetzens stärker in der Norm verankert wurden. „Sprachregister“, „Textsortenkonvention“,Stilrichtlinien“ oder Sachgebiet“ sind Beispiele dafür, dass diese Aspekte auch in der Norm, bspw. bei denAnforderungen zur Analyse und Vorbereitung mehr Gewicht bekommen haben.

Es wurde im terminologischen Bereich auch versucht über klare Definitionen eine Abgrenzung zuerleichtern. Daher findet man hier auch Begriffe, die nicht eigentlicher Teil der Norm sind.

12.11.2015



12.11.2015



In der ISO 17100 hat die Analyse und Projektvorbereitung mehr Gewicht erhalten. Ziel ist es, dieVereinbarungen zwischen Auftraggeber und Übersetzungsdienstleister auf ein solides Fundament zustellen. Gerade bei differenzierten Anforderungen seitens der Auftraggeber bedarf es für eineentsprechend gründliches Vorgehen auch beim Übersetzungsdienstleister. Dabei wird demÜbersetzungsdienstleister die Pflicht auferlegt, seine Auftraggeber proaktiv zu informieren.

Die Analyse beschränkt sich explizit nicht nur auf die Durchführung einer Mengen- und Redundanzanalyseder zu übersetzenden Texte sondern beinhaltet auch eine inhaltliche Prüfung. Hierbei sollten der zuübersetzende Inhalt hinsichtlich erkennbarer Problemstellen gesichtet werden. Bereits im Vorfeld, d.h.noch vor einer Auftragserteilung sind die Festlegungen zu Stilrichtlinien und Terminologie zu treffen.Sofern es hier keine Vorgaben oder Anforderungen des Auftraggebers gibt, sind Übersetzungsdienstleisterangehalten eigene Stilrichtlinien anzuwenden und selbst für eine sachgerechte Terminologie zu sorgen.

Damit Übersetzungsdienstleister dieser Aufgabe gerecht werden können benötigen sie kompetenteMitarbeiter, die in der Lage sind, die Problemstellen eines Textes zu erkennen und die auch überausreichende Erfahrung im Umgang mit den Anforderungen verfügen.

Eine Schwierigkeit die sich in der Praxis zeigen wird liegt in dem Umstand, dass diese Prüfung vor dereigentlichen Auftragserteilung stattfinden soll. Daraus folgt, dass ein Übersetzungsdienstleister hier zueiner Leistung aufgerufen ist, die er möglicherweise nicht bezahlt bekommt.

Bei einem fairen Umgang zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer müssen hier Lösungen gefundenwerden, die es auch in der Praxis möglich machen, dass diese vorbreitenden Arbeiten auch wirtschaftlichumgesetzt werden können. Ein Beitrag hierzu wäre sicherlich eine bessere Vorbereitung vonÜbersetzungsprojekten seitens der Auftraggeber oder die Durchführung der Analyse und Vorbereitung alsseparater Auftrag, ggf. auch durch hierfür spezialisierte Dienstleister.

12.11.2015



Eine weitere Neuerung der ISO 17100 sind im Bereich Projektmanagement zu finden. Es werden konkreteMindestaufgaben für das Projektmanagement von Übersetzungsprojekten angegeben. Auch hier wird einSchwerpunkt auf die Einhaltung der Vereinbarungen zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer gelegt.Diese sind sowohl in der Vorbereitung, während der Durchführung der Projekte und noch einmal zumAbschluss der Projekte zu beachten.

Des Weiteren wird was eigentlich selbstverständlich sein sollte eine durchgängige Projektdokumentationeingefordert. Dies dient nicht nur zum Nachweis dessen was geleistet wurde sondern hat auch Bedeutungfür anschließenden Verbesserungsprozesse oder auch für einen strukturierten Überblick über dieWirtschaftlichkeit der Projekte.

In diesem Sinn ist es konsequent, wenn es auch Anforderungen an die Qualifikation der eingesetztenProjektmanager gibt. Hierbei stellt die Norm jedoch keine konkreten Anforderungen sondern sie fordertden Übersetzungsdienstleister auf, hier die sich aus seiner Tätigkeit ergebenden Anforderungen zuanalysieren und darauf aufbauend die für ihr erforderlichen Qualifikationsanforderungen zu setzen. Diesganze ist natürlich zu dokumentieren und im Rahmen eines allgemeinen Weiterbildungsplans aktuell zuhalten.

12.11.2015



Qualifikation der Mitarbeiter ist eine der Grundvoraussetzungen um hochwertige Übersetzungsleistungenzu erbringen. Dies gilt sowohl für die eingesetzten Übersetzer und Revisoren und natürlich auch für alleanderen an den Projekten beteiligten Personen.

Die ISO 17100 Macht hier Vorgaben für die verschiedenen Tätigkeitsbereiche oder fordert die Anfertigungentsprechender Vorgaben durch den Übersetzungsdienstleister. Dabei ist natürlich zu bedenken, dass dieerforderliche Qualifikation nicht von allen Mitarbeitern im gleichen Maß gefordert wird. Es ist Aufgabe desÜbersetzungsdienstleisters die erforderliche Qualifikation für die jeweiligen Projekte oder Projekttypen zuermitteln und sicherzustellen, dass die hierfür eingesetzten Mitarbeiter die bestmögliche Qualifikationpassend zu diesen Projekten haben.

Als Konsequenz hieraus braucht der Übersetzungsdienstleister über geeignete Prozesse um zum einen dieQualifkationsanforderungen zu ermitteln. Zusätzlich muss er entsprechende Qualifikationsprofile dereinzusetzenden Mitarbeiter erstellen und diese bei der konkreten Personalauswahl für ein Projektverfügbar haben und dann auch verwenden.

Ergänzend müssen Verfahren eingeführt werden, die sicherstellen, dass die Mitarbeiter entsprechend sichverändernder Anforderungen weiterbilden und die Ergebnisse auch in die entsprechendenQualifikationsprofile einfließen.

12.11.2015



Neben der Kompetenz ist die Übernahme von Verantwortung ein weiterer wichtiger Aspekt der ISO17100. Nicht nur bei der Definition der Anforderungen für die Qualifikation der Projektmanager sondernbspw. auch bei der Ausgestaltung der Informationssicherheit beim Übersetzungsdienstleister liegt es inder Verantwortung de Übersetzungsdienstleisters, welchen Standard er umsetzen will. In derVerantwortung des Auftraggebers verbleibt die Prüfung, ob die durch einen Übersetzungsdienstleistererreichten Standards den jeweiligen Anforderungen genügen.

Grundsätzlich gilt, dass der Übersetzungsdienstleister einen verantwortungsbewussten Umgang mitKundendaten sicherstellen muss. Dies beinhaltet in Deutschland natürlich auch die Einhaltung dergesetzlichen Bestimmung zum Schutz personenbezogener Daten. Darüber hinaus muss derÜbersetzungsdienstleister aber auch sicherstellen, dass er entsprechende Anforderungen seinerAuftraggeber erfüllen kann.

Implizit bedeutet dies natürlich auch, dass Auftraggeber ihre Anforderungen an Informationssicherheitentsprechend präzise definieren müssen. Im Zweifelsfall werden Lücken der Informationssicherheit, dieauf unklaren Anforderungen beruhen immer zu Lasten des Auftraggebers gehen.Schließlich sind Auftraggeber und Auftragnehmer dazu aufgefordert über entsprechende Vereinbarungenauch den Umfang der Verantwortungsübertragung zu vereinbaren.In der Praxis muss für die Umsetzung der ISO 17100 nicht jeder Übersetzungsdienstleister die höchstenStandards zur Informationssicherheit mit den damit verbundenen Aufwendungen erreichen. Er darfallerdings keine Aufträge annehmen, die höhere Standards erfordern als die, die er erfolgreich umgesetzthat.

12.11.2015



Die Übernahme von Verantwortung ist aber auch allgemein eine Verpflichtung für denÜbersetzungsdienstleister. Es obliegt ihm dafür Sorge zu tragen, dass die Aufträge vereinbarungsgemäßund entsprechend der Anforderungen der ISO 17100 durchgeführt werden.

Dies beinhaltet sowohl die Verpflichtung für eine ausreichende personelle und technologischeAusstattung zu sorgen. Darüber hinaus ist er auch verpflichtet, die Übersetzungen mit sach- undanforderungsgerechten Prozessen durchzuführen.

Diese Verantwortung übernimmt er sowohl für die „eigenen“ Leistungen oder Arbeitsschritte als auch füralle bspw. an Sublieferanten oder freie Mitarbeiter ausgelagerten Leistungen oder Arbeitsschritte.

In der Folge bedarf es beim Übersetzungsdienstleister daher über eine durchgängige Dokumentation derVerfahren und auch einer Dokumentation der eigentlichen Projekt. Im Ergebnis entsteht so eine Strukturdie eine weitgehende Transparenz möglich macht.

12.11.2015



12.11.2015



Aus der Sicht eines Auftraggebers ist die ISO 17100 ein Hilfsmittel zur Auswahl vonÜbersetzungsdienstleistern. Dies bedeutet jedoch nicht, dass es ausreichen würde, einfach in einerAusschreibung einen beliebigen zertifizierten Dienstleister zu wählen und dann sicher zu sein, dass allespasst.

Die ISO 17100 setzt Mindeststandards, die jedoch immer in Bezug zu den konkreten Anforderungen zusehen sind. Erst wenn die Anforderungen ausreichend detailliert beschrieben sind, kann überhauptüberprüft werden ob und wie ein Übersetzungsdienstleister diese Anforderungen erfüllen kann.

Mit der Umsetzung der ISO 17100 soll der Übersetzungsdienstleister in die Lage versetzt werden:

1. Zu prüfen, ob er eine Anforderung erfüllen kann

2. Eine Vereinbarung zu schließen, die die Umsetzung einer Anforderung beinhaltet

3. Die Anforderung umzusetzen.

Dabei fordert und fördert die ISO 17100 sowohl bei Auftraggebern als auch beiÜbersetzungsdienstleistern mehr Qualifikation, mehr Kommunikation, mehr Transparenz und dieÜbernahme von Verantwortung für das eigene Handeln und auch für die Belange von Kunden, Partnern,Mitarbeitern und Lieferanten.

12.11.2015



16

12.11.2015



12.11.2015



ISO 17100: Anforderungen und Umsetzung

Business

Transcript of ISO 17100: Anforderungen und Umsetzung