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IT-Solutions IT-Management Aufbewahrungspflichten und Dokumentation Intranet für die GoBS Gesetze - Umsetzung GoBS - GDPdU – GoBScape © h&p Consulting 2004, 2005, 2006

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IT-Solutions IT-Management

Aufbewahrungspflichten und Dokumentation

Intranet für die GoBS

Gesetze - Umsetzung

GoBS - GDPdU – GoBScape

© h&p Consulting 2004, 2005, 2006

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• Aufbewahrung und Archivierungsteuerrelevanter Unterlagen

Dokumentation nach den GoBS im Intranet

• Anforderungen Gesetze und Pflichten (wer – was – wie) Relevante Dokumente und Daten Interpretation – Anwendung Durchgang GoBS / GDPdU und Folgen

• Anwender-Situation (IST DW) ERP- und Archivierungs-Software Relevante Dokumente Geschäftsvorfälle / Personal

Gliederung I

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Gliederung II

• Realisierung und Konsequenzen (SOLL) Methodik/Vorgehensweise Dokumente und Daten ERP und Archiv Geschäftsvorfälle / Personal

• Ausblick XML

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• AO : = Abgabenordnung (Steuergesetz)

• HGB : = Handelsgesetzbuch

• GoB : = Grundsätze ordnungsgemäßer Buchf.

• GoS : = Grunds. ordnungsgem. Speicherbuchf.

• GoBS : = Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme

• GDPdU : = Grunds. Datenzugriff u. Prüfbarkeit

• BPO : = Betriebsprüfungsordnung

Abkürzungen

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Handelsrecht Steuerrecht

Kaufleute

(Handelsgewerbe)

Geschäftsleute

(Kaufleute u. Untern.)

Aufbewahrungspflichten

Aufbewahrungspflichten und Recht

Anforderungen

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Drittes Buch.21 Handelsbücher - Erster Abschnitt.Vorschriften für alle KaufleuteErster Unterabschnitt. Buchführung, Inventar§ 238.1) Buchführungspflicht. (1) Jeder Kaufmann ist verpflichtet, Bücher zu führenund in diesen seine Handelsgeschäfte und die Lage seines Vermögens nach denGrundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung ersichtlich zu machen. Die Buch-führung muss so beschaffen sein, dass sie einem sachverständigen Dritteninnerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälleund über die Lage des Unternehmens vermitteln kann. Die Geschäftsvorfällemüssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen.(2) Der Kaufmann ist verpflichtet, eine mit der Urschrift übereinstimmendeWiedergabe der abgesandten Handelsbriefe (Kopie, Abdruck, Abschrift oder sonstigeWiedergabe des Wortlauts auf einem Schrift-, Bild- oder anderen Datenträger)zurückzubehalten.

Gesetze und PflichtenGoBS – HGB / § 238

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• HGB § 239 Führung der Handelsbücher (ref. GoB)

• HGB § 257 Aufbewahrung von Unterlagen, Aufbewahrungsfristen

• HGB § 261 Vorlegung von Unterlagen auf Bild- und Datenträgern

• AO § 145 Allgem. Anford. an die Buchführung u. Aufzeichnungen

• AO § 146 Ordnungsvorschriften für die Buchfrng. und für Aufz.

• AO § 147 Ordnungsvorschriften. f. die Aufbewahrung von Unterl.Grundsätze GoB/GoS/GoBS

• BpO 2000 Betriebsprüfungsordnung vom 15.3.2000

• GDPdU Grunds. zum Datenzugriff / Prüfbarkeit digitaler Unterlagen

Gesetze und PflichtenAnforderungen

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• Umfassende Dokumentationspflichten Relevante Geschäftsvorfälle Beleg-, Journal-, u. Kontenfunktion Internes Kontrollsystem Daten- und Verfahrenssicherheit Verfahrensbeschreibung

Gesetze und Pflichten

GoBS

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• Jeder Kaufmann

• Handelsgewerbe

Handelsrecht Steuerrecht

Kapitalgesellschaften verantwortlich für die Aufbewahrung ist der gesetzliche Vertreter

Nach §§ 140,141,147 AO

• Jeder Kaufmann

• Unternehmer

nach §§ 1-7 HGB

Wer - Was - WieAnforderungen

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Handelsrecht §§ 238, 257, 261

Anmerkung: Handelsbriefe sind auch digit. Nachrichten EDI, E-Mails, Faxe.

Steuerrecht AO §147, Abs. 1

Handelsbücher/Inventare Eröffnungsbilanzen Jahresabschlüsse Lageberichte Konzernabschlüsse (inkl. Arbeitsanweisungen und

Organisationsunterlagen) Handelsbriefe (empf.:orig) Handelsbriefe (out: copy) Buchungsbelege

ohne LageberichteKonzernabschlüsse

sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind

+

Handelsbücher/Inventare

Wer - Was - WieAnforderungen

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bildlich und inhaltlich

Original

AufbewahrungWiedergabe auf

Bild- / Datenträger

analog digital

a/b := z.B. Farbkopied/b := z.B. Tiff-Filea/i := Rechnung auf Blankod/i := Rechnung auf Bildsch.

Wer - Was - WieAnforderungen

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• Unterscheidung nach Handels- und Steuerrecht bei

Aufbewahrungsform und –fristen nicht mehr nötig

• Beide – Handels- und Steuerrecht – beziehen sich auf

die GoBS (bzw. GoB und GoS)

• Mit Ausnahme von Eröffnungsbilanzen, Jahres- und

Konzernabschlüssen, dürfen alle anderen Unterlagen

in bildlicher Wiedergabe (Faksimile) oder nur inhalt-

licher Wiedergabe (CI) auf Bild- oder Datenträgern

aufbewahrt werden.

Anforderungen

Auswirkungen der GoBS

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Original CIFaksimile

Empfangene

Handels- und

Geschäftsbriefe

Buchungsbelege

Eröffnungsbilanzen

Konzern- und

Jahresabschlüsse

Handelsbücher

Inventare

Lageberichte

Arbeitsanweisungen

Organisationsunterl.

versandte Handelsbriefe

Original – Faksimile – CI(anzuwendende Aufbewahrungsform)

Anforderungen

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Dokument Frist

Buchungsbelege, Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Arbeitsanweisungen, Organi-sationsunterlagen (Verfahrensdokumentation)

10

empfangene und versandte Handelsbriefe und Geschäftsbriefe, Daten mit Belegfunktion

6

sonstige Unterlagen, sofern relevant für die Besteuerung 6

Ausnahme: § 169 AO: Die festen Aufbewahrungsfristen können sich für besteuerungsrelevante Unterlagen verlängern, wenn die Festsetzungsfrist für Steuern nach der AO noch nicht abgelaufen ist.

AufbewahrungsfristenAnforderungen

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Quer durch die GoBS

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Bücher und sonst erforderlichen Aufzeichnungen können nach § 146 Abs. 5 Abgabenordnung 1977 (AO) auf Datenträgern geführt werden.

Form der Buchführung und angewandtes Verfahrens müssen GoB entsprechen.

§ 147 Abs. 2 AO lässt die Aufbewahrung von Unterlagen auf Datenträgern zu: Bildträgern und maschinell lesbaren Datenträger wie Diskette, Magnetband/-platte, elektro-optische Speicherplatte.

Die Ordnungsmäßigkeit der DVgB Buchführung ist nach den gleichen Prinzipien zu beurteilen wie die der manuellen Buchführung. GoBS präzisiert die allgemeine GoB für die DV-gestützten Buchführung (DVgB).

Beachte: Handelsrechtliche Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (vgl. hierzu insbesondere §§ 238, 257 und 261 HGB) und die §§ 145 bis 147 AO.

Die GoBS betrifft nicht nur auf die konventionelle Speicherbuchführung. Sie sind neben dem COM-Verfahren auch bei ähnlichen Verfahren (COLD) sowie bei Dokumenten-Management-Systemen entsprechend anzuwenden.

I. Anwendungsbereich GoBS(Tz. 1 der GoBS)

GoBs

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Geschäftsvorfälle der DVgB müssen retrograd und progressiv prüfbar sein.

Progressiv: Vom Beleg, via Grundaufzeichnungen, Konten bis zur Bilanz / GuV bis zur Steueranmeldung / Steuererklärung; retrograde Prüfung umgekehrt.

Belegfunktion verlangt: Angaben zur Kontierung, Ordnungskriterium für die Ablage, Buchungsdatum auf Beleg und Reihenfolgedokumentation.

Durchführungsnachweis für die ordnungsgem. Anwendung jedes Verfahrens durch jeweils verfahrensintegrierte Kontrollen u. a. durch Programmprotokolle und Verfahrensdokumentation (vgl. zu IV.).

Das DV-Verfahren muss die Erfassung aller in den „Verarbeitungsprozess“ einfließenden Informationen und deren "Nicht-Unterdrückbarkeit" sichern. (§ 146 Abs. 4 AO).

Bei verdichteten Zahlen sind die Einzelpositionen übersichtlich darzustellen. Die GoB verdichteter Zahlen erfordert den Nachweis der darin enthaltenen Einzelposten.

Der Buchführungspflichtige ist nach § 147 Abs. 5 AO verpflichtet, auf Verlangen der Finanzbehörde gespeicherte Informationen unverzüglich ganz oder teilweise auszudrucken oder ohne Hilfsmittel lesbare Reproduktionen beizubringen (vgl. VIII.)

II. Beleg-, Journal- und Kontenfunktionen (Tz. 2 der GoBS).

Beleg Journal Konten

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Eine einmal erfolgte Buchung darf nicht verändert werden.

Fehlerhafte Buchungen können wirksam und nachvollziehbar durch Stornierungen oder Neubuchungen geändert werden.

Es bestehen deshalb kein Bedarf und keine Notwendigkeit für weitere nachträgliche Veränderungen einer einmal erfolgten Buchung.

Sollte eine Buchung ausnahmsweise verändert werden, ist § 146 Abs. 4 AO zu beachten.

§ 146 Abs. 4 AO : Eine Buchung oder Aufzeichnung darf nicht in einer Weise verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Auch solche Veränderungen dürfen nicht vorgenommen werden, deren Beschaffenheit es ungewiss läßt, ob sie ursprünglich oder erst später gemacht worden sind.

III. Buchung (Tz. 3 der GoBS).

Buchungen

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Als IKS wird grundsätzlich die Gesamtheit aller aufeinander abgestimmten und miteinander verbundenen Kontrollen, Maßnahmen und Regelungen bezeichnet, die die folgenden Aufgaben haben: • Sicherung und Schutz von Vermögen und Informationen vor Verlusten aller Art:• Bereitstellung vollständiger, genauer, aussagefähiger und zeitnaher Aufzeichnungen• Förderung der Effizienz durch Auswertung und Kontrolle der Aufzeichnungen• Unterstützung der Regeln der Geschäftspolitik (Richtlinien/Anweisungen).

Ziel des IKS einer DVgB muss es sein, die Gesetz- und Satzungsmäßigkeit von Buchführung und Jahresabschluss sicherzustellen sowie einen Überblick über die wirtschaftliche Lage des Unternehmens zu verschaffen.

Das IKS allein indiziert noch nicht die Ordnungsmäßigkeit der DVgB.

Die Beschreibung des IKS – soweit für das Verständnis des DVgB relevant – ist Bestandteil der Verfahrensdokumentation.

Die Wirksamkeit eingerichteter Kontrollen und Sicherungen sollte als Systemprüfungshandlung in die Prüfung einbezogen werden.

IV. Internes Kontrollsystem I(IKS/Tz 4 der GoBS)

IKS

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IKS: Wegen komplexer Abläufe und Strukturen reichen einzelne, voneinander isolierte Kontrollmaßnahmen keinesfalls aus; es bedarf einer planvollen und lückenlosen Vorgehensweise für ein effizientes Kontrollsystem mit aufeinander abgestimmten maschinellen und manuellen Kontrollen zur Prüfung auf Vollständigkeit und Richtigkeit.

Die Zuständigkeit/Verantwortung für betriebliche Funktionen muss eindeutig und mit Funktionstrennung geregelt sein. Ist eine Funktionstrennung nicht möglich / wirtschaftlich nicht zumutbar, so sind weitere organisatorische Kontrollen in angemessener Form notwendig.

Buchungsrelev. Arbeitsabläufe müssen in Schritten und Schrittfolge definiert sein.

Ausgeführte manuelle und maschinelle Kontrollen - in Programmabläufe integrierte Prüfbedingungen - müssen dokumentiert werden Abstimmungskontrollen, Plausibilitätskontrollen, Freigabeverfahren).

Das IKS ist zu beschreiben; insbesondere ist hierbei den „Mensch-Maschine-Schnittstellen“ besondere Bedeutung beizumessen.

IV. Internes Kontrollsystem II(IKS/Tz 4 der GoBS)

IKS

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Im Rahmen eines funktionsfähigen IKS muss auch die Programmidentität, d.h. Entsprechung: eingesetzte DV-Buchführung <:=:> dokumentiertes System periodenbezogen sichergestellt werden (der Groß-DV bis Stand-alone-PC ).

Sicherstellung der Programmidentität ist insbesondere das Vorhandensein und das abgestimmte Ineinanderwirken aktueller, den unternehmensspezifischen Besonderheiten Rechnung tragender Richtlinien für • Programmierung / Tests / Freigaben / Änderungen • Änderungen von Stamm- und Tabellendaten • Zugriffs- und Zugangsverfahren• ordnungsgemäßer Einsatz: Datenbanken, Betriebssysteme und Netzwerke• Einsatz von Testdatenbeständen/-systemen • Programmeinsatzkontrollen.

Entsprechend den Anforderungen an Transparenz, Kontrollierbarkeit und Verläss-lichkeit des eingesetzten maschinellen Verarbeitungssystems muss autorisiert und zweckbestimmt die Nutzung jedes produktiv eingesetzten Programm sichergestellt werden. Die jeweils aktuelle Programmversion muss feststellbar sein und dokumentiert werden.

IV. Internes Kontrollsystem III(IKS/Tz 4 der GoBS)

IKS

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Zu sichern und zu schützen sind neben den genannten „Informationen“ auch die Änderungen der Tabellen- und Stammdaten. Ihre Sicherung gleichbedeutend wie die Sicherung anderer Programm- und Stammdaten.

Der Schutz der sensiblen Informationen des Unternehmens auch gegen unberechtigte Kenntnisnahme bezieht sich nicht auf die Vorlage der Unterlagen im Rahmen einer Außenprüfung.

Ziel der Datensicherungsmaßnahmen ist es, die Risiken für die gesicherten Programme/Datenbestände hinsichtlich Unauffindbarkeit, Vernichtung und Diebstahl zu vermeiden.

Systematische Verzeichnisse über die gesicherten Programme u. Datenbe-stände sollen das Risiko der Unauffindbarkeit ausschließen. Das Risiko der Vernichtung der Datenträger ist durch geeignete Aufbewahrungsorte zu ver-meiden.

V. Datensicherheit(Tz 5 der GoBS)Datensicherheit

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Für jedes DVgB ist eine Dokumentation zu erstellen (Verfahren).

Die GoBS zeigen auf, worauf die sich die Verfahrensdokumentation insbesonders erstrecken muss; sie ist keine abschließende Aufzählung aufbewahrungs-pflichtiger Dokumentationsunterlagen, sondern lediglich um einen Rahmen für deren Umfang.

Der Umfang der Dokumentation wird dadurch bestimmt, was zum Verständnis der Buchführung notwendig ist.

Bestandteil der Verfahrensdokumentation ist auch eine Beschreibung der vom Programm zugelassenen Änderungen von Systemeinstellungen durch den Anwender. Die Beschreibung der variablen, benutzerdefinierten Aufgabenstellungen ist Teil der sachlogischen Beschreibung.

Die Beschreibung der programmtechnischen Lösung beinhaltet auch die Gültigkeitsdauer einer Tabelle. Zum Nachweis der Programmidentität ist das sog. Programmprotokoll (Umwandlungsliste, Übersetzungsliste) erforderlich. Als Teil der Verfahrensdokumentation stellt dieses Protokoll regelmäßig den einzigen genauen Nachweis über den Inhalt des tatsächlich verwendeten Programms dar (§ 147 Abs. 1 Nr. 1 AO ).

VI. Dokumentation und Prüfbarkeit(Tz 6 der GoBS)

Doku - Prüfbarkeit

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Die in Tz. 7 der GoBS genannten Aufbewahrungsfristen

können sich gemäß § 147 Abs. 3 Satz 2 AO verlängern.

Zur Anwendung dieser Bestimmung ist eine Verwal-

tungsregelung ergangen (Bundessteuerblatt 1977 Teil I

S. 487 ).

 

VII. Aufbewahrungsfristen(Tz 7 der GoBS)

Fristen

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• Wer aufzubewahrende Unterlagen nur in Form einer Wiedergabe auf einem Datenträger vorlegen kann, hat auf seine Kosten Hilfsmittel zur Lesbarmachung der Unterlagen bereitzustellen.

• Auf Verlangen der Finanzbehörde hat er auf seine Kosten die Unterlagen unverzüglich ganz oder teilweise auszudrucken bzw. lesbare Reproduktionen beizubringen.

• § 147 Abs. 2 AO schreibt zur Archivierung von Unterlagen auf digitalen Datenträgern keine bestimmte Technologie vor. Mit Ausnahme der Jahresabschlüsse und der Eröffnungsbilanz ist damit die Speicherung bzw. Archivierung der aufbewahrungspflichtigen Dokumente auf digitalen Datenträgern als sog. „andere Datenträger“ i. S. d. § 147 Abs. 2 AO zulässig. Dabei sind grundsätzlich zwei Verfahren zu unterscheiden:

• Archivierung von gescannten Dokumenten (Faksimiles)• Archivierung originär digitaler Daten und Dokumente

VIII. Wiedergabe der auf Datenträgern geführten Unterlagen I

(Tz 8 der GoBS)Wiedergabe

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Speicherung von Dokumenten in Papierform

Analoge Dokumente werden im Anschluss an den Scannvorgang auf digitalen Datenträgern archiviert. Der Scannvorgang bedarf einer genauen Organisationsanweisung darüber:• wer scannen darf (Berechtigung)• wann bzw. zu welchem Zeitpunkt gescannt wird• was bzw. welches Schriftgut gescannt wird• ob eine bildliche oder inhaltliche Übereinstimmung mit dem Original erforderlich ist ( § 147 Abs. 1 Nr. 2 oder 3 AO )• wie die Qualitätskontrolle auf Lesbarkeit und Vollständigkeit und• wie die Protokollierung von Fehlern zu erfolgen hat.

Das mittels Scannen entstandene digitale Dokument ist mit einem unveränderbaren Index zu versehen und die Unveränderbarkeit des Scan-Ergebnisses sicherzustellen. Im Anschluss an den Scanvorgang darf die weitere Bearbeitung nur mit dem gespeicherten Beleg erfolgen (z. B. Buchungsvermerke).

VIII. Wiedergabe der auf Datenträgern geführten Unterlagen II

(Tz 8 der GoBS)Wiedergabe

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Speicherung von originär digitalen Dokumenten I

• Originär digitale Dokumente werden durch Übertragung der Inhalts- und Formatierungsdaten auf einen digitalen Datenträger archiviert.

• Hierbei ist durch Hard- und Software sicherzustellen, dass während des Übertragungsvorgangs auf das Speichermedium eine Bearbeitung nicht möglich ist. Die Indexierung hat wie bei gescannten Dokumenten zu erfolgen.

• Das archivierte digitale Dokument kann nur unter dem zugeteilten Index bearbeitet und verwaltet werden.

• Die Bearbeitungsvorgänge sind zu protokollieren und mit dem Dokument zu speichern.

• Das bearbeitete Dokument ist als „Kopie“ zu kennzeichnen.

VIII. Wiedergabe der auf Datenträgern geführten Unterlagen III

(Tz 8 der GoBS)Wiedergabe

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Speicherung von originär digitalen Dokumenten II

• Die gespeicherten Dokumente müssen während der gesamten Aufbewahrungsfrist jederzeit reproduzierbar, d. h. lesbar sein. 

• Bei der Speicherung auf Datenträgern ist bei bestimmten Unterlagen sicherzustellen, dass die Wiedergabe mit der Originalunterlage bildlich übereinstimmt (§ 147 Abs. 2 Nr. 1 AO). Vollständige Farbwiedergabe ist erforderlich, wenn der Farbe Beweisfunktion zukommt.

• Der Verzicht auf einen herkömmlichen Beleg darf die Möglichkeit der Prüfung des betreffenden Buchungsvorgangs in formeller und sachlicher Hinsicht nicht beeinträchtigen. Der Erhalt der Verknüpfung zwischen Index, digitalem Dokument und Datenträger muss während der gesamten Aufbewahrungsfrist gewährleistet sein.

VIII. Wiedergabe der auf Datenträgern geführten Unterlagen IV

(Tz 8 der GoBS)Wiedergabe

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IT-Solutions IT-Management

Archivierungsgesetze 2002

GoBScape Realisierung – Methodik - Vorgehen

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h & p ConsultingSeite 35 April 2006

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Rollen – AbteilungenMitarbeiter - Systeme

Stammdaten - Belege & Dokumente - Journale

Konten - Geschäftsvorfälle

Richtlinien Kontrollen

AnweisungenSystemereignisse

phänomenologisch wahrnehmbare statische Objekte

Objekte der Geschäftsdynamik (business objects)

(Regeln) Objekte der Geschäftspolitik,

Systemereignisse

RealisierungModell

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h & p ConsultingSeite 36 April 2006

IT-Solutions

Nach diesem Modell wird die GoBS-/GDPdU-Relevanz und BPO untersucht und der Plan zur Herstellung der Entsprechung entwickelt.

Definition: Ein Geschäftsvorfall GVF ist ein 6-Tupel: G={A, R, AK, AN, S, D}; (Leg.:“ >“:= dominiert)Axiom: R > AK, AK > AN, AN > S; Definition: Ein Verfahren V ist eine Menge systemgesteuerter Geschäfts- vorfälle zur methodischen Abwick-lung eines Geschäftsprozesses; Definition: Verfahrensbeschreibung ist die Menge der Darstellungen der Vorfälle, Daten, Akteure, Systeme und der Regeln der Interaktion zwischen diesen &. der Handhabung und Pflege von Systemen und Daten.

Output

Daten

GeschäftsvorfallAuslöser

Input Aktionen

Systeme

Regeln

Daten

Akteure

RealisierungEntwicklung der Methodik I

Methode

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IT-Solutions

Geschäfts-

vorfall

Dokumente

BelegeAkteure

MA/SystemAktion

(Rolle)

Systeme

BW/DM/A

StammdatenJournaleKonten

Richtlinien, Kontrollen, Anweisungen und Systemereignisse (Bereitstellung u. Admin.)

RealisierungEntwicklung der Methodik II

Methode

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IT-Solutions

Abteilungen Bezeichnung Beschreibung

Rollen (singuläre Funktionen) Bezeichnung, kurzer Satz, Abtlg.

Mitarbeiter (beteiligt an GoBS-/GDPdU-relevanten Vorfällen

Mitarbeiter, Rollen (von-bis)

Systeme (DV-Stützung von GobS-/DDPdU rele. Geschäftsvorfällen

Bezeichnung, Einsatz_von_bis, Zugang, Pflege etc.

Dokumente / Belege Bezeichnung, Parameter

Stammdaten - Konten - Journale Bezeichnung, Ordnung, Parameter

Geschäftsvorfälle Parameter gemäß Definition

Richtlinien – MaßnahmenSystemereignisse

Verbale Darstellung betr. Abtlg.Bezeichnung, Paramer o. Hinweis wo

RealisierungEntwicklung der Methodik III

Methode

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IT-Solutions

ExtraktionCSV

DMSLinks

GDPdUDaten

Archiv

auchE-MailFaxEDI..

DatenbeschreibungAuswertungssystem

Datenträger für Überlassung

RealisierungVorgehen GoBS I

Vorgehen

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IT-Solutions

RealisierungVorgehen GoBS II

GoBScape Dokumentationsplattform für GoBS

Einbettung in das Intranet• Aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle• Beschreibung Belege – Journale - Konten• Verfahrensbeschreibung nach TÜVit• Dokumentation von Ereignissen (Sicherung, Tests, Prüfläufe, Freigaben etc.)• Dokumentation von Rollen, Einsatz von Personen• Abteilungsübergreifende Bearbeitung (Mehrbenutzer)

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IT-Solutions

RealisierungVorgehen GoBS III

GoBScape Dokumentationsplattform für GoBS

Einbettung in das Intranet• Einfache Handhabung der Datenvernetzung• Direkte Abbildung des TÜVIT-Standards• Abbildung der GoBS in Menu-Strukturen• Import der Dokumentation der Hersteller und Integratoren• Nebeneffekt: Wissensbasis für die eigenen Mitarbeiter (Geschäftsvorfälle)• Schnelle Orientierung für die Außenprüfer

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RealisierungGoBScape I

GoBScape Dokumentationsplattform für GoBS

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RealisierungGoBScape II

GoBScape Dokumentationsplattform für GoBS

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RealisierungGoBScape III

GoBScape Dokumentationsplattform für GoBS

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RealisierungGoBScape IV

GoBScape Dokumentationsplattform für GoBS

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IT-Solutions

RealisierungGoBScape V

GoBScape Dokumentationsplattform für GoBS

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RealisierungGoBScape VI

GoBScape Dokumentationsplattform für GoBS

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h & p ConsultingSeite 48 April 2006

IT-Solutions

RealisierungGoBScape VII

GoBScape Dokumentationsplattform für GoBS

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RealisierungGoBScape VIII

GoBScape Dokumentationsplattform für GoBS

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• Bezogen auf die GoBS: „Die GoBS zeigt Bereiche auf, auf die sich die Verfahrensdokumentation „insbesondere“ erstrecken muss. Es handelt sich nicht um eine abschließende Aufzählung aller aufbewahrungspflichtigen Dokumentationsunterlagen, sondern lediglich um einen Rahmen für den Umfang der Dokumentation. Der Umfang der im Einzelfall erforderlichen Dokumentation wird dadurch bestimmt, was zum Verständnis der Buchführung notwendig ist.“

• Bezogen auf das Intranet: Leichte Anpassbarkeit Flexible Gestaltung des Umfangs Individualisierbarkeit

RealisierungKomplexität der Pflichten

GoBS / GoBScape

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BMF-Schreiben, 25.10.77; Aufbewahrungsfristen nach § 147 Abs.3 AO.

BMF-Schreiben, 7.11.95; GoBS.

BMF-Schreiben, 16.7.01; GDPdU.

Seiler, David, RA: Einhaltung ges. Aufbew. mit digit. Signaturen; NJW 3/99.

Dauen, Sabine: Aufbewahrungspflichten; Haufe 2002.

BMF: HGB; Beck 1999.

Oestereich, Bernd: Die UML-Kurzreferenz f.d. Praxis, Oldenburg 1001.

Herling u. Mathes: Der Buchführungsratgeber; Beck/dtv 2001.

Wöhe, Günter: Einführung. i.d. allg. BWS, Vahlen 2000.

Literaturangaben

Literatur

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