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Jour Fixe, 26.11.2018 RechenzentrumGunther Schmidt

DOKUMENTENMANAGEMENT &ALTERNATIVE WERKZEUGE

JOUR FIXE VERWALTUNG


ANLASS UND ZIEL

• Analoge Archive für Schriftstücke und Akten• Täglich wachsende Menge an digitalen Daten• Gesetzliche Auflagen zur Aufbewahrung• Dezentrale Datenhaltung• Wechselnde Zuständigkeiten• Ausscheidende Mitarbeiter*innen• Auskunftspflicht und Berichtswesen• Einführung neuer E-Services in der Verwaltung


ANLASS UND ZIEL

• Einfaches und schnelles Wiederauffinden• Effiziente Datenhaltung ohne Redundanzen• Einheitliche Dateiablagesysteme• Einfacher Datenaustausch nach intern/extern• Prozessgestützte Datenhaltung• Datenhoheit gekoppelt an Funktionen &

Strukturen statt an Personen• Einhaltung gesetzlicher

Datenschutzbestimmungen• Planmäßiges Löschen von Daten


BEDARFE

• Ablage und Recherche von Dokumenten• Bereitstellung von Dokumenten, intern/extern• Kommunikationswerkzeug zwischen allen Ebenen• Web-basiertes Kollaborationswerkzeug• Digitalisierung von Prozessen• Aufgaben- und Projektmanagement• …


DATENAUFKOMMEN

• rd. 1.000 Postfächer (Mitarbeiter-/Funktions-Accounts) mit 1.200 GB Daten ( 2/3 migriert)

• Ø 24.000 SPAM-Mails / Tag gefiltert durch DFN• Ø 4.000 E-Mails / Tag, davon 2.200 SPAM-Mails• rd. 150 Laufwerksfreigaben mit 6.000 GB Daten• Ø 3.000 Ausdrucke und Scans / Tag auf den MFG• täglich 2 Vollsicherungen, 14 Tage zurück• Langzeit-Backups aller Systeme je Monat / Jahr• Studierenden-Daten (HIS, StudIP…)


DOKUMENTEN-MANAGEMENTSYSTEM

Sekundenschneller Zugriff auf

Dokumente

Digitale Prozess-dokumentation und -optimierung

Keine unnötigen Wegeoder Wartezeiten

Steigerung von Transparenz und Nachvollziehbarkeit

Verringerung von Medien- und Informationsbrüchen

Leichtes Auffinden der Dokumente

und Dateien

VorteileEinhaltung von gesetzlichenVorgaben (Aufbewahrung, DS) Rechtssicherheit



100,- bis 125,- € / Nutzer*Jahr18 % Wartungskosten / Jahr


ANFORDERUNGEN

• Klare Organisationsstrukturen• Klare Zuständigkeiten• Eindeutige Vorgesetzten- und

Vertretungsregelungen• Detaillierte Prozessbeschreibung:

IST- und SOLL-Zustand

Prozesslandkarte Rollen-/Rechtemanagement Prozessoptimierung / Kosteneinsparung


PILOT-ANWENDUNG

Gremienverwaltung Präsidium (V. Stoek)o Erfassung und Ablage vergangener Sitzungeno Vor- und Nachbereitung von lfd. Sitzungen Einladungen Tagesordnung Beschlussvorlagen / Beschlüsse Protokollentwürfe Öffentl. / nicht-öffentl. Protokolle …


UMSETZUNG

• Acht virtuelle MS Server 2016 mit 2 TB Speicher• Benutzer- und Admin-Schulungen in 09/2018• Zusammenstellung sämtlicher digitaler und

analoger Dokumente!• Anlegen eines Aktenplans zur Abbildung in

Form eines Strukturbaums der Universität• Festlegung von Rechten und Rollen, Terminen

und Fristen Prozessablauf• Fertigstellung 01/2019


ANWENDUNG

Entwurf Aktenplan Uni VechtaEbene 1 Ebene 2 Ebene 3 Ebene 4 Ebene 5 Ebene 6 Titel'0 Hochschulverwaltung

'00 Leitungsprozesse'00.0 Gesetzliche Grundlagen'00.1 Gremienverwaltung

'00.10 Wissensdokumente Gremien'00.11 Präsidium

'00.11.0 Präsidiumssitzung xy'00.12 Senat

'00.12.0 Senatssitzungen'00.12.1 Senatskommissionen

'00.12.10 HPK'00.12.11 KIK'00.12.12 WK'00.12.13 EK'00.12.14 KFN

'00.13 Hochschulrat'00.14 Zentrale Studienkommission'00.15 Kommission für Gleichstellung'00.16 Studienqualitätskommission'00.17 Dezentrale Studienkommissionen'00.18 Fakultätsräte

'00.2 Strategie/Entwicklung'00.3 Kommunikation

'01 Personalangelegenheiten'02 Haushaltsangelegenheiten'03 Infrastruktur

'03.1 Rechenzentrum'03.2 Liegenschaften

'1 Studium und Lehre'2 Forschung'3 Gesellschaftsleistungen

AktenplaneinträgeAktenVorgänge


ANWENDUNG

• Zugriff auf Dokumente und Inhalte Baumstruktur (chronol./semant.) Metadaten (Dokumentart, Attribute) Inhalte (OCR)

• Berechtigungen / Zugriffskontrolle• Weiterleitung, Erinnerung, Wiedervorlage• Office-Integration inkl. Outlook• Revisionssicherheit = Rechtssicherheit• Aufbewahrungsfristen / Aussonderung


PERSPEKTIVE

• Aufbau Vertragsdatenbank (Finanzen)• Aufbau Fotodatenbank (Marketing)• Ausweitung des Nutzerkreises• Abbildung einfacher Verwaltungsprozesse Personalanträge Urlaubsanträge Zeitnacherfassung Beschaffung

• Abbildung komplexer Verwaltungsprozesse


PERSPEKTIVE

Bewerberakte /Studierendenakte


PERSPEKTIVE

Personalangelegenheiten (⇔ SAP)


PERSPEKTIVE

Rechnungswesen (e-/X-Rechnungen)


PERSPEKTIVE

Rechnungswesen (ZUGFeRD)einheitliches Datenformat für elektr. Rechnungen


ALTERNATIVEN


ACADEMIC CLOUD

Versionierung

Änderungen

Chats

Kommentare


FAZIT

• Großes Potenzial für zeitgemäße Dokumenten-verwaltung und Prozessoptimierung

• Voraussetzung sind klare Strukturen und Zuständigkeiten zur Abbildung in der Software

• Einführung ist mit hohem zeitlichen und finanziellen Aufwand verbunden (Datenquellen)

• Schulungen für Mitarbeiter notwendig• Führt langfristig zu mehr Transparenz und

Effizienz in der Hochschulverwaltung


VIELEN DANKFÜR IHRE/EURE

AUFMERKSAMKEIT

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