Interne Kommunikation neu sortiertInterne Kommunikation neu sortiert

Ein Werkzeugkasten

Andreas Voß, Anne Tessmer, JP|KOM GmbH, 10. Mai 2012

2

Facts & Figures

Durch unsere Kommunikation erreicht IhrUnternehmen seine strategischen Ziele.

Wir minimieren Risiken und helfen Ihnen,Chancen zu nutzen.

Honorarumsatz 3,3 Mio. Euro

Mitarbeiter 32/3

Geschäftsführer Jörg Pfannenberg Arne Borgards Andreas Voß Bert Wichmann

Büros Düsseldorf Frankfurt am Main Berlin

Integrierte strategische Kommunikation

KapitalmarkttransaktionenInvestor RelationsCreditor RelationsKomm. für FinanzdienstleistungenFinanzkommunikation 2.0

PressearbeitCorporate PublishingPricing-KommunikationTrade MarketingMesse-PRB2B-Kommunikation 2.0

VeränderungskommunikationFührungskräftekommunikationMitarbeiterkommunikation 2.0

Public Relations/Public AffairsCI/CD

Issues ManagementCSR-Kommunikation

Unternehmenskommunikation 2.0

Market AccessPublic Affairs

Unternehmenskommunikation

Integriertes Denken und Handeln

Leistungen

4

ReferenzenFür die Erfolge unserer Arbeit gibt es Zeugen!

Seit 2001

MitarbeiterkommunikationVeränderungskommunikation, Interne Kommunikation

2009-2010 Seit 2004

Interne Kommunikation, Geschäftsbericht

Seit 2010

Web 2.0, Veränderungskommunikation

Seit 2011

Web 2.0, Media Relations, B2B-Newsletter

Seit 2009

CI/CD, Veränderungskomm., Public Relations

2006-2011

Interne-, Finanz-, Marketing- und Unternehmenskomm.

2002-2011 Seit 2008

CI/CD, Corporate Publishing

Seit 2011 Seit 2010

Marketingkommunikation, Branding, Corp. Publishing

Seit 1995

Finanzkommunikation, Public Relations, Pressearbeit

2007

Finanzkommunikation

2001-2010

Veränderungskommunikation, Public Relations, Pressearbeit

Seit 2007

CI/CD, Corporate Publishing, Führungskräftekomm.

2008-2009

Media Relations, Komm. für Finanzdienstleistungen

2008-2010

Internationale Kommunikation,

Kommunikationsmanagement

Cultural Due Diligence, Kommunikations-Controlling

2007-2009

Für die Erfolge unserer Arbeit gibt es Zeugen!

Referenzen

Mitarbeiterkommunikation 2.0

Veränderungskommunikation, Finanzkommunikation

Zielgruppen

Kommunikationsverantwortliche als Vernetzungsmanager

Die interne Medienlandschaft neu sortieren

Vernetzungsmanager

Information – Wissen zu Prozessen und Strukturen vermitteln

Commitment – Unterstützung für Unternehmensziele schaffen

Empowerment – Zum Handeln und Entscheiden befähigen

Collaboration – Zusammenarbeit fördern

Innovation – Neue Ideen generieren

Interne Medien müssen immer mehr leisten

Ziele der internen Kommunikation

6

Dialogintensität und „Media Richness“

TIEFE

Auslöser: Veränderungstempo, Internationalisierung, technische Entwicklung

7

Media Richness = möglichst viele Sinne ansprechen

Neue Anforderungen

High Media Richness

Low Media Richness

Events

Videos

Internal Social Media

Blogs

Intranet

Black Board

Magazines

MR

Was Kommunikatoren umtreibt

Neue Herausforderungen

8

Wie lasse ich alle Mitarbeiter an der Unter-

nehmensöffentlichkeit teilhaben, wenn nicht jeder Zugang zum Intranet hat?

Wie vermittle ich strategischeBotschaften, wenn Inhalte von den Mit-arbeitern generiert werden?

Wie schaffe ich Akzeptanz für neue Medien, ohne dass alte Medien untergehen??

Wie bespiele ich effizient die immer breitere Palette

interner Medien?

30 Werkzeuge zur Neuaufstellung der internen Medien

Toolbox Interne Kommunikation

9

Übermittlung strategischer

Botschaften

Teilhabe an der Unternehmens-

öffentlichkeit

Bespielung breite Palette interner

Medien

Akzeptanz neue Medien vs. Verlust alter Medien

1 Medienportfolio

(IST)

4Benchmark-

Analyse

5SWOT

6Werttreiber-

baum

8Informations-bedürfnisse

10Medienportfolio

(SOLL)

9Strategische

Hebel

12Frequenzen

13Netz-plan

14Distribution

16 Rubriken

17Neue

Formate

18Gestaltung

19Feedback-Brainwriting

20Mashing-Landkarte

21Activity Report

22 Themen-

filter

23Integrierter

Themenplan

24Redaktions-

plan

25 Redaktionelles

Material

27 Themen-abfrage

28SOLL-/

KANN-Matrix

29Reporting

7 Zielgruppen

2 Nutzer-

befragung

3Online-

Tracking

11Redaktions-

prozess

15Aufbereitung

Themen

26 Prozess global/

regional

30Scorecard

Analyse

Strategie

Medienentwicklung

Umsetzung

Controlling

10

Toolbox

Von der Analyse über Strategie und Medienentwicklung bis zu Umsetzung und Controlling

Potenziale erkennen

Benchmark-Analyse

11

Merkmale Beispiele Publikums-/Mitarbeitermedien

Formal - Kurze Texte- Aufspaltung von Information- Verlinkungen ins Inter-/Intranet- …

Inhaltlich - Blick durchs Schlüsselloch/Human Touch

- Umfragen/Fragebögen- Diskussionsbeiträge aus Internetforum

-…

Grafisch - Ganzseitige Aufmacherbilder- Symbolbilder- Eingebettete Headlines- Emotionale Infografiken- …

Den Beitrag zur Wertschöpfung verstehen und aufzeigen

Werttreiberbaum

12

Spezifizität der Wertschöpfung

Diversität im Unternehmen erkennen

Zielgruppen

13

Relevante Fragestellungen der Zielgruppen definieren

Informationsbedürfnisse

14

Die Infrastruktur für den für internen Diskurs aufbauen

Medienportfolio (Soll)

15

Dialog

Med

ia R

ich

ness

Neue Ideen

Collaboration

Empowerment

Commitment

Information

Votings

Jam

IST SOLL

Mitarbeiter-zeitschrift

Standort-zeitschriften

Intranet News

Events

Schwarzes Brett

WikiIntranet News

Mitarbeiter-zeitschrift

Blogs

Foren

Down-Cascading

Transparenz herstellen und Routinen definieren

Redaktionsprozess

1. Sammeln/Mining Infos

2. Entscheiden Themen

3. Medienstrategie/ Aufbereitung

4. Botschaften/ Basistext

5. Redaktion Text/Bild

6. Grafische/ technische Realisierung

7. Publishing

8. Monitoring Reaktion

16

Kommuni-kation

JP│KOM

Regionale Einheiten

Redaktions-konferenz

Storylines, Seitenplan, Blindlayout

Text / Bild

Text / Bild Redigieren Layout

Freigabe deutsch

Übersetzung

Online-Proofing

Layout-Check

Freigabe

VorbereitungDruckdaten

Phase I „Redaktion und Layout“ Phase II „Übersetzung“

Alle Kanäle gemäß ihren Stärken bespielen

Mediengerechte Aufbereitung von Themen

17

Medien FunktionenMedientypische Aufbereitung

Jahrespressekonferenz Programm „BeGreen“

Mitarbeiter-zeitung

- Information/ Wissens-vermittlung

- Link zum Dialog- Hintergründe

- Bericht- Interview- Portrait- Editorial- Infografik- Bildstrecke

- Editorial: Wo wollen wir hin?- Bericht Bilanz/Ausblick- Infografiken- Interview GF zu Strategie

- Bericht zu Programm- Infografik

Intranet News

- Aktuelle Information - Kurznews- Bildergalerie- Video

- Kurznews Pressekonferenz- Video-Statement CEO

- Kurznews Programm gestartet- Video-Statements

MA zu eigenem Beitrag zum Thema- Programmorganisation/

Ansprechpartner

Web 2.0 - Abgleich- Commitment- Empowerment- Neue Ideen

- Blog- Voting- Forum

- CEO-Blog zu Zukunfts-fähigkeit/Strategie

- Diskussion „Strategie 2020“

- Forum: Wie grün ist unser Büro? - Jam: Entwicklungsfelder

Standort-zeitschriften

- Information - Identifikation- Commitment

- Bericht- Interview- Portrait- Editorial- MA-Statements- Bildstrecke

- SOLL: Bericht Rückblick/Ausblick

- SOLL: Interview GF zu Strategie

- KANN: Bericht Bilanz Standort

- SOLL: Bericht zu Programm- KANN: Bericht Projekte vor Ort -

unser Beitrag

Grafische Leitlinien definieren

Gestaltung

18

Titelprägnantes grünes Zeichen

TitelmotivMitarbeiter-Portrait Nahaufnahme;schlichter Hintergrund

Aufmacher-Headline in Rubrikfarbeklickbar mit Verlinkung auf Artikel

EndmarkeSechseck in Rubrikenfarbe

TeasertextHeadline mit Unterzeile

Ausgabennummer

Teaserbildquadratischer Bildauschnitt;klickbar mit Verlinkung auf Artikel

Teaserfeldmit zwei weiteren Top-Themen der Ausgabe

Kopfauf weißem Hintergrund

Schnelle Rückmeldung zur Mediengestaltung geben

Feedback-Brainwriting

19

+Sechseck als wiederkehren-des Element

+Mitarbeiter im Fokus

-Teaser ohne Bilder

?Schutzzone Logo klären

-Besser: Blick direkt in Kamera

Crossmediale Links entwickeln

Mashing-Landkarte

20

Standort-zeitschrift

Intranet (global)

Mitarbeiter-zeitschrift

Intranet(regional)

Verweis auf nächste/letzte Ausgabe

Übernahme Redaktionelles Material;Verweis auf verwandte Artikel

Links zu globalen News, Bildergalerien,

Videos

Links zu regionalen News, Bildergalerien, Videos

Verweis auf Hintergrundberichte, Interviews, Startseite: Hinweis auf neue Ausgabe

Verweis auf regionale News

Verweis auf News, Bildergalerien, Videos

Übernahme ausgewählter Inhalte (z. B. Newsteaser, Forenbeiträge)

Links zu News, Bildergalerien, Videos, Foren, Blogs…

Startseite: Teaser aktuelle MAZ-Ausgabe, Permanenter Link zum MAZ-Archiv

News: Links zu verwandten Berichten in MAZVideointerviews: Link zu Volltext in MAZ

Verweis auf nächste/letzte Ausgabe

Adaptionvon regionalen

Inhaltenggf. Adaption von Inhalten

Links zu verwandten

Artikeln

Links zu verwandten regionalen

Artikeln

Mediengerecht die Inhalte planen

Integrierter Themenplan

21

Thema

Medium

Jahrespresse-konferenz 2012

Programm „BeGreen“

… …

Mitarbeiter-zeitung

- Kurznews (4/12)- Interview CFO (5/12)

- Teaser(6/12)- Bericht(7/12)

Intranet - Bericht- Infografiken- Video CEO

- Bildergalerie- Wiki- Forum

Regional - SOLL: Kurznews (Q2/12)

- …

- Kurzmeldung

Den Erfolg der Neusortierung sichtbar machen

Scorecard

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Ebene Werttreiber KPI Ziel Projektende

Crossmedialität

Aktualität…

- Zahl Verlinkungen e-MAZ ins Intr./Internet

- Frequenz e-MAZ

- 20 Links je Ausgabe

- 8 Ausgaben/Jahr…

MediennutzungAttraktivität…

- Zahl Zugriffe e-MAZ- Bewertung e-MAZ in Leserbefragung…

- >20.000 je Ausgabe- Note 4 oder besser…

Vertrauen in GF

…

- Mitarbeiterbefragung: Vertrauen in GF

…

- 80% der MA Note >3,5…

Austausch (crossboarder, crossfunctional)…

… …

Die interne Kommunikation neu aufstellen

Fallstudie GreenChem

GreenChem ist ein führendes und weltweit agierendes Chemie-Unternehmen mit Sitz in Dormagen. Es liefert chemische Vorprodukte für renommierte Markenartikelhersteller, zum Beispiel von Körperpflege-, Reinigungs- und Lebensmitteln. Bedient werden Märkte in Europa, Amerika und Asien.

Das Kommunikationsteam soll ein vernetztes System von Kanälen und Instrumenten schaffen, so dass möglichst effektive und zielgerichtete Kommunikationsprozesse entstehen.

Key Facts

Sensible Branche im Fokus der Öffentlichkeit

Lösungen zur Bedienung „grüner“ Verbraucher-bedürfnisse bilden Markenkern

Seit zwölf Jahren börsennotiert und seit fünf Jahren im MDAX gelistet

2011

2011

Nutzen Sie die Tabelle und formulieren Sie für 3 Zielgruppen die jeweils wichtigsten Fragestellungen

Sie haben 10 Minuten Zeit

Definieren Sie die Informationsbedürfnisse ihrer internen Zielgruppen zum Thema: "Neue CSR-Richtlinie"

Aufgabe 1

24

Definieren Sie die Informationsbedürfnisse ihrer internen Zielgruppen zum Thema: "Neue CSR-Richtlinie"

Aufgabe 1

25

Gru

pp

e 1

Gru

pp

e 2

Gru

pp

e 3

Erstellen Sie eine Mashing-Landkarte zum Thema "Neue CSR-Richtlinie"

Aufgabe 2

26

Wie können Sie das Thema spielen und dabei die vorhandenen Medien bestmöglich vernetzen?

Nutzen Sie die Vorlage für ihre eigene Mashing-Landkarte – tragen Sie Beiträge ein und vernetzen Sie diese

Sie haben 10 Minuten Zeit

27

Standort-zeitschrift

Intranet News

Mitarbeiter-zeitschrift

Forum

Aufgabe 2

Erstellen Sie eine Mashing-Landkarte

28

Standort-zeitschrift

Intranet News

Mitarbeiter-zeitschrift

Forum

Aufgabe 2

Erstellen Sie eine Mashing-Landkarte

Fragen und Antworten rund um die neue CSR-Richtline

Verweis auf Content-Bereich + Download

Verweis auf Q&As

5 Thesen des regionalen Einkaufsleiters

Q&A Dokument

Richtlinie zum Download

29

Standort-zeitschrift

Intranet News

Mitarbeiter-zeitschrift

Forum

Aufgabe 2

Erstellen Sie eine Mashing-Landkarte

Richtlinie zum Download

Projektorganisation/Verantwortlichkeiten

5 Fragen an Projektleiter (Video)

News: Neue Richtlinie

Verweis auf Content-Bereich zum Thema etc.

Online-Voting Top 5-Fragen

Fragen und Antworten rund um die neue CSR-Richtline

Best Practice Exchange: Gute Ideen aus den Regionen/ in den Funktionen

Verweis auf Content-Bereich + Download

Verweis auf Q&As

Ggf. Serie: Verweis auf letzte/nächste Ausgabe

Vorstellung wichtige Eckpunkte

Ziele & Commitment Vorstand

Ausblick/Meilensteine

„Mehr dazu bald auch in ihrer Standortzeitung“

Umsetzung im Einkauf in unserer Region

5 Thesen des regionalen Einkaufsleiters

Blick über den Tellerrand

Q&A Dokument

Andreas Voß

Geschäftsführer

30

Anne Tessmer

Beraterin

Worauf Sie zählen können

Ihr Team bei JP│KOM

Die komplette JP│KOM Toolbox Interne Kommunikation finden Sie unter:www.jp-kom.de

Bei Rückfragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung!

JP|KOM GmbHGrafenberger Allee 11540237 DüsseldorfTel: +49-211-687835-43Fax: +49-211-687835-30andreas.voss@jp-kom.de

JP|KOM GmbHLiebfrauenberg 39 60313 Frankfurt am Main Tel: +49 69 921019-48 Fax: +49 69 921019-50 anne.tessmer@jp-kom.de