Kalender-Synchronisation von Terminen aus MEDonline · 2016. 2. 26. · Kalender-Synchronisation...

Team IT

Medizinische Universität Graz

24.2.2016

Kalender-Synchronisation von Terminen aus MEDonline


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Inhalt

Allgemeine Kalenderfunktionen und Einträge............................................................................5

Persönliche Kalenderfunktionen und Einträge ..........................................................................5

Erstellen von persönlichen Terminen ..........................................................................................6

Termine ändern ..........................................................................................................................8

Persönliche Einstellungen für Terminkalender .............................................................................9

Kalendersynchronisation .............................................................................................................9

Kalender-Abonnement mit automatischer Aktualisierung ...........................................................9

Synchronisation des MEDonline-Kalenders über den Google-Kalender ...................................... 11

Synchronisation auf einem Smartphone mit Android-Betriebssystem........................................ 11

Synchronisation über Outlook an der Medizinischen Universität Graz ....................................... 13

Synchronisation mit Apple-iCloud-Kalender............................................................................... 14


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Der Terminkalender aus MEDonline kann von Ihrer Visitenkarte aus aufgerufen

werden. Melden Sie sich dazu mit Ihren BenutzerInnendaten an:

https://online.medunigraz.at/

Unter Ihrer Visitenkarte finden Sie im Bereich „Ressourcen“ den Link

„Terminkalender“.

Der Kalender in MEDonline ermöglicht allgemein folgende Ansichten auf

eingetragene Termine:

Tag

Woche

Monat

Wochentag im Semester

Die angezeigten Kalenderdaten können einerseits über den Button 'Drucken'

ausgedruckt oder über die 'Export'-Funktion in das iCal- bzw. CSV-Format

exportiert werden, um die Termine auch in anderen Systemen nutzbar zu machen.

https://online.medunigraz.at/


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Wählen Sie dazu ein "Datum von" aus und es werden in Folge alle Termine ab

diesem Datum exportiert, sobald Sie „Download“ drücken.

Wenn Sie in der Terminansicht den Mauszeiger über einen Termin bewegen,

erhalten sie in einem zusätzlichen Tooltip weitere Informationen zum Termin, wie z.B.

bei LV-Terminen Name der Vortragenden, LV-Typ, Wochenstundenanzahl, etc.

Allgemeine Kalenderfunktionen und Einträge

Folgende Termine werden automatisch in Ihren Kalender eingetragen:

Alle Termine der Lehrveranstaltungen bzw. Gruppen zu Lehrveranstaltungen, bei

denen Sie als Vortragende/r tätig sind. Dabei werden alle LV-Termine vom Typ

Abhaltung, Vorbesprechung, Vorbereitung und Nachbereitung übertragen.

Prüfungstermine, bei denen Sie als PrüferIn eingetragen sind.

Termine zu Weiterbildungs- und Personalentwicklungsprogrammen.

Termine zu Weiterbildungskursen, zu denen Sie sich angemeldet haben.

Zusätzlich zu diesen Terminen können Sie persönliche Termine in den eigenen

Terminkalender eintragen.

Persönliche Kalenderfunktionen und Einträge

Innerhalb der allgemeinen Kalenderfunktion ermöglicht Ihnen das Programm auch

das Führen eines persönlichen Terminkalenders. Ihre persönlichen Termine sind nur

für Sie nach dem Einloggen in MEDonline sichtbar und bearbeitbar.


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Um persönliche Termine zu erstellen, verwenden Sie die Schaltfläche "Neuer

persönlicher Termin", mit der Sie in die Terminerstellungsmaske gelangen.

Als Datum ist das aktuelle Datum vorgegeben. In der Maske können Sie wählen, ob

Sie einen Einzeltermin oder eine Terminserie erstellen möchten.

Attribut Zeile Bedeutung

Betreff Geben Sie hier den Betreff des Termins an, der als

Name des Termins im Kalender angezeigt wird.

Datum Serientyp Wählen Sie aus, ob es sich beim Termin um einen

Einzeltermin oder um eine (tägliche oder

wöchentliche) Terminserie handelt. Je nach

gewähltem Serientyp werden zusätzliche Attribute

eingeblendet:

Einzeltermin am: Wählen Sie das Datum des Termins aus.


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täglich/wöchentlich

(Terminserie)

Serienbeginn/Serienende:

Ende nach [x] Terminen: Geben Sie hier eine Zahl

zwischen 1 und 99 an, um die Anzahl der Termine

der Serie zu bestimmen.

Ende am [y]: Alternativ dazu können Sie auch das

Enddatum der täglichen oder wöchentlichen Serie

angeben. Es wird dann bis zum angegebenen

Enddatum jeden Tag/jede Woche ein Termin

erstellt.

Frequenz:

Alle [x] Tage: Das Attribut wird bei Auswahl

"tägliche Terminserie" eingeblendet. Erfassen Sie

den Wert "1" für tägliche Abhaltungen bzw. den

Wert "2", wenn der Termin nur jeden zweiten Tag

eingetragen werden soll, z.B. montags und

mittwochs, freitags und montags, usw.

Alle [x] Wochen am [y]: Bei wöchentlich

abgehaltenen Terminen erfassen Sie den Wert "1",

bei zweiwöchigen (Abhaltung jede zweite Woche)

"2", usw. und wählen dann den Wochentag.

Uhrzeit Beginn- und Endezeit des Termins. Durch Klick auf

das Feld "von" oder "bis" erhalten Sie eine

Auswahlliste, in der Sie die gewünschte Uhrzeit

wählen können.

Alternativ dazu können Sie die Uhrzeit auch

manuell eingeben; ein systemeigener Algorithmus

gibt dann die nächstliegende Uhrzeit vor (wenn Sie

z.B. "830" eingeben, wird automatisch 08:30 Uhr

eingetragen).

LV-frei Wählen Sie, ob Termine auch an LV-freien Tagen

erstellt werden sollen.

Ferien und Feiertage werden von zentraler Stelle

im System erfasst. Welche Wochentage (Samstag,

Sonntag) als LV-frei angesehen werden, hängt von

zentralen Einstellungen an Ihrer

Universität/Hochschule ab.

Anmerkung Hier können Sie eine beliebige Anmerkung zum

Termin eingeben.

Speichern Sie Ihre Eingaben im System, indem Sie sie mit der Schaltfläche

"Speichern" oder "Speichern und Schließen" bestätigen. Der Termin wird dann im

persönlichen Terminkalender angezeigt.


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Sollten Sie nachträglich noch Änderungen an Terminen vornehmen wollen, so

können Sie diese für folgende Terminarten durchführen:

Persönliche Termine (ohne Bezug zu einer Ressource)

Termine für die persönliche Nutzung einer Ressource (Einzelnutzung)

Termine, die Sachbearbeiter in den von ihnen verwalteten Räumen erstellen

Von der Terminart hängt ab, welche Attribute geändert werden können.

Beispielsweise können Datum und Uhrzeit bei persönlichen Terminen ohne

Ressourcenverknüpfung (= Termine des persönlichen Terminkalenders) sowie bei

Sperrterminen nicht geändert werden und somit diese Termine nicht verschoben

werden.

Verwenden Sie dazu den Link auf dem Termin, nehmen Sie im Termindetailfenster

die gewünschten Änderungen vor und speichern Sie sie. Wenn Sie Termine löschen,

bleiben diese im System gespeichert und können auf Wunsch angezeigt werden

(durch Festlegen der Anzeige in den Kalendereinstellungen).

Um eine Terminserie zu bearbeiten, rufen Sie das Bearbeitungsfenster eines

beliebigen Einzeltermins der Serie auf und wählen Sie dann den Link 'Terminserie'

rechts oben im Fenster an.

Es öffnet sich das Detailfenster der Terminserie, in dem im Bereich "Serie" die

ursprünglich angegebenen Werte und im Bereich "Termine der Serie" die einzelnen

Termine der Serie angezeigt werden. Falls einzelne Termine der Serie geändert

wurden, können die Termine von den ursprünglichen Terminen der Serie sowohl im

Datum als auch in der Uhrzeit abweichen. Zum Bearbeiten von Terminserien in

einem Schritt siehe die Online-Hilfe im Detailfenster der Terminserie "Terminserien

verwalten".

Hinweis: Wenn Termine aus Bereichen, in denen Sie die Berechtigung zur

Terminverwaltung haben, in Ihrem persönlichen Terminkalender angezeigt werden

(Beispiel: Sie haben die Berechtigung zum Verwalten von Weiterbildungsterminen

und sind selbst Teilnehmer/in bzw. Vortragende/r eines Kurses, dessen Termine

daher in Ihrem Kalender aufscheinen), so können Sie diese Termine auch aus dem


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Terminkalender heraus verschieben. Siehe dazu die Online-Hilfe zur

Terminverwaltung im jeweiligen Bereich.

Authentifizierte BenutzerInnen können für die Anzeige des Terminkalenders

persönliche Einstellungen festlegen. Über den Link 'Einstellungen' (nicht verfügbar

in der Bestätigungsansicht für Terminanfragen) stehen dafür mehrere Optionen zur

Verfügung, die selbsterklärend sind. Die Einstellungen wirken sich sowohl auf den

persönlichen Kalender als auch auf Kalender von Ressourcen sowie auf die

Bestätigungsansicht aus. Die persönlichen Kalendereinstellungen werden für jede/n

einzelne/n Benutzer/in im System gespeichert, sodass die/der Benutzer/in beim

erneuten Anmelden am System wieder dieselben Einstellungen vorfindet.

Im Einstellungsfenster können Sie u.a. festlegen, ob auch abgelehnte und gelöschte

Termine angezeigt werden sollen. Abhängig von den zentralen Einstellungen besteht

die Möglichkeit, die Standardfarben für die verschiedenen Ereignistypen (LV-

Termine, Prüfungstermine, persönliche Termine etc.) und für die verschiedenen

Terminstatus (geplant, fix etc.) zur besseren Unterscheidbarkeit an die persnliche

Farbwahrnehmung anzupassen.

Mit der Option Liste können Sie die Kalenderanzeige umschalten und anstelle des

grafischen Kalendariums eine Listendarstellung der Kalendereinträge anzeigen.

Kalendersynchronisation

Im Navigationsbereich der Terminübersicht finden Sie den Button 'Veröffentlichen'.

Damit können Ihren persönlichen Terminkalender mit Hilfe von iCalendar in anderen

Programmen/Geräten anzeigen, wobei die Daten in einem bestimmten Intervall

automatisch aktualisiert werden.


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Was macht das automatische Kalender-Abonnement, kurz iCal-Abo?

Das iCal-Abo synchronisiert Ihren externen Kalender (Outlook,

Thunderbird+Lightning, Kalender von Mobiltelefonen, etc.) mit dem persönlichen

Terminkalender von MEDonline. Im Gegensatz zum bereits bestehenden iCal-

Export (Link 'Export') werden Termin-Updates vollautomatisch auf Ihr externes

Programm/Gerät übertragen. Es handelt sich dabei um eine "One-Way-

Synchronisation", d.h. der Datentransfer verläuft nur in eine Richtung:

Änderungen werden von MEDonline an den Client geschickt, umgekehrt

übernimmt MEDonline jedoch keine Termine, die Sie in Ihrem externen Kalender

eintragen

Wie verwende ich das iCal-Abo?

Als angemeldete/r Benutzer/in finden Sie im persönlichen Terminkalender von

MEDonline den Link 'Veröffentlichen'. Über diesen Link können Sie in einem

eigenen Fenster eine beliebige URL generieren, die Sie dann in der

Benutzeroberfläche des externen Programms/Geräts an geeigneter Stelle

einfügen und damit Kalenderdaten aus MEDonline importieren und einsehen

können.

Welche Programme/Betriebssysteme/Geräte können das iCal-Abo nutzen?

Die Mehrzahl der aktuellen Programme und Geräte unterstützen mittlerweile iCal

als Quasi-Standard, u.a. Outlook (ab Version 2007), Thunderbird mit Lightning-

Add-on, GroupWise von Novells, Apple iCal, zahlreiche Linux-Clients, moderne

Smartphones (iPhone, Google Android, etc.), Web-Kalender (Google Calendar,

mit Einschränkungen – siehe nächster Punkt).

Bekannte Einschränkungen bei externen Programmen/Geräten:

- Outlook 2003 unterstützt iCal derzeit noch nicht

- Google Calendar ist sehr langsam beim Laden/Aktualisieren der externen

Kalender (je nach Umfang der Kalenderdaten bis zu mehreren Tagen!).

Hinweise:

- Exportierte Kalenderdaten beinhalten alle Termine von einem bestimmten Datum in

der Vergangenheit bis zu einem bestimmten Datum in der Zukunft.

- Die Kalenderdaten werden zwischengespeichert. Änderungen im Terminkalender

von MEDonline werden mit einer gewissen Verzögerung auf dem externen Kalender

angezeigt.


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- Halten Sie die automatisch generierte URL geheim und schützen Sie sie vor

dem Zugriff durch Dritte! Mit der URL können andere Personen Ihre

persönlichen Kalenderdaten auf externen Programmen/Geräten einsehen!

Da die meisten Smartphones mit Android-Betriebssystem mit Google synchronisiert

sind, kann der MEDonline-Kalender auch über den Google-Kalender hinzugefügt

werden.

1.) Kopieren Sie die automatisch generierte URL aus Ihrem persönlichen

Terminkalender (MEDonline -> Terminkalender -> Link "Veröffentlichen")

2.) Öffnen Sie Ihren Google-Kalender und klicken Sie auf das Pfeilsymbol neben

"Weitere Kalender"

3.) Wählen Sie den Eintrag "Über URL hinzufügen", setzen Sie die kopierte URL in

das Feld ein und klicken Sie auf die Schaltfläche "Kalender hinzufügen"

1.) Kopieren Sie die automatisch generierte URL aus Ihrem persönlichen

Terminkalender (MEDonline -> Terminkalender -> Link "Veröffentlichen"); diesen

Link benötigen Sie für die weiteren Schritte. Sie können den Link entweder direkt am

Smartphone kopieren oder sich per E-Mail oder SMS zusenden lassen und ihn dann von

dort kopieren.


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2.) Richten Sie die Synchronisation über eine beliebige App auf Ihrem Smartphone

ein (Tipp: eine kostenfreie App, die für eine Synchronisation ohne Google

verwendet werden kann, ist "ICalSync2")

3.) Öffnen Sie die zuvor im Playstore heruntergeladene App "ICalSync2" und klicken

Sie auf Synchronisationskonten anzeigen -> Konto hinzufügen -> ICalSync2

4.) Geben Sie im Menü von ICalSync2 einen Kalendernamen, z.B. "MEDonline", ein

und bestätigen Sie die Eingabe

5.) Setzen Sie im Feld "URL" die zuvor kopierte URL ein und speichern Sie Ihre

Eingaben; das somit erstellte Konto kann in jeder Kalender-App angezeigt

werden.

MEDonline


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Zudem ist es auch möglich den Terminkalender zuerst mit Ihrem Exchange-E-Mail-

Account zu synchronisieren und die Daten danach erst auf das Smartphone zu

transferieren.

1.) Melden Sie sich unter Sie auf https://webmail.medunigraz.at/ an und klicken Sie

dort auf "Kalender". Wählen Sie den Navigationspunkt "Weitere Kalender" und

wählen Sie dann die Option „Kalender öffnen“ aus.

Setzen Sie nun die zuvor kopierte URL

im Feld "Internetkalender" ein und

klicken Sie auf "Öffnen"


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Öffnen Sie dazu iCloud und fügen Sie eine neue Kalender-Subscription hinzu. Sie

können die Subscription entweder lokal oder zu Ihrem bestehenden iCloud-Account

hinzufügen. Im zweiten Fall besteht der Vorteil, dass Sie den Kalender auch sofort

am iPhone, iPad o.ä. sehen können, wenn Sie dort Ihren iCloud-Account eingerichtet

haben.

https://online.medunigraz.at/mugtest/

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