KFK PMKFK PMGeschäftsprozess – und Geschäftsprozess – und

OrganisationsentwicklungOrganisationsentwicklung

Qualifikations- und Qualifikations- und BewerberverwaltungBewerberverwaltung

Team 5 / Thema 8Team 5 / Thema 8Bielecki Maximilian 0002090Bielecki Maximilian 0002090

Cosulich Marco 0004035Cosulich Marco 0004035Imam Ibrahim 0000242Imam Ibrahim 0000242

Rauter Alexandra 9806118Rauter Alexandra 9806118Zeiser Corinna 0000090Zeiser Corinna 0000090

Kleiner ÜberblickKleiner Überblick

• Allgemeine ProblemstellungAllgemeine Problemstellung

• Projektmitarbeiter - Bewerbung NEUProjektmitarbeiter - Bewerbung NEU

• SOLL – ZustandSOLL – Zustand– BewerbungsablaufBewerbungsablauf– BewerbungsbogenBewerbungsbogen– MitarbeiterbogenMitarbeiterbogen

• Problembehandlung für spezielle Problembehandlung für spezielle FragenFragen

Allgemeine Problemstellung Allgemeine Problemstellung 11

• IST – ZustandIST – Zustand– System für Personalverwaltung I3V (weitergeführte System für Personalverwaltung I3V (weitergeführte

Eigenentwicklung)Eigenentwicklung)

– Keine zentrale elektronische StellenverwaltungKeine zentrale elektronische Stellenverwaltung

– Kein einheitlich definierter Geschäftsprozess für Kein einheitlich definierter Geschäftsprozess für BewerbungslaufBewerbungslauf

– Entwicklung des Systems für die Jobpoolverwaltung Entwicklung des Systems für die Jobpoolverwaltung (bisher nur für Projektmitarbeiter) wurde an eine (bisher nur für Projektmitarbeiter) wurde an eine externe Firma abgegebenexterne Firma abgegeben

– Keine zentrale Bewerbung derzeit möglichKeine zentrale Bewerbung derzeit möglich

Allgemeine Problemstellung Allgemeine Problemstellung 22

• Unsere Aufgabenstellung:Unsere Aufgabenstellung:– IST Zustand analysierenIST Zustand analysieren– Projekt Mitarbeiter Pool analysierenProjekt Mitarbeiter Pool analysieren– Entwicklung des Geschäftsprozesses Entwicklung des Geschäftsprozesses

„Bewerbungsablauf“„Bewerbungsablauf“– Entwicklung eines Prozesses zur Entwicklung eines Prozesses zur

„Mitarbeiterqualifikationserhebung“„Mitarbeiterqualifikationserhebung“– Lösungsansätze zu ausgewählten Lösungsansätze zu ausgewählten

ProblemstellungenProblemstellungen

Projektmitarbeiter – Bewerbung Projektmitarbeiter – Bewerbung

NEUNEU 1 1

• Erster Versuch um Teil der Erster Versuch um Teil der Bewerbungen Online durchzuführenBewerbungen Online durchzuführen

• Derzeit funktioniert dies nur für Derzeit funktioniert dies nur für einzelne Projekteeinzelne Projekte

• BewerbungsformularBewerbungsformular

Projektmitarbeiter – Bewerbung Projektmitarbeiter – Bewerbung

NEUNEU 2 2

Projektmitarbeiter – Bewerbung Projektmitarbeiter – Bewerbung

NEUNEU 3 3• Analyse des aktuellen BewerbungstoolsAnalyse des aktuellen Bewerbungstools

– Auf Homepage (Univie) relativ schwer zu findenAuf Homepage (Univie) relativ schwer zu finden– Bewerbungstool ist unter Mitteilungsblättern Bewerbungstool ist unter Mitteilungsblättern

erreichbarerreichbar– Menüpunkt „Registrieren“ und „Einloggen“ nicht Menüpunkt „Registrieren“ und „Einloggen“ nicht

gleich ersichtlich! Nur über Linkinfo erreichbargleich ersichtlich! Nur über Linkinfo erreichbar– Automatisch generiertes Passwort Automatisch generiertes Passwort

sicherheitstechnisch zu kurzsicherheitstechnisch zu kurz– Beim Einloggen keine klärenden FehlermeldungenBeim Einloggen keine klärenden Fehlermeldungen

Projektmitarbeiter – Bewerbung Projektmitarbeiter – Bewerbung

NEUNEU 4 4

• Analyse des aktuellen Analyse des aktuellen Bewerbungstools (forts.):Bewerbungstools (forts.):– Dateianhangsformate sind nicht Dateianhangsformate sind nicht

beschriebenbeschrieben– Upgeloadete Dateien weder sichtbar noch Upgeloadete Dateien weder sichtbar noch

editierbar.editierbar.– Auslogbutton sehr klein und ohne Auslogbutton sehr klein und ohne

BeschriftungBeschriftung– Bewerbungstool derzeit nur auf Deutsch Bewerbungstool derzeit nur auf Deutsch

verfügbarverfügbar

Sollzustand Sollzustand 11

Sollzustand Sollzustand 22

• Bewerbungsbogen (Bewerbungsbogen (Link zum Link zum SheetSheet))

• QualifikationsverwaltungQualifikationsverwaltung– Keine detaillierten Keine detaillierten

Informationen von Mitarbeitern Informationen von Mitarbeitern bez. (Sonder-)qualifikationenbez. (Sonder-)qualifikationen

– Qualifikationsbogen (Qualifikationsbogen (Link zum Link zum SheetSheet) zur einmaligen Erhebung ) zur einmaligen Erhebung der Daten bestehender der Daten bestehender MitarbeiterMitarbeiter

Problembehandlung für spezielle Problembehandlung für spezielle Fragen 1Fragen 1

• Interne BewerbungInterne Bewerbung– Interner JobwechselInterner Jobwechsel– Anonymisierung der Bewerber Anonymisierung der Bewerber

notwendignotwendig– Jede Bewerbung muß über Kennzahlen Jede Bewerbung muß über Kennzahlen

anonymisiert werdenanonymisiert werden– Name, Adresse und Telefonnummer wird Name, Adresse und Telefonnummer wird

ausgeblendet bei Vorauswahlausgeblendet bei Vorauswahl

Problembehandlung für spezielle Problembehandlung für spezielle Fragen 2Fragen 2

• Verbleib der Bewerbungen im PoolVerbleib der Bewerbungen im Pool– Maximal 3 Jahre im SystemMaximal 3 Jahre im System– Einmal jährlich Einmal jährlich

AktualisierungsaufforderungAktualisierungsaufforderung– Wenn keine Aktualisierungen erfolgen, Wenn keine Aktualisierungen erfolgen,

dann werden Daten aus Bewerberpool dann werden Daten aus Bewerberpool entferntentfernt

Danke für die Danke für die Aufmerksamkeit!Aufmerksamkeit!