Kirchner + Robrecht-White Paper "IT-Systeme erfolgreich auswählen"

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IT-Systeme erfolgreich auswählen

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Alzenau, 12. Juni 2014

Eine einfache Frage: Welches System ist für mein Unternehmen das richtige?

Whitepaper Professionelle Systemauswahl 2

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Aber keine schnelle Antwort, denn die künftige Systemland-schaft soll effizientes und flexibles Agieren ermöglichen


Typische (allgemeine) Anforderungen an IT-Systeme

integriert• Harmonische Ein- und Anbindung in die bestehende Systemlandschaft• Übergreifende Planungs- und Steuerungsfunktionen• Standardisierte APIs für gängige (Branchen-)Software

strukturiert• Zentrale, strukturierte Datenhaltung, Informationen als singuläre Assets organisiert• Durchgängiges Berechtigungs- und Rollenkonzept• Groupware- und Workflowunterstützung

flexibel• Schnelle Anpassbarkeit an sich ändernde Produkte, Preise, Kanäle, Gesetze, …• Mandantenspezifische Konfiguration von Strukturen und Prozessen• Modularer Aufbau des Gesamtsystems

wirtschaftlich• Hoher Automatisierungsgrad, ausgeprägte Ergonomie, einfacher Betrieb• Systemausprägung (kann) nah am Hersteller-Standard (bleiben)• Umfangreiche funktionale Grundausstattung, geringer Eigenentwicklungsbedarf

zukunftssicher• Gängige Standards bei Programmiersprache, Entwicklungsumgebung, Datenbanken• Saubere Schnittstellen (z.B. REST-API, Ex-/Import XML + JSON)• Durchgängig objektorientierter Systemaufbau

Die IT wird von der permanenten technischen Entwicklung getrieben - und wirkt selber auch als Treiber des Business


Die 10 wichtigsten IT-Trends 2014

vgl. http://www.computerwoche.de/a/die-zehn-wichtigsten-it-trends,2551615

Digitalization –IT as Product

Software as aService (SaaS)

ERP, CRM, SCMof the future

Cloud Computing

Dynamic Infrastructure

Social Business

IdentitiyManagement and

Cybersecuity

Big Data

Mobile Workspaceand Apps

Consumerisation

Entwicklung Einführung Wachstum Sättigung Rückgang Abschaffung

Systemnutzung

Systemnutzen

Systemkosten

Die eigenen Systeme im Unternehmen können da oft nicht mehr mithalten


Systemlebenszyklus

vgl. http://www.enzyklopaedie-der-wirtschaftsinformatik.de

• Entwicklung: Schritte der Ideenfindung und -verwirklichung der Software-Entwicklung werden durchlaufen.

• Systemeinführung: Erfolgt eine schrittweise Einführung, ergibt sich eine wachsende Nutzung. Die Nutzungsintensität wird auch vom Auftreten und Beseitigen von Fehlern während der Tests und zu Beginn des produktiven Betriebes bestimmt.

• Wachstum: Alle Tests sind abgeschlossen, alle während der Einführung aufgetretenen Fehler beseitigt und alle Funktionen können produktiv genutzt werden. Die Nutzung nimmt durch weitere Nutzer zu.

• Sättigung/Reife: Die Nutzung erreicht ihren Höhepunkt. Bisherige Nutzer können keine weiteren Nutzungsmöglichkeiten entdecken und weitere Nutzer kommen nicht mehr hinzu. Das System entspricht nicht mehr dem Stand der Technik, konkurriert mit anderen oder die unterstützten Aufgaben verlieren an Bedeutung.

• Rückgang: Der in der Phase Sättigung/Reife einsetzende Rückgang setzt sich fort.

• Abschaffung: Hier muss die Entscheidung getroffen werden, zu welchem Zeitpunkt ein System durch ein neues abgelöst wird.

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Mit Kirchner + Robrecht folgt die Auswahl einem systemati-schen Vorgehen und führt zu sicheren Entscheidungen


Aufgaben im Auswahlprojekt

• Business- und Produktstrategie beschreiben

• IT-strategischen Rahmen ggf. erarbeiten und beschreiben

• Sollprozesse und –organisation definieren

• Anforderungen an die technischen Systeme ableiten und Lastenheft erstellen

• Marktsichtung durchführen

• Leistung / System ausschreiben

• Businesscase erarbeiten

• Anbieter auswählen

• Vertrag gestalten

• Umsetzungsprojekt planen

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Welches (zukünftige) Geschäft soll das System unterstützen?


Business- und Produktstrategie

Worauf es ankommt:

Beschreibung des bestehenden und künftigen Produkt- und Dienstleistungsspektrums sowie der resultierenden systemtechnischen Anforderungen

Beschreibung der zugrundeliegenden Geschäfts-modelle und Zuordnung der Rolle, die die Systeme bei Entwicklung, Herstellung und Betrieb der Produkte und / oder der Administration spielen

Darstellung der zu bedienenden Vertriebskanäle und relevanten Vermarktungsformen sowie der hierfür erforderlichen systemtechnischen Unterstützung

Ableitung der dafür benötigten Kundendaten und Beschreibung, wie diese gewonnen und verarbeitet werden können

Festlegung der zu bedienenden Märkte und der resultierenden Bedeutung für das System

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Welche Rahmenbedingungen gibt die IT-Strategie des Unternehmens vor?


IT-strategischer Rahmen

Worauf es ankommt:

Formulierung der Grundsätze, die sich das Unternehmen bei der Beschaffung von Software gibt, nämlich:

Bedingungen, unter denen Applikationen eigenent-wickelt bzw. als Kaufsoftware bezogen werden

Die Rolle von Standardsoftware im Verhältnis zu Individual- oder branchenspezifischen Applikationen

Möglichkeiten und Grenzen des Einsatzes von Open Source Software, Bedingungen für den Einsatz kommerzieller Produkte

Betriebsgrundsätze für Software: On-Premise-Implementierungen versus Bezug als Service (SaaS)

Einführungsprinzip für neue Software: Big Bang, modulweise, mittels Piloten, …

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In welche Organisation wird das System implementiert – und welche Organisation soll das System ermöglichen?


Sollprozesse und –organisation

Worauf es ankommt:

Beschreibung der Geschäftsprozesse, die das System abdecken soll: Wie gestalten sich diese heute, wie sollen sie in Zukunft aussehen?

Örtliche und organisatorische Zuordnung der künftig wahrzunehmenden Aufgaben: Welche funktionale Aufteilung bzw. Abgrenzung zwischen den bestehenden und zukünftigen Systemen folgt daraus?

Trennung zwischen zentralen und dezentralen Aufgaben: Welche Folgen hat das für die Auslegung und den Betrieb der Systeme?

Darstellung der abzubildenden Workflows, des Prozess- und Qualitätsmanagements und eines daraus abgeleiteten (groben) Rollenkonzeptes

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Was muss das System in Bezug auf Funktionen, Technik, Ergonomie und Wirtschaftlichkeit leisten?


Anforderungen und Lastenheft

Worauf es ankommt:

Festlegung einer angemessenen Form der Anforderungsbeschreibung: Soll die Entwicklung bzw. das Customizing eher agil oder nach einer ausformulierten Spezifikation erfolgen?

Definition des Personenkreises, der zur Entwicklung der Anforderungsbeschreibung beitragen soll und mit wem diese abgestimmt werden muss

Strukturierung und Beschreibung der konkreten funktionalen, technischen ergonomischen und wirtschaftlichen Anforderungen an die Systeme

Gewichtung der Anforderungen, ausgerichtet am Beitrag der beschriebenen Features zum Geschäfts-erfolg

Zusammenführung der Ergebnisse in einem Lastenheft oder Backlog

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Welche Systeme und welche Anbieter kommen hierfür in Frage?


Marktsichtung

Worauf es ankommt:

Eruierung der grundsätzlich geeigneten und am Markt verfügbaren Systeme

Zuordnung der in Frage kommenden Anbieter (Hersteller, Integratoren) national / international Longlist

Definition der wesentlichen Bewertungskriterien sowie der Ausschlusskriterien (z.B. Qualität der Referenzen, Standort, Größe, technologische Plattform der Lösung, …)

Reduzierung der Liste der potenziellen Anbieter auf eine handhabbare Zahl von etwa 3 bis maximal 10 Anbieter Shortlist

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Welche konkreten Angebote können die Hersteller und Integratoren machen?


Ausschreibung

Worauf es ankommt:

Erstellung und Versand einer (formalen) Ausschrei-bung auf Grundlage des Lastenheftes und strategi-scher, organisatorischer und prozessualer Vorgaben

Auswertung der Angebote nach den definierten Bewertungskriterien; Ranking der Anbieter / Systeme und Selektion der weiter zu verfolgenden Optionen

Bewertung der Leistungsfähigkeit der Systeme und Anbieter durch Angebots- und Systempräsentatio-nen (nach einem strukturierten „Drehbuch“), Referenzbesuche bei vergleichbaren Anwendern und (optional) Teststellungen, sofern sinnvoll möglich

Gegenüberstellung der Angebote in Scoring-Modell

Workshops mit den (beiden) am besten bewerteten Anbietern zur weiteren Vertiefung der Beurteilung

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Wie rechnet sich das insgesamt?


Businesscase

Worauf es ankommt:

Gegenüberstellung des zu tätigenden Investmentsund der laufenden Kosten mit den zu erwartenden (quantifizierbaren) Nutzeneffekten wie Wegfall bestehender Kosten, nicht anfallende Kosten für zusätzliche Leistungen, Opportunitätskosten o.ä. im Sinne einer Wirtschaftlichkeitsrechnung

Abgleich der sich daraus ergebenden wirtschaftlichen Kennwerte (z.B. ROI) mit den Unternehmens-vorgaben

Bei Nichterreichung der Vorgaben Ermittlung der Kosten- und Nutzentreiber und darauf aufbauend Überprüfung des Projektumfangs ggf. Anpassung des Umfangs (Rescoping)

Überführung des Ergebnisses in die Budget- und Kostenplanung des Unternehmens

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Wer schnürt das attraktivste Gesamtpaket?


Anbieterauswahl

Worauf es ankommt:

Entscheidung, ob mit einem oder zwei Anbietern fortgefahren werden soll

Ggf. Formulierung eines LOI zur weiteren Vertiefung der Erkenntnisse, z.B. in Form einer weiteren Lösungsspezifikation

Vorverhandlungen zur Erreichung einer finalen Preisgestaltung durch den / die Anbieter

Zusammenfassung der Erkenntnisse und Ergebnisse und Ableitung einer Empfehlung für die entscheidungsrelevanten Gremien

Abstimmung der Empfehlung mit den Stakeholdernund Herbeiführung einer Entscheidung

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Auf welcher vertraglichen Grundlage soll gearbeitet werden?


Vertragsgestaltung

Worauf es ankommt:

Erarbeitung und Abstimmung eines Vertrags-entwurfs zur Lizensierung und Implementierung der Systemkomponenten sowie der dafür erforderlichen begleitenden Dienstleistungen auf fachlicher Ebene, also Funktionen, Betrieb, Sicherheit, Mitwirkungspflichten, Vorgehen etc.

Veranlassung der juristischen Prüfung des Vertrags-werkes (Nutzungsrechte, Gewährleistungen, Vor-gehen im Fall von Streitigkeiten, Fristen, Pönalen etc.) und Abstimmung konsensfähiger Formulierungen

Herbeiführung eines (zügigen) Vertragsabschlusses

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Wie sieht konkret die Umsetzung aus?


Umsetzungsplanung

Worauf es ankommt:

Projektierung der Umsetzung

Strukturierung in Phasen (z.B. Vorbereitung, Blue-print, Realisierung, Schulung, Produktivschaltung und Betriebsbegleitung)

Zusammenstellung der Projektstruktur in Teil-projekte, Teams, Funktionen (Projektleitung, PMO, Testmanagement, Projektcontrolling, …) und Gremien (Lenkungsausschuss, Fachbereichsausschuss, Sounding-Board, …)

Planung der erforderlichen organisatorischen Maßnahmen und eines systematischen Change Management

Feinplanung des Implementierungsprojektes

Durchführung einer Kickoff-Veranstaltung

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Um den Auswahlprozess erfolgreich zu gestalten, sind eine Reihe von Voraussetzungen zu erfüllen


Erfolgsfaktoren im Auswahlprozess

Klare strategische Vorgaben bezüglich Produkte, Business und Technik

(Möglichst) breite Einbindung aller unmittelbar und mittelbar betroffenen Bereiche

Systematische und neutrale Moderation und Herstellung eines angemessenen Interessenausgleichs, Vermeidung einer einseitigen Durchsetzung von Partikularinteressen

Strukturiertes und stringentes Vorgehen

Professionelles und straffes Projektmanagement, Einsatz geeigneter Projektmanagement-Tools

Ganzheitliche Sicht über Bereiche und Marken des Hauses

Professionelle Systemauswahl lohnt sich


Ergebnisse des Auswahlprozesses

Die Entscheidungsfindung wird beschleunigt

Der Weg ist für jeden transparent

Die Auswahl ist objektiv

Die Kriterien sind gewichtet

Die entscheidungsrelevanten Personen werden beteiligt

Die Wahl ist rein nutzenorientiert

Kontaktdaten Kirchner + Robrecht GmbH


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