Kirchner + Robrecht-White Paper "IT-Systeme erfolgreich auswählen"

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Von gescheiterten IT-Projekten kann fast jedes Unternehmen ein Lied singen. Studien sprechen davon, dass rund jedes zweite Projekt in Deutschland scheitert, international ist die Quote sogar noch höher. Woran liegt das? Wie kann ich die Erfolgswahrscheinlichkeit meines Projektes erhöhen? Das White Paper der Unternehmensberatung Kirchner + Robrecht GmbH zeigt Ihnen sechs Erfolgsfaktoren, wie Sie Ihr IT-Projekt erfolgreich abschließen.

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  • 1. Kirchner + Robrecht GmbH management consultants | info@kirchner-robrecht.de | www.kirchner-robrecht.de Bro Berlin: Martin-Buber-Str. 18 | 14163 Berlin | Tel. +49. 30. 88 03 39 4-0 Bro Alzenau: Burgstrae 3 | 63755 Alzenau | Tel. +49. 6023. 94 35 3-0 Bro Mnchen: Oettingenstr. 25 | 80538 Mnchen | Tel. + 49. 89. 72 63 12 5-60 IT-Systeme erfolgreich auswhlen Whitepaper Alzenau, 12. Juni 2014
  • 2. Eine einfache Frage: Welches System ist fr mein Unternehmen das richtige? Whitepaper Professionelle Systemauswahl 2 ?
  • 3. Aber keine schnelle Antwort, denn die knftige Systemland- schaft soll effizientes und flexibles Agieren ermglichen Whitepaper Professionelle Systemauswahl 3 Typische (allgemeine) Anforderungen an IT-Systeme integriert Harmonische Ein- und Anbindung in die bestehende Systemlandschaft bergreifende Planungs- und Steuerungsfunktionen Standardisierte APIs fr gngige (Branchen-)Software strukturiert Zentrale, strukturierte Datenhaltung, Informationen als singulre Assets organisiert Durchgngiges Berechtigungs- und Rollenkonzept Groupware- und Workflowuntersttzung flexibel Schnelle Anpassbarkeit an sich ndernde Produkte, Preise, Kanle, Gesetze, Mandantenspezifische Konfiguration von Strukturen und Prozessen Modularer Aufbau des Gesamtsystems wirtschaftlich Hoher Automatisierungsgrad, ausgeprgte Ergonomie, einfacher Betrieb Systemausprgung (kann) nah am Hersteller-Standard (bleiben) Umfangreiche funktionale Grundausstattung, geringer Eigenentwicklungsbedarf zukunftssicher Gngige Standards bei Programmiersprache, Entwicklungsumgebung, Datenbanken Saubere Schnittstellen (z.B. REST-API, Ex-/Import XML + JSON) Durchgngig objektorientierter Systemaufbau
  • 4. Die IT wird von der permanenten technischen Entwicklung getrieben - und wirkt selber auch als Treiber des Business Whitepaper Professionelle Systemauswahl 4 Die 10 wichtigsten IT-Trends 2014 vgl. http://www.computerwoche.de/a/die-zehn-wichtigsten-it-trends,2551615 Digitalization IT as Product Software as a Service (SaaS) ERP, CRM, SCM of the future Cloud Computing Dynamic Infrastructure Social Business Identitiy Management and Cybersecuity Big Data Mobile Workspace and Apps Consumerisation
  • 5. Entwicklung Einfhrung Wachstum Sttigung Rckgang Abschaffung Systemnutzung Systemnutzen Systemkosten Die eigenen Systeme im Unternehmen knnen da oft nicht mehr mithalten Whitepaper Professionelle Systemauswahl 5 Systemlebenszyklus vgl. http://www.enzyklopaedie-der-wirtschaftsinformatik.de Entwicklung: Schritte der Ideenfindung und -verwirklichung der Software-Entwicklung werden durchlaufen. Systemeinfhrung: Erfolgt eine schrittweise Einfhrung, ergibt sich eine wachsende Nutzung. Die Nutzungsintensitt wird auch vom Auftreten und Beseitigen von Fehlern whrend der Tests und zu Beginn des produktiven Betriebes bestimmt. Wachstum: Alle Tests sind abgeschlossen, alle whrend der Einfhrung aufgetretenen Fehler beseitigt und alle Funktionen knnen produktiv genutzt werden. Die Nutzung nimmt durch weitere Nutzer zu. Sttigung/Reife: Die Nutzung erreicht ihren Hhepunkt. Bisherige Nutzer knnen keine weiteren Nutzungsmglichkeiten entdecken und weitere Nutzer kommen nicht mehr hinzu. Das System entspricht nicht mehr dem Stand der Technik, konkurriert mit anderen oder die untersttzten Aufgaben verlieren an Bedeutung. Rckgang: Der in der Phase Sttigung/Reife einsetzende Rckgang setzt sich fort. Abschaffung: Hier muss die Entscheidung getroffen werden, zu welchem Zeitpunkt ein System durch ein neues abgelst wird. ?
  • 6. Mit Kirchner + Robrecht folgt die Auswahl einem systemati- schen Vorgehen und fhrt zu sicheren Entscheidungen Whitepaper Professionelle Systemauswahl 6 Aufgaben im Auswahlprojekt Business- und Produktstrategie beschreiben IT-strategischen Rahmen ggf. erarbeiten und beschreiben Sollprozesse und organisation definieren Anforderungen an die technischen Systeme ableiten und Lastenheft erstellen Marktsichtung durchfhren Leistung / System ausschreiben Businesscase erarbeiten Anbieter auswhlen Vertrag gestalten Umsetzungsprojekt planen 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
  • 7. Welches (zuknftige) Geschft soll das System untersttzen? Whitepaper Professionelle Systemauswahl 7 Business- und Produktstrategie Worauf es ankommt: Beschreibung des bestehenden und knftigen Produkt- und Dienstleistungsspektrums sowie der resultierenden systemtechnischen Anforderungen Beschreibung der zugrundeliegenden Geschfts- modelle und Zuordnung der Rolle, die die Systeme bei Entwicklung, Herstellung und Betrieb der Produkte und / oder der Administration spielen Darstellung der zu bedienenden Vertriebskanle und relevanten Vermarktungsformen sowie der hierfr erforderlichen systemtechnischen Untersttzung Ableitung der dafr bentigten Kundendaten und Beschreibung, wie diese gewonnen und verarbeitet werden knnen Festlegung der zu bedienenden Mrkte und der resultierenden Bedeutung fr das System 1
  • 8. Welche Rahmenbedingungen gibt die IT-Strategie des Unternehmens vor? Whitepaper Professionelle Systemauswahl 8 IT-strategischer Rahmen Worauf es ankommt: Formulierung der Grundstze, die sich das Unternehmen bei der Beschaffung von Software gibt, nmlich: Bedingungen, unter denen Applikationen eigenent- wickelt bzw. als Kaufsoftware bezogen werden Die Rolle von Standardsoftware im Verhltnis zu Individual- oder branchenspezifischen Applikationen Mglichkeiten und Grenzen des Einsatzes von Open Source Software, Bedingungen fr den Einsatz kommerzieller Produkte Betriebsgrundstze fr Software: On-Premise- Implementierungen versus Bezug als Service (SaaS) Einfhrungsprinzip fr neue Software: Big Bang, modulweise, mittels Piloten, 2
  • 9. In welche Organisation wird das System implementiert und welche Organisation soll das System ermglichen? Whitepaper Professionelle Systemauswahl 9 Sollprozesse und organisation Worauf es ankommt: Beschreibung der Geschftsprozesse, die das System abdecken soll: Wie gestalten sich diese heute, wie sollen sie in Zukunft aussehen? rtliche und organisatorische Zuordnung der knftig wahrzunehmenden Aufgaben: Welche funktionale Aufteilung bzw. Abgrenzung zwischen den bestehenden und zuknftigen Systemen folgt daraus? Trennung zwischen zentralen und dezentralen Aufgaben: Welche Folgen hat das fr die Auslegung und den Betrieb der Systeme? Darstellung der abzubildenden Workflows, des Prozess- und Qualittsmanagements und eines daraus abgeleiteten (groben) Rollenkonzeptes 3
  • 10. Was muss das System in Bezug auf Funktionen, Technik, Ergonomie und Wirtschaftlichkeit leisten? Whitepaper Professionelle Systemauswahl 10 Anforderungen und Lastenheft Worauf es ankommt: Festlegung einer angemessenen Form der Anforderungsbeschreibung: Soll die Entwicklung bzw. das Customizing eher agil oder nach einer ausformulierten Spezifikation erfolgen? Definition des Personenkreises, der zur Entwicklung der Anforderungsbeschreibung beitragen soll und mit wem diese abgestimmt werden muss Strukturierung und Beschreibung der konkreten funktionalen, technischen ergonomischen und wirtschaftlichen Anforderungen an die Systeme Gewichtung der Anforderungen, ausgerichtet am Beitrag der beschriebenen Features zum Geschfts- erfolg Zusammenfhrung der Ergebnisse in einem Lastenheft oder Backlog 4
  • 11. Welche Systeme und welche Anbieter kommen hierfr in Frage? Whitepaper Professionelle Systemauswahl 11 Marktsichtung Worauf es ankommt: Eruierung der grundstzlich geeigneten und am Markt verfgbaren Systeme Zuordnung der in Frage kommenden Anbieter (Hersteller, Integratoren) national / international Longlist Definition der wesentlichen Bewertungskriterien sowie der Ausschlusskriterien (z.B. Qualitt der Referenzen, Standort, Gre, technologische Plattform der Lsung, ) Reduzierung der Liste der potenziellen Anbieter auf eine handhabbare Zahl von etwa 3 bis maximal 10 Anbieter Shortlist 5
  • 12. Welche konkreten Angebote knnen die Hersteller und Integratoren machen? Whitepaper Professionelle Systemauswahl 12 Ausschreibung Worauf es ankommt: Erstellung und Versand einer (formalen) Ausschrei- bung auf Grundlage des Lastenheftes und strategi- scher, organisatorischer und prozessualer Vorgaben Auswertung der Angebote nach den definierten Bewertungskriterien; Ranking der Anbieter / Systeme und Selektion der weiter zu verfolgenden Optionen Bewertung