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Meist steckt der Teufel im Detail

titeLthema

Eine Ausschreibung muss sehr gut vorbereitet sein. Dabei geht es nicht nur um Vergaberichtlinien, Paragraphen und Fristen.

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gen oft unter Zeitdruck vorbereitet werden. Es kommt aber auch vor, dass in manchen Beschaffungsprojekten bei den Stellen einfach nicht ausreichend Know-how vorhanden ist.“

sie sprachen eben die eignungs- und Zuschlagskriterien an. Was unterscheidet diese beiden gruppen?

„Eignungskriterien sind unternehmens-bezogen. Sie ermöglichen es, Fach-kunde, Leistungsfähigkeit, Zuverlässig-keit und Gesetzestreue von Unternehmen zu beurteilen. Referenzen können ebenso Eignungskriterien sein wie die Anzahl der Mitarbeiter oder auch die ordnungsgemäße Abführung von Beiträgen zur Sozialversicherung. Zuschlagskriterien wie Preis, Qualität, Rentabilität oder der technische Wert sind hingegen auftragsbezogen. Die ausschreibende Stelle wählt damit das wirtschaftlichste Angebot – also das beste Preis-Leistungs-Verhältnis – aus. Beide Kriteriengruppen müssen nach der Rechtsprechung streng von- einander getrennt und dürfen nicht miteinander vermengt werden.“

Über anfängliche Schwierigkeiten, typische Fehler und die europaweite Gesetzeslage sprachen wir mit dem Rechtsanwalt Holger Schröder – Vergaberechtsexperte in der renom-mierten, international aufgestellten und interdisziplinär arbeitenden Beratungs- und Prüfungsgesellschaft Rödl & Partner.

herr schröder, an welchen „stolperfallen“ verfangen sich ausschreibende stellen denn am meisten?

„Nicht selten hakt es bereits bei der Vorbereitung einer Ausschreibung. Also bei der Ausarbeitung der Vergabeunter-lagen, insbesondere bei vergaberechts-konformen Leistungsbeschreibungen sowie bei möglichst rechtssicheren Eignungs- und Zuschlagskriterien. Hier unterlaufen Fehler, weil Ausschreibun-

Ausschreibungs- und Vergabeverfahren sind komplexe Prozesse, die an alle daran Beteiligten hohe Anforderungen stellen.

editorial

Sonderausgabe

VOL-AusschreIbungen

VERGABERECHTSEXPERTE

RA. H. SCHRödER VERRÄT dETAILS

CHAnCE dER

PRÄquALIfIzIERunG nuTzEn

AuSSCHREIBEn und EInSPAREn

MIT KIS

sonderausgaBe VoL

LieBe Leserinnen und Leser,

ich begrüße Sie zur Extraausga-be unseres KISpezial. In dessen Mittelpunkt steht das Ausschrei-

bungs- und Vergaberecht mit seinen besonderen Anforderungen.

Dazu ein ausführliches Interview, das wir mit dem auf diesem Gebiet besonders ausgewiesenen Rechts-anwalt Holger Schröder führen konnten. Darüber hinaus möchten wir Ihnen unter anderem das Thema Präqualifizierung näher bringen und Ihnen beispielhaft zwei Ausschrei-bungs- und Vergabeprojekte vorstellen, in denen mit Hilfe unserer Experten die Office- und Facility-kosten im erheblichen Umfang gesenkt werden konnten.

Ich wünsche Ihnen eine interessante und anregende Lektüre.

Ihr

Roland MayerGeschäftsführender Gesellschafter

„Bereits ab Jahres- kosten von € 50.000

kann der Eu-Schwellen-wert erreicht sein.“

„Einen wirksamen primären Rechtsschutz

gibt es bislang nur bei europaweiten Ausschreibungen.“

meist stecKt der teufeL im detaiL

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Welche rolle spielen schwellenwerte in einem ausschreibungsverfahren?

„Die so genannten EU-Schwellenwerte legen fest, ob ein öffentlicher Auftrag europaweit ausge-schrieben werden muss. Für die Beschaffung von Liefer- und Dienst-leistungen im Sinne der VOL/A beträgt der EU-Schwellenwert derzeit 200.000 Euro netto. Für den Einkauf von Liefer- und Dienstleistungen in den Sektoren Energie, Verkehr und Trink-wasser beträgt der EU-Schwellenwert aktuell hingegen 400.000 Euro netto. Erreicht der geschätzte Auftragswert nicht den jeweils maßgeblichen EU-Schwellenwert, so richtet sich die Ausschreibungspflicht nach dem jeweiligen Landesrecht – im Freistaat Bayern gibt es andere Ausschreibungs-regeln als in Nordrhein-Westfalen.“

Wie können auftragsvolumina denn zuverlässig berechnet werden und welche typischen fehler kommen immer wieder vor?

„Für die Berechnung des Auftragsvolu-mens gelten die in § 3 der Vergabe- verordnung genannten Schätzregeln. So ist etwa bei einem Vertrag mit einer Laufzeit von bis zu 48 Monaten der gesamte Wert für die Vertragslaufzeit maßgeblich. Hat der Vertrag hingegen eine unbestimmte Laufzeit oder läuft der Vertrag mehr als vier Jahre, so ist

für die Berechnung der 48-fache Monatswert zu Grunde zu legen. Soll der Vertrag also beispielsweise fest für vier Jahre abgeschlossen werden, so wird der EU-Schwellenwert bereits bei einem jährlichen Netto-Auftragswert

von 50.000 Euro erreicht. Häufig nehmen ausschreibende Stel-len auch keine bezie-hungsweise keine nachvollziehbare Auf-tragswertschätzung

vor. Gerade dann, wenn sich der geschätzte Auftragswert dem EU-Schwellenwert annähert, verlangt die Rechtsprechung eine besonders sorg-fältige Berechnung.“

Können Bieter, die in einem ausschreibungsverfahren nicht zum Zuge gekommen sind, gegen diese entscheidung vorgehen?

„Einen wirksamen primären Rechts-schutz gibt es bislang nur bei europa-weiten Ausschreibungen. Dort kann in erster Instanz eine Vergabekammer an-gerufen werden, um ein Nachprüfungsver-fahren zu beantragen. Gegen die Entschei-dungen der Vergabe-kammer kann soforti-ge Beschwerde beim so genannten Vergabesenat des jeweils zuständigen Oberlandesgerichtes eingelegt werden. Bei einem Nachprü-fungsverfahren handelt es sich um ein

besonderes und vor allem schnelles Rechtsschutzverfahren für die Vergabe öffentlicher Aufträge. Wurde der öffent-liche Auftrag aber bereits rechtswirk-sam erteilt, steht der Rechtsweg zur Vergabekammer nicht mehr offen. Bieter, die sich benachteiligt fühlen, können dann allenfalls sekundäre Ansprüche wie Schadensersatz vor dem Zivilgericht geltend machen. Bei rein nationalen Ausschreibungen besteht kein besonderer Rechtsschutz. Bieter können vor zivilen Gerichten höchstens einstweiligen Rechtsschutz beziehungsweise Schadensersatz- oder Unterlassungsklagen anstreben.“

hat die anzahl der einsprüche zugenommen?

„Die Anzahl von Verfahrensrügen im Rahmen einer europaweiten Ausschrei-bung und die Zahl der Nachprüfungs-verfahren scheint in der Vergabepraxis branchenabhängig zu sein. In manchen Branchen wird wohl härter um öffentli-che Aufträge gerungen als in anderen Branchen. Zu den rechtlich kritischen Branchen zählt meines Erachtens die Gebäudereinigungsbranche. Insgesamt betrachtet dürfte die Anzahl der Nach-prüfungsverfahren allerdings abgenom-men haben. Dennoch sind von allen Anträgen auf Nachprüfung etwa 1/3 erfolgreich, gehen also zum Nachteil der Vergabestellen aus.“

gibt es denn heute mehr ausschreibungsverfahren als früher, die wegen formaler fehler nicht zum ende gekommen sind?

„Fehler der ausschreibenden Stellen beschränken sich nicht allein auf formale Aspekte – wie das Fehlen einer Unterschrift. In den letzten Jahren sind

rein formale Fehler bei Ausschreibungen auch eher rückläufig. Heute wird in Nachprüfungs-verfahren mehr über materielle Fehler ge-stritten, etwa darüber, ob die ausschreibende Stelle ein Angebot

gemessen an den bekanntgemachten Zuschlagskriterien inhaltlich richtig bewertet hat.“

Vor den Vergabekammern können Anbieter Einspruch gegen die Vergabeentscheidung einlegen.

BeispieLhafte projeKte

präquaLifiZierung

Mit nur einem Zertifikat vieles belegen um die Eignung eines

unternehmens für die aus-geschriebene dienstleistung zu prüfen, ist eine Vielzahl an nachweisen erforderlich.

Anhalt müssen alle öffentlichen Auftrag-geber eine Präqualifizierung mittlerweile anerkennen. „Wir sind Ansprechpartner für Unternehmen und für ausschreibende Stellen“, berichtet Marita Schäfer von der Auftragsberatungsstelle Hessen. „Unter-nehmen erhalten von uns nach erfolgrei-cher Prüfung ihrer Nachweise eine Ur-kunde mit einer Zertifikatsnummer. Mit der können sie belegen, dass ihre Unter-lagen in Ordnung sind. Ausschreibende Stellen sehen dann nur noch die Urkunde, können über die Zertifikatsnummer das Unternehmen online in unserer Daten-bank finden und dort bei Bedarf einzelne Nachweise aufrufen.“ Die Zertifikate gel-ten ein Jahr, Verlängerungen sind möglich.

In jedem Ausschreibungs- und Vergabe-verfahren nach VOL, VOB oder VOF müs-sen Bieter neben auftragsspezifischen Unterlagen auch diverse Eignungsnach-weise vorlegen, um ihre Fachkunde, Leistungsfähigkeit, Gesetzestreue und Zuverlässigkeit zu belegen. Und aus-schreibende Stellen müssen jeden Nach-weis einzeln auf Vollständigkeit und Aktu-alität prüfen. Um diesen Aufwand zu reduzieren, wurde die so genannte Präqualifizierung geschaffen – eine vor-gelagerte, rechtssichere Prüfung von ins-gesamt zwölf auftragsunabhängigen Nachweisen. Zu denen zählen beispiels-weise die Unbedenklichkeitsbescheini-gung der Berufsgenossenschaft oder der Handels- und Berufsregistereintrag. An-geboten wird die Präqualifizierung bun-desweit von 16 Auftragsberatungsstellen (www.abst.de), in Hessen und Sachsen-

Mit Fachkompetenz und erfahrung sicher ins Ziel

daZu ZWei BeispieLeFür den Landkreis Regensburg begleite-ten KIS-Experten Ausschreibung und Vergabe eines mehrjährigen Mietvertra-ges über Lieferung, Installation sowie den Full-Sevice moderner Multifunkti-onssysteme zum Drucken und Kopieren. Als Einsatzorte der Geräte waren das Landratsamt sowie insgesamt sieben Schulen des Landkreises vorgegeben. „Für uns war äußerst wichtig, dass das

gesamte Verfahren VOL-konform abge-laufen ist,“ betont Petra Grimm, stellver-tretende Sachgebietsleiterin bei der Re-gensburger Kreisfinanzverwaltung. „Wir wurden während des gesamten Prozes-ses kompetent beraten und fachlich un-terstützt und eine Rechnungsprüfung danach hat die hohe Professionalität des Verfahrens explizit bestätigt.“ Auch Details wurden professionell angegan-gen: „Durch die mit unserem Kunden vereinbarte Gewichtung der Bewer-tungskriterien sind sowohl ökologische als auch energetische Aspekte deutlich spürbar in die Entscheidung eingeflos-sen“, berichtet KIS-Senior Partner Sieg-fried Röhl. Positiv sind natürlich auch die monatlichen finanziellen einsparungen von mehr als 15 prozent im Landrat-samt Regensburg sowie knapp 21 prozent in den schulen des Kreises.

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unterschiedliche öffentliche Institutionen in ganz deutschland beauftragen die Experten von KIS damit, sie bei rund 30 VOL/A-Ausschreibungen pro Jahr zu unterstützen.

Der Landkreis Regensburg spart knapp 21 Prozent bei der Miete neuer Multifunktionsdrucker.

Mit einer Präqualifizierung können Unternehmen ihre auftragsübergreifende Eignung nachweisen.

Öffentliche auftraggeber sind gut beraten, wenn sie in ihren Vergabeunterlagen grundsätzlich den hinweis aufnehmen, dass sie Präqualifi-zierungszertifikate anerkennen – es erleichtert die arbeit.

übrigens: auch Kis ist präqualifiziert und unter der Zertifikatsnummer 06006taarZ4 im hessischen Präqualifikationsregister (www.hpqr.de) eingetragen.

Wichtige Begriffe aus dem ausschreiBungs- und VergaBerecht

eu-schwellenwerte Auftragsvolumina, ab denen öffentliche Aufträge europaweit ausgeschrieben werden müssen. Wichtig dabei: Es kommt immer auf den gesamten Auftrag und auf die gesamte Vertragslaufzeit an und es müssen alle Optionen oder etwaige Vertragsverlängerungen berücksichtigt werden.

eignungs- und Zuschlags- kriterien Eignungskriterien sind unterneh-mensbezogene Prüfpunkte – die grundsätzliche Fachkunde, Leistungsfähigkeit, Zuverlässigkeit und Gesetzestreue eines Unternehmens. Zuschlagskriterien sind hingegen Prüfpunkte, die auf den konkreten Auftrag bezogen sind – unter anderem Preis, Qualität, Energieeffizienz oder bestimmte technische Werte.

Vergabekammern und Vergabesenate Die Vergabekammern des Bundes und der Länder überprüfen auf Antrag als erste Instanz die Vergabe öffentlicher Aufträge in ihren jeweiligen Bereichen. Vergabesenate sind die zweite Instanz, sie verhandeln abschließend Beschwerden gegen Entscheidungen von Vergabekammern.

Kis LexiKon

Der Gemeinde Morsbach ermöglichte KIS eine Kosteneinsparung von fast 27 Prozent bei der Gebäudereinigung.

Weitere ausgaBen unter www.Kis-experten.de

Als Experten für nachhaltiges Kostenmanagement betreuen wir seit vielen Jahren bei diversen Projekten unterschiedlichster Fragestellungen erfolgreich sowohl Kunden aus der Privatwirtschaft als auch Kunden des öffentlichen Sektors. Dabei stützen wir uns auf unser profundes Fachwissen und unsere weit reichenden Erfahrun-gen. Unsere Expertise auf diesen Gebieten ergänzen wir durch eine umfangreiche Garantie, die wir unseren Kunden geben.

Diese Garantie reicht von der Unabhän-gigkeit und Neutralität unserer Arbeit gegenüber Lieferanten über die Klarheit und Transparenz aller unserer Tätigkei-

ten bis hin zur Honorierung, die grund-sätzlich erfolgsabhängig ist. Für öffent-liche Auftraggeber ist darüber hinaus sicherlich besonders interessant, dass wir ausgewiesene Fachleute für sichere Ausschreibungs- und Vergabeverfah-ren sind. Noch nie hat eine Vergabe-kammer eine von uns betreute Aus-schreibung aufgehoben! Darum garantieren wir Ihnen, dass KIS bei einem etwaigen Einspruch gegen ein Vergabe-verfahren auf Wunsch Ihre juristische Vertretung und die Kosten dafür übernimmt!

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mit fachKompetenZ und erfahrung sicher ins ZieL ?!

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Mit uns sind Sie auf der sicheren Seite

Von der Gemeinde Morsbach im Ober-bergischen Kreis erhielt KIS den Auftrag, Potenziale für eine Optimierung der Gebäudereinigungskosten mehre-rer fremdvergebener Objekte aufzuzei-gen und darüber hinaus eine europa-weite Ausschreibung nach VOL/A-EG durchzuführen. Diese war auf Grund des jährlichen Kostenvolumens und der damit verbundenen Überschreitung des Schwellenwertes zwingend erforder-lich. „Wir kalkulierten unter anderem alle Unterhalts- und Glasreinigungsar-beiten, fixierten realistische Leistungs-werte, berechneten die Reinigungszei-ten pro Raum und hatten stets das Arbeitnehmerentsendegesetz im Blick“,

berichtet Markus Hesselmann, KIS- Experte für Gebäudereinigung.

Die anschließende Ausschreibung sowie die eingehende Überprüfung und Bewertung aller Gebote mündete in der Empfehlung, die Arbeiten in zwei Losen an zwei Dienstleister zu vergeben. „Die Zusammenarbeit mit den KIS-Experten war klasse“, bestätigt Renate Schenk vom zentralen Gebäudemanagement der Gemeinde Morsbach. „Wir freuen uns jetzt nicht nur über eine gleichblei-bend hohe Qualität der Reinigungsar-beiten sondern auch über Kosten- einsparungen von fast 27 prozent pro Jahr.“

ImpressumherausgeBerKIS GmbHKreuzberger Ring 2265205 WiesbadenTel. 0611/9748-448Fax 0611/9748-100www.KIS-Experten.de

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sitZWiesbaden – Amtsgericht Wiesbaden, HRB 11108

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