KnowTech 2011 - Wissensbewahrung mit schaeffler diehl cogneon

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Wissensbewahrung - mit Innovation und Tradition in die Zukunft gehen Moderator ? ? ? ? ? Wissen muss frei sein! - Erfahrungen zum Einsatz von Expert Debriefing – Vortrag auf der KnowTech am 29.09.2011 Erbe Hinter- lassen- schaften Nachfolger Experte

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Wissensbewahrung -mit Innovation und Tradition in die Zukunft gehen

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Wissen muss frei sein!

- Erfahrungen zum Einsatz von Expert Debriefing –Vortrag auf der KnowTech am 29.09.2011

Erbe

Hinter-lassen-schaften

NachfolgerExperte

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Inhalt des Vortrags

1. Informationen zu den Unternehmen

2. Historie, Entwicklung und Erfahrungen mit der Methode Expert Debriefing

3. Systematische Prozessunterstützung durch die Verankerung im Personalprozess bei der Schaeffler

Wissen muss frei sein!

Verankerung im Personalprozess bei der Schaeffler Technologies GmbH & Co.KG

4. Wissensbewahrungsstrategie unter dem demographischen Wandel bei Diehl BGT Defence GmbH & Co. KG

5. Fragen und Diskussion

Wissensbewahrung Seite 2

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� Referentin Human Resources Management

� Diehl BGT Defence GmbH & Co. KG

� 03/2007 Abschluss: Diplombetriebswirtin (FH Nürnberg) und Bachelor (B.A.) of International Business Administration Leeds University

Tina Steimer

Wissen muss frei sein!

(B.A.) of International Business Administration Leeds University

� 04/2007 Diehl BGT Defence GmbH & Co. KG Röthenbach bei Nürnberg

� Themen im Bereich Human Resources Management: Hochschulmarketing, Recruiting, Personal- und Potentialentwicklung, Demographie- und Gesundheitsmanagement, Wissensmanagement und Know-how Transfer, Expert Debriefing

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Diehl-Gruppe – Firmenprofil

Umsatz: 2,7 Mrd. €

Mitarbeiter: 13.500

Die Teilkonzerne im Überblick:

Diehl-Gruppe Diehl BGT Defence

Wissen muss frei sein!

Mitarbeiter: 13.500

Hauptsitz: Nürnberg

Familienunternehmen seit 1902

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Diehl BGT Defence GmbH & Co. KGDiehl-Gruppe Diehl BGT Defence

Überlingenam Bodensee(Zentrale)

Fertigung:

� Elektronik

� Präzisionsarbeiten

� Fertigung und Test von EO und EM Subsystemen

Entwicklung:

� Centers of Competence

Fertigung:Röthenbach

Standorte Deutschland

Umsatz: 460 Mio. €

Mitarbeiter: 1.700

Hauptsitz: Überlingen

Wissen muss frei sein!

Röthenbach

Überlingen

Mariahütte/Maasberg

Fertigung:

� Sprengstoffverarbeitung

� Endintegration von Flugkörpern, Munition, Artillerieraketen

� Metallbearbeitung

� Präzisionsarbeiten

Mariahütte/MaasbergSaarland

� Elektronik

� Faserverbundstoffe

� Verpackungssysteme

Entwicklung:

� Centers of Competence

Röthenbachbei Nürnberg

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Paul Seren

� Dipl. Ing. Luft- und Raumfahrttechnik

� Schaeffler Technologies GmbH & Co. KG

� seit 1990 in unterschiedlichen Verwendungen in der Unternehmensgruppe

� Leiter Wissensmanagement seit 2001

� Konzeption und Aufbau des kommunikationsorientieren

Wissen muss frei sein! Wissensbewahrung Seite 6

Wissensmanagements mit den Einzelthemen Intranet, Communities, Terminologie, Expert Debriefing, Wikis, Wissensveranstaltungen, LessonsLearned, Web 2.0, lernende Organisation

� Mitglied im Betriebsrat

� zuvor 12 Jahre Zeitsoldat bei der Bundeswehr/Luftwaffe mit Schwerpunkt in der Luftfahrzeuginstandsetzung

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Die Schaeffler Gruppe Operative Führungsstruktur

Schaeffler Automotive

Un

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arte

n Schaeffler Industrie SchaefflerAerospace

Aerospace

Getriebe-systeme

AutomotiveAftermarket

Motor-systeme

Getriebe-

IndustrieAftermarket

Anwendungen VertriebFahrwerk-systeme

Fahrwerk-

Wissen muss frei sein!

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Aerospace

Superprecision

Kupplungs-systeme

Getriebe-Technologien

Ersatzteile und

Services fürWerkstättenund Handel

Motoren-elemente

Riemen-und

Ketten-triebe

Getriebe-anwen-dungen

Regionen/Länder

Branchen-manage-ments:

ConsumerProducts

HeavyIndustrie

Antriebs-technik

Produktions-maschinen

Windkraft

Bahn

Kugellager

Nadellager

Kegelrollen-lager

Pendellager

Zylinderrollen-lager

Linear-technologie

Ersatzteile

Service

Über-wachungs-konzepte

Aufbereitung

Fahrwerk-anwen-dungen

undNeben-

aggregate

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Schaeffler Gruppe - FirmenprofilMitarbeiter, Umsatz, Produktionsstandorte

Mitarbeiter Umsatz (Gj. 2010) 180 Standorteweltweit: ca. 70.000 weltweit: rund 9,5 Mrd. Euro in mehr als 50 Ländern

Wissen muss frei sein!

Werke Vertrieb

FAG

INA

LuK

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Schaeffler ProdukteProduktpalette

Automotive

Wissen muss frei sein! Wissensbewahrung Seite 9

Industrie

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Marc Nitschke

� Wirtschaftsinformatiker und Biologe

� Systemischer Organisationsberater

� seit April 2009 bei der Cogneon GmbH als Berater und Bereichsleiter Expert Debriefing und Wissensbewahrung

� zuvor über 15 Jahre im Metro Konzern in unterschiedlichen Funktionen und Führungspositionen tätig(zuletzt als Head of Knowledge Development im Bereich Corporate Executive Development bei der METRO AG)

Wissen muss frei sein!

https://www.xing.com/profile/marc.nitschke (Profil)

http://twitter.com/MoNitschke (Tweet)

http://www.cogneon.de/weblogs/marc.nitschke (Weblog)

Executive Development bei der METRO AG)

� Vizepräsident in der Gesellschaft für Wissensmanagement e.V. (GfWM)

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Cogneon – Mission, Team, Standorte

�Mission: Beratung, Begleitung und Weiterbildung zu Wissensmanagement, Wissensarbeit und Lernender Organisation

� Team

� Simon Dückert

�Marc Nitschke

�Marc Holfelder

� Benedikt Scheerer

� Karlheinz Pape

� Katharina Kley

Wissen muss frei sein!

�Marc Holfelder

� Jochen Frühauf

� Standorte

�Nürnberg (Cogneon Akademie)

�Düsseldorf

� Erlangen

Unsere Firmengeschichte:http://www.cogneon.de/node/2559

� Katharina Kley (Praktikantin)

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Page 12: KnowTech 2011 - Wissensbewahrung mit schaeffler diehl cogneon

Inhalt des Vortrags

1. Informationen zu den Unternehmen

2. Historie, Entwicklung und Erfahrungen mit der Methode Expert Debriefing

3. Systematische Prozessunterstützung durch die Verankerung im Personalprozess bei der Schaeffler

Wissen muss frei sein!

Verankerung im Personalprozess bei der Schaeffler Technologies GmbH & Co.KG

4. Wissensbewahrungsstrategie unter dem demographischen Wandel bei Diehl BGT DefenceGmbH & Co. KG

5. Fragen und Diskussion

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Page 13: KnowTech 2011 - Wissensbewahrung mit schaeffler diehl cogneon

Kurze Geschichte des Expert Debriefings

� 1997-1999: Wissensbewahrungsprojekte mit dem Fokus Wissensdokumentation bei der Audi AG

� Ab 1999: Entwicklung eines expliziten „Expert Debriefing Prozesses“ für Einzelexperten

� 2002/2003: Erste Multiplikatorenschulungen bei Volkswagen (dort Wissensstafette genannt, 2006 Gewinn des Preises Wissensmanager des Jahres)

Wissen muss frei sein!

Wissensmanager des Jahres)

� 2005: Expert Debriefing Einführung bei Schaeffler, dort Kopplung mit Wiki und Wissensgemeinschaften

� Ausblick ab 2011

� Expert Debriefing Benchlearning Gruppe (am 29.06.2011 gestartet)

� Ergänzung um Methoden des persönlichen Wissensmanagements

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Page 14: KnowTech 2011 - Wissensbewahrung mit schaeffler diehl cogneon

Kontext des Expert Debriefings

Aufgaben und Hilfsmittel

Moderator

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Hinterlassenschaften

NachfolgerExperte

Müll oder Erbe?

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Page 15: KnowTech 2011 - Wissensbewahrung mit schaeffler diehl cogneon

Aufgaben und Aufwände des Moderators

VorgesprächPersönliche Wissens- Maßnahmen Feedback Maßnahmen Reflektion

Persönliche Wissenslandkarte

(pWLK) Maßnahmenplan

Moderator

Wissen muss frei sein!

Hinweis: die Darstellung folgt dem Business Process Modelling Notation 1.1 Standard (BPMN)

Zeit

Vorgesprächführen

Wissens-landkarteaufbauen

Maßnahmenableiten

Feedbackeinholen

Maßnahmenbegleiten

Reflektionmoderieren

+

Normalfall: ca. 3-6 Monate

2h 3-4h 3h 1,5h+ 0-56h 2h

Werkzeugkasten

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Version 2.1

NachfolgerExperte

Page 16: KnowTech 2011 - Wissensbewahrung mit schaeffler diehl cogneon

Werkzeugkasten für Expert Debriefing

� Dialog

� moderiertes Übergabegespräch

� Ansprechpartnerbesuch

� Kooperatives Arbeiten

� Persönliches Wiki

� Soziales Netzwerk Diagramm

� Flipcast

� Podcast

Wissen muss frei sein!

� Kooperatives Arbeiten

� Aufgabenbeschreibung

� Dokumentenbibliothek

� Erfahrungsgeschichte

� Frequently Asked Questions

� Podcast

� Screencast

� Wissensfloater

� Wissenslandkarte

� Schulungen

� Wissensgemeinschaften

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Page 17: KnowTech 2011 - Wissensbewahrung mit schaeffler diehl cogneon

Beispiel Soziale Netzwerke visualisieren –Beziehungskapital sichern

Die Visualisierung interner und externer Netzwerke sichert das Beziehungs-kapital des Experten.

Die Einarbeitungszeit

Wissen muss frei sein!

Die Einarbeitungszeit verkürzt sich durch die visuelle Unterstützung.

Max Muster

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Page 18: KnowTech 2011 - Wissensbewahrung mit schaeffler diehl cogneon

Expert Debriefing funktioniert nicht, wenn …

� der Prozess in Zeiten des Personalabbaus erfolgen soll.

� der Experte nicht bereit ist, sein Wissen zu teilen.

� keine Unternehmenskultur zur Wissensteilung vorhanden ist.

� Vorgesetzte sich inhaltlich stark einbringen.

� Vorgesetzte nicht hinter dem Prozess stehen.

� es keinen Raum (Zeit, Budget, Ort) für die Prozessdurchführung gibt.

Wissen muss frei sein! Wissensbewahrung Seite 18

Page 19: KnowTech 2011 - Wissensbewahrung mit schaeffler diehl cogneon

Expert Debriefing funktioniert, wenn …

� der Prozess professionell und auf Augenhöhe moderiert wird.� der gut strukturierte Prozess leicht an die Bedarfe des Auftragsgebers und externe Einflussfaktoren angepasst werden kann.

� Erwartungshaltungen der Beteiligten abgeholt werden.� der Experte durch Wertschätzung motiviert wird.� mögliche Ängste der Beteiligten durch Transparenz genommen werden und das Abstrakte durch Fallbeispiele konkretisiert wird.

Wissen muss frei sein!

werden und das Abstrakte durch Fallbeispiele konkretisiert wird.� die Selbstorganisation der Transfertandems über einen „kontrollierten“ Maßnahmenplan läuft und dieser regelmäßigen Reviews unterliegt.

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Page 20: KnowTech 2011 - Wissensbewahrung mit schaeffler diehl cogneon

Inhalt des Vortrags

1. Informationen zu den Unternehmen

2. Historie, Entwicklung und Erfahrungen mit der Methode Expert Debriefing

3. Systematische Prozessunterstützung durch die Verankerung im Personalprozess bei der Schaeffler

Wissen muss frei sein!

Verankerung im Personalprozess bei der Schaeffler Technologies GmbH & Co.KG

4. Wissensbewahrungsstrategie unter dem demographischen Wandel bei Diehl BGT DefenceGmbH & Co. KG

5. Fragen und Diskussion

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Page 21: KnowTech 2011 - Wissensbewahrung mit schaeffler diehl cogneon

Expert Debriefing bei SchaefflerDer Wert der Berufserfahrung

Wissen muss frei sein!

13 425 Berufsjahre bei FAG

Im Rahmen einer festlichen Abendveranstaltung im Mitarbeitercasino im Werk Schweinfurt ehrte die Schaeffler-Gruppe die Jubilare des Jahres 2010. Insgesamt feierten 436 Mitarbeiter der FAG-Standorte Schweinfurt, Eltmann und Elfershausen ihr 40. oder 25. Betriebsjubiläum. Ein Mitarbeiter kann sogar auf 50 Jahre Betriebszugehörigkeit zurückblicken. Die Gesellschafter der Schaeffler-Gruppe, Maria-Elisabeth Schaeffler und ihr Sohn Georg F. W. Schaeffler sowie Rainer Hundsdörfer, Vorsitzender der Geschäftsleitung der Schaeffler Gruppe Industrie, sprachen allen Dank und Anerkennung aus. In ihrer Festansprache würdigte Maria-Elisabeth Schaeffler das hohe Engagement, die Leistung und die Loyalität der Mitarbeiter, die mit ihren Ideen, ihrer Arbeitskraft und ihrer Erfahrung über viele Jahre hinweg zum Erfolg der Schaeffler Gruppe beigetragen haben. Insgesamt blicken die Jubilare auf 13 425 Berufsjahre im Unternehmen zurück. "In Kombination mit dem frischen Wind der jüngeren Mitarbeiter ist diese Erfahrung die Grundlage für unseren weiteren Erfolg", so Rainer Hundsdörfer.

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Page 22: KnowTech 2011 - Wissensbewahrung mit schaeffler diehl cogneon

Expert Debriefing bei SchaefflerÜberblick über die Methode

Zielsetzung: Systematische Wissensbewahrung bei Experten (= Wissensträgern), die- in Altersteilzeit/ Ruhestand gehen (Schwerpunkt)- aus dem Unternehmen austreten - intern die Stelle wechseln - vorübergehend abwesend sind (z.B. in Elternzeit gehen)

Methode: - moderierte Wissenskommunikation zwischen Experte und Nachfolger(n)- Wissensdokumentation in Form von z.B. Checklisten, FAQs, Daumenregelsammlungen und Videos

Zielgruppe: - Experten (siehe Zielsetzung) mit Alleinstellungsmerkmal/ singulärem

Wissen muss frei sein!

Zielgruppe: - Experten (siehe Zielsetzung) mit Alleinstellungsmerkmal/ singulärem Wissen

- von den Vorgesetzten benannt und/ oder von Personalreferenten gemeldet- Meldung ca. 3 Monate bis mehrere Jahre im Voraus

Dauer: - je nach Fall unterschiedlich lang (bis zu max. 2 Jahre)- auf die Dauer einfließende Faktoren sind z. B.:� die verbleibende Zeit bis zum Firmenaustritt/ Stellenwechsel� die Wissensmenge� die Aufgabenbreite

Status: - 2005/ 2006 erste Pilot Debriefings- seit 2007 laufender Prozess

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laufender Prozess

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Page 23: KnowTech 2011 - Wissensbewahrung mit schaeffler diehl cogneon

Expert Debriefing bei SchaefflerGenereller Ablauf/ Schritte

360°-Gespräche führen

Vorgesprächführen

Jobmapaufbauen

Wissen muss frei sein!

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1 2 3 4 5 6 … n

Wissensbewahrungs-Maßnahmen durchführen

FeedbackWissensbasis

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Page 24: KnowTech 2011 - Wissensbewahrung mit schaeffler diehl cogneon

Expert Debriefing bei SchaefflerErfahrungen aus 6 Jahren Anwendung

1. Identifizierung von Experten� Erkennungsmerkmale eines Experten

� Nennung von Experten über Personalbereich bzw. durch die Vorgesetzten

(Einbindung der Methode in Personalstrukturen und –prozesse)

2. Erfahrungen bei der Durchführung von Expert Debriefings

� Daten: 6 Jahre Anwendung, über 100 Expert Debriefings durchgeführt

� Erfolgsfaktoren:

Wissen muss frei sein!

� Erfolgsfaktoren:- Frühzeitige aktive Beteiligung des Nachfolgers (� erhöht Effektivität durch

den hohen Anteil an Kommunikation und Fokussierung auf die relevanten Wissensinhalte)

- Positive Einstellung des Experten zur Weitergabe seines Wissens

- Unterstützung des Prozesses durch den Vorgesetzten (� Sicherung der Rahmenbedingungen)

- Jobmap als Kernstück des Expert Debriefings (� Strukturierung)

- Durchführung der 360°-Gespräche führt zu mehr Transparenz (wichtig: Benennung der Ansprechpartner durch den Experten)

- keine interne Verrechnung der Dienstleistung

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Page 25: KnowTech 2011 - Wissensbewahrung mit schaeffler diehl cogneon

Expert Debriefing bei SchaefflerMögliche Erkennungsmerkmale eines Experten

� Der Mitarbeiter beschäftigt sich als Einziger im Unternehmen/ am Standort/ in einem Bereich mit einem Wissensgebiet (singulärer Wissensträger).

� Der Mitarbeiter hat viel Erfahrungswissen, kennt Historien und trifft meist die "richtigen Entscheidungen".

� Der Mitarbeiter identifiziert sich selbst als Experte (Artikel, Publikationen etc) oder/ und hat ein Netzwerk zu anderen Experten (auch außerhalb des Unternehmens).

Wissen muss frei sein!

� Der Mitarbeiter wird oft und von vielen Kollegen zu einem Wissensgebiet genannt.

� Das Fehlen des Mitarbeiters wirkt sich nachteilig auf das Unternehmen aus, d.h. er weiß etwas, was ohne ihn nicht in diesem Umfang/ Zusammenhang undnicht innerhalb kurzer Zeit ermittelt werden kann.

� Der Mitarbeiter kann Fach- oder Führungskraft bzw. Spezialist oder Generalist sein.

Wissensbewahrung Seite 25

Page 26: KnowTech 2011 - Wissensbewahrung mit schaeffler diehl cogneon

Expert Debriefing bei SchaefflerÜberblick integrierte Personalentwicklung

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Mitarbeiterentwicklung

Managemententwicklung

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Coaching

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Vorgesetzten-Konferenz

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Managemententwicklung

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Talentmanagement

Vorgesetzten-Konferenz

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Einarbeitung und MitarbeiterentwicklungManagement- und Nachwuchskräfteentwicklung

Einarbeitung und MitarbeiterentwicklungManagement- und Nachwuchskräfteentwicklung

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Page 27: KnowTech 2011 - Wissensbewahrung mit schaeffler diehl cogneon

Expert Debriefing bei SchaefflerAuswahl von Experten/ Zusammenarbeit mit HR

Geschäftsleitung Personal:

regelmäßige Rücksprachen

Austausch

Einbettung der Methode in den integrierten

Personalentwicklungs-prozess

Vorgesetzte in den Fachbereichen

Die Vorgesetzten melden an Ihren zuständigen Personalreferenten und/ oder das Wissensmanagement, wenn es Experten/ Wissensträger

Operatives Personalmanagement

Die Personalreferenten sind für die Fachbereiche die Ansprechpartner bzgl. Personalthemen. Sie melden, in

Wissen muss frei sein!

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Rückmeldung von Mitarbeitern für

Expert Debriefings

regelmäßig, Vorplanung 2-Jahressicht+

bei akutem Bedarf

wenn es Experten/ Wissensträger unter Ihren Mitarbeitern gibt, die in absehbarer Zeit austreten werden.

Versenden einer Informationsmail 1x jährlich (vor der MEG-Phase) an alle Vorgesetzten in Deutschland, um sie für die Thematik zu sensibilisieren.

Austausch

Absprache mit den Vorgesetzten, die für ein Expert Debriefing einzuplanenden Mitarbeiter.

WissensmanagementEinplanung der einzelnen Experten im Expert Debriefing Kalender und Durchführung der Methode nach Dringlichkeit/ Priorität.

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Page 28: KnowTech 2011 - Wissensbewahrung mit schaeffler diehl cogneon

Inhalt des Vortrags

1. Informationen zu den Unternehmen

2. Historie, Entwicklung und Erfahrungen mit der Methode Expert Debriefing

3. Systematische Prozessunterstützung durch die Verankerung im Personalprozess bei der Schaeffler

Wissen muss frei sein!

Verankerung im Personalprozess bei der Schaeffler Technologies GmbH & Co.KG

4. Wissensbewahrungsstrategie unter dem demographischen Wandel bei Diehl BGT DefenceGmbH & Co. KG

5. Fragen und Diskussion

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Page 29: KnowTech 2011 - Wissensbewahrung mit schaeffler diehl cogneon

Wissensstrategie bei DBD

Warum benötigen wir Wissensmanagement?

Demographische Situation und Altersstruktur

Hoher Spezialisierungsgrad

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Lebensalter

Anzahl Mitarbeiter/-innen je Lebensalter am Standort Röthenbach(405 Mitarbeiter/-innen)

Durchschnittsalter = 47,56 JahreStand 01.06.2011

und Altersstruktur

Schwer ersetzbar

Studium

Berufserfahrung

Branchenwissen

435 MA bis 2020

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1

Wissensstrategie bei DBD

Wo kommen wir her?

Hoffnung

Appell2

Wo kommen wir her?

Wissen muss frei sein!

Prozess3

- Externe Unterstützung - Ressourcen

- Prozess - Moderation

- Reviews - Zielgruppendefinition

4 Expert Debriefing

Page 31: KnowTech 2011 - Wissensbewahrung mit schaeffler diehl cogneon

Wissensstrategie bei DBD

Schlüssel-Know-how

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Wissen ist

schwer ersetzbar und

strategisch von geringer Bedeutung

Wissen ist

schwer ersetzbar und

strategisch von hoher Bedeutung

Zielgruppe: strategische Schlüsselpositionen

Wissen muss frei sein!

gering hochStrategische Bedeutung des Wissen

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Strategische Schlüsselfunktionen

Wissen ist

leicht ersetzbar und

strategisch von geringer Bedeutung

Wissen ist

leicht ersetzbar und

strategisch von hoher Bedeutung

Studium

Berufserfahrung

Branchenwissen

Page 32: KnowTech 2011 - Wissensbewahrung mit schaeffler diehl cogneon

Wissensstrategie bei DBD

Ausblick

• drei Wissensmanager inhouse über Cogneon ausgebildet

Wissen muss frei sein!

Prozess nachhaltig weiter ausbauen:

• Debriefings an allen DBD Standorten initiieren

• Debriefings auf Defence Teilkonzernebene

• Train-the-Trainer -> intern Wissensmanager ausbilden

• online Wissensbasis

• aktuell drei Pilot-Debriefings gestartet

Page 33: KnowTech 2011 - Wissensbewahrung mit schaeffler diehl cogneon

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!

Haben Sie Fragen?

Wissen muss frei sein!

Haben Sie Fragen?

Wissensbewahrung Seite 33

Page 34: KnowTech 2011 - Wissensbewahrung mit schaeffler diehl cogneon

Kontakt

Paul SerenSchaeffler Technologies GmbH & Co.KGLeiter [email protected]+49 9132 82 5099

Tina SteimerDiehl BTG Defence

Wissen muss frei sein!

Diehl BTG DefenceHR [email protected]+49 911 957 2270

Marc NitschkeCogneon [email protected]+49 2152 555 6624

Wissensbewahrung Seite 34