Kommunales Facility Management - Willkommen

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    24-Jun-2022
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Der heterogene kommunale Gebäudebestand in Verbindung mit einer oftmals vorzufindenden
Zersplitterung von Zuständigkeiten stellt Städte und Gemeinden, unabhängig von deren Größe,
vor immer größere Herausforderungen bezüglich gesetzlicher, ökonomischer und ökologischer
Aspekte des Gebäude- und Liegenschaftsmanagements.
Ein empfehlenswerter Lösungsweg ist die Abkehr von antiquierten Einzelansätzen und die
Hinwendung zur Nutzung moderner Technologien und der einhergehenden Möglichkeiten.
Die zentrale Bündelung komplexer Themengebiete auf Ursprungsdatenbasis fördert vor allem
im kommunalen Facility Management eine ganzheitliche Sichtweise und begünstigt durch ihren
kooperativen Ansatz die Entstehung von Synergieeffekten: Effizienz durch Transparenz.
Autor:
2.1 Facility Management – eine Definition ........................................................................... 3
2.2 Facetten des kommunalen Facility Managements ......................................................... 4
2.3 Einführung von Facility Management in den Verwaltungsablauf .................................. 5
2.3.1 Zieldefinition ............................................................................................................. 5
2.3.2 Grundlagenschaffung ............................................................................................... 6
2.5 Paradigmenwechsel im Softwarebezug .......................................................................... 8
2.6 Vorteile webbasierter CAFM-Anwendungen ................................................................ 10
2.6.1 Organisatorische Vorteile ....................................................................................... 10
2.6.2 Technische Vorteile ................................................................................................ 10
2.6.3 Wirtschaftliche Vorteile ......................................................................................... 12
3.1 Konsolidierung von Know-how ...................................................................................... 13
3.2 Automatische Prozessbildung ....................................................................................... 14
1 Ausgangslage
1.1 Liegenschaftsinfrastruktur
Unabhängig von der Größe der jeweiligen Verwaltung stellt der Unterhalt von kommunalen
Liegenschaften einen erheblichen Kostenblock dar und bildet hinter den Personalausgaben den
zweitgrößten Haushaltsposten.
Um den Spagat zwischen schrumpfenden Ressourcen und wachsenden Aufgaben zu schaffen,
rückt der Umgang mit kommunalen Liegenschaften und Gebäuden bei der Betrachtung von
Sparpotentialen immer stärker ins Blickfeld.
Während die Privatwirtschaft die Einführung und Anwendung eines Immobilien- und
Anlagenmanagements vor dem Hintergrund nachhaltiger Kosteneinsparungen eingesehen und
erfolgreich vorgenommen hat, steht der Wunsch vieler Kommunen nach einem ähnlichen
Ansatz allerdings verschärften Ausgangsbedingungen gegenüber.
So verfügen selbst kleinere Städte und Gemeinden über einen äußerst heterogenen
Liegenschaftsbestand mit einer Vielzahl an Gebäudetypen und Nutzungsarten, welcher
besondere Herausforderungen an dessen Bewirtschaftung stellt. Zudem schließt der Unterhalt
nicht etwa mit der Gebäudekante ab, sondern umfasst ebenfalls die Außenanlagen, die Plätze
und Wege, die Spielplätze und sonstigen Anlagen.
1.2 Verwaltungsinfrastruktur
beschränken sich nicht auf die alleinige Unterhaltung der Einrichtungen, sondern müssen aus
gesetzlicher, ökonomischer und ökologischer Sicht über die Erhaltung eines Status quo
hinausgehen und so bedarf es eines Wandels weg von einer statischen Gebäudeverwaltung,
hin zu einem organisatorisch abgestimmten Liegenschafts- und Facility Management.
Da nach einer vom Deutschen Institut für Urbanistik (Difu) durchgeführten Umfrage in den
Kommunen im Schnitt drei Ämter für die Verwaltung und Bewirtschaftung der Liegenschaften
zuständig sind (Hochbau-, Liegenschafts- und Hauptamt), liegt die Ursache für das häufige
Fehlen aussagekräftiger Kenngrößen und mangelhafter Kostentransparenz bei der „Ressource
Gebäude“ auf der Hand: Reibungsverluste, hervorgerufen durch die Vielzahl an Schnittstellen
Kommunales Facility Management als fachbereichsübergreifendes Konzept 2
infolge einer Verantwortungszersplitterung auf die einzelnen Ämter oder, im Extremfall, die
ausbleibende Bereitschaft der jeweiligen Ämter, miteinander zu kooperieren.
Während jeder der eingebundenen Fachbereiche mit seinen eigenen Arbeitsabläufen bestens
vertraut ist und diese zum Teil selbst aus Erfahrungswerten aufgebaut hat, bedienen sich die
jeweilig spezialisierten Mitarbeiter, oftmals bestehend aus Kaufleuten, Verwaltungsfachleuten
und Technikern, unterstützender Hilfsmittel für die Wahrnehmung und Organisation der täglich
anfallenden Arbeiten, als da wären diverse Office-Anwendungen, Spezialsoftware oder - etwas
rustikaler – die Zettelwirtschaft.
eine Vielzahl an Insellösungen herangezogen wird, welche sich spätestens auf
amtsübergreifender Ebene in einer weiteren Schnittstellenproblematik äußern und das Streben
nach einer organisatorischen Zusammenarbeit bereits auf einer rein technischen Ebene
ausbremsen, wenn nicht gar unmöglich machen.
Das Erreichen einer übergreifenden Kooperation muss sich dabei keineswegs in einer
umfassenden Umstrukturierung innerhalb der Fachbereiche niederschlagen, sondern kann sich
durch die Bündelung der Themengebiete auf Ursprungsdatenbasis und mittels der Nutzung
moderner (IT-)Werkzeuge schrittweise in bestehende Strukturen einbinden. So ist der
Lösungsansatz in einem übergreifend bedienbaren Universalwerkzeug zu suchen, welches
vorhandene Stellschrauben justiert und so dem Motto gerecht wird:
„Fort von Insellösungen, hin zum fachbereichsübergreifenden Konzept“.
Kommunales Facility Management als fachbereichsübergreifendes Konzept 3
2 Kommunales Facility Management
Ein häufiges Missverständnis bezüglich des Begriffs Facility Management ist dessen
Reduzierung auf Dienstleistungen rund um das Gebäude, etwa auf Reinigungs- oder
Schlüsseldienste.
Dabei ist der wahre Begriff „Facility Management“ auf viele Arten definierbar - letztlich
versteckt sich dahinter die Festlegung eines strategischen Konzepts zur ganzheitlichen
Bewirtschaftung, Verwaltung und Organisation der Vorgänge rund um Gebäude, Anlagen und
Einrichtungen über deren gesamten Lebenszyklus.
Insofern unterscheidet sich kommunales Facility Management von der Definition her nicht und
von der Ausführung her lediglich in Details von dem privatwirtschaftlichen. Während auf der
kommunalen Seite verstärkt Augenmerk auf die Bewirtschaftung und Organisation eines weit
gefächerten Gebäude- und Anlagenbestands gelegt werden muss, wird in der Privatindustrie,
bedingt durch entsprechend vorhandene Kapazitäten, vielmals das spezifische Arbeiten in die
Detailtiefe vorgezogen.
Facility Management ist also kein starres Korsett, in welches sich die Entscheidungsträger
zwängen müssen, sondern eine flexible Hülle, welche den eigenen Bedürfnissen angepasst
werden kann und bei einer erfolgreichen Anwendung sogar angepasst werden muss.
Die operativen Komponenten des Facility Managements werden auf kommunaler Ebene
bereits seit vielen Jahren in selbstverständlicher Weise durchgeführt, auch wenn eine
Gruppierung unter diesem Namen bisher oft nicht stattgefunden hat. So gibt es kaum noch
Städte und Gemeinden, welche sich nicht um die Instandhaltung ihrer Schulen kümmern, sich
nicht mit dem Einsparen von Energie befassen oder die sich ihrer Verantwortung bezüglich
Verkehrssicherungspflichten nicht bewusst sind.
Doch die alleinige Durchführung von einzelnen Arbeiten macht noch kein umfassendes Facility
Management aus und spätestens bei genauerem Hinschauen eröffnet sich häufig ein Blick auf
einen unvollständigen, redundanten oder inkonsistenten Datenbestand, welcher nur solange
„verwaltet“ werden kann, wie der entsprechend verantwortliche Mitarbeiter sich darum
kümmern kann. Vertretungen, Personalwechsel oder Komplettausfall münden nicht selten
Kommunales Facility Management als fachbereichsübergreifendes Konzept 4
nicht nur in einem Verlust der Arbeitsorganisation, sondern auch in einem unwiderruflichen
Verlust von Wissen und Daten.
2.2 Facetten des kommunalen Facility Managements
Dieser Verlust von Wissen und Daten ist umso höher zu bewerten, als er ein erhebliches
Ausmaß annehmen kann. Dies ist vor allem auf den Umstand zurückzuführen, dass das
kommunale Facility Management eine Vielzahl an Themengebieten abdecken kann, welche
hier nur auszugsweise dargestellt werden sollen:
Auftragsvergabe und -Nachverfolgung
Grafische Auswertungen
Liegenschaftsanalysen
Mietobjektverwaltung
Reinigungsflächen und Service Level Agreements
Sanierungskonzepte
Schlüsselverwaltung
Verkehrssicherungspflichten
2.3 Einführung von Facility Management in den Verwaltungsablauf
Es geht also bei der Einführung und Einbindung von Facility Management in den
Verwaltungsablauf hauptsächlich um die Findung eines auf die eigenen Bedürfnisse
angepassten Konzepts, welches kontinuierlich eingehalten und gepflegt werden muss.
Nachträgliche Anpassungen werden in keinem Falle ausbleiben und ergeben sich zwangsläufig
aus den Erkenntnissen einer aktiven Anwendung.
2.3.1 Zieldefinition
An erster Stelle steht also die Zieldefinition, bzw. die Identifizierung der prioritären
Schwerpunkte aus Sicht der Politik- und Verwaltungsführung. Dies kann sowohl eine
Beibehaltung bisheriger Prozesse sein, welche lediglich um eine verbesserte Nachweisführung
ergänzt werden sollen, als auch der Wunsch nach der Erstellung von jährlichen
Energieberichten, eine Ausweitung der periodischen Instandhaltungs- und
Wartungsmaßnahmen in Hinblick auf die Betreiberverantwortung und die
Verkehrssicherungspflichten, oder, aus rein wirtschaftlicher Sicht, ein transparentes Controlling
der Kosten und deren Verursacher.
Kommunales Facility Management als fachbereichsübergreifendes Konzept 6
2.3.2 Grundlagenschaffung
Da in aller Regel bereits Daten und Prozesse zu den gesetzten Zielen bestehen gilt es nun, diese
im Hinblick auf die Erreichung der gesetzten Ziele, entsprechend ihrem quantitativen und
qualitativen Umfang zu analysieren. Als Schlüsselelemente fungieren dabei:
- Verantwortlichkeiten (wer)
- Prozesse (was/wie/wann)
Format/Schnittstellentauglichkeit)
Die Auffindung und Aufbereitung der entsprechenden Daten bedarf in den meisten Fällen
bereits einer Kooperation zwischen den betroffenen Fachbereichen. Ebenso werden bei dieser
Analyse fehlende Grundlagen oder Mängel in den vorhandenen Datenbeständen auffällig.
Beiden Punkten muss Rechnung getragen werden, da die Gewährleistung einer lückenlosen
Datengrundlage, bzw. die Beschaffung fehlender Informationen bereits in der Anfangsphase
über Erfolg oder Misserfolg des Projekts entscheidet.
Doch vor allem kleineren Kommunen, welchen es an entsprechender Erfahrung oder Weitsicht
bezüglich bestimmender Voraussetzungen fehlt, stellt sich die Frage nach Art und Umfang der
benötigten Grundlagen.
2.3.3 Consulting & Outsourcing
In vielen Fällen kann es sinnvoll sein, die Hilfe von externen und auf den entsprechenden
Gebieten spezialisierten Partnern in Anspruch zu nehmen. In aller Regel schöpfen diese aus
einem reichen Erfahrungsfundus, so dass die Weichen in Richtung Zielerreichung bereits in der
maßgeblichen Startphase richtig gestellt werden, bzw. zeitnah nachjustiert werden können.
Da ein Facility Management-System zu einem Großteil mit Flächen arbeitet, ist deren
Richtigkeit und Vollständigkeit natürlich von höchster Bedeutung. Die Erfahrung zeigt, dass die
Aufstellung einer Flächenauswertung der betreuten Objekte dabei häufig in erster Linie bereits
an einer Unvollständigkeit der Objektliste an sich scheitert – von veralteten oder fehlenden
Planunterlagen ganz zu schweigen.
Vor allem kleinere Städte und Gemeinden verfügen oftmals nicht über CAD-Arbeitsplätze,
welche für die konsistente Aufbereitung von Flächendaten unabdingbar sind und so wird häufig
bei der Aufstellung von Flächen (z. B. für die Ausschreibung von Reinigungsleistungen) auf eine
Kommunales Facility Management als fachbereichsübergreifendes Konzept 7
behelfsweise Zusammenstellung von Flächendaten aus verschiedensten Quellen
zurückgegriffen (Handaufmaße mit unzureichender Genauigkeit, ungeprüfte Übernahme von
historisch vorhandenen Angaben, etc.). Neben einer fehlenden Unterscheidung bezüglich der
Art der Fläche (Bruttogrundfläche, Nettogrundfläche, Geschossfläche, Wohnfläche,
Reinigungsfläche, …), birgt eine Falschaufstellung erhebliche monetäre Risiken, welche sich aus
einem nicht durchführbaren Controlling ergeben:
Beispiel: Eine Kommune mit 10.000 Einwohnern verfügt über 50 zu betreuende
Objekte mit einer Gesamt-Bruttogrundfläche von 30.000 m². Hiervon
sollen 15.000 m² über eine Ausschreibung fremdgereinigt werden.
Bei durchschnittlichen Kosten von 9 € pro m² und Jahr führt eine
Unterschreitung um 15 % der ausgeschrieben zur tatsächlichen
Reinigungsfläche (ein durchaus vorkommender Erfahrungswert) zu
jährlichen Mehrkosten von über 20.000 €.
Neben dem Fehlen einer CAD-Infrastruktur sorgt vor allem die Auslastung der
Verwaltungsmitarbeiter durch das Tagesgeschäft dafür, dass eine Grundlagenschaffung durch
externe Unternehmen bezüglich der Flächen und Gebäudekenndaten für die Initialisierung
eines FM-Projekts aus wirtschaftlicher, qualitativer und zeitlicher Sicht eine mehr als sinnvolle
Alternative darstellen kann.
Die entsprechenden Daten aus der Ortsbegehung werden den Anforderungen der Verwaltung
entsprechend aufbereitet und sowohl zeitnah als auch in aktueller Form zur Verfügung gestellt,
so dass diese auch in weiterführenden Anwendungen eingesetzt werden können.
2.4 Computer Aided Facility Management
Insgesamt lässt sich feststellen, dass bereits der Umgang mit dem Bestand an benötigten
Grundlagendaten ohne IT-Unterstützung nicht zu managen ist und so wurden speziell auf diese
Bedürfnisse zugeschnittene Software-Programme entwickelt, welche als CAFM-Anwendungen
bezeichnet werden: Computer Aided Facility Management.
Durch den großen Umfang an Daten und die Bildung von Arbeitsprozessen stoßen
konventionelle Office-Anwendungen schnell an ihre Grenzen, so dass eine CAFM-Anwendung
Kommunales Facility Management als fachbereichsübergreifendes Konzept 8
stets an Datenbanken gebunden ist, welche mit Hilfe einer Anwenderoberfläche angesteuert
werden.
- Client-Server-Systeme, bei welchen der Zugriff auf die Datenbanken nur von Rechnern
aus einem begrenzten Netzwerk aus möglich ist. In diesem Fall muss auf jedem Rechner
die Anwenderoberfläche installiert werden.
- Webbasierte Systeme, bei welchen den Zugriff auf die Datenbanken über einen
Webbrowser stattfindet und so standortunabhängig und ohne Einzelplatzinstallation
funktioniert.
entsprechend modularen Aufbaus, so dass es für Arbeitsprozesse wie z.B. Störungsmeldung
und -bearbeitung oder Raumreservierung die entsprechenden Einzelkomponenten innerhalb
der Software gibt.
Doch nicht nur bei der Modell-Architektur unterscheiden sich CAFM-Systeme, auch hinsichtlich
ihrer Ausrichtung auf die praktischen und finanzstrategischen Bedürfnisse des Kunden
unterscheiden sich die Angebote.
2.5 Paradigmenwechsel im Softwarebezug
kostengünstigen E-Governments verlangen unter anderem nach neuen Ansätzen in der
Software-Beschaffung und -Anwendung.
Da sich etliche Kommunen nicht zuletzt durch die Umstellung von der Kameralistik auf die
Doppik intensiver mit FM-bezogenen Prozessen befassen und diese mit CAFM-Werkzeugen
unterstützen, steigen auch die Anforderungen an die Integration sämtlicher
immobilienbezogener Daten. Spätestens bei der Entscheidung zur Einführung eines
rechnergestützten Informationssystems stellt sich die Frage nach der Art des Softwarebezugs.
Da immobilienbezogene Zuständigkeiten verwaltungsintern, wie bereits angesprochen, oftmals
auf mehrere Arbeitsplätze und Fachbereiche verteilt sind, verlangen ganzheitlich und
Kommunales Facility Management als fachbereichsübergreifendes Konzept 9
umfassend betrachtete FM-Prozesse nach einer gleichzeitigen Einsatzmöglichkeit für mehrere
Anwender. Vor allem das Software as a Service-Modell bietet Kommunen die Möglichkeit, sich
weg vom kostenintensiven Kauf einzelplatzlizenzbasierter On-Premise-Lösungen hin zu einem
bedarfsgerechten Bezug von Software mit angepassten Preismodellen zu bewegen.
Bei der Entscheidung für oder gegen den Einsatz einer SaaS-Lösung spielt vor allem auch der
Wunsch nach der Anpassung flexibler Preismodelle an die Bedürfnisse der kommunalen
Verwaltung eine wichtige Rolle.
Der modulare Aufbau vieler CAFM-Systeme ermöglicht es dem Benutzer, nur diejenigen
Bausteine in Anspruch zu nehmen und zu bezahlen, die auch tatsächlich benötigt werden,
wobei der Umfang der bezogenen Leistungen die Grundlage für die meisten der Modelle,
insbesondere der Festpreismodelle, bildet. Benötigt eine Stadt oder eine Gemeinde
beispielsweise kein Mietmanagement sie keine kommunalen Mietwohnungen betreut, sollte
dieser Umstand in der Preisbildung berücksichtigt werden und sich in einer niedrigeren
Bemessungsgrundlage widerspiegeln.
Zur Berechnung einer monatlichen Miete können vor allem im kommunalen Bereich die
Einwohnerzahl als Multiplikator, gekoppelt an den Umfang der eingesetzten Einzelmodule
herangezogen werden.
Ein Paradigmenwechsel vollzieht sich im Zuge des Wandels vom Produktkauf zur Servicemiete,
dem Übergang von Investitionen zu variablen Kosten.
Konventioneller Bezug SaaS-Bezug
2.6 Vorteile webbasierter CAFM-Anwendungen
stärker auf ihre Kernkompetenzen und die Fachprozesse konzentrieren, als auf deren
technologische Umsetzung.
effizienter verteilt werden.
Projekte können schneller umgesetzt und neue Mitarbeiter zeitnaher eingesetzt
werden.
2.6.2 Technische Vorteile
- Echtzeit-Datenbanken
Durch unterschiedliche lokale Speichervorgänge hervorgerufene Datenredundanzen
werden vermieden.
- Zeitnahe Entwicklung
eine geringere Bindung an Release-Zyklen besteht.
- Modularer Aufbau
Ein modularer Aufbau von CAFM-Lösungen erlaubt dem Kunden, nur diejenigen
Bausteine zu beziehen, die seinen tatsächlichen Bedürfnissen entsprechen. Wird
beispielsweise kein Mietmanagement benötigt, entfällt auch dessen Bezahlung.
- Software-Aktualität
Der Anbieter einer webbasierten CAFM-Lösung sorgt dafür, dass ständig die aktuellste
Version verfügbar ist. Aktualisierungen technischer Neuerungen und Wartungen
werden automatisch vorgenommen, aufwendiges manuelles Aufspielen von Treibern,
Patches und Erweiterungen entfällt nahezu komplett.
- Reduktion der Komplexität
verständliche Bedienbarkeit auch für nicht IT-Fachpersonal (z. B.
Objektverantwortliche).
- Orts- und Endgeräteunabhängigkeit
Voraussetzung zur Nutzung von webbasierten Lösungen ist die Anbindung an das
Internet mittels eines Browsers. Dadurch und durch die geringen Anforderungen an die
Hardware ist ein leichter und mobiler Zugang zu den Daten gewährleistet (Beispiel:
Zählerablesungen können vor Ort mittels mobilem Gerät direkt in die CAFM-Software
eingetragen werden).
- Hoher Sicherheitsstandard
Die Sicherheit von Daten und Anwendungen können bei einem Anbieter und dessen
Anbindung an ein professionelles Rechenzentrum besser gewährleistet sein, als auf
verwaltungsinternen Servern oder lokalen Endgeräten (Gefahr des Verlusts oder des
Diebstahls). Darüber hinaus gestattet der Einsatz von Virtualisierungstechnologien die
Replizierbarkeit von Servern und Arbeitsumgebungen.
Kommunales Facility Management als fachbereichsübergreifendes Konzept 12
- Reduzierung von Betriebsproblemen
Performance und Verfügbarkeit der Anwendung werden über Service Level Agreements
vertraglich garantiert, eine flächendeckende Fehlerbehebung ist verhältnismäßig leicht
möglich.
Umfangreiche Investitionen in Hardware und Software-Lizenzen bei der Einführung
einer webbasierten CAFM-Lösung entfallen. PCs müssen seltener ersetzt werden, da
Internetanwendungen auch auf leistungsschwächeren Rechnern laufen.
Investitionskosten werden eingespart und in monatliche Betriebskosten umgewandelt.
Gerade kleinere Kommunen profitieren von dieser geringeren Kapitalbindung und der
höheren Liquidität. Darüber hinaus werden monatliche Software-Mietkosten
bilanzneutral behandelt.
Level Agreements beim Software-Anbieter.
vorhersehbar.
Leistung kann dem Bedarf angepasst werden. Lokale Server sind auf Betriebsspitzen
ausgerichtet, eine niedrige Auslastung bedeutet einen niedrigen Wirkungsgrad und
überflüssigen Stromverbrauch. Darüber hinaus reichen leistungsschwächere Rechner
für den Betrieb von webbasierten Lösungen aus und verbrauchen weniger Strom als
Hochleistungsrechner, welche auf On-Premise-Lösungen ausgerichtet sind
Kommunales Facility Management als fachbereichsübergreifendes Konzept 13
3 Operativer Einsatz von CAFM im kommunalen Bereich
Die Erfahrungen bezüglich des Einsatzes von webbasierten CAFM-Lösungen sind auf zwei
Personenkreise aufteilbar: Einerseits auf die tatsächlichen Anwender, bei denen die
Funktionalität im Vordergrund steht und auf der anderen Seite auf die politischen und
wirtschaftlichen Entscheidungsträger, welche sich vorrangig mit den Hintergründen und
Zusammenhängen beschäftigen.
Es ist festzustellen, dass kommunale Anwender in erster Linie der leichten Bedienbarkeit von
CAFM-Lösungen einen hohen Stellenwert beimessen. Vor allem in kleineren Kommunen
übertrifft das gebäude- und liegenschaftsspezifische Fachwissen FM- und
objektverantwortlicher Personen häufig deren IT-Kenntnisse.
Die entsprechenden Mitarbeiter sind durch ihr Tagesgeschäft ausgelastet und derart
eingebunden, dass die Einarbeitung in hochkomplexe und überdimensionierte Einzelplatz-
Lösungen keine Alternative darstellt. Durch Erfahrungen mit dem täglichen Arbeiten im
Internet wird der Einstieg in eine webbasierte CAFM-Lösung als sehr einfach und leicht
umsetzbar empfunden und birgt darüber hinaus den Vorteil, dass benötigte Daten auch
fachbereichsübergreifend zur Verfügung stehen können.
3.1 Konsolidierung von Know-how
Gerade aus der Möglichkeit, einem theoretisch unbegrenzten Kreis an Personen die
gleichzeitige Arbeit mit der Anwendung zu ermöglichen, schöpfen webbasierte CAFM-Systeme
ihr großes Potential und setzen sich gegenüber starren Insellösungen ab, bei welchen der
Arbeitsprozess zwangsläufig in einer Sackgasse enden muss.
Ohne die Notwendigkeit der Umstrukturierung oder der Umverteilung von Kompetenzen
innerhalb der Verwaltung ist es bei einer zielgerichteten Organisation und Rollenverteilung der
Arbeitsbereiche innerhalb einer CAFM-Software möglich, fachbereichsübergreifendes Know-
how mitsamt der entsprechenden Datenbestände zu konsolidieren und an zentraler Stelle zur
weiteren Prozessbildung zur Verfügung zu stellen.
Durch die Möglichkeit, für sämtliche Arbeitsschritte und Datenbereitstellungen entsprechende
Berechtigungen zu verteilen, sind sichere Zugriffe für bestimmte Personen oder Benutzerkreise
Kommunales Facility Management als fachbereichsübergreifendes Konzept 14
gewährleistet und eine folgenreiche Falscheingabe oder ungewollte Manipulation der
Bestandsdaten wird praktisch ausgeschlossen.
können innerhalb einer CAFM-Anwendung gebündelt werden und erlauben so eine
durchgängige Informationsbeschaffung der ausführenden Stelle, ohne zeitlichen Verzug oder
dem Risiko, nicht auffindbarer oder veralteter Grundlagen.
Fallbeispiel: Ein Sachbearbeiter des Gebäudemanagements hat beim Eingang einer
Störungsmeldung über die CAFM-Anwendung direkten Zugriff auf die
vom Bauamt zur Verfügung gestellten Planunterlagen und Bauakten um
die Situation besser einschätzen zu können, bezieht zusätzliche
Informationen aus der Auswertung eines Raumbuchs, lässt sich
bestehende Verträge mit entsprechenden Gewährleistungsfristen
anzeigen, bedient sich vom Hauptamt zur Verfügung gestellter
Informationen bezüglich geeigneter Wartungsfirmen, generiert einen
Auftrag und vergibt diesen nach automatisch überprüften
Freigabekriterien über die Anwendung, wird über die Bearbeitung der
Störung zeitnah und mit abschließender textlicher und fotografischer
Dokumentation informiert und übergibt die eingehende Rechnung nach
sachlicher und rechnerischer Prüfung an die Kasse über eine
angebundene Schnittstelle, um anschließend das ihm verbleibende
Restbudget des aktuellen Haushaltsjahres einzusehen.
3.2 Automatische Prozessbildung
Während im vorhergehenden Kapitel bereits auf die Prozessbildung in Form eines
durchgängigen Workflows bei einer bestimmten Ursprungssituation (z.B. Störungsmeldung)
eingegangen wurde, soll zusätzlich darauf hingewiesen werden, dass durch die
personenbezogene Bildung von anwendungsinternen Verantwortlichkeiten und deren
Anbindung an ein automatisiertes Benachrichtigungssystem die Ausgestaltung von zu
erbringenden Arbeitsschritten über eine CAFM-Software gelöst werden kann.
Kommunales Facility Management als fachbereichsübergreifendes Konzept 15
Die Erweiterung von Benachrichtigungen zu bestimmten Ereignissen (Bevorstehende
Wartungstermine, auslaufende Verträge, etc.) um frei definierbare Eskalationsszenarien
ermöglicht zudem ein effektives Controlling aus Sicht der Managementebene.
Der Benutzer wird bei Programmstart (ggfs. zusätzliche Benachrichtigung via Email)
automatisch auf die ihm zugetragenen fälligen Aufgaben aufmerksam gemacht. Er schließt mit
der Abarbeitung und entsprechenden Kennzeichnung seinen Teil des Arbeitsprozesses ab und
leitet den nächsten fälligen Schritt ein, welcher durch die fortführende Definition von
Rollenverteilungen an entsprechender Stelle als solcher zur Bearbeitung bereitsteht.
Der Prozess bildet sich selbständig durch die schrittweise Abarbeitung der Einzelaufgaben und
die automatische Weitergabe an die nächste zuständige Stelle - die Kontrolle obliegt dabei der
koordinierenden Instanz (z.B. Fachbereichsleiter).
historisierter Form nachvollzieh- und jederzeit einsehbar, so dass diese in bestimmten Fällen
sogar als Beweis bei rechtlichen Fragestellungen herangezogen werden können (z.B. der
Nachweis über die Wahrnehmung von Verkehrssicherungspflichten gegenüber dem
Versicherungsinstitut).
verwaltungsinterne Vorgänge. So ist es neben einer zuarbeitenden Rolle von externen
Dienstleistern (Architekten stellen die Planunterlagen direkt über die Anwendung zur
Verfügung, etc.) auch denkbar, Pflichtmaßnahmen, welche in unmittelbarer Relation zum
Gemeinwohl der Bevölkerung stehen, über ein bürgereinbindendes System wahrzunehmen.
So kann sich etwa der sachliche Umfang der Betreiberverantwortung und der
Verkehrssicherungspflichten mit dem jeweiligen örtlichen Umfang zu einer unübersichtlichen
Gesamtzahl an zu wahrenden Einzelverantwortlichkeiten multiplizieren, welche mit
antiquierten Methoden und einem begrenzten Mitarbeiterumfang nur schwerlich eingehalten
werden können.
Mobiltelefon-Applikation zu ermöglichen, Belange und Beanstandungen zu öffentlichen
Kommunales Facility Management als fachbereichsübergreifendes Konzept 16
Gebäuden, Plätzen und Verkehrswegen zu melden, diese geografisch zu lokalisieren und mit
einer Fotodokumentation zu versehen. Die aufgegebenen Meldungen treffen in Echtzeit bei
der Verwaltung innerhalb einer webbasierten und modular angebundenen CAFM-Lösung ein,
so dass die Bearbeitung der Meldefälle, von der Qualifikation über die Koordination bis zur
abschließenden Maßnahme, über die interne Workflow-Engine des Systems erfolgt.
Auf diesem Wege wird die Verwaltung von den Bürgern auf Missstände und Sicherheitsbelange
aufmerksam gemacht, welche eventuell in Eigenleistung nicht ersichtlich geworden wären. Der
Umfang an möglichen Belangen und sicherheitsrelevanten Anliegen, welcher über ein
bürgereinbindendes CAFM-System gemanaged werden kann, ist enorm und sei nur
auszugsweise dargestellt:
Kanaldeckel, etc.
Bearbeitungsstand für den Bürger transparent dargestellt, so dass dieser stets über den Status
seiner Meldungen informiert ist und gegebenenfalls von der Verwaltung direkt kontaktiert
werden kann.
4 Fazit
sie moderne CAFM-Systeme darstellen, nicht denkbar.
Während auf spezielle Herausforderungen ausgelegte Insellösungen zu Teilerfolgen führen
können, lässt ihre mangelnde Interoperabilität eine notwendige Prozessbildung zwangsläufig
im Keim ersticken. Die vor allem im kommunalen Facility Management benötigte
fachbereichsübergreifende Kooperation und die Bereitstellung von entsprechendem Know-
how scheitert dabei bereits an den technischen Voraussetzungen der Anwendungen.
Durchgehende Transparenz und Flexibilität bieten modular aufgebaute, webbasierte CAFM-
Anwendungen, welche die Mittel moderner Kommunikationswege nutzen und so nicht zuletzt
ihre Vorteile in einer enormen Zeit- und damit Kostenersparnis seitens der Anwender und der
lückenlosen Dokumentation der vorgenommenen Prozesse ausspielen.
Als unbedingt empfehlenswert ist dabei eine begleitende fachliche Unterstützung von externer
Stelle zu betrachten, welche durch ihren reichen Erfahrungsschatz vor allem in der
Entscheidungs- und Initialphase des Projekts „Kommunales Facility Management“ die Weichen
richtig stellen und gegebenenfalls rechtzeitig nachjustieren kann.
Spätestens mit oder seit der Umstellung auf das Neue Kommunale Finanzmanagement müssen
Kommunen ihren Blick verstärkt auf die jeweiligen Kostentreiber richten. Die frühzeitige
Schaffung von Grundlagen und der Einsatz einer entsprechenden CAFM-Anwendung erfahren
auf diesem Wege eine weitere Berechtigung, so dass die weitsichtigen Entscheidungen von
heute als Multiplikator für zukünftige Erfolge anzusehen sind.
Abschließend lässt sich sagen, dass der Entscheid zum Einsatz einer webbasierten CAFM-
Lösung nicht zuletzt von der grundsätzlichen Bereitschaft zur Modernisierung der Verwaltung
abhängig ist und eine wichtige Rolle in deren Außendarstellung spielen kann.
Communal-FM GmbH
Niederlassung Baden-Württemberg, Bocksdornweg 62, 76149 Karlsruhe
Tel. +49 (0) 721 464703 34, Fax +49 (0) 721 464703 35
Niederlassung Niedersachsen, Hildesheimer Straße 265-267, 30519 Hannover
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Geschäftsführer: André Wuckel, HRB Nr.: 705867, Registergericht Mannheim
Mail [email protected] Web www.communal-fm.de