Kommunen brauchen Strategie-

Strategie braucht IT

Dr. Alfred Reichwein

Reichwein Trauth & Partner

Coaching Beratung Moderation

reichwein@rwup.net

Berlin-Kreuzberg

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Dr. Alfred Reichwein

Reichwein Trauth & Partner

Coaching Beratung Moderation

Ausbildung

Volkswirtschaftslehre, Politische Wissenschaft, Soziologie

Berufserfahrung

4 Jahre Universität (Empirische Entscheidungstheorie)

12 Jahre KGSt

4 Jahre Großstadtverwaltung (Organisation und IT)

11 Jahre Beratung (davon 9 Jahre Geschäftsführer der KGSt consult )

12 Jahre KGSt (zuletzt Vertreter des Vorstands)

Themenschwerpunkte

Strategisches Management

Politische Steuerung

Integration

Demografie

Warum brauchen Kommunen eine Strategie?

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In Zeiten der Globalisierung stehen Kommunen regional,

national und international im Wettbewerb !

Es gibt stets eine Vielzahl von Handlungsoptionen.

Ohne professionelles strategisches Management

besteht z.B. das Risiko, Programme und Produkte zu

optimieren, die grundsätzlich in Frage gestellt und

verändert werden sollten!

Eine kommunale Strategie schafft Klarheit über die langfristige

Ausrichtung der Kommune und ist Bindeglied zwischen

Bürgerschaft, Politik und Verwaltung!

Herausforderungen

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Die zu bewältigenden Herausforderungen sind in vielen Kommunen

zumindest ähnlich!

Rahmenbedingungen, z.B.

Globalisierung

Überschuldung der öffentlichen Hand

Veränderte Spielregeln für kommunales Handeln in der EU

Politikfelder, bspw.

Demografie

Integration

Bildung

Umwelt und natürliche Ressourcen

Kommunen agieren in unterschiedlichen

Leitbildern.

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Kommunale Steuerung unterscheidet viele Akteure.

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Handlungs-felder

z.B. Stadtplanung, Soziales, Kultur

Bürger als Anspruchsgruppe

Interessen-vertretungen

Wirtschaft als Anspruchsgruppe

Stadtgesellschaft

Verwaltung

Führungskräfte

Personal-vertretung

Fachkräfte

Bürger als Souverän

Rat

Beigeordnete

Bürgermeister

Politik

Erfolgsfaktoren

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Langfristig denken und Handeln

Ziele gemeinsam formulieren und Wirkungen feststellen

Viele Akteure (innerhalb und außerhalb der Verwaltung)

beteiligen

Chancen zur Teilhabe einräumen

Viele unterschiedliche Interessen wahrnehmen und ausgleichen

Konflikte aushalten und klären

Flexibel sein und Kurs halten

Will man in einer Stadtgesellschaft die Potenziale in den

relevanten Handlungsfeldern entwickeln, braucht man

strategische Steuerung

5 Merkmale einer kommunalen Gesamtstrategie

Sie wird gemeinsam mit der Stadtgesellschaft erarbeitet und umgesetzt . Damit fördert sie

Transparenz, Bürgerengagement, Bürgerbeteiligung und Zusammenarbeit in Netzwerken

(Gemeinwesenorientierung).

Sie ist die Antwort auf eine sich immer schneller verändernde Umwelt. Der Handlungsbedarf ergibt

sich nicht aus Bekanntem unter der Annahme gleichbleibenden Verlaufs, sondern aus zukünftigen

Entwicklungspfaden und Trends. (Zukunftsorientierung).

Die mittel- und langfristig angestrebten Wirkungen werden genannt und messbar gemacht

(Wirkungsorientierung).

Sie ist über die mittelfristige Finanzplanung und den Produkthaushalt mit der Ressourcensteuerung

verknüpft (Ressourcenorientierung).

Sie wird von den Beschäftigten umgesetzt, indem übergeordnete Ziele mit Maßnahmen der täglichen

Arbeit verbunden werden. Die Führungskräfte befähigen die Beschäftigten dazu.

(Handlungsorientierung).

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Der demographische und sozioökonomische Wandel fordern

eine sehr weit gehende Neudefinition von Bedarfen und

Produkten und eine Neuausrichtung von Leistungsprozessen in

den Kommunen, die bei an sich vergleichbaren Aufgaben immer

verschiedener werden.

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Die Bevölkerung wird z.B. …

• weniger in der Fläche

• in allen Aspekten vielfältiger

• älter und beweglicher/engagierter

• älter und eingeschränkter

Wir unterscheiden Kommunen…

• in städtischen Ballungsräumen

• in Flächenkreisen (46 EW/km² LK Ludwigslust-Parchim)

• mit Nothaushalten

• mit Rücklagen

• die wachsen, stagnieren oder schrumpfen.

Die Situation im Landkreis Potsdam-

Mittelmark

Ausgangslage:

ländliche Kommunen und „Speckgürtelkommunen“

unterschiedliche Wirtschaftskraft der Kommunen

Landkreis durch hohe Pendlerquoten geprägt => Wohnstandort

Folgen:

Gewerbesteuereinnahmen erfolgen überwiegend in anderen Kommunen

Pendler erwarten die Bereitstellung öffentlicher Infrastruktur (Schulen, KITA‘s, usw.), jedoch am Wohn-

und nicht am Arbeitsort

einige Kommunen können diese Infrastruktur durch eine ausreichende Wirtschaftskraft selbst

vorhalten, während diese Möglichkeit vor allem im ländlichen Raum nicht gegeben ist => zwei

verschiedene Kategorien von Kommunen

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Bürgerinnen und Bürger in der digitalen Gesellschaft erwarten vor dem

Hintergrund einer immer leistungsfähigeren IT immer mehr Transparenz,

Beteiligung und Zusammenarbeit und individualisierte Dienstleistungen,

schnell und effizient.

Bürgerinnen und Bürger wollen

Informationen suchen und finden (google.de, kgst.de)

Preise vergleichen (idealo.com)

Bewertungen suchen und abgeben (tripadvisor.de, kgst.de)

Die eigene Meinung darstellen (blogs und Foren)

Güter teilen (Car2Go)

Individuelle Produkte erstellen (mymuesli.com)

Innovationen bewerten (lego.com)

Gemeinsam Probleme lösen (http://www.innocentive.com)

????

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Für den Bereich der kommunalen Leistungen, die i.d.R. in

einem Bürgerbüro zusammengefasst sind, werden in der

Zukunft, abhängig von der jeweiligen örtlichen Situation

(Großstadt oder ländlicher Raum), individualisierte

Zugangskonzepte zu entwickeln und umzusetzen sein.

Online Serviceangebote

Mehrkanalstrategie

Konzentrierte Leistungsangebote, z.B. unter dem „Typus Soziale Kommune“: Münchener Sozialbürgerhäuser

D 115

Front- und Backoffice

Datentresore lassen Daten laufen, nicht mehr Bürger

Herausforderung: übergreifendes Informationsmanagement

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Der Online-Führerschein im

Landkreis Mühldorf am Inn

Im Fall des Führerscheinverfahrens mussten bisher die Bürger zu ihrer Wohnsitzgemeinde gehen und ihren Wohnort dort bestätigen lassen. Dies kostete sowohl den Bürger als auch die Gemeinde mehr Zeit.

Das Ergebnis im Verfahren ist nun, dass die Wohnsitzbestätigung online geschieht, d.h. der FE-Antrag geht von der Fahrschule online an die Gemeinde, diese bestätigt die Angaben per PC und leitet den Antrag an das Landratsamt weiter.

Verbesserung der Dienstleistung für den Bürger nach dem Motto „Nicht die Bürger, sondern die Daten sollen laufen!“

Weitere Infos:

KGSt®-Best-Practice-Datenbank

KGSt®-Prozessbibliothek

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Aufbau eines ebenenübergreifendenInformationsmanagements

Dienstleistungs-portal M-V

Informations-bestände der

Kreise

D115Föderales

Informations-management

(FIM)Informations-bestände der

Gemeinden/Ämter

(Kooperative) Bürgerbüros

Sachbearbeiter an den Verwaltungs-standorten

Internetauftritte

Telefon (i.d.R. Telefonzentrale)

Mobile Bürgerdienste

Herausforderungen:

Standardisierung von Leistungsbeschreibungen und Schnittstellen

Systematische Aktualisierung von Informationsbeständen

Zielgruppengerechte Aufbereitung von Informationen

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Messen, analysieren, bewerten und steuern (in Handlungen

umsetzen) erfolgt auf der Grundlage immer größerer

Datenmengen im Rahmen integrierter Systeme in Echtzeit.

Zum Beispiel:

Gewässerüberwachung

KATWARN als Frühwarnsystem im Bereich des Katastrophenschutzes

Smart Grids und Smart Meter zur Reduktion des Energieverbrauchs in (öffentlichen) Netzen und Gebäuden

Verkehrslenkung

Monitoringsysteme zur Früherkennung von Handlungsbedarfen

Wirkungsorientierte Steuerung, z.B. rechtzeitige Angebote präventiv wirkender familienunterstützender Maßnahmen

Überwachung älterer Menschen in ihrem häuslichen Kontext zur Gefahrenabwehr

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Die Steuerung von Leistungserstellungsprozessen in

differenzierten IT-unterstützten Produktionsnetzwerken ist

konstitutiv im Kommunalen Steuerungsmodell (KSM)

Cloud-Dienste

Shared Services (IZ, ÖÖP, ÖPP)

E:Government

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Kommunen nutzen zur Qualifizierung und Akzeptanzsicherung ihrer

Planungen und zur Zusammenarbeit mit Bürgern, Wirtschaft und

Wissenschaft alle Instrumente systematisch, kontinuierlich und

kompetent!

Klassische und moderne Beteiligungsmodelle, u.a.

Bürgerforum

Zukunftswerkstatt

Bürgerrat

Online Modelle, u.a.

Bürgerhaushalte

Open Budgeting

E:participation

Social Media

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Resümee: IT strategisch nutzen

Die Möglichkeiten moderner IT, die ja bei weitem noch nicht ausgeschöpft

sind, sondern sich täglich weiter entwickeln, könnten in bedeutendem

Umfang aktuelle Herausforderungen in den Kommunen bewältigen helfen.

Die oberste Führung in den Kommunen hat sich bisher zu wenig mit den

Möglichkeiten der IT auseinandergesetzt und diese Technologie demzufolge

auch nicht strategisch genutzt.

Der Ausbau der IT und ihre neue Ausrichtung ist für die Kommunen ein

strategischer Entwicklungspfad.

Die Rolle (Person), die diese Strategie in der Verwaltung entwickelt und das

strategische Konzept umsetzt und fortschreibt, können wir „ Beauftragter für

die IT-Strategie im Verwaltungsvorstand“ nennen oder auch CIO, benötigen

tun wir sie auf jeden Fall.

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Ein Beispiel: Kommunikation 2.0- strategische

Ausrichtung der Stadt Ulm

ulm.mobil: Die Angebote der Stadt Ulm über die Ulm-App zugänglich machen.

ulm.open: iPhone-App-Daten frei zugänglich machen. Externe können daraus Anwendungen für andere mobile Plattformen erstellen. Veranstaltungsdaten aus unterschiedlichen Quellen werden zusammengeführt.

ulm.geo: Dynamische Karten werden im Internet Local-Based-Services bereitgestellt.

ulm.diskussion: Web 2.0 und social Media für mehr Bürgerbeteiligung bei politischen Schwerpunktthemen sowie für Fragen an die Stadtverwaltung.

ulm.portal Es soll einen einheitlichen Zugang zur Stadt mit personalisierbaren Oberflächen geben.

ulm.digital: Die Internetoffensive 2012 – SWU TeleNet wird gestartet, um 99% der Ulmer/Neu-Ulmer Haushalte bis dahin mit „High Speed Internet“ zu versorgen, Neubaugebiete bis zum Gebäude mit Glasfaser zu erschließen, das Breitbandkabelnetz zu verdichten und neue Angebote für die Bürger (z.B. Smart Metering) zu schaffen.

Weitere Infos:

KGSt®-Best-Practice-Datenbank

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Ein ganz besonderer Anwendungsfall:

Sozialplanung

Planungsprozess führt zu

Analyse

der Daten

basiert auf

basiert auf

Kommunikation/

Beteiligung

Umsetzungführt zu

Integriertes Sozialkonzept

Teil A: Leitbild & Ziele

Teil B: Bestandsaufnahme &

Maßnahmenplanung

Die Aufgabe Social Monitoring

Kennzahlen / Indikatoren zur sozialräumlichen Beobachtung

definieren

Bedarfs- und Angebotssituation (Leistungs- und Finanzdaten)

mit Kennzahlen beschreiben

Ziele (m. Kennzahlen) und Produkte abbilden

Datenquellen definieren und Aktualisierungsintervalle festlegen

Data Warehouse einrichten

Berichtstypen und – intervalle festlegen

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Ziele / Nutzen des Social Monitoring

Klärung relevanter Daten für die Beobachtung von Sozialräumen

Laufende Aktualisierung in einem data warehouse

Automatische Generierung von Berichten (Standard, Abweichung,

Trend)

Abgleich von Bedarfen und Angeboten im Bezirk

Durchgängige Steuerung über strategische Ziele (Controlling)

Analyse und Abbildung von Wirkungszusammenhängen

Verbesserung der Prognosefähigkeit

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Aus Datenfriedhöfen der

Sozialplanung werden intelligente und

effiziente Systeme zur proaktiven

punktgenauen Platzierung von

wirksamen Angeboten

Beispiel: Schulabbrecher

Vision:

!

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Technikunterstützung

mehrdimensionale Ziel- (Wirkungs-, Leistungs- und Finanzziele), Bestands-(Daten zur Bevölkerungsschichtung, Alter, Geschlecht) und Ressourcendaten (Zeit, Geld, Flächen)

Zuordnung der Daten zu geografischen Räumen / Punkten

Daten aus Vergangenheit, Gegenwart und Zukunft

objektive (z.B. zu EWO - Zahlen) und subjektive Daten (Befragungen)

Abweichungsanalysen , Ist-Soll Vergleiche (Ampel)

Trendberechnungen, Simulationen, vernetzte Zusammenhänge

unterschiedliche Datenquellen (Finanzverfahren, Fachanwendungen, Stadtstatistik, Arbeitsämter, Polizei etc. )

Einsatz einer zukunftsfähigen skalierbaren Software ist zwingend!

Informationen zum social reporting beziehen ein

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Finanzcontrolling(Produkthaushalt/Budgetbuch)

Politisches

Controlling

Verwaltungs-

controlling

Lösung

„Strategisches Controlling“

Finanzcontrolling(Produkthaushalt/Budgetbuch)

Politisches

Controlling

Verwaltungs-

controlling

Ohne IT kein „Strategisches Controlling“

Strategische

Steuerung,

Dr. Alfred

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