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Diagnostik im Dialog • Ausgabe 42 • 11/2013 | Kommunizieren, kontrollieren, kümmern | Labormarkt

„Diagnostik im Dialog“: Herr Jakobs, welche Aufgaben gehören zu Ihrer Funktion als POC-Koordinator?Herr Jakobs: Salopp formuliert sind die Kernpunkte meiner Aufgabe: kommuni-zieren, kontrollieren und kümmern. Etwas ernsthafter ausgedrückt: Ich bin im Bereich POCT verantwortlich für die Abstimmung und Zuordnung verschiedener menschli-cher, sozialer, wirtschaftlicher und techni-scher Vorgänge. Die Themen umfassen die Erfüllung gesetzlicher und hausinterner Anforderungen an das Qualitätsmanage-ment (QM) und das Reporting, die Schulung aller POCT-Anwender an unseren Standor-ten, die Gewährleistung exakt arbeitender POC- und IT-Systeme sowie Verwaltungs- und Bestellvorgänge (siehe Kasten).

Die Erfüllung gesetzlicher Auflagen im Rah-men eines QM ist ein wichtiges Thema. Wie die gesamte In-vitro-Diagnostik unterliegt auch POCT dem deutschen Medizinpro-duktegesetz und europäischen Richtlinien. Weiterhin ist die Medizinprodukte-Betrei-berverordnung maßgebend, in der die Richtlinien der Bundesärztekammer (Rili-BÄK) für Qualitätssicherungsmaßnahmen

geregelt sind. Neben diesen obligatorischen Anforderungen stehen weitere, derzeit frei-willige Möglichkeiten für Qualitätssiche-rung im POCT-Bereich zur Verfügung. Das betrifft zum einen die Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001, bei der der Nachweis eines QM-Systems erbracht werden muss, und zum anderen die Akkreditierung, die neben einem QM-System auch Regelungen zur Weiterbildung und Schulung fordert. Bei der Akkreditierung muss demnach auch die Fachkompetenz belegt sein.

Im Kontext QM gehören daher die Über-wachung der korrekten Durchführung der Qualitätskontrolle zu meinen zentralen Auf-gaben sowie die Koordination und Schulung aller Mitarbeiter, welche mit POC-Geräten arbeiten. Gerade in Akutkrankenhäusern ohne eigenes Labor müssen im Notfall schnelle Entscheidungen anhand des kli-nischen Bildes und der POC-Diagnostik getroffen werden. Bestens ausgebildetes Personal, das die Messungen korrekt durch-führt und unter Berücksichtigung möglicher Fehlerquellen und Störeinflüsse validiert, ist essenzielle Voraussetzung dafür. Derzeit sind ca. 1 000 MitarbeiterInnen in unserer

Seit 2005 betreut Herr Olaf Jakobs als POCT-Koordinator die drei Krankenhäuser der Diakonie Südwestfalen mit insgesamt 750 Betten. Von den beiden kleineren Stand-orten ohne Labor bringen Kurierdienste die Proben für Routineuntersuchungen in das Zentrallabor des Haupthauses, die Notfall-analytik dagegen wird über vernetzte POCT-Standorte sichergestellt. Dafür stehen Geräte für Blutgas-, Blutbild- und Gerinnungsana-lysen sowie für kardiale Marker, Glukose und diverse klinische Parameter zur Verfügung. Im Haupthaus konzentriert sich das Point-of-Care-Testing (POCT) auf die Blutzucker- und Blutgasmessungen. Etwa 1 000 Mitarbei-terInnen sind in der ein oder anderen Weise am POCT beteiligt. Herr Jakobs schmiedet große Pläne für das Kompetenzmanage-ment der Anwender. Sein Ziel: eine flächen-deckende E-Learning-Schulungsplattform, auf die sämtliche Mitarbeiter der Diakonie aus den unterschiedlichsten Berufsgruppen zugreifen können. „Diagnostik im Dialog“ sprach mit Herrn Jakobs über seine Verant-wortung als POC-Koordinator und die Ver-besserungen, die er mit dem elektronischen Schulungskonzept „cobas T academy“ beim Kompetenzmanagement (Abb. 1) anstrebt.

Kommunizieren, kontrollieren, kümmern

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Im Notfall müssen oftmals schnelle Entscheidungen anhand des klinischen Bildes und der POC-Diagnostik getroffen werden. Bestens aus-gebildetes Personal ist essen-zielle Voraussetzung dafür.

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punkt. POCT-Anwender gehören zu einer Berufsgruppe, die ihren Fokus in der Pflege hat, mit wenig Raum – und Akzeptanz! – für „berufsfremde“ Tätigkeiten. „Warum muss ich das machen?“ oder „Das gehört doch gar nicht zu unseren Aufgaben!“ höre auch ich immer wieder.

Basis eines gutes POCT ist für mich ein „ausgeglichenes KDW“: „K“ für „können“, „D“ für „dürfen“ und „W“ für „wollen“. Ist eine dieser Voraussetzungen nicht oder nur eingeschränkt gegeben, funktioniert POCT nicht. Als POC-Koordinator stößt man gerade beim „W“ oftmals an seine Grenzen, denn Akzeptanz muss wachsen. Regelmäßige, kompetente Schulungen kön-nen dazu einen wesentlichen Beitrag leisten. Das Resultat ist eine höhere Mitarbeiterzu-friedenheit, die sich letztlich positiv auf die diagnostische Qualität, die Patientenzufrie-denheit und die Kosten auswirkt.

„Diagnostik im Dialog“: Sicherzustellen, dass alle Anwender bzgl. POCT über einen vergleich-baren Wissenstand und die ausreichende Quali-fikation für die Durchführung verfügen, ist in der täglichen Praxis anspruchsvoll und komplex. Wie haben Sie diese Aufgabe bisher gelöst?

POCT-Verwaltungssoftware registriert. Sie führen vorwiegend Blutzuckermessungen durch, 35 % bedienen zusätzlich komplexere Blutgasgeräte. Darüber hinaus arbeitet an unseren kleineren Standorten das Personal der jeweiligen Intensivstationen mit weite-ren speziellen POC-Systemen.

Natürlich bin ich auch Ansprechpartner bei POCT-Problemen oder Fragen aller Art. Dabei sind eine schnelle Reaktion, eine rasche Fehlererkennung und ein gewisses Fingerspitzengefühl im Umgang mit den Mitarbeitern von Vorteil. Neben meinen Routineaufgaben leite bzw. begleite ich Projekte, wie z. B. die Pilotinstallation von cobasT academy in unserem Klinikum.

„Diagnostik im Dialog“: Mit welchen prak-tischen Herausforderungen sehen Sie sich in ihrem Berufsalltag konfrontiert?Herr Jakobs: Die größte Herausforderung für mich ist, ein qualitativ hochwertiges POCT sicherzustellen – denn die Motiva-tion für den Ausbau der patientennahen Diagnostik ist oftmals rein wirtschaftlich mit Einspareffekten durch Laborschließun-gen begründet. Allerdings ist es bei Weitem nicht damit getan, einen vollautomatisierten POC-Test bzw. ein entsprechendes Gerät zu implementieren. Ohne das Anwenderper-sonal funktioniert es nicht, auch wenn die Geräte immer praxistauglicher und einfa-cher zu bedienen sind. Der Teufel steckt bekannterweise im Detail. Fehler bei der Blutentnahme beispielsweise, ein unkor-rekter Pipettierschritt oder der unsachge-mäße Probentransport können sich als fal-sche Ergebnisse „rächen“. In der Regel liegt die POC-Diagnostik in den Händen von Pflegekräften, manchmal auch von Ärz-ten – jedenfalls kaum in den Händen von laboranalytisch ausgebildeten MTAs, die auch in der Fehlervermeidung und Fehler-erkennung geschult sind. Für die POCT-Anwender ist die Bedienung einer Pipette naturgemäß weder Alltag noch Kernkom-petenz. Genau das ist ein zentraler Knack-

Herr Jakobs: Ja, allerdings ist die POCT-Schulung ein komplexes Vorhaben, denn es gilt, umfangreiches Wissen an unsere ca. 1 000 Anwender zu vermitteln. Bisher kamen altbekannte Mittel zum Einsatz: Merkblätter, Handouts, detaillierte Anlei-tungen und persönliche Mitarbeiterschu-lungen vor Ort. Seit ein paar Jahren koope-rieren wir auch mit der angeschlossenen Krankenpflegeschule. Dort werden Grund-lagen zur patientennahen Labordiagnostik vermittelt und vertiefend die Blutzucker-messung thematisiert.

Mit dem herkömmlichen Konzept bin ich jedoch an Grenzen gestoßen. Um regel-mäßig diverse Schulungen bei knapp 1 000 Mitarbeitern zu gewährleisten, benötigt man neben persönlicher Zeit auch die Bereitschaft anderer Abteilungen, das zu schulende Per-sonal freizustellen. Die Dienstpläne lassen allerdings kaum ein Zeitfenster dafür offen, denn die Personaldecke ist aufgrund des Kostendrucks dünn. Es ist kaum möglich, einen Mitarbeiter für Schulungsmaßnahmen aus der regulären Dienstzeit herauszulösen. Schulungen nach der Dienstzeit dagegen generieren Überstunden, zusätzlich benötigt man auch noch ein gutes „W“, da Pflicht-

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Integriertes Kompetenzmanagement

Theorie

cobasT academy

• E-Learning• Wissenstests

cobas IT 1000

• Trainingsdokumentation• Benachrichtigungsmanagement• Automatische Rezertifizierung• Zertifikatverwaltung

POC­Geräte

• Qualitätskontrollen• Patientenmessungen• Beobachtete Testsequenz

Benutzer­management

Praxis

Abb. 1: Integriertes Kompetenzmanagement POCT von Roche mit cobas IT 1000 und cobasT academy

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Mitarbeiter, die bereits über cobas IT 1000 registriert sind, auch für cobasT academy erreichbar. Denn Grundlage von cobasT academy ist der bereits vorhandene Mitar-beiterstamm in der cobas IT 1000 POCT-Verwaltungssoftware. Nun lassen sich von einer zentralen Stelle aus diverse Schulungs-inhalte den Mitarbeitern zuweisen.

Das System ist so individuell einstellbar, dass neben Einladungen zu anstehenden Schu-lungen inkl. Zustellung von Seminarinhal-ten auch die Zertifikate nach durchgeführter Maßnahme angefordert werden können. Die Gültigkeit der Zertifikate lässt sich ebenso vorgeben wie der Zeitraum zum Erlangen des Zertifikates. Die Verwaltungssoftware registriert die Teilnahmen, sie gelten bei Prüfbehörden als Bestätigung für absolvierte Schulungen. Manuelle Teilnahmelisten ent-fallen. Ein weiterer Vorteil: Schulungsinhalte lassen sich nun auch standardisiert vermit-teln. Inhalte, Prozeduren, Workflows, klinik-interne Vorgehensweisen sind einheitlich in Lehrinhalte gefasst, aktuelles Wissen lässt sich auf diese Weise mit gleichbleibend hohem Niveau weitergeben.

Ausschlaggebend für den Schritt zur cobasT academy – und mein persönliches Highlight bei diesem Produkt – war die Flexibilität, auch Roche-unabhängige Produktschulun-gen und selbst erstellte Lerninhalte einzu-bringen. cobasT academy verwendet E-Lear-ning-Kurse im SCORM-Format (Sharable Content Object Reference Model), das sich allmählich als Standard durchsetzt. Unter-schiedliche Lernstile und Trainingsmetho-den, wie z. B.: Videomaterial, Simulationen, Multiple-Choice-Fragen, sind möglich und lassen sich mit entsprechenden Programmen selbst erstellen – also auch solche, die ziel-gerichtet und individuell auf das Klinikum zugeschnitten sind. Anwender können sich besser mit den Lerninhalten identifizieren und der Lernerfolg steigt. Eigene E-Lear-ning-Inhalte sind außerdem um einiges günstiger als kommerzielle Schulungskurse.

„Diagnostik im Dialog“: Wie haben Sie den Einführungsprozess von cobasT academy er-lebt? Worauf kommt es Ihrer Meinung nach für eine reibungslose Projektumsetzung besonders an? Welche Tipps haben Sie für andere Inter-essierte?Herr Jakobs: Das Projekt steht am Anfang, daher fehlen umfangreiche Erfahrungs-werte. Es hat sich aber bereits gezeigt, dass solch ein Vorhaben kein Selbstläufer ist. Die Evaluierungsphase dauert an. Zum einen fehlt vielen Schlüsselpersonen sowohl technisch als auch einstellungsmäßig noch der Zugang zum Thema E-Learning bzw. zu cobasT academy. Diese Lücke möchte ich mit einer Informationsveranstaltung schlie-ßen, die abteilungsübergreifend das Inter-esse wecken soll und Zielvereinbarungen formuliert. Zum anderen befinde ich mich selbst noch in der Orientierungsphase und muss verschiedene Fragestellungen klären: Welche Kurse? Umfang der Kurse? Gekauft oder selbst produziert? Welche Themenge-biete? Die Administration in cobas IT 1000 bzw. cobasT academy ist komplex. Roche hat aber für sämtliche Belange ein offenes Ohr und unterstützt mich sehr gut. ›››

veranstaltungen dann schwer zu vereinbaren sind. Nachteilig wirkt sich auch die einge-schränkte Mitarbeitererreichbarkeit wegen Dienstplänen, Urlaub oder Krankheit aus. Das verhindert oft die flächendeckende Schulung eines Bereichs oder einer Sta-tion, sodass Mitarbeiter immer wieder mal durch das geplante Schulungsraster fallen. Über das Problem der Personalverfügbarkeit hinaus verursachen Trainer, Wegezeiten zur Schulung, Räumlichkeiten und Lehrmit-tel relevante Kosten. Welche Ausmaße das Schulungsthema annimmt, unterstreicht die folgende Beispielrechnung: Für eine 1-stün-dige Schulung von 5 Personen benötigt man bei 1 000 Anwendern 200 Stunden. Das sind mindestens 26 Arbeitstage für nur ein (!) Seminar.

„Diagnostik im Dialog“: Im April 2013 haben Sie sich für cobasT academy als neuen Baustein für das Kompetenzmanagement entschieden. Was waren Ihre Beweggründe dafür und welche Vorteile sehen Sie?Herr Jakobs: Zeit- und Kostendruck in den Kliniken nehmen immer mehr zu, parallel dazu verringern sich die Zeitkontingente für Schulungen und Trainings. Dem gegen-über stehen die gesetzlichen Anforderungen für Qualitätssicherungsmaßnahmen, wozu eben auch Weiterbildungen gehören, die per se zeit- und somit kostenintensiv sind.

Ich bin überzeugt, dass die E-Learning-Platt-form cobasT academy die Kluft zwischen diesen beiden Gegensätzen verringert, wenn nicht gar überwindet. Außerdem sind alle

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Aufgaben eines POCT­Koordinators

– Überprüfung und Einhaltung der RiliBÄK

– Bearbeitung von Fehlern

– Erstellen monatlicher Berichte und indivi-dueller Leistungsberichte

– Koordinierung von Ringversuchen

– Überwachung der POCT-Geräte und der angeschlossenen IT-Systeme bzw. deren Schnittstellen

– Schulung und Koordination aller Mitarbei-ter, die mit POCT-Geräten arbeiten

– Stammdatenpflege

– Verwaltung und Bestellung von Reagen-zien und Kontrollen

– Organisation der POCT-Arbeitsplätze (Gerätebücher, Checklisten u. a.)

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nungsverschiedenheiten zu vermeiden und den Etablierungsprozess nicht abzubremsen. Das Mitbestimmungsgesetz fordert außer-dem die schriftliche Information der Mit-arbeitervertretungen durch die Geschäfts-führung, da eine neue Arbeitsmethode eingeführt wird.

Ich bin selbst gespannt, wie sich cobasT aca-demy in unserer Klinik entwickelt und ob es eine Erfolgsgeschichte wird. Ich werde mich in meiner Verantwortung als POCT-Koor-dinator jedenfalls tatkräftig dafür einsetzen.

„Diagnostik im Dialog“: Herr Jakobs, Sie blicken auf eine 8-jährige Erfahrung als POCT-Koordinator zurück. Wo sehen Sie das Kompe-tenzmanagement POCT in 5 Jahren und was ist Ihre persönliche Vision?Herr Jakobs: Der Trend geht allgemein zu zertifizierten und akkreditierten Kliniken bzw. einzelnen Fachbereichen und Abtei-lungen. Hierdurch rückt das Thema Weiter-bildung immer weiter in den Fokus. Mit den bisherigen Schulungsmöglichkeiten aber lässt sich schon heute das zu vermittelnde Wissen kaum noch bewältigen. E-Learning ist in diversen Wirtschaftsunternehmen seit vielen Jahren etabliert, die Krankenhäuser werden folgen (müssen). Gerade hier ist es ein Anliegen, bestmögliche Qualität zu liefern und diese definiert sich neben einer guter Technik und einer wirtschaftlichen Infrastruktur nicht zuletzt durch gut aus-gebildetes Personal.

Im Rahmen dieser Entwicklungen werden auch die Anforderungen an Qualität und Kompetenz beim POCT stetig steigen. Vor dem Hintergrund, viele Mitarbeiter mit knappen Zeitressourcen zur Weiterbildung erreichen und motivieren zu müssen, sehe ich E-Learning als echte Chance für die patientennahe Diagnostik. Für mich bedeu-tet E-Learning ein höheres Schulungsniveau zu reduzierten Kosten. In den nächsten Jahren möchte ich sämtliche POCT-The-men als standardisierte, arbeitsplatznahe

E-Learnings in kleinen Lektionen zur Ver-fügung stellen. Das ermöglicht Mitarbeitern, die Kurse in geeigneten Zeitfenstern wäh-rend der Arbeitszeit zu bewältigen, ohne die Routine zu verlassen. Vor allem auch die Erreichbarkeit aller Anwender ist ein Pluspunkt für das E-Learning. Je pragma-tischer das Angebot ist, desto größer wird die Bereitschaft zum selbstständigen Ler nen. Ich bin zuversichtlich, dass sich in 5 Jahren unsere Investitionsstrategie à la Benjamin Franklin ausgezahlt hat.

Übrigens: Bereits jetzt bekundet die Radio-logieabteilung Interesse am E-Learning, um ihre Strahlenschutzschulungen und Verord-nungen optimal umzusetzen. Warum also nicht auch andere Themen der Mediziner, der Technik oder der Verwaltung auf der Lernplattform anbieten? Meine persönliche Vision umfasst auch das.

„Diagnostik im Dialog“: Herr Jakobs, herzli-chen Dank für Ihre interessanten Ausführungen!

Mit Ausnahme der Firma Roche, die E-Leaning-Kurse für diverse POCT-Geräte anbietet, existieren für unsere Belange derzeit keine geeigneten Schulungen im SCORM-Format. Andere Firmen arbeiten an solchen Kursen, doch auch sie betreten hier anscheinend Neuland. Daher werden wohl auch E-Learning-Eigenproduktionen zum Einsatz kommen. Diese sind zwar individueller, aber in der Herstellung sehr arbeitsintensiv. Dennoch werden wir uns daran wagen, nach der Devise Benjamin Franklins: „Eine Investition in Wissen bringt noch immer die besten Zinsen.“ Also inves-tieren wir!

Essenziell für die Implementierung sind abteilungsübergreifende Regelungen und Absprachen. Dabei müssen von Beginn an auch weniger interessierte Entscheidungs-träger ins Boot geholt werden, um Mei-

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Korrespondenzadresse

Olaf Jakobs POCT-Koordinator Diakonie Klinikum Jung-Stilling Zentrallabor Wichernstraße 40 57074 Siegen olaf.jakobs@diakonie-sw.de

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Arbeitsplatznahes E-Learning ermöglicht Mitarbeitern, Kurse in geeigneten Zeitfenstern während der Arbeitszeit zu bewältigen, ohne die Routine zu verlassen.