Kontenpläne unternehmensweit effizient pflegen

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Gerald Kerndl

19. Mai 2015

Webinar:Kontenpläne effizient pflegen


Ihr Moderator

Gerald Kerndl

Projekt Manager, Master Data Governance


Willkommen zum Webinar „Kontenpläne effizient pflegen“

Die Unterlagen finden Sie nach dem Webinar unter: http://www.slideshare.net/IBsolutionGmbHhttp://www.youtube.com/IBsolution

Weitere Webinar-Termine:

20.05.2015 // AGIMENDO.process

21.05.2015 // SAP BPM Add-On: SAP UI5 Reporting Framework

02.06.2015 // Performance Anforderungen bei der Anwendungsentwicklung

11.06.2015 // Investitionsplanung mit SAP BW-IP, AGIMENDO.edit und Design Studio

Infos und Anmeldung über www.ibsolution.de/veranstaltungen

IBsolution GmbH - Webinar

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Qualitätsoffensive für Ihre Stammdaten

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Seite 7 IBsolution Unternehmenspräsentation

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Leistungsportfolio Stammdatenmanagement

Wir unterstützen Ihr Stammdatenprojekt oder –programm in allen Phasen:

Strategie, Konzeption, technische Realisierung, Organisation und Support.

Hierzu bieten wir gleichermaßen kompakte Festpreispakete und individuelle Lösungsansätze.

8

Strategie Methoden Werkzeuge

Migration Datenqualität Governance


Inhalt

1. Erkennen von Verbesserungspotentialen bei der Pflege von Finanzstammdaten

2. Einsatzmöglichkeiten von SAP Master Data Governance zur effizienten Pflege von Kontenplänen

3. Sichere und schnelle Umsetzung der Optimierungsmöglichkeiten

4. Zusammenfassung


Ausgangslage

Die Herausforderung ...

Ob Quartals- und Jahresabschluss, oder andere

Finanzberichte müssen zeitnah, pünktlich und

aussagefähig vorlegen. Darin dürfen keine Fehler

enthalten sein.

Verschiedene organisatorischen Einheiten arbeiten

dezentral mit Finanzstammdaten, wie z. Bsp.

Sachkonten und Kontenrahmen, Profit Center,

Kostenstellen. Hierbei können vielfältige Fehler

unterlaufen.

Nachweis zu führen, dass Compliance-Richtlinien

und gesetzliche Regelungen (abgeleitet aus

Vorgaben aus IFRS, US-GAAP etc.) eingehalten

wurden

… sicher haben Sie noch viele weitere Beispiele für

wiederkehrende Herausforderungen im täglichen

Arbeitsumfeld

... unsere Erfahrung ...

In Gesprächen mit unseren Kunden wird vielfach

offensichtlich, dass zur Bereitstellung von aktuellen

Stammdaten ein großer manueller Aufwand zu

erbringen ist.

Ohne geregelte Workflows zur Pflege von

Stammdaten haben Sie kaum keine Chance,

Bearbeitungsfehler und Inkonsistenzen in den Daten

zu vermeiden

Vielfach liegt nicht das Wissen vor, dass es für den

dokumentierten Nachweis der Einhaltung von

Compliance-Regelungen eine Lösung auf Basis von

SAP-Standards zur Verfügung steht.

…


Verbesserungspotentiale erkennen

Zeitraubender Abstimmungsaufwand zwischen allen Beteiligten erforderlich, um den Anlage bzw. Änderungsprozess zu durchlaufen

Der aktuell vorliegende Bearbeitungsstand lässt sich vielfach nur aufwendig feststellen, Zeitverzug ist eine häufige Folge

Nahezu aussichtloses Unterfangen, den geforderten Compliance-Anforderungen (z. B. nachweisbarer Freigabeprozess) gerecht zu werden.

Kritik der Wirtschaftsprüfer, dass die Dokumentation und Nachvollziehbarkeit von Änderungen z. Bsp. bei Finanzberichtstruktur (FRS) nicht ausreichend bzw. lückenhaft ist

Großer Einsatz erforderlich, um Daten mit einer zeitlichen Gültigkeit rechtzeitig, vollständig und geprüft in den jeweils erforderlichen Systemen bereitzustellen

Die Verteilung der Kontendaten in die verschiedenen Systemen erfolgt vorwiegend manuell oder durch wiederholte Eingabe und ist dadurch fehleranfällig und kann zu inkonsistenten Daten führen

Workflow-gestützte Anlage und Pflege der Stammdaten für z. B. Sachkonten, Finanzbericht-strukturen, Kostenstellen etc.

Der Bearbeitungsstand ist jederzeit erkennbar, die verantwortlichen Bearbeiter sind benannt

Einhaltung von Compliance-Anforder-ungen, zum Beispiel durch Absicherung eines 4-Augen-Prinzips bei der Prüfung und Genehmigung von Änderungen

Automatische und fortlaufende Dokumentation der Änderungen in standardisierten Änderungsbelegen

Anstehende Änderungen sollen vor ihrer zeitlichen Gültigkeit geändert, geprüft und freigegeben werden, damit sie zum Stichtag abgesichert bereitstehen

Automatisierung der Verteilung in die jeweiligen Systeme zur Vermeidung von Fehlern und Inkonsistenzen

ZielsetzungAusgangssituation

und Handlungsoptionen ableiten


Treiber für konsistente Finanzstammdaten

Anforderungen und Benefits

Prozesseffizienz

• Automatisierung der Datenpflege

• Integrierte Validierungen und Ableitungen

• Rollenbasierte Führung

• Verbesserte Überwachung der Pflegeprozesse

• Schnellerer Finanzabschluss

• Erhöhtes Vertrauen in Reporting Daten

Compliance Management

• Trennung der Aufgaben durch Bearbeitungs- und Genehmigungsschritte

• Standardisierte Workflows

• Transparenz durch Änderungsbelege

• Erhöhte Sichtbarkeit von Änderungen

• Einfacherer Umgang mit internen Policies

Qualität und Konsistenz

• Standardisierte Datenmodelle

• Validierungsregeln

• Konfigurierbares Datenreplikations-konzept

• Reduzierter Aufwand um Informationen zu finden

• Verbesserte Modellierung, Planung und Analyse

Wertbeitrag MDG

Verbesserung

Dimension


Inhalt


2. Einsatzmöglichkeiten von SAP Master Data Governance zur effizienten Pflege von Kontenplänen

3. Sichere und schnelle Umsetzung der Optimierungsmöglichkeiten

4. Zusammenfassung


SAP Master Data Governance (SAP MDG)

Vordefinierter Out-of-the-Box Content

„Erweiterung der Geschäftsprozesse innerhalb der

SAP Business Suite, welches ein Governance für die zentrale Anlage, Änderung und Verteilung von

Stammdaten bereitstellt“

MDG-Customer

MDG-

Supplier

MDG-

Finance

MDG-Material


Zur Verfügung stehende Stammdaten-Objekte

SAP Master Data Governance


MDG-Finance| Facts

Add-On für SAP ERP

Anwendung für die prozessgestützte Pflege von Finanzstammdaten

Zentrale Lenkungs- und Steuerungsmechanismen unabhängig von lokaler oder zentraler Ausführung

Vordefinierter Out-of-the-Box Content

Vordefinierte Workflows

Datenmodelle für die nahezu alle gängigen Entitäten

Wiedervewendung von vorhandener Business-Logik

Integrierte Validierungs-/ und Ableitungsengine

Stammdaten werden im Staging-Bereich (MDG-Datenbank) erstellt, ergänzt oder verändert. Hierbei kommt der Flex-Mode zum Einsatz. D. h.: Es erfolgt kein direktes Schreiben in die ECC Tabellen (ERP Central Component )

Anschließende Replikation an die anbindende Systeme mit optionalem Key- und Value-Mapping

Abbildung von Zeitabhängigkeit für ALLE Finanzobjekte mittels sogenannten Editionen

Mittels Editionen können also Änderungen vorgenommen werden, welche erst zu einem späteren Zeitpunkt aktiv werden. (Bsp. Zur Vorbereitung von Änderungen in Kontenplänen)


SAP MDG | Einstieg


SAP MDG | Suche


SAP MDG | Bearbeitung


Hervorheben von Änderungen

Unterstützung für den Genehmiger

Highlighting von Änderungen


Änderungsprotokoll

Beispiel für Neuanlage einer Kostenstelle


Workflow-Protokoll

Beispiel


SAP MDG | Arbeitsvorrat


Editionen zur Abbildung des Gültigkeitstermins

Eine Edition ist ein Element um die Gültigkeit der Änderung zu steuern

In einer Edition werden geplante Änderungsanträge von Neuanlagen und / oder Änderungen gesammelt und gebündelt an einem bestimmten Stichdatum verteilt


Editionen zur Abbildung des Gültigkeitstermins

Kontrolle über Replikationszeit

Vorteile:

Einfach und flexibel Änderungen planen

Transparenz über vergangene und zukünftige Änderungen

Granularität des Zeitpunktes der Replikation

Auswahl in jedem Änderungsantrag

Nach Genehmigung des Change Requests

Nach manueller Freigabe der Edition


MDG-F | Editionen

Nutzen:

Editionen dienen der zeitlichen Planung von Änderungen. Änderungen können somit vorab durchgeführt werden. Erst ab der Gültigkeit einer Edition werden die Änderungen repliziert und stehen dann in den operativen Systemen zur Verfügung.

Über dieses Editionsmanagement ist es somit möglich, Änderungen miteinander zu kombinieren, die aus Business Perspektive logisch zusammenhängend sind


Demo | Sachkonto anlegen

Requestaccount

Check &additional

datamaintenance

Activation ofaccountApprove

Reject

ClearingLokal Global


Neues Sachkonto anlegen

Beispiel: Neues Sachkonto anlegen

Der zu Grunde liegender Workflow besteht aus drei Bearbeitungsschritten

Vereinfachter Darstellung der Prozessschritte:

Präsentationsbeispiel

Änderungsantrag und Edition auswählen

und Sachkonto anlegen

Änderungsantrag inhaltlich prüfen,

Ggfs. zurückweisen

Änderungsantrag Genehmigen bzw. ablehnen

Video_Sachkonto_Anlegen.avi

Video_Sachkonto_Anlegen.avi


Abbildung einer Finanzberichtsstruktur

Beispielhafte Abbildung einer Bilanzstruktur

Die Finanzberichtsstruktur entspricht der Bilanz / GuV-Struktur in der Komponente FI-GL

Pro Kontenplan können unter-schiedliche Strukturen angelegtwerden

Die Berichtsstruktur wird in Form einer Hierarchie dar-gestellt

Beispiel:

Ansicht im ERP


Bearbeitung einer Finanzberichtstruktur

Beispiel: In der Hierarchie-Pflege erfolgt die Bearbeitung der Finanzberichtstruktur. Hierbei werden die Finanzberichtspostionen bearbeiten und ein weiteres Sachkonto zuordnet

Der zu Grunde liegender Workflow besteht aus drei Bearbeitungsschritten

Vereinfachter Darstellung der Prozessschritte:

Präsentationsbeispiel

Änderungsantrag und Edition auswählen

Erweiterung einerFinanzberichtsstruktur

Zusätzliches Kontoin der Hierarchie

zuordnen

…

MDG_ACC_Finanzberichtsstrukturhierarchie_GK.avi

MDG_ACC_Finanzberichtsstrukturhierarchie_GK.avi


Inhalt


2. Einsatzmöglichkeiten von SAP Master Data Governance zur effizienten Stammdatenpflege

3. Best Practice bei der Erschließung der Einsparpotentiale -> sicher und schnell zum Erfolg

4. Zusammenfassung


Stammdatenmanagement

Stammdatenqualität ist eine notwendige Voraussetzung

für hohe Prozesseffizienz und richtige

Geschäftsentscheidungen

IBsolution hat ein Vorgehensmodell zur nachhaltigen Sicherstellung einer hohen

Stammdatenqualität entwickelt.


Pakete geschnürt nach dem Ansatz „Rapid Deployment Solution“

Unsere Lösung

Vorteile von „Rapid Deployment Solution“ nutzen

Bereitstellung von Praxis-erprobten Funktionen. Einen klar definierten Leistungsumfang. Vorkonfigurierte Inhalte und Erfahrungen aus erfolgreich durchgeführten Projekten. Vorgegebene Projektlaufzeit zum Festpreis.

Zum Beispiel umfasst das Paket "Rapid Deployment Solution 4 Accounting“ die Workflow-

gestützte Anlage und Änderung von Sachkonten, Kostenarten und Finanzberichtstrukturen auf

Basis von SAP MDG for Finance.


Leistungsbeschreibung

Beispiel: Rapid Deployment Solution 4 Accounting (Basis: SAP MDG-Finance)

Mit „Master Data Governance 4 Accounting“ erhalten Sie eine schlanke Komplettlösung

für die Workflow-gestützte Anlage und Änderung von Stammdaten für

Sachkonten, Kostenarten und Finanzberichtstrukturen.

Unser Angebot umfasst die Umsetzung incl. den Vorbereitungen für die Inbetriebnahme in

nur 3 Monaten Projektlaufzeit. Das gesamte Lösungspaket erhalten Sie zum Festpreis!

Einrichten der Bearbeiterfindung nach ihren Anforderungen auf Basis von SAP-Standard

Sicherstellung des eindeutigen 4-Augen-Prinzips Einrichten von Rollen und Berechtigungen nach ihren

Anforderungen Aufbau einer Organisationsstruktur (HR Ministamm)

oder Integration einer bestehenden Organisationsstruktur

Definition des Governance Scopes basierend auf dem von SAP ausgelieferten Datenmodell

Abbildung der Benutzeroberflächen in Deutsch oder Englisch

Benachrichtigung über neue Workitems via SAP Standard

Konfiguration des integrierten Reportings Konfiguration der Enterprise Search via TREX Erstellung der technischen Dokumentation

Erstellung eines Konzeptes nach ihren Anforderungen Überprüfung des Customizing für Sachkonten,

Kostenarten und Finanzberichtstruktur bezogen auf den Einsatz von MDG

Jeweils ein sequentiell ablaufender regelbasierter Workflow zur Anlage und zur Änderung von Sachkonten, Kostenarten und Finanzberichtstruktur

Anpassung der Standard Benutzeroberflächen an ihre Anforderungen

Erweiterung des Datenmodells und der Benutzeroberflächen um kundenspezifische Felder (sofern vorhanden)

Konfiguration des Verteilungsmodells (ALE) Konfiguration der Datenverteilung in maximal drei

Zielsysteme Abbildung von einfachen Ableitungs- und

Validierungsregeln auf Basis von BRF+


Investitionsvolumen

Dienstleistungen

Projektmanagement und Umsetzung entsprechendLeistungsbeschreibung

Ihr Invest

50.000 Euro zzgl. MwSt.

Zzgl. Reisekosten / Spesen

Systemvoraussetzungen

SAP ERP 6.0 mit EHP 6.0

MDG 7.0, Servicepack 2 (kann additiv installiert werden)

Rapid Deployment Solution 4 Accounting

Zum Festpreis!


Inhalt


2. Einsatzmöglichkeiten von SAP Master Data Governance zur effizienten Stammdatenpflege

3. Best Practice bei der Erschließung der Einsparpotentiale -> sicher und schnell zum Erfolg

4. Zusammenfassung


Nutzenaspekte

Strukturierte und jederzeit nachvollziehbare Vorgehensweise bei der Anlage und Pflege von Finanzstammdaten durch Workflow-gestützte Prozesse mit automatischer Erstellung eines Workflow-Protokolls

Einheitliche Arbeitsweise durch zentrale Lenkungs-und Steuerungsmechanismen unabhängig von lokaler oder zentraler Ausführung der Stammdatenpflege

Alle Änderungen werden vollständig durch automatisierte Erstellung von Änderungsbelegen dokumentiert

Nachweis über Einhaltung von gesetzlichen Vorgaben durch Abbildung von ein- und mehrstufigen Prüf- und Genehmigungs-verfahren (z. B. Abbildung des 4-Augen-Prinzips)

Zeitabhängige Änderungen können im Vorfeld vorgenommen werden. Z. Bsp. Vorbereitung von geänderten Finanzberichten mit Gültigkeit ab Jahreswechsel

Einheitliche Stammdaten in allen Systemen durch Replikation, z. Bsp. durch ALE-Verteilung (Application Link Enabling) mittels Idocs

… und viele mehr

Erleichterung bei der täglichen Arbeit und Reduzierung der "Zeitfresser"

Quelle: SAP


Rapid Deployment Solution Pakete nutzen

Nutzen durch "Rapid Deployment Solutions"

Sie erhalten eine Out-of-the Box-Lösung für Ihr Stammdatenmanagement auf Basis

des SAP Standards

Sie profitieren von unserem Best-practice-Ansatz und erhalten ein Praxis-

erprobtes Lösungspaket

Durch den Einsatz unserer Pakete mit abgegrenzten Leistungsumfang, einer

kurzen Projektlaufzeit von nur 3 Monaten und einem Festpreis reduzieren wir die

Projektrisiken auf ein Minimum

Unser Vorgehen sorgt für einen schnellen Return on Investment und sichert Ihre

Lösung auch für die Zukunft ab

Die umgesetzte Lösung lässt sich jederzeit erweitern oder an neue

Anforderungen anpassen. Nach einer Einweisung kann dies auch durch

Mitarbeiter aus Ihrem Hause erfolgen.


Haben Sie Fragen?

Fragen und Feedback

Fragen? Gern!


Die heutigen Unterlagen finden Sie nach dem Webinar unter: http://www.slideshare.net/IBsolutionGmbHhttp://www.youtube.com/IBsolution

Weitere Webinar-Termine:

20.05.2015 // AGIMENDO.process

21.05.2015 // SAP BPM Add-On: SAP UI5 Reporting Framework

02.06.2015 // Performance Anforderungen bei der Anwendungsentwicklung

11.06.2015 // Investitionsplanung mit SAP BW-IP, AGIMENDO.edit und Design Studio

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